2011 01 06 14-15 christian calabró

«Vom Datenchaos zur

strukturierten Ablage»

«Ein Praxisbericht

der NSNW AG»

Folie 38. Oktober 2011

Agenda

• Unternehmen AGILITA / NSNW

• Vom Datenchaos (Ausgangslage)

• zur strukturierten Ablage (Lösungsweg)

• Erkenntnisse / Lösung

• Fragen / Antworten


Zu meiner Person

• Christian Calabrò

• Leiter ECM AGILITA

• Projektleitung ECM, Beratung


Sandra VöllerGeschäftsführerin

AGILITA stellt sich vor…

Standorte:

Althardstrasse 80 Jungfraustrasse 1

CH-8105 Regensdorf CH-3005 Bern

Rechtsform: Aktiengesellschaft

Gründungsdatum: 28. Juni 2005

Schwesterfirma als SAP Service-Partner

ABILITA AG, 8105 Regensdorf

Anzahl Mitarbeiter

über 60

www.agilita.ch

Kurt SpichigerGeschäftsführer


50

Mitarbeiter

100

Mitarbeiter

200

Mitarbeiter

500

Mitarbeiter

1‘000 +

Mitarbeiter

Fertigung Handel Dienstleistung

Immobilien

Unsere Kunden (Auszug)

http://www.zulaufquelle.ch/

http://www.swissqualitypaper.com/index.php?id=1

http://www.nsnw.ch/nsnw/index.php?navid=0

http://www.smith-nephew.com/

http://www.deesse.ch/de/index.php


Unternehmen NSNW

Geschichte

• Bund wurde per 1. Januar 2008 Eigentümer der

Nationalstrassen.

• Die Kantone AG, BL und SO gründen die Firma

NSNW AG.

• Personal/Infrastruktur der ehem. Werkhöfe

wurden in die NSNW integriert.


Unternehmen NSNW

Aufgaben

Betrieblicher Unterhalt

Sicherstellung, dass Hochleistungs-

strassen (Autobahnen) befahrbar und in

einem guten Zustand sind.

Projektfreier baulicher Unterhalt

Reparaturarbeiten nach spontanen

Schäden (Unfälle, Unwetter,

Materialermüdungen) mit geringem

finanziellem Aufwand.


Unternehmen NSNW

Produkte

Grünpflege

Unfalldienst Winterdienst

Reinigung


Unternehmen NSNW

Produkte

Sicherheit

Baulicher Unterhalt Werkstatt

Signalisation


Unternehmen NSNW

Kenngrössen

• Hauptsitz in Sissach

• 3 Werkhöfe (Sissach, Schafisheim, Oensingen)

• Über 150 Fahrzeuge und Geräte

• über 170 Mitarbeiter

• Umsatz ca. 50 Mio./Jahr


VOM DATENCHAOS…


Ausgangslage

Erkannte Schwachstellen

Fusion

• 4 Firmen mit jeweils 2-3 selbständigen Bereichen

Unterschätzung der administrativen Aufgaben

• Zu wenig administrative Ressourcen

• Zu wenig Know-how

• Personelle Wechsel

Natur Mensch

• Jeder erfindet das Rad neu


Ausgangslage

Auswirkungen

• Budget 2010?

• Aktuelles Organigramm?

• Konzept xy?

• Problem Backup


Ausgangslage –

Kennzahlen

• 95

• 173

• 440

• 670

• 4’625

• 96’555

• 653’820

GB Dubletten (3Q/2010)

173 dasselbe Dokument

440 GB Speicher belegt (aktuell)

670 KB Filegrösse ()

4’625 MB grösstes File

96’555 Folders (Verzeichnisse)

653’820 einzelne Dateien


…

ZUR STRUKTURIERTEN

ABLAGE


Vorgehen

Funktionale Zielsetzungen

• Der Fileserver durch ECM System ablösen

• Konsequente Prozesssicht - elektronische

Dossiers

• Sicht Projekte

• Sicht Anlagen

• Sicht Betrieb

• Eliminieren redundanter Dokumente

• Reduktion der Suchzeiten

• Arbeiten mit richtiger Dokumentenversion


Vorgehen

Etappierung des Vorhabens

Phase 1: «Digitale Fahrzeugakte» und

«Unfallprozess»

• Gewöhnung der Anwender mit der Software

• Kennenlernen der Lösung und des Partners


Vorgehen

Etappierung des Vorhabens

Phase 2: «Fileserver Migration»

• Erkenntnisse der Phase 1 nutzen

• Dokumentenanalyse

• Technische Umsetzung

• Einführung Gesamtunternehmen


Vorgehen

Dokumentenanalyse

Mit welchen Dokumenten arbeitet die NSNW?

• Welche Dokumente werden in den Prozessen

benötigt?

• Nach welchen Kriterien (Attributen) werden die

Dokumente abgelegt?

Die Erkenntnis

• Dokumentenanalyse muss durchgeführt werden


Vorgehen

Dokumentenanalyse

• Festlegen der Dokumententypen

• Daten auf dem Fileserver bereinigenDokumentenanalyse

& Bereinigung

• Identifizieren der Indexwerte

• Festlegen der AblagestrukturIndexwerte /

Ablagestruktur

• Konfiguration BLP / ELO

• TestingTechnische

Implementation

• Migrieren der DatenGo-Live und

Datenmigration

Stärke = Interner Aufwand für die NSNW


ERKENNTNISSE

DER NSNW


Erkenntnisse

• Ein DMS gibt es nicht von alleine!

• Komplexität analog ERP Einführung

• Zeitbedarf im Kernprojektteam hoch

• Datenanalyse nur mit Unterstützung Bereiche

• Thematik ECM breit abstützen

• Projektmitwirkung von Entscheidungsträgern

• Straffe Projektführung


LÖSUNG


ELOenterprise

Unfallakte # 500589

Lösung

Prozessablauf «Unfallakte»Schadenmeldung

trifft ein

Material bestellen Bestellung

Rapport erstellen /

Korrespondenz

Arbeit durchführen Fotos

Rechnung

erstellen

Projekt schliessen

Projekt eröffnen

Rechnung

Rapport

Korrespondenz


Lösung

Dokument ablegen


FRAGEN UND ANTWORTEN

Danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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