Programm zur grenzüberschreitenden

Zusammenarbeit Slowakei –

Österreich

Programmperiode 2007-2013

Programm zur grenzüberschreitenden

Zusammenarbeit Slowakei –

Österreich

Programmperiode 2007-2013

Seminar für Lead Partner und Projektpartner

MA 27, A-1080, Schlesingerplatz 2-4

03. Oktober 2012

03. Oktober 2012 9. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 2

Ziele des Seminars

• Gegenseitiges Kennenlernen

• Klärung offener Fragen mit den Projektteams

• Klärung des Zeitplanes!

• Förderfähigkeit von Kosten mit VertreterInnen der First Level Control (z.B. Gemeinkosten)

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Inhalt des Seminars

Teil 1 – Dokumente und Publizität• Q & A zu den Verträgen• Kommunikation / Publizität• Rolle der Ausgabenkontrolle (First Level

Control)

Teil 2 - Einzelberatungen• Ausführliche Beratungsgespräche mit den

Projektteams

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Ablauf 03.10.2012

Was? Wann?

Einführung (allgemeine Fragen) 9.00–12.00

Einzelberatungen 13.00-17.00

BirdExpedition 2 (BS, MH), E16ACE (BV, GO, HM), BV8

13.00-14.00

REACT / family net (TTSK) (GO, BV), E16EKOprofit Bratislava (MH, BS), BV8

14.30-15.30

IB-KSP (MH, GO), E16TwinEntrepreneurs (BS, BV), BV8

16.00-17.00

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Vertragliche Grundlage des Lead-Partner-Prinzips

Genehmigter ProjektantragGenehmigter Projektantrag

++

Unterschriebener Partnerschafts-

vertrag

max . 4 Monate ab Genehmigung –

03.11.2012

Unterschriebener Partnerschafts-

vertrag

max . 4 Monate ab Genehmigung –

03.11.2012

++

Unterschriebene Verträge über die

nationale Kofinanizerung

Unterschriebene Verträge über die

nationale Kofinanizerung

Unterschriebener, gültiger EFRE-Fördervertrag

Unterschriebener, gültiger EFRE-Fördervertrag

++AuszahlungsplanAuszahlungsplan

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Die nächsten SchritteWas? Wie? Wann?

Zusendung der unterschriebenen Partnerschaftsverträge

LP an GTS Spätestens

03.11.2012 !03.11.2012 !Übermittlung des Auszahlungsplans LP an GTS ASAP

Ausstellung des EFRE-Vertrages und Vertragsunterzeichnung

LP und VB Binnen 4 Wochen nach Erhalt der Dokumente

Bestätigung des Finanzamts, ob Vorsteuerabzugsberechtigung besteht oder nicht für AT LP und Partner

LP und PP an GTS

Mit der Abgabe des Auszahlungsplans

SK-Partner: Nachweise von FA, SV, KK anstelle eidesstattlicher Erklärungen nicht älter als 3 Monate

SK-Partner an MPaRV SR

Voraussetzung für nationalen Kofinan-zierungsvertrag

Zusendung von Kopien der unterschriebenen nationalen Kofinanzierungsverträge (nur AT partner)

LP und PP an GTS

Spätestens bis zur Vorlage des ersten Auszahlungsantrages

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Kommunikation – komplex und doch EINFACH!

• Lead Partner kommuniziert grundsätzlich mit Verwaltungsbehörde (VB) und GTS

• Nationale Kofinanzierungsverträge bitte mit den nationalen bzw. regionalen Kofinanzierungsstellen klären (nicht mit dem GTS oder der VB)

• Änderungen im Projekt unter Partnern besprechen, erst dann Information vom LP an das GTS

• Zahlungsanträge von Partnern werden an die Ausgabenkontrolle geschickt (nicht an das GTS oder VB)

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Kommunikation - Grundregeln in Kürze

• LP an die Verwaltungsbehörde (VB) und in cc an das Technische Sekretariat (GTS)

• Bekanntgabe von Änderungen im Änderungsformular an GTS

Die Grundlage für die Förderzusage im EFRE-Fördervertrag und im Partnerschaftsvertrag bildet das genehmigte Antragsformular!

Kommunikation um den unterschriebenen EFRE-Fördervertrag immer schriftlich, am besten als Brief:

Die Grundlage für die Förderzusage im EFRE-Fördervertrag und im Partnerschaftsvertrag bildet das genehmigte Antragsformular!

Kommunikation um den unterschriebenen EFRE-Fördervertrag immer schriftlich, am besten als Brief:

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Nicht vergessen!• Information und Publizität, Dokumente für die

Öffentlichkeit, Folder, Broschüren, Plakate, Websites zum Projekt NIE OHNE Programmlogo und EU-Flagge (mit Text)!

• Näheres dazu im Logo Manual auf der Website

1.1.

2.2.

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Logo-Anordnung

mehrere Logos in gleicher Größe

Auf der WWW-Seite muss das Logo beim Öffnen der Seite sichtbar sein! Auf der WWW-Seite muss das Logo beim Öffnen der Seite sichtbar sein!

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Logo – nur das Original verwenden

Das Logo sollte nicht verzerrt oderverändert werden:

Lieber einfärbig , wenn die richtigen Farben nicht zur Verfügung stehen

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Kommunikation – wichtige Tipps

• Wählen Sie ein angemessenes Portfolio der Publizitätsmaßnahmen sowie geeignete Kommunikationsmittel, um die Zielgruppen Ihres Projektes zu erreichen

• Verwenden Sie die Sprache der Zielgruppe

• Machen Sie Fotos von den Projektergebnissen und deren Nutzung

• In Artikeln und Medienpublikationen immer das Förderprogramm CBC SKAT erwähnen

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Webseite

• möglichst bald mit der Webseite beginnen

• Outputs, Terminankündigungen, Artikel usw. auf die

Webseite!

• beide Sprachversionen abstimmen

• Verlinkung und Indexierung

• Eigene Domain oder Unterseite bestehender Webseite

• Logos sind im oberen Bereich anzubringen

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www.projekt-baum.euwww.projekt-baum.eu

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Sichtbare Projektoutputs

• Sticker auf Geräte, die mit EFRE-Mitteln angeschafft werden– Logos– Projektname

• Kennzeichnung von Räumen, die für Projektaktivitäten angemietet werden– Logos– Projektname

• Tafeln bei Baustellen und nach Fertigstellung – bei Projekten über 500.000 Euro müssen die Logos mindestens 25% der Fläche ausfüllen– Logos– Projektname– Information über den Fördergegenstand

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Achten Sie auf QUALITÄT !

• Grenzüberschreitende Abstimmung der Inhalte zwischen

den PP

• Sorgfältige Recherche der Inhalte

• Die Nützlichkeit des Produkts hängt von der Wahl des

richtigen Informationsumfangs ab

• Professionelle (externe) Unterstützung

• Keine Rechtschreib- und Grammatikfehler

• Übersetzung von Muttersprachler und PP lektorieren lassen

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Übersetzung!Übersetzung!

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•falscher Aufstellungsort

•Logo fehlt

•falscher Aufstellungsort

•Logo fehlt

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Rollup-Beispiel:Rollup-Beispiel:

bei allen Veranstaltungen, wichtig auch als

Hintergrund für Fotos (Medien/Presse!)

bei allen Veranstaltungen, wichtig auch als

Hintergrund für Fotos (Medien/Presse!)

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Verzeichnis der Begünstigten*

Die Veröffentlichung des Verzeichnisses ist eine Verpflichtung seitens der Europäischen Kommission. Das Verzeichnis wird auf der Programmhomepage veröffentlicht und besteht aus folgenden Informationen:

•Begünstigter•Vorhaben•EFRE Förderbetrag•Nationale Kofinanzierung

*gemäß Durchführungsverordnung 1828/2006 der Kommission §7 Abs. 2d

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Planung ist wichtig:

• Es gibt KEINE Vorfinanzierung (Bank, Partner Vereinbarungen, nationale Vorfinazierung etc.)

• Koordinierung der Partner und Änderungen im Projekt brauchen Zeit

• lange Fristen der Ausgabenkontrolle (Regel sind 3 Monate und mehr weil...)

• Erst nach Erstellung des EFRE-Vertrags ist die Rückerstattung möglich (Mindestdauer: 6 M Projektarbeit, ab heute 2 M bis Vertrag; 4,5 M bis zur 1. Auszahlung; d.h. ca. 11-13 M!)

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Häufigste Probleme

• Unterschätzung des administrativen Aufwands im Projekt; d.h. für ausreichende Personalkapazität sorgen !!! (Projektbuchhaltung, Management, Reporting und Koordination der Partner bindet sehr viel Kapazität!)

• Projekt Outputs sind verbindlicher Bestandteil des Projekts und auf die Qualität der Outputs wird geachtet! (bad practice: copy paste studies, stranded investments, schlechte Übersetzungen...)

• Partnerschaft heißt, es entscheidet nicht NUR der LP, sondern alle Partner gemeinsam

• ZUSAMMEN, nicht nebeneinander arbeiten

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Ja, es wird auch kontrolliert...

Wir vom GTS• kommen zu Projekttreffen und Veranstaltungen• besuchen regelmäßig die Projektwebseiten und kontrollieren

Information und Publizität (bitte Entwürfe vorab und alle Übersetzungen durch Personen mit der jeweiligen Muttersprache kontrollieren lassen)

• kontrollieren die Finanzberichte und veranlassen EFRE- Auszahlungen

• antworten auf Ansuchen zu Projektänderungen (die immer ex-ante zu stellen sind)

• kontrollieren die Qualität der Projektergebnisse• veranlassen Sanktionen, falls Auszahlungspläne völlig verfehlt

werden und die Qualität der Ergebnisse große Defizite aufweist

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Gutes Gelingen wünschen Ihnen vom Programm ...

Wer? Telefon E-Mail

Verwaltungsbehörde

Mag. Martin Hutter +43-1-4000-27061 Martin.Hutter@wien.gv.at

Gemeinsames Technisches Sekretariat

DI Bernhard Schausberger

+43-1-4000-27092 Bernhard.Schausberger@sk-at.eu

Mag.a Genia Ortis +43-1-4000-27093 Genia.Ortis@sk-at.eu

Ing. Martin Hura +43-1-4000-27094 Martin.Hura@sk-at.eu

Mgr. Barbora Vallová +43-1-4000-27091 Barbora.Vallova@sk-at.eu

Helena Moravcová, BA +43-1-4000-27097 Helena.Moravcova@sk-at.eu

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Berichtswesen• Zeitpunkte für Auszahlungsanträge bzw.

Berichtslegung realistisch ansetzen – Zeitplan im EFRE-Fördervertrag

• Am besten wenn ein überprüfbares Resultat vorliegt

Auszahlungsantrag besteht aus:• Partnerebene: Aktivitätsbericht, Finanzbericht und

Belegaufstellung, Bestätigung der FLC, Bestätigung über nationale Ko-finanzierung - in der Sprache des Partners!

• Projektebene: Aktivitätsbericht, Finanzbericht, gesammelte Bestätigungen der FLC (von allen Partnern) – zweisprachig (SK, DE)

• Verwendung der Berichtsmuster!

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Auszahlungsanträge - Partnerebene

• AT: Projektpartner an die zuständige Regionale Stelle bzw. direkt an die FLC

• SK: Projektpartner an die FLC-Stelle im MPaRV SR

Jeder Partner stellt seinen Zahlungsantrag bestehend aus Aktivitätsbericht, Finanzbericht, Belegaufstellung selbst zusammen und legt diese Dokumente folgenden Stellen vor:

Jeder Partner stellt seinen Zahlungsantrag bestehend aus Aktivitätsbericht, Finanzbericht, Belegaufstellung selbst zusammen und legt diese Dokumente folgenden Stellen vor:

Es sind die Berichtsmuster der jeweiligen FLC-Stellen zu verwenden bzw. deren Vorgaben zu beachten!

Es sind die Berichtsmuster der jeweiligen FLC-Stellen zu verwenden bzw. deren Vorgaben zu beachten!

Antrag in der Sprache des

Partners

Antrag in der Sprache des

Partners

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Auszahlungsanträge auf Projektebene

• Der Lead Partner koordiniert und kompiliert den gesamten Zahlungsantrag für die Partnerschaft

• Falls Aktivitätsbericht auf Projektebene vorab verfügbar: Lead Partner an zuständige Regionale Stelle

• Sonst Lead Partner an das GTS; in cc die zuständige Regionale Stelle

Besteht aus dem Aktivitäts- und Finanzbericht auf Projektebene und den Bestätigungen der für jeden Partner zuständigen FLC-Stelle.

Besteht aus dem Aktivitäts- und Finanzbericht auf Projektebene und den Bestätigungen der für jeden Partner zuständigen FLC-Stelle.

Aktivitätsbericht in SK und DE

Aktivitätsbericht in SK und DE

03. Oktober 2012 9. Seminar für Lead Partner und Projektpartner 29

Termine für Zahlungsanträge

Die Auszahlung von EFRE - und nationalen Fördergeldern erfolgt nur im Wege der Rückerstattung – APRIL 2012 sind die ersten dran (optimistisch)

• Partnerebene: Bestätigung der Ausgabenkontrolle (FLC) max. 3 Monate und mehr weil...endgültige Bestätigung erst, wenn der EFRE Vertrag unterschrieben ist

• Mindestzeitraum für die Bearbeitung von FLC und GTS ca. 4,5 Monate

• Vorlage der Auszahlungsanträgemax. 2 mal pro Jahr

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Berichtswesen - Projektänderungen

• Geringfügige Änderungen – keine Genehmigung, nur Info

• Wesentliche Änderungen – Genehmigung durch Verwaltungsbehörde bzw. Begleitausschuss

• Flexibilitätsregelung - 15 Prozent zwischen Kostenkategorien 1 bis 3 innerhalb des Partnerbudgets: Information aber keine Genehmigung erforderlich; anderenfalls Genehmigung

siehe auch Kapitel 7.3 im Handbuch für Projektträger

Änderungen sind vorab schriftlich an das GTS zu berichten – dafür gibt es ein eigenes Änderungsformular

Alle Änderungen sind außerdem in den Aktivitätsberichten zu dokumentieren

Änderungen sind vorab schriftlich an das GTS zu berichten – dafür gibt es ein eigenes Änderungsformular

Alle Änderungen sind außerdem in den Aktivitätsberichten zu dokumentieren