Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten

Wir finden,dass Ihr Büroalltag einfacher sein sollte!

Zu viele Informationen ?

Zu viele Ablageorte ?

Zu viele Datenformate ?

Zu viele Dokumentenarten ?

Der Büroalltag wird immer komplizierter ?

Die Aufgaben werden verteilt bearbeitet ?

Die Sachbearbeitung dauert immer länger ?

Die Fehlerquote steigt ?

Die Rentabilität sinkt ?

E F F I Z I E N T E I N F O R M AT I O N S LO G I ST I K

Wir finden, dass Ihr Büroalltag einfacher sein sollte.

Darüber denken wir jeden Tag nach und entwickeln seit über 30 Jahren Softwarelösungen, die Ordnung in Daten- und Dokumentenchaos bringen.

Dabei gehen wir neue Wege:

Vorhandenes nutzen, verbessern und daraus was ganz Neues machen.

Kompliziertes wieder einfach machen. Das treibt uns an, das macht uns Spaß.

Damit Ihr Business wiederschneller, sicherer und profitabler wird.

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Zusammenführen, was zusammengehört und so einfach und sicher wie möglich zur Nutzung bereitstellen.

Ablegen

Jedes erfolgreiche Unternehmen hat einen Organisations- und Ablageplan:

Wo werden E-Mails, MS-Office und andere Dokumente abgelegt?

Wie werden diese in digitalen Akten zusammengeführt und organisiert?

Welche Aufgaben und Termine sind mit diesen Dokumenten verbunden?

Wer soll und wer muss darauf zugreifen können, - immer oder nur zeitlich begrenzt?

Wann dürfen Dokumente gelöscht werden, bzw. welche Dokumente sind rechtssicher zu archivieren?

Zugreifen und Bearbeiten

Eine zentrale Ablage und Zugriff über verschiedene Wege: Desktop App, MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer, via WebClient

So einfach möglich und sicher wie möglich.

Prozesse digitalisieren

Mehrteilige Arbeitsabläufe transparent gestalten, Liegezeiten reduzieren und Qualität verbessern.

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D E R i n P o i n t W E GZ U M E H R E F F I Z I E N Z

M E H R E F F I Z I E N Z D U R C H N E U E I D E E N

Verwenden, was schon vorhanden ist

Die meisten Mitarbeiter_innen haben mit MS-Outlook ein Ordner Ablagesystem aufgebautum den Büroalltag zu vereinfachen. Eine gute Idee, weil ohnedies der Großteil des Tagesgeschäftes via E-Mail organisiert wird. Und es geht noch besser.

inPoint für MS-OutlookDokumentenverwaltung

ist eine MS-Outlook Erweiterung (AddIn) für Microsoft Outlook ab Version 2010 und vereint die Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung und MS-Outlook auf ganz neue Art.

Nach der Installation findet der Anwender in MS-Outlook ein zusätzliches Menüband (Ribbon) und ein Dokumenten-management Fenster.

inPoint DMS ist „viele“ Archive

inPoint DMS für ist extrem flexibel. Nahezu alle Änderungenan der Archivstruktur, Funktionen und Berechtigungen sind mit wenigen Klicks direkt in der Applikation durchführbar.

Der neue digitale Aktenschrank. So einfach war Dokumentenmanagement noch nie:

Das globale Firmenarchiv wird, inklusive aller Anwenderrechte, vom Systemverantwortlichen betreut und verwaltet. Anwender können die Ablage nutzen, aber strukturell nicht verändern.

Das persönliche Archiv erlaubt dem Anwender hingegen eine eigene flexible Ablagestruktur aufzubauen. Die Dokumente werden zentral archiviert und sind vor Verlust geschützt.

Wenn Anwender Dokumente und Akteninhalte für ausgewählte Mitarbeiter freigegeben haben, können diese in der Begegnungszone eingesehen werden.

Sofern die E-Mail Archivlösung inPoint Content Server für Exchange (inPoint CSE) installiert ist, hat der Anwender hier die Möglichkeit im E-Mail Archiv zu recherchieren.

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D I E D I G I TA L E A K T EI N M S - O U T L O O K E I N G E B E T T E T

Alles sehr bekannt: Im Ribbon Menü von Outlook findet sich ein neuer inPoint Tab inPoint e.Akten zu öffnen

Die meisten Anwender haben mit MS-Outlook ein Ordner Ablagesystem aufgebaut um den Büroalltag zu vereinfachen.

Eine gute Idee, weil ohnedies der Großteil des Tagesgeschäftes via E-Mail organisiert wird und so die komplette Akte zur Hand ist.

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E-Mails können automatischeiner e..Akte zugeordnet werden

Archivierte E-Mailswerden durch ein Symbolin Outlook gekennzeichnet

Alles sehr vertraut: Im Ribbon finden Sie Funktionen um digitale Akten anzulegen und zu verwalten, Akteninhalte mit KollegInnen zu teilen, Wiedervorlagen zu verwalten, Skype Protokolle im Akt abzulegen, Suchabfragen zu verwalten, inPoint zu administrieren u.v.m.

Der Archiv Wechsel vom Unternehmensarchiv zur persönlichen Ablage und Favoritenist auf Knopfdruck möglich. Dokumente können temporär mit anderen Personen (Gruppen) in der Begegnungszone (geteilter Bereich) bearbeitet werden.

Übersichtliche Navigation: Bei der Anlage einer neuen Akte werden automatisch alle Unterregister angelegt. So kann nichts übersehen werden und zudem wird Bearbeitungszeit gespart.

Die Volltextsuche ist extrem schnell und bietet Drill-Down Funktionen zum Verfeinern der Trefferliste. Zusätzlich unterstützt inPoint die Suche mit bewährter Formularsuche.

Der Aktendeckel bietet auf einen Blick alle Eckdaten zum Kunden und allen Geschäftsvorgängen.

Je nach Ordnerebene werden Stammdaten oder Vorgangsdaten angezeigt

Bei umfangreichen Dokumentenbeständennutzen Sie Funktionen wie filtern, gruppieren, sortieren, so einfach wie in Excel.

Dokumente aller Art werden einfach mit Drag & Drop nach inPoint gezogen und archiviert.

Zudem ist inPoint in der Lage Dokumente aus Drittsystemen automatisch zu importierenund mit begleitenden Meta-Informationen (XML)zu indizieren.

Das optionale Workflow Modul unterstützt Ihre Organisation mit digitalen Prozessmodellen und flexiblen ad-Hoc Rückfragen.

Behalten Sie den Überblick über dieAkteure im Geschäftsfall und fügen Sie nach Bedarf die handelnden Personenaus dem inPoint Adressbuch hinzu.

Im Adressbuch verwalten Sie Adressen und Kontaktdaten.

D I E D I G I TA L E A K T E A L S D E S K A P PV E RT R A U T, Ü B E R S I C H T L I C H , S I C H E R

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Der inPoint QuickView Monitordient zur schnellen Anzeige vonDokumenten mit Funktionen wie:

Skalieren, drehen und ‚pinnen‘ zur gleichzeitigen Darstellung mehrerer Dokumente.

Dokument mit Original Bearbeitungsprogramm öffnen,bearbeiten und als neue Versionin der inPoint e.Akte ablegen.

Ältere Dokumentenversionen sind jederzeit aufrufbar.

Die wichtigsten Funktionen ummit Dokumenten zu arbeiten sind über Kontextmenüs zu erreichen.

In bestimmten Phasen benötigen Sie manche Unterlagen täglich? Markieren Sie diese Akten als Favoriten für einen blitzschnellen Zugriff ohne vorherige Suche.

Dokumente können mit einem Klick geöffnet und bearbeitet werden. Änderungen werden protokolliert und als neue Versionen abgelegt.

Ob das Dokumenten mit anderen Anwendern geteilt, Fristen gesetzt wurden oder Workflowprotokolle vorhanden sind, wird über Info Icons symbolisiert.

D I E D I G I TA L E A K T E E I N FA C H Z U N U T Z E N W I E M S - O F F I C E

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D I E D I G I TA L E A K T E G E S C H A F F E N F Ü R R E C H E R C H E V I A I N T E R N E T

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Die inPoint WebApp bietet einen schnellen Zugang zu Ihren e.Akten. Über einen gängigen Standard-Browser ermöglicht die Anwendung

berechtigten Mitarbeitern auch von mobilen Endgeräten aus den Zugriff auf zentrale Dokumente – mit Single Sign-on

und ganz ohne Client Installation. Über die trendige inPoint WebApp Oberfläche können Sie e.Akten nutzen, als wären sie in Ihrem Büro.

D I E D I G I TA L E A K T E G E S C H A F F E N F Ü R R E C H E R C H E I M I N T E R N E T

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Das Auffinden inklusive Volltextsuche und die Anzeige von Dokumenten einer inPoint e.Akte ist so einfach wie shopping in einem Onlinestore.

Ein digitaler Aktenschrank, - eingebettet in MS-OfficeSo einfach kann Dokumentenverwaltung sein.

Alles sehr bekannt: Anwender nutzen in MS-Office den digitalen inPoint Aktenschrank wie ein Laufwerk, - mit allen dahinterliegenden Berechtigungen. Dokumente werden nach Änderungen und der Funktion ‚Speichern‘, im inPoint Archiv abgelegt. Bei ‚Speichern unter‘ wird eine neue Dokumentenversion erzeugt.

Explorer Optik: Die Suche und Darstellung der Archivinhalte folgt der vertrauten MS Explorer Philosophie. Pfad, Volltextsuche und Anzeige ,- alles wie gewohnt.

Übersichtliche Hierarchie: Für jede Fachanwendung (Personal, Fuhrpark, ..) wird die Ablagehierarchie wie gewohnt dargestellt (Raum, Schrank, Ordner ..).Übrigens, wie in allen inPoint DMS Produkten.

D I E D I G I TA L E A K T EI N M S - O F F I C E E I N G E B E T T E T

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Alles sehr bekannt: Einfacher geht es tatsächlich nicht mehr. Der digitale inPoint Aktenschrank, eingebettet als Laufwerk im MS-Explorer.

Navigation wie in inPoint fürMS-Outlook: Die Ablage Hierarchie wird als‚ ‚breadcrumb‘ dargestellt.

Dokumentenliste sortieren und filtern durch Anklicken in der Kopfzeile.

Suchen und finden mit der integrierten Volltextsuche.

D I E D I G I TA L E A K T E I M M S - E X P L O R E R

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Mache es einfachMache es mit inPoint

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M E H R E F F I Z I E N Z M I T CO N V E N I E N C E LÖ S U N G E N

Für einen schnellen Start in Ihrer Organisation haben wir praxiserprobte Ablagemodelle vorbereitet, die Sie natürlich an Ihre Anforderungen anpassen können. Alle Lösungen können gleichzeitig mit MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer, WebApp und der inPoint DMS Desktop Version genutzt werden.

Sie finden keine passende Vorlage für Ihre Ideen? Kein Problem. Gerne helfen wir Ihnen beim Aufbau Ihrer speziellen digitalen Aktenverwaltung.

Machen Sie aus Ihrem Unternehmen eine Hochleistungsorganisation und binden Sie zusätzlich unsere optionalen Workflow Module zur papierlosen Vorgangsbearbeitung an.

inPoint DMS & Prozess Lösungen

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Kundenakte

Angebote, Aufträgeund Vorgängefest im Griff

Eingangsrechnungen

Digitale Rechnungsablage,komfortabel und rechtskonform

Personal verwalten

Die sichere Personalakte mit temporärer Sharefunktion

Projekte verwalten

Mit Fristenverwaltung und Abonnement Funktion meistert Ihr Team einfach jedes Projekt

QM Handbuch

QM Normen einfach und sicher verwalten für mehr

Erfolg im Unternehmen

Verträge verwalten

Eine zentrale Vertragsablageund nie wieder

Fristen versäumen

Datenschutz Akte

Datenschutzrechtebetroffener Personen

sicher und einfach bearbeiten

Infrastruktur Projekte

Die e.Akte mit GEO/GISFunktionen für effizientes

Infrastruktur Daten Management

i n P o i n tT E C H N I S C H E D AT E N

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Technische Leistungsmerkmale

Betriebssystem: MS-Windows Win2008R2 (bis Win2012R2)

Clientunterstützung: (OS Win7, Win8 x32 und x64)

Clients verfügbar für: Stand Alone App, WebApp und als PlugIn für MS-Outlook ab 2010, MS-Office ab 2010, MS-Explorer

Unterstützte Datenbank: MS SQL von 2012, ORACLE von 11g

Mehrsprachig - derzeit Deutsch, Englisch, Tschechisch (weitere Sprachen auf Anfrage)

Löschschutz von Dokumenten durch Verwendung von Archivierungszeiten und Unterstützung von rechtlich sicheren Speichermedien

Authentifizierung/Rechteverwaltung basierend auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar

Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen.

Zertifizierungen: Microsoft Partner, SAP Certified (Integration with SAP NetWeaver)

Hardwarezertifikate für Storage Systeme: EMC, FAST LTA, iTernity, NetApp

Technische Leistungsmerkmale - Schnittstellen

SAP S/4HANA via the SAP integration scenario S/4-BC-AL 7.20, sowie SAP NetWaever via the SAP integration scenario BC-AL 7.2

NetInfo/ArcGis Integration zur geografischen netztopologischen Suche und Anzeige von Dateien (Bilder, Pläne, etc.)

Representational State Transfer (ReST)

Unterstütze Endgeräte

Android Mobile/Tablets: Chrome, IE Edge, Android Browser

iPhone/iPad: Safari, Chrome

Windows: IE Edge, Chrome, FireFox, Opera, IE11

i n P o i n tD I E E I N FA C H S T E A RT M I T D O K U M E N T E N Z U A R B E I T E N

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FUNKTIONSUMFANG

Mandantenfähig mit unbegrenzter Anzahl von Dateien und Dokumenten

Wechseln Sie mit einem Klick zwischen Corporate Archive, persönlichem Archiv und Begegnungszone

Erstellen Sie eine Klammer um einen Geschäftsfall mit einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten wie PDF, MS-Office, Mediendateien, ...

Der bidirektionale Datenaustausch mit Drittsystemen reduziert den Aufwand für die Datenerhebung drastisch und garantiert die Datenkompatibilität

Platzieren Sie Dokumentverknüpfungen zu anderen e.Akten

Speichern Sie neue Dokumente per Drag & Drop in der digitalen Datei

Automatischer Import von Massendokumenten und Stichwortverzeichnis-XML-Metadaten (z. B. Rechnungen)

Einfache Navigation durch hierarchische Dateistruktur wie im MS Explorer

Finden Sie Geschäftsfälle und Dokumente durch Suche mit Formularen oder über die Volltextsuche

Filtern, Sortieren, Gruppieren von Dokumenten innerhalb der digitalen Akte (so einfach wie in Excel)

Markieren Sie Dateien und Dokumente als Favoriten und öffnen Sie sie mit einem Klick

Verwalten und speichern Sie bevorzugte und komplexe Suchoperationen für schnelle Wiederholung

Dokumente im mitgelieferten Quick-View-Monitor anzeigen (skalieren, drehen, anheften)

Vergleichen Sie den Inhalt von Dokumenten und lassen Sie sich Unterschiede im highlighting Verfahren anzeigen (optional)

Erstellen Sie neue Dokumente mithilfe der integrierten Vorlagenbibliothek

Starten Sie eine neue Workflow-Aufgabe direkt mit einem Dokument (optional)

Automatisches Erstellen von Versionen im Falle der Bearbeitung und Verwaltung des kompletten Verlaufs

Wiedervorlage mit Erinnerungsdienst in Outlook als E-Mail, Kalender und Aufgabe

Zeigen Sie die Beziehung einzelner Dokumenten als Karte oder in Listenform an

Stellen Sie Dokumente anderen Benutzern vorübergehend oder dauerhaft zur Verfügung inkl. individueller Berechtigung

Informieren Sie über neue oder bearbeitete Akteninhalte über RSS Feed und direktlink zum abgelegten Dokument

Offline Funktion für selbsttragendes Archiv mit Synchronisation und Konfliktmanagement

Berichterstellung zur Auswertung von Falldaten mit dem MS SQL Report Manager

Die einfachste Artmit Dokumenten zu arbeiten

H&S Heilig und Schubert Software AGGoldschlagstraße 87-89, 1150 WienÖsterreich

tel. +43 (1) 21555 fax.ext. 200

mail: info@hs-soft.comweb: www.hs-soft.com

H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbHO‘ Brien-Straße 3, 91126 SchwabachDeutschland

tel: +49 (0) 9122 87227-0

fax: +49 (0) 9122 87227-399

inPoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation.Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Copyright 11/2015 (v04/19) by H&S Heilig und SchubertSoftware AG. Änderungen vorbehalten. Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus demvorliegenden Dokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben.

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