Kommunen der ZukunftKommunen der ZukunftMitarbeiterorientiert -motivationsorientiertMitarbeiterorientiert -motivationsorientiert

Wege zu einer neuen VertrauenskulturWege zu einer neuen Vertrauenskultur

ZielvereinbarungenZielvereinbarungen

zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern/Teamszwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern/Teams

AgendaAgenda

•Netzwerk Kommunen der Zukunft•Was verstehen wir unter

Zielvereinbarungen•Zielvereinbarungen bei der

Gemeinde Eppelborn•vorläufige Evaluation•Wie geht es weiter?

Netzwerkknoten-ThemaNetzwerkknoten-Thema

• Strategisches Ziel: Entwicklung von Mitarbeiterakzeptanz im Prozeß der Verwaltungsmodernisierung

• Leitprojekt:Motivationsentwicklung

• Themenschwerpunkt:Auf dem Weg zur Vertrauenskultur: Motivationsentwicklung durch Zielvereinbarungen (Einführung, Aushandlungsprozess, Rückkoppelung)

Leitbild Reformkonzept Projektorganisation

Bürger

orientie

rung

Verwal

tungskultur,Füh

rung,PE

Politik/Verwaltung

FührungVerantwortung

Ideen Regeln Ressourcen

FührungVerantwortung

Ideen Regeln Ressourcen

Kostenrechnung

Produkte

Veränderung derOrganisation

Controlling/Berichtswesen

Kontrakt-management

Delegation derRessourcenver-

antwortung

Budgetierung

Nicht direkt NSM

Erw. NSMder KGSt

(1996)

Rathaus der VerwaltungsmodernisierungRathaus der Verwaltungsmodernisierung

Veränderter StellenwertVeränderter Stellenwertder Personalentwicklungder Personalentwicklung

Personal-entwicklung

Personal-entwicklung

Erwartungenvon Bürgern

(Kunden)

Erwartungenvon Bürgern

(Kunden)

Verwaltungs-modernisierung,

Dstl-Innovat.

Verwaltungs-modernisierung,

Dstl-Innovat.

Neue pro-fessionelle An-forderungen u.

Tätigk.

Neue pro-fessionelle An-forderungen u.

Tätigk.Ansprüche

der MA an dieArbeit

Ansprücheder MA an die

Arbeit

Knappe fi-nanzielle Res. -Personalstärke

Knappe fi-nanzielle Res. -Personalstärke

Formen vonFormen vonZielvereinbarungenZielvereinbarungen

1954: Management by Objectives (Peter F. Drucker: „Die Praxis des Managements“)

ZV im Rahmen des Kontraktmanagements(zw. Beschäftigten(-gruppen) und Vorgesetzten, die in ein umfassendes, durchgängiges Zielsystem eingebettet sind und dem Anspruch folgen, die Verwaltung als Ganzes ziel- und ergebnisorientiert zu steuern)

ZV im Rahmen von Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gesprächen (MVGs)(als Alternative oder Ergänzung zu der Personalbeurteilung)

Zielvereinbarungen mit Entgeltbezug(honorieren die Zielerreichung mit Leistungszulagen oder -prämien: besondere Leistung, arbeitsrechtl. verbindlicher Charakter, Gegenstand der Entgeltpolitik)

Mischformen

Umfeld der ModernisierungUmfeld der Modernisierung

schwierige Übergangsphase beim Modernisierungsprozess: Anfangseuphorie und Entschlossenheit vielerorts verflogen

nachlassende Bereitschaft zur Mitwirkung weitgehender Rückzug der Politik Promotoren als Einzelkämpfer „harte“ Reformmassnahmen (wie

Budgetierung) ja, „weiche“ (wie PE) zögernd Haushaltskonsolidierung: Verwaltungsreform =

Personalabbau + Arbeitsintensivierung

„Wenn Du ein Schiff bauen willst, so trommle nicht Leute zusammen, um Holz zu beschaffen, Werkzeuge vorzubereiten, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern wecke ihnen die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“

(Antoine de Saint-Exupery“

Zielvereinbarungen sind...Zielvereinbarungen sind...

verbindliche innerbetriebliche Absprachen

Aushandlungsprozesse

ein „partnerschaftlicher“ Austausch auf der Basis geschäftspolitischer Schwerpunkte

Beschreibungen von Zielen (angestrebte Ergebnisse)

gelten für einen bestimmten Zeitraum

eine eigenverantwortliche Selbstverpflichtung

Gütekritrien für Gütekritrien für Zielvereinbarungen sind...Zielvereinbarungen sind...

formale Kriterien meßbar eindeutig zeitlich befristet personenbezogen

inhaltliche Kriterien realisierbar beeinflußbar ernsthaft widerspruchsfrei akzeptiert

Die 7 Elemente einer Die 7 Elemente einer Zielvereinbarung...Zielvereinbarung... Wie ist die Ausgangslage?

Wer sind die beteiligten Personen?

Was ist Gegenstand der Zielvereinbarung?

Welche Maßnahmen können ergriffen werden?

Für welchen Zeitraum gilt die Zielvereinbarung?

Wie messe ich den Zielerreichungsgrad?

Wie werden die Ergebnisse bewertet?

ZielvereinbarungenZielvereinbarungen Warum? Warum?

Motivation Handlungsspielraum partnerschaftliches GegenstromverfahrenCommitment*

SelbststeuerungOptimierung der Verwaltungs- organisation

Mitarbeiterbeteiligung Steuerung

CommitmentCommitment

ist die persönliche, innere Verpflichtung, sein Bestes zu tun, um das vereinbarte Ziel zu erreichen

setzt voraus, daß die Beteiligten sich in den vereinbarten Zielen wiederfinden

setzt voraus, daß alle - das gesamte Team - an der Zielfindung beteiligt waren

ZielvereinbarungenZielvereinbarungen Wie geht das? Wie geht das?

Aushandlungsphase:ZV-Gespräche zw. Führungskraft und Team

Abschluß einer Zielvereinbarung (Commitment)

Umsetzungsphase: Maßnahmen zur Zielerreichung

begleitendes Controlling

3

1 Einführungsphase:ausführliche Information an alle BeteiligtenSchulung der Führungskräfte und Teams

2

• Neu: Organisations- und Vertrauenskultur mit umfassender Mitarbeiterbeteiligung

• ZV verändern zentrale Prozesse in der Organisation

• daher: Einführung auf eine breite Basis stellen

• Es gibt keinen Königsweg zur Einführung

• viel Zeit und Energie für Einführung des neuen Instrumentes verwenden

• Verhältnis der ZV zu anderen Elementen der Personalentwicklung (materielle und immaterielle Leistungsanreize, Führungsleitlinien, Qualifizierung, Beurteilungswesen)

Zu beachten!Zu beachten!

! !

• Gründlichkeit vor Schnelligkeit

• Skepsis/Widerstände normal, Angst und Verunsicherung ernst nehmen(Angst vor Selbstbindung und Zielverfehlungen, Kontrolle des Arbeitshandelns, Zusatzbelastungen, Vorgeschichte der Modernisierung) Umgang mit Zielverfehlungen, Zielabweichungen

• „Standort“ der Verwaltungsspitze (Chefsache)

• Entscheidung: Pilotbereiche oder vollständige Umsetzung

• Evaluation des Instrumentes ZV in Praxis

Zu beachten!Zu beachten! ! ! !

• Informationvermittlung• Bildung einer Projektgruppe• ständiger Informationsfluß

(Netzwerkknoten/PG hausintern)• Anlaufprobleme/Verständigungsschwierig-

keiten• Schulungsveranstaltungen (ZV, Moderations-

und Gesprächstechnik, MA-Gespräche)• ZV als

Qualitätsgrundsatz/Verwaltungsleitbild• Beginn mit Pilotbereichen

ProjektorganisationProjektorganisation in Eppelborn in Eppelborn

• Erscheinungsbild• Image und guter Ruf• Kundenorientierung (Öffnungszeiten,

Personal, Preisgestaltung, Wasserqualität und -temperatur)

• Angebotspalette (Jugend, Familie, Senioren, bes. Veranstaltungen, Ausstattung)

• höhere Besucherzahl• Senkung des Betriebsmittelzuschusses

Beispiel:Beispiel:Steigerung der AttraktivitätSteigerung der Attraktivitätdes Hallenbadesdes Hallenbades

• Schulungsveranstaltung über Leitfaden für die Pilotbereiche (intern)

• Abklärung letzter offener Fragen, insbesondere Verantwortung des Teamleiters und des Teams

• abschließende Festlegung der Themen und Inhalte

• Festlegung des Zeitplanes für Aushandlungsphase

EinführungsphaseEinführungsphase

• Verhandlungszeit: 6 - 10 Std, 2 bis 4 Termine• Spezifizierung des Zieles, ausgiebige Erörterung

der Ausgangslage als Basis• Positionen durchaus unterschiedlich, Zwang zum

Kompromiß, insbes. Finanzen• Team: Pool von Ideen, „graue Mäuse“ gehen aus

sich heraus• Zielerreichungskontrolle: Problem der

qualitativen Messung (Outcomes)• Unsicherheit: Kunden- und

Mitarbeiterbefragungen (spezielle Schulung)• Förderung des Zusammengehörigkeitsgefühls

und der Identifikation mit der Aufgabe• Unterschrift aller Beteiligten

AushandlungsphaseAushandlungsphase

• Zeitdauer: 1 Jahr/ 18 Monate

• Maßnahmen überwiegend entsprechend Zeitplan/Erfolge bei Realisierungen

• Probleme:– Abstimmung im einzelnen (Einbeziehung von

internen Dienstleistern zur Zielerreichung)– Teammitglieder: Bewußtsein neuer

Verantwortung entwickeln, Übersteigerung, Ausbrechen eines TM, Vernachlässigung der ZV bei Urlaub des Teamleiters

UmsetzungsphaseUmsetzungsphase

• vierteljährliches Controlling

• absolut selbständiges Arbeiten aufgrund der ZV

• Umsetzungen permanent, Erfolge sichtbar (intern und für Außenstehende)

• Kunden- und Mitarbeiterbefragungen

• Feedback-Gespräch nach Ende des Quartals

Controlling Controlling

Evaluation intern Evaluation intern • Schlußbewertung beim Bad • AuftragserfüllungAuftragserfüllung: Massnahmeplan fast

vollständig abgearbeitet, durch a.o. Sanierungsarbeiten aber zusätzl. Schließzeiten und damit stagnierende Besucherzahl

• WirtschaftlichkeitWirtschaftlichkeit: Senkung des Betriebsmittelzuschusses dennoch erreicht

• KundenzufriedenheitKundenzufriedenheit: Befragung mit Durchschnittsnote 2,1

• MitarbeiterzufriedenheitMitarbeiterzufriedenheit: Befragung mit Durchschnittsnote 2,47

Evaluation extern Evaluation extern

• Bewertung durch Forschungsprojekt der Hans-Böckler-Stiftung i.Z.m. Verwaltungshochschule Speyer:

• Operationalisierung und Akzeptanz:Operationalisierung und Akzeptanz: nur geringe Probleme, Qualitätsziele i.V.m. weitreichenden Entscheidungs- und Handlungsspielräumen motivationsfördernd (selbst bei größerer Arbeitsbelastung)

• Wirkungen:Wirkungen:- durchweg Zufriedenheit bei den Beschäftigten- stabile Motivation- nachgewiesene Verbesserung der Dienstleistungsqualität und Effizienzsteigerungen

• In Eppelborn:– weitere drei Zielvereinbarungen( „Saubere Gemeinde“,

Öko-Audit, Bürgeramt und -info)

– Fortsetzung in 2.002, gekoppelt an produktorientierten Haushalt (Produkte, Produktgebiete)

• praktische Anwendung und Weiterentwicklung des Leitfadens im veränderten Netzwerkknoten (Eppelborn, Sindelfingen, Wolfsburg, Krefeld, Landkreis Westfalen-Lippe), ggf. unter Einbeziehung des neuen „kommunalen strategischen Managements“ der KGSt von 2000

Wie geht es weiter?Wie geht es weiter?

in schriftlicher Form zubestellen bei:KGSt, Köln

Ihnen, viel Erfolg, ...Ihnen, viel Erfolg, ...

denn

auch der

weiteste Weg

beginnt

mit dem

ersten Schritt!