10 einfache Schritte für mehr Erfolg in der Arbeit

Wer kennt das nicht: man macht und tut und verbiegt sich, Überstunden häufen sich an und kein

Ende ist in Sicht. Man zerbricht sich den Kopf darüber, woran es liegen könnte. Wieso werden die

anderen immer schneller fertig mit der Arbeit als ich? Wieso dauert dieses Meeting-Protokoll so

lange? Wenn das Zeitmanagement einen mal wieder im Stich lässt, dann sollte man sich mal

überlegen, wie sowas zustande kommt. Dabei braucht es keine Magie oder überbezahlten Seminare

und Workshops, die einen was über inneren Frieden und Wohlfühlausgleiche erzählen.

Natürlich sind Pausen gut und Erholung wichtig, jedoch bringt das alles im Eifer des Bürogefechts

wenig! Was Sie brauchen, ist ein Guide, der Sie begleitet und den Sie bei sehr vielen Berufen

anwenden können. Wir präsentieren Ihnen 10 Schritte, mit denen Sie gleich morgen anfangen

können, um Ihre eigenen Arbeitsprozesse zu optimieren. Angefangen beim Arbeitsplatz über die

optimale Beleuchtung bis hin zum Zielmanagement ist hier alles dabei. Halten Sie sich daran und Sie

werden nach ein paar Wochen schon die ersten Verbesserungen spüren und erleben. Sie werden Zeit

haben, wenn Sie Zeit brauchen. Effektiveres Arbeiten beginnt mit effektiverem Denken. Starten Sie

jetzt. Hier sind die 10 Schritte für mehr Erfolg in der Arbeit:

1. – ARBEITSPLATZ OPTIMIEREN

2. – ZEITMANAGEMENT IM AUGE HALTEN

3. – PAUSEN BESSER MANAGEN

4. – ERNÄHRUNG UMSTELLEN UND ANPASSEN

5. – BELEUCHTUNG AM ARBEITSPLATZ OPTIMIEREN

6. – ERGONOMIE AM ARBEITSPLATZ NICHT UNTERSCHÄTZEN

7. – ZIELE UND TEILZIELE SETZEN

8. – ARBEITSPROZESSE OPTIMIEREN UND MIT LISTENPLANUNGEN ARBEITEN

9. – ABLENKUNGEN ABSCHALTEN

10. – DRUCK AUFBAUEN-NEHMEN SIE IHR UMFELD MIT

1. ARBEITSPLATZ OPTIMIEREN

Schreibtisch

Die Schreibtischfläche sollte mindestens 1.600 x 800 mm groß sein; die Computertischtiefe sollte

mindesten 800 mm (1.000 mm bei Röhrenbildschirmen) betragen.

Studien zeigen, dass sich höhenverstellbare

Schreibtische, die einen Wechsel zwischen

Arbeiten im Sitzen und Arbeiten im Stehen

ermöglichen, zur Prävention von Muskel- und

Skeletterkrankungen beitragen können. Der

höhenverstellbare Bereich des Arbeitstisches

sollte mindesten zwischen 680 und 1.180 mm

betragen. Der Beinraum unterhalb des Tisches

darf nicht eingeschränkt werden und

Unterzüge sollten nicht fest montiert sein.

Idealerweise verfügen Sie über einen

Schreibtisch, der höhenverstellbar ist.

Nun ist nicht jeder Arbeitgeber dazu bereit,

Ihnen einen Schreibtisch zur Verfügung zu stellen, der sich beliebig in der Höhe verstellen lässt.

Deshalb sollte man versuchen die Monitore, beispielsweise etwas höher zu setzen, indem man sie

auf dicke Bücher oder kleine Kisten stellt.

Schreibtischstuhl

Um optimales Sitzen während eines Acht-Stunden-Arbeitstages zu garantieren, sollte der Bürostuhl

stand- und kippsicher und mit mindestens fünf Rollen ausgestattet sein. Der Schreibtischstuhl sollte

über eine anatomisch geformte, neigbare Sitzfläche verfügen, die auf jeden Haltungswechsel

reagiert, beim Zurückneigen also beispielsweise leicht nach oben kippt. Eine Synchronmechanik hält

zusätzlich in jeder Sitzposition Rückenlehne und Sitzfläche in einem idealen Winkel. Eine Sitzfederung

federt zudem die Wirbelsäule beim Hinsetzen ab. Die Mindestanforderungen an einen Arbeitsstuhl

nach DIN 4550, 4551 lauten:

- Sitztiefe: 38 bis 44 cm

- Sitzbreite: 40 bis 48 cm

- Breite der Rückenlehne 36 bis 48 cm

- Sitzhöhe sollte sich stufenlos in einem Bereich von 42 bis 50 cm verstellen lassen

Die Höhe des Schreibtischstuhles stimmt, wenn die auf dem Arbeitsplatz liegenden Unterarme einen

rechten Winkel zum Oberarm bilden. Die Füße sollten dabei vollständig auf dem Boden stehen; die

Ober- und Unterschenkel einen rechten Winkel bilden. Experten raten zu einer leicht geneigten

Sitzfläche.

Wohlfühlfaktor

Es ist wichtig, dass die eigene Tätigkeit erfüllt und Freude bereitet. Die Aufgaben können nur dann

richtig gut gemeistert werden, wenn man auch zu 100% dahinter steht. Einige Firmen haben alleine

deswegen einen Feel Good Manager eingestellt, dessen Aufgabe es ist, den Angestellten mehr

Motivation und Freude an der Arbeit zu vermitteln. Wer gerade keinen Feel Good Manager zur Seite

hat, kann allerdings auf Folgendes zurückgreifen:

- Exotische Schreibtischpflanzen

- Musik oder einfach nur Naturklänge können das Wohlergehen optimieren (Stichwort: Kopfhörer)

- Auswahl an verschiedenen Tee-Sorten

- Bürohund

- Edles Design und Bilder

- Power-Napping - Kurzes Nickerchen in einem Büro-Kissen

- Wassertrinken (das Gehirn besteht zu ¾ aus Wasser. Deswegen sollten Sie mindestens 8 Gläser

Wasser am Tag trinken!)

2. ZEIT EFFEKTIVER NUTZEN

Multitasking vermeiden

Wer von Natur aus Multitasking-fähig ist, dem sei das gegönnt, jedoch muss es nicht zwingend

effektiv sein, Multitasking zu betreiben. Wer sich Prioritätslisten setzt und akribisch Aufgaben

nacheinander abarbeitet, hat am Ende des Tages sicher mehr erreicht, zumal man sich die Ziele

individuell einteilen kann.

Man fängt im Normalfall mit dem Anspruchsvollsten an, da die Konzentration in der Regel nach 14:00

Uhr spürbar nachlässt. Wenn man sich also seine härtesten Nüsse von 08:00 -12:00 Uhr einteilt,

sollte man genau diese harten Brocken auch am ehesten aus dem Wege räumen. Bei Terminen und

Meetings, die innerhalb dieser Zeiträume liegen, sollte man sich überlegen, seine härtesten Aufgaben

generell auf den nächsten Tag zu verschieben.

Perfektion vermeiden

Es mag sich auf dem ersten Blick verwirrend anhören, allerdings kann Perfektion oft zu

Zeitverzögerungen führen. Gerade wer erst am Anfang einer Aufgabe steht, kann durch

perfektionistisches Denken vom Wesentlichen abgelenkt werden. Keine Zusatzinfos, kein Zusatzblatt,

keine überflüssige Excel-Zeile. Nichts, was das schnelle Vorrankommen hindert. Wenn der erste

Schub durch ist, kann man sich immer noch über den groben Feinschliff unterhalten. Perfektion

kostet nun mal Zeit und Zeit ist Geld!

Pausen

Bei einer Vollzeitstelle ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass man eine volle Stunde Pause nehmen

soll. Allerdings kann man den Vorgesetzten fragen, ob nicht die Möglichkeit besteht, die Pause auf 45

Minuten zu kürzen, um sich dafür am Freitag früher verabschieden zu können. Wem Pausen heilig

sind, kann auch gezielt eine Viertelstunde am Tag länger bleiben. Tut keinem weh und macht sich an

den Freitagen besonders gut, die lästige letzte Stunde einfach mal sausen zu lassen. Funktioniert

übrigens besser, wenn man sich alles Wichtige bis 14:00 Uhr gelegt hat ;)

3. PAUSEN / BEWEGUNG, ERHOLUNG FÜR ZWISCHENDURCH

Auch mal ausbrechen!

Wer kennt sie nicht, die üblichen Rituale im Büro. Der eine geht zum Supermarkt, der andere hat was

dabei, die Dritten bewegen sich erst gar nicht und bestellen einfach das Essen an den Arbeitsplatz.

Wer das auf Dauer zu eintönig findet, sollte mal etwas Neues wagen.

Der Gruppenzwang kann ein gemeiner Kollege werden. Einfach mal nicht zum Supermarkt mitgehen,

sondern einen kleinen Spaziergang vorschlagen. Bewegung kann Wunder vollbringen! Es muss keine

große Strecke sein, bei der Sie das Auto oder die Bahn benutzen müssen, es reicht wenn Sie einmal

die Straße hoch und runter laufen. Unterwegs noch einen Snack im Freien genießen. Natürlich nur

solange das Wetter das zulässt. Sie werden sehen, Sie kommen spielend auf andere und neue

Denkansätze, was das aktuelle Projekt betrifft. Es kann ab und an sehr bedrückend sein, wenn man

nach der Pause nichts von Erholung oder Entspannung bemerkt. Pausen an der frischen Luft können

helfen!

Dazu gibt es auch im Netz sehr gute Ansätze zum Nachlesen: http://www.spitzbarts-gesundheitspraxis.de/mentale-staerke/stress-praevention/machen-sie-mal-

pause-meine-6-tipps-fuer-effektive-erholungsphasen.html

Bildschirmpausen

Bildschirmpausen sind wichtig! Wie wichtig sie sind, zeigen folgende Punkte:

Dauersitzen ist eine Strapaze für den Rücken. Rückenschmerzen lassen sich vermeiden, wenn die Regeln des ergonomischen Sitzens

beachtet werden und Bewegung in den Arbeitsalltag eingebaut wird. Stühle mit dynamischer Rückenlehne, Steh-Sitz-Tische und regelmäßige Bildschirmpausen

können dazu beitragen, Rückenschmerzen zu vermeiden. Aufrechtes Sitzen mit mindestens einem rechten Winkel bei Knie und Ellenbogen verhindert

Fehlbeanspruchungen in den Schultern, im Rücken, bei Armen und Beinen. Vermieden werden sollte eine stundenlange, starr angespannte Haltung mit Rundrücken.

Doch wie entspanne ich nun richtig bei den Bildschirmpausen? Den Stuhl vom Schreibtisch wegbewegen und erstmal in die Ferne sehen,

am besten sitzen Sie in der Nähe eines Fensters. Blicken Sie nun jeweils für fünf Sekunden in jede Himmelsrichtung Nun Blicken Sie fünf Mal nach links, fünf Mal nach rechts usw. Lassen Sie nun Ihre Augen im Uhrzeigersinn ein paar Runden kreisen

4. GIB DEM HIRN, WAS ES BRAUCHT

Keine Frage, ohne die richtige Ernährung bekommt man im Arbeitsleben ganz schnell ein Problem.

Und in dieser Hinsicht ist es ziemlich egal, was und wo Sie arbeiten! Der Körper braucht nun mal

Vitamine, Mineralstoffe, Eiweiß und Kohlenhydrate. Wer viel sitzt, braucht weniger Kalorien und

dafür mehr Vitamine und Mineralstoffe.

Denn auch bei der Ernährung gilt: Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Wenn die Möglichkeit

besteht, einen Küchenraum oder Kantinenraum für mitgebrachte Speisen zu nutzen, könnten Sie sich

einen Wochenplan zusammenstellen. Es gibt so viele Gerichte, die schnell zubereitet sind und die

den Körper mit allem versorgen, was er braucht, damit effektiv gearbeitet werden kann.

Bereiten Sie sich einen Wochenplan vor. So können Sie sich am Wochenende davor auch perfekt auf

die Woche vorbereiten und anfangen, Ihren Ernährungsplan zu erstellen.

Abwechslungsreiche Rezeptideen

http://www.kochbar.de/rezepte/b%C3%BCro.html

http://www.moebelshop24.de/blog/buro/essen-fuers-buero.html

Die Klassiker wie ein Müsli mit Obst oder ein belegtes Vollkornbrot sind auch heute noch im Rennen,

wenn es darum geht, dem Körper die richtigen Nährstoffe zu geben. Was sich allerdings in vielen

Fällen in den Griff bekommen lässt, ist die regelrechte Sucht nach Süßem. Besonders Menschen, die

mal geraucht haben, wissen häufig genau, was gemeint ist. Man bewegt sich nicht wirklich viel und

verspürt dennoch Lust auf einen kleinen Snack für Zwischendurch.

Besonders auf die Zusichnahme von Zucker ist zu achten. Nach dem Verspeisen von etwas Süßem

bekommt der Blutzuckerspiegel zwar einen kleinen Kick, sinkt aber mindestens genauso schnell

wieder! Die Folgen: Konzentrationsmangel und Müdigkeitserscheinungen.

Die Snacktabelle zeigt, wie viel Kalorien die einzelnen Snacks „für Zwischendurch“ wirklich haben:

Snack Menge Kalorien Yogurette 14g / Riegel 75 kcal

Kinder Schoko-Bons 5g / Stück 25 kcal

Twix 58g / 2 Riegel 283 kcal Snickers 60g / Riegel 299 kcal

kinder Riegel 21g / Riegel 117 kcal

Raffaello 10g / Stück 62 kcal

Nippon 100g / halbe Packung 538 kcal Mars 54g / Riegel 244 kcal

Breze 80g / Standard-Breze 227 kcal

Corny choc / banana 25 g / Riegel 109 kcal Knoppers 25g / Stück 137 kcal

Bahlsen Cookies 2 Cookies / 38g 198 kcal

Spekulatius 5 Stück / 30g 142 kcal Bounty 57g / 2 Stück 269 kcal

Giotto 38,7g / Stück 26 kcal

Wie man schnell erkennen kann, ist es mehr als verlockend, sich ein paar Giottos zum Espresso zu

genehmigen. Nur nach einer 9er Packung ist man schon mit 234 kcal dabei! Was noch viel schlimmer

ist, ist der Aufwand, den man betreiben müsste, um diese Kalorien wieder runter zu bekommen. So

müssten Sie z.B. über eine Stunde durchgehend schwimmen, damit Sie die Kalorien eines Bounty

wieder verbrannt haben.

Der Körper ist nun mal kein Brennwerk! Der Stoffwechsel ändert sich mit dem Alter zunehmend und

ist irgendwann nicht mehr unser treuer Begleiter. Zwischendurch-Snacks und derbe Abendessen, bei

denen man seine Essenslust auslebt, hinterlassen früher oder später ihre Spuren in Gestalt von

erhöhtem Körperfettanteil.

Doch was soll man bloß stattdessen zu sich nehmen?

Auch hier haben wir ein paar Alternativen die zwar süß sind, aber dennoch nicht dick machen:

Snack-Alternative Menge Kalorien

Erdbeeren Ca. 300g 100 kcal

Zuckerfreier Latte Macchiato mit fettarmer Milch

Im Glas / Keine Tasse 100 kcal

Capri Eis 58g / Stück 52 kcal Obstsalat Nicht mehr als 200g Weniger als 100 kcal

Salzstangen 25g / 25 Stück Ca. 100 kcal

Reiswaffeln 3 Stück Ca. 80 kcal

Apfel 150g 76 kcal Tomate 50g 10 kcal

Apfelsine 150g 81 kcal

Aprikose unterschiedlich Bis zu 50 kcal

Es müssen also nicht immer Kalorienbomben sein! Allerdings wissen wir doch alle: Das ist manchmal

einfacher gesagt als getan.

5. ARBEITSPLATZ OPTIMAL ERGONOMISCH AUSRICHTEN Viele von uns sind lange im Büro, arbeiten

lange an den Schreibtischen dieser Welt und

starren lange in die Bildschirme, die uns

hingestellt werden. Und siehe da: Plötzlich ist

der Tag gekommen, an dem wir anfangen,

etwas immer mehr zu ignorieren, das extrem

wichtig ist: Unseren Körper!

Schreibtisch und Bürostuhl sind Gegenstände,

auf die man nicht verzichten kann, wenn im

Büro adäquate Arbeit abgeliefert werden soll.

Beide Wegbegleiter können allerdings über die

Jahre hinweg sehr trügerisch sein. Der Bürostuhl, der einen jahrelang begleitet hat, der vielleicht

schon seinen eigenen Namen bekommen hat, der den Rücken jeden Tag mehr und mehr schadet.

Der Schreibtisch, der vor Jahren schon zu niedrig eingestellt war. An beide denken Sie wohl nicht

sofort, wenn Sie daheim nicht wissen, wieso die Bandscheibe im Bett auf einmal schmerzt!

Viele Schmerzerscheinungen, die auf den ersten Blick schlicht auf das Altern geschoben werden,

haben den Hintergrund von nicht ergonomischen Büromöbeln.

Doch warum ist Ergonomie an sich so wichtig?

Ergonomie, vom altgriechischen ergon für „Arbeit“ und nomos für „Regel, Gesetz“, meint eine

Ausrichtung der Arbeitsbedingungen, des Arbeitsablaufs und der Arbeitsumgebung nach räumlichen

und zeitlich optimierten Bedingungen. Benutzerfreundlichkeit und eine Verbesserung des

Arbeitsplatzes und der Mensch-Maschine-Schnittstelle. 1

Vor allem im Büroalltag sind speziell physiologische Kriterien, das heißt dem menschlichen Körper

angepasste Bürostühle, Schreibtische etc. von großer Bedeutung.

Im hektischen Büroalltag, in dem vor allem Leistung zählt und das Budget grundsätzlich knapp ist,

werden ergonomische Kriterien oft vernachlässig. Oft bleibt der Büroalltag starr in alten Traditionen

verankert; es lässt sich nur schwer auf den stetigen Wandel des Büroalltags und die florierenden

technologischen Fortschritte reagieren. Doch die immer stärker werdenden Belastungen des

Menschen durch Technik und immer länger werdende Arbeitstage vor dem Schreibtisch fordern

immer mehr ein konzentriertes Handeln nach ergonomischen Kriterien.

Neben dem Ziel der Arbeitsablaufoptimierung ist hier vor allem auch die Vermeidung von Haltungs-

und Bewegungsschäden durch Schreibtischarbeit von oberster Priorität. Zwei Drittel aller Deutschen

sind im Laufe ihres Lebens von Rückenerkrankungen und Rückenschmerzen betroffen.

Rückenbeschwerden stellen somit das statistisch größte Gesundheitsproblem des Arbeitsalltags dar:

Ein Achtel aller Fehlzeiten im Büro oder Betrieb werden allein durch Rückenbeschwerden der

Arbeitnehmer verursacht. Betriebe müssen jährlich mit Produktionsausfallkosten und einem Ausfall

der Bruttowertschöpfung von etwa 17 Millionen Euro pro Jahr rechnen.

Das Heben von schweren Lasten, aber auch das Verharren in einer ungünstigen, starren Sitzposition

1 http://de.wikipedia.org/wiki/Ergonomie

für mehrere Stunden am Stück machen speziell Beschwerden im unteren Rücken zu einem

omnipräsenten Problem in der Arbeitswelt.2 Um eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung erzielen

zu können, ist es deswegen ratsam, Büroräume und Schreibtische einer Arbeitsplatzanalyse zu

unterziehen. Bei dieser Analyse werden Arbeitsmittel und Büroeinrichtung auf ihre Ergonomie und

potentielle Gesundheitsschädigungen überprüft. Hierbei spielen vor allem zentrale Gegenstände des

Büroarbeitsplatzes wie Schreibtisch, Bürostuhl, Maus, Tastatur und Bildschirm eine entscheidende

Rolle. Höhenverstellbarkeit ist hier für Bürostühle und Schreibtische ein wichtiger Punkt, um

ergonomisches Sitzen zu garantieren. Die Arbeitsplatzbedingungen sollten nämlich so gut wie

möglich an die individuelle körperliche Konstitution des Mitarbeiters angepasst werden.

Ideale Arbeitsposition

Bildschirmabstand Zwischen Kopf und Bildschirm sollten 45-60 cm Abstand sein

Blickwinkel Kopfneigung sollte max. 35° betragen

Sitzwinkel Der Winkel zwischen Rücken und Beinen sollte 90° betragen

Kniewinkel Die Knie sollten in einem 90° Winkel gebeugt sein

Füße Die Füße sollten fest auf dem Boden stehen Arme Die Arme sollten parallel zu den

Oberschenkeln verlaufen Hände Handgelenke sollten gerade auf der

Tastatur liegen

Zudem sollten zur Verbesserung der Ergonomie am Arbeitsplatz als Eigenleistung des Beschäftigten

regelmäßige Übungen zum Entspannen der Augen, regelmäßige Bewegung, regelmäßiges Verändern

der Sitzposition und regelmäßige Pausen zum festen Bestandteil des Alltags gemacht werden.

2 https://idw-online.de/de/news602952

6. MIT DER RICHTIGEN BELEUCHTUNG ZU MEHR LEISTUNGSFÄHIGKEIT

Sie denken jetzt sicher, warum die Beleuchtung so wichtig sein soll. Oder warum die Beleuchtung

nicht einen Platz bei den Optimierungsmöglichkeiten des Arbeitsplatzes gefunden hat. Was oft

vergessen wird: Die Beleuchtung ist einer der wichtigsten Faktoren im Berufsleben. Es kann davon

ausgegangen werden, dass Sie in einem Raum ohne Fenster und ohne richtige Beleuchtung nicht

annähernd so viel zustande bringen wie in einem hellen Büro mit Lampen am Schreibtisch, die den

Bildschirm und alles drum herum, ausreichend beleuchten.

Die Qualität der Beleuchtung wirkt sich auf das Wohlbefinden und das visuelle Leistungsvermögen

der Mitarbeiter aus. Beleuchtung ist entscheidend dafür, wie genau und wie schnell Details, Formen

und Farben erkannt werden. Durch eine falsche Beleuchtung kann es zu Fehlbeanspruchungen der

Mitarbeiter kommen, Kopfschmerzen, Nervosität und Ermüdungserscheinungen können auftreten.

Auch die Aktivität und das ganzheitliche Wohlbefinden der Mitarbeiter werden durch die

Beleuchtung beeinflusst und wirken sich somit auf die Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft

aus. Deshalb gibt es eine europäische Norm (DIN EN 12464-1) für die Beleuchtung von Bildschirm-

und Büroarbeitsplätzen, die die Anforderungen für die Beleuchtung von Arbeitsplätzen konkretisiert

und vorschreibt. Hier wird vor allem die Bedeutung des Tageslichtes hervorgehoben und die

Schädlichkeit von flimmernden Lichtern und stroboskopischen Effekten unterstrichen.

Schlechte Beleuchtungsverhältnisse inkludieren zu wenig Licht, zu helles Licht, zu hohe Kontraste und

Blendungen oder Spiegelungen. Um eine optimale Qualität und Akzeptanz zu erzielen, ist es deshalb

meist erforderlich, dass die Beleuchtungsanlage von einem sachkundigen Planer konzipiert wird.

Wichtige Kriterien für die Lichtkonzepte von Unternehmen sind die Gleichmäßigkeit der

Beleuchtungsstärke und eine Begrenzung der Direktblendung. Außerdem werden für die

Beleuchtung von Büroräumen Lampen mit den Lichtfarben Warm-Weiß oder Neutral-Weiß

empfohlen.

Ausreichender Tageslichteinfall und eine ungehinderte Sicht nach draußen wirken sich positiv auf

Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter aus, weshalb Büroräume über ausreichend

große Fensterflächen verfügen sollten. In dem Zusammenhang sieht die Bildschirmarbeitsverordnung

(BildscharbV) vor, dass an den Fenstern geeignete Lichtschutzvorrichtungen angebracht sein müssen,

um störende Blendung der Mitarbeiter zu vermeiden und einen zu hohen Tageslichteinfall reduzieren

zu können.

7. ZIELE UND TEILZIELE SETZEN

Wer sich die richtigen Ziele setzt hat schon mal die halbe Miete.

Das Zielmanagement soll helfen, die angewendete Strategie immer wieder zu hinterfragen und

gegebenenfalls zu optimieren. Man setzt sich in der Regel ein großes Ziel und viele kleine Teilziele. Ist

ein Teilziel erreicht werden die dafür benötigten Ressourcen ausgewertet und bewertet. Dieser

Prozess kann praktisch überall und bei jeder Thematik angewendet werden. Wichtig ist bei der

Verteilung der Teilziele, dass das angepeilte Gesamtziel dabei nicht in weite Ferne rückt.

Bei der Definition von den sogenannten Teilzielen können Sie sich an den Kriterien der

SMART-Formel bedienen. Ziele sollten immer:

o S - Spezifisch (Konkret, abgrenzbar),

o M - Messbar (Prüfbar),

o A - Attraktiv (Inspirierend, begeisternd),

o R - Realistisch (Machbar, Realisierbar),

o T - Terminiert (mit Deadlines versehen) sein.

Die Herausforderung in dieser Hinsicht ist die Anpassung eben dieser SMART Theorie auf “kleinere“

und überschaubarere Projekte. Doch seien Sie sich dessen bewusst: Auch anfänglich keine Projekte

können ganz hohe Prioritäten bekommen, wenn ein gewisser Zeitdruck hinzukommt. Und um genau

dem zu entgehen, brauchen Sie Etappenziele, die Sie richtig einteilen müssen.

8. ARBEITSPROZESSE OPTIMIEREN UND MIT LISTENPLANUNGEN ARBEITEN

Optimierungen im Blick halten

Zu einer Verbesserung des Arbeitsalltags zählt auch eine Optimierung von Arbeitsabläufen und des

generellen Bürolebens. Meist ist der Büroalltag hektisch und die To-do-Liste lang, viele Aufgaben, die

man sich vornimmt, bleiben liegen oder werden hektisch in der letzten Minute erledigt. Der Stress

nimmt so immer mehr zu, Überlastung und gesundheitliche Probleme sind die Folge.

Um Arbeitsabläufe zu optimieren ist Zeitmanagement und Planung gefragt. Ist ein routinierter Plan

vorhanden, der sich in der Vergangenheit bewährt hat, fällt es auch in hektischen Situationen

leichter, fokussiert und effizient zu arbeiten. Selbstoptimierung lautet die Devise.

Feste Zeiten für das tägliche Checken der Mails sollte man sich einplanen. Werden die E-Mails immer

mal zwischendrin bearbeitet, lenkt das nur ab und unterbricht den Arbeitsfluss. Des Weiteren sollte

jede Stunde eine kleine Pause eingelegt werden, in der die Augen von der ständigen Bildschirmarbeit

entspannen können. Auch ist es wichtig, im Büroalltag wie auch im Privatleben, zu lernen, Aufgaben

abgeben und ablehnen zu können.

Ein „Nein“ ist, wenn es um neue oder weitere Aufgaben geht, im Büro oft verpönt, zu groß ist die

Angst als Drückeberger angesehenen oder gar gefeuert zu werden. Doch Überlastung hilft weder

Arbeitgeber noch Arbeitnehmer. Deswegen müssen Arbeitnehmer lernen, auf ihren Instinkt zu hören

und Aufgaben, von denen sie ahnen, sie zeitlich nicht bewältigen zu können, abzugeben.

Listenplanung/ stetes Mitschreiben

Zur Optimierung des Zeitmanagements gehört natürlich auch das Erstellen von To-Do-Listen. Doch

oft sind diese bis zum Rand voll mit Aufgaben, die niemals alle an einem Tag erledigt werden können.

Häufig wird auch viel Zeit in das Erstellen von Listen investiert, nur damit diese dann in der

Schreibtischschublade verstauben. Hier heißt die simple Devise: weniger planen und mehr erreichen.

Um die Arbeitszeit effektiv zu planen, sorgen einfache Planungssysteme und übersichtliche Listen für

Erfolg, während zu volle Listen oder komplizierte Planungsmethoden nur zu Zeitschluckern werden

und zu einem schlechten Gewissen und Stress führen.

Eine Methode die sich beim Zeitmanagement schon lange bewährt hat, ist die 1-2-3-Methode.3 Vor

allem für Planungsmuffel stellt diese Methode eine einfache und schnelle Art dar, Aufgaben zu

planen. Das Prinzip dahinter ist simpel: Gleich am Morgen werden die ersten drei Aufgaben, die

unbedingt erledigt werden müssen, auf einen Zettel geschrieben. Wird eine Aufgabe erfüllt, wird der

Punkt auf der Liste durchgestrichen. Sind keine offenen Aufgaben mehr auf dem Zettel, wird eine

neue Liste mit drei neuen Aufgaben gestartet.

Diese Methode ist vor allem für Anfänger in Sachen Zeitmanagement eine gute Möglichkeit zur

Zeitplanung, doch sie hat auch ihre Nachteile. Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, haben

natürlich Vorrang und werden zuerst erledigt, andere Aufgaben kommen so meist zu kurz.

Erfahrene Business-Leute raten deswegen meist zur AUA-Methode oder dem Frosch-

Prinzip. Drei Schritte sollen zum Erfolg führen:

1. Alles aufschreiben

2. Unvorhergesehenes einplanen

3. Abends Bilanz ziehen

Zuerst einmal sollte alles schriftlich geplant werden, das beugt dem Vergessen von Aufgaben vor und

erledigte Aufgaben können genüsslich abgehakt werden. Außerdem veranschaulicht eine visuelle

Zeitplanung, wie viele und welche Aufgaben noch anstehen.

Weiter ist es wichtig, sich bei der Aufgabensetzung die Ziele der Aktionen vor Augen zu führen und zu

notieren. Falls für eine Aufgabe kein sinnvolles Ziel gefunden wird, ist es eventuell möglich oder

nötig, den Punkt zu streichen.

Es ist wichtig, sich für ein Planungssystem zu entscheiden. Ob elektronisch oder per Hand, auf der

Schreibtischunterlage oder im Notizbuch, es sollte bei einer Methode bleiben, sonst ist das

Terminchaos vorprogrammiert.

Fehler sollten dazu genutzt werden zu lernen und die Zeitplanung Schritt für Schritt zu verbessern.4

Da immer mal wieder Last-Minute-Aufgaben

anfallen können, sollte der Tag nicht bis auf die

letzte Minute verplant werden. Ohne

unvorhergesehene Aufgaben realistisch mit zu

bedenken, wird es auch schwer fallen, alle

anderen Aufgaben sorgfältig zu erledigen. Hier

sollte das 50:50-Prinzip gelten: 50% Prozent der

Arbeitszeit sollten für Unvorhergesehenes

reserviert werden. Da ein Großteil der To-do-

Listen meist eh viel zu voll ist, sorgt dies für die

nötige Zeit Aufgaben bewusst zu erledigen.

3 http://www.einfacher-organisiert.de/zeitmanagement/aufgabenplanung/einzelansicht/article/zeitmanagement-clever-planen-und-viel-zeit-gewinnen/ 4 http://www.einfacher-organisiert.de/zeitmanagement/aufgabenplanung/einzelansicht/article/die-aua-methode-in-3-einfachen-schritten-zum-zeit-erfolg/

Zu einem gelungen Zeitmanagement gehört, abends eine Tagesbilanz zu ziehen. Pläne und Listen

müssen nicht nur geschrieben, sondern auch ausgeführt und überwacht werden. Was ist gut

gelaufen? Wo hat man sich übernommen?

9. SCHNELLER ZU ERGEBNISSEN - ABLENKUNG ABSCHALTEN

Es passiert schnell, dass während der Arbeit eine Vielzahl von Dingen wie erhaltene WhatsApp-

Nachrichten oder lustige Videos, die der Kollege schickt, für Ablenkung sorgen. Jedoch ist das unterm

Strich einfach nicht förderlich für die Arbeit. Leider ist es besonders im Online-Bereich sehr hart, dem

vielen Versuchungen zu widerstehen. Banner und Aufmerksamkeitserreger lauern hinter jeder Ecke.

Da muss man einfach hart bleiben. Viele denken sich, klar! Das versteht sich doch von selbst. Aber

einfach ist es nicht immer.

Ablenkung in einem Großraumbüro:

Konzentriertes Arbeiten ist schwer möglich, wenn um einen herum viel geschieht.

Die Arbeit wird unproduktiv, man hält sich schwerer an Zeitpläne.

Oft kommt es vor, dass man die Arbeit zu Hause weiterführen muss, da man im Büro nicht

den Abschluss der Arbeit finden konnte.

Kollegen, die weniger zu tun haben, verstehen es oft falsch, wenn man sagt, dass man nicht

gestört werden will. Hier gilt es, mit viel Fingerspitzengefühl und Humor zu vermitteln, das

man gerade etwas mehr zu tun hat.

Hochwertige Kopfhörer mindern den Geräuschpegel, man wird zudem seltener in Gespräche

verwickelt.

Nutzen Sie Zusatzräume wie den Besprechungsraum (falls vorhanden) zum Telefonieren

oder, um Listen abzuarbeiten

10. AUFGABEN DURCHZIEHEN: JUST DO IT! Jetzt ist es soweit, Sie haben Ihren

Arbeitsplatz optimiert, Ihre Büromöbel sind

nun ergonomisch und Ihr Schreibtisch

wurde von exotischen Pflanzen besetzt.

Dazu kommt, dass Sie Listenplanungen

erstellen können, Ihre Zeit herrlich im Griff

haben und alle Ablenkungen aus der Welt

geschaffen haben. Nun müssen Sie nur noch

Ihre Arbeit unterstreichen indem Sie eine

gesunde Portion Druck aufbauen.

Vor allem soll der Druck auch nach außen

hin spürbar sein. So dass Kollegen nur auf

Sie zukommen, wenn ihr Anliegen wirklich

Relevanz besitzt.

Sie wissen: Sie haben Zeitdruck, dass kann

sich auch positiv auf den Arbeitsablauf auswirken!

Es kann die Sinne beflügeln und zusätzliche Kräfte freigeben. Das können Sie ausstrahlen und Ihre

Mitmenschen regelrecht mitziehen. Teilen Sie sich Ihre Aufgaben gut ein und denken Sie auch an

genügend Pausen.

Im Ungefähren können Sie mit Druck am besten umgehen, wenn Sie sich das folgendermaßen

vorstellen:

Zeit nach Aufgaben einteilen und sich an diese Zeiten strikt halten

- Ein Klima/ Umfeld schaffen, welches Ihnen erlaubt, alle Aufgaben auf dem Plan noch am

selben Tag abzuarbeiten.

- Machen Sie Pausen zwischen den Aufgaben!

- Belohnen Sie sich selber (auch wenn es nur ein Tee aus der Firmenküche ist)

- Seien Sie kritisch!

- Strahlen Sie den Druck aus, den Sie sich selbst gegenüber aufbauen! Das hilft Ihnen,

konzentriert zu bleiben.

- Haben Sie immer das Ganze im Kopf, nur so lassen Sie sich von Kleinigkeiten nicht aus der

Ruhe bringen! Schließlich müssen Sie den Druck gerecht werden, den Sie aufgebaut haben.

Beeren & Früchte helfen die motorischen Fähigkeiten, wir erinnern uns: 300g Erdbeeren haben

weniger als 100 Kalorien. Johannisbeeren und Himbeeren können sich beispielsweise positiv auf die

Hirnleistung auswirken.

Wenn Sie sich an all diese Schritte halten sind Sie sicher einen guten Schritt weiter!

Wer rastet, der rostet, also ran an den Speck!;)

Viel Erflog!

Bildquellen:

ALL BY FLICKR:

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