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2. PROZESSEINHEIT

EERRFFAASSSSUUNNGG UUNNDD

OORRGGAANNIISSAATTIIOONN AABBLLAAGGEE

BBAASSIISSDDAATTEENN UUNNDD ––

IINNFFOORRMMAATTIIOONNEENN NNEEUUKKUUNNDDEE

VVOONN TTAANNJJAA EERRNNII

Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 2

INHALTSVERZEICHNIS

Titelblatt 1

Inhaltsverzeichnis 2

Flussdiagramm 3-5

Prozessbeschreibung 6-7

Erfahrungsbericht 8

Musterdokumente 9-12

Vorgehensplan 13

Auswertung der Lernjournale 14


FLUSSDIAGRAMM

Start

Kundengespräch

Prüfung

Basis-U.

Entgegennahme

Kunden-unterlagen

A

Prüfung

FIBU-U.

Prüfung Lohn-U.


A

Prüfung Steuer-U.

Stahlschrank-

dossier für Dauerakten

Grünes und/oder

Rotes

Register erstell.

kein Regis-ter Jahres-akten?

Erfassung Kunde

in

Zentraler

Adressdatenbank

Erfassung Kunde

als Projekt

für Leistungser-fassung

B

Liste für fehlende Unterlagen

Fehlt etwas gem. Liste?


Ende

Mandant in FIBU

erfassen

B

Buchhaltung in

FIBU einrichten

Mitarbeiter in

Lohnprogramm

einrichten

Erfassen von

Steuerdaten im Steuerprogramm


PROZESSBESCHREIBUNG Heutzutage wird man von Daten und Informationen nur so überflutet. Sie sind basis und Voraussetzung um die gestellten Aufgaben korrekt ausführen zu können. Es ist deshalb wichtig die Daten- und Informa-tionsablage gut zu organisieren, um sie abrufen zu können, wenn man sie benötigt. Deshalb haben mein Geschäft und ich entschieden eine Prozessbeschreibung für die Erfassung neuer Kunden zusammen zu erarbeiten. 1. Ein mögliches Szenario könnte sein, dass der Treuhänder eines Kunden wegzieht und er nun einen

anderen Treuhänder benötigt, der ihn bei seinen Arbeiten unterstützt. Nun gilt es für uns zusammen mit dem Kunden festzulegen wo wir ihn am besten unterstützen können.

Unser neuer Kunde hat sich entschieden, dass wir die Finanzbuchhaltung seiner Unternehmung füh-ren, den Jahresabschluss erstellen, die Lohnbuchhaltung mit allen Abrechnungen führen und die Steuererklärung erstellen sollen. Für die Bearbeitung dieser verschiedenen Bereiche benötigen wir folgende Unterlagen gemäss unserer internen Checkliste:

a. Basisunterlagen: Öffentliche Gründungsurkunde, Statuten, Handelsregisterauszug, Organi-gramm, Firmenprospekte, Businessplan und wichtige Verträge (z.B. Leasing-verträge, Darlehensverträge usw.)

b. Fibuunterlagen: vorjährige Jahresrechnungen sowie bisheriger Kontoplan

c. Lohnunterlagen: vorjährige Abrechnungen, Personalstammblätter, Sozialversicherungsabzüge, Arbeitsverträge

d. Steuerunterlagen: die Steuererklärungen der letzten zwei Jahre

2. Der Kunde sendet uns diese Unterlagen per Post zu oder bringt sie persönlich in unserem Büro vor-bei. Ich nehme die Unterlagen entgegen und beschrifte sie. Der Name sowie das Eingangsdatum wer-den auf einem Notizzettel gross vermerkt. Eine erste Einsicht findet statt. Ich unterteile die Unterla-gen in die verschiedenen Bereiche und sortiere sie somit.

3. Sind alle Basisunterlagen vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und trage dies in eine Liste ein.

4. Sind alle Unterlagen für die Finanzbuchhaltung vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und trage dies in eine Liste ein.

5. Sind alle Lohnunterlagen vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und trage dies in eine Liste ein.

6. Sind alle Steuerunterlagen vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und tra-ge dies in eine Liste ein.

7. Die Liste mit den aufgeführten fehlenden Unterlagen stelle ich dem Kunden zu. Ich warte, bis der Kunde die verlangten Unterlagen bringt. Sobald ich diese erhalten habe, kontrolliere ich die Unterla-gen noch einmal anhand der Liste. Fehlen immer noch Informationen muss ich eine neue Liste anfer-tigen und diese wieder dem Kunden zustellen, bis ich alle notwendigen Unterlagen erhalten habe.

8. Die Basisakten sind bei uns im Stahlschrank abgelegt. Das Stahlschrankdossier besteht aus 5 Teilen.

1. Teil: Urkunden und Verträge

Gründungsurkunden, Verträge, HR-Einträge, Statuten, Zeitungsberichte etc.

2. Teil: Formulare

Kopie des ausgefüllten Verrechnungssteuerformulars, diverse Formulare (Form. 25, 110, 103, etc.)

3. Teil: Jahresabschluss

Jahresabschluss, spezielle Notizen, Abklärungen, Abmachungen, etc.

4. Teil: Steuern

Steuererklärungen, Unterlagen zur Steuererklärung, Veranlagungen, etc.

5. Teil: Rechnung/Honorar

Kopie der von uns gestellten Rechnung


9. Ist es nötig ein Jahresregister anzulegen? Ist das der Fall, wird ein rotes Hängeregister für pendente Lohnunterlagen, sowie ein grünes für Pendenzen der Finanzbuchhaltung angelegt. Das grüne Register teile ich nochmals durch zwei braune Kartons.

1. Teil

Pendenzen (müssen jeweils bis spätestens vor Jahresabschlusserstellung geklärt sein) Verrechnungssteuerformular inklusive die dazugehörigen Kopien

der Bankkonti und Dividendenausweise

2. Teil

zwischen den zwei Kartons sind der Kontoplan und weitere Buchhaltungshilfen abgelegt (Leasingverträge, Musterkontoblätter, etc.)

3. Teil

verbuchte Unterlagen, Kopien der Kassablätter und Konti, etc. (diese Unterlagen müssen Ende Geschäftsjahr zusammen mit den

Abschlussunterlagen abgelegt werden) Kopien der MWSt-Abrechnungen und die Jahresumsatzabstimmungen für die MWSt

10. Eröffnung des Kunden in der zentralen Adressdatenbank. Hierbei geht es um die Erfassung

a. des Kundennamens gemäss Handelsregisterauszug

b. der Namen der Geschäftsführer bzw. Inhaber

c. der Strasse und des Wohnort

d. der Anrede für Briefe

e. der Adressgruppenzugehörigkeit

11. Eröffnung des Kunden als Projekt für die Leistungserfassung

a. Erfassung Projektname

b. Zuteilung der Adresse für Rechnungsstellung

12. Steuerdaten im Steuerprogramm erfassen. Hierbei geht es um die Erfassung

a. der Steuergemeinde

b. der Form der Erwerbstätigkeit (unselbständig erwerbend)

c. der Register-Nummer

d. der Art der Steuererklärung (juristische Person)

13. Eröffnen des Mandanten in der Finanzbuchhaltung

14. Einrichten der Buchhaltung in der Finanzbuchhaltung

a. Kontoplan anpassen

b. Saldi übernehmen

15. Mitarbeiter in Lohnprogramm erfassen Der Prozess machte mir sehr viel Spass, weil ich viel Kontakt mit verschiedenen Kunden hatte. Ich lernte genau zu arbeiten und vor allem grosse Mengen an Informationen richtig zu verarbeiten. Es macht mir Freude wenn ich sehe wie meine Prozesseinheit auch von anderen Mitarbeitern in meinem Geschäft ge-nutzt wird.


ERFAHRUNGSBERICHT

1. Beispiel: Checklisten nicht abgegeben

Situation:

Ich vergass die Checkliste für die Bereitstellung der Steuerunterlagen abzugeben.

Erfahrung:

Der Prozess verlangsamte sich und ich musste den Kunden nochmals unnötig belästigen.

2. Beispiel: nicht korrektes Sortieren der Unterlagen

Situation:

Ich habe die Unterlagen am Anfang des Prozesses nicht genau sortiert. Ich habe Unterlagen nachverlangt obwohl sie bereits bei uns waren.

Erfahrung:

Es bringt nichts die Unterlagen nur halbherzig zu ordnen. Alles muss genaustens aufgeteilt werden um solche Fehler zu vermeiden und den Kunden nicht unnötig zu belästigen.

3. Beispiel: weitergehen ohne entsprechende Unterlagen

Situation:

Der Kunde hat nicht alle verlangten Unterlagen gebracht. Ich musste eine Liste erstellen mit den noch benötigten Informationen.

Erfahrung: Ich muss diesen Prozess „der Unterlagen verlangen und kontrollieren“ stetig wiederholen bis wir alle Informationen haben. Weil ich nicht alle Unterlagen hatte, konnte ich nicht alles genau fertig machen. Als ich dann die Unterlagen zugestellt bekam, verlor ich nochmals sehr viel Zeit um zu kontrollieren, was ich bereits alles gemacht hatte.


MUSTERDOKUMENTE

A) Erfassung von Juristischen Personen in Adressdatenbank


B) Adressgruppen definieren in Adressdatenbank


C) Erfassung Kunde als Projekt für Leistungserfassung


D) Erfassung Steuerdaten Juristische Personen


VORGEHENSPLAN

1. Bestimmung des Prozesseinheits-Themas mit dem Ausbildner

1.1. Ausfüllen der Vereinbarung

1.2. Termine vereinbaren

2. Informationen erarbeiten

3. Bestimmungen der Prozesseinheit durchlesen

4. Dokumente vorbereiten (Vorgehensplan, Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Flussdiagramm, Be-richt, Musterdokumente)

5. Lernjournal ausfüllen

6. Notizen für den Erfahrungsbericht machen

7. Flussdiagramm erstellen

8. Bericht schreiben (Einführung, Prozessbeschreibung, Schlusswort)


10. Überarbeitung des Berichtes

11. Überarbeitung des Flussdiagramms

12. Notizen für den Erfahrungsbericht machen

13. Gestaltung bearbeiten - Titelblatt

14. Rechtschreibung/Formulierung prüfen


16. Überprüfen ob alles in Ordnung ist

17. Alles vervollständigen


19. Auswertungsbogen der Lernjournale ausfüllen

20. Erfahrungsbericht schreiben

21. Abschlusskontrolle zur Prüfung, ob die Mappe vollständig ist.

Anfang 1. Schritt 05.11.2007

Angefangen 18.11.2007

Fertig gestellt 21.01.2008

Ende

Schritte 2-21


AUSWERTUNG DER LERNJOURNALE Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt

Durchschnittlich: tief hoch Begründung: Weil ich gerne meine Prozesse analysiere. Das Erlernen des Prozesses war für mich

Durchschnittlich: schwierig einfach Begründung: Weil dieses Thema ganz neu für mich war. Mann muss auf sehr viele „Kleinigkei-

ten“ achten. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich

Durchschnittlich: unzufrieden sehr zufrieden Begründung: Weil ich denke, dass ich trotz der wenigen Zeit, die ich für das Erlernen des

Themas aufgewendet habe, verstanden habe um was es geht. Ich konnte dies auch gut umsetzen.

Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meiner Erfah-

rung

Durchschnittlich: nichts alles

Begründung: Weil ich unbedingt die Zeiteinteilung besser planen muss.

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