Workshop „Vorbei und vergessen? Die Lösung: Das Vereinsarchiv!“

Thomas Wolf

Siegen, 21.02.2013

Gliederung

Allgemeine Einführung Sicherung der vorhandenen Unterlagen Ordnung und Verzeichnung Raum- und Klimabedingungen Restauratorische Tipps Digitales Nutzung Literatur/Links

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Allgemeine Einführung

1) Rechtssicherheit

2) Öffentlichkeitsarbeit:

Dokumentation der Vereinsgeschichte

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Allgemeine Einführung

Aufbau des Vereinsarchivs: verantwortliche Betreuung durch einen Archivar:

– Sicherung der vorhandenen Unterlagen

(Zeitaufwand: 1 Woche)– Sammlung der neuen Unterlagen– Erstellung eines Findverzeichnisses– Bereitstellung der Archivalien zur Nutzung und

Auswertung

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Allgemeine Einführung

möglichst zentrale Lagerung:

– Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über Material in der Größenordnung eines Laufmeters

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Allgemeine Einführung

Archivischer Super-“Gau“

Vereinsauflösung unklare Nachfolgeregelung

→ Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!

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Sicherung der vorhandenen Unterlagen

Dokumente um die Vereinsgründung Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen sämtliche Protokolle Vorstands- und Mitgliederlisten Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags- und

Kassenbücher Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,

ausgewählte Beispiele

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Sicherung der vorhandenen Unterlagen

Unterlagen zur Entwicklung des Vereins und zum Vereinsleben (z. B. Übungsangebot, Geräteverzeichnis, Wettkämpfe, Festschriften usw.)

Vereinszeitungen Fotos, Videoaufzeichnungen usw. Homepages, sonstige Webauftritte

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Ordnung und Verzeichnung

1) Analyse des Ist-Bestandes

2) Gliederung

2) Archivgutbeschreibung:

ein-eindeutige Signatur

Titel

Laufzeit

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Ordnung und Verzeichnung

Womit?

Tabellenkalkulation (oder Textverarbeitung)

oder

MidosaXML (Archivschule Marburg)?

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Raum- und Klimabedingungen

1) Wasser, Feuer

2) Vandalismus

3) „Diebstahl“

4) Tageslicht

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Raum- und Klimabedingungen

1) Temperatur: Kühl: 16-18° C

2) Luftfeuchte: 50 %

3) Staubfrei

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Restauratorische Tipps

1) Verpacken: Kartons ! (DIN ISO 16245:2012)

2) Umbetten in Mappen (DIN ISO 16245:2012)

3) Kein Metall

4) Keine Klebestreifen, kein Kleben- Fotoecken

5) Keine Plastikeinlagen

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Digitales

1) Doppelte Sicherung des Analogen

2) Formate:

Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A

Bilder: TIFF + jpeg (für Webauftritt)

Audio: WAV

Filme: mp4

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Digitales

Doppelt + an unterschiedlichen Orten

Speichermedium: – Externe Festplatte– Glasdiscs– „Cloud“ (vs. Eigentum)

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Nutzung

allen Interessenten Zugang zum Archivgut.

Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und der Datenschutz bei (lebenden) Personen sind zu wahren.

Orientierung am Archivgesetz NRW

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Literaturtipp

Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für Vereinsarchive, Festschriften und Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN 3-933486-20-3

Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste - Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann; Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen Höötmann. - 2. überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl., 2008. - 370 S. - ISBN 978-3-87023-255-9.

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Linktipps:

http://www.rheinisches-schuetzenmuseum.de/joomla/images/stories/files/tipps2.pdf

http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshilfen/Vereinsarchiv.pdf

http://www.forum-bestandserhaltung.de/ http://de.wikipedia.org/wiki/

Archivgesetz_Nordrhein-Westfalen

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Noch Fragen?

Bei Rückfragen:

Thomas Wolf

Telefon: 0271/333 15 10

E-Mail: t.wolf@siegen-wittgenstein.de

Blog: http://www.siwiarchiv.de

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