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Präsentation Kompetenzen für

den Projektstart und Projektabschluss

(Beispiel Organisations- Entwicklungsprojekt)

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Projektleiter-Handlungskompetenzen-Dimensionen -

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Erste Dimension der ganzheitlichen Projektleitung

Fachliche Kompetenz bezogen auf den Projektgegenstand

• Organisationsmethoden

• EDV-bezogene Techniken

• Techniken zur Partizipation der Betroffenen

• ...

für Organisationsentwicklungsprojekte:

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Zweite Dimension der ganzheitlichen Projektleitung

Administrative

Planung und Steuerung

• Phasenkonzepte

• Dokumentationsmethoden

• Ressourcenplanung

• Ressourcenkontrolle

• ...

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Dritte Dimension der ganzheitlichen Projektleitung

Strukturelle Voraussetzungen

• projektspezifische Projektorganisation

• klare Kompetenzen

• geregelte Entscheidungsprozesse

• ...

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Vierte Dimension der ganzheitlichen Projektleitung

Führungsverhalten

• Widerstände gegen Veränderungen erkennen

• Gruppenprozesse richtig einschätzen

• Klippen bei Projektbeginn sehen

• Richtiger Umgang mit Macht und Hierarchie

• ...

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Projektanstoß

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- Analyse der Ausgangssituation -

• Wer ist der Auftraggeber?• Wer sind die Träger der Projektidee?• Gibt es Hintermänner?• Wie kann der zu verändernde Bereich charakterisiert werden?• Wie steht der zu verändernde Bereich dem Vorhaben gegenüber?• Hat der Bereich schon Erfahrungen mit den "federführenden Bereichen"

(z.B. EDV, Organisation) und ähnlichen Vorhaben gemacht?• Hat der Bereich Erfahrungen mit Projektmanagement?• Welche Bedeutung hat das Projekt für den Bereich und die Mitarbeiter?• Wer ist in welcher Form durch das Vorhaben betroffen?• Welche Beteiligungswünsche bestehen bei den Betroffenen?• Sind sie willens und fähig die Projektleitung/Projektkoordination/

Projektsteuerung zu übernehmen?

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Hat der Bereich schon Erfahrungen mit den "federführenden Bereichen"

(z.B. EDV, Organisation) und ähnlichen Vorhaben gemacht?

• Wie ist die Zusammenarbeit bislang? ++ + 0 - --

vertrauensvoll kein Vertrauen

viel Abstimmung / Kommunikation

keine Abstimmung

Bereitschaft zur Zusammenarbeit

keine Zusammenarbeit

Konflikte werden offen angesprochen

Konflikte werden verdeckt ausgetragen

Entscheidungen werden gemeinsam getragen?

Entscheidungen werden nur von einer Seite getragen

Abmachungen werden eingehalten?

man verspricht viel, hält aber nichts

die Probleme des anderen werden ernst genommen

die Probleme des anderen interessieren nicht

offener Informationsaustausch es wird gemauert, Informationen werden als Machtfaktor genutzt

es gibt Kompromißbereitschaft

jeder beharrt auf seinem Standpunkt

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Wer ist in welcher Form durch das Vorhaben betroffen?

Mitarbeiter (Gruppe): Grad der Betroffenheit Art der

Betroffenheit Betroffenheitsaspekte nicht wenig stark positiv negativ

Aufgabenzuordnung Arbeitsablauf Handlungsspielraum Verantwortung Informationsstand Qualität der eigenen Arbeit Arbeitsbelastung Fremdkontrolle Persönliches Ansehen Einfluss Aufstiegschancen Einkommen Arbeitszufriedenheit Selbstverwirklichung …..

Quelle: Hansel, Lomnitz 1987, S. 40

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Beteiligungswünsche

Wer möchte am Projekt wie mitwirken?

und zwar persönlich oder repräsentiert durch eine andere Person / Personengruppe,

bezogen auf die einzelnen Phasen im Projekt.

• weder Beteiligung noch Information• Information• die eigene Meinung berücksichtigt wissen• mitarbeiten• (mit-)entscheiden

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Analyse der Ausgangssituation

Bin ich der / die Richtige?

• Bin ich die richtige Frau / der richtige Mann?

Bewertung Anforderungen / Fähigkeiten

1 2 3 4 5 Fachinhaltliche Kompetenz

Kenntnisse über beteiligte/betroffene Bereiche

Projektmanagement-Methoden

Fähigkeit, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden

Fähigkeit, Aufgaben an andere abgeben zu können

Fähigkeit, im Sinne des gesamten Projekts zu denken

Persönliche Akzeptanz seitens der Mitarbeiter

Persönliche Akzeptanz seitens der Führungskräfte

Verhandlungsgeschick

Überzeugungskraft

Fähigkeit zur Führung eines Teams

1 = niedrig , 5 = hoch

• Entspricht das Projekt meinen persönlichen Zielen?• Welche Chancen und Risiken birgt das Projekt für mich?

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ProjektendeProjektende

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- Geregelter Projektabschluss (Soll) -- Geregelter Projektabschluss (Soll) -

• Analyse des Projektablaufs bei erfolgreichen und bei kritischen Projektabläufen

• Erfolgsbewertung

• Festlegung der Folgemaßnahmen

• Erstellung des Projektabschlussberichts

• Abbau der Projektorganisation

• Bestimmen von Ansprechpartnern

• Projektabschlusssitzungen

• Abschließende Information an die Nutzer

• Weiterverwertung/Sicherung des Projektwissen

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- Probleme -- Probleme -

• Das Projekt wird nicht bewusst beendet. Es werden immer wieder "Arbeiten" gefunden, die

erledigt werden müssen. Darunter leidet die Linie, da die Mitarbeiter dort wieder eingeplant

worden sind.

• Das Projekt geht sang- und klanglos zu Ende. Notwendige Restarbeiten werden von der

Projektleitung erledigt. Diese verfügt aber nicht über notwendige Detailkenntnisse.

Unnötige Störungen entstehen,

• Das Projekt geht zu Ende, ohne dass eine Ergebnisbewertung hinsichtlich der Projektziele

und der Projektarbeit insgesamt erfolgt ist. Wertvolle Erfahrungen für andere Vorhaben

gehen verloren. Das Risiko, dieselben Fehler in neuen Vorhaben zu wiederholen ist hoch.

• Misslungene Projekte haben das "Privileg", schlagartig zu verschwinden, aber die

Erinnerung bleibt.

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Analyse kritischer Projektabläufe und Folgen (1)Analyse kritischer Projektabläufe und Folgen (1)

Ursachen von Misserfolgen:

• Das Zielsystem wurde nicht bewusst auf unausgesprochene Ziele und den daraus zielenden Zielkonflikten hin untersucht.

• Der Auftraggeber hat sich nicht genügend Zeit genommen, die Einbindung des Projektes in die bestehende Organisation mit den beteiligten Organisationsbereichen abzusprechen.

• Das Projektteam ist mit den "falschen" Personen besetzt worden.

...

Scheinlösungen:

• Bestrafung von Unschuldigen

• Gras über die Sache wachsen lassen -das Projekt verschwindet, zurück bleiben die schlechten Erfahrungen des Projektteams und der Nutzer, ein negatives Image und Gerüchte.

Richtige Konsequenz: Projektabläufe aufarbeiten und nach außen kommunizieren.

Keinen zum Sündenbock machen, sondern aus Fehlern gemeinsam lernen.

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Analyse kritischer Projektabläufe und Folgen (2)Analyse kritischer Projektabläufe und Folgen (2)

Hatte nach dem heutigen Kenntnisstand das Projekt von Beginn an nur wenige oder keine Chancen? Wie war die Einschätzung zu Beginn des Projektes? Warum gab es Veränderungen in der Einschätzung?

Wie und warum hat sich die Zusammenarbeit - im Projektteam- mit den späteren Nutzern- mit dem Projektumfeld (z.B. Auftraggeber, Betroffenen, Personalrat, externe Firmen, etc.)- im Laufe der Projektdauer verändert?

Sind die Nutzer genügend einbezogen worden?

Gab es in den Entscheidungsgremien Wendepunkte hinsichtlich der Einstellung zum Projekt und der Prioritätensetzung? Welche Auswirkungen hatte das auf das Projekt?

Welche Bedeutung hatten wirtschaftliche, organisatorische, soziale Auswirkungen und Veränderungen für den Projektverlauf?

Wie war das Image des Projektes und welche Gerüchte gab es? Warum?

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Erfolgsbewertung und FolgemaßnahmenErfolgsbewertung und Folgemaßnahmen

Für die Erfolgsbewertung Festlegung:

• der zukünftigen Maßnahmen bzgl. der Erfolgsbewertung,• des Verantwortlichen für diese Maßnahmen,• der Zeitpunkte und• der Kriterien für die Verarbeitung und Dokumentation der gewonnenen Daten.

Folgemaßnahmen (Problemstellungen und Aufgaben, die sich aus Entwicklungen oder Zwischenergebnissen des Projektes ergeben und nicht im laufenden Projekt zu erledigen sind):

• Anschlussprojekt• Aufgaben, die im Rahmen der normalen Arbeit eines Bereiches übernommen werden• zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehenes Projekt

Die Projektleitung definiert die Folgemaßnahmen und leitet sie ggf. ein.

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Das weiterverwertbare Projektwissen, der ProjektabschlußberichtDas weiterverwertbare Projektwissen, der Projektabschlußbericht

• Grundlage sind die gesamte bisherige Dokumentation und eventuell Aufzeichnungen der Projektteammitglieder.

• Wichtig sind die Annahmen und Voraussetzungen, auf denen Schätzungen beruhen• Inhalt:1. Erfolgsbewertung anhand des Zielkatalogs2. Mengen jeglicher Art3. Informationen über Kosten, Risiken, Art und Umfang bestimmter technischer Aktivitäten4. Vorgehenskonzepte für bestimmte Teilaspekte, die als Standard übernommen werden sollen5. fachspezifischer Informationsfluss zwischen den einzelnen beteiligten Bereichen und

Externen6. Erfahrungen mit Lieferanten (interne und externe) bezüglich Termintreue, Einhaltung der

vereinbarten Leistung und Qualität7. Form der Projektorganisation und Einbindung in die Stammorganisation, positive

Erfahrungen und Schwierigkeiten / Notwendigkeit8. angewandte Projektmanagementmethoden und -instrumente hinsichtlich ihrer

Notwendigkeit für das gelaufene Projekt9. Folgemaßnahmen und Maßnahmen zur abschließenden Erfolgsbewertung10. Lessons learned (siehe auch Projektvergleich)

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Projektorganisation abbauen und Ansprechpartner bestimmenProjektorganisation abbauen und Ansprechpartner bestimmen

Rückkehr zur "alten" Wirkungsstätte

Mitarbeit in einem neuen Projekt

Neue Aufgaben in einem anderen Bereich

Ansprechpartner, der für einen befristeten Zeitraum:• Auskunft über den Projektverlauf geben kann,• Änderungs- und Wartungswünsche der Nutzer entgegennimmt

und entsprechende Maßnahmen einleitet sowie• die Betroffenen in der Nutzungsphase unterstützt.

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Projektabschlusssitzungen und abschließende Information an die NutzerProjektabschlusssitzungen und abschließende Information an die Nutzer

Interne Sitzung im Projektteam• Sind alle in Frage kommenden Stellen über das Projektende informiert?• Sind den Projektteammitgliedern ihre neuen bzw. neuen "alten" Aufgaben bekannt?• Ist die weiterführende Erfolgsbewertung organisiert?• Ist der Ansprechpartner bestimmt?• Sind ggf. die Folgemaßnahmen initiiert?• Ist ein Termin für die Abschlusssitzung mit dem Auftraggeber vereinbart?• Ist die Abschlusssitzung mit den Beteiligten organisiert bzw. durchgeführt worden?• Ist die abschließende Informationsveranstaltung mit den Nutzern organisiert bzw.

durchgeführt worden?Abschlusssitzung mit dem Auftraggeber• Rückschau auf das Projekt und den Projekterfolg• Übergabe des Projektberichtes• Entlastung des ProjektteamsAbschlusssitzung mit den beteiligten Bereichen/abschließende Information an die Nutzer

Forum, in dem zum letzten Mal dem Projektteam positive Erfahrungen, Anmerkungen und Kritik weitergeben werden kann