12. FACHTAGUNG IT-BESCHAFFUNGwww.fachtagung-it-beschaffung.de #ftitb1628. und 29. September 2016 in Berlin

Die INFORA Gesellschaft für Information, Organisation und Automation mbH wurde 1980 als mittelständisches Beratungshaus in Köln gegründet. Mittlerweile sind wir in Köln, Berlin, München und Erlangen vertreten. Seit mehr als 30 Jahren steht INFORA für die enge Verzahnung von IT-bezogener und organisatorischer Beratung. Unsere Beschaffungsberatung zeichnet sich dabei durch langjährige Projekterfahrung und fundierte Kompetenz bei der juristischen, methodischen und organisatorischen Beschaffungsorganisation aus.

VergabemanagementDie Beschaffung von IT-Leistungen stellt Vergabestellen und Bedarfsträger vor dem Hinter-grund sich ständig wandelnder Gesetze und einer Vielzahl ergehender Rechtsprechung vor große Herausforderungen. Die INFORA berät und unterstützt auf der Grundlage langjähriger Erfahrung und erprobter Vorgehensmodelle öffentliche Auftraggeber bei

der Auftragsvergabe nach VOL / A und VgV insbesondere zum Einkauf von IT- Leistungen oder TK-Leistungen

den Lieferleistungen und Dienstleistungen für komplexe Outsourcing-Projekte und Cloudservices

kundenspezifischen Fachverfahren oder umfangreichen Rahmenvereinbarungen allen Vergabearten, auch zu Verhandlungsverfahren, Wettbewerblichen Dialogen oder zur vorkommerziellen Auftragsvergabe

Optimierung von BeschaffungsprozessenDie optimierte und rechtssichere Organisation von Beschaffungsprozessen im Spannungsfeld von IT-Abteilung einerseits und fachlichem Bedarfsträger andererseits sowie von zentraler versus dezentraler Einkaufszuständigkeit unter Beachtung der immer stärkeren Compliance-Anforderungen bildet ein weiteres Beratungsangebot der INFORA:

Wir unterstützen öffentliche Auftraggeber bedarfsgerecht und mit größter Expertise bei der Konzeption und Umsetzung der für sie maßgeschneiderten Beschaffungsorganisation

Wir sorgen bei der Ausgestaltung von Vergabe- und Projektabwicklungsprozessen für ei-nen praxisorientierten Ausgleich zwischen den Zielsetzungen der Wahrung von Compli-ance-Anforderungen und optimaler Erfüllung der fachlich-technischen Bedarfe.

Dabei verfolgen wir einen ganzheitlichen Ansatz, angefangen mit der Prozessoptimierung im Beschaffungswesen über die Einführung von E-Procurement-Lösungen bis hin zu strategischer und operativer Vergabeberatung und einem wirkungsvollen Vertragsmanagement in der Projektumsetzungsphase.

INFORA GmbH Telefon: 030 893658-0Friedrichstraße 200 E-Mail: info@infora.de10117 Berlin Internet: www.infora.de

Liebe Teilnehmerin, lieber Teilnehmer,

wir freuen uns, Sie zur 12. Fachtagung IT-Beschaffung in Berlin begrüßen zu dürfen. Seit mehr als einem Jahrzehnt treffen sich auf unserer Tagung IT-Entscheider und Beschaffer aus Bund, Ländern und Kommunen. Das Beschaffungs-volumen der öffentlichen Hand für Informationstechnik ist erheblich: der Bund investiert jährlich etwa 3,9 Milliarden, die Länder 5,1 Milliarden und die Kommunen 3,8 Milliarden Euro. Dieses Investitionsvolumen ist volkswirtschaftlich bedeutend und unterstreicht den Stellenwert, den die Infor-

mationstechnik für die Modernisierung von Staat und Gesellschaft sowie die Digitalisierung des Alltagslebens auf allen staatlichen Ebenen eingenommen hat.

In diesem Jahr führen wir die Fachtagung IT-Beschaffung zum ersten Mal mit dem Bitkom e.V. als Kooperationsveranstaltung durch. Auch das Format der Veranstaltung haben wir modifiziert: Neben Plenumsvorträgen und Fachforen bieten interaktive Arenen und Open Stages zusätzliche Möglichkeiten der Auseinandersetzung mit den Themen rund um die IT-Beschaffung. Unter-stützt durch unseren Fachbeirat haben wir uns auch in diesem Jahr wieder bemüht, ein interes-santes und aktuelles Programm für Sie zusammenzustellen. In diesem Jahr beschäftigen wir uns neben den aktuellen Veränderungen des Vergaberechtes mit Kooperationen bei der Be-schaffung, mit Lizenz- und IT-Vertragsmanagement sowie Cloud und SaaS und den Einflüssen von E-Government auf Beschaffungsprozesse.

Wie gewohnt wird die Veranstaltung begleitet durch eine Ausstellung und Marktforen, auf denen Sie mit Beschaffungs- und IT-Spezialisten der Unternehmen ins Gespräch kommen können. Die traditionelle Abendveranstaltung bietet neben dem kollegialen Austausch auch die Mög-lichkeit zu vertiefenden Gesprächen mit Ausstellern sowie Referentinnen und Referenten.

Eine gelungene Veranstaltung ist das Ergebnis der Mitwirkung aller Beteiligten. Ich möchte da-her den Mitgliedern des Fachbeirats, den ausstellenden Unternehmen, den Referentinnen und Referenten sowie unserem Kooperationspartner Bitkom e.V. ganz herzlich für ihr Engagement danken.

Wir hoffen, dass wir auch in diesem Jahr wieder Ihr Interesse finden und freuen uns auf zwei interessante und diskussionsreiche Tage mit Ihnen!

Rainer UllrichINFORA GmbH

INFORA UNTERNEHMENSBERATUNG

1. TAG MITTWOCH, 28. SEPTEMBER MITTWOCH, 28. SEPTEMBER 1. TAG

Ablauf Themen

ab 08.00 Uhr Akkreditierung

10.00 – 10.45 Uhr Eröffnung• Rainer Ullrich, Geschäftsführer INFORA GmbH• Felix Zimmermann, Bereichsleiter Public Sector, Bitkom e.V.

10.15 – 10.45 Uhr Keynote: IT-Konsolidierung des Bundes Rolf Krost, Gesamtprojektleiter IT-Konsolidierung Bund, Bundesministerium des Innern

10.45 – 11.15 Uhr Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

11.15 – 12.30 Uhr Update IT-Vergabe: Aktivitäten, Tools und TrendsBlock 1: AktivitätenAndreas Werner, Seniorberater IT-Compliance, INFORA GmbH• E-Vergabe, IWG, Vergabeunterlagen• eIDAS, Vertrauensdienste, Signaturen• Eignung, Selbstreinigung, Korruptionsregister• Vergaberecht 2016: erste Entscheidungen

Block 2: ToolsFelix Zimmermann, Bereichsleiter Public Sector Bitkom e.V.• EVB-IT• UfAB• Bitkom-Leitfäden zur produktneutralen Leistungsbeschreibung • e-Certis, Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Block 3: TrendsProf. Dr. Michael Eßig, Professur Materialwirtschaft und Distribution, Universität der Bundeswehr München• digitale Transformation der Verwaltung• gemeinsamer Einkauf• Lebenszykluskosten• Kennzahlen

12.30 – 13.30 Uhr Mittagspause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

13.30 – 15.00 Uhr Fachforum: IT-VertragsmanagementModeration und Einführung: Andreas Werner, Seniorberater IT-Compliance, INFORA GmbH

Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit Dr. Stefan Götze, Baker & McKenzie Rechtsanwälte

Projekte steuern und preisrelevante Optionen beachten bei neuen EVB-IT Helmut Poder, Syndikusanwalt, Verhandlungsleiter EVB-IT des Bitkom

Diskussionsrunde

Arena: DruckerModeration und Einführung: Joachim Kuka, Seniorberater IT-Infrastruktur, INFORA GmbH

Teilnehmende Unternehmen• HP Deutschland GmbH• TA Triumph-Adler GmbH• EPSON Deutschland GmbH

Themen Ablauf

Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung 15.00 – 15.30 Uhr

Fachforum: BeschaffungskooperationModeration und Einführung: Dr. Thomas Kirch, Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbB

Rechtliche, wirtschaftliche, technische und organisatorische AspekteWilhelm Kruth, Ltd. Reg.-Direktor a.D., Mitglied der Arbeitsgruppe EVB-IT

Die Zentralstelle für IT-Beschaffung (ZIB) im Beschaffungsamt des BMI – Leuchtturm oder Leviathan? Auf dem Weg zu einem modernen Beschaffungsdienstleister der unmittelbaren Bundesverwaltung. Astrid Goedelt, Bundesministerium des Innern, Leiterin Teilprojekt 5 IT Konsolidierung Bund

Diskussionsrunde

15.30 – 17.00 Uhr

Arena: Cloud-ServicesModeration und Einführung: Guido Gehrt, Behördenspiegel

Teilnehmende Unternehmen / Institute• Cancom SE• Dell GmbH • Fraunhofer FOKUS• Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH

Abendveranstaltung im Historischen Meistersaal am Potsdamer Platz (Busshuttle ab 17.30 Uhr)Keynote: Haben wir das Monster Vergaberecht noch im Griff?Prof. Dr. Ralf Leinemann, Partner, Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbB

1. Fachtagungs-Cup „Kick-IT“ 2016 (Kickerturnier ab 19.30 Uhr)

ab 18.00 Uhr

2. TAG DONNERSTAG, 29. SEPTEMBER DONNERSTAG, 29. SEPTEMBER 2. TAG

Ablauf Themen

09.00 – 10.30 Uhr Fachforum: Elektronische Mittel der BeschaffungFrank Schmitz, Leiter Referat Z14, E-Beschaffung, Vergabeportal, Beschaffungsamt des BMI

Der Regierungsentwurf für ein E-Rechnungs-GesetzDr. Stefan Werres, Bundesministerium des Innern

Digitale Beschaffung ist mehr als eVergabe – Praxisbeispiel Berliner WasserbetriebeDieter Jacobi, Einkaufsleiter Berliner Wasserbetriebe

E-Vergabe unterhalb des EU-Unterschwellenbereichs – wie geht es weiter?Ralf Sand, Projektleitung vergabe.NRW, Finanzministerium Nordrhein-Westfalen

Open Stage: Sicherheit IT-HardwareModeration und Einführung: Felix Zimmermann, Bereichsleiter Public Sector Bitkom e.V.

Parallel dazu:

Technikstation Systemkonfi guration PC- und Notebook-Clients • Ulrich Norf, Intel Deutschland GmbH• Jörg Roskowetz, AMD GmbH

Technikstation Produktpiraterie • Bodo Bredahl, EPSON Deutschland GmbH

10.30 – 11.00 Uhr Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

11.00 – 12.30 Uhr Fachforum: LizenzmanagementModeration und Einführung: Andreas Werner, Seniorberater IT-Compliance, INFORA GmbH

Better-Practice-Ansätze für ein nachhaltiges Software Asset ManagementDr. Jan Hachenberger, Geschäftsführer ConSalt Unternehmensberatung GmbH

Softwarelizenzmanagement – Ein Compliance-Risiko?Dr. Sebastian Brüggemann, Eberhard Karls Universität Tübingen

Einführung eines Software Asset Managements am Beispiel der Hamburg Port Authority AöR• Stefan van Eijden, Hamburg Port Authority AöR• Sascha Pudenz, Senior Business Consultant, Software Asset Management, Softline Solutions GmbH

Open Stage: IT-BeschaffungModeration und Einführung: Felix Zimmermann, Bereichsleiter Public Sector Bitkom e.V.

Relevante Themen ja nach Impuls aus Publikum und Panel!

Expertenpanel• Dr. Susanne Mertens, Baker & McKenzie Rechtsanwälte• Jan Buchholz, Leiter Vergabestelle der Verwaltungsberufsgenossenschaft • Sören Bergner, Referatsleiter O5, Bundesministerium des Innern

Parallel dazu:

Technikstation Systemkonfi guration PC- und Notebook-Clients • Ulrich Norf, Intel Deutschland GmbH• Jörg Roskowetz, AMD GmbH

Technikstation Produktpiraterie Bodo Bredahl, EPSON Deutschland GmbH

Themen Ablauf

Mittagspause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung 12.30 – 13.30 Uhr

Aktueller Stand und neueste Entwicklungen bei den EVB-IT VerträgenMomme Jacobsen, Referent im Bundesministerium des Innern

13.30 – 14.00 Uhr

Spezialbedarf, LeistungsbestimmungsrechtProf. Dr. Ralf Leinemann, Partner, Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbB

14.00 – 14.30 Uhr

Podium: Auswirkung der digitalen Transformation der Verwaltung auf IT-VergabenModeration und Einführung: Rainer Ullrich, Geschäftsführer INFORA GmbH

• Beate Lohmann, Abteilungsleiterin, Bundesministerium des Innern • Thomas Dickmann, Fachbereichsleiter Serviceplanung und -Koordination,

IT-Dienstleistungszentrum Berlin

14.30 – 15.30 Uhr

Resümee und Verabschiedung 15.30 Uhr

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Mittwoch, 28. September 2016 | 18.00 Uhr

GET-TOGETHERzur 12. Fachtagung IT-Beschaffung

Wir freuen uns, Sie im Rahmen der 12. Fachtagung IT-Beschaffung 2016 zu unserer traditionellen Abendveranstaltung einzuladen, die Ihnen wie gewohnt die Möglichkeit bietet, sich ohne Termindruck und in entspannter Atmosphäre mit Ihren Kollegen und unseren Referenten auszutauschen oder einfach nur den Abend gemütlich ausklingen zu lassen.

Wo fi ndet die Abendveranstaltung statt?Im “Meistersaal” am Potsdamer Platz (Köthener Straße 38, 10963 Berlin). Wie kaum eine andere Berliner Location verkörpert der Meistersaal die besondere Spannung zwischen Tradition und Popkultur. Genießen Sie Ihren Abend im legendären Meister-saal, dem ehemaligen Hansa Studio 2.

Wann fi ndet die Abendveranstaltung statt? Am ersten Veranstaltungstag, dem 28. September, ab 18.00 Uhr. Ab 17.30 Uhr können Sie den Busshuttle ab dem Presse- und Informationsamt der Bundesregierung zum “Meistersaal” am Potsdamer Platz nutzen.

Kicker-Turnier 1. Fachtagungs-Cup „Kick-IT“ 2016mit freundlicher Unterstützung der EPSON Deutschland GmbHAuf der Abendveranstaltung fi ndet das sportliche Highlight des Jahres statt – Kickern wie die Weltmeister! Melden Sie sich und Ihre Kolleginnen und Kollegen für den 1. Fachtagungs-Cup „Kick-IT“ 2016 an und treffen Sie auf die anderen Teams aus Ver-waltung und Wirtschaft. Im Gruppenmodus werden die K.O.-Runden ausgespielt und im Finale der Sieger gebührend gefeiert. Es stehen Ihnen sowohl hochwertige Kicker-tische (2 Spieler pro Team) als auch ein fachkundiger Moderator zur Seite, der die Spiele live kommentieren wird. Am 28. September nehmen die Damen an der Akkredi-tierung Ihre Anmeldung nach der ersten Kaffeepause entgegen.

UnkostenbeitragDer Kartenverkauf für die Tickets zur Abendveranstaltung fi ndet ab der ersten Mittags-pause an der Akkreditierung statt. Die Erlöse von 10 € aus dem Ticketverkauf werden der Hilfsorganisation One Warm Winter gespendet (Kältehilfe für Obdachlose und Flüchtlinge). Die Teilnahme an der Abendveranstaltung ist für Aussteller, Referenten und Teilnehmer, die eine Tagungsgebühr bezahlt haben, in der Tagungsgebühr bereits enthalten. Der Erwerb eines Tickets für die Abendveranstaltung ist für oben genannte Personen nicht notwendig. Bitte beachten Sie, dass im Vorfeld um Anmeldung gebeten worden ist.

Wir freuen uns auf Ihr Kommen!

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UPDATE IT-VERGABE AKTIVITÄTEN, TOOLS UND TRENDS

Block 1: AktivitätenAndreas Werner, Seniorberater IT-Compliance, INFORA GmbHDie gesetzgeberischen Aktivitäten von Bund und Europäischer Union waren im Zeitraum seit der Fachtagung 2015 sehr umfangreich. Kernstück war sicher die Umsetzung der EU-Vergabe-richtlinie in Bundesrecht, aber auch im Umfeld waren vor allem europäische Rechtsakte zu verzeichnen. So wird die nunmehr direkt wirksame eIDAS-Verordnung künftig starke Aus-wirkungen auf die E-Vergabe haben. Auch in der Rechtsprechung gab es zahlreiche neue Entscheidungen, welche im Beschaffungsalltag zu beachten sind, beispielhaft nur die Ver-pflichtung, in den meisten Fällen auch gebrauchte Lizenzen im Vergabeverfahren zulassen zu müssen.

Block 2: ToolsFelix Zimmermann, Bereichsleiter Public Sector Bitkom e.V.Für die Beschaffung von IT-Leistungen gibt es eine Reihe kostenfrei verfügbarer Arbeitshilfen von unterschiedlichen öffentlichen und privaten Organisationen. Viele dieser Tools haben sich in der IT-Vergabepraxis seit vielen Jahren bewährt. So zum Beispiel die Ergänzenden Vertrags-bedingungen zum Einkauf von IT-Leistungen (EVB-IT) und die Unterlagen für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB). Darüber hinaus hat auch der Gesetzgeber z. B. mit der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) und e-Certis einige Arbeitshilfen geschaffen, die generell hilfreich sein können. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit wird besprochen, wel-che Tools es gibt, wie der aktuelle Stand jeweils ist und welche Ergänzungen zukünftig geplant oder erforderlich sind.

Block 3: TrendsProf. Dr. Michael Eßig, Professur Materialwirtschaft und Distribution, Universität der Bundeswehr MünchenDie Vergaberechtsreform hat den Weg zu strategischen Zielen in der öffentlichen Beschaffung frei gemacht. Doch was macht einen strategischen Einkauf aus? Was sind die „echten“ Heraus-forderungen und Trends bei der Weiterentwicklung der Beschaffung? Wie lässt sich das Pos-tulat der Wirtschaftlichkeit mit Nachhaltigkeitsanforderungen bspw. über Lebenszykluskosten verbinden und wie wird das in der Praxis tatsächlich genutzt? Bislang gibt es nur wenige Daten und Fakten über die Entwicklung der öffentlichen Beschaffung, diese zeigen jedoch, dass alleine rechtliche Änderungen ohne umfassende Ressourcenaufwertung der Beschaffung nicht ausreichen werden.

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UPDATE IT-VERGABE AKTIVITÄTEN, TOOLS UND TRENDS

FACHFORUM IT-VERTRAGSMANAGEMENT

Moderation und Einführung: Andreas Werner, Seniorberater IT-Compliance, INFORA GmbH

Auch in diesem Jahr steht der ganzheitliche Beschaffungsansatz über den Zuschlag hinaus wieder im Fokus. So ergeben sich in der Folge der Vergaberechtsreform zahlreiche Ände-rungen und Gestaltungsmöglichkeiten in den Vertragskonstrukten, vor allem zur Konstellation Verlängerung oder Neuausschreibung. Eine weitere Facette ist die wirtschaftliche Dimension der konsequenten Anwendung der teilweise auch neuen EVB-IT – hier kann sich gutes Ver-tragsmanagement direkt monetär spiegeln.

Auftragsänderungen während der VertragslaufzeitDr. Stephan Götze, Rechtsanwalt, Baker & McKenzieOptionen, Anordnungen und Nachtragsvereinbarungen sind seit jeher notwendige Mittel, um den Beschaffungsgegenstand während der Vertragslaufzeit an geänderte Anforderungen und Rahmenbedingungen anzupassen. Aus der Rechtsprechung des EuGH stammt der Grundsatz, dass wesentliche Auftragsänderungen ein neues Vergabeverfahren erfordern. Mit der Vergabe-reform 2016 wurde dieser Grundsatz in dem ebenso umfangreichen wie komplexen § 132 GWB kodifi ziert. Der öffentliche Auftraggeber steht nun vor der Herausforderung, im Spannungsfeld von Regelbeispielen wesentlicher Auftragsänderungen auf der einen Seite sowie Ausnahme-tatbeständen und Geringfügigkeitsschwellen auf der anderen Seite notwendige Vertragsanpas-sungen rechtssicher umzusetzen. Diese Herausforderung müssen öffentliche Auftraggeber nichterst zum Zeitpunkt der Vertragsanpassungen, sondern bereits bei der ursprünglichen Be-schaffung meistern. Anhand der Regelbeispiele und Ausnahmetatbestände der neuen gesetz-lichen Regelung wird aufgezeigt, welche Risiken und zugleich aber auch Chancen hierdurch für den öffentlichen Auftraggeber entstehen.

IT-Projekte vertraglich steuern – preisrelevante Optionen der neuen EVB-IT nutzenHelmut Poder, Syndikusanwalt, Verhandlungsleiter EVB-IT des BitkomDie Zeiten, in denen Verträge „für die Schublade“ konzipiert wurden, sind längst passé.In der modernen IT-Wirklichkeit kommt dem Vertrag eine wichtige Funktion beim erfolgreichen Management laufender Aufträge zu. Ob bei Betrieb und Wartung von IT-Strukturen oder dem punktgenauen Abschluss von Projekten – der Vertrag sollte alle wichtigen Lebenslagen erfassenund passende Lösungen bieten. Indem er Antworten gibt, die unter „neutralem Klima“ vorab gemeinsam entwickelt wurden. Oder zumindest Mechanismen vorsieht, wie die Parteien fairmiteinander weiter arbeiten können. Der Vortrag will aufzeigen, auf welche Klauseln es dabeibesonders ankommt. Und die Brücke schlagen zu den EVB-IT, mit denen auch im öffentli-chen Sektor ein vielseitiges Instrument zur aktiven Steuerung von IT-Vorhaben zur Verfügungsteht. Zum gelungenen Contract-Management zählt dabei auch die Kenntnis der preisrelevanten „Stellschrauben“, zu denen die Parteien zuvor wichtige Weichen stellen können. Es wird daherauf preisrelevante Optionen der jüngst aktualisierten EVB-IT-Vertragsmuster eingegangen. So lassen sich sparsame Haushaltsführung und beiderseits erfolgreicher Projektabschluss vereinbaren.

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FACHFORUM BESCHAFFUNGSKOOPERATION

Moderation und Einführung: Dr. Thomas Kirch, Leinemann & Partner Rechtsanwälte mdB

Durch die Bündelung des Beschaffungsbedarfs in Beschaffungskooperationen soll für öffent-liche Auftraggeber sowohl ein günstiger Einkauf durch Skaleneffekte als auch eine Reduktion des Verwaltungsaufwands bei der Durchführung der Vergabeverfahren realisiert werden. Ge-rade mit Blick auf den IT-Einkauf ist dieses Thema brandaktuell, wie die vorgesehene Einrich-tung einer Zentralstelle IT-Beschaffung beim Beschaffungsamt zeigt. Ziel des Fachforums ist es, die bei Beschaffungskooperationen zu beachtenden Rahmenbedingungen praxisbezogen aufzuzeigen, um auf dieser Grundlage die Vor- und Nachteile für die öffentlichen Auftraggeber, aber auch den Markt zu erörtern. Zum aktuellen Stand einer Zentralisierung des IT-Einkaufs auf Bundesebene gibt es Informationen aus erster Hand.

Rechtliche, wirtschaftliche, technische und organisatorische AspekteWilhelm Kruth, Ltd. Reg.-Direktor a.D., Mitglied der Arbeitsgruppe EVB-ITBeschaffungskooperation ist eine freiwillige, vertraglich geregelte Zusammenarbeit zwischen rechtlich selbständigen Auftraggebern im Sinne des Vergaberechts, mit dem Ziel, durch gemein-same Strategien und operative Maßnahmen wesentliche wirtschaftliche Vorteile im Einkauf zu erzielen. Die Zielausprägung reicht vom Informationsaustausch bis zur Bildung eines gemein-samen, zentralen Einkaufs.

Die Bildung von Beschaffungskooperationen, horizontalen wie vertikalen, bedarf einer gründ-lichen Vorbereitung unter Beachtung insbesondere rechtlicher Rahmenbedingungen, die u. a. durch das Vergaberecht, Regelwerke zur öffentlich-rechtlichen Zusammenarbeit und das Haushaltsrecht bestimmt werden. Organisatorische Auswirkungen ergeben sich durch die Übertragung von Zuständigkeiten und Kompetenzen an zentrale Beschaffungsstellen, die Ein-bindung in übergreifende Beschaffungsprozesse und die Vereinheitlichung unterschiedlicher technischer Unterstützungsleistungen.

Die Zentralstelle für IT-Beschaffung (ZIB) im Beschaffungsamt des BMI – Leuchtturm oder Leviathan? Auf dem Weg zu einem modernen Beschaffungsdienstleister der unmittelbaren Bundes verwaltungAstrid Goedelt, LL.M., Bundesministerium des Innern, Leiterin Teilprojekt 5 IT Konsolidierung BundMit Beschluss des IT Rates vom 29. Juni 2016 haben sich die Ressortvertreter übereinstimmend für die Einrichtung einer Zentralstelle IT Beschaffung (ZIB) beim Beschaffungsamt des Bundes-ministeriums des Innern ausgesprochen.

Der Vortrag beleuchtet die Chancen und Risiken bei der Umsetzung der Zentralisierung der IT-Beschaffung und versucht eine Einordnung der Stellung der ZIB zwischen Kundeninteressen, zentralem Betriebsdienstleister und dem Markt. Es werden Instrumente zur Erreichung der mit der Zentralisierung und Professionalisierung angestrebten Ziele vorgestellt und mit den Anwesenden diskutiert.

FACHFORUM BESCHAFFUNGSKOOPERATION

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FACHFORUM ELEKTRONISCHE MITTEL DER BESCHAFFUNG

Moderation und Einführung: Frank Schmitz, Leiter Referat Z14, E-Beschaffung, Vergabe-portal, Beschaffungsamt des BMI

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung hat auch den öffentlichen Einkauf erreicht. Nicht zuletzt durch die Vorgaben der Europäischen Union sehen sich die Vergabestellen mit der Digitalisierung der Beschaffungsprozesse konfrontiert. Es gilt diesen Wandel in der Be-schaffung der öffentlichen Hand als Chance zu verstehen und nicht als weitere Hürde für das öffentliche Auftragswesen. Die Umstellung ist mit Schwierigkeiten und Veränderungen ver-bunden, doch sind die Vorteile der Digitalisierung der Beschaffung nachweisbar und führen mittel- bis langfristig zu einer Effizienzsteigerung.

Der Regierungsentwurf für ein E-Rechnungs-GesetzDr. Stefan Werres, Bundesministerium des InnernDie erleichterte elektronische Kommunikation mit der Verwaltung ist ein erklärtes Ziel der Bundesregierung. Ein Anwendungsfall von besonderer wirtschaftlicher Tragweite ist die elektronische Rechnungskommunikation. Um diese zu erleichtern ist eine Ergänzung des E-Government-Gesetzes des Bundes geplant. Hierzu hat das Bundeskabinett den Regierungs-entwurf eines E-Rechnungs-Gesetzes verabschiedet. Es sieht die umfassende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bei den öffentlichen Auftraggebern des Bundes vor. Der Referent stellt die Details des Entwurfs vor und gibt einen Ausblick auf die nunmehr einzulei-tenden Maßnahmen.

Digitale Beschaffung ist mehr als eVergabe – Praxisbeispiel Berliner WasserbetriebeDieter Jacobi, Einkaufsleiter Berliner WasserbetriebeAus Anlass der Vergaberechtsmodernisierung 2016 suchen viele öffentliche Auftraggeber nach der geeigneten Lösung für die elektronische Vergabe. Attraktive Angebote zur Mitnutzung von Vergabeplattformen sind am Markt zu finden. Doch bevor man sich voreilig für eines dieser Angebote zur gesetzlich geforderten elektronischen Durchführung von Vergabeverfahren ent-scheidet, sollte man prüfen, ob diese Umstellung analoger Teilprozesse nicht die Gelegenheit bietet, das gesamte Beschaffungsmanagement von der Bedarfsermittlung bis zur abschlie-ßenden Lieferantenbewertung auf medienbruchfreie, digitale Prozesse mit den zugehörigen Schnittstellen umzustellen.

Der Vortrag gibt Einblicke in die Entscheidungs- und Lösungsprozesse der Berliner Wasser-betriebe zur Einführung und crossfunktionalen Nutzung der Möglichkeiten für die medien-bruchfreie elektronische Gestaltung des Beschaffungsmanagements über den bloßen Transport von Daten über eine Vergabeplattform hinaus.

eVergabe unterhalb des EU-Schwellenwertes – wie geht es weiter?Ralf Sand, Projektleitung vergabe.NRW, Finanzministerium Nordrhein-WestfalenMit Umsetzung der europäischen Richtlinien ist die eVergabe seit dem 18.04.2016 für Aufträge oberhalb des EU-Schwellenwertes unter Berücksichtigung von Übergangsfristen verpflichtend. Eine Anpassung der nationalen Regelungen unterhalb des EU-Schwellenwertes ist bisher nicht erfolgt. Ein Gleichklang der Vorschriften wurde bislang nur für die Landesbehörden in Nordrhein-Westfalen hergestellt. Im Beitrag werden die beabsichtigten Regelungen zur eVergabe für Vergabeverfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes vorgestellt.

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FACHFORUM ELEKTRONISCHE MITTEL DER BESCHAFFUNG

FACHFORUM LIZENZMANAGEMENT

Moderation und Einführung: Andreas Werner, Seniorberater IT-Compliance, INFORA GmbH

Die Beschaffung von Software wird im Zeitalter von Cloud und Virtualisierung immer kom-plexer, gleichzeitig steigen aber auch die Anforderungen an das damit verbundene Lizenz-management. Dieses sehr mit Compliance-Aspekten verbundene Thema gewinnt auch im öffentlichen Sektor immer größere Bedeutung.

Das Fachforum zeigt zum einem die Haftungsprobleme und juristischen Fallstricke auf, präsentiert aber auch Best-Practice-Beispiele einer erfolgreichen Umsetzung.

Better-Practice-Ansätze für ein nachhaltiges Software Asset ManagementDr. Jan Hachenberger, Geschäftsführer ConSalt Unternehmensberatung GmbHViele Behörden und Betriebe des öffentlichen Dienstes haben in den letzten Jahren ein Soft-ware Asset Management, kurz SAM, eingeführt. Als wesentliches Ziel der Einführung wird in der Regel die Einhaltung von Lizenzbestimmungen angeführt. Die Organisationen wollen das Risiko von Fehl- oder Falschlizenzierungen minimieren. Sobald SAM jedoch implementiert ist und seine Wirksamkeit als Kontrollfunktion einmal unter Beweis gestellt hat, verlieren die Verantwortlichen schnell das Interesse daran. In unserem Vortrag zeigen wir Better-Practice-Ansätze für ein nachhaltiges SAM.

Softwarelizenzmanagement – Ein Compliance-Risiko?Dr. Sebastian Brüggemann, Eberhard Karls Universität TübingenSoftwarelizenzmanagement ist ein Thema, das unter Compliance-Gesichtspunkten häufig un-terschätzt wird - oftmals bis es dann zu spät ist. Der Vortrag zeigt die rechtlichen Verpflichtun-gen und Fallstricke, die im Zusammenhang mit Softwarelizenzmanagement auftreten und bie-tet Lösungsansätze zum Aufbau eines Softwarelizenzmanagementsystems, denn das größte Compliance-Risiko liegt darin nichts zu tun.

Einführung eines Software Asset Managements am Beispiel der Hamburg Port Authority AöRStefan van Eijden, Hamburg Port Authority AöRSascha Pudenz, Softline Solutions GmbHHäufig wird Software Asset Management (SAM) mit der Definition eines Audits gleichgesetzt, welches sich lediglich mit der Sicherstellung der Compliance aus Herstellersicht beschäftigt. Dabei wird vernachlässigt, dass SAM eine Transparenz über alle Software Assets schafft. Diese Transparenz kann neben der Compliance für einen Hersteller auch unter anderem zur Kosten- und Prozessoptimierung genutzt werden.

Am Beispiel der Hamburg Port Authority AöR veranschaulichen wir die notwendigen Schritte zum Einführen eines kontinuierlichen Software Asset Managements und wie dabei Tools und Services unterstützen. Als Abschlussmeilenstein der SAM-Einführung stand ein gemeinsames SAM-Projekt mit dem Hersteller Microsoft, auf dessen Grundlage Compliance geschaffen und Kostenersparnisse erzielt wurden.

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FACHFORUM LIZENZMANAGEMENT

ARENA DER LÖSUNGEN ARENA DER LÖSUNGEN

Hintergrund Bislang hatten die Aussteller die Möglichkeit, sich den Teilnehmerinnen und Teilnehmern mit einem Vortrag zu präsentieren. Das Format ist zwar informativ, der sequenzielle Durchlauf der Vorträge verleitet das Publikum jedoch zum reinen Konsum der dargebotenen Informationen.

Idee In den Arenen der Lösungen soll die Kommunikation über bestimmte Themenkomplexe auf den Punkt gebracht werden. Durch eine neutral moderierte Diskussionsrunde wird den Teilnehmerinnen und Teilnehmern ein offener Schlagabtausch geboten.

Format Die Unternehmen stellen sich vor und nehmen an einer aktiven Gesprächsrunde mit den anderen Ausstellern teil. Die jeweiligen Vor- und Nachteile werden diskutiert. Das Publikum kann sich jederzeit mit einbringen und Impulse setzen.

Arena Drucker Das Thema Outputmanagement ist nach wie vor ein wichtiger Faktor für IT-Einkäuferinnen und IT-Einkäufer. Neue Hardware- und Software-lösungen bieten zwar neue Standards in Sachen Technik, müssen aber auch bedarfsgerecht verifiziert werden. Die Diskussionsrunde beantwortet in diesem Zusammenhang Fragen zur IT-Sicherheit, Flexibilität, Umwelt, Effizienz und zu den Kosten.

Arena Cloud Services Cloud-Computing ist ein aktuelles Schlagwort in der Informations-technik, das auch an der öffentlichen Verwaltung nicht vorbeigeht. Allerdings sind hier besondere Bedingungen wie die Sensibilität der Verarbeitung personenbezogener Daten, Kontrolle und Sicherheit zu beachten, wie sie für die öffentlichen Aufgaben gegeben sind. Die Diskussionsrunde beantwortet in diesem Zusammenhang u. a. Fragen zur IT-Sicherheit, Flexibilität, Effizienz sowiezu Kosten und „Kultur-wandel“ in der öffentlichen Verwaltung.

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OPEN STAGES OPEN STAGES

Moderation und Einführung: Felix Zimmermann, Bereichsleiter Public Sector Bitkom e.V.

Sicherheit IT-HardwareNicht erst seit den Snowden-Veröffentlichungen spielen Sicherheitsaspekte beim behördlichenEinkauf von IT-Hardware eine immer größer werdende Rolle. Der Staat kann es sich nicht leisten, sicherheitskritische Infrastrukturen zu betreiben und damit die Vertraulichkeit und Inte-grität von Daten und Vorgängen der öffentlichen Verwaltung zu gefährden. Auf dem Podium soll von und mit Experten über die Möglichkeit vertraglicher Regelungen hinausgehend dar-gestellt und diskutiert werden, welche technischen Gefährdungen beim Einkauf insbesondere von Client-Technologien in Form von PC und Notebooks bestehen und wie diese reduziert werden können. So können etwa mit einer entsprechenden Default-Konfi guration bestimmte Risiken von vornherein minimiert werden. Die Open Stage ist nach einem Expertenvortrag frei für weitere Teilnehmer aus dem Publikum, die sich in die Diskussion einbringen möchten.

IT-BeschaffungDie Open Stage IT-Beschaffung ist von vornherein als offene Bühne für sämtliche Themen der IT-Beschaffung konzipiert. Es gibt keine spezielle inhaltliche Vorgabe und keinen vorgeplanten Programmablauf. Die Teilnehmer im Publikum haben die Möglichkeit, ihre eigenen Themen mit einem kurzen Impulsvortrag auf der Bühne vorzustellen, vergleichbar mit einem Bar Camp. Es kann sich dabei etwa um rechtliche, verfahrenspraktische oder auch technische Fragen oder Statements handeln. Durch die Einbeziehung eines Expertenpanels und des Publikums soll sich aus dem Impuls eine Diskussion entwickeln, in der Erfahrungen und Best Practices ausge-tauscht werden. Das hochgradig interaktive Format lebt ausschließlich von der Bereitschaft der Teilnehmer, mitzumachen. Impulsvorschläge werden vor und während der Veranstaltung ne-ben der Bühne gesammelt. Nach vorheriger Absprache ist es auch möglich, Präsentationsfolien im PDF- oder PowerPoint-Format zu verwenden.

TechnikstationSystemkonfi guration PC- und Notebook-ClientsBeim Einkauf von PC und Notebooks ist die Ausstattung und Geschwindigkeit der Geräte ein wichtiges Kriterium. Technologische Entwicklungen bei Hard- und Software auf der einen Seite sowie unterschiedlichste Anforderungen der Arbeitsplätze auf der anderen Seite er-schweren jedoch die Anfertigung der Leistungsbeschreibung. In aller Regel entscheidet die Zusammenstellung von Systemkomponenten, ob ein eigentlich schnelles Notebook tatsächlich schnell oder langsam ist. Ulrich Norf von Intel und Jörg Roskowetz von AMD, beide Vorsitzende im Bitkom Fachausschuss Produktneutrale Ausschreibungen, stehen für Einzelgespräche mit den Teilnehmern zur Verfügung, um derartige Technikfragen gezielt zu erläutern und durch die Tücken der Systemzusammenstellung zu helfen. Dabei erläutern sie auch die im Bitkom erarbeiteten Empfehlungen zum produktneutralen Benchmarking.

TechnikstationProduktpiraterieInsbesondere bei Toner und Tinte für Drucker sowie bei Projektionslampen kommt es gelegent-lich vor, dass öffentliche Auftraggeber zu Opfern von Produktpiraten werden. Fälschlicherweise als Original ausgewiesene Produkte entsprechen jedoch häufi g nicht den Qualitätsanforde-rungen der Hersteller und den Anforderungen des Arbeitsschutzes. Im besten Fall besteht lediglich das Risiko mangelhafter Qualität. Im schlimmsten Fall aber steht die Gesundheit von Mitarbeitern auf dem Spiel. Mit einer beeindruckenden Sammlung von Originalen und Fäl-schung zeigt Bodo Bredahl von Epson, Vorsitzender im Bitkom Fachausschuss Produktpiraterie, wie Produktpiraterie im Kontext von öffentlichen Ausschreibungen erkannt und vermieden werden kann.

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VORTRÄGE IM PLENUM

Aktueller Stand und neueste Entwicklungen bei den EVB-IT VerträgenMomme Jacobsen, Referent im Bundesministerium des InnernEVB-IT sind Mustervertragsformulare mit dazugehörigen Geschäftsbedingungen, die öffentliche Vergabestellen in IT-Beschaffungen einsetzen. Die Verträge werden durch eine Arbeitsgruppe unter Federführung des Bundesministeriums des Innern ausgearbeitet, mit Teilnehmern aus Bund, Ländern, Kommunen und öffentlichem Rundfunk. Derzeit steht ein Set von 10 Vertragsty-pen zur Verfügung, die einen großen Teil aller IT-Bedarfsszenarien abdecken. Zuletzt wurden zur Hardwarebeschaffung unter dem 17. März 2016 neue EVB-IT Kauf und EVB-IT Instandhal-tung veröffentlicht (siehe: www.cio.bund.de).

Der Vortrag nimmt Wesen und Wert der EVB-IT, Grundlagen ihrer Anwendung und jüngste Neuerungen in den Blick. Zudem wird ein Ausblick gegeben, u. a. auf die Novellierung der EVB-IT Dienstleistung.

Spezialbedarf, LeistungsbestimmungsrechtProf. Dr. Ralf Leinemann, Partner, Leinemann Partner Rechtsanwälte, BerlinSeit gut fünf Monaten ist die stark erweiterte und neu gefasste Vergabeverordnung (VgV) Grundlage der meisten Vergabeverfahren zur IT-Beschaffung der öffentlichen Auftraggeber. Als ob es nicht schon schwierig genug wäre, alle Vergabevorgänge auf neu gefasste und vollständig „umsortierte“ Vorschriften anzupassen, fi nden sich auch noch kleinere, materiell-rechtliche Änderungen einzelner Details bei Ausschreibung und Wertung. Umweltbezogene Aspekte können stärkere Berücksichtigung fi nden, der Weg ins Verhandlungsverfahren ist erheblich leichter geworden, eine In-House-Vergabe ist häufi ger möglich und für Vertragsände-rungen und -verlängerungen gibt es neue Regeln im Gesetz. Mit der Innovationspartnerschaft wurde in § 19 VgV sogar ein neues Vergabeverfahren für solche Beschaffungen eingeführt, die das Ziel der Entwicklung einer innovativen Leistung und deren anschließenden Erwerb haben.

Der Vortrag gibt einen Überblick über die aktuellen vergaberechtlichen Möglichkeiten bei Spezialbeschaffungen und sehr detaillierten Festlegungen des Auftraggebers und erläutert, in-wieweit die bisherige Rechtsprechung zum alten Vergaberecht weiter fortgilt.

IT-BESCHAFFUNGLEICHT GEMACHTIT-Verantwortliche der öffentlichen Verwaltung profitieren von einer Vielzahl an Rahmenverträgen mit Computacenter.

Dadurch lässt sich der gesamte IT-Infrastruktur-bedarf professionell abdecken. Selbst komplexe IT-Projekte können von der Planung bis zur Umsetzung somit kostengünstig umgesetzt werden.

Darüber hinaus hält Computacenter auch diverse Rahmenverträge mit Landesministerien und Dienstleistungszentren verschiedener Länder und Kommunen.

Unsere aktuellen Rahmenverträge (RV) für Bundesministerien und nachgeordnete Bundesbehörden:• RV „Hör-/Sprechgarnituren Plantronics“• RV „Liefer-, Service- und Unterstützungs-

leistungen von Check Point-Produkten“• RV „x86 Server, servernaher Storage und

Dienstleistungen für Bestandskunden HP“• RV „Thin-Client-Systeme und verbundene

Dienstleistungen“

Computacenter ist Erfüllungspartner für dieRahmenverträge:• RV „Cisco über Liefer-, Service- und Unter-

stützungsleistungen“• RV „NetApp Storage Produkte für Bestands-

kunden über Liefer-, Service- Unterstützungs-leistungen“

Weitere Informationen erhalten Sie gerne über Herrn Dr. Carsten JürgensE-Mail: carsten.juergens@computacenter.com

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Brother International GmbHIm Rosengarten 1461118 Bad VilbelTel: 06101 805-0www.brother.de

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Aia Software BVKerkenbos 10-1296546 BJ Nijmegen (Niederlande)Tel: +31 (0)24371 0230www.aiasoftware.com

bol Systemhaus GmbHHubertusstraße 480639 MünchenTel: 089 210967-0www.bol-systemhaus.de

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Computacenter AG & Co. oHGEuroparing 34 – 4050170 KerpenTel: 030 70785-156www.computacenter.de

European IT Consultancy EITCO GmbHPotsdamer Platz 1010785 BerlinTel: 030 4081910www.eitco.de

EPSON Deutschland GmbHOtto-Hahn-Straße 440670 MeerbuschTel: 02159 538-0www.epson.de

Fabasoft Deutschland GmbHTHE SQUAIRE 14, Am Flughafen60549 Frankfurt/MainTel: 069 6435515-0www.egov-suite.com

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Dell GmbHUnterschweinstiege 1060549 Frankfurt am MainTel: 030 437236-40www.dell.de

EMC Deutschland GmbHAm Kronberger Hang 2a65824 Schwalbach / TaunusDeutschlandTel: 0800 1016944www.emc2.de

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Hewlett-Packard GmbHHerrenberger Straße 14071034 BöblingenTel: 07031 14-0www.hpe.com/de

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LG Electronics Deutschland GmbHBerliner Straße 9340880 RatingenTel: 02102 7008-0 www.lg.de

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INFORA Management ConsultingWas uns ausmacht …

Beratung und Service für Anbieter im Markt der öffentlichen Auftraggeber

Unterstützung bei Vertrieb, Marketing, Personalakquisition und Qualifi zierung

Über 30 Jahre Branchenerfahrung in der öffentlichen Verwaltung

Bundesweites Netzwerk aus Entscheidern und Experten in Verwaltung und Industrie

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