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eBusiness Lösung - Wikis im UnternehmenPlattform zur einfachen Zusammenarbeit

UNTERNEHMERISCHES WISSEN

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eBusiness Lösung Wikis im Unternehmen

Impressum

Herausgeber eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg

Text und Redaktion Dr. Christoph Rensing Dörte Maasch Bildnachweis throwthedamnthing /FlickrCreative Commons Attribution - ShareAlike 2.0. Generic

Stand März 2014

Über unsere eBusiness Lösungen

Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Le-arning und Wissensmanagement zur Verfügung stellen.

Alle eBusiness Lösungen werden motiviert mit-tels Beschreibung einer Herausforderung mit der auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie rele-vant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen. Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren.

Kontakt

©eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg

http://www.ebusiness-info.de

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Problemstellung & Einsatzbereiche im Unternehmen

Die Zusammenarbeit im Unternehmen wird unter anderem erschwert durch eingeschränkte Möglich-keiten sich in Präsenz zu treffen (z.B. wegen unter-schiedlicher Betriebsstandorte). In Anbetracht des zunehmenden Ausscheidens der Mitarbeiter/innen aus Unternehmen oder dem Wechsel zwischen Unternehmensbereichen, müssen Unternehmen ein internes Wissensmanagement aufbauen.

► Sie wollen internes, betriebsspezifisches Wis-sen durch die Mitarbeiter dokumentieren las-sen.

► Sie wollen Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Ideen zu sammeln, zu diskutieren und weiterentwickeln zu können.

► Sie möchten Ihren Mitarbeitern eine Plattform bereitstellen, so dass diese sich auch trotz feh-lender gemeinsamer Präsenz im Unternehmen abstimmen können.

► Sie wollen Dokumentationen über Produkte, z.B. in Form von Gebrauchsanweisungen, Ihren Kunden zur Verfügung stellen, diese schnell an Produktänderungen anpassen können und ggf. sogar Ihre Kunden an dem Dokumentationspro-zess beteiligen.

Wikis können vielseitig eingesetzt werden um innerhalb von Gruppen zusammenzuarbeiten und um Wissen und Prozesse im Unternehmenzu dokumentieren.

eBusiness Lösung - Wikis

im Unternehmen

In Unternehmen steigt zunehmend das Bewusstsein darüber, dass ein Großteil der unternehmensrelevan-ten Informationen in den Köpfen der Mitarbeiter steckt. Um das vorhandene Wissen nachhaltig festhalten und nutzen zu können, werden vermehrt Software-Lösun-gen eingesetzt. Wikis stellen einen weitverbreiteten Ansatz dar. Aber nicht nur um Wissen zu dokumentie-ren sondern auch um sich trotz räumlicher Trennung abzustimmen (beispielsweise über Tagesordnun-gen für Treffen oder deren Protokolle) werden Wikis verwendet. Unter dem Begriff Wiki wird eine Samm-lung von untereinander verlinkten Webseiten verstan-den. Wikis können themenunabhängig eingesetzt und jederzeit erweitert werden, so ist jeder berechtige Nut-zer in der Lage, Eintragungen oder auch Änderungen vorzunehmen. Das wesentliche Ziel eines Wiki-Kon-zeptes ist es, die effiziente Zusammenarbeit in Grup-pen zu befördern.

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Ein Wiki fördert ein effizientes Arbeiten und die ver-stärkte Einbindung der Mitarbeiter in die Unterneh-mensprozesse. Der große Vorteil von Wikis ist, dass sie themenunabhängig und für alle Unternehmens-bereiche eingesetzt werden können, beispielsweise im Bereich Forschung und Entwicklung, Projektma-nagement oder Marketing und Vertrieb.

Der Zugriff auf das Wiki kann zudem durch Ver-teilung von Zugriffsrechten beschränkt werden. Moderne Wiki-Software verfügt über weitere Funkti-onen wie zum Beispiel Volltextsuche oder Versions-kontrolle. Deren Nutzung ist im Einzelfall zu prüfen.

Ein Wiki ist eine intuitiv zu bedienende Autorensoft-ware. Es gibt sowohl kostenpflichtige als auch kos-tenfreie Angebote. Die Online-Enzyklopädie Wiki-pedia basiert beispielsweise auf der kostenlosen Software MediaWiki.

Kurzbeschreibung Wikis

Wikis sind Dokumente im Web, die von den Nut-zern gemeinsam bearbeitet werden können und in denen sich verschiedene Dokumente durch Ver-weise (Links) verbinden lassen. Der Zugriff auf die Wiki-Dokumente ist jederzeit möglich. Es wird lediglich ein Internetzugang und ein Webbrowser benötigt. Wikis sind intuitiv und einfach bedienbar und nach dem Prinzip WYSIWYG (What You See Is What You Get) aufgebaut.

Das wesentliche Ziel der Einführung eines Wikis liegt in der Steigerung der Zusammenarbeit in der Nutzergruppe. Ein Wiki eignet sich daher insbe-sondere für die Dokumentation von Inhalten, an denen mehre Personen interessiert sind. Durch die Einführung des Wikis entstehen erhebliche Vor-teile,. So können beispielsweise Ideen gesammelt und entwickelt, Entwürfe gemeinsam erstellt sowie Dokumente zentral ausgetauscht und verfügbar gemacht werden.

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Nachteile von Wikis

► Die Einführung neuer Technologien im Unter-nehmen ist in der Regel mit einigen Schwierig-keiten verbunden, insbesondere auf Seiten der Mitarbeiter. Ein Wiki muss sich zunächst durch-setzten und die Akzeptanz der Mitarbeiter fin-den. Oftmals bestehen auch Hemmungen bei den Mitarbeitern Artikel im Wiki zu veröffentli-chen, weil die Angst besteht, fehlerhafte Inhalte zu verbreiten und dafür Rechenschaft ablegen zu müssen.

► Aufgrund eingeschränkter Layouts sind die Dar-stellungsmöglichkeiten in einem Wiki begrenzt.

► Oftmals bestehen auf Seiten des Managements oder der IT-Abteilung Sicherheitsbedenken, beispielsweise was den Datenschutz anbetrifft.

► Das Unternehmen befürchtet die Zweckent-fremdung des Wikis, beispielsweise durch die Einstellung von kritischen, ironischen, diskrimi-nierenden Inhalten und Beiträgen.

Vorteile von Wikis

► Wikis bieten den Vorteil, Informationen einer breiten Anzahl von Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen und sie an der Erstellung der Infor-mationen zu beteiligen. So können beispiels-weise Firmeninformationen in einem zentralen System abgespeichert werden, was die Trans-parenz im Unternehmen begünstigt. Jeder Mit-arbeiter kann auf das Wiki zugreifen, was die Kommunikation und den Austausch von Infor-mationen untereinander fördert, insbesondere in virtuellen Teams.

► Ein wesentlicher Vorteil eines Wikis ist, dass sich die Beiträge untereinander verlinken las-sen, ohne dabei Informationen zu vervielfa-chen. Die Nutzer können anhand der Themen durch das Wiki navigieren.

► Bei der Erstellung von Beiträgen im Wiki erfolgt eine Konzentration auf die eigentlichen Inhalte. Die Gestaltung der Beiträge ist zweitrangig.

► Erstellte Beiträge stehen unmittelbar anderen Nutzern des Wikis zur Verfügung und müssen nicht per Mail oder sogar in gedruckter Form verteilt werden. Eine Aktualisierung ist ohne weiteren Aufwand möglich und es fallen keine zusätzlichen Kosten für eine Vervielfältigung an.

► Es gibt zahlreiche Gebiete und Bereiche, in denen Wikis im Unternehmen eingesetzt wer-den können, zum Beispiel als Kommunikations-und Diskussionsplattform zwischen Teammit-gliedern oder als Glossar bzw. allgemein zur Dokumentation.

► Die Dokumentationen, die im Wiki hinterlegt werden, können die Wissensweitergabe im Unternehmen unterstützen und so den Schu-lungsaufwand verringern und die Übergabe von Projekten, beispielsweise bei Vertretung verein-fachen. Zudem erleichtern sie neuen Mitarbei-tern den Einstieg ins Unternehmen.

TIPP: Es gibt zahlreiche Bereiche, in denen Sie Wikis in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Nutzen Sie insbesondere interne Verlinkungen, um ein umfassen-des Netzwerk an nützlichen Informationen entstehten zu lassen und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter sich im Unternehmen einzubringen.

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► Das Buch Enterprise Wikis: Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen von Sei-bert/ Preuss/ Rauer beinhaltet umfassende Informationen zum Thema Firmenwikis. In dem Buch wird die Einführung eines Enterprise Wikis bei einem fiktiven Unternehmens begleitet. Es beschreibt Probleme die bei der Einführung von Wikis auftreten und wie diese gelöst werden können. Dabei setzten sich die Autoren mit verschiedenen Aspekten auseinander, zum Beispiel: Welchen Einfluss hat die Einführung eines Wikis auf die Unternehmenskommunikation? Welche technologischen Maßnahmen müssen beachtet werden? Welche organisatorischen und kulturellen Aspekte gilt es betrachten?

► Tim Schlotfeldt stellt in seinem E-Learning Wiki ausführliche Informationen zu Wikis in Unternehmen zur Verfügung, dazu zählt auch eine Liste auf der Firmen und deren Einsatz von Unternehmenswikis dargestellt werden. (http://www.tschlotfeldt.de/elearning-wiki/Wikis_in_Unternehmen)

► In dem Artikel „Das Wiki als Intranet 2.0: Erfahrungsbericht der Industrie- und Handelskammer Darmstadt“ stellt die IHK Darmstadt vor, wie sie Wikis im Unternehmen nutzten. (http://www.hallowelt.biz/download/publication/ihk%20darmstadt%20dokmagazin%204-09.pdf)

Beispiele für die Nutzung von Wikis in ver-schiedenen Unternehmensbereichen

► Im Rahmen der Projektmanagements können Wikis sehr gut eingesetzt werden, um Abläufe zu koordinieren, Projektübergaben zu orga-nisieren und so insgesamt die Zusammenar-beit zwischen den Mitarbeiter zu erleichtern. Im Wiki können beispielsweise alle relevan-ten Dokumente, wie Aufgabenbeschreibun-gen, Zeitpläne, Ergebnisdokumente oder Ver-träge abgelegt werden, sodass auch im Falle einer nicht vorhersehbaren Projektübergabe, beispielsweise auf Grund von Krankheit, der Nachfolger das Projekt ohne Probleme weiter-führen kann. Des Weiteren können auch Kon-taktdaten der Beteiligten hinterlegt werden.

► Für die Planung und Organisation von Veran-staltungen, wie beispielsweise Meetings oder Konferenzen, bietet sich die Nutzung eines Wikis an. Vor- und Nachbereitungen, wie bei-spielsweise Terminfindung, Agenda oder Pro-tokolle können in einem Wiki-Dokument geschrieben und festgehalten werden. Jeder Teilnehmer kann auf diesem Weg das Doku-ment ergänzen oder Anregungen geben. Der Vorteil ist, dass keine unnötigen Mails ver-schickt werden müssen und jeder Teilnehmer auf dem aktuellsten Stand bleibt. Zudem kön-nen mehrere Personen unabhängig voneinan-der, aber dennoch gemeinsam an einem Doku-ment arbeiten.

► Wikis können auch als Mitarbeiterportal genutzt werden. Die Mitarbeiter können zum Beispiel zu sozialen Aktivitäten aufrufen, wie der Teilnah-men am Firmenlauf oder einen Betriebsaus-flug. Des Weiteren können die Kontaktdaten aller Mitarbeiter hinterlegt werden, um die Ver-netzung und den Austausch zwischen Mitarbei-tern zu erleichtern. Auch die Einführung neuer Mitarbeiter kann so erleichtert werden. Im Wiki werden alle relevanten Dokumente, nützliche Tipps sowie aktuelle Hinweise hinterlegt, die ein neuer Mitarbeiter benötigt.

► Wikis eignen sich auch sehr gut als Gebrauchs-anweisung oder Nachschlagwerk beispiels-weise für Softwareprodukte. Die Hetzner Online AG setzt zum Beispiel ein DokuWiki für seine Kunden ein. Oftmals werden auch Open-Source Lösungen auf diese Weise vorgestellt.

Weitere Informationen

http://de.fotolia.com/id/56744146► Das Buch Enterprise Wikis: „Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen“ von Seibert, Preuss und Rauer beinhaltet umfassende Informationen zum Thema Firmenwikis. In dem Buch wird die Einführung eines Enterprise Wikis bei einem fiktiven Unternehmens begleitet. Es beschreibt Prob-leme, die bei der Einführung von Wikis auftreten können und wie diese gelöst werden können. Dabei setz-ten sich die Autoren mit verschiedenen Aspekten auseinander, zum Beispiel: Welchen Einfluss hat die Ein-führung eines Wikis auf die Unternehmenskommunikation? Welche technologischen Maßnahmen müssen beachtet werden? Welche organisatorischen und kulturellen Aspekte gilt es betrachten?

► Tim Schlotfeldt stellt in seinem E-Learning Wiki ausführliche Informationen zu Wikis in Unternehmen zur Verfügung. Dazu zählt auch eine Liste, auf der Firmen und deren Einsatz von Unternehmenswikis darge-stellt werden. (http://www.tschlotfeldt.de/elearning-wiki/Wikis_in_Unternehmen)

► Das Informationsportal e-teaching.org stellt eine Vielzahl an interessanten Informationen zum Thema Wiki zur Verfügung. http://www.e-teaching.org/didaktik/kommunikation/wikis/index_html

► In dem Artikel „Das Wiki als Intranet 2.0: Erfahrungsbericht der Industrie- und Handelskammer Darmstadt“ stellt die IHK Darmstadt vor, wie sie Wikis nutzen. (http://www.hallowelt.biz/download/publication/ihk%20darmstadt%20dokmagazin%204-09.pdf)

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