2016

Neue Arbeitsteilung zwischen Mensch und Maschine

„Krankenhaus-Erfolg durch optimalen IT-Einsatz“

www.ENTSCHEIDERFABRIK.com

Wir wollen unser Thema umbenennen:

2016 2

St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus, Ludwigshafen

www.ENTSCHEIDERFABRIK.com

2 Standorte

12 Kliniken

57.000 Fälle

1.400 Mitarbeiter

87 Mio. € Umsatz

482 Betten

2016 3 www.ENTSCHEIDERFABRIK.com

Herausforderung

Prozessteuerung bei Variantenvielfalt

2016

Wichtigkeit

Dringlichkeit

neutral

Folie 4

Anforderungs-Analyse: Priorisierung

2 Modellierung

5 Tool zur

Modellierung

1 Benutzeroberfläche

3 KIS-Schnittstelle

Kunden-eigen 4 Vision KIS-

Schnittstelle

nicht im Rahmen der Entscheiderfabrik

realisierbar

2016 5 www.ENTSCHEIDERFABRIK.com

Anforderungen an die Benutzeroberfläche

•  eine Maske

•  beliebige Reihenfolge der Eingabe

•  7 Eingabefelder

•  2 Rückmeldungsfelder

•  2 Aktionsknöpfe

•  Termin Realisierung: Mitte Oktober 2016

2016 6 www.ENTSCHEIDERFABRIK.com

Ihre Fragen?

•  …

2016 7

Agenda

§  Projekt-Teilnehmer §  Gemeinsame Problemstellung und Weg zur Lösung §  Universitätsklinikum Jena

§  Herausforderungen / Problemstellungen §  Aufgabenstellung / Ziele §  Status

§  St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus §  Herausforderungen / Problemstellungen §  Aufgabenstellung / Ziele §  Status

2016 8

Projekt-Teilnehmer

§  Universitätsklinikum Jena §  St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus, Ludwigshafen §  kiwiw Systems GmbH, Hamburg §  Vosseler Consulting, Mönchengladbach

2016

›  1558 Gründungsfakultät Medizin ›  Krankenhaus der Maximalversorgung ›  einzige Universitätsklinik in Thüringen ›  ca. 1.396 Betten ›  ca. 4.180 Mitarbeiter ›  ca. 53.000 stat. Fälle ›  ca. 280.000 amb. Fälle ›  26 Kliniken und Polikliniken ›  25 Institute ›  verteilt auf 7 Standorte

04.07.16 9

Universitätsklinikum Jena

2016

›  Inbetriebnahme 1. Bauabschnitt 2003/2004 ›  Beginn der Baumaßnahme 2. Bauabschnitt

November 2013 ›  Erster Umzug weiterer Kliniken aus dem

Innenstadtbereich zum Standort Lobeda Ende 2015

›  Abschluss der Baumaßnahme 2016 / 2018

04.07.16 10

Universitätsklinikum Jena

2016 11

kiwiw Systems GmbH

kiwiw Systems GmbH Segeberger Chaussee 275 22851 Norderstedt (bei Hamburg)

§  gegr. 2013 als Spin-Off aus der CharismaTeam GmbH (gegr. 2002) §  Geschäftsprozessmodellierung und –ausführung (BPMS),

Prozessmanagement, Entwicklung von Software-Lösungen für branchen- und kundenspezifische Geschäftsabläufe

§  wissenschaftl. Zusammenarbeit mir Prof. Allweyer, Prof. Jablonski und Prof. Melcher (ISO 9001:2015)

§  Branchen: ÖV, Universitäten, Healthcare, Maschinen-Vermietung, Maschinenbau

2016 Folie 12

Vosseler Consulting Mönchengladbach

•  Besteht seit 2002

•  Herstellerneutrale IT - Beratung im Gesundheitswesen

•  Beschaffungsprozesse und Ausschreibungen

•  Projektmanagement bei der Realisierung

•  Krankenhaus-Informationssysteme (KIS)

•  RIS und PACS

•  PDMS für die Intensivmedizin und Anästhesie

•  Klinische Arbeitsplatzsysteme (KAS)

•  IT-Systeme für die Pflege

•  Data-Warehouse- und Business-Intelligence-Systeme

•  Psychiatrie-Informationssysteme

2016

Gemeinsame Problemstellung

Folie 13

§  Zu viele Varianten im Prozess §  Problem der Darstellung und

Bearbeitung

Konventionell: Prozesstapete mit Gateways und unüberschaubarer Variantenvielfalt

2016

Weg zur Lösung (1)

Folie 14

A8

E

E

E

E E

E

E

E

E

E

A7

A2

A6 A5 A4

A3

A1

A10

A9

A28

A11

A13 A15

A14

A29

A31 A30

A18

A17

A12

A16

A33 A32

A19 A20

A21 A22

E E E

A34 A35

A36

A39 A38

A37 A41 A40

E

E

A23

A12

A24

A25 A26 A27

E E E

A42 A43

A44

A47 A46

A45 A49

A48

2016

Weg zur Lösung (2) – zu viele Varianten

Folie 15

§  Variantenvielfalt konnte in der Sequenzmodellierung nicht aufgefangen werden

Beispiel: 27*5 =135 Varianten (bei absoluter Ablaufkonformität)

2016

Lösungsvorschlag

Folie 16

§  statusgesteuerter Prozessablauf: SONAL-Technologie (PAT.pending)

Ak#onenStatus(vorher) A-Regeln S-Regeln Status(nachher)

S1=

50S1=

50

S4=

40

S3=4

A1

A2

A3

A4

A6

S3=4 Action5

S4=39,9

S2=

100

Ac#on5istbspw.nurmöglich,wenn

dieseaufgrundderBedingungen(Ak3onsregeln)situa#vfreigeschaltetist…

…undsetztbeiAusführungdie

Statuswertegemäßden

Setzregeln(Statusregeln)aufIhreZielwerte

S2=

130

à Mit SONAL® ist jegliche Variantenvielfalt beherrschbar

2016

Universitätsklinikum Jena Herausforderungen / Problemstellungen

Folie 17

§  Elektives Aufnahme- management

GesamtprozessIntegrationPatientenportal&SAPHC

Patien

tenanm

eldu

ngviaUKJDispo

nent

Patien

tenanm

eldu

ngviaPortal

Patien

tbe

arbe

itetAufnahm

edaten

Aufnahm

eAufnahm

e-planun

gLegend

e

Internaluseonly

Disponent:AnlageKLAUplus

Termin

PatientimHaus

PatientamTelefon

„echter“SAP-Patient

„vorläufiger“SAP-Patient

„echter“SAP-Patient

AusdruckEinverständnis-

erklärung

PatientfülltEinverständnis-erklärungaus

ScanEinverständnis-erklärung(EVK)

JA

InterpretationausgefüllteEVK

KLAU-bezogeneSpeicherungErgebnisEVK

VersandEmailanPatientmit

Zugangsdaten

AbfrageTeilnahmePortal

Nimmtteil Nein

EndeProzessteilI-ANimmtnichtteil

Patienten-anmeldungPortal

Start„neueTerminanfrage“=neuerCOMUNY-Ct.

Portal-SAPWebservice

GET_TER_REQ

Ermittlungmgl.Auftragstypenundggf.Leistungen

PatientenauswahlAuftragstyp

ErfassenTerminrahmen-

daten

Portal-SAPWebservice

GET_TER_RESP

Portal-SAPWebserviceCREATE_TER_

REQ

AnlageKLAUmitPatientendatenund

Terminanfrage

Disponent:AnpassungKLAUfürinternePlanung

KLAUaufArbeitsliste

Aufnahmeplanung

VersandEmailanPatientmit

ÄnderungsinfoEndeProzessteilI-B

EmailanPatient ProzessteilIAnlageneuer

COMUNY-ContainermitKLAU-ID

Portal-SAPWebservice

UPD_TER_REQI-A

SpeichernContainerIDam

KLAU

Portal-SAPWebserviceUPD_TER_

RESP

AnzeigeaktuelleInformationenaus

SAPEnde

Portal-SAPWebserviceGET_INFO_

REQ

KLAUInformationenermitteln

Portal-SAPWebserviceGET_INFO_

RESP

I-B

StarteLINKLucom-Integration

PatientenaktionInitialisierung

Lucom-Aufnahme-Formulat

LUCOM-SAPWebserviceGET_AFORM_DATA_REQ

Portal-SAPWebserviceCREATE_TER_

RESP

ErmittelnKLAUpluszugehörigeLucom-

Daten

LUCOM-SAPWebserviceGET_AFORM_DATA_RESP

AnzeigeLucom-formularinkl.SAP-

Daten

PatientbearbeitetFormular

EndeFormular-bearbeitung

LUCOM-SAPWebservice

UPD_AFORM_DATA_REQ

ErmittelnKLAUpluszugehörigeLucom-

Daten

LUCOM-SAPWebservice

UPD_AFORM_DATA_RESP

EndePatientaktionDisponent:

AnpassungKLAUfürinternePlanung

KLAUaufArbeitsliste

Aufnahmeplanung

VersandEmailanPatientmit

Änderungsinfo

AuswahlTerminNV2000

MFAStartAufnahme

AnzeigeLucom-Daten

Lucom-Datenvorhanden

jaAuswahldialogSAP-

Datenabgleich

VorbelegungFormulardaten+Abgleichdaten

StartAufnahmevariante

NV2000EndeAufnahme

Nein

AuswahlKLAUNWP1

DisponentStartAufnahmeplanung

BearbeitenKLAUVersandEmailan

PatientmitÄnderungssdaten

EndeAufnahmeplanung

SAPProzessPatientenportal

ProzessLUCOMProzess Statushinweis

§  Integration: ú  Patientenportal ú  KIS & Ambulanzsystem

§  Prozesssteuerung: ú  Aufnahme-/ Leitstelle ú  Stationen ú  Ambulanzen ú  MVZ

§  einheitliche Vorgehensweise ú  administrative Aufnahme ú  Leistungsstelenanforderungen

2016

Universitätsklinikum Jena Aufgabenstellung / Ziele

Folie 18

Patientenportal im Universitätsklinikum Jena §  Unterstützung des Online-Check-in

§  Eingabe, Ergänzung oder Korrektur von Aufnahmedaten §  Möglichkeit der Buchung von Wahlleistungen

(z.B. Einbettzimmer, Patientenentertainment) §  …

§  Abbildung der möglichen Varianten §  Steuerung des Aufnahmeprozesses §  Fehlervermeidung/-minimierung

2016

Universitätsklinikum Jena Aufgabenstellung / Ziele

Folie 19

2016

Universitätsklinikum Jena Aufgabenstellung / Ziele

Folie 20

Patientenportal im Universitätsklinikum Jena §  Unterstützung bei der Dispositionsentscheidung

für die Anfragen aus dem Patientenportal §  Abfrage von relevanten Informationen zur

Entscheidungsfindung §  Berücksichtigung der zum Patienten vorliegenden

Information aus Voraufenthalten

Handlungsempfehlung für den Disponenten in

2016

Universitätsklinikum Jena Integration in die Architektur

Folie 21

Gen. HTML5 Formular System

Überleitungsmanagement

Vendor Neutral Archiv (VNA)

Ambulanzinformationssystem

Patientenportal ab 1.8.2016

Komm.Server Komm.Server

Komm.Server

SONAL-Technologie System

IS-H / i.s.h.med

2016

Universitätsklinikum Jena Status

Folie 22

§  Analyse der Prozesse und Varianten durch kiwiw

2016

St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus Herausforderungen / Problemstellungen

Folie 23

§  Zentrales Patientenaufnahmezentrum (PAZ) für 5 Kliniken

§  Steuerung von Elektivpatienten zum richtigen Termin bzw. (nächsten) Behandlungsschritt

§  Problem: Personal im PAZ stark gefordert §  daraus folgen Fehler bei der Terminvergabe §  intensive Kenntnis von Prozessen und

Fachkenntnisse ist unerlässlich, dabei hohe Fluktuation

2016

St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus Aufgabenstellung / Ziele

Folie 24

§  zentrale Steuerung der Patiententermine §  Abbildung sämtlicher möglicher Varianten §  Hilfsmittel für Patientenaufnahmezentrum §  Fehlervermeidung/-minimierung bei der Terminvergabe §  Entlastung für Aufnahmepersonal §  Reduzierung der Kompetenzanforderungen an

Aufnahmepersonal

2016

St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus Status (1)

Folie 25

§  Statusanzeige liefert unmittelbar Ergebnis und nächsten Arbeitsschritt

2016 Folie 26

St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus Status (2)

2016

Lösung

Folie 27

St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus Status (3)

2016

St. Marien- und St. Annastiftskrankenhaus Status (4)

Folie 28

§  Mit Hilfe der SONAL-Technologie konnte die Variantenvielfalt der komplexen situativen Terminvereinbarung in der Patientenaufnahme gelöst werden

§  Derzeit Test in der Praxis §  Geplant:

§  Optimierung der Benutzeroberfläche §  Integration ins Terminmanagement des KIS §  Vereinfachung der Pflege bei Prozessänderungen

2016 Folie 29