Post on 06-Apr-2015
Kann EDMS unsere Arbeit unterstützen?
Vorstellung von EDMS
4.10.01 EDMS @ DESY (J.B.) 2
Was ist EDMS ?
Engineering Daten ManagementSystem
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Suchen einer technischen Zeichnung
ohne EDMSZeichnung im Büro
vorhanden?Zeichnung suchen
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In welchen Archiv liegt die
Zeichnung ?
Wer kennt sie?
Ist sie vielleicht auf einem Rechner
abgelegt?
Wie aktuell
ist sie ?
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EDMS ist ..
....die DV-Lösung, um den Produktentwicklungsprozess durch ein intelligentes Informationsmangement zu unterstützen.
EDMS unterstützt .... die Verwaltung aller zu diesem Produkt
gehörenden Daten. alle zu diesem Prozess gehörigen
Arbeitsabläufe.
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EDMS-Referenzarchitektur
(*) nach CSC Ploenzke
Benutzungsoberfläche
Prozess- und Projektdaten-Management
Daten- und Dokumenten-Management
Engineering-Daten
Soft - / Hardwareumgebung
Schnittstellen
Toolumgebung
Administration
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Kernfunktionalitäten:
Benutzungsoberfläche
Prozess und Projekt
Management
Daten und Dokumenten Management
Soft - / Hardwareumgebung
Schnittstellen
Toolumgebung
Administration
Produktbeschreibende Daten
Administration:Datenmodellierung DatensicherungBenutzer-, Rollen- Datenverteilungund Rechteverwaltung DatenaustauschZugriffskontrolle (Langzeit-)Archivierung
Prozess- und Projekt-datenmanagement:
- Freigabe-/ Änderungsmgmt- Workflow-/Mailfunktionalität und Dokumentenverteilung
- Input-/ Outputmanagement- Viewing/ Redlining/ - Digital Mockup
Daten- und Dokumentenmanagement:- Dokumentenmanagement- Daten-/ Stammdatenmgmgt.- Teilemanagement- Verwaltung von Strukturen und Sichten- Konfigurationsmanagement- Teileverwendungsnachweis- Klassifikation/SML
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Grundfunktion eines EDMS
(z.B. CAD Anwender)erzeugen,
ändern
Lokale Dateien
Informationserzeuger Informationsnutzer
suchen,lesen,kommentieren
Daten
EDM-System
Verwaltete Dateien
Datenbank(Oracle)
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Das EDMS verwaltet alle ihm anvertrauten
Informationen als Objekte und speichet sie an einem gesicherten Ort (Vault).
Zwischen Objekten können Relationen definiert werden
Attribute (“Metadaten”) von Objekten und Relationen
werden in der Datenbank gespeichert.
Der Zugriff auf diese Dateien ist nur über das
EDMS möglich
Verwaltete Dateien
Datenbank
Konzept des EDMS
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DokumentDateiTeilBenutzerTätigkeit....
ist angehängt an
beschreibt
ist Eigentümer von
wird ausgeübt von
Ob
jekte
Relationen
Strukturen
Objekte und Relationen
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Teile und Dokumente
Relation: Teil-Teil(besteht aus)
Teile
BaugruppeEinzelteil
Struktur
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Teile und Dokumente
Relation: Teil-Teil(besteht aus)
Teile Dokumente
3D-Modell
Spezifkation
FEM-Berechnung
Dateien
Relation:Dokument-Datei(ist angehängt)
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Dokumente Dateien
3D-Modell
Spezifkation
FEM-Berechnung
Teile und Dokumente
Relation: Teil-Teil(ist Teil von)
Teile
Relation:Teil - Dokument(wird beschrieben)
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Dokumentenmanagement
Dokumente haben Attribute (Metadaten), die im EDMS verwaltet werden.
Unterschiedliche Dokumenten-“klassen“ haben unterschiedliche Sätze von Attributen.
Dateien müssen immer mit genau einem Dokument über die Relation „ist angehängt“ verbunden sein.
Dokumente Dateien
3D-Modell
Spezifkation
FEM-Berechnung
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Dokumente werden durch Attribute beschrieben
techn. Zeichnung- Maßstab- Blatt Nr.- erstellt- geprüft/genehmigt- Norm- Toleranzen- ...
Außerdem werden alle Dokumente durch folgende Attribute beschrieben:- Name, Beschreibung, Ersteller, Bearbeiter, Erstelldatum
FEM Berechnung- Parameter- ....- ....- ....
Spezifikation- Auftraggeber- Beschreibung- ....- ....- ...
Montageanweisung- ....- .... - Gültigkeit
Zu jeder Dokumentenklasse gibt es unterschiedliche
Sätze von Attributen
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Dokumenten- und Datei-Typen (Beispiele)
Design-Dokument
Spezifikation
Fertigungs-Dokumentz.B. Messprotokoll
Technische Publikationz.B. TDR
(allg.) Dokument:Memo, Rundschreiben
... weitere Dokumententypen können zusätzlich definiert werden
2D-Zeichnung (.dwg)
3D-I-DEAS Modell (.prt)
IGES (.igs)
HPGL (.hpg)
Grafik (.tif)
Adobe Acrobat (.pdf)
Postscript (.ps)
Word-Datei (.doc)
Objektklasse: generisches Dok.(GenDoc)
Objektklasse: Data-Item(DataItem)
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Relationen Dokument - Datei
ist beigefügt (Attach)
ist abhängig (Depndncy)Dokument(GenDoc)
Datei(File)
nur 1 Dok. 1 Dok. mit mehreren anderen
1 Dok mit. Datei
nur 1 Dateimehrere Doc. mit einer Datei
Date mit Datei
erlaubt
verboten 1 Dok. mit mehreren Dateien
nur in bestimmten Ausnahmen
(File)
(GenDoc)(GenDoc)
(GenDoc)
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Anwender Bert
Bert
ist angehängtbeschreibtDatei durch
AttributeDokument
speichert in
Eintrag inDatenbank
registriert
erzeugt
Datei
Lokales Verzeichnis auf Betriebssystem-Ebene
besitzt
Arbeitsbereichvon Bert
Relationen
Dokument(1)
Datei(1) (n)
ist beígefügt
ist angehängt
attaches
is attached
Objekte
Dokument
Datei
Metaphase Bezeichnung
Icon Bezeichnung
Document
file
Grundlagen: Erzeugen von Dateien und Dokumenten im lokalen
Arbeitsbereich
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Verwaltete Dateien des VaultVault
Der Besitz des Objekts (hier Dokument und Datei) wird vom Anwender auf den Vault übertragen
Check in:
AnwenderBert
Arbeitsbereichvon Bert
Ebenso wie ein Anwender kann auch ein Vault Objekte besitzen.
Dem Vault gehören alle Objekte, die er enthält
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Archive-vault
Release-vaultBert
Bert‘s work location
GrundlagenSchema: Check -in & -out
WIP-vault
Rev ASeq 1
Rev ASeq 1
Rev ASeq 2
check in
check out
Rev ASeq 2
check inAttribute
RevisionSequenceUser/Vaultchecked outfrozen
A1
Berttruefalse
A2
Bertfalsefalse
A1
WIPfalsefalse
Is checked out as
A2
WIPfalsefalse
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Archive-vault
Release-vaultBert
Bert‘s work location
Schema:check -in & -out
WIP-vault
Rev ASeq 2
Attribute
RevisionSequenceUser/Vaultchecked outfrozen
A2
WIPfalsefalse
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Automatisierung von Prozessen (life cycle)
SF
SF
Arbeitsschritt:“durchführen”
Arbeitsschritt:“freigeben”
Arbeitsschritt:“benachrichtigen”
Arbeitsschritt:“entscheiden”
Erfolg
Misserfolg
Die einzelnen Arbeitsschritte werden vom System protokolliert
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Life Cycle: Dokumentenfreigabe
LC-
Status
(Submit)Benachrichtigung (e-mail, Inbox)
Techn.Prüfung Ergebnis ok?
Nein (revise)
Ja (approve)
Benachrichtigung
Benachrichtigung
Techn.Prüfung
Benachrichtigung
Bert(creator)
Prüfer(reviewed by)
Genehmiger(released by)
working
VaultFro
zen
F WIP
revisedF WIP
releasedT Re-leased
revisingErgebnis ok?Nein (revise)
Ja (approve)
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Möglichkeiten bei der Dokumentenfreigabe:
Bert(creator)
Prüfer(reviewed by)
Genehmiger(released by)
Bert
Ernie
Attributeinträge in der „Create Dokument“ Maske
(kein Eintrag)Lifecycle überspringt Prüfprozess (keine Protokollierung in LH history
(Selbtsfreigabe)Lifecycle fordert zur Selbstfreigabe auf(wird in LC-History protokolliert)
(Fremdfreigabe)Lifecycle schickt Ernie Dok. in seine INBOXund benachrichtigt per EMAIL(wird in LC-History protokolliert)
In den verschiedenen Dokumentenklassen gibt es unterschiedlicheFestlegungen, ob diese Attribute „MUSS“-Felder sind
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Vorteile:Dokumentenmanagement unter EDMS
Dokumente sind für alle sichtbar Dokumente sind leicht auffindbar (ggf.
Volltextsuche) Status ist bekannt Versionsnr. werden automatisch erzeugt. Freigabeprozess (einschl. Selbstfreigabe)
wird unterstützt Von jedem Dokument wird automatisch eine
Kopie im „neutralem Format“ (z.B. pdf) erzeugt
Sichere Verwahrung
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Einführung von EDMS in einer Arbeitsgruppe
Anforderungsanalyse: Welche Dokumente wollen wir ablegen ? Wieviele ? Nach welchen Begriffen wollen wir suchen (-> Definition von
Attributen) ? Wer darf was? (Rechte, Rollen, Gruppen) Wie ist unsere Arbeitsweise ? (Freigabeprozess)
Planen Aufwandsabschätzung (Was muss zum existierenden System
hinzugefügt werden ?) Umsetzen
Neue Klassen, Rechte, Rollen, Gruppen implementieren Arbeitsabläufe definieren und implementieren Schulungskonzept und –unterlagen entwickeln
Schulung der neuen Benutzer Systemfreigabe für neue Gruppe
Produktive Daten können eingegeben werden