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Tipps für PowerPoint Seminar BS 167 Barrierefrei publizieren mit PowerPoint und PDF
Edith Vosta Wien, 2017
Ansichten
Folienansicht Gliederungsansicht: wichtig zur Kontrolle des Inhalts
(Text) – Folientitel – Inhalt: Text in Form von Listen
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Ansicht „Gliederung“
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Ansicht „Folie“
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Folientitel
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Eindeutige Folientitel
Folientitel werden von Personen, die die Folie nicht sehen können, zur Navigation und Auswahl verwendet.
Jede Folie muss einen eindeutigen Titel aufweisen.
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Folientitel eingeben
Das Layout enthält für jede Folie ein Titelfeld.
Jede Folie enthält somit oben ein Titelfeld mit dem Platzhaltertext „Titel durch Klicken hinzufügen“.
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Folientitel prüfen
Wechseln zur Gliederungsansicht Zeigt alle Folientitel an:
– sichtbare und – unsichtbare
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Einen Folientitel nicht sichtbar zu stellen: – In Registerkarte Start – Gruppe Zeichnung – aus Auswahlliste wählen: Anordnen – öffnet den Auswahlbereich:
• darin für die gewählte Form (Titel 1) das Augensymbol klicken (deaktivieren)
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Folientitel wiederherstellen
Was tun, wenn das Textfeld Folientitel von einer Folie entfernt ist? – „Folie zurücksetzen“ über Kontextmenü der ausgewählten
Folie aktivieren – Im Textfeld den Folientitel eingeben
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Beispiel: Folientitel zurücksetzen
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Folienlayout
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Mit Folienlayouts arbeiten
Die Arbeit mit Folienlayouts und Vorlagen stellt sicher, dass z. B. die Abstände gleich bleiben, die Aufzählungslisten korrekt formatiert werden und das Layout der Folien insgesamt einheitlich bleibt.
Auswahl eines Folienlayouts – In Registerkarte Start – Auswahlmenü Layout – gewünschte Folie wählen
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Kein Layout zugewiesen?
Wenn einer Folie kein Layout zugewiesen ist: – Folie löschen – neue Folie auf Basis eines Layouts erstellen
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Folienlayout erstellen / bearbeiten
Eigene Folienlayouts können erstellt / bearbeitet werden: – Menüband Ansicht – Folienmaster
Ebenso: – Handzettelmaster – Notizenmaster
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Folienlayout Platzhalter
Platzhalter für unterschiedliche Zwecke: – Inhalt (ermöglicht alle Inhaltstypen in der Folie einzusetzen) – Text – Bild – Diagramm – Tabelle – Smart Art Grafik – Medien – Clipart
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Alternativtext zu Bild und Objekt
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Wozu Alternativtext?
Alternativtext erleichtert den Benutzern einer Bildschirmsprachausgabe, den Inhalt von Bildern und Objekten in der Präsentation zu verstehen. – Bilder – ClipArt – Diagramme – Tabellen – Formen (die keinen Text enthalten, nicht gruppiert sind) – Gruppen – Eingebettete Objekte – Video-/Audiodateien
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Alternativtext eingeben
Über Kontextmenü – Objekt formatieren – Alternativtext eingeben
im Feld „Beschreibung“
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Elemente gruppieren – 1 Alternativtext
Mehrere Elemente wie Bilder oder Autoformen lassen sich zu einer Gruppierung zusammenfügen.
Vorteil: 1 Alternativtext für die Gruppe
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Alternativtext versus ausführliche Beschreibung
Alternativtexte – kurze Beschreibung des Zwecks – direkt zum Objekt erfasst – verweist ggf. auf ausführliche Beschreibung
Ausführliche Beschreibungen – langer Text – auf eigener Folie – kann ausgeblendet werden – als Notizen beifügen (keine Strukturierung möglich)
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Tabellen
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Einfache Tabellenstruktur verwenden
Benutzer mit Screenreader können in Tabellen gut navigieren, wenn: – keine verschachtelten Tabellen – keine verbundene oder geteilte Zellen – Tabellen und Tabellendaten direkt im PowerPoint erstellt
werden, nicht aus anderen Programmen eingefügt werden
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Tabelle einfügen und bearbeiten
Menüband Einfügen Tabelle
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Überschrift 1 Überschrift 2 Überschrift 3 Datenzelle 1 Datenzelle 2 Datenzelle 3
Tabelle formatieren
Menüpunkt Entwurf – unter Tabellentools – Vorlage für Layout wählen
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Überschrift 1 Überschrift 2 Überschrift 3 Datenzelle 1 Datenzelle 2 Datenzelle 3
Beispiel Tabelle
Name Funktion Telefon Max Meier Leitung +43 1 12 34 56-23 Maria Muster Leitung +43 1 12 34 56-22
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Tipps für Tabellen
nur für einfache Datentabellen einsetzen im Alternativtext Tabellenaufbau erklären Vermeiden:
– leere Zellen – verbundene Zellen
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Smart Art Grafiken Organigramme
Organigramme Prozess-Beschreibung …
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Organigramm als spezieller Diagrammtyp
Organigramme sind spezielle Diagrammtypen, die keine Zahlenwerte visualisieren, sondern hierarchische Strukturen in Organisationen abbilden.
Organigramme lassen sich zu Text – Aufzählungslisten konvertieren.
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Organigramm konvertieren zu Aufzählungsliste
Kontextmenü In Text konvertieren
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Organigramm – SmartArt-Grafik, Typ Hierarchie
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Beispiel Organigramm
Leitung
Abteilung 1
Abteilung 2
Abteilung 3
Stabstelle
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Beispiel Organigramm – in Text konvertiert auf ausgeblendeter Folie
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Leitung – Stabstelle – Abteilung 1 – Abteilung 2 – Abteilung 3
Notizen
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Notizen zur Erklärung
Die Information einer Folie kann in der Notiz der Folie erklärt werden. – kurze Beschreibung – nur Text
in das PDF-Dokument mit übertragen
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Hyperlinks
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Aussagekräftige Linktitel verwenden
Über die Funktion Hyperlink eingeben Verständliche Beschreibung des Linkziels Im Regelfall: keine URL als Linktitel Beispiel: Startseite Bundeskanzleramt
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Lesereihenfolge
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Lesereihenfolge auf jeder Folie festlegen
Für Personen, die eine Folie nicht sehen können, werden der Text, die Formen und die Inhalte der Folie in einer bestimmten Reihenfolge gelesen.
Im Auswahlbereich werden die Objekte auf der Folie aufgelistet. Die Objekte werden beginnend mit dem untersten Element und endend mit dem obersten Element in der Liste vorgelesen
Über „Neu anordnen“ Reihenfolge anpassen.
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Sprache, Metadaten und Prüfung auf Barrierefreiheit
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Sprache zuweisen
Fremdsprachige Texte markieren Menüband Überprüfen
– Gruppe Sprache, Auswahlliste Sprache – Sprache für die Korrekturhilfe festlegen
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Dokumententitel eingeben
Menüband Datei Rechts in Gruppe Eigenschaften Titel eingeben
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Barrierefreiheitsprüfung
Menüband Datei auf Barrierefreiheit prüfen listet Fehler, Warnungen und
Tipps zur Barrierefreiheit auf
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Präsentation ohne Farben betrachten
Überprüfen Sie, ob die Kontraste ausreichend sind und alle wichtigen Informationen ohne Farben wahrnehmbar sind.
Präsentation im Graustufen- oder Schwarzweiß-Modus ansehen.
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PDF erstellen
Über Acrobat Plugin
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Referenz: Informationen zu Barrierefreiheit allgemein im Verwaltungswiki unter Topic „Barrierefrei“
(www.ag.bka.gv.at) Microsoft: Erstellen von barrierefreien PowerPoint-Präsentationen
(https://support.office.com/de-de/article/Erstellen-von-barrierefreien-PowerPoint-Pr%C3%A4sentationen-6f7772b2-2f33-4bd2-8ca7-dae3b2b3ef25)
Leitfaden PowerPoint 2010 (http://www.di-ji.de/index.php?option=com_content&view=article&id=33&Itemid=30&lang=de&showall=1)
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