Projektdatenbank PDB Einführung Verwaltung BFH 18. April 2007

Forschungskommission

PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_070418.ppt

Projektdatenbank PDBEinführung Verwaltung BFH18. April 2007

Sarah Naef und Frédéric J. Beaud

2PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_070418.ppt

1. Einführung – Ausgangslage und Ziele

2. Was kann die PDB an Informationen liefern?

3. Einstellungen des Internet-Browsers

4. Einführung in die Datenerfassung

1. Verwaltung

2. Projektleitung

3. Moderation

5. Weiteres Vorgehen

6. Fragen, Feedback

Programm

Viele hervorragende Projekte – schwierige Übersicht

Ausgangslage

Zahlreiche Forschungsprojekte an der BFH – bis heute lediglich einzeln und spezifisch kommuniziert.

Gesamtüberblick fehlt für potentielle Partner aus Wirtschaft und Gesellschaft.

Projektdatenbank PDB

Einführung

Kommunikation – intern wie auch nach aussen

Die PDB ist in die bestehende IT- und Prozesslandschaft integriert; aus ihr werden Internetseiten, Kenndaten sowie Dokumentationen für Projektleiter und Internet-Besucher generiert.

Die interdisziplinäre Forschung wird dank der inter-departementalen Kommunikation durch die PDB gefördert.

Die Forschungsaktivitäten werden mit einem hohen Grad an Automation zielgruppenspezifisch nach aussen kommuniziert.

Ziele der PDB

Einführung

1. Verwaltung

2. Projektleitung

3. Moderation

6. Fragen, Feedback

Programm

Kommunikation – intern wie auch nach aussen

« Innovation ist ein Begriff, der nur schwer fassbar ist.…wir haben drei Dimensionen ermittelt:

Erstens möchten wir über Innovation kommunizieren und zwar intern und extern. Wir möchten zeigen, dass wir innovativ sind und damit unsere Mitarbeiter weiter motivieren.

Die zweite Dimension: Wir bekennen uns zu einer Kultur der Anerkennung und Wertschätzung. Die beginnt bei einem Lob wie «Danke für Deine gute Idee!» und geht bis zur formalen Verankerung in Führungsinstrumenten…

Und drittens möchten wir verhindern, dass gute Ideen versanden, weil Ressourcen oder Finanzen fehlen. Aus diesem Grund haben wir einen Innovationsfonds gegründet.»

Otto Preiss, Leiter Forschungszentrum ABB SchweizZitat aus SwissEngineering STZ 4/07 p 8

Einführung

Suchmaske mit der Anzeige der neusten Projekte

Projekte werden kundenorientiert hervorgehoben.

Was kann die PDB?

Erweiterte Suchmaske

Spezifische Suchfunktionen helfen.

Was kann die PDB?

Anzeige der Suchergebnisse

PR-Instrument für die Projektleiterund Information für die Öffentlichkeit als Projektliste …

Dazu kommt die Möglichkeit eine Liste der gesuchten Projekte auszudrucken (PDF).

Was kann die PDB?

Ausgabe als Projektdatenblatt

… oder einzelnes Projekt.

Was kann die PDB?

Dazu kommt die Möglichkeit das Projektdatenblatt auszudrucken (PDF).

Ausgabe als internes Projektdatenblatt (PDF)

Für den internen gebrauch das vollständige Datenblatt

Was kann die PDB?

Dieses Datenblatt enthält alle Angaben und ist deshalb nur intern verfügbar.

Ausgabe als Excel-Datei (Intern, Verwaltungen)

Statistische Auswertungen in den Verwaltungen.

Was kann die PDB?

Rohe Darstellung der Daten. Eine Excel-Pivot-Tabelle zur besseren Nutzung ist in Vorbereitung.

Schutz der beteiligten Partner

Nur geschulte und berechtigte Personen haben Zugriff auf die Editierwerkzeuge der Datenbank.

Es werden nur Projektdaten öffentlich ausgegeben, die nicht geheim und die vom Moderator freigegeben sind.

Der Projektleiter kann aus drei Geheimhaltungsstufen wählen:

1. Öffentlich zugängliche Projekte (alle Daten einsehbar)

2. Projekte, bei denen nur Titel und Beschrieb öffentlich sind.

3. Geheime Projekte (sind nur vom Projektleiter und der Verwaltung einsehbar).

Geheime Projekte

Was kann die PDB?

1. Verwaltung

2. Projektleitung

3. Moderation

6. Fragen, Feedback

Programm

Einstellungen des Internet-Browsers

Einstellungen

1. Verwaltung

2. Projektleitung

3. Moderation

6. Fragen, Feedback

Programm

Link – Login – Eingangsbildschirm – Verwaltung

Datenerfassung

https://spsbfh01.bfh.ch/sites/bfh/pdb_fe/default.aspx

Wenn nicht auf einem PC mit BFH-Login dem Link gefolgtwird, erscheint eine Anmeldungsmaske:User: bfh\ihr_bfh_kürzelPasswort: ihr_bfh_passwort

Dann erscheint die PDB mit folgendem Bildschirm:

Eingangsbildschirm – Link Anleitung – alle

Datenerfassung

Öffnen in neuem Bildschirm, damit in der Anleitung parallel nachgeschlagen werden kann

Rechten Maustaste:

Neues Projekt – Verwaltung

Datenerfassung

Person wählen – Verwaltung (und auch Projektleitung)

Datenerfassung

Auschecken des Projekts – Verwaltung

Datenerfassung

Nach der Wahl « Projekt editieren »:

Mit dem Auschecken des Projekts wird verhindert, dassmehrere Personen gleichzeitig Daten verändern. Nachdem Auschecken wird der Projekttitel rot eingefärbt undkann durch ein «klick» ausgewählt werden.

Projekt editieren – Basisdaten – Verwaltung

Datenerfassung

Projekt editieren – Finanzdaten – Verwaltung

Datenerfassung

Cash-Beiträge an Forschungsinstitutionen

Datenerfassung

Eigenfinanzierung durch die Forschungsinstitutionen

Datenerfassung

Eigenleistungen der Wirtschaftspartner und der öffentlichen Hand

Projektleiter – Projekt editieren – Einchecken

Datenerfassung

Nachdem alle Daten erfasst sind, muss dass Projekt wieder «eingecheckt» werden. Ohne Einchecken bleibt das Projekt blockiert, das heisst, für die Verwaltung ist das Projekt nicht in den Übersichtslisten enthalten, der Projektleiter kann keine Daten erfassen und der Moderator kann das Projekt nicht freigeben.

Bitte Meldung an den Projektleiter,damit er die Projektdaten erfassen kann.

Die Berechtigung der Projektleiter muss noch im SharePointServer eingetragen werden.

Bitte Meldung an den Administrator, falls ein Projektleiter zum ersten mal eingetragen wird.

1. Verwaltung

2. Projektleitung

3. Moderation

6. Fragen, Feedback

Programm

Link – Login – Eingangsbildschirm – Projektleiter

Datenerfassung

Auschecken des Projekts – Projektleiter

Datenerfassung

Nach der Wahl « Projekt editieren »:

Mit dem Auschecken des Projekts wird verhindert, dassmehrere Personen gleichzeitig Daten verändern. Nachdem Auschecken wird der Projekttitel rot eingefärbt undkann durch ein «klick» ausgewählt werden.

Projektleiter – Projekt editieren – Basisdaten

Datenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Beschrieb

Datenerfassung

32PDB_Einfuehrung_Verw_BFH_070418.pptPersonenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Beteiligte

Datenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Ergebnisse

Datenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Multimedia

Datenerfassung

Projektleiter – Projekt editieren – Einchecken

Datenerfassung

Nachdem alle Daten erfasst sind, muss dass Projekt wieder «eingecheckt» werden. Ohne Einchecken bleibt das Projekt blockiert, dass heisst, für die Verwaltung ist das Projekt nicht in den Übersichtslisten enthalten und der Moderator kann das Projekt nicht freigeben.

Bitte Meldung an den Moderator, damit er das Projekt freigeben kann.

Nach der Freigabe erscheinen die öffentlichen Projekte im allgemein zugänglichen Teil des Internets.

1. Verwaltung

2. Projektleitung

3. Moderation

6. Fragen, Feedback

Programm

Link – Login – Eingangsbildschirm – Moderator

Datenerfassung

Freizugebende Projekte – Moderator

Datenerfassung

Projekt freigeben

1. Verwaltung

2. Projektleitung

3. Moderation

6. Fragen, Feedback

Programm

Einführung der PDB in eurem Departement

- Einführung der Projektleiter eures Departements

- Ansprechperson für die PDB im Departement

- Eventuelle Fehlermeldungen notieren(am besten mit Printscreen und kurzer Erklärung)

Weiteres Vorgehen

Anpassung der PDB an die Bedürfnisse

- Ergänzungsanträge für die Scroll-Listen

Im Moment noch an frederic.beaud@bfh.ch melden.

SharePointServer-Funktionalitäten werden für Meldungen eingerichtet.

Weiteres Vorgehen

Erfassungsziel bis zum Tag der Forschenden

- Bis Ende April 2007 je 5 Projekte pro Departement

- Bis zum Vorabend des Tages der Forschenden, am 9. Mai 2007,je 10 Projekte pro Departement

Weiteres Vorgehen

1. Verwaltung

2. Projektleitung

3. Moderation

6. Fragen, Feedback

Programm

Besten Dank im voraus

für Ihre Mitarbeit!

PDB – Gesamtübersicht

Verwalter BFHVerwalter Dep.

Projektleiter

Internet-User

Suchmaske

Projektliste(Web)

Projektdatenblatt(Web)

Projektliste(Download als PDF)

Projektdatenblatt(Download als PDF)

Projektspezifische Dateien

(Artikel (reviewed), Abstract, Fotos, etc. )

Links zu Homepages von Projektpartner

Nutzung und Ausgabe externAusgabe internKontrolle / Bearbeitung

Moderator Dep.

Projektdaten gesamt

(PDF-Download)

Projektdaten Auszug

(PDF-Download)

Maske Projekt anzeigen

Maske freigege-bene Projekte

Maske unvoll-ständige Projekte

Maske Stammdaten

Maske Berichte(Projektlisten)

Liste Eckdaten(XLS-Download)

Liste Kommunikation

(XLS-Download)

Liste Gesamtdaten(XLS-Download)

Liste Partner(XLS-Download)

Administrator(SuperUser)

Eingabe

Verwalter Dep.

Maske Projekt-eröffnung

Maske Projekteeditieren

ProjektleiterMaske Projekte

editieren

Freigegebene Projekte

Auswertung Verwaltung

Projektdatenbank PDB Einführung Verwaltung BFH 18. April 2007

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