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1

Projektmanagement

Der erfolgreiche Einstieg

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begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens

ProjektdurchführungMotivation, Kommunikation,

Konfliktmanagement

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Übersicht – Motivation, Kommunikation, Konfliktmanagement

Motivation der Projektmitarbeiter, Motivatoren und Motivations-beeinflussung

Kommunikation in der Projektarbeit

Konflikte und deren Handling im Projekt

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Lehr- und Lernziele – Motivation, Kommunikation, Konfliktmanagement

Begreifen von Wesen, Bedeutung und Gestalt-

barkeit der Motivation im Projektgeschehen

Verständnis für die Funktion der Kommunikation in Pro-jekten und Kriterien zu Wahl der Kommunikationswege

Kenntnis der Chancen und Gefahren von Konflikten sowie von Strategien zur konstruktiven Konfliktbewältigung

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wenigstens je 7 Motivatoren und arbeitsmotivations-steuernde Instrumente für einen situationsadäquaten Einsatz beherrschen

in der Lage sein, projektinterne Kommunikation effizient zu gestalten und sich am Informations-austausch nutzbringend zu beteiligen

mit Konfliktsituationen während der Projektarbeit professionell und konstruktiv umgehen können

Learning Outcomes – Motivation, Kommunikation, Konfliktmanagement

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Projektdurchführung

Anleitungs- und Steuerungsaufgaben Führung und Motivation Kommunikation Konfliktlösung Überwachung des Projektverlaufes Koordination

Kontrollaufgaben Projekt-Controlling Korrekturen und Verbesserungs-

maßnahmen Erfolgsfeststellung

Als Durchführung bezeichnet man jene Phase in der Projektarbeit, in der die fest-gelegten Ziele realisiert werden. In der Durchführungsphase werden die verschie-denen Ressourcen eingesetzt, um die Absichten des Vorhabens zu verwirklichen.

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teAufgaben während der Projektrealisation

Arbeitspakete erledigen

Pläne aktualisieren

Kontrolle und Steuerung bei Planabweichungen

interne und externe Kommunikation

(interne) Abnahme von Teilergebnissen

Team leistungsfähig erhalten

konstruktiver Umgang mit Konflikten6

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Führungsstil

= zeitlich konsistentes Führungsverhalten

Entscheidungs-spielraum der

Gruppe

Entscheidungs-spielraum desVorgesetzten

Kooperativer Führungsstil

Autoritärer Führungsstil

autoritär/imperativ

absolute Vollmacht Anordnung

Führung kontrolliert

Rücksprache Überzeugung

gemeinsame Kontrolle

partizipativ/kooperativ

gemeinsame Vollmacht Delegation

Gruppenkontrolle

allein entscheiden informieren anhören beteiligen gemeinsam entscheiden

autoritär patriar- chalisch beratend konsultativ partizipativ delegativ

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Erweitertes situationsbezogenes Modell der Führungstechnik

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Führungsstile im Überblick I

Führungsstil Charakterisierung Vor- und Nachteile Eignung

Autokratisch Diktatorisch (Sonderform: Patriarchalisch)

Hochgradig direktiv; Entschei-dungen über Inhalte und Pro-zesse trifft einer allein; er lässt Kritik nicht zu; genaue Einzel-anweisungen und detaillierte Kontrolle

+ ermöglicht rasches Handeln („Feuerwehr“)

+ gewährleistet, dass Mitarbeiter in abgestimmter Weise zum Einsatz kommen

– riskant – untergräbt Teamarbeit – Mitdenken, Mitverantwortung

und Kreativität kommen zu kurz

wenn Projekt in ernste Krise gerät bei hohem Zeitdruck, wenn keine Zeit für Aus- und Absprachen bleibt

Kooperativ Gruppenmitglieder sind an Entscheidungen über Inhalt und Prozess beteiligt. Die Rollen-träger sind auf Zusammenarbeit aller angewiesen, um die ge-setzten Ziele zu erreichen. Delegation von Aufgaben, Be-fugnissen und Verantwortung; Transparenz bei Entscheidun-gen und Maßnahmen

+ Betonung der Eigen-verantwortlichkeit, wobei kooperatives Gruppenergebnis im Vordergrund steht

+ gestärkter Zusammenhalt in der Gruppe

– hoher Kommunikationsaufwand in der Gruppe

überwiegend anzu-wenden, wenn Sachleistungen aus ökonomischen Zwängen höhere Priorität haben müssen als Glücksstreben der Einzelnen

Demokratisch Gruppenmitglieder treffen gemeinsam Entscheidungen über Inhalte und Prozess; der Leiter schlägt Entscheidungen vor, trifft sie aber nicht selbst; Selbststeuerung der Gruppe

+ hohe Gruppenkohäsion + starke Motivation und

Gruppenmoral + fördert Qualität und Originalität

der Leistung – zeitraubend – Effizienzmängel

prädestiniert in nicht erwerbswirt-schaftlichen Ein-heiten (ungeeignet, wenn wirtschaft-liche Leistung vor Arbeitszufrieden-heit steht)

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Führungsstile im Überblick II

Demokratisch Gruppenmitglieder treffen gemeinsam Entscheidungen über Inhalte und Prozess; der Leiter schlägt Entscheidungen vor, trifft sie aber nicht selbst; Selbststeuerung der Gruppe

+ hohe Gruppenkohäsion + starke Motivation und

Gruppenmoral + fördert Qualität und Originalität

der Leistung – zeitraubend – Effizienzmängel

prädestiniert in nicht erwerbswirt-schaftlichen Ein-heiten (ungeeignet, wenn wirtschaft-liche Leistung vor Arbeitszufrieden-heit steht)

Liberal Gruppe wird nicht im eigent-lichen Sinne „geführt“; Leiter gibt nur auf Verlangen Informa-tionen und Kommentare; Einzel-ne oder Untergruppen entschei-den über Inhalt oder Prozess

+ lässt maximale Freiräume + ermöglicht Kreativitäts-

spielräume – labilisiert die Gruppe – geringere Arbeitsleistung

eher in Ausnahme-situationen für den Umgang mit extremen Individualisten

Führungsstil Charakterisierung Vor- und Nachteile Eignung

Autokratisch Diktatorisch (Sonderform: Patriarchalisch)

Hochgradig direktiv; Entschei-dungen über Inhalte und Pro-zesse trifft einer allein; er lässt Kritik nicht zu; genaue Einzel-anweisungen und detaillierte Kontrolle

+ ermöglicht rasches Handeln („Feuerwehr“)

+ gewährleistet, dass Mitarbeiter in abgestimmter Weise zum Einsatz kommen

– riskant – untergräbt Teamarbeit – Mitdenken, Mitverantwortung

und Kreativität kommen zu kurz

wenn Projekt in ernste Krise gerät bei hohem Zeitdruck, wenn keine Zeit für Aus- und Absprachen bleibt

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Mitarbeitermotivation

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Reaktion unbefriedigter Mitarbeiter

Das Auftreten dieser Reaktionen gefährdet den Projektfortschritt und den Projekterfolg!

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Motivationsbeeinflussende Faktoren Motivatoren (Einflussgrößen, die

motivieren oder demotivieren können)− Chance zur Selbstverwirklichung− Selbstbestätigung− Möglichkeiten zur Mitgestaltung− Entscheidungsfreiheiten

Eine gute Führungskraft lässt den Mitarbeitern

auch ihre Erfolge.

Motivationssteigerer− Information− Integration− Identifikation− Initiative

− sinngebende und erfüllende Aufgaben− Beförderungen− eigene Verantwortungsbereiche− Anerkennung− Erfolg

Lob Kritik kurzes (eher beiläufiges) Lob

Erinnerung an Regeln, Ziele, Vereinbarungen

ausdrückliche Anerkennung kurzes Kritikgespräch schriftliche Anerkennung offizielles Kritikgespräch Hinweise „nach oben“ Aufgabenänderung Zuweisung attraktiverer Aufgaben

Sechs-Augen-Ermahnung

Zuweisung verantwortungs-vollerer Aufgaben

Abmahnung

Beförderung Degradierung oder Kündigung

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Rolle der Kommunikation und Koordination

Kommunikation dient dem qualifizierten Informationsaustausch und stellt ein unabdingbares Element des operativen Projekt-managements dar

Kontrolle benötigt Information und ist daher auch auf Kommunikation angewiesen

Information kann auch als Motivationsfaktor dienen

Kommunikation hat Informationsflüsse und -beziehungen sicherzustellen

reibungslose Kommunikation schafft eine Voraussetzung für Koordination

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Kommunikationsformen I

Informationssystem

Mündliche Kommunikation Schriftliche Kommunikation Berichtswesen Dokumentation

informelle Gespräche Kick-off-Meeting

Projektstart-Sitzung Projektplanungs-

Workshops Koordinationssitzungen Projektabschlusssitzung Telefonate

email Newsletter Folder Briefe Rundschreiben

Projektdefinition Projektfortschrittsberichte Protokolle Projektabschlussbericht

Projekthand-buch

Ablagesystem

nach Medien und Informationssystem

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Kommunikationsformen II

nach Vermittlung interner oder externer Informationen

– interne Informationeno Schätzungen, Pläne

o Berechnungsgrundlagen für Offerte

o Statusberichte der Mitarbeiter

o Problemdokumentation

– externe Informationeno Präsentationen

o Änderungsprotokolle

o Abschlussbericht

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Qualitätskriterien von Informationen

gut strukturierte Information = Empfänger empfängt was Sender sendet!

Charakteristika verständlicher Information

Charakteristika unverständlicher Information

· einfach · systematisch · kurz und prägnant · anregend

· kompliziert · unübersichtlich/ungeordnet · weitschweifig · langweilig

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teProjektmeeting (Besprechung) als Kommunikationsinstrument

(regelmäßige) Zusammenkunft (Jour fix) von mehreren projektbeteiligten Personen mit dem Ziel

– gegenseitiger Information

– der Erörterung eines Themas

– der Lösung eines Problems

Erfolgskriterien:– systematische Vorbereitung (klares Besprechungsziel)

– effiziente Durchführung

– Protokollierung

– angemessene Nachbereitung18

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teHinweise für Projektsitzungen Standardelemente einer regelmäßigen

Projektbesprechung (Jour fix):

– Projektfortschritt (Fertigstellungsgrad)

– während Berichtsperiode abgeschlossene Arbeiten und erreichte Ergebnisse

– momentane und in der nächsten Periode geplante Tätigkeiten

– aufgetretene Probleme, Unterstützungsbedarf

Häufigkeit von Projektmeetings wohl dosieren (nur wenn es wirklich etwas zu besprechen gibt!)

motivationsfördernde Aspekte bedenken – regelmäßige Besprechungstermine erhöhen Druck

jeweils Zwischenresultate fertigzustellen

– allzu selektive Kommunikation/Information kann demotivierend wirken („dumm sterben lassen“!)19

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Übung – Projektstartsitzung

Erstellen Sie eine Tagesordnung des Kick-off-Meetings für das von Ihnen bislang bereits bearbeitete Projekt.

Zeitrahmen: 15 Minuten

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wo Menschen interagieren gibt es Meinungs-verschiedenheiten, Auseinandersetzungen, Interessensgegensätze, Angriffe

→ Konflikte

Kampf gegensätzlicher oder gleichartiger aber konkurrierender Handlungstendenzen

Wesen von Konflikten

Als Konflikt bezeichnet man simultanes Auftreten gegensätzlicher oder unvereinbarer Interessen.

Wichtig im Projektmanagement: Klare Spielregeln!

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teWertung und Wirkung von Konflikten

landläufig herrscht Konfliktscheue

Konflikte per se nicht schlecht oder gut

ob Konflikt konstruktiv oder destruktiv wirkt,

hängt davon ab, wie man mit ihm umgeht

in jedem Konflikt schlummern

– Chancen und

– Gefahren22

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+ in Konflikten schlummern konstruktive Kräfte+ Konflikte bewirken, dass ein Problem offen zu

Tage tritt und dadurch einer Lösung zugänglich wird

+ Konflikte stimulieren neue Ideen+ ermöglichen organisatorischen Wandel+ wecken kreative Potentiale+ regen dazu an, über neue Arbeitsweisen

nach zudenken+ spornen zu besseren Leistungen an und

heben die Moral+ wenn sie nach außen gerichtet sind,

schweißen sie zusammen und steigern die Loyalität inner halb des Teams (‚geschlossen gegen einen gemein samen Feind’)

– Konflikte führen zu Instabilitäten im Projekt und können den Projekterfolg gefährden

– wecken negative Emotionen, verursachen Stress und rauben damit Motivation sowie Leistungsbe reitschaft

– Konflikte beeinträchtigen das Arbeitsklima und steigern die Unzufriedenheit im Team

– können die Kommunikation zwischen einzelnen Personen oder Gruppen stören

– Ressourcen binden

– Führungskräfte zu autoritärem Verhalten veran lassen

Vorteile/Chancen von Konflikten Nachteile/Gefahren von Konflikten

Wirkung von Konflikten

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gegensätzliche Ziele und Interessen

unterschiedliche Infor-mationen und Infor-mationsverarbeitung

unterschiedliche Methoden der Zielerreichung

Diskrepanz zwischen verfügbaren Mitteln

und Ansprüchen

unklare Aufgaben-abgrenzung und

Erwartungen

unterschiedliche persönliche

WerteAntipathie Misstrauen Vorurteile

Konflikte im Projekt

psy

cho

sozi

ale

Eb

ene

Sac

heb

ene

Beurteilungs-konflikt

Ziel-konflikt

Rollen-konflikt

Werte-konflikt

Beziehungs-konflikt

Verteilungs-konflikt

Konfliktarten

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Verhaltensmuster bei Konflikten

Verhaltensoptionen bei Konflikten und mögliche Ergebniskonstellationen

reaktives Verhalten: auf die Angriffe des anderen reagiert man mit gleicher Heftigkeit; der Konflikt eskaliert; beide verlieren

aggressives Verhalten: der andere wird bezwungen, man selbst gewinnt – Gewinner-Verlierer-Konstellation

passives Verhalten: zielt darauf ab, die eigenen Verluste zu minimieren, der andere siegt; Verlierer-Gewinner-Resultat

positives Verhalten: der andere wird nicht dominiert, beide sind kompromissbereit – Gewinner-Gewinner-Situation; Die Gewinner-Gewinner-Situation („win-win“) führt dazu, dass durch eine Zusammenarbeit ein größerer Gewinn für beide Parteien erreicht werden kann, als es im Alleingang möglich gewesen wäre.

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Verhaltensoptionen bei Konflikten und mögliche Ergebniskonstellationen

Person / Gruppe B

Gewinner Verlierer

Pers

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Gru

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A Gewinner Gewinner- Gewinner

Gewinner- Verlierer

Verlierer Verlierer- Gewinner

Verlierer- Verlierer

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Konfliktbehandlungsmöglichkeiten I

Lösungsversuch Vorteil Nachteil

Vermeidung/ Umgehung

Projektleiter umschifft Konfron-tationen geflissentlich bzw. steckt bei persönlichen Zielen zuguns-ten der Zusammenarbeit zurück

+ Verschiebung auf günstigeren Zeitpunkt

+ Vermeidung von Ab-brüchen

– keine Lösung – persönliche Ziele

kommen zu kurz – Unbehagen baut sich auf

Angriff Projektleiter schiebt Schuld auf Personen oder Gründe außerhalb des Projektes, ohne die Konflikt-ursachen zu ergründen

+ unkompliziert + (geistig) anspruchslos

– Scheinlösung – beeinträchtigt

Außenbeziehungen

Leugnen/ Flucht

Vogel-Strauß-Politik; die Existenz des Konflikts wird negiert in der Hoffnung, das Problem löse sich von selbst

+ einfach + kurz und schmerzlos + kein Verlierer

– Scheinlösung – Aufschieben der

Konflikte – Weiterentwicklung

unterbleibt Bagatellisieren/ Relativieren

Konflikt wird im Ansatz, aber nicht im eigentlichen Ausmaß wahrgenommen bzw. durch Verweise auf positive Ent-wicklung überdeckt

+ Zeitgewinn + Vertagung auf günsti-

geren Zeitpunkt (Auf-schieben)

+ Vermeidung von Ab-brüchen

– Scheinlösung – ungutes Gefühl – Selbsttäuschung – Weiterschwelen

der Divergenzen

Kampf Konflikt wird durch Unterwerfung, persönliche Herabsetzung oder/ und Erzwingen des totalen Nach-gebens bewältigt

+ sichert das eigene Überleben

+ schnell + Abschreckung

– Scheinlösung – inhuman – Verhärtung, Rachege-

fühl – Demotivierung

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Konfliktbehandlungsmöglichkeiten II

Bagatellisieren/ Relativieren

Konflikt wird im Ansatz, aber nicht im eigentlichen Ausmaß wahrgenommen bzw. durch Verweise auf positive Ent-wicklung überdeckt

+ Zeitgewinn + Vertagung auf günsti-

geren Zeitpunkt (Auf-schieben)

+ Vermeidung von Ab-brüchen

– Scheinlösung – ungutes Gefühl – Selbsttäuschung – Weiterschwelen

der Divergenzen

Kampf Konflikt wird durch Unterwerfung, persönliche Herabsetzung oder/ und Erzwingen des totalen Nach-gebens bewältigt

+ sichert das eigene Überleben

+ schnell + Abschreckung

– Scheinlösung – inhuman – Verhärtung, Rachege-

fühl – Demotivierung

Delegation Konflikt wird jemandem anderen zur Lösung übergeben

+ Lösung mit Sachlichkeit und Kompetenz

+ Risikovermeidung + unparteiisch

– weniger Identifikation mit dem Ergebnis

– Beteiligte werden inkompetent

Kompromiss Konflikt wird durch Teilzu-geständnisse bereinigt

+ Verhandlung + Interessen aller werden

berücksichtigt + Teilverantwortung der

Betroffenen

– nur Teilzufriedenheit – hoher Zeitaufwand – Gefahr der Mani-

pulation

Konsens Über den Konflikt wird solange verhandelt, bis eine alle zufrieden-stellende Regelung gefunden ist

+ hohe Qualität der Lösung

+ Zufriedenheit + Stimulationseffekte

– hohe Anforderungen an Beteiligte

– umständlich – zeitaufwendig

Lösungsversuch Vorteil Nachteil

Vermeidung/ Umgehung

Projektleiter umschifft Konfron-tationen geflissentlich bzw. steckt bei persönlichen Zielen zuguns-ten der Zusammenarbeit zurück

+ Verschiebung auf günstigeren Zeitpunkt

+ Vermeidung von Ab-brüchen

– keine Lösung – persönliche Ziele

kommen zu kurz – Unbehagen baut sich auf

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Umgang mit Konflikten

traditionell alternativ

Der Konflikt taucht auf und

Streit wird vermieden

die Beteiligten sind „höflich“ und rücksichtsvoll

der Konflikt wird heruntergespielt, aber nicht gelöst

wird erkannt und aufgegriffen

wird bewusst gemacht und akzeptiert

Schritte zu seiner Lösung werden eingeleitet

Der Konflikt bleibt unterschwellig bestehen und Der Konflikt wird akzeptiert und analysiert und

man geht sich aus dem Weg

Vorurteile werden aufgebaut und verhärtet

Kontakte werden auf ein Minimum reduziert

anhaltende Spannungen entstehen

die Konfliktursachen identifiziert

die Konfliktparteien festgestellt

die Interessen und Bedürfnisse der Konfliktparteien formuliert

die Konfliktinhalte klar begrenzt

Umgang mit Konflikten I

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Der Konflikt bleibt unbearbeitet und verursacht

Der Konflikt wird offen bearbeitet mit Hilfe geeigneter Techniken, wie z.B.

persönliche Unzufriedenheit schlechtes Arbeitsklima mangelnde Kommunikation wenig gegenseitige Information weniger Verständnis weniger Zusammenarbeit

aktives Zuhören Spielregeln themenzentrierter Interaktion Neutralisierung von Killerphrasen Einwandbehandlung

Der unbearbeitete Konflikt breitet sich aus und sorgt für Der Konflikt ist konstruktiv gelöst und

die Verstärkung bestehender Konflikte die Entstehung neuer Konflikte

das dem Konflikt zugrundeliegende Problem gelöst die Beziehung der Konfliktparteien im positiven Sinn

neu gestärkt die Beteiligten sind mit der Kosten-Nutzen-Relation

zufrieden

Umgang mit Konflikten

traditionell alternativ

Umgang mit Konflikten II

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Abfolge der Schritte zur Konfliktbearbeitung beachten:

Gruppen- oder Einzelgespräche mit den Konfliktbeteiligten

Einbindung eines neutralen „Schiedsrichters“

Rote Karte für den Konfliktverursacher

Projektabbruch

Konfliktlösungskaskade

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vermittelnd eingreifen, aber nicht verharmlosen

Schuldzuweisungen vermeiden

in der Sache klar argumentieren, Sachverhalt und Person trennen

Klären der verschiedenen Standpunkte, z.B. durch Feedback-Runden, Versuch, in die Rolle des anderen zu schlüpfen

Verdeutlichen der unterschiedlichen Positionen durch Festhalten auf Flip-Chart etc.

mögliche Ursachen des Konflikts herausarbeiten

bei stark emotional vorgebrachter Kritik: von der Sachebene weggehen

Niemanden zum Sündenbock machen

in erster Linie in Lösungen denken und nicht in Problemen

Projektteams müssen sich nicht lieben! Wichtig ist, Konsens über die Sache.

Tipps zum Konfliktmanagement