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Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Faktencheck
progros – Studie „Einkauf in der Hotellerie 2016“
Prof. Dr. Christian Buer Top Supply 2016
Bonn, 13. September 2016
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
1. Die Grundlagen – Ausgangslage, Ziel der Studie, Methode & Vorgehensweise
2. Die Ergebnisse - Der Einkauf im Hotel - Die Lieferanten - Die Bestellprozesse - Die Erfolgskontrollen und -optimierung - Die Optimierung – Herausforderung der Aus- und Weiterbildung
3. Fazit & Ausblick
Inhalt
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Grundlage der Studie Ausgangslage & Ziel der Studie
progros initiierte die regelmäßig durchgeführte Einkaufsuntersuchung als Kontinuitätserhebung der Situation des Einkaufs und deren Einkaufsprozesse in der Hotellerie
Hierbei werden folgende Fragen beantwortet:
Wie ist die aktuelle Situation und die Verhaltensweise des Einkaufs in der Hotellerie?
Wie sind die Einkaufs- und Bestellprozesse der Hotelbetriebe?
Welche Veränderungen wurden zur Vorgängerstudie festgestellt?
Welche Trends lassen sich aus den Erhebungen ableiten?
Welche Schwerpunkte der Handlungen ergeben sich?
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Grundlage der Studie Methode & Vorgehensweise
Die bisherigen Erhebungsschwerpunkte wurden fortgeführt.
Erhebung bei den Mitgliedsbetrieben der IHA, der HDV und der FMBA sowie der progros bekannten Hotelbetriebe (n= 6.000 Hotelbetriebe)
Mit 2,3% Rücklaufquote konnte das Niveau aus früheren Erhebungen (4%-5%) erreicht werden.
Keine signifikanten Unterscheidungen von Betriebstyp, Lage des Objektes und Zugehörigkeit zur Kette bzw. Mitgliedsbetrieb einer Einkaufsgesellschaft.
Abgleich der Erhebungen mit der Nacherhebung von Prozesskostenanalysen in Hotels
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Der Einkauf im Hotel
Die Ziele des Einkaufes:
Die Einkaufskosten liegen mit 25,8% in Relation zu den Gesamtkosten rd. 4,8%-Punkte niedriger als in der Studie 2012/2013 (Verbrauch, F&B)
Priorität 1: Kostensenkung (77% der Betriebe) und Qualitätssteigerung (62%)
Priorität 2: Kostenvermeidung (60%) und Einkaufsprozessoptimierung (59%)
Priorität 3: Reduktion von Lieferanten (50%), Schaffen von Transparenz (33%) und Einkauf von nachhaltigen Produkten (29%).
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
1
31
36
54
65
64
67
77
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
andere
Einkauf nachhaltiger Produkte
Erhöhung der Transparenz
Reduzierung der Lieferanten
Vermeidung von
Verbesserung der Einkaufsabläufe
Qualitätssteigerung der
Kostensenkung
Zahl der Hotelbetriebe (Mehrfachnennung) n = 108
Einkaufsziele der Hotelbetriebe
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Der Einkauf im Hotel
Einkaufsverantwortung im Hotel
Der Einkauf zunehmend mit Unterstützung durch „übergeordnete Anbieter“ gesteuert (22%) und an den Bedarfsträger übertragen (29%)
Der Einkauf nach Warengruppen (18%) nimmt an Bedeutung ab.
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
0% 20% 40% 60% 80% 100%
2010
2012
2016
Organisation des Einkaufs im Hotel / zugeteilte Einkaufsverantwortung (Entwicklung 2010-2016)
Der Einkauf ist zentral für das Hotel organisiert
Der Einkauf ist nach Warengruppen organisiert
Der Einkauf obliegt der Hotelleitung
Der Einkauf ist zentral über die übergeordnete Hotelkette / Zentrale organisiert
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Der Einkauf im Hotel
Selbsteinschätzung des Einkaufens im Hotel
57% der Hoteldirektion sind sich nicht sicher bzw. wissen es, dass diese nicht „optimal Einkaufen“
25% bzw. 26% der Mitarbeiter bzw. Abteilungs- und Bereichsleiter wissen, dass der Einkauf nicht optimal ist.
Dies bei Ø 4,6 Mitarbeiter mit Einkaufsverantwortung (=8% der Ø Mitarbeiterzahl {58})
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Hoteldirektion/-leitung
Abteilungs-/Bereichsleiter
Mitarbeiter
n = 84
Selbsteinschätzung des Einkaufes im Hotel: Wir kaufen optimal ein
ja nein nicht sicher
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Die Lieferanten
Die Lieferanten in einem Hotel
Die Sortimentsbreite „Lebensmittel“ hat in Relation zu „Getränke“ höhere Bedeutung. = Effizienzsteigerung im Getränkebereich
Im Schnitt hat jedes Hotel 2012 90 Lieferanten. In 2016 hat sich dies auf Ø 45 Lieferanten halbiert!
Die Bandbreite der Anzahl der Lieferanten je Hotel lag zwischen 3 Lieferanten bis 220 Lieferanten
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
2016
2012
2010
Mehrfachnennung n=69
Verteilung der durschnittlichen Zahl der Lieferanten/Hotelbetrieb nach Produktgruppen
Lebensmittel Alkoholfreie Getränke Alhoholhaltigen Getränke
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Ausweisen CO2-Bilanz Bioprodukte im Sortiment
Überregionale bzw. Nationale Abdeckung des Lieferanten Angebotene Finanzierungen, Werbekostenzuschüsse
Zertifizierte Qualitäts- und Arbeitsstandards Bereitstellung von kostenlosem Equipment/Technik
Nachhaltigkeitszertifizierung Angebotene Marken
Regionale Nähe des Lieferanten Bestellung über online-Platform möglich
Qualität der Außendiestbetreuung Bereitschaft, Menge in der Bestellung anzupassen Elektronische Bestellund und Rechnungsstellung
Gesamtkosten des Einkaufs, d.h. inkl. Zusatzleistungen Sortimentsbreite und Sortimentstiefe
Regionale Produkte im Sortiment Stückkosten, d.h. der Einkaufspreis der einzelnen Produkte
Lieferanten bieten Rückvergütungen an Zahlungsbedingungen
Lieferant führt kurzfristiger Bestellungen aus (Flexibilität) Lieferung erfolgt zum vereinbarten Termin
Vollständige Bestellung inkl. fehlerfreier Rechnungsstellung Lieferant liefert in gleichbleibender Qualität
Häufigkeit in % (n=84)
Bedeutung der Kriterien zur Auswahl / Entscheidung für einen Lieferanten
sehr hohe
hohe
mittlere
geringe
keine
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
> 80
%
> 70
%
> 50
%
< 50
%
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Die Lieferanten
Lieferantengespräche: der Kontakt zwischen Hotel und Lieferanten
66% der Hotels führen Ø pro Monat zehn „Lieferantengespräche“, die durchschnittlich 15-30 Minuten pro Gespräch dauern.
29% der Hotels führen keine Lieferantengespräche!
37% der Lieferantengespräche werden selten bzw. nie protokolliert!
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
9
17
29
70
73
66
11
6
3
0
0
0
10
4
2
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
2010
2012
2016
Mehrfachnennungen (n2012 = 69, n2016 =76)
Zahl der Lieferantengespräche (Verhandlungen, Optimierungen, Leistungsgespräche)
keine bis 10 11 bis 20 21 bis 30 über 30
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Die Bestellprozesse Wie wird in den Hotels eingekauft?
Die „Recherche-Methode“ = „Bestellt-Methode“ (Email, Telefon, Internet) wird zunehmend Order-Online-Shop und E-Procurement
Hotels nutzen „immer“, „häufig“ bzw. „manchmal“ die Hilfsmittel für den Einkauf zu 75% Email und 58% das Internet, 56% Telefon und 52% E-Procurement, 50% den Order-Online-Shop, 32% das Fax, 18% Selbstabholung und 3% Brief Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
1 2 3 4 5
Brief
Selbstabholung
Fax
Online-Shop Lieferant
Telefon
e-Procurement
Internet
Skalierung nach Bedeutung (1 = nie / 5 = immer) Mehrfachnennung (n=97)
Häufigkeit der Nutzung der Bestellwege in Hotels
2016
2012
2010
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Die Bestellprozesse Der strukturierte Bestellprozesse...
beginnt sich in der Hotellerie im Bewusstsein zu verankern.
Standardisierung von Prozessen geht vor ad-hoc Aktionen!
Der Einkauf in Hotellerie erfolgt durch den Bedarfsträger
Der Einkauf in der Individual-gastronomie erfolgt durch den Küchenleiter = Bedarfsträger (80% der Bestellungen)
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
0% 20% 40% 60% 80% 100%
2008
2010
2012
2016
Mehrfachnennung (n2012 = 73; n2016 = 79)
Angewandte Bestellverfahren und deren Anteil an den Gesamtbestellungen
standardisierter Einkauf mit Rahmenverträge
definierte, standardisierte ohne Rahmenvereinbarung
Ad-hoc Bestellungen
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Die Bestellprozesse Der Bestellintervall und die –häufigkeit:
¾ der Hotels haben weniger als 20 Bestellungen pro Woche.
Hotels mit Einkaufsanschluss: 20 Bestellungen/Woche; ohne 30 Betellungen/Woche bei gleicher Bestelldauer von 10 Minuten
Die Zahl der Bestellung/Woche steht nicht positiv zum Umsatz (Mehr Bestellungen ≠ größerer Umsatz)
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
0
5
10
15
20
25
30
35
40
<10 11-20 21-30 31-40 41-50 51-100 >100
Anz
ahl d
er H
otel
betr
iebe
Anzahl Bestellungen gruppiert (n=80)
Bestellungen pro Woche Kategorisiert nach Zahl der Bestellungen
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
1 Bedarfsermittlung & Bestandskontrolle: Erkennen von Versorgungslücke
2 Antrag auf Einkauf; Prüfen auf Budget-Verfügbarkeit
3 Auswahl von Angeboten / Angebotsvergleiche
4 Lieferantenauswahl – Verhandlung des Preises (individueller Preis)
5 Bestellung
6 Bestellüberwachung / Warenannahme / Abgleich von Bestellung inkl. Qualität mit gelieferten Waren
7 Warenerfassung / Verarbeitungsprozess
8 Rechnungs- und Lieferscheinprüfung
9 Zahlungsabwicklung / Kreditorenmanagement
Der Zeitaufwand der Bestellprozesse...
Ist bei einem „manuellen Prozess“, mit Rahmenverträge, ist ca. 25% größer als bei einem „vollautomatisierten Prozess“
und wurde bei einem manuellen und personenintensiven Prozess pro Bestellung mit rund 3,7 Stunden (inkl. Warenkontrolle) berechnet
für einen Bestellvorgang ist Ø 1 h 24 min. Betriebe, mit einem systematisierten automatisierten Prozess, verwenden Ø 49 min. und damit 57% weniger Zeit
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Bestellprozesse
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Die Bestellprozesse
Die Prozesskosten einer Bestellung hängen ab von dem Grad der Automatisierungsgrad:
Hotels mit größer gleich fünf Genehmigungsstufen und diese Bestellung mehrheitlich manuell ausführen, haben Prozesskosten von bis zu EUR 74/Bestellung
Hotels mit teil-automatisierten Bestellprozesse und geregelter Einkaufsrichtlinien haben Ø Prozesskosten von EUR 39/Bestellung. Diese Kosten reduzieren sich um bis zu 25%, wenn der Einkaufsprozess mittels systematisierter automatisierter E-Procurement erfolgt auf Ø EUR 28/Bestellung.
War in früheren Prozesskostenanalysen das Bestellvolumen durchschnittlich bei EUR 313/Bestellung, so ist in aktuellen Erhebungen dieser bei EUR 342/Bestellung.
So sind die Prozesskosten zum durchschnittlichen Bestellvolumen in einer Bandbreite von 8% bis 21% des Bestellvolumen.
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Die Einkaufskontrolle und Einkaufsoptimierung
Findet eine Nacherhebung zum Einkauf statt?
Das primär genutzte Instrument zur Kontrolle/Optimierung ist bei 70% bzw. 62% der Hotels Rechnungskontrolle und Kennzahlenauswertung
48% der Hotels optimieren durch Einkaufsrichtlinien, 46% regelmäßige Kontrolle der Einkaufsprozesse bzw. Preisvergleiche im Internet, 44% nutzen eine WaWi, 39% führen regelmäßige Ausschreibungen aus und 37% nutzen die IT-Rechnungssysteme
Der Kontroll- und Optimierungsprozess wird durch die Einführung von Richtlinien bestimmt!
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
9%
8%
17%
37%
37%
75%
49%
39%
70%
0% 20% 40% 60% 80%
Umsetzung von Einkaufsrichtlinien
Regelmäßige Ausschreibungen
Regelmäßige Durchführung von
Rechnungskontrollen
Anteil Nennung Hotelbetriebe (n2012=73, n2016=107; Mehrfachnennungen)
2016
2012
2010
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Die Einkaufskontrolle und Einkaufsoptimierung
Hilfsmittel, mit dem der Einkauf gesteuert wird:
Hotels nutzen „immer“ und „häufig“: Rahmen-/Lieferantenverträge (66%), Einkaufsrichtlinien (60%), Online Orderlisten (58%), e-Procurement/WaWi (53%)
Die Hotels konzentrieren sich noch auf die Teilprozesse und sind „preisfixiert“
Ein ganzheitlicher Prozess des Einkaufes ist noch nicht erkennbar!
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Aktionsgebote Lieferanten
Festgelegte Warenausgabezeiten
Nutzen von Orderlisten/ Vorlage "Fax"
Festgelegte Warenannehmezeiten
Nutzen eigenes E-Procurement/Warenwirtschaftssystem
Nutzen von Orderlisten/ Vorlage "online"
Herausgabe von schriftliche Einkaufsrichtlinien
Lieferantenverträge/ Rahmenverträge mit zeitlich fixierten Preisen
Häufigkeitsverteilung Instrumente / Hilfsmittel mit dem der Einkauf im Hotel gesteuert wird
immer häufig manchmal selten nie
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Die Einkaufskontrolle und Einkaufsoptimierung
„Critical Path Procurement Hotels“:
Es bleibt dabei! Kostensenkung bei 93% aller Hotels als Erfolgsgarant!
88% der Hotels differenzieren sich durch die Qualität
67% sehen den Prozess mit den Lieferanten als Faktor
66% die Nachhaltigkeit, 61% die Technologie und 57% die innovativen Konzepte als Merkmale für den Wettbewerb
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
1,0 2,0 3,0 4,0 5,0
nachhaltige Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen
Entwicklung innovativer Konzepte im Einkauf
Technologiesprünge im Einkauf
Liefer- u. Leistungeerstellung stärker mit Lieferanten Koordinieren
Qualitätssteigerung eingekaufter Waren und Dienstleistungen
Kostensenkung im Einkauf
(1 sehr hohe Bedeutung / 5 = keine Bedeutung) Mehrfachnennung; n-2010 = 58, n-2012 = 63; n-2015 = 85
Merkmale / Kriterien des Einkaufs in der Hotellerie um zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben
2016
2012
2010
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Die Optimierung – Herausforderung der Aus- und Weiterbildung
Besteht das Bewusstsein für den Einkauf?
mehr als die Hälfte der befragten Betriebe bieten eine Weiterbildung im Einkauf an.
Das Bewusstsein für den Einkauf ist unverändert!
Quelle: Hochschule Heilbronn/progros
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
2010
2012
2016
n2010=58, n2012=63, n-2015 = 81
Angebot für Weiterbildungsmaßnahmen der Hotels zur Erhöhung der Einkaufskompetenz
Angebot an Weiterbildung Kein Angebot an Weiterbildung
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Qualität und Kostenreduktion entscheiden über den Einkauf; Nachhaltigkeit und Transparenz geringe Bedeutung
57% der Hoteldirektion sind sich nicht sicher bzw. wissen, dass diese nicht „optimal Einkaufen“
Zunehmendes Bewusstsein des systematisierten Einkaufs (Hotels nutzen „immer“ und „häufig“: Rahmen-/Lieferantenverträge (66%), Einkaufsrichtlinien (60%), Online Orderlisten (58%), e-Procurement/WaWi (53%))
Jedes Hotel führt Ø 60 Std. Lieferantengespräche p. a. , wovon 37% selten bzw. nie protokolliert sind!
Prozesskosten / Bestellung: manuell EUR 74, teil-automatisiert EUR 39, vollautomatisiert EUR 28 bei Ø Bestellvolumen pro Bestellung von EUR 342
Steigendes Bewusstsein für Einkauf als einzelnes; es fehlt die Bewertung des Einkaufs als „ganzheitlicher Wirtschaftsfaktor“ im Hotel.
Die Einsparungspotentiale im Einkauf liegen vorwiegend in den Prozessen!
Das Fazit / Die Zusammenfassung
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Zunehmender Spagat zwischen „Qualitätsforderung der Gäste“ bei Kostenkontrolle/-einsparung!
Einsparungen liegt nicht im „Preis“, „günstigerem Produkt“ oder „geringere Warenmengen“
Lösung Prozesskostenreduktion: Online-based Beschaffung und Expertbegleiteter Einkaufs- und Auswahlprozess (àà Total Cost of Ownership)
Drei Schritte zum optimalen Einkauf: Systematisieren àà Prozesse optimieren àà Bedarfsträger und Einkäufer trennen
Integriertes Bestell-, Einkaufskontroll- und Kreditorensystem (Bestellsystem àà WaWi àà Kreditorensystem)
Investition in den Mitarbeiter (=Aus- und Weiterbildung) ist die Grundlage für ein optimierten Prozess
Der Ausblick
Die Grundlagen | Die Ergebnisse | Das Fazit & der Ausblick
Top Supply 2016 Faktencheck - „Einkauf in der Hotellerie 2016“ – progros-Studie
Faktencheck
progros – Studie „Einkauf in der Hotellerie 2016“
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Prof. Dr. Christian Buer Top Supply 2016
Bonn, 13. September 2016