Projektmanagement

Christa Schwarzenpoller

Richard Raab

„Sage mir wie du ein Projekt beginnst

und ich sage dir wie es endet!“

(zit. aus dem Ausbildungsprogrammvon Mercedes Benz)

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist …

…eine Aufgabe mit besonderen Merkmalen:neuartigkomplex (schwierig) fachübergreifendaufwändigzeitlich begrenztzielorientiert

Ein Projekt erfordert …

eine projektspezifische Organisation (Projektteam, Projektregeln)

präzise Zielvorgaben Teamarbeit laufende Kontrolle und Steuerung

Arten von Projekten

gewinnorientierte Projekte

Non-Profit-Projekte

externe Projekte Projektauftraggeber und Projektauftragnehmer sind aus verschiedenen Unternehmen (Schulen).

interne ProjekteProjektauftraggeber ist aus dem selben Unter-nehmen (bzw. aus der selben Schule) wie die Projektauftragnehmer.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist …

… die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten

mit Hilfe spezieller Instrumente.

Projektmanagement ist …

… nicht nur ergebnisorientiert

Welche Ergebnisse gibt es?

Leistungen Termine Kosten

… sondern auch prozessorientiert

Wie sind die Ergebnisse zustande gekommen?

Beziehungen Projektorganisation Projektkultur

Wozu Projektmanagement?

Durch gutes PM …

kann man Projekte effizient gestalten (planen und steuern),

werden Projekte für Dritte nachvollziehbar,

können Lerneffekte für andere Projekte nutzbar gemacht werden.

Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)

Vorbereitung

Planung

Durchführung

Abschluss

Aufgabenanalyse

ev. Ist-Situation analysieren ev. Probleme beschreiben ev. Ursachen für Probleme analysieren Ideen sammeln Grobkonzept erstellen

Projektwürdigkeitsanalyse

Ist die Aufgabe wirklich so umfangreich, neuartig, schwierig, …?

Ist das Projekt tatsächlich realisierbar? Steht der Erfolg in einem angemessenen

Verhältnis zum Aufwand?

Gefahr der Projektitis!

Klärung der Projektziele

KostenzielWas kostet es?

TerminzielBis wann?

SachzielWas?

Projekt-ziele

Abgrenzung der Projektziele

Hauptziele Zusatzziele Nicht-Ziele

Formulierung der Projektziele

klar und präzise möglichst messbar

Projektname:

PROJEKTZIELEPLAN

Hauptziele Adaptiert per...

Zusatzziele Adaptiert per...

Nicht-Ziele Adaptiert per...

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Projektorganisation

Wer soll im Projektteam mitarbeiten? Wer soll das Projekt leiten? Wie soll das Projekt in das Unternehmen

(in den Schulbetrieb) integriert werden?

Subteam 1

Projektorganisation

Projekt-auftraggeberteam

Projekt-auftraggeberteam

Projekt-mitarbeiter/in

Projekt-mitarbeiter/in

Projektteam-mitglied

Projektteam-mitglied

Projektteam-mitglied

Projektteam-mitglied

Projekt-mitarbeiter/in

Projekt-mitarbeiter/in

Projekt-manager/in

Projekt-manager/in

Projektteam

Projekt-mitarbeiter/in

Projekt-mitarbeiter/in

Projekt-mitarbeiter/in

Projekt-mitarbeiter/in

Sub-team 2

Projekt-mitarbeiter/in

Projekt-mitarbeiter/in

Projektrolle Name Telefon e-mail

Projektauftraggeberteam

Projektmanager/ in

Projektteammitglied 1

Projektteammitglied 2

Projektteammitglied 3

Projektteammitglied 4

Projektmitarbeiter/ in 1

Projektmitarbeiter/ in 2

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Projektname:

PROJEKTORGANIGRAMM

Projektauftrag

Abschluss der Vorbereitungsphase Zusammenfassung der wichtigsten

Eckdaten des Projekts formelle Beauftragung mit klarer

Zielvereinbarung offizieller Start des Projekts

Projektname:

PROJEKTAUFTRAG

Startereignis Endereignis

Starttermin Endtermin

Ziele Nicht-Ziele

Kosten

zu bezahlende Kosten:

nicht zu bezahlende Kosten:

Projektauftraggeber/ in Projektmanager/ in

Teammitglieder

Relevante Projektumwelten

Projektmanager/in Projektauftraggeber/in

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BeispielProjektauftrag

STOP

Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)

Vorbereitung

Planung

Durchführung

Abschluss

Kick-Off-Meeting

erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams

Zweck: gleicher Informationsstand der Teammitglieder

(Kennen lernen)Rolle und Erwartungen der

einzelnen MitgliederVereinbaren von SpielregelnGrobverteilung der Aufgaben

Projektstrukturplan (PSP)PROJEKT

Logische Gliederung

Arbeitspakete

Projektstrukturplan (PSP)

Vorgangsweise:1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten

listen (Brainstorming)

2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen

Arbeitspakete (AP)

überschaubare Teilaufgaben für jedes Paket einen eindeutigen

Verantwortungsträger(Dieser muss das AP nicht alleine be-arbeiten, ist aber für die ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich.)

Formulierungstipp: Zeitwort nicht vergessen! (z.B. Plakat entwerfen)

Projektstrukturplan (PSP)

Vorgangsweise:1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten

listen (Brainstorming)

2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen

3. Gliederung erstellen

Gliederung des PSPPROJEKT

Gliederung nach Objekten: Homepage Folder Visitenkarten …

Gliederung nach Funktionen: Ideensammlung Grobplanung Detailplanung Umsetzung …

oder

Projektstrukturplan (PSP)

Vorgangsweise:1. alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten

listen (Brainstorming)

2. diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen

3. Gliederung erstellen

4. Arbeitspakete codieren

5. grafisch darstellen

Projektstrukturplan (PSP)

1.3

P laka te u .E in la du ng en

d ru cken

A n ge bo tee in ho len

W e rb e d es igne n tw icke ln

M o ttofe stleg en

M arketing

G e sta ltu n g d e rS a a ld eko ra tion

D e ko ra tio n sm a te ria lsa m m e ln

Id e en sa m m e lnu . a usw äh len

D ekoration

M itte rna ch ts-e in la ge

o rg a n is ie ren

D a m e n sp e nd envo rbe re iten

E rö ffnu ngp lan en

Id e en sa m m e lnu . a usw äh len

Ein lagen

O rg an isa tio n &D o ku m e n ta tion

K o m m u n ika tion

P lan u ng &K o ord ina tion

PM

Matura-Ball

1 2

1.1

1.2

Plakate u. Einladungen

drucken1.4

Angeboteeinholen1.3

2.1

Projektstrukturplan (PSP)

systematische und überschaubare Gliederung des gesamten Projekts

plan- und kontrollierbare Teilaufgaben dient der Vereinbarung der Aufgaben für

die Projektteammitglieder Basis für weitere Planung (Ablauf,

Termine, Kosten, Ressourcen, …)

STOP

Arbeitspaket-Beschreibung

detailiertere Beschreibung eines Arbeitspakets

nicht für alle Arbeitspakete notwendig sinnvoll,

wenn das Arbeitspaket umfangreich ist,wenn das Arbeitspaket schwierig ist oderwenn die Abgrenzung zu anderen Arbeitspaketen

unklar ist

Arbeitspaket-Beschreibung

Bestandteile:PSP-CodeArbeitspaket-Bezeichnung InhaltNicht-Inhaltangezielte ErgebnisseLeistungsfortschrittsmessung

Projektname:

ARBEITSPAKET-BESCHREIBUNG

PSP-Code: AP-Bez.:

Starttermin: Endtermin:

Verantwortliche/ r:

AP-Ziel Adaptiert per...

AP-Nicht-Ziel Adaptiert per...

Voraussetzungen Adaptiert per...

Benötigte Ressourcen Adaptiert per...

Mögliche Probleme Adaptiert per...

Kosten Adaptiert per...

Ergebnisse Adaptiert per...

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Beispiel AP-Beschreibung

PSP-Code: 3.1 AP „Ideen sammeln u. auswählen“

Inhalt:

Ideen finden Ideen auf Umsetzbarkeit prüfenRessourcenprüfung u. -vergleich durchführenKostenprüfung u. -vergleich durchführenEntscheidung für bestimmte Balleinlagen fällen

Beispiel AP-Beschreibung

Nicht-Inhalt:Ausarbeitung der BalleinlagenOrganisationDurchführungKontrolle des Erfolges dieser Balleinlagen

Beispiel AP-Beschreibung

angezielte Ergebnisse:Brainstormingprotokollemind. 5 verwirklichbare Ideenkonkrete UmsetzungsstrategienRessourcenlistenKostenaufstellungEntscheidung für BalleinlagenBesprechungsprotokolle

Beispiel AP-Beschreibung

Leistungsfortschrittsmessung:50 % bei Vorliegen der 5 Ideen und deren

Umsetzungsstrategien70 % bei Vorliegen der Ressourcenlisten90 % bei Vorliegen der Kostenaufstellung100 % bei Vorliegen der Entscheidung über

die konkreten Balleinlagen

Terminplanung

Terminliste Balkenplan Meilensteinplan ev. Netzplan (für sehr komplexe Projekte)

Terminliste

Auflistung der Arbeitspakete mit Anfangs- und Endtermin

Projektname: PROJEKT-TERMINLISTE

Arbeitspaket

PSP-Code Bezeichnung Anfangstermin Endtermin

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Balkenplan

grafische Darstellung der Anfangs- und Endtermine der einzelnen Arbeitspakete

bei großer Anzahl an Arbeitspaketen ev. nur die Anfangs- und Endtermine der Arbeitspaket-Gruppen darstellen

Beispiel Balkenplan

Beispiel Balkenplan

Meilensteinplan

listet die bedeutsamsten Termine auf, z.B.:Abschluss einer AP-GruppePräsentationstermin…

Meilensteine sollten auch am Balkenplan ersichtlich sein.

Projektname:

PROJEKT-MEILENSTEINPLAN

PSP-Code

Meilenstein-Bezeichnung Plan-Termin Ist-Termin

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STOP

Ressourcenplan

gibt einen Überblick über benötigte und vorhandene Ressourcen an Personal und Sachmittel

Ziel: Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen in der richtigen Art

in der richtigen Mengezum richtigen Zeitpunktam richtigen Ort

Ressourcenplan

Vorgangsweise:1. Bedarfsermittlung (Wann wird was gebraucht?)

2. Ermittlung verfügbarer Ressourcen (Wann ist was verfügbar?)

3. Soll-Ist-Vergleich (Wann fehlt was?)

4. Ausgleichsmaßnahmen (Was tun?): zeitliche Verlagerung Suche nach Alternativen Verzicht

Kostenplan

gibt einen Überblick über:geplante Kosten tatsächliche Kosten

Aufspaltung sinnvoll in:Personalkosten

(im Schulbereich: Arbeitszeit schätzen und mit fiktivem Stundenlohn multiplizieren)

Sachkosten

Projektname:

PROJEKT-KOSTENPLAN

Arbeitspaket

PSP-Code Bezeichnung

Kostenart Kosten- beschreibung

Plankosten Istkosten

Personal Material Fremdleistungen

Sonstige

Gesamt Personal Material Fremdleistungen

Sonstige

Gesamt Personal Material Fremdleistungen

Sonstige

Gesamt

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Umweltanalyse

stellt alle für das Projekt relevanten Umwelten dar

ev. mit + und – die geschätzte Einstellung dem Projekt gegenüber darstellen

Zweck:Auffinden möglicher Probleme (Konflikte)Planung von Vorbeugemaßnahmen

Schulball

Medien

Lehrer

GästeStadtgemeinde

Matura & AP

„Lieferanten“Projekt-

team

Auftrag-geber

DirektorSekretariatProjektleiter

Beispiel zur Umweltanalyse

Beispiel Umweltanalyse

Risikoanalyse

listet mögliche Risiken für das Projekt auf Zweck:

rechtzeitiges Auffinden möglicher RisikenPlanung von Gegenmaßnahmen

Projektname:

PROJEKT-

RISIKOANALYSE

PSP-

Code

AP/Phase Risiko Vorbeuge- Maßnahmen

Notfalls- Maßnahme

Adaptier per ...

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Projektkultur

Es sollten klare Spielregeln für das Projektteam schriftlich fixiert werden, z.B. Verhalten im KrankheitsfallSanktionen, wenn ein Teammitglied eine

Termin nicht einhält…

Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)

Vorbereitung

Planung

Durchführung

Abschluss

Projektteambesprechungen

sollten regelmäßig erfolgen Zweck:

gegenseitige Information über den Projektstand

Besprechung aktueller Probleme und Entwicklung von Lösungen

Änderung bestehender oder Erstellung neuer Arbeitsaufträge

Projektteambesprechungen

Ablauf:1. Ernennen des Protokollführers

2. gegenseitige Information über den Projektstand und aufgetretene Probleme

3. Entscheidung über die weitere Vorgehensweise

4. schriftliche Vereinbarung konkreter Maßnahmen, die im Anschluss an die Sitzung zu erledigen sind (To Do-Liste)

5. Festlegen des nächsten Sitzungstermins

Statusberichte

Information an den Auftraggeber über den aktuellen Stand des Projekts

Projektname:

PROJEKTSTATUSBERICHT per .....

o sehr gut o gut o okay o schlecht o sehr schlecht

Gesamtstatus des Projekts

Status: Projektziele

Beschreibung der Veränderungen und Interpretation

Maßnahmen

Status: Projektleistungsfortschritt

Beschreibung der Veränderungen und Interpretation

Maßnahmen

Status: Projekttermine

Beschreibung der Veränderungen und Interpretation

Maßnahmen

Status: Projektkosten, Projektressourcen

Beschreibung der Veränderungen und Interpretation

Maßnahmen

Status: Projektumwelten, Beziehungen zu anderen Projekten

Beschreibung der Veränderungen und Interpretation

Maßnahmen

Status: Projektorganisation/ Projektkultur

Beschreibung der Veränderungen und Interpretation

Maßnahmen

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Besprechungsprotokolle

zum Festhalten der wichtigsten Fakten der Besprechung

Zweck:damit weniger leicht etwas vergessen wirddamit man bei unterschiedlicher Erinnerung

nachschlagen kann

To Do-Liste

listet die Maßnahmen auf, die sich aus der Besprechung ergeben

kann in das Besprechungsprotokoll integriert sein

Projektname:

TO DO-LISTE

per ..

PSP-Code

Vorgang Zuständigkeit Fertigstellungs-termin

Status Notizen

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Controlling

bedeutet nicht nur Kontrolle, sondern auch Steuerung Hauptaufgabe ist der Soll-Ist-Vergleich

bezüglich:TermineKostenQualität der Ergebnisse

um rechtzeitig gegensteuern zu können

Ablauf eines Projektes(in 4 Phasen)

Vorbereitung

Planung

Durchführung

Abschluss

Abschluss

Abschlusspräsentation Projektabnahme ev. Einschulung des Auftraggebers Abschlussbesprechung ev. Abschlussfeier Abschlussbericht

Abschlusspräsentation

dem Auftraggeber und ev. anderen wird das Projekt präsentiert

Projektabnahme

1. Das Projektteam stellt dem Auftraggeber das Projektergebnis vor.

2. Etwaige Mängel werden schriftlich dokumentiert.

3. Nachbesserungsmaßnahmen werden vereinbart.

Abnahmeprotokoll

schriftliche Zusammenfassung der Projektabnahme

wird von Auftragnehmer und Auftraggeber unterschrieben

Abschlussbesprechung

Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit Reflexion und Feedback:

Wurden die Ziele erreicht?Warum wurden ev. Ziele nicht voll erreicht?Welche Probleme gab es?Was könnte im nächsten Projekt besser gemacht

werden?Welche positiven Erfahrungen können für das nächste

Projekt mitgenommen werden?

Abschlussbericht

schriftliche Zusammenfassung der Abschlussbesprechung

kann zusätzlich enthalten:Planungsunterlagendetailierte Abrechnung

wird meist vom Projektmanager verfasst

Projektname:

PROJEKT-ABSCHLUSSBERICHT

Gesamteindruck

Reflexion: Projektziele, Leistungen, Projekttermine

Reflexion: Projektressourcen- und Projektkosten

Reflexion: Projektumweltbeziehungen, Beziehungen zu anderen Projekten

Reflexion: Teamarbeit, Einsatz von Projektmanagement

Zusammenfassende Erfahrungen für andere Projekte

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Projektdokumentation

Projektdokumentation

alle schriftlichen Unterlagen kommen in einen Projektordner (Verantwortlichen bestimmen!)

alle elektronischen Unterlagen werden in einem Projektordner gespeichert:muss für alle Teammitglieder zugänglich seinev. Unterordner anlegenSicherungskopien anlegen!Verantwortlichen bestimmen!

Projektdokumentation

Projektdokumentation für Schule ev. abweichendes Projekthandbuch für

externen Auftraggeber

ProjekthandbuchInhalt: Deckblatt (P:\0Lehrer-public\Freitag\Deckblatt

Matura) eidesstattliche Erklärung Inhaltsverzeichnis Lebenslauf (europäisch – max. 2 Seiten) Projektmanagement-Instrumente

ev. Projektzieleplan

Projekthandbuch

ProjektorganigrammProjektauftragProjektstrukturplan (PSP)Arbeitspaketbeschreibung(en)ev. TerminlisteBalkenplanMeilensteinplan

Projekthandbuch

ev. UmweltanalyseRisikoanalyseev. Statusberichteev. Besprechungsprotokolleev. ProjektabnahmeprotokollProjekttagebuchAbschlussbericht

Projekthandbuch

Beschreibung der Projektergebnisse je nach Projektthema kürzere oder längere

Darstellung (8-10 Seiten)zB Screenshots, Designüberlegungen, …

ev. Quellenverzeichnis

Projekthandbuch

Form: gebunden (1 Exemplar) + 1 CD

Umfang: 20 – 40 Seiten pro Gruppe

(2 - 4 Personen)

Projekt-CD

Projekthandbuch Folder, Visitenkarten Website PowerPoint-Präsentation (falls vorhanden) Originalfotos

Leistungsbeurteilung

Leistungen Termine Ressourcen Kosten

Beziehungen Projektorganisation Projektkultur

ergebnisorientiert = „hard facts“

prozessorientiert = „soft facts“

PM und Leistungsbeurteilung

Danke für die Aufmerksamkeit

… und viel Spaß beim Projekt!

Reserve

Projekt

Vorprojektphase

Was ist vor dem Projektstart passiert?

Welche Entscheidungen wurden bereits getroffen?

Wie ist es zu diesem Projekt gekommen?

Wer hat die Projektentstehung gefördert bzw. gehemmt?

Welche Unterlagen wurden erstellt?

.......

Nachprojektphase (Konsequenzen)Welche Handlungen und Entscheidungen sind nach Projektende zu setzen?

Welche Folgeprojekte kann/soll/muss es geben?

Welche Folgenutzen, -kosten gibt es?

.........

Projektkontextanalyse zeitlich und sachlich

SYSTEMATIK des PM

Projektidee: Abgrenzung u. Projektkontext

Projektentscheidung u. Projektauftrag

Erstplanung - Projektstruktur

Projektorganisation u. Projektkultur

Kosten u. Ressourcen

Projektdokumentation

PROJEKTSTART -PHASE

P R O JE K T -D U R C H F Ü H R U N G S -

P H A S E

P R O JE K T -A B S C H L U S S -

P H A S E

P R O JE K T M A N A G E M E N Tim Ze ita b la u f

SYSTEMATIK des PM

P R O JE K T S T A R T -P H A S E

PRO JEKT-DURCHFÜ HRUNG S -

PHASE

P R O JE K T -A B S C H L U S S -

P H A S E

P R O JE K T M A N A G E M E N Tim Ze ita b la u f

ProjektfortschrittskontrolleProjektneuplanungNeugestaltung von OrganisationWeiterentwicklung der Projektkultur

SYSTEMATIK des PM

ProjektreflexionPlanung der NachprojektphaseTransferplanung (= organisatorisches Lernen)Auflösung der ProjektkulturAbgabe ca. WeihnachtenBeurteilungev. KorrekturEndtermin: Anfang - Ende Februar

P R O JE K T S T A R T -P H A S E

P R O JE K T -D U R C H F Ü H R U N G S -

P H A S E

PROJEKT-ABSCHLUSS -

PHASE

P R O JE K T M A N A G E M E N Tim Ze ita b la u f

MEILENSTEINLISTE

P R O JE K T -S T A R T P H A S E

P R O JE K T -D U R C H F Ü H R U N G S -

P H A S E

P R O JE K T -A B S C H L U S S -

P H A S E

P R O JE K T M A N A G E M E N Tim Ze ita b la u f

Antrag

AuftragKick-off

AbnahmeBesprechungstermine

PROJEKTABGRENZUNG

WAS? - konkrete Definition d. Projektes (außen - innen) - 3 Dimensionen: zeitlich / sachlich / sozial WOZU? - Klarheit über Projektziel - Klarheit zw. P-Team und Auftraggeber WIE? - intuitiv / systematisch (Visualisierung!) -3 Schritte: zeitlich / sachlich / sozial - im Team! Als Projekt-Startworkshop

Projektstrukturplan (PSP)

P laka te u .E in la du ng en

d ru cken

A n ge bo tee in ho len

W e rb e d es igne n tw icke ln

M o ttofe stleg en

M arketing

G e sta ltu n g d e rS a a ld eko ra tion

D e ko ra tio n sm a te ria lsa m m e ln

Id e en sa m m e lnu . a usw äh len

D ekoration

M itte rna ch ts-e in la ge

o rg a n is ie ren

D a m e n sp e nd envo rbe re iten

E rö ffnu ngp lan en

Id e en sa m m e lnu . a usw äh len

Ein lagen

O rg an isa tio n &D o ku m e n ta tion

K o m m u n ika tion

P lan u ng &K o ord ina tion

PM

Matura-Ball