Rechtliche und Finanzielle Regelungen in Horizont 2020

Liane Lewerentz EU-Büro des BMBF

Nationale Kontaktstelle Recht und Finanzen

Bonn, 2015

Teilnahmefähigkeit und Förderfähigkeit in H2020

Minimumvoraussetzung für die Teilnahmefähigkeit des Konsortiums (Art. 9 BtR) Mindestteilnahmevoraussetzungen: • drei voneinander unabhängige Einrichtungen aus drei unterschiedlichen EU-

Mitgliedsstaaten oder assoziierten Staaten Ausnahmen z.B.: • Ausschreibungen des Europäischen Forschungsrats (ERC) • Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen (CSA) • Mobilitäts- und Ausbildungsmaßnahmen • Im Instrument zur Förderung kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU),

sofern der europäische Mehrwert gegeben ist • bei Maßnahmen der Ko-Finanzierung von Programmen • im Arbeitsprogramm festgelegten und begründeten Fällen

Teilnahmevoraussetzungen: EU 28+AS EU Mitgliedsstaaten

Assoziierte Staaten (AS)

Albanien

Bosnien & Herzegowina

Färöer-Inseln

Island

Israel

Mazedonien (EJR)

Republik Moldau

Montenegro

Norwegen

Serbien

Türkei

(Ukraine voraussichtlich ab 03/15)

Schweiz (teilassoziiert seit 09/14)

Förderfähigkeit der Beteiligten (Art. 10 BtR) • Einrichtungen in:

– EU Mitgliedstaaten und in Assoziierten Staaten zu H2020 – sowie Organisationen von europäischem Interesse – allen Staaten, die im Arbeitsprogramm gelistet sind (= alte FP 7 INCO

Staaten) und nicht explizit im thematischen Arbeitsprogramm ausgeschlossen

• Internationale Organisationen oder Rechtspersonen soweit: – von wesentlicher Bedeutung für die Projektdurchführung oder – ein bilaterales wissenschaftlich-technisches Abkommen vorliegt (Art. 10 II b)

Nicht förderfähig sind: • Rechtspersonen aus industrialisierten Ländern (nicht gelistete Staaten des

Annex I AP H2020 z. B. USA, Kanada, Japan, Australien, Monaco, Mexiko, Schweiz (außer in der 1. Säule Wissenschaftsexzellenz) etc.) und Schwellenländer der BRIC Staaten (Brasilien, Russland, Indien, China)

Rechtlicher Rahmen – Hierarchie der Dokumente

Vertrag von Lissabon

Rahmenprogramm zu H2020 (Beschluss)

Beteiligungsregeln (VO) Europäische

Haushaltsordnung (EHO)

Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement)

Konsortialvertrag (Consortium Agreement)

Kommentiertes GA (Annotated Model Grant

Agreement (AMGA)) Leitfäden/

Online Manual

Die Finanzhilfevereinbarung in H2020 Model Grant Agreement

Partner Partner Partner Partner •Partner Koordinator

Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement)

Außenverhältnis Konsortium-Kommission

Finanzhilfevereinbarung (Model Grant Agreement)

• Einheitliches Regelwerk für alle Programme in H2020

• Spezifische Abweichungen für ERC, MSC, KMU, CO-FUND

• Umfangreicher als das FP 7 Model (FP7 MGA + Financial Guide)

• Arbeiten mit Versionen: Mono und Multi-Beneficiary

• Arbeiten mit Optionen im Vertragstext

• Ausrichtung: Partielles Lesen für bestimmte Situationen

• Kommentierung zum MGA: Annotated Documents veröffentlicht im Teilnehmerportal (unter Reference Documents)

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html

Finanzhilfevereinbarung - Bestandteile

• Kernvereinbarung Allgemeine Geschäftsbedingungen (rechtliche und finanzielle Regelungen)

Anlagen: • Annex 1 Projektbeschreibung • Annex 2 Veranschlagtes Projektbudget • Annex 3 Beitritt der Partner zum Vertrag [optional 3a und 3b] • Annex 4 Finanzbericht („Financial Statement“) • Annex 5 Prüfbescheinigung („Certificate on the financial

statements“) • Annex 6 Methodenzertifikat („Certificate on the methodology“)

Finanzhilfevereinbarung: Inhaltsübersicht der Kernvereinbarung I. Allgemeines Zielsetzung des Vertrags II: Projekt Projekt, Dauer, Budget III. Finanzhilfe Höhe der Zuwendung, Förderraten, förderfähige Kosten IV: Rechte und Pflichten

• zur Projektdurchführung: Ressourcen, Beiträge Dritter, Unteraufträge

• Projektadministration: Berichtspflichten, Auszahlungen, Audits • Bestehendes Wissen und Projektergebnisse: Zugangsrechte,

Schutz von Ergebnissen, Verwertung, Verbreitung • weiteres: Geschlechtergleichheit (Gender), Ethik,

Vertraulichkeit V.: Rollenverteilung Rollen und Verantwortlichkeiten, interne Arrangements VI: Zurückweisun-gen, Reduzierungen, Strafen, etc

Zurückweisungen von Kosten und Leistungen, Reduzierungen, Rückforderungen, Strafen Aussetzungen und Beendigungen des Projekts

Schlussvorschriften Beitritt, Gültigkeit, Vertragsänderungen, anwendbares Recht

Konsortialvertrag (Consortium Agreement)

• Abschluss des KV zwingend

• Ausnahme: anderslautende Bestimmung in der Ausschreibung

• Abschluss vor Unterzeichnung des GA (laut Arbeitsprogramme)

• Privatrechtliche Vereinbarung zwischen Konsortialpartnern

• Inhalt bestimmbar durch Partner, keine Kontrolle durch KOM

• Ggf. Vorlage bei PO notwendig

• Rechtliche Regelung des Innenverhältnis des Konsortiums

Konsortialvertrag (KV) (Artikel 41.3 GA)

Vorgaben für den Konsortialvertrag (KV) (Artikel 41.3 GA)

• Interne Organisation des Konsortiums

• Management und Zugang zum Participant Portal

• Verteilung der EU-Zuwendung

• Ergänzende Regelungen zu Rechten und Pflichten bzgl. Background und Ergebnissen

• Streitbeilegungsmechanismen

• Interne Haftung, Vertraulichkeits- und Schadensersatzregelungen zwischen Partnern

Weitere Informationen zu Konsortialverträgen Mustertexte:

• DESCA H2020: http://www.desca-2020.eu/

• MCARD-2020 by Digital Europe:

http://www.digitaleurope.org/Services/H2020ModelConsortiumAgreement.aspx

• EUCAR-2020: http://www.eucar.be/publications/EUCAR_Model_Projects_Consortium_Agreement/view

• Allgemeines

• Finanzmanagement

• Förderquoten

• Förderfähige / nicht förderfähige Kosten

• Direkte und indirekte Kosten

• Ausblick: Zahlungsmodalitäten

• Audits

Finanzielle Regelungen

Allgemeines

Artikel 125 EU-Haushaltsordnung:

• Transparenz

• Gebot der Kofinanzierung

• Gewinnerzielungsverbot (kein Profit)

• kein Kumulierungsverbot mehr (d. h. Maßnahme, für die Finanzhilfe aus Unionshaushalt gewährt wird, kann zusätzlich Finanzhilfe aus H2020 erhalten, sofern sie nicht dieselben Kosten betreffen)

• keine Doppelfinanzierung

• es gelten grundsätzlich die Buchführungsregeln der Zuwendungsempfänger

Finanzmanagement

• Dokumente bereits in Antragsphase nutzen

• frühzeitige Einbindung von Finanzabteilungen, Verwaltungen, Drittmittelstellen etc. in die Budgetplanung

• rechtzeitige Klärung der Förderfähigkeit sämtlicher Kosten

– Identifizierung der Personalkostensätze

– Klärung interner Abschreibungsregeln

• Budget der Partner und Auszahlungsmodalitäten müssen im Konsortialvertrag eindeutig geregelt sein

Förderfähige Kosten Eligible Costs

Nicht förderfähige Kosten Ineligible Costs

• Art. 6.1 GA • tatsächliche Kosten • nicht abzugsfähige MwSt. • während Projektlaufzeit entstanden

(Ausnahme: Endberichte & Prüfbescheinigung) • im Kostenvoranschlag angegeben • für die Projektdurchführung erforderlich • identifizier und kontrollierbar • in Buchführung entsprechend geltender

Rechnungslegungsgrundsätze und Kostenrechnungsverfahren erfasst

• angemessen, gerechtfertigt • entsprechen Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

insbesondere bzgl. Sparsamkeit und Effizienz

• Art. 6.5 GA • abzugsfähige MwSt. • Kosten i. V. m. mit Kapitalrendite • Verbindlichkeiten durch Schulden,

geschuldete Zinsen und Schuldendienste

• Rückstellungen für künftige Verluste oder Verbindlichkeiten

• Wechselkursverluste • durch andere EU-Maßnahmen er-

stattete Kosten (Doppelfinanzierung) • Bankkosten (Überweisung v. KOM) • Kosten während Projektaussetzung • zweifelhafte Forderungen • übertriebene unachtsame Ausgaben

Mehrwertsteuer (MwSt.) Value Added Tax (VAT)

nicht abzugsfähige MwSt. (non-deductible VAT)

Art. 6.5 GA

abzugsfähige MwSt. (deductible VAT)

Art. 6.5 GA förderfähige Kosten nicht förderfähige Kosten Einrichtungen, die nach nationalem Recht nicht vorsteuerabzugsbe-rechtigt sind, rechnen Bruttobeträge ab

Einrichtungen, die nach nationalem Recht vorsteuerabzugsberechtigt sind, rechnen Nettobeträge ab

nicht ausgewiesene MwSt. sind förderfähige Kosten (wie im 7 .FRP) d. h. Rechnung weist nur Gesamtbetrag auf ohne MwSt. separat abzubilden

Förderquoten Reimbursement Rates

Einheitliche Förderquote pro Maßnahme (Art. 5.2 GA)

Forschungs- und Innovationsmaßnahmen

Innovationsmaßnahme

Research and Innovation Action Innovation Action 100% der erstattungsfähigen (direkten und indirekten) Kosten

70% der erstattungsfähigen direkten und indirekte Kosten

Ausnahme: Gemeinnützige (non-profit) Einrichtungen immer 100% der erstattungsfähigen Kosten

Förderquote 70% Reimbursement Rate 70%

• Innovationsmaßnahmen für nicht gemeinnützige (non-profit) Einrichtungen Eligible costs (per budget category) EU Contribution

A. Direct personnel costs

B. Direct costs of subcon-tracting

D. Other direct costs

E. Indirect costs

25%

Total costs Reim-burse-ment rate

Maximum EU contri-bution

Actual

Actual Actual (A+D)*025

A+B+D+E 70%

10.000 500 2.000 3.000 15.500 10.850 10.850

(A) Personalkosten

Budgetplanung Estimated Budget

(C) Unteraufträge

(B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

Förderquote (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers

(F) Indirekte Kosten (D) Art. 15 Sonderfälle

Direkte Kosten - Art. 6 2. GA (Direct Costs )

• hängen direkt mit der Durchführung des Projekts zusammen und können dem Projekt unmittelbar zugerechnet werden

• Beispiele:

– Personalkosten (personnel costs) – Art. 6.2.A. GA

– Unteraufträge (subcontracting) – Art. 6.2.B. GA

– Sonstige direkte Kosten • Reisekosten (travel cost) – Art. 6.2.D.1. GA • Anlagen/ Infrastruktur/ sonstige Aktiva

(equipment/ infrastructure/ other assets) – Art. 6.2.D.2. GA

• Sonstige Güter und Dienstleistungen (other goods and services) – Art. 6.2.D.3. GA

Indirekte Kosten - Art.6.2.E. GA (Indirect Costs)

• hängen nicht direkt mit der Durchführung des Projekts zusammen und können ihm nicht unmittelbar zugerechnet werden

• Erstattung durch einheitliche Pauschale in Höhe von:

– 25% der direkten förderfähigen Kosten

– ohne Unteraufträge und „in-kind-contributions“ Dritter, die nicht in den Räumlichkeiten des Zuwendungsempfängers anfallen

• Beispiele:

– Miete, Strom, Heizung, Büromaterial, -ausstattung,

Telefon, Porto, Druck- und Kopierkosten,

strukturelle Verwaltung (z.B. technisches Personal)

(A) Personalkosten

Budgetplanung Estimated Budget

(C) Unteraufträge

(B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

Förderquote (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers

(F) Indirekte Kosten (D) Art. 15 Sonderfälle

Personalkosten • direkte Anstellung beim Zuwendungsempfänger nach nationalem

Recht (temporär oder dauerhaft) durch Arbeitsvertrag

• oder sonstigen Vertrag:

– Arbeit unter Anweisung des Zuwendungsempfängers

– auf Gelände des Zuwendungsempfängers

– Ergebnisse der Tätigkeit gehören Zuwendungsempfänger

– Kosten weichen nicht wesentlich von den üblichen Personalkosten ab

– vergütet wird Arbeitszeit und nicht bestimmte Leistung oder Werk

Personalkosten

Gehalt • Arbeitgeberbrutto • inkl. Sozial-, Renten- und Krankenversicherungsbeiträge • inkl. Zusatzleistungen:

− arbeits- oder tarifvertraglich vereinbart − basierend auf objektiven Kriterien, nicht im Ermessen

des Arbeitgebers − sind Gehaltsbestandteil − nicht an bestimmtes Projekt gebunden − Beispiele: Urlaubs- oder Weihnachtsgeld,

13. Monatsgehalt, Gefahren- oder Nachtzulage

Personalkosten Art. 6.2.A. GA (Personnel Costs)

Stückkosten Unit Costs

Personalkosten-Durchschnittssätze

(im Einklang mit

bestehenden intern üblichen Buchhaltungs-

grundsätzen)

Tatsächliche Personal-

kosten

Actual Personnel

Costs

Von KOM vorgegeben

(nur für KMU Geschäftsführer und sonstige natürliche

Personen ohne Gehalt)

(A) Personalkosten

Budgetplanung Estimated Budget

(C) Unteraufträge

(B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

Förderquote (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers

(F) Indirekte Kosten (D) Art. 15 Sonderfälle

Reisekosten - Art. 6.2.D.1. GA (Travel Costs) • entsprechen Kriterien für förderfähige Kosten nach Artikel 6.1

(a) (i) – (vii) GA

• Reise muss für die Durchführung des Projekts erforderlich sein

• Reisedurchführung während der Projektlaufzeit

• Abrechnung von Reisekosten, Tagegeldern etc. nach intern üblicher Buchführungspraxis

• Personal des Zuwendungsempfängers

• externe Experten, deren Teilnahme am Projekt in Annex 1 vorgesehen ist

(A) Personalkosten

Budgetplanung Estimated Budget

(C) Unteraufträge

(B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

Förderquote (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers

(F) Indirekte Kosten (D) Art. 15 Sonderfälle

Abschreibungskosten - Artikel 6.2.D.2 (Depreciation Costs) • entspricht allgemeinen Kriterien für förderfähige Kosten nach

Artikel 6.1 (a) (i) – (vii) GA • Zusätzliche Voraussetzungen (Artikel 6.2.D.3 und 10.1 GA):

– Beschaffung speziell für das Projekt – nach bestem Preis-Leistungs-Verhältnis

• Abschreibung nach intern üblicher Buchführung im Einklang mit internationalen Rechnungslegungsgrundsätzen (z. B. International Accounting Standards IAS, International Financial Reporting Standards IFRS)

• Ausnahme: Erstattung der Gesamtkosten, wenn im GA vorgesehen

• Abschreibungskosten können nie höher sein als Anschaffungspreis

• keine Abschreibung über einen längeren Zeitraum als die Nutzungsdauer des Geräts

• in bestimmten Fällen (z. B. Infrastrukturen) können Kosten für Inbetriebnahme dem Anschaffungspreis zugeschlagen werden (Installation, Lieferung, Vorbereitung des Standorts)

• bei nicht ausschließlicher Nutzung im Projekt, muss Nutzungsanteil und -zeit nachgewiesen werden (z.B. Laborbücher, sonstige Dokumentation)

• Kauf vor Projektstart und vorherige anderweitige Nutzung möglich, wenn Abschreibungen noch laufen

Abschreibungskosten - Artikel 6.2.D.2 (Depreciation Costs)

(A) Personalkosten

Budgetplanung Estimated Budget

(C) Unteraufträge

(B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

Förderquote (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers

(F) Indirekte Kosten (D) Art. 15 Sonderfälle

Sonstige Güter & Dienstleistungen (Artikel 6.2.D.3)

• entspricht allgemeinen Kriterien für förderfähige Kosten nach Artikel 6.1 (a) (i) – (vii) GA

• Zusätzliche Voraussetzungen (Artikel 6.2.D.3 und 10.1 GA): – Beschaffung speziell für das Projekt – nach bestem Preis-Leistungs-Verhältnis

(Rahmenvertrag möglich) • Kosten in dieser Budgetkategorie sind u.a.:

– Verbrauchsmaterial – Verbreitungsmaßnahmen (auch Open Access) – Kosten in Zusammenhang mit geistigem Eigentum

(z. B. Schutz von Ergebnissen, Lizenzgebühren) – Prüfbescheinigung (Audit) und Methodenzertifikate – Übersetzungen

Bescheinigung über die Kostenaufstellung Certificates on the Financial Statements (CFS) • Annex 5 & Artikel 20.4 GA

• Bestätigung, dass alle abgerechneten Kosten und Einnahmen den Anforderungen der Finanzhilfevereinbarung entsprechen

• wird einmalig am Ende des Projekts fällig, wenn ein Zuwendungsbetrag (abzüglich indirekter Kosten) von 325.000 € erreicht bzw. überschritten wird

• maßgeblich sind nur in Annex 4 geltend gemachten Zuwendungen

• unter 325.000 € Zuwendungsbetrag keine Prüfbescheinigung notwendig

• keine Prüfbescheinigung für Flat Rates

(A) Personalkosten

Budgetplanung Estimated Budget

(C) Unteraufträge

(B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

Förderquote (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers

(F) Indirekte Kosten (D) Art. 15 Sonderfälle

Güter, Arbeiten und Dienstleistungen Artikel 10 MGA

In-kind Beiträge Dritter gegen Bezahlung

Artikel 11 MGA Vertragspartner agieren als Wirtschaftsteilnehmer

Dritte stellen ihre Ressourcen zur Verfügung

verkaufen ihre Leistungen zu Geschäftsbedingungen

dies stellt nicht ihre wirtschaftliche Tätigkeit dar

finanzielles Interesse kein finanzielles Interesse

Preise enthalten Gewinnmarge Preise, die Dritter in Rechnung stellt, entsprechen tatsächlichen Kosten (enthalten keine Gewinnmarge)

Beispiel: Catering, Raummiete, Publika-tionen, Übersetzung, Prüfbescheinigung

Beispiele: Personalausleihe, zur Verfügung stellen von Räumen, Geräten, Infrastruktur

Dritte – Art. 10-15 GA (Third Parties)

Artikel GA Dritte Art. 10 Verträge über Güter, Arbeiten oder Dienstleistungen

(purchasing goods, works or services) = other direct costs Art. 11 in-kind Beiträge Dritter gegen Bezahlung

(in-kind contributions provided by third parties against payment) Art. 12 in-kind Beiträge Dritter ohne Bezahlung

(in-kind contributions provided by third parties free of charge) Art. 13 Unteraufträge

(subcontracting) Art. 14 Verbundene Dritte

(linked third parties) Art. 15 Option: Finanzhilfen für Dritte

(providing financial support to third parties)

Open Access

Publikation

•Publikation

Ergebnisse

Nutzung

Schutz (z.B. Patent)

Verbreitung

Open Access

Grüner Weg

Goldener Weg

Freier Zugang zu Projektveröffentlichungen Open access to scientific publications

Freier Zugang zu Projektveröffentlichungen Open access to scientific publications

Grüner Weg: Selbst-Archivierung

– Parallelveröffentlichung oder Selbstarchivierung, z.B. auf privaten

Homepages, Institutshomepages oder auf Dokumentenservern – Speicherung eines Aufsatzes oder Monographie, die beim Verlag

eingereicht wurde zum öffentlichen Zugang – Ergänzung bzw. Ablösung der nicht-standardisierten

Selbstarchivierung durch Archivierung auf institutionellen Repositorien

– Sofortige oder verzögerte Veröffentlichung möglich

Freier Zugang zu Projektveröffentlichungen Open access to scientific publications

Goldener Weg: Open Access Publishing

– Primäre Veröffentlichung in einem Open-Access Medium (Open

Access Zeitschriften, Peer-Review Verfahren)

– Druckform parallel möglich

– Kosten werden vom Veröffentlichenden getragen

– Sofortige Veröffentlichung

Freier Zugang zu Forschungsdaten in H2020 Open access to research data in H2020

• Voraussetzungen im Model Grant Agreement Art. 29.3 (option, nur für Open Access Research Data Pilot)

• Nur in bestimmten, im Arbeitsprogramm vorgesehenen, Bereichen von Horizont 2020, Open Research Data Pilot

• Auf freiwilliger Grundlage (Wenn veröffentlicht wird dann Open Access)

• Weiter Pflicht zum Schutz der Ergebnisse, Datenschutz und Wahrung von Sicherheitsvorschriften

• Kein Zugang zu Daten, wenn dies das Ziel des Vorhabens gefährden könnte

NATIONALE KONTAKTSTELLE RECHT & FINANZEN

Finanzielle Fragen

Alexandra Burgholz Tel. 030-67055-737

Bastian Raue Tel. 030-67055-665

Liane Lewerentz Tel. 0228-3821-1652

Rechtliche Fragen

Alexandra Burgholz Tel. 030-67055-737

Nicole Schröder Tel. 030-67055-788

Liane Lewerentz Tel. 0228-3821-1652

Christin Kulke Tel. 0228-3821-1565

Erstinformationen Recht & Finanzen

Monika Schuler Tel. 0228-3821-1633

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