HISinOne-Umstellung &Einrichtungs-HomepagesInfoveranstaltung für Einrichtungs-Leitungen und Web-Redakteure am 9.5.2019

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Vorstellung

Dr. Henning ReinekeLeitung Abteilung Informationssysteme (KIM)

Daniel FehrleLeitung Web-Redaktion (Hochschulkommunikation)

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Themen

1. Umstellung Campusmanagement-System2. System-Konzept HISinOne3. TYPO3/WordPress: Unterstützung für Fachgebiete4. WordPress: Aktueller Stand5. Umstellung von LSF zu HISinOne6. Fragen & Feedback

7. HISinOne-Demo

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Umstellung Campusmanagement-System

Keine Darstellung von Personen, Einrichtungen, Publikationen, FoPro mehr möglich auf der Uni-Homepage und auf Einrichtungs-Homepages.

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Warum war diese Veränderung notwendig?

• LSF-System wird nicht weitergeführt, HISinOne ist der Nachfolger• Systemumstellung immer nur zum Jahreswechsel möglich• Projekt soll Ende 2019 abgeschlossen sein

Information an Einrichtungs-Redakteure, SKI-Mitglieder und Rektorat seit Herbst 2018 per Mailingliste, kurz gemeldet, Hinweis auf Uni-Homepage.

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Bisheriges System-Konzept

LSF + TYPO3 =

Die bisherige Schnittstelle ist in HISinOne nicht mehr verfügbar.

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Neues System-Konzept

HISinOne Verwaltungssystem

Personenverzeichnis

Organigramm

Künftig: FoPro, Publikationen, VVZ

TYPO3 / WordPress Außendarstellung

Uni-Homepage + Einrichtungs-Homepages

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HISinOne: Personenverzeichnis

Nutzung von HISinOne als Personenverzeichnis der Uni:

• Telefon

• E-Mail

• Raum

• Sprechzeiten

• Homepage-Link

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Feedback der Nutzer

Personen-Suche dauert länger, Darstellung ist weniger ansprechend.

Es fehlen Informationen oder werden falsch dargestellt.

Eine Bearbeitung ist nicht möglich.

Einrichtungs-Homepages werden vermisst, unzufrieden mit der Darstellung.

FoPro, Publikationen fehlen.

Es fehlt ein Link zurück zur Uni-Homepage.

…

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Künftig: HISinOne Kerndatensatz Forschung

Ab Oktober 2019 können Publikationen / FoPro in HISinOne genutzt werden. Übertragung von vorhandenen Daten.

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HISinOne: Nächste Schritte Einrichtungen / Personen:

Feedback der Nutzer umsetzen damit gut als Personenverzeichnis / Organigramm nutzbar, ggf. Beauftragung HIS

Information an alle Uni-Angehörigen

FoPro / Publikationen: Version ist seit Dezember 2018 verfügbar. Funktionalität muss getestet werden, Migration der Daten aus LSF. Einführung im Oktober 2019

Veranstaltungen: Umstellung im September 2019

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TYPO3 / WordPress Für manche Einrichtungen war bislang

eine LSF-Seite ausreichend. Die neue HISinOne-Darstellung bietet jedoch weniger Möglichkeiten.

Eine große Mehrheit der Einrichtungen (~ 70%) haben bereits in den letzten Jahren eine TYPO3-Homepage erstellt.

Empfehlung: Nutzung von TYPO3 / WordPress von allen Uni-Einrichtungen, die einen öffentlichen Auftritt wünschen. WordPress ist voraussichtlich ab Juni 2019 verfügbar.

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Unterstützung für FachgebieteWas geschieht mit FG, die bislang keine eigene Homepage haben?

Sofortmaßnahmen:

• Wiederherstellung der alten LSF-Seiten (Nur Anzeige, keine Bearbeitung möglich)

• Information an alle Einrichtungsleiter

Mittelfristige Maßnahmen:

• Aufbau einheitlicher redaktioneller Homepages für alle Fachgebiete, Institute mit fest definierten Standard-Elementen und Möglichkeit zur individuellen Ergänzung

• Unterstützung beim Aufbau der Fachgebiets-Homepages durch zentralen Web-Redakteur (50%, 1 Jahr befristet)

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Fachgebiets-Homepage

Vorstellung des Fachgebiets: Personen, Ziele, Themen

Publikationen / Forschungsprojekte: Best-of-Darstellung

Künftig: Link zu HISinOne Kerndatensatz Forschung (vollständige Liste)

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WordPress-Relaunch: ProjektphasenVorphase: Recherche & Entscheidungsvorbereitung (April - November 2018)

Phase 1: Umsetzung (Dezember 2018 - Mai 2019)

Phase 2: Migration der Inhalte & Schulung (geplant: Juni - November 2019)

Phase 3: Übergang zu Dauerbetrieb (geplant: ab Dezember 2019)

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Aktueller Stand: WordPress

Rektoratsbeschluss am 21. November 2018

Personalrat: Ist informiert, wartet auf Datenschutz-Unterlagen

Datenschutz: Mehrere Gespräche haben bereits stattgefunden

Wordpress-Prototyp: 19 Test-Redakteure, ab Ende März Testphase

Web-Services: Erste Tools sind bereits beauftragt (Berufungsmanagement,

Pflichtpraktikum), weitere Tools sind in Vorbereitung

Migration: Unterstützung durch Aushilfen möglich

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WordPress-Prototyp

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Umstellung von LSF auf HISinOne

bis 2014:

HIS-ZULBewerbung u. Zulassung

HIS-SOS

HIS-POS

Studierende

Prüfungen

HIS-LSFPersonen- und

OrganisationsdatenLehrveranstaltungen

Raumplanung

Forschungsprojekte u. Publikationen

Typo3Typo3 – Content Management

Alumni

HIS-SVAPersonal-

verwaltung

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Umstellung von LSF auf HISinOne

bis 2014:

HIS-ZULBewerbung u. Zulassung

HIS-SOS

HIS-POS

Studierende

Prüfungen

Typo3Typo3 – Content Management

Alumni

HIS-SVAPersonal-

verwaltung

Projekt HohCampus:• Integration der

Einzelsysteme in HISinOne

• gemeinsame Daten• Organisations-

entwicklung• digitale Prozesse• Altsysteme

werden kaum weiterentwickelt

• im selben Boot wiedie Unis FR, TÜ, MA, KN, UL

HIS-LSFPersonen- und

OrganisationsdatenLehrveranstaltungen

Raumplanung

Forschungsprojekte u. Publikationen

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Umstellung von LSF auf HISinOne

Ende 2018:

Bewerbung u. Zulassung

HIS-SVAPersonal-

verwaltungStudierende Prüfungen

Alumni

Typo3Typo3 – Content Management

HIS-LSFPersonen- und

OrganisationsdatenLehrveranstaltungen

Raumplanung

Forschungsprojekte u. Publikationen

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Umstellung von LSF auf HISinOne

Bewerbung u. ZulassungHIS-SVA

Personal-verwaltung

Studierende

Prüfungen

HIS-LSFPersonen- und Organisations-

daten

LehrveranstaltungenRaumplanung

Alumni

Typo3Typo3 – Content Managementaktuell Mai 2019:

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Umstellung von LSF auf HISinOne

Bewerbung u. Zulassung

HIS-SVAPersonal-

verwaltung

Studierende

PrüfungenPersonen- und Organisations-

daten

Lehrver-anstaltungen

Raum-Planung

Forschungs-projekte u.

PublikationenAlumni

Ziel 2019: Typo3WordPress / Typo3

PSV-Migration: Personalisierte Services und Verzeichnisse(zum Jahreswechsel)

HISinOne• Studierende• Bewerber/innen• Alumni• Prüfer/innen• Sachbearbeiter/innen• Admins

HIS-SVA

P-Daten-abgleich

HIS-LSF• Mitarbeiterdaten• Org.-Struktur• Raumdaten• VVZ• Raumbelegungen• Forschungsprojekte• Publikationen

HIS-BAU• Raumdaten

• PersonaldatenSVA-Synchronisation

überar-beitet!

Umstellung von LSF auf HISinOne

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Personendaten im HohCampus-Portal

• Es werden abgeglichen Namensbestandteile, Geschlecht, Titel, Geburtsdatum• Daten neuer Personen kommen über APO ins System• Einrichtungsredakteure müssen Funktionen (u.a. Kontaktinformationen) pflegen

(s. später) (momentan bis Juni ausgesetzt!)• Personen können die Daten selber nicht ändern

Personen mit Beschäftigungsverhältnis (Daten in APO)

Personen ohne Beschäftigungsverhältnis(Daten nicht in APO)• Antragsformular auf der HohCampus-Infoseite• Datensatz wird vom HohCampus-Support angelegt • Einrichtungsredakteure müssen Funktionen (u.a. Kontaktinformationen) pflegen

(s. später) (momentan bis Juni ausgesetzt!)• Personen können die Daten selber nicht ändern

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Personendaten im HohCampus-Portal

• Teilweise fehlen Kontaktdaten zu Funktionen (weil früher in LSF nur bei einer Funktion hinterlegt) ggf. nachtragen

• Teilweise mehrfache Zuordnung mit derselben Funktion zu unterschiedlichen Einrichtungen (z.B. sowohl zum Institut als auch zum Fachgebiet) Hier sollte auf Bereinigungsmöglichkeiten geprüft werden

• Generell ist mindestens einmalig eine Überprüfung aller Personendaten (einschl. Sichtbarkeiten) der eigenen Einrichtung zu empfehlen.

• Personendarstellung: teilweise Kontaktdaten in unerwünschter Reihenfolge (z.B. Fax- über Tel.-Nr.) siehe FAQ auf HohCampus-Infoseite

Bitte beachten:

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Einrichtungsdaten im HohCampus-Portal

• Neue Einrichtungen, Umwidmungen, Entfernen: bestehende Prozesse über Gremien bleiben bestehen

• Korrekturbedarf bei Namen sowie Änderungsbedarf bei Bemerkungsfeld, Kontaktinformationen und Webseite: E-Mail an HohCampus-Support

Keine Bearbeitung durch Einrichtungsredakteure möglich

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Vielen Dank für die Aufmerksamkeit!

Zeit für Fragen & Feedback

Danach: HISinOne-Demo für Einrichtungs-Redakteure

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Workflow: Neue Person

Person ist in HISinOne angelegt und über die Personensuche auffindbar

Department-Admin (HISinOne)

FUNKTION Sichtbarkeit Raumdaten Kontaktdaten(E-Mail, Festnetz, Fax)

Personen-Grunddaten

Personen mit Arbeitsvertrag (APO)

Personen ohne Arbeitsvertrag (HohCampus Support)

(siehe Anleitung „PSV-Personendaten

bearbeiten“auf der HohCampus-

Infoseite)

(siehe Formular„Antrag auf Aufnahme

in HohCampus für Personen ohne Arbeitsvertrag “

auf der HohCampus-Infoseite)

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Personensuche

https://www.uni-hohenheim.de/

https://www.uni-hohenheim.de/hohcampus

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Personensuche

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Personensuche

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Personensuche

1. Nützliche Hinweise in den FAQs (auf HohCampus-Infoseite)

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FAQ

• https://kim.uni-hohenheim.de/hohcampusfaq

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Personensuche

2. -Symbole führen zu weiteren Hinweisen und Hilfestellungen

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Suchparameter

• Mu?ter „?“ steht für einen unbekannten Buchstaben, z.B. Mutter, Muster

• Muster* „*“ steht für mehrere unbekannte Buchstaben, Wörter die mit „Muster“ anfangen

• Meier Suche nach dem Namen „Meier“

• ~Meier führt eine phonetische Suche nach dem Namen Meier durch, u.a. mögliche Treffer: Maier, Meyer, Majar

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Personensuche

3. Rückwärtssuche nach Telefonnummer i.d.R. deutlich schneller, wenn angemeldet

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Personensuche

4. -Symbole fügen weitere Felder hinzu für ODER-Verknüpfung von Suchkriterien

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Personensuche

5. Suche nach Personen einer Einrichtung: Einr.-Bezeichnung-/Nr. eingeben

5

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Personensuche

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Auswirkungen von Sichtbarkeiten

Sichtbarkeit nicht auf „öffentlich“

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Auswirkungen von SichtbarkeitenNicht in HohCampus angemeldet:

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Auswirkungen von SichtbarkeitenIn HohCampus angemeldet:

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Detailseite: Blättern zwischen Funktionen

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Arten von KontaktenDetailseite (z.B. nach Personensuche)Bearbeitungsansicht

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Sprechzeiten: ungünstige Darstellung

Detailseite(z.B. nach Personensuche)

Bearbeitungsansicht

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Sprechzeiten: Tipp für bessere Darstellung

Detailseite(z.B. nach Personensuche)

Personensuche

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Ausblick

Trefferliste der Personensuche: Spalten für Tel. und E-Mail hinzufügen erledigt!

Single-Sign-On im Zusammenhang mit Wordpress-Umstellung (nach Wechsel von Intranet nach HISinOne keine Neuanmeldung nötig)

Tel.-Rückwärtssuche beschleunigen Verbesserung der Personendetailseiten, z.B. Sprechzeiten visuell

abgesetzt anzeigen Die Ansicht beim Aufklappen von Knotenpunkten in der

Hochschulstruktur soll nicht springen, zumindest nicht so wie jetzt.

Offene Anforderungen

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HohCampus-Infoseitehttps://kim.uni-hohenheim.de/hohcampus

HohCampus-Supporthohcampus-support@uni-hohenheim.de