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E i kl i BPMNCornelia Diebel

Entwicklung eines BPMN-Frameworks bei der Deutschen Nationalbibliothek (DNB)

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BPMCon 2011, 9. September 2011

G häft t i d Geschäftsprozessmanagement in der DNB

Eine Umstrukturierung der IT-Abteilung im Jahr 2007 war der Ausgangspunkt für die Beschäftigung mit der Ausgangspunkt für die Beschäftigung mit Geschäftsprozessmanagement.

l h b k kDie tägliche Arbeit ist stark projektorientiert. Ein Schwerpunkt sind Projekte, die der Einführung neuer Prozesse dienen.

BPMCon 2011, 9. September 2011 3

A f d t l Anforderungsmanagement als Ausgangspunkt

Um die Projektarbeit zu optimieren, wurde mit der Einführung eines strukturierten Einführung eines strukturierten Anforderungsmanagements begonnen.

f d f l d l dAnforderungsmanagement erfolgt mit dem Ziel der Ergebnissicherung in Projekten, in denen viele Beteiligte zu koordinieren sind.


M th d i A f d tMethoden im Anforderungsmanagement

Im Rahmen des Anforderungsmanagements werden drei Methoden als verpflichtend angewendet:

o Anwendungsfälle (Use Cases)

o Anforderungslisten

o Ablaufdiagramme


BPMN i ?BPMN – wieso?

DNB hatte bisher kein etabliertes Prozessmanagement und konnte die Notation für Ablaufdiagramme frei wählenkonnte die Notation für Ablaufdiagramme frei wählen.

Für BPMN sprachen:Für BPMN sprachen:o Verständlichkeit (durch Reduktion auch für nicht IT-

Spezialisten)o Genauigkeit (im Bereich der Ereignisse)o Beherrschung von Komplexität


BPMN i ?BPMN – wie?

Einführung im Rahmen eines Projektes, angeregt durch berufsbegleitendes Masterstudium.

Wichtige Bestandteile des Projektes waren:Klärung des Prozessbegriffes o Klärung des Prozessbegriffes

o Klärung der Notwendigkeit von Prozessmanagement auch in der öffentlichen Verwaltung

o Erstellung eines BPMN-Frameworkso Erstellung eines BPMN-Style-Guides


BPMN F k d D t h BPMN-Framework der Deutschen Nationalbibliothek


Eb 1 St t i h P d ll Ebene 1 – Strategisches Prozessmodell: Zielgruppe und Zweck

Zielgruppen:o Oberste Führungsebeneo Fachliche Projektleitungo Mitarbeiter der Fachabteilung (Prozessbeteiligte)

Zweck:

Grundsätzliche und ergebnisorientierte Darstellung eines PProzesses.


Eb 1 St t i h P d ll Ebene 1 – Strategisches Prozessmodell: Anforderungen an das Modell

Hauptanforderungen:

o Leichte Verständlichkeit, auch für Menschen ohne ,BPMN-Kenntnisse

o Leichte Erkennbarkeit des Kunden eines Prozesses

Die Einschränkung der Symbolpalette auf 10 Flussobjekte und 8 Artefakte gewährleistet die Übersichtlichkeit eines Prozessmodells Prozessmodells.


Eb 2 O ti P d ll Ebene 2 – Operatives Prozessmodell Zielgruppe und Zweck

Zielgruppen:

o Fachliche und technische Projektleitungj go Mitarbeiter der Fachabteilungo Mitarbeiter der IT-Abteilung in der Prozessanalyse

Zweck:

Beschreibung der Details der operativen Abwicklung und Dokumentation der Abläufe.


Eb 2 O ti P d ll Ebene 2 – Operatives Prozessmodell Anforderungen an das Modell

Hauptanforderungen:o Präzisiono Syntaktische und semantische Korrektheit o Formale Fehler sollen ausgeschlossen werden

b k f b lo Nutzbarkeit für Prozessbeteiligteo Nutzbarkeit für die Umsetzung des Prozesses


Eb 3 IT S ifik ti Ebene 3 - IT-Spezifikation Zielgruppe und Zweck

Zielgruppe:

o Mitarbeiter der IT-Abteilung auf der Ebene der Analyse g yvon Prozessen

Zweck:

Erstellung einer Vorgabe zur Entwicklung von Software oder für die Umsetzung von neuen Prozessen.


Eb 3 IT S ifik ti Ebene 3 - IT-Spezifikation Anforderungen an das Modell

Hauptanforderungen:o Syntaktische und semantische Korrektheito Fehlerfreie und präzise Modelleo Vermeidung von Interpretationsspielraum

Zusätzlich zu den Informationen der technischen Prozessmodelle werden bei der klassischen Softwareentwicklung weitere Spezifikationen benötigtSoftwareentwicklung weitere Spezifikationen benötigt.


Eb 4 I l tiEbene 4 – ImplementierungZielgruppe und Zweck

Zielgruppe:

o Mitarbeiter der IT-Abteilung auf der Ebene der gUmsetzung von Prozessen und der Softwareentwicklung

Zweck:

Umsetzung der Spezifikationen.

Ebene 4 des BPMN-Frameworks hat zurzeit in DNB keine praktische Relevanz.


BPMN St l G idBPMN-Style-Guide

Zweck:

o Prozessmodelle mit Leben fülleno Möglichst einheitliche Nutzung von BPMN in der DNB

festlegen

Beinhaltet Regelungen zur Nutzung von Symbolen und Angaben zur Funktion der Notationselemente.


BPMN St l G idBPMN-Style-Guide

Der Style-Guide beschreibt die Notationselemente in der Struktur:

o Definition/Beschreibungo Abbildung

Beispielo Beispiel


Ei bi d O i ti f t / Einbindung Organisationsreferat / Fachabteilungen

Das vorgeschlagene Prozessmodell soll in der DNB die Das vorgeschlagene Prozessmodell soll in der DNB die Kommunikation über Prozesse zwischen allen Beteiligten erfolgreich gestalten.

Geschäftsprozesse sind auch im organisatorischen und fachlichen Kontext ein wichtiges Thema.


Ei bi d O i ti f t / Einbindung Organisationsreferat / Fachabteilungen

Darstellung von Prozessen in BPMN im Rahmen des Frameworks auch gegenüber den Fachabteilungen.

Positives Feedback:o Die Prozessmodelle der Ebenen 1 und 2 werden

verstandenverstanden.o Die Vorgehensweise wird akzeptiert, auch wenn die

Einführung von BPMN durch die IT-Abteilung initiiert wurde.


F itFazit

Die intensive Vorarbeit an BPMN-Framework und Style-Guide bietet Orientierung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und dient als gemeinsame Grundlage für die Mitarbeiter und dient als gemeinsame Grundlage für die Arbeit.

h lb bl h k h h fDie Deutsche Nationalbibliothek steht noch am Anfang einer konsequenten Geschäftsprozessorientierung, ein erster Schritt ist gemacht und für die weiteren Schritte sind die Grundlagen geschaffen.


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