ERP Systeme in KMUs profitabel einsetzen

…. so hat es bei uns funktioniert!

Toni Steinmann

Herzlich willkommen

• Holzwerk Spezialitäten AG• Ausgangslage Projekt• Ziele Projekt („musts“)• Umsetzung• Erkenntnisse• Beurteilung

Inhalt der Präsentation

• 1976 Bauwerk Tischabdeckungen • 2004 Gründung der Holzwerk Spezialitäten

AG und Umzug nach Montlingen • 2010 Kauf durch 2 private Investoren

Geschichte

FotoMitarbeiter

Facts & Figures

• „kompetent individuell“• Losgrösse 1• 36 Holzarten• 30 Mitarbeitende, 2 Lehrlinge (EBA)• über 400 Jahre „Holzwerk-Erfahrung“• 90% ausgebildete Holzfachspezialisten• 1500 B2B – Kunden (Schweiz, Europa)• Produktionsfläche: 2‘600 m2

Anwendungen

Küche/Küchenbau:• Küchenabdeckungen• Fronten• Bartheken, Barwinkel• Tische / Ansetztische

Anwendungen

Boden:• Treppentritte• Treppenkanten• Spezialparkett• Intarsien• Lüftungsgitter

Anwendungen

Schreiner/Möbelbau (Gewerbe/Industrie):• Massivholz-, Mehrschichtplatten• Platten massiv abgesperrt, Hirnholzkante• Tische (komplett oder als Halbfabrikat)• Fronten (roh oder komplett bearbeitet)• Bar-Theken

• IT – Infrastruktur• Auftragsabwicklung teilweise händisch• Produktionsplanung manuell/eigendynamisch• Zeiterfassung Insellösung• CRM Excel (falls überhaupt)• Führungskennzahlen manuell• Schnittstellen in andere Softwarelösungen

so ist und bleibt es umständlich !

Ausgangslage Projekt (2010)

• Investition war unumgänglich (zeitlich, materiell)• Tagesgeschäft muss weiterlaufen• keine/kaum interne Kapazitäten (Analyse)• fehlendes Fachwissen (Analyse, Konzept)• Kosten tief/überschaubar halten

Für KMUs (vermutlich) ziemlich typisch

Rahmenbedingungen

• Durchgängige Lösung („ERP“, 1 Software)• Pflichtenheft erfüllen• Umstellung per 1.1.2012• Mehrsprachigkeit (d/f im Minimum)• Kosten und Zeitplan einhalten• Analysephase mit/durch Team FHS (PPR3)• Umsetzung in Phasen (I und II)

Nichts Spezielles (Ausnahme Team FHS) !

Ziele Projekt (musts)

• Durchgängige Auftragsabwicklung• CRM• Zeiterfassung Mitarbeitende• Logistik (Zoll-, Versandpapiere, Etiketten etc.)• Auswertungen/Cockpit/Kennzahlen• Schnittstellen zu Sage (FIBU, Lohn)

• Basics

Phase I

• Dynamische Produktionsplanung• Auslastung Kapazitäten (Schlüsselanlagen)• Arbeitsfortschritt (Statusübersicht der Aufträge)

• Zeiterfassung Aufträge

• jetzt machen wir einen echten Schritt vorwärts

Phase II

• Von eigenen und fremden Erfahrungen profitieren• Entscheidvorbereitung

• Vorabklärungen telefonisch durch TS• Briefing von Anbietern/Interessenten durch TS• Präsentationen durch Anbieter (breites Gremium)• Firmenbesuche (Lerneffekt, Akzeptanz fördern)• Verbindliche Offerten (Zeit/Termine, Kosten,

Lieferumfang)zuerst denken (lohnt sich immer)

Umsetzung (1)(teilweise parallel)

• Entscheid• Kriterien/Methodik• Superuser einbeziehen (Identifikation)

Aus 7 wurden 2

Entscheid: Triviso

Umsetzung (2)(teilweise parallel)

• Analyse/Unterlagen aufbereiten durch Team FHS• Einschulung/Briefing Team FHS (2 Tage)• Prozesse dokumentieren (IST, SOLL)• Datenmodellierung• Struktur Kostenstellen

• System bereitstellen• Konfigurieren (Triviso)• Stammdaten aufbereiten/erfassen (Holzwerk)

Die späteren Benutzer unbedingt involvieren

Umsetzung (3)(teilweise parallel)

• Stammdaten testen• Parallelbetrieb• Umstellung per Stichdatum• Periodische Anpassungen/Optimierungen

Täglich viele Details zu entscheiden

Umsetzung (4)(teilweise parallel)

• System zu 100% nutzen• Projekt-MA müssen branchenkundig sein

• Softwareanbieter• interne MA

• Branchensoftware (fast) zwingend/zu empfehlen• vorkonfiguriert• rasch operativ• von Branchenkennern entwickelt

Mit Fachwissen Neues schaffen

Erfahrungen/Beobachtungen

• Zeitliche Umsetzung• Staffelung/Phasen• ausreichend Vorlauf• enges Zeitmanagement• nicht während der Hauptsaison

• Ausreichend personelle Ressourcen bereitstellen• Superuser• externe Unterstützung (Studentin, zeitlich befristet)• Tests/Schulungen (vorgängig, Tagesgeschäft) Planung und Durchsetzung ist (fast) alles

Erkenntnisse (1)

• Hardware/Infrastruktur rechtzeitig bereit• Anfängliche Bedenken ernst nehmen• Anpassungen

• während Startphase (sehr) sinnvoll• anschliessend einfrieren• ACHTUNG: Appetit kommt mit dem Essen• Dokumentation aktuell halten

auch das ist wichtig

Erkenntnisse (2)

Unbedingt beachten• zuerst denken (lassen) – dann programmieren• Superuser frühzeitig involvieren• Interne Akzeptanz ist zentral• Mut zur Lücke resp. zu Abstrichen• enge, straffe Führung Mit Updates ist es so eine Sache ….

Projekt ist Chefsache

Erkenntnisse (3)

• Schnittstellen vorgängig austesten (es lohnt sich)• Schulung/Einführung

• vorgängig• Schulungsunterlagen• Zeitbedarf/-aufwand• Angewöhnung

• Führungskennzahlen (eigene vs. „fremde“)• Vorsicht mit der Übernahme „alter“ Daten

• AdressenstammMehraufwand wird sich lohnen

Erkenntnisse (4)

Wo stehen wir heute ?• hohe zeitliche Einsparungen (Ausnahme AVOR)• Durchgängigkeit der Daten ist sichergestellt• hoher Lerneffekt im Tagesgeschäft• Projekt-MA Triviso war sehr engagiert/hilfreich• Nachkalkulationen

• wichtig und interessant• korrekt erfassen/stempeln unabdingbarDas System entwickelt sich und lebt

Beurteilung (1)

• Aufwand/Ertrag der externen Unterstützung• Team FHS• Erfassung/Bereinigung Stammdaten (Fleissarbeit)• Abklärungen Hardware (Fachwissen)• Glück gehabt mit FHS-Team (2 echte Cracks)

….. und dem Coach

Ziele wären alleine nicht erreicht worden

Beurteilung (2)

Entscheid war richtig!…. möglicherweise „weltweit“ das erste IT-Projekt, das im Zeit- und Kostenbudget abgeschlossen werden konnte…..

Beurteilung (3)

Nehmen Sie für Ihr Projekt Mass mit • Kompetenz und• Individualität

Besten Dank für die Aufmerksamkeit.

Wie weiter ?