Post on 21-Oct-2014
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Der Weg zu einem erfolgreichen Intranet
Strategisches
Intranet Projekt-
management
Zürich
02.09.2014
Stephan Schillerwein
stephan@schillerwein.net
www.schillerwein.net
www.intranet-matters.de
@IntranetMatters
Offices:
- CH – Klingnau (AG)
- CH – S. Antonio (TI)
Ein Seminar der Kongress Media Akademie
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Age
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es S
emin
ars Zeit Beschreibung
09:00 – 09:30 Vorstellung und Tagesüberblick
09:30 – 10:30 Die Aufgabe des Intranets
10:30 – 10:45 Kaffeepause
10:45 – 11:00 Vorstellung der Projekt-Struktur
11:00 – 11:45 Vor-Projekt: Business Case und Projektausrichtung
11:45 – 12:00 Projekt-Initialisierung
12:00 – 12:30 Analyse und Geschäftsanforderungen
12:30 – 13:45 Mittagsessen
13:45 – 14:30 Vision & Strategie
14:30 – 15:30 Spezifikation – Teil 1: Roadmap und Lösungskonzeption
15:30 – 15:45 Kaffeepause
15:45 – 16:15 Spezifikation – Teil 2: Organisationskonzept (Governance, Rollenmodell, Leistungsindikatoren)
16:15 – 16:45 Spezifikation – Teil 3: Veränderungskonzept (Kultur, Change Management und «Adoption»)
16:45 – 17:00 Systemevaluation
17:00 – 17:30 Fragen und Abschlussdiskussion
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About Stephan Schillerwein
Extensive experience (15+ years) in Digital Media and Information Management, specializing in Intranets, Social Collaboration, the Digital Workplace and Digital Work Design
Worked for organizations of all sectors & sizes
Formerly Online and Intranet Manager at several large enterprises and Director at the Intranet Benchmarking Forum
Business computer scientist – speaks language of “both sides”
Author, conference speaker, seminar trainer, blogger, …
Partner of the Worldwide Intranet Challenge for DACH-region Intranet & Digital Workplace Advisor
100+ Projects
50+ Companies
1 large, international Partner Network
0 contracts with Software Vendors
Project Focus:
Knowledge Work Design
Vision & Strategy
Coaching & Enabling
System evaluation
Lean Intranet Projects
360 Intranet Assessment
Findability & Semantic
Change & Adoption
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Was Sie in diesem Seminar erwartet
• Übersicht darüber, wie man ein erfolgreiches Intranet-Projekt durchführt:• Befähigung zum Erkennen, Verstehen und Lösen von Problemen
auf Basis von erprobten «Rezepten» – keine vorgefertigten Lösungen, Fertigbackmischungen oder «todsichere 10 Punkte-Listen»
• Sensibilisierung für a) das Spektrum und b) die wichtigsten Punkte – eine Behandlung aller Details ist nicht möglich
• Technologie und Features bleiben weitgehend aussen vor• Zusammengefasste Erfahrung aus vielen Praxisprojekten – diese
Verdichtung erscheint manchmal wie Theorie, ist es aber im Gegensatz zu «Einzelerfahrungen» nicht
• Übungen, die zum Nachdenken über wichtige Themen mit jeweils konkreten Bezug auf die eigene Situation anregen
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UM WAS GEHT ES EIGENTLICH … ?
Die Aufgabe des Intranets und die Weiterentwicklung zum Digital Workplace
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Wenn sich ein Intranet durch seine heutige Nutzung definieren würden, dann wäre es …
Picture Credits: http://www.colosseum-werbung.ch/werbegestaltungen.html
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Das Intranet ist bis heute praktisch nur eine Informationsablage …
Quelle: IntraNET Studie 2013, add-all AG, www.intranetberater.deBasierend auf 279 Unternehmen
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Unausweichliche Probleme in «Kantinenplan-Intranets»
Akzeptanz und Nutzung
Bedeutung für die Organisation
Budget und Ressourcen
Nutzen und Return on
Investment
Konkurrenzierung und Abgrenzung
Steuerbarkeit
Inhaltliche Qualität
Relevanz, Auffindbarkeit, ...
…
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Welche fundamentalen Ursachen stehen hinter diesen Symptomen?
Falsche Definition
Falsche Herangehensweisen & «Bad Practise»
Fehlendes Problembewusstsein
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News und Informationsbereitstellung reichen nicht aus
Meine Arbeit
System A
System B
System C
Das alte, informations-zentrierte Intranet
Das neue Aufgaben-fokussierteIntranet / Digital Workplace
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Intranet and Digital Workplace EvolutionLe
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ork
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Mat
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Stage 1:Basic Intranet
Stage 2:Extended Intranet
Stage 3:Digital Workplace
Stages 4+:Evolving Work Design
Information
Work (generic processes)
Enterprise
Stephan Schillerwein, version 1.0 –Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License
Work (specific processes)
News, Information, Phone
Directory, Static Navigation,
Intranet Search
Personalisation, Dynamic
System-wide IA,
Context & Semantic, Enterprise
Search
Workspaces, Communities,
Profiles, Admin Processes, Basic
Applications & Integration
Advanced Social Collaboration,
Decission Support, Project
Management, …
…
…
…
…
Business Processes,
Applications, Integration
e.g.: Innovation, Customer
Relationship, Product Leadership,
Employee Relationship,
Operational Excellence, Portfolio
Management, …
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The «Solutioneering» problem
«Design, by very definition, is the act of solving problems. In order for anything to be designed well, we must first identify the problems we are trying to solve and the goals we are trying to reach.
…
“Solutioneering” … means putting solutions before problems. In technical fields like web design and development, solution-eering is especially prevalent. However, this approach rarely yields good results.»
Quote by Jeff Croft, http://jeffcroft.com/blog/2008/jan/10/solutioneering-or-putting-solutions-problems/
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Intrinsische Motivation, Bedeutung
Wissensarbeit – der immer noch verkannte Erfolgsfaktor Nr. 1
in einer hoch-technisierten und globalisierten Welt
«Handarbeit» «Sacharbeit» «Wissensarbeit»3 Art von
Arbeit
60%
Plan- & Steuerbarkeit, Prozesse,
Wiederholbarkeit, Standardisierbarkeit
Selbstorganisation, Autonomie,
Empowerment, Vernetzung
Kreativität, Lösungsfindung,
Soft Skills
Prozessfokus / automatisierbare Arbeit Personen
Kontrolle, Mikro-Management,
Zeit * Durchsatz= Leistung
Heute: Effizienz / UmsatzZukunft: Veränderung
& Innovation
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Der Produktivitätsverlust in der Wissensarbeit ist mindestens …
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Schlussfolgerung …
Picture credit: «Superman frente al espejo» by Greenog, http://www.flickr.com/photos/greenog/5458540501/
Das Intranet ist universellste
Arbeitsinstrument, das ihr Unternehmen je
hatte!
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«Leseliste»
• Whitepaper: «The Digital Workplace – Redefining Productivity in theInformation Age», Infocentric Researchhttp://www.infocentric.ch/research/get-your-copy
• eBook: «Digital Workplace Technology Roadmap», Guido Stevens, Cosenthttp://cosent.nl/en/resources/digital-workplace-technology-roadmap
• Buch: «The Digital Workplace – how Technology is liberating Work», Paul Miller, ISBN 978-0-578-10050-0http://www.amazon.de/Digital-Workplace-Technology-Liberating-English-ebook/dp/B00818R042
• Whitepaper: «The Digital Workplace Manifesto», Sam Marshall, ClearBox Consultinghttp://www.clearbox.co.uk/digital-workplace-manifesto/
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VORSTELLUNG DER PROJEKT-STRUKTUR
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Intranet & Digital Workplace Projekt-Strukturplan
Betrieb: ”Go Live”, Benutzung & Unterhalt
Phase 3: Implementierung
Stream a: Technologie Stream b: Inhalte & Strukturen Stream c: Organisation Stream d: Veränderung
Phase 2: Vorbereitung & Spezifikation
Roadmap Lösungskonzept Organisationskonzept Veränderungskonzept Systemevaluation
Phase 1: Analyse & Vision
Analyse Vision & Strategie Geschäftsanforderungen
Phase 0: Initialisierung des Projekts
Scope des Projekts Projekt-Setup
Vorprojekt: Business Case & Strategische AusrichtungxP
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A: P
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un
ikation
Stephan Schillerwein, version 2.1 –Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License
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Veranschaulichung des Detailierungsgrades:Stufe Arbeitspaket Schritte
20
Veranschaulichung des Detailierungsgrades:Stufe Schritte Aufgaben
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VOR-PROJEKT: BUSINESS CASE UND PROJEKTAUSRICHTUNG
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Phase -1: Vor-ProjektÜbersicht der Arbeitspakete (AP)
Vor-Projekt
Umfeld-Betrachtung
Erste Aufnahme des Ist-Zustands
Assessment der strategischen Ausrichtung
Lösungsskizze
Kosten-/Nutzen-Schätzung
Sicherstellen der Trägerschaft
Erstellung des Projektauftrags
Meilenstein
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Die 4 Schritte zur Bestimmung der strategischen Projektausrichtung
1Bewertung der heutigen Fähigkeiten und Produktivitätsverluste in der Wissensarbeit
2Identifikation der Probleme und Potentiale(“Value Drivers”)
3Ableitung von strategischen Anforderungen aus bestehenden Strategien, Leitbildern, Werten, …
4Skizzierung der kritischen Erfolgsfaktoren und Hindernisse (Erfolgs-/Misserfolgsszenarien)
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PROJEKT-INITIALISIERUNG
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Projekt oder Produkt?
Es war einmal…
Intranet Projekt
… und sie lebten glücklich …
Entwicklungs-schritt 1
Entwicklungs-schritt 2
Entwicklungs-schritt 3
…
Fokus
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Phase 0: Initialisierung des ProjektsÜbersicht der Arbeitspakete (AP)
• Inhaltliche Definition des Projekts
AP 0-1: Scope des Projekts
• Durchführungs- und Steuerungsmechanismen des Projekts
AP 0-2: Projekt-Setup
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Praxisbeispiel: Lieferobjekte der Konzeptionsphasen
AP 1-1 Analyse
AP 1-2Vision & Strategie
AP 2-1 Geschäfts-anforderungen
AP 2-2 Roadmap
AP 2-3 Lösungskonzept
AP 2-4 Organisations-konzept
AP 2-5 Systemevaluation
Analysebericht Ist-Zustand
Intranet Strategie
Anforderungs-katalog
Roadmap-Planung
Lösungs-konzept
Organisations-konzept
System-entscheid
Content-Inventory
Ist-Situation
Strategie
Kultur, Stake-holder,
Abhängig-keiten, …
Anforderungs-matrix
Personas
Schlüssel-Aufgaben
RoadmapInformations-
architektur Modell
Nicht/Funkt-ionale
Konzeption
Migrations-Konzept
Layouts, Mockups,
…
Machbarkeits-Analyse
Governance
Redaktions-konzept
Rollenmodell
KPI’s
Trainings-konzept
Lastenheft
Auswahl-empfehlung
Vertrag
Kommunikationsplan
Change Enablement Plan
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Generische Projektorganisation
Erweiterte TP-Teams
Teilprojekt-Kernteams
Fachliche Leitung
Projektleitung
Steuerungsausschuss
Auftraggeber Sponsor
Auftraggeber, Vertreter
Management, Fachbereiche,
Dienstleister, ...
Projekt-SteuerungQualitäts-& Risiko-
ManagerFach-
Projektleiter
Leiter Strategie & Konzeption
Mitarbeiter Kernteam
Weitere Projekt-MA, Ansprechpartner Fachbereiche, ...
Leiter Inhalte & Struktur
...
...
Leiter Technik
...
...
Leiter Change & Organisation
…
…
Sounding Board
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Projekt-Cockpit: Steuerungsmechanismen
Element BeschreibungStatusaktuell -1 -2 -3
Erklärung von Abweichungen und Bemerkungen
Scope Ist der Projekt-Scope unverändert und gültig?
l
Kosten Externe Kosten l
Gemachter Fortschritt Im Vergleich zum Projektplan l
Erwarteter Fortschritt Auf Basis der Verfügbarkeiten der nächsten 4 Wochen
l
Qualität Qualität der Lieferobjekte im Vergleich zur Spezifikation
l
Risiken Status der identifizierten und bewerteten Projektrisiken
l
Selbsteinschätzung der Leistung
Einschätzung der Leistung, Motivation, … durch das Projektteam
l
Entscheidungen Anstehende Entscheidungen sind identifiziert und die entsprechenden Zuständigkeiten geklärt
l
Änderungsanträge Änderungsanträge sind dokumentiert und ihre Auswirkungen analysiert
l
Zielorientierung Status bzgl der Erreichbakeit der Projektziele (und Aufgleisung allfàlliger Massnahmen)
l
Erwartungsmanagement Projekt steht in Kommunikation mit den Stakeholders und die Erwartungen sind bekannt und dokumentiert
l
G E S A M T S T A T U S : n
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ANALYSE UND GESCHÄFTS-ANFORDERUNGEN
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Phase 1: Analyse & VisionÜbersicht der Arbeitspakete (AP)
• Verständnis für den Ist-Zustandherstellen
AP 1-1: Analyse
• (Fern-) Ziel und Weg skizzieren
AP 1-2: Vision & Strategie
• Vertiefung von Problemen und Potentialen und “Übersetzung” in Anforderungen
AP 1-3: Geschäftsanforderungen
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«Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt schnellere Pferde»- Henry Ford
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Empfehlenswerte Techniken für die Bedürfnisanalyse
• Basis: Probleme & Potentiale aus dem Vorprojekt
• Online-Umfrage: breite Abstützung, generelle Ausrichtung, wenig Details, ggf. Benchmarking
• World Cafés (gruppenbasiert): Behandlung von wichtigen Detailfragen, Alternativ: Interviews
• Arbeitsbeobachtung: für fortgeschrittene Intranets, wenn es auf ein tiefes Verständnis des Ist-Zustands ankommt
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Befragungen: auf den Inhalt (die richtigen Fragestellungen) kommt es an
Wichtige Themen
• Heutige Nutzung und Arbeitsweise
• Aufwand, Zeitverlust, Probleme, etc.
• Arbeitstypen (Produktions-, Sach-, Wissensarbeit)
• Auswirkungen zukünftiger Möglichkeiten
• Voraussetzungen und Hindernisse
Spezifische Ausrichtungen• Apreciative Inquiry
– Herausfinden, was heute am Besten funktioniert und übertragenauf zukünftige Möglichkeiten
• Excellence-focused Inquiry– Was müsste gegeben sein, um
exzellente Ergebnisse erzeugen zukönnen?
• «Value proposition»-focused Inquiry
– Welcher Mehrwert könnte geschaffen werden, wenn keine Hindernisse bestehen würden?
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Personas: Verstehen, wer der Benutzer ist
You arenot theUser!
• Personas erstellen, die realen Benutzer-/Mitarbeiter-Typen möglichst gut entsprechen (dazu Daten-basiert vorgehen)
• Überschaubarkeit und Abgrenzbarkeit sind wichtig
• Ziel: relevante Inputs für Entscheidungen liefern, Subjektivität rausnehmen
• Einsatzeignung hängt ab von:
• Wie gut kennen Sie ihre «Kunden» (v.a. qualitativ)?
• Objektivität im Projektteam
• Möglichkeiten für Zielgruppen-spezifische Lösungen
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Praxisbeispiel: Personas (Melbourne Water)
Source: Rebecca Jackson, http://rebeccajacksonblogs.wordpress.com/2013/09/19/diy-intranet-personas/
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VISION & STRATEGIE
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Die inhaltlichen Bausteine der Strategie
•Ideal- & Erfolgszustand in der Zukunft – der (langfristig stabile) Leitstern (der aber gleichzeitig Raum für Veränderungen und Unsicherheiten bietet)
•Unabhängig von Ist-Situation, Kultur, Restriktionen, etc. - und genau deswegen so wichtig!Vision
•Daseinsberechtigung, der «Business Case», der «Platz des Intranets» im Unternehmen; der Grund wofür die Mitarbeiter es schätzen werden
•Skizziert vor allem das «Warum» und «für Wen» (inkl. Value Drivers)Mission
•Dauerhafte Handlungsmaximen, skizziert das “Woran orientiert sich unser Handeln”
•3 bis 5 Stichwörter zur Orientierung für die Umsetzung der VisionPrinzipien
•Beantwortung der strategisch wichtigen Fragestellungen. Beschreibung der aus der Umsetzung resultierenden Performance-Steigerung des Unternehmens und der Messung dieser Ziele.
•Skizziert, wie die Vision umgesetzt werden kann (unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen)
Strategie
•Voraussetzungen in der Unternehmenskultur zur Umsetzung der Vision/Strategie
•Skizziert die anzustrebende Soll-Kultur, erforderlichen Verhaltensänderungen und Schrittedorthin
Kultur & Verhalten
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2. Aufgabe: Skizzieren Sie die Strategie für ihr Intranet
Vision: «Unser Intranet …
Mission: «Dadurch erreichen wir …
Strategische Ziele: «Was zu folgenden, konkreten Verbesserungen führt …
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SPEZIFIKATION – TEIL 1LÖSUNGSKONZEPT
- Roadmap
- Lösungskonzept
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Phase 2: Vorbereitung & AusgestaltungÜbersicht der Arbeitspakete (AP)
• Paketierung in Szenarien und Ableitung möglicher Fahrpläne
AP 2-1: Roadmap
• Spezifikation der Lösungsbausteine
AP 2-2: Lösungskonzept
• Spezifkation der organisatiorischen Bausteine
AP 2-3: Organisationskonzept
• Planung der Veränderungs- und Akzeptanz-stiftenden Massnahmen
AP 2-4: Veränderungskonzept
• Auswahl von Systemen und Lösungspartnern
AP 2-4: Systemevaluation
42
Roadmap
43
Praxisbeispiel: Roadmap basiert auf Priorisierung der Szenarien
Nutzenpotential
Vo
rau
sse
tzu
nge
nge
rin
gh
och
gering hoch
Admin-
Prozesse
Archiv Aus-
tausch
Basis
Com-
munity
Content
Kommuni-
kation
Meta-
daten
News
Personal
IM
Profile & Networking
Projekte
Projekt
Portfolio
Sonstige
Prozesse
Struktur-
ierte Infos
Suche
Wissens-
Mngt
Zusam-
menarbeit
Portal
1
2
3
4
5
1 2 3 4 5
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Erreichte Ziele
Infrastruktur &übergreifendeFunktionen
Personal Dashboard
Meine Intranet RoadmapRelease 1.0:
…Release 3.0:
…Release 2.0:
…
Q_ / 201_ Q_ / 201_ Q_ / 201_
Release-unabhängige Weiterentwicklung … Haupt-Release … Sub-Release
Zielgruppen Abdeckung
Organisation
1-21-1
0-2
0-3
2-4
2-3
2-2
2-1
3-3
3-2
3-1
4-1
Generische
Funktionsbausteine
Spezifische
0-1
45
Lösungskonzeption (Funktionale Konzeption)
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Beware of «Featuritits»!
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Praxisbeispiel: Die Mobiliar
© Schweizerische Mobiliar Versicherungsgesellschaft AG / Die Screenshots dürfen ohne ausdrückliche Genehmigung der Schweizerischen Mobiliar
Versicherungsgesellschaft AG nicht kopiert, weiterverwendet oder reproduziert werden.
Case Study unter: http://www.contentmanager.de/magazin/das_intranet_redesign_projekt_der_mobiliar.html
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SPEZIFIKATION – TEIL 2ORGANISATIONSKONZEPT
- Governance
- Rollenmodell
- Leistungsindikatoren
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Rollenmodell: Übersicht der Rollen
Fachlich:• Strategie• Organisation• Budget• Weiterentwicklung• Inhalte• Informations-
architektur• Fachlicher Support
Intranet Management• Auftraggeber• Intranet-Gremien
• Intranet Koordinatoren (z.B. auf Bereichs- und/oder Länderebene)
• Rechtsdienst• Arbeitnehmervertretung
Steuerung & Koordination
• Intranet-Chefredaktion• Content Manager (z.B. auf Bereichs-
und/oder Länderebene)• Autoren (<> Redakteure)• Reviewer• Inhaltlich Verantwortliche (Content
Owner, Topic Owner, Subsite Owner)• Bild- und Multimedia-Redakteure
Content & News• Community-Moderatoren• Fachexperten / Mitglieder• Kommentar-Moderatoren• «Akivisten» (Advocates, Ambassadors,
Champions, …)• Workplace-Coaches / Guides (TtT)• …
«Enabling» & Moderation
Stephan Schillerwein, version 2.3 –Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License
Technisch:• Betrieb & Unterhalt• Technischer Support• Weiterentwicklung
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Intranet Policies & Guidelines
Design
Content
Social & Collaboration
Require-ments
Applications& Integration
Technology
Security & Compliance
Stephan Schillerwein, version 2.0 –Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License
Ausgestaltung grafischer Elemente
Farbe, Schriften, Icons, Bilder, …
Redaktionelle Richtlinie,
regelt den Lebenszyklus
und die Ausgestaltung
(z.B. Qualität) der
Inhalte
Verhalten in interaktiven,
wenig formalisierten
Prozessen und Funktionen
Weiterentwicklung des Intranets
Gesamtsteuerung aller
Systeme des digitalen Arbeitsplatzes
Accessibility, Browser,
Standard-Bildschirm-
auflösung, Hardware, …
Datenschutz,
Informationssicherheit,
Revisionssicherheit
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Was man eben so misst …
52
Kombination der Wirkungsebenen ist entscheidend für die Aussagekraft
Ziele
Faktoren, die aufgrund von Intranet-Daten
gemessenen werden
Faktoren, die ausserhalb des Intra-
nets gemessen werden
Bereich Art
Web Analytics • Basis / Weiterführend• System-übergreifend
Search Analytics • Basis / Weiterführend
Custom Reports • In Kernsystem• System-übergreifend
Kombinationen • Excel-/ DB-basiert
Befragungen, Testing,
Produktivitäts-messungen, …
~20%
~80%
Nutzung & Performance («Output»)
Wahrnehmung & Nutzen («Outcome & Outflow»)
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SPEZIFIKATION – TEIL 3VERÄNDERUNGSKONZEPT
Unternehmenskultur
Change Management
«Adoption»
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Kultur wird im Intranet sichtbar
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«Culture is the by-product of consistent behavior.»
Jason Fried, David Heinemeier, Founders of 37signals
Leandro Herrero, Author of “Viral Change”
«Most […] change management systems fail because they do not deliver behaviouralchange in the individuals.»
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Ausgangslage für «Change Enablement»
• Es geht um Verhaltens- und Einstellungsänderungen
• Widerstand dagegen kann organisatorisch und/oder individuell sein
• Widerstand ist v.a. emotional, nicht rational!
• Kommunikation ist nur ein Teil der Lösung
• Befähigung und Vorleben ist ein wesentlicher Teil der Lösung
• Die Anpassung der organisa-torischen Rahmen-bedingungen ist entscheidend
Sollen Wollen
Kennen & Können
Kennen, nicht können
Nicht kennen
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Example of a Change Mangement Plan
Explore & Envision
Prepare & Design
Build & Implement
Use & Sustain
1
3
4
5
2
Real-time involvement through an open, collaborative project platform
Define what behavioural changes will be necessary, define gaps and actions
Involve users by creating (simple) prototypes early to
validate solution approaches, iterate and test again
Multiple pilots, including Senior Management to
demonstrate both the will for change and the future solution
Specify and roll-out of a multi-level workplace-coach program
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SYSTEMEVALUATION
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Intranet-Systeme sind keine eigenes Marktsegment
IntranetCMS
All-in-OnePortals
Intranet Suites
CollaborationSuites
Cloud Collaboration
ECM
…
Jeder Bereich enthält dutzende bis hunderte Systeme!!!
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61
Choosing a System is a different Game now
Intranet(CMS-based)
Digital Workplace(«Ecosystem»)
Front-end Functionality& Interaction Design
low High
Scope singular & isolated multi-dimensional & integrated
Power-Users few all
Stakeholders few all
Investment on top ofLicences
Low high
Market Maturity ok Low
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«Der eigentliche Zweck des Lernens ist nicht das Wissen, sondern das Handeln.»
- Herbert Spencer: “Essays on Education and Kindred Subjects”, 1861
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Vielen Dank für ihre
Teilnahme und
viel Erfolg !
Digital * Work * Design