Transcript of Zeit ist Geld, E-Mailen auch
- 1. Zeit ist Geld, E-Mailen auchDie E Mail ist der im Broalltag
aktuell am hufigsten genutzteKommunikationskanal. Ursprnglich als
kurzer, unkompliziertenInformationsaustausch gedacht, lenkt seine
inflationre Nutzungheute immer mehr Personen von der Wertschpfung
an ihremArbeitsplatz ab. Wer sich dessen bewusst ist und
gegensteuert, gewinntZeit ist Geld, E-Mailen
auchWettbewerbsvorteile, spart Zeit und Nerven.Tipps zum
E-Mail-Management E-Mail-Management bedeutet einerseits, die Zahl
zu bearbeitenderE-Mails auf ein sinnvolles Minimum zu reduzieren
und andererseits,mit den verbleibenden so umzugehen, dass ihre
Bearbeitung, Ablage,Archivierung und das Wiederfinden abgelegter
Dokumente praktikabelund zeitsparend erfolgt.1 1
- 2. ZEIT IST GELD, E-MAILEN AUCHIhr Posteinganginwieweit Sie
sowohl dem E-Mail-Format (Vorsicht bei HTML-E-Mails!) als auch dem
Dateiformat der Anlage trauen drfen.Die E-Mail ist ein asynchroner
Kommunikationskanal. Das schliet einesofortige Antwort aus. Wer
eine erwartet, whlt einen synchronen Kanal,Prfen Sie, welche der
verfgbaren Funktionalitten Ihres E-Mail-wie das Telefon oder das
persnliche Gesprch. Sehen Sie daher davon Programms Sie dabei
untersttzen, Ihren E-Mail-Alltag zu vereinfachen.ab, sich durch
eingehende E-Mails in Ihrer Arbeit unterbrechen zu lassen.So sind
zum Beispiel der Regelassistent in Outlook, das UmwandelnDas wrde
allen Regeln des Zeitmanagements zuwiderlaufen. Schalten von
E-Mails in Termine oder Aufgaben, das Kennzeichnen von E MailsSie
akustische und optische Signale beim Posteingang ab. zur
Wiedervorlage oder Nachverfolgung ein Weg, Ihren Posteingang zu
organisieren und klein zu halten.Nehmen Sie sich zwei- bis dreimal
tglich Zeit, Ihre E-Mails im Blockabzuarbeiten. Gelingt es Ihnen,
80% der eingegangenen E-Mails nurVertrauen Sie auch bei der
E-Mail-Kommunikation langbewhrteneinmal anzufassen, also nach dem
ffnen sofort komplett zu bearbeitenklassischen Fertigkeiten wie
Prioritten setzen, Zeitmanagement(inklusive Ablage/Archivierung),
sparen Sie viel Zeit. Beantworten Sie und Delegieren. Auch hier
bieten E-Mail-Programme untersttzendeE-Mails pnktlich. Sie
vermeiden damit sowohl zustzliche Nachfragen:Funktionen. Frischen
Sie Ihr Wissen bei Bedarf auf. Es lohnt sich.Wo bleibt die Antwort?
als auch Zndstoff in der Zusammenarbeit. Was, wenn Sie, obwohl Ihr
E-Mail-Postfach auf dem Computer im BroVor Spams schtzen Sie
inzwischen Spam-Filter. Stellen Sie hier hohe bereits berquillt,
parallel dazu auch unterwegs auf dem SmartphoneAnforderungen, statt
sich mit Kompromissen, die Ihre wertvolle ZeitE-Mails bearbeiten?
Zu den Fakten: Sie rufen zweimal dieselben Nachrichtenkosten,
zufriedenstellen zu lassen. Inzwischen ist Technik verfgbar,ab. Sie
antworten zum Teil mobil, zum anderen Teil aus dem Bro.die Sie
nahezu vollstndig von Spam befreit und dabei gleichzeitigsicher
zwischen Spam und fr Sie wichtigen Nachrichten zu unterschei-Zwei
Fragen tauchen auf:den versteht. Nutzen Sie bei Bedarf die Fhigkeit
Ihres Spam-Filters,Nutzerinformationen zur Optimierung ihrer
Funktion zu verarbeiten. 1. Inwieweit gelingt es Ihnen hier, den
berblick zu bewahren? Und:Fttern Sie ihn mit entsprechenden Daten.
Geben Sie, soweit es in IhrerMit welchem Aufwand? Haben Sie eine
Assistentin, die ebenfallsHand liegt, Ihre dienstliche
E-Mail-Adresse sparsam und berlegt weiter. Verantwortung fr Ihre
E-Mails trgt, gelten diese Fragen auch fr sie.Sorgen Sie fr einen
stets aktuellen Virenschutz. Sehen Sie jedoch davon 2. Handelt es
sich bei der mobil bearbeiteten Korrespondenz umab, sich hier
ausschlielich auf die Technik zu verlassen. Studien zeigen,
geschftsrelevante E-Mails: Wie gelingt die vom Gesetzgeber vor-dass
mehr als die Hlfte der Schden, die durch IT-Sicherheitslcken
geschriebene E-Mail-Archivierung?entstanden sind, durch
menschliches Fehlverhalten statt durch techni-sche Fehler
hervorgerufen wurden. Investieren Sie daher in Ihre eigeneund die
Schulung Ihres Personals. Oder wollen Sie erst aus Schaden klugIhr
Postausgangwerden? Wenige Sekunden des Nachdenkens vor dem
Mausklick ersparenoft qualvolle Stunden nach einem Systemausfall.
Prfen Sie zum Beispiel, Bei der E-Mail gilt: Weniger ist mehr. Das
bedeutet, weniger E-MailsBEVOR Sie eine E-Mail und deren Anhang
ffnen, inwieweit Absenderschreiben, weniger Anlagen, den Verteiler
minimieren und den Inhaltund Betreffzeile dieser Nachricht berhaupt
plausibel erscheinen oderkurz und verstndlich formulieren.2 3
- 3. ZEIT IST GELD, E-MAILEN AUCHVerwenden Sie E-Mails nur, wenn
sie fr den jeweiligen Zweck geeignet >> Achtsamkeit ist auch
bei den E-Mails geboten, die einen Vorgangsind:und alle daran
beteiligten Akteure ausfhrlich abbilden. Sie erkennen sie meist an
ihrer Betreff-Zeile mit mehreren AWs>> Sehen Sie zum Beispiel
davon ab, E-Mails zu verwenden, wenn (Antwort) und WGs
(weitergeleitet). Was kann hier schiefgehen? es um komplexe
Sachverhalte geht. Hier ist ein synchroner Einerseits ist die Frage
nach der Verstndlichkeit zu stellen. Kommunikationskanal, der
Rckfragen unmittelbar zulsst,Andererseits spiegeln solche
Korrespondenzen viel von der der E-Mail berlegen. Unternehmens- und
Kommunikationskultur wider. Das hat>> Finger auch dann weg
von der Tastatur, wenn Konfliktpotenzial bereits Vorgesetzte und
Auftraggeber bei der Lektre ins droht.Staunen versetzt.>>
Handelt es sich um einen elektronischen Geschftsbrief,
geltenReduzieren Sie den Verteiler auf ein sinnvolles Minimum.
Vermeiden an diesen vergleichbare Anforderderungen wie an einen
klas- Sie, den Posteingang Ihres Adressaten mit Nachrichten zu
fllen, die er sischen Geschftsbrief. Das betrifft sowohl die Anrede
und diebereits aus einer anderer Quelle erhlt oder die irrelevant
fr ihn sind. Abschlussgruformel als auch die Signatur, die, so
schreibt esOrientierung bieten hier unternehmensinterne
E-Mail-Spielregeln, die der Gesetzgeber vor, alle Angaben zu
enthalten hat, die auchsogenannte E-Mail-Policy. Bedenken Sie in
der Kommunikation nach auf Ihrem Firmenbriefpapier angegeben
werden. Da uns dasauen, dass auch Ihre bestehenden und potenziellen
Auftraggeber Lesen auf dem Bildschirm schwerer fllt als auf Papier,
gilt es unter der Informationsflut leiden. Bercksichtigen Sie
darber hinaus umso mehr, in E-Mails kurz und przise zu formulieren
und rechtliche Rahmenbedingungen. Sehen Sie in diesem Zusammenhang
Missverstndnissen vorzubeugen. unbedingt davon ab, alle Empfnger
als Adresskette (E-Mail-Adresse1; E Mail-Adresse2; E-Mail-Adresse3
- und so weiter) in den Kopf der E-Mail>> Dienen E-Mails der
Verstndigung innerhalb von Projektteams, zu setzen, wenn Sie ein
und dieselbe E-Mail an mehrere Empfnger, bei denen von einem
vertrauensvollen Verhltnis der Beteiligten zum Beispiel Kunden oder
Geschftspartner senden. Sie ersparen Ihren ausgegangen werden darf,
verlieren zwar die frmliche Anrede Adressaten damit eine untige
E-Mail-Flut und sich selbst rechtliche zu Beginn und der
Abschlussgruss an Bedeutung, die Forderung Auseinandersetzungen.
Verfassen Sie eine Serien-E-Mail analog zum jedoch, auf den Punkt
und verstndlich zu fomulieren, bleibt Serienbrief. Prfen Sie, ob
Ihr E-Mail-Programm diese Funktion enthlt. bestehen. Falls das
nicht der Fall ist, nutzen Sie auf dem Markt (preisgnstig)
ver->> Geht es darum, vertrauliche Daten zu bermitteln,
stellt sich fgbare Serien-E-Mail-Programme. Achten Sie dabei
darauf, selbst die die Frage, inwieweit die E Mail hierfr geignet
oder ob besserKontrolle ber die Adressdaten zu behalten, statt
diese zu freizgig an ein Brief oder das klassische Einschreiben zu
verwenden ist.Dritte, zum Beispiel Dienstleister auszulagern. Die
unverschlsselte E-Mail ist, was ihre Lesbarkeit auf dem Weg vom
Absender zum Empfnger betrifft, vergleichbar mit Formulieren Sie
eine E-Mail kurz und przise. Das betrifft sowohl die einer
Postkarte. Um auszuschlieen, dass Dritte eine E-Mail Betreffzeile
als auch den Textkrper. Prfen Sie vor dem Absenden, auf dem Weg in
den Zielposteingang lesen, sollte die E-Mail ob Ihr Text aus
Empfngerperspektive verstndlich formuliert ist. Fllt verschlsselt
werden. Ihnen das schwer, sollten Sie einen alternativen
Kommunikationskanal whlen. Dann sparen Sie Zeit und bewirken mehr.
Enthlt Ihre E-Mail45
- 4. ZEIT IST GELD, E-MAILEN AUCHeine Handlungsaufforderung,
prfen Sie, inwieweit die 5 Ws diese frden Empfnger klarer werden
lsst: Wer soll was wie bis wann erledigenund weshalb ist das
wichtig?Reduzieren Sie Anlagen auf das Ntigste. berlegen Sie
insbesonderebei Serien-E-Mails, ob ein Link in der E-Mail der
Anlage vorzuziehen wre.Komprimieren Sie Anlagen bei Bedarf.Ihre
E-Mail-Ablage und ArchivierungWir leben in Zeiten der E-Mail-Flut.
Da erscheint der Gedanke, ihr durchLschen zu begegnen, zunchst
durchaus plausibel. Aber Vorsicht! Seit2002 fordert der Gesetzgeber
(GDPdU: Grundstze zum Datenzugriff undzur Prfbarkeit digitaler
Unterlagen, www.gdpdu-portal.de) die revisi-onssichere Archivierung
steuerrelevanter E-Mails ber einen Zeitraumvon bis zu zehn Jahren.
Dafr wird ein E-Mail-Archiv bentigt. Wie dieE-Mail-Archivierung
erfolgt, ist Bestandteil der firmeneigenen E Mail-Policy.E-Mails,
die keiner Archivierungspflicht unterliegen, werden, abhngig Stand:
Dezember 2012davon, ob sie spter noch gebraucht werden, abgelegt
oder gelscht.Die Ordnerstruktur hat Sie an Ihrem Arbeitsplatz
zielgerichtet dabei zuuntersttzen, abgelegte Dokumente
unkompliziert und schnell wie-derzufinden. Dabei gilt es,
Ressourcen zu schonen, wie zum BeispielSpeicherplatz.ber die
AutorinDr.-Ing. Martina DresselWEBGOLD-AkademieWeitere
Informationen:Dr.-Ing. Martina Dressel ist Expertin fr ziel-Martina
Dressel: E-Mail Knigge, ISBN 978-3-00-026059-9fhrende
Kommunikation. Als Unternehmerin,oder unter www.e-mail-knigge.de
vierfache Fachbuchautorin und Rednerin inspi-riert sie dazu,
Produktivitt mit Lebensqualittim Alltag zu verbinden. Im Umgang
miteinan-der und der Technik sollen wir ebenso glcklichsein wie
effizient.Download aller BIEG-Leitfden
unterwww.bieg-hessen.dewww.webgold.de6 7
- 5. Zeit ist Geld, E-Mailen auch Die E-Mail ist der im Broalltag
aktuell am hufigsten genutzte Kommuni- kationskanal. Ursprnglich
als kurzer, unkomplizierten Informationsaus- tausch gedacht, lenkt
seine inflationre Nutzung heute immer mehr Personen von der
Wertschpfung an ihrem Arbeitsplatz ab. Wer sich dessen bewusst ist
und gegensteuert, gewinnt Wettbewerbsvorteile, spart Zeit und
Nerven. Unser Leitfaden gibt diese und weitere wertvolle
Tipps.ImpressumHerausgeberBIEG Hessenc/o IHK Frankfurt am Main
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