1 „GESUNDE SCHULE“ in Niederösterreich Grundlagen des Projektmanagements Teil 1 Okt. 2008, Teil...

Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 1

„GESUNDE SCHULE“ in NiederösterreichGrundlagen des Projektmanagements Teil 1 Okt. 2008, Teil 2 Jän. 2009Vortragender: Ing. Rainer VOLK BSc


• Erster Tag (Okt. 2008)– Der Projektbegriff– Das magische Projektmanagement Dreieck– Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren von Projekten– Projektzieldefinition– Der Projektauftrag– Projektumwelten / Projektstakeholder– Basiselemente der Projektplanung inkl. Projektstrukturplanung

• Zweiter Tag (Jän. 2009)– Grundlagen der Anforderungsanalyse– Grundlagen des Risikomanagements– Grundlagen von Aufwandschätzungen– Ressourcenplanung, Kostenplanung und Terminplanung– Projektdurchführung, Projektcontrolling und Projektsteuerung– Projektdokumentation– Change Management– Der Projektabschluss

Inhalte


Was kennzeichnet ein Projekt?• Merkmale eines Projektes

– Zeitliche Ziele (Start- und Endtermin)– Inhaltliche Ziele– (relative) Neuartigkeit bzw. Einmaligkeit– Ressourcenverbrauch– Komplexität

• Daraus entstehende Konsequenzen– (Projekt)Risiken– (Projekt)Managementmethoden


Beispiele für historische Projekte• Große historische Projekte

– Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.) – z.B. Bau der Cheops-Pyramide

• 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader• 20 Jahre Bauzeit • ca. 100.000 Arbeiter/Sklaven

Umzug des Flughafens München (1992)

• Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969)

• Apollo-Programm (1968 – 1972) • Schrittweise Realisierung des

Ziels• 2.000 Institutionen und Firmen• 300.000 Beschäftigte; 25 Mrd. $


Beispiele für Projekte - heute• Projekte in Unternehmen

– Entwicklung eines neuen Produktes – Entwicklung einer neuen Serviceleistung – Abwicklung eines Kundenauftrags– Neuorganisation der Firma / einer Abteilung– Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit– Fusion mit einer anderen Firma– Entwicklung / Einführung eines neuen Informationssystems

• Schulprojekte– Neuausrichtung der Pausenplatzgestaltung– Optimieren von Klassenräumen– Realisierung eines Kindergartenplatzes– Errichtung eines Pausenkiosk– Erstellung eines Suchtpräventionskonzeptes

• Private Projekte– Bau eines Hauses– Organisation einer Familienfeier


Merkmale von Projekten

Komplexität

ProjektklareZielsetzung

Inter-disziplinär

begrenzteRessourcen

RisikenEinmalig-

keit

Innovation, Neuartigkeit

Termin

Jedes Projekt ist ein Investitionsvorhaben Nutzen höher als Kosten !


Welche Tätigkeiten sind kein Projekt?• Einfache bzw. wiederkehrende Tätigkeiten

– Fahrscheine kaufen– Kopieren von Unterlagen– Erstellen einer Einkaufsliste für den täglichen Bedarf

an Lebensmitteln– Einreichen der Arbeitnehmerveranlagung (ehemals

Jahresausgleich)– ............


Übung: Abgrenzung Projekt / Nicht-Projekt

• Entwicklung eines Prototypen in der Automobilindustrie

• Anmeldeverfahren einer PKW-Zulassung

• Blinddarmoperation

• Trennung von siamesischen Zwillingen

• Auswahl eines neuen Betriebsstandortes für ein mittelständisches Unternehmen

• Unbemannte ESA Marsmission

• Umstellen der Serverlandschaft von Windows auf Linux


TerminzielProjektendtermin

KostenzielProjektbudget

SachzielQualität und Funktion

„Softfacts“

Das magische PM-Dreieck


Der PMI Standard

Ausführungs-prozesse

Kleinere Anpassungen im Rahmen des Basisplanes

Anpassungen des Basis-planes notwendig

Steuerungs-prozesse

Soll/Ist Vergleich (Vergleich des Basisplans mit den Ist-Werten)

Ist-Werte (Aufwände, Kosten, Inhalte u. Termine)

Planungs-prozesse

Basisplan (= SOLL für Termine, Kosten und Inhalte)

ProjektstrukturplanTerminplanKostenplan etc.

Initiierungs-prozesse

Projektauftrag

Abschließende Prozesse

Projektergebnis

PMI Wissensgebiete

– Integrationsmanagement– Umfangsmgmt. (Scope)– Zeitmanagement– Kostenmanagement– Qualitätsmanagement– Personalmanagement– Kommunikationsmgmt.– Risikomanagement– Beschaffungsmanagement

Quelle: PMBOK Guide, Ausgabe 2000


Wann ist ein Projekt erfolgreich?

• Klassische Erfolgsfaktoren– Definierte Funktionalität & Qualität lt. Spezifikation– Im definierten Zeitrahmen– Im definierten Kostenrahmen

• Erweiterte Erfolgsfaktoren– Ziele erreicht– Laufende Kosten im definierten Rahmen– Akzeptanz der Anwender


Projekterfolgs- und Misserfolgsfaktoren

Abgebrochen31%

Gefährdet53%

Erfolgreich16%

Projekterfolgs- bzw. Misserfolgsraten • Die Hauptursache für Erfolge bzw. Misserfolge sind managementbedingt

• Projektmanagement

• Risikomanagement

• Anforderungsmanagement

• Qualitätsmanagement

• Mangelnder Support des Managements

• StakeholderkonflikteQuelle: CHAOS Report der Standish Group


• Projekte sind erfolgreich, wenn soziale und management-bedingte Probleme beachtet und minimiert werden

• Konsequente Anwendung von Methoden und Tools

• Konsequentes Anforderungs- und Change Management

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren


Die wichtigsten Misserfolgsfaktoren

• Projekte scheitern primär an sozialen und management-bedingten Problemen

• Mangelnde Anwendung von Methoden und Tools ist bei größeren Projekten sehr problematisch

• Mangelndes Anforderungs- und Change Management ist sehr problematisch


Gruppenarbeit

• Erfahrungen der Teilnehmer– Gründe für besonders erfolgreiche bzw.

besonders problematische Projekte

– Persönliche Erfahrungen von Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren

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Projektziele


Projektziele• Für jedes Projekt müssen klare Ziele (angestrebtes

Projektergebnis) definiert sein

• Die Ziele müssen so definiert sein, dass zu Projektende Erfolg/Misserfolg bewertet werden können (nach den „SMART“-Kriterien)

• Ziele geben dem Projekt eine Richtung

• Die Formulierung von Zielen ist eine zentrale Aufgabe im Zuge der Projektdefinition bzw. Projektplanung


Priorisierung der Projektziele

• Muss-Ziele– sind Ziele, welche unbedingt erreicht werden müssen, damit das

Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann

• Soll-Ziele– sind Ziele, welche wichtig sind und zumindest größtenteils

erreicht werden sollten

• Kann-Ziele– sind Ziele, welche eventuell später realisiert werden, wenn noch

genug Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen

• Nicht-Ziele– sind Ziele, welche nicht angestrebt werden bzw. nicht mit

diesem Projekt verwirklicht werden


Zieldefinition nach der SMART Methode

S pecific (spezifisch)

M easurable (messbar)

A greed (abgesprochen)

R ealistic (realistisch)

T ime constraint (zeitlich beschränkt)


Beispiel Ziele-Definitionstabelle

Zielart Projektziele Adaptierte Projektziele per ....

Hauptziele

Zusatzziele

Nicht-Ziele


Praxisbeispiele


Stakeholderanalyse (1/3)

Identifizieren von direkt betroffene Personen bzw. Abteilungen seitens

des Auftragnehmers und des Auftraggebers

ProjektmanagerIn mit dem Kernteam


Erkennen von „Seilschaften“ und „Unverträglichkeiten“, Anwendung

von „Empathie“

Weitere (indirekte) Stakeholder z.B. Betriebsrat,

Behörden etc.



• Aspekte im Zuge der Stakeholderanalyse– Einnehmen der Vogelperspektive– Ermitteln der Stakeholder von der „Longlist“ zur „Shortlist“– Eigenschaften und Beziehungen der Stakeholder– Anforderungen der Stakeholder an das Projekt– Können die Erwartungen der Stakeholder erfüllt werden?– Gibt es unerwünschte Konsequenzen für die Stakeholder?– Welche Maßnahmen sind für die Zufriedenheit der Stakeholder

erforderlich?

• Kunde zufrieden gutes Projekt• Kunde und Stakeholder zufrieden sehr gutes Projekt



Fallbeispiel Stakeholderdiagramm

Externe Umwelten(Kunde)

Interne Umwelten(Projektdurch-führendes Unernehmen)

LegendeStarke / schwache Beziehung

Intensive / weniger intensive Beziehung

Konfliktreiche Beziehung

Projekt

PMO

Projekt-leitung

Restl. interne Organisation

Projekt-Koordinator

Abteilung Applik.Operat. Management-

Board

GSM NW-Lieferant

Telco-Bereichs-

leitung

Konkurrenz-Operatoren

Support-Organisation

Account-Management


Fallbeispiel Stakeholder Bewertungsmatrix

Umfeldgruppe Bedeutung Macht 1-5

Erwartungen(+), Befürchtungen(-)

Klima, Stimmung +/=/-

Strategien, Maßnahmen

Geschäftsführung

Interner Projektauftrageber

Projektleiter

Projektteam

Betroffene Abteilungen

Formale Entscheidungsträger

Informelle Entscheider

Kundenbereiche


Der Projektauftrag• Offizielle Bevollmächtigung durch den

Projektauftraggeber• Beinhaltet die wichtigsten Eckpunkte

– Ziele– Kosten / Budget / Aufwand– Termine (Start- & Endtermin, event. Meilensteine)– Inhalte– Projektmanager– Kernteammitglieder– Risiken

• Wird vom Projektauftraggeber unterschrieben


Reihenfolge der Projektstartaktivitäten

Projektidee

Anforderungs-definition

Stakeholder-analyse

Projektziele

Bedürfnisse


Übung Projektauftrag

• Definieren Sie die den Projektauftrag für das Projekt „Schulverpflegung“ lt. Fallbeispiel mit zumindest folgenden Inhalten– Ziele– Termine– Wichtigste Inhalte– Wichtigste Stakeholder– Kernteammitglieder– Risiken

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Projektplanung


Typische Situation zu Projektstart

Quelle: Procon Austria

Klare ZieleUnerkannte Risiken

Klarer Plan


Typische Situation während der Umsetzung des Projektplanes

Quelle: Procon AustriaPlanänderungen

Projektrisiken

Mitarbeiter-fluktuation Zieländerungen


Projektplanung: Überblick

1. Projekt strukturieren

2. Arbeitspakete (APs) definieren

AP 1 AP 2

3. Aufwandsschätzung

4. Abhängigkeitsermittlung

Projektablaufplan

Projektstrukturplan

AP1 AP2

Meilensteinplan

Terminplan

5. Ressourcenplanung

6. KostenplanungRessourcenplan

Kostenplan

7. Planoptimierung

Weitere Planungsthemen• Risikomanagement• Projektkommunikation• Projektdokumentation• Qualitätsmanagement, ...


Projektplanung: Vom Groben ins Detail1. Projektbeschreibung 2. Projektstrukturierung 3. Meilensteinplanung

4. Terminplanung 5. Kapazitätsplanung 6. Kostenplanung

Das Projekt ist klar beschrieben und zwischen

Auftraggeber und Projekt-leiter geklärt.

Die Teilprojekte und Arbeits-pakete sind klar beschrieben.

Der Ablauf des Projektes istklar vorausgeplant.

Die Termine sind realistisch berechnet.

Die Kapazitäten sind in allenbetroffenen Bereichen abge-deckt.

Die Kosten des Projektver-laufs sind vorausgeplant.


Zweck von Projektstrukturplänen (1/2)• Hierarchische Gliederung der Aufgaben in plan- und

kontrollierbare Arbeitspakete• Erhöhung der Projekttransparenz• Grundlage für die Verteilung von Aufgaben und

Verantwortlichkeiten im Projekt• Ausgangsbasis für die Ablauf- und Terminplanung• Voraussetzung für Kostenplanung und Kostenkontrolle• Grundlage für Risikoanalysen• Mittel zur Strukturierung von Projektsteuerungssitzungen• Gliederungsschema für Projektberichte und deren Ablage

• Zentrales Kommunikationsinstrument


• Der Projektstrukturplan …– hilft durch die Unterteilung in kleine, leicht überschaubare

Aktivitäten, die Komplexität des Projekts zu reduzieren– kann durch die hierarchische Darstellung einfach auf

Vollständigkeit überprüft werden - auch von projektfremden Fachleuten

– ist einfach zu verstehen und eignet sich gut für Präsentationen– ist ein hervorragendes Kommunikationsmittel, mit dem jeder

Beteiligte sofort seinen Beitrag zum Gesamtprojekt erkennt– fördert den Teamentwicklungsprozess, da er im Rahmen eines

neuen Projekts eines der ersten gemeinsam erarbeiteten Dokumente darstellt

Zweck von Projektstrukturplänen (2/2)


Beispiel eines PSP

AP1.1.1

AP1.1.2

A u fga be 1 .1

AP1.2.1

AP1.2.2

AP1.2.3

A u fgabe 1 .2

Aufgabenblock 1

AP2.1.1

AP2.1.2

AP2.1.3

AP2.1.4

A u fgabe 2 .1

AP2.2.1

AP2.2.2

AP2.2.3

A u fga be 2 .2

AP2.3.1

AP2.3.2

A u fga be 2 .3

Aufgabenblock 2

ProjektGesam taufgabe


Ablauf bei der Erstellung eines PSPs1. Strukturierungsvorbereitung

– Sichtung vorhandener Unterlagen zum Projekt– Standard-Projektstrukturpläne als Orientierungsgrundlage

2. Entwurf eines vorläufigen Strukturplans– Zunächst Phasen, dann Aktivitäten– Erste Zuordnung von Aufgaben zu Verantwortlichen

3. Überprüfung des Planentwurfes– Vollständigkeit, Spezifikationserfüllung– Überschneidungsfreiheit– Eindeutige Verantwortlichkeit– Aufwands-/Kostenerfassung

4. Identifikations-Nummerierung (PSP-Nummer)5. Erstellung von Arbeitspaket/Meilenstein-Beschreibungen6. Verabschiedung der Strukturpläne und Änderungsdienst

Basisplan


Arbeitspakete – Grundlagen• Die hierarchisch niedrigsten Positionen ds PSP• Ein Arbeitspaket ist ein Leistungselement mit klaren

einfachen Abgrenzungen und Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen

• Jedes Arbeitspaket weist ein genau spezifizierbares und überprüfbares Ergebnis auf und kann termin- und kostenmäßig überwacht werden

• Jedes Arbeitspaket soll genau einem Verantwortlichen zugeordnet werden können

• Aufwand eines Arbeitspaketes: Ca. 80 Std.


Arbeitspakete - Beispiel

Erstellen der Spezifikation aller für die Migration notwendigen TätigkeitenErstellen einer detaillierten DokumentationEntwickeln von „Fall-Back“ SzenarienDurchführen von Migrations-Simulationen

AP-Nicht-Inhalt Keine organisatorische BetrachtungSchnittstellen zu anderen APs

SysteminegrationstestsAbnahmetests des KundenMigrations-SpezifikationsdokumenteMigrations-DokumentationProtokoll der Ergebnisse der Migrations-SimulationenHr. Kritz (Mitarbeiter: Hr. Kirisitz)Unterstützung durch den techn. Support des Kunden50%: Alle Spezifikations- & Dokumentationsdokumente erstellt75%: Alle Fall-Back Szenarien entwickelt100%: Alle Migrations-Simulationen lt. Spezifikation erfolgreich abgschlossen

Arbeitspaketbezeichnung: Detailmigrationsplanung

AP-Inhalt

PSP-Code: 1.5.1

Leistungsfort-schritts-messung

Verantwortlich

AP-Ergebnisse


Praxisbeispiele


Übung Projektplanung

• Entwickeln Sie einen phasenorientierten Projektstrukturplan für das Projekt „Schulverpflegung“

• Spezifizieren Sie zumindest ein Arbeitspaket


Grundlagen der Anforderungsanalyse


…. Wie es nicht sein sollte….


Grundlagen• Eine Anforderung ist eine Aussage über eine

zu erfüllende Eigenschaft• Anforderungsdefinition ist ein systematischer

Ansatz zum festlegen, analysieren und dokumentieren von Anforderungen eines Projektes

• Die Anforderungsspezifikation fasst alle Anforderungen in einem Dokument zusammen


Aufgaben einer Anforderung• Kommunikationsgrundlage• Grundlage für Ausschreibung und

Vertragsgestaltung• Optimierung des Kundenutzens• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit


Ablauf bei der Erstellung von Anforderungen

Quelle: Patzak / Ratty

Erkennen und sammeln der Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden

Umsetzen der Wünsche in Einzelanforderungen in der Sprache des Kunden Lastenheft

Abstimmen der Anforderungen nach Realisier-barkeit und Priorität Anforderungskatalog

Festlegen der Qualitätskriterien

Vergleich mit Konkurrenz

(Benchmarking)Vertragsgestaltung,

Definition der Abnahmebedingungen

Vertrags-überprüfung


Anforderungsdefinition nach der SMART Methode

S pecific (spezifisch)

M easurable (messbar)

A greed (abgesprochen)

R ealistic (realistisch)

T ime constraint (zeitlich beschränkt)


Grundlagen des Risikomanagements


Risikomanagementprozesse im Überblick

Prozess Beschreibung

Identifizieren Suche und orte Risiken, bevor Sie zum Problem werden

Analysieren Übersetze Risiko-Daten in entscheidungsrelevante Informationen. Bewerte Auswirkungen, Wahrscheinlichkeit und Zeigrahmen, klassifiziere und priorisiere Risiken

Planen Transformiere Risiko-Informationen in Entscheidungen und Vermeidungs- bzw. Vorsorge-Maßnahmen und führe diese Aktionen durch

Verfolgen Überwache Risiko-Indikatoren und Vorsorge- bzw. Vermeidungsstrategien

Kontrollieren Korrigiere Abweichungen vom Risiko-Maßnahmenplan

Kommunizieren Informiere die Stakeholder über Risikoaktivitäten, über akute sowie sich neu anbahnende Risiken. Kommunikation zieht sich quer durch alle Risiko Management-Funktionen.


Risikomanagement - Gesamtübersicht

Projektrisiko vor Risikomanagement

Identifiziertes Projektrisiko

Bewertetes Projektrisiko

Projektrisiko nach Risikomanagement

(Restrisiko)

Externe Risiken Interne Risiken

Risiko-Identifikation

Risiko-Analyse

Risiko-Steuerung

Risiko-Überwachung

• Vermeiden der Risiken• Vermindern der Risiken• Überwälzen der Risiken• Akzeptieren der Risiken

Nicht zu Identifi-zierende Risiken

Überwachung des Risiko-

managementsystems

Quelle: Patzak / Rattay


RisikoanalyseA

usw

irkun

gen

bei R

isik

oein

tritt

Eintrittswahrscheinlichkeit

5=hoch

4= relativhoch

3= mittel

2= niedrig

1= sehrniedrig

5=hoch

4=relativhoch

3=mittel

2=niedrig

1=sehr

niedrig

A

B

C

D

A = unbedeutende und mittlere RisikenB = Bedeutende RisikenC = Schwerwiegende RisikenD = Projektgefährdende Risiken


Mögliche Reaktionen auf RisikoartenA

usw

irkun

gen

bei R

isik

oein

tritt

Eintrittswahrscheinlichkeit

In Kauf nehmen

Versichern

Erstellen von Notfallplänen

Präventiv-maßnahmen

Genau planen und ständig im Auge behalten


Inhalte eines Risikovorsorgeplans

• Risikobasisinformationen• Nr. und Kurzbeschreibung• Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen• Verantwortlicher und ggf. Mitarbeiter• Kategorie und Frühwarnindikatoren

• Ausführliche Risikobeschreibung• Beschreibung der Risikomaßnahmen bzw. der

Strategien zur Vermeidung / Reduktion


Praxisbeispiele


Übung Anforderungsanalyse und Risikomanagement• Anforderungsanalyse

– Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Anforderungen für das Projekt „Schulverpflegung“

– Kategorisieren und priorisieren Sie diese Anforderungen

• Risikomanagement– Analysieren Sie die wichtigsten Risiken lt.

Projektauftrag und erstellen Sie für das größte Risiko einen Vorsorgeplan


Grundlagen von Aufwandschätzungen


Einflussfaktoren

Projektgröße Qualitäts-anforderungen

Termine Produktivität

Aufwand und Kosten

Alle Einflussfaktoren für die Aufwandsschätzung sind gleichzeitig wichtige Projektziele!

Ziel-konkurrenz

erfordert Prioritäten-

setzung!

Quelle: Dr. Seibert 2002


Notwendigkeit für Schätzungen• Bereits in frühen Phasen eines Projekts (noch vor der

Genehmigung) muss eine Aussage über die Machbarkeit und die Kosten (Geld und Zeit) getroffen werden

• Schätzungen sind Basis für Entscheidungen (Business Case)

• Genauigkeit der Schätzung muss über die Projektlaufzeit zunehmen

• Schätzungen sind Basis für die gesamte Projektplanung (Ressourcen, Mitarbeiter) und auch für Folgeaktionen (Einführung, Werbekampagnen etc.)

Aufwandsschätzungen gehören zu den Kernaufgaben des Projektmanagements!


Probleme bei Aufwandschätzungen• Unvollständiges Wissen über

– Tatsächlichen Projektumfang– Voraussichtliche Projektmitarbeiter– Technischen und organisatorisches Umfeld

• Vergleichbarkeit der Projekte bei neuen Technologien, Mitarbeitern und ggf. Vorgehensweisen

• Zeitproblem

• Ungenauigkeit der Schätzverfahren


Komponenten von Aufwandschätzungen• Kosten

– Personal (in Personentagen bzw. in Kosten bewertet)– Materialkosten (Rechner, Rechenzeit, Tools etc.)– Projektnebenkosten (Reisekosten, Mieten, etc.)

• Zeit– Gesamte Zeitdauer– Zeitliche Abhängigkeiten

• Mitarbeiter (Anzahl, Qualifikation, zeitliche Verfügbarkeit)

• Infrastrukturvoraussetzungen (Räume, techn. Infrastruktur etc.)


Praxisbeispiele


Termin-, Ressourcen-und Kostenplanung


Terminplanung - Darstellungsarten• Terminliste

– Liste der Arbeitspakete sowie Endtermin je Arbeitspaket

• Balkenplan– Liste der Arbeitspakete , Starttermin und Endtermin je

Arbeitspaket bzw. Dauer, Fixtermine

• Vernetzer Balkenplan– Liste der Arbeitspakete, Dauer je Arbeitspaket,

Fixtermine und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen

• Netzplan– Grafische Darstellung der Abhängigkeiten mit

kritischem Pfad sowie Pufferzeiten je Arbeitspaket

aufw

ärts

kom

patib

el


Terminberechnung• Benötigte Informationen

– Aufwand pro Arbeitspaket– Zugeteilte Ressourcen– Dauer pro Arbeitspaket– Abhängigkeiten der einzelnen Vorgänge

• Weitere Schritte– Erster Planentwurf– Überarbeitung lt. Stakeholderwünschen– Endgültiger Plan Basisplan


Ressourcenplanung• Bestimmung der Ressourcen, welche die

Projektaktivitäten durchführen zu können• Optimierung des Einsatzes von Menschen und

Maschinen• Basisinformationen

– Projektstrukturplan– Historische Daten– Ressourcenpool– Organisatorische Vorgaben

• Ergebnis– Ressourcenbedarf– Ressourcenauslastung


Kostenplanung - Grundsätzliches• Der Projekterfolg hängt häufig davon ab, ob der

genehmigte Kostenrahmen (d.h. das Projekt-Budget) eingehalten wird

• Ziel der Kostenplanung: Transparente Darstellung der Projektkosten

• Die Kostenplanung ist Basis für die Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung

• Gliederung der Projektkostenplanung sollte der Gliederung des Projektstrukturplans entsprechen


Kostenarten – Übersicht• Personalkosten• Materialkosten / Gerätekosten / Betriebsmittel• Kapital- und Finanzierungskosten• Kosten für Fremdleistungen• Gemeinkosten• Sonstige Kosten


Beispiel: Kostenartentabelle

Kostenart Plan-kosten

Adaptierte Plan-kosten per .....

Istkosten Kostenab-weichung

PSP-Code, AP-Bezeich-nung

Objekt-code

Personal

Material

Fremd-leistungen

Sonstige

Gesamt


Praxisbeispiele


Gruppenarbeit Projektplanung

• Ermitteln Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt „Schulverpflegung“

• Erstellen Sie einen groben Terminplan für das Projekt


Projektdurchführungund Controlling


Aufgaben des Projektcontrollings• die Sicherstellung der Durchführung und Dokumentation

der Zielplanung bzgl. Zeit-, Aufwands-, Kosten- und Qualitätszielen

• die Sicherstellung der Erarbeitung von Zielen und Zieleinhaltung (im Team und in den Gruppen)

• die Sicherstellung der Integration von Teilzielen und Teilplänen

• die Sicherstellung der Koordination der Prozesse• die Sicherstellung der Durchführung von Reviews zur

Zielüberprüfung


Beitrag des Controlling zum Projekterfolg• Einhaltung von

– Kosten– Zeit– Qualität– Ressourcenvorgaben

• Vermeidung bzw. Reduzierung von– Überschreitungen – Abweichungen

• Ermittlung des Fortschrittsgrades• Bereitstellung von Informationen• Steuerung des Projekts


Übersicht – Ausführung und Controlling

Ausführung lt. aktuellem Basisplan

Controlling mittels Vergleich Basisplan

zu Ist-Werten

Aktueller Basisplan

Ist-Werte (Aufwand, %

fertig etc.)

Alle Tasks erledigt?

Projektabschluss

N

J

Abweichungen innerhalb der erlaubten

Grenzen?

J Gegebenenfalls steuernde

MaßnahmenNUmplanung

(Inhalte / Termine / Kosten)

Genehmigung der Stakeholder einholen

Neue Version Basisplan erstellen

und freigeben

Planung freigegeben


Übersicht der Steuerungsmaßnahmen

Ziel:Termin

einhalten

Leistung• Reduzieren• Variantenbildung• Zukauf

Produktivität• Ausbilden• Information• Kommunikation• Motivation

Aufwand• Alternativen

Kapazität• Vergrößern• Umverteilen• Zukaufen


Übung Projektsteuerung• Aktuelle Projektsituation

– Sie haben das Projekt zu ca. 50% fertig gestellt und haben soeben festgestellt, dass Sie ca. 15% der Kosten überschritten haben und ca. 2 Wochen Verzug bei wichtigen Arbeitspaketen haben

– Der Projektauftraggeber akzeptiert zwar die höheren Kosten, eine mögliche Terminverschiebung wird jedoch nicht akzeptiert

• Aufgabenstellung– Entwickeln Sie geeignete steuernde Maßnahmen und

erstellen Sie einen entsprechenden Vorschlag für den Auftraggeber


Projektdokumentation


Übersicht der wichtigsten Dokumente• Projektantrag

– event. mit Vorstudien, Machbarkeitsstudien, Nutzwertanalyse, Umfeldanalyse, Interessenanalyse, Wirtschaftlichkeitsunter-suchung etc.)

• Projektauftrag• Projekthandbuch• Projektordner• Berichte, Protokolle

– Fortschrittsberichte, Statusberichte, Controllingberichte, Sonderberichte, Abschluss-berichte, Sitzungsprotokolle, Änderungsprotokolle, Abnahmeprotokolle etc.

• Projekttagebuch / Logbuch• Emails / Fax / sonst. Schriftverkehr

Wer schreibt, der bleibt !


Das Projekthandbuch - Generelles

• Das Projekthandbuch ist die „Bibel“ für alle Projektbeteiligten

• Das Projekthandbuch regelt und beschreibt die wichtigsten projekt-relevanten Aspekte

• Das Projekthandbuch wird vom Projektmanager zu Projektbeginn erstellt und danach nach Bedarf aktualisiert


Die wichtigsten Inhalte des Projekthandbuchs

• Projektdefinition• Umfeldmanagement• Gestaltung der Projektorganisation• Projektplanung (Termine, Ressourcen, Kosten)• Qualitätsmanagement• Risikomanagement• Änderungs- und Entwicklungsmanagement• Projektinformationswesen und Projektkommunikation• Projektadministration und Projektdokumentation• Projektcontrolling• Glossar, Event. Anhänge


Berichtswesen – Fragestellungen

Wozu?

Wie?

Wann?

An wen?

Wer?

Was?


Was wird berichtet (Berichtsarten)• Standardberichte

– Ergebnisse, Erlöse, Kosten, Deckungsbeiträge für– Projekte, Kunden, Regionen, Vertriebszwecke für– Monat / Jahr (Abweichungen, Forecasts etc.)

• Abweichungsberichte– Kosten / Termine– Event. mit Ampelfunktion

• Sonderberichte


4. Offene Entscheidung-/Klärungsbedarfe:

5. Persönliches Fazit / weitere Einschätzung

6. Status: (Ampelfarben eingeben!)Inhaltlicher Stand des Projektes:Termin:Budget:

1. Erledigte Aktivitäten:

2. Erzielte Ergebnisse:

3. Nächste Schritte (mit Terminangabe)

Beispiel ProjektstatusberichtProjekt: Projektleiter: Projekt-Nr.

Datum: Berichtszeitraum:


Praxisbeispiele


Änderungsmanagement (Change Management)


Ziele des Change Managements• Projektänderungen beherrschbar machen

• Geordneten Prozess zur Abarbeitung von Change Requests (Änderungsanträgen) sicherstellen

• Rasches Erkennen, Erfassen und unterscheiden von– Durch den Auftraggeber verursachten Änderungen – Durch den Auftraggeber gemeldeten Claims (Forderungen)– Durch den Auftragnehmer verursachten Änderungen


Vorgehensschritte beim Change Mgmt.

• Änderungswunsch wird geäußert (meist von Auftraggeber initiiert)

• Erfassung und Dokumentation des Änderungsantrages• Analyse und Bewertung der Auswirkungen auf Termine,

Inhalte und Kosten• Entscheidung über die Durchführung der gewünschten

Änderung inkl. Kommunikation an alle Beteiligten und kommerzielle Klärung

• Definition von steuernden Maßnahmen• Umsetzung der Maßnahmen verfolgen und sichern


Der Change Request• Formular für die Erfassung und Organisation von

Änderungen– Mindestanforderung

• Allgemeine Informationen (Projekt, Auftraggeber, Datum, Änderungs-nummer, Antragsteller, Projektleitung etc.)

• Beschreibung und Begründung der Änderung• Beschreibung der Auswirkungen auf Inhalte, Termine und Kosten• Entscheidung (event. mit Begründung) & Genehmigungen

(Unterschriften)– Optionale Informationen

• Zu ändernde Dokumente• Priorität der Änderung• Kommerzielle Details (Preise für Durchführen der Änderung und

event. für die Evaluierung der Änderung)• Diverse Anhänge

• Wichtig: Standardisiertes Change Request Formular


Übung Change Management

• Aktuelle Projektsituation– Der Projektauftraggeber hat neue Erkenntnisse zum

Thema „kalorienbewusste Ernährung“ gewonnen und möchte diese in das Projekt einfließen lassen

• Aufgabenstellung– Wie reagieren Sie auf diesen Änderungswunsch?– Wie könnte ein Change Request für diesen

Änderungswunsch definiert werden?


Der Projektabschluss


Projektabschlussaktivitäten• Dokumentation des Projektverlaufs• Bug-Fixing • Integration der Module zu einem Gesamtsystem• Abnahme / Übergabe des Projektergebnisses an

den Auftraggeber• Tests• Probelauf • Marketing • Ist-Soll-Vergleich • Ressourcen zurückführen • Mitarbeiter Feedback zusammentragen & auswerten

für zukünftige Projekte


Projektabschluss-Dokumentation • Produkt-Dokumentation

– Teil der Projektabnahme– Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit

• Projekt-Abschlussbericht– Zusammenfassung der wichtigsten

Ergebnisse des Projektes– Adressat: Lenkungsausschuss / Auftraggeber

• Projektdokumentation– Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich– Nach Wichtigkeit zusammenstellen– „Überholte“ Dokumentation am Projektende ausmisten– Idealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien

erstellen

Abschluss-bericht


Abschlusspräsentation

• Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß

• Primäres Ziel: Projektabnahme• Inhalt der Präsentation

– Darstellung: Ziele – Ergebnisse– Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des

Projektes– Durchgeführte Arbeiten (nur im

Überblick)


Projektabnahme

• Abnahmeverfahren – Festlegung zu Beginn des Projektes (!)– Durchführung am Ende des Projektes– Alternative: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme– „Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden

• Projektleiter übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber

• Auftraggeber prüft, ob Projektziele erreicht wurden und nimmt das Projekt ab

1 „GESUNDE SCHULE“ in Niederösterreich Grundlagen des Projektmanagements Teil 1 Okt. 2008, Teil...

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