8. PQM-DIALOG:HERANGEHENSWEISE BEI EINER WORKFLOW EINFÜHRUNG MIT SHAREPOINT UND NINTEXDipl. Kfm. Matthias Edom, Managing ConsultantDipl. Oec. Marco Schmucker, Principal Consultant

All rights reserved

Matthias Edom (Dipl. Kfm.)Managing Consultant

Alegri International Group

Innsbrucker Ring 15

81673 München

fon: +49 (89) 666 107 142

mobile: +49 (151) 53811 142

e-mail: matthias.edom@alegri.eu

SupplyOn (Unternehmensportal) Schörghuber Unternehmensgruppe (Intranet) Paulaner AG (Artikelantragsmanagement) Energiedrink Hersteller Austria (Office 365) Liebherr (Enterprise Content Management) OSRAM (Business Process Management) Daiichi Sankyo Europe GmbH (Intranet) KUKA (Internet) Münchener Hypothekenbank (Portallösungen)

Automotive/ Manufacturing Finance Government / Public Retail / Logistics Pharma Services Energy

Fachkenntnisse / Kernkompetenzen Projektmanagement (national / international) Requirement Management / Engineering Business Process Management Microsoft SharePoint (2007 – 2013), Office 356 Nintex Workflow, K2 Enterprise Collaboration & WissensmanagementSoftskills Strategie WS, Envisioning Kommunikations-, Management- und

Organisationsfähigkeiten Coaching und Führung von Projektteams

Diplomkaufmann (BWL- Medien & Kommunikation) Seit 2007 bei Alegri Managing Consultant -

Enterprise Intranet und Portallösungen Programm und Projektleiter Strategische Beratung & Business Analyst Requirements Engineering & Design Enterprise Architekt Testmanagement Trainer für Anwendungsschulungen Coache Consulting Skills

Alegri Programm- und Projekt Management ITIL V3 Foundation Alegri - Projektleiter qualifizieren nach PMI Alegri – Business Process Management CMMI GAMP Konfliktmanagement Kommunikation & Moderation

Informationen zur Person

ProjekteinsätzeBranchen

Qualifikationen Zertifizierungen

www.alegri.eu

https://www.xing.com/profile/Matthias_Edom

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Marco Schmucker (Dipl. oec.)Principal Consultant

Alegri International Group

Innsbrucker Ring 15

81673 München

fon: +49 (89) 666 107 104

mobile: +49 (151) 53811 104

e-mail: marco.schmucker @alegri.eu

Siemens, Schörghuber Liebherr, Schaeffler, S-Y Technologies British Telecom, O2 CSU, DLR Roche Diagnostics, Daiichi Sankyo Europe HVB UniCredit, Deutscher Investment Trust Media Saturn Holding, BayWa PricewaterhouseCoopers, Roland Berger

Automotive/ Manufacturing Communication Finance Government / Public Retail / Logistics Pharma Beratung Sonstige

Requirements Engineering/ Business Analyst Business Process Design, ARIS Solution Designs Enterprise Content Management Document Management Enterprise Search Knowledge Management/ Social Projektmanagement ECM Roadmap und ECM Strategie SharePoint Technologien 2001 – 2013 Workflow Design und Implementierung

Dipl. Oec. (Wirtschaftswissenschaften) Seit 2002 bei Alegri Principal Consultant für SharePoint Business

Consulting

Alegri Community Manager „SharePoint“ Yammer Network Admin bei Alegri

Microsoft P-TSP

Microsoft SharePoint 2010, Administrator Microsoft SharePoint 2010, Configuring Microsoft SharePoint 2007, Configuring

Yammer Certified Administrator Yammer Certified Community Manager Yammer Certified Power User

Informationen zur Person

ProjekteinsätzeBranchen

Qualifikationen Zertifizierungen

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http://www.xing.com/profile/Marco_Schmucker

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Agenda

Begrüßung Auditorium und Einführung

Was wissen Sie über…?

Vorgehensmodell & Reifegradmodell

Wertschöpfungsprozesse und Themen

Workflows mit SharePoint und „Baukästen“

Praxisbeispiele

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Gründungsjahr 2001

250 Mitarbeiter in der DACH-Region und110 Mitarbeiter in Rumänien (Nearshore)

Niederlassungen an 10 Standorten (DACH)

75% der DAX 100-Unternehmen zählen zu unseren Klienten

Lösungen für den Mittelstand & Großkunden

Microsoft und SAP Partner

Consulting Excellence in Microsoft Enterprise Solutions und SAP/ERP Solutions

Über Alegri

5

Hamburg

Köln

Frankfurt

Stuttgart

MünchenBasel WienZürich

Mannheim

Cluj-Napoca

All rights reserved

SharePoint als Geschäftsprozess-Plattform

6

All rights reserved

Alegri Kunden Portfolio

7

Pharmaceutical & Chemicals Financial Services, Insurance & Public

Automotive & Manufacturing Telco, Retail, Logistics & Services

All rights reserved

Was sind für Sie administrative Prozesse?

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Fragen an das Auditorium: Was und Wie?

All rights reserved

Wen muss ich mit ins Boot holen?

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Fragen an das Auditorium: Was und Wie?

All rights reserved

Was schätzen Sie an AufwandAnforderungsdefinition vs. Implementierung? (in %)

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Fragen an das Auditorium: Was und Wie?

20 % 80 %

50 % 50 %

70 % 30 %

All rights reserved

Dokumentierter Prozess im SharePoint ADFAlegri SharePoint Documentation Framework

Der SharePoint Projektprozess

All rights reserved 12

ECM Reifegradmodell

Basic

Enterprise

Advanced

Unternehmen

End 2 End

Themen & Services

Prozesse, Richtlinien, GL

Projekte

Organisation

Applikationen

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ktu

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nen

Anwender

100% personalisiertes Wissen

Themenwissen

Prozesse, Richtlinien, GL

Projektwissen

Organisationswissen

applikationsspez. Wissen

Un

stru

ktu

rier

tes

An

wen

der

wis

sen

Intranets/ News-VersorgungAuffindbarkeit von Firmenwissen

Zusammenarbeit Collaboration im Projekt

Vereinfachung und erste Automatisierung von Abläufen

Integriertes Unternehmensportal,

Erste Business Applikationen

Communitiesgeschäftskritische Anwendungen

Connected Enterprise(firmenübergreifend, Netzwerke)

All rights reserved 13

Wertschöpfungsbereiche im Unternehmen

Personalwirtschaft/ HR

F&E / Technologieentwicklung

Unternehmensinfrastruktur (Management, IT, Finanzen, Controlling, Facility Management, Fuhrpark)

Beschaffung/ Lieferantenmanagement

Wissensmanagement, Vernetzung der Experten, „work like a network“, Suche

All rights reserved 14

Best of – WF Implementierungen im Unternehmen

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1. Dokumentenmanagement: Feedback und Freigaben (Angebot, Konzepte, Kalkulationen, Top News im Intranet…)

2. Administrative Prozesse - Buchen und Bestellen (Raum, Besucher, Reisen, Fuhrpark, Catering)

3. Zusammenarbeit: Projekt- und Teamräume (Datenerfassung, Freigaben, Automatische Anlagen, Berechtigungsverwaltung…)

4. Personalprozesse (Bewerbermanagement, Mitarbeitereintritt, Urlaubsantrag, Schulungsmanagement…)

5. Verwaltung , Controlling & Finanzen(Vorschlagswesen, Investitionsantrag, Artikelantrag, Reporting & Business Intelligence)

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Top 5 Prozesse im Unternehmen mit WF

All rights reserved

Workflows mit SharePoint: zwischen Standard und Entwicklung

SharePoint Foundation/ Workflow Manager.Net Framework / ASP.NET

SharePoint Designer„konfigurativ“

„Baukasten“ ToolsNintex / K2

Visual Studio

Entwicklung

Stan

dar

d

FLEX

IBIL

ITÄ

T

Erw

eite

rt

All rights reserved

Alegri Dokumentenmanagement für Vorlagen (ADF)

Alegri Bestellprozess (Basis) mit User-Stammdatennutzung

Alegri Digitale Signatur bei Mitarbeiterbeurteilungen in Projekten

Alegri Schulungsanmeldung in der Alegri-Akademie

Schörghuber Unternehmensgruppe Mitarbeitereintrittsprozess

BAYWA (RI-Solution) Investitionsantrag in der IT

Paulaner Artikelantrag

17

Praxisbeispiele

All rights reserved 18

Beispiel: Dokumentenfreigabe im Alegri ADF

Dokumentenfreigabe-Workflow mit Aufgaben und E-Mail Alerting, Verschieben eines Dokumentes und Setzen von Berechtigungen

All rights reserved 19

Beispiel: Alegri Bestellprozess (Non-Standards)

Bestellformular für Non-Standard Güter mit Freigabe durch Team- oder Bereichsleiter, abhängig vom Bestellwert

Automatische Befüllung der Nutzerstammdaten (SharePoint User Profil)

Zugehörige Dokumente werden in einer digitalen Mappe bzw. Akte mit dem Workflow kontrolliert

All rights reserved 20

Beispiel: Alegri Projektbeurteilung mit digitaler Signatur

Beurteilungsbogen der Arbeit im Projekt durch den Projektleiter

digitale Signatur durch den Projektmitarbeiter und –leiter nach Freigabe

Generierung eines PDF Dokuments und Verschieben der Beurteilung in die digitale Personalakte des Mitarbeiters

All rights reserved

Beispiel: Mitarbeiter Eintritts-Prozess: Formular

Stammdaten HR-spezifische Daten Standortdaten Warenkorb: IT Geräte anfordern Telefonie anfordern Fahrzeug anfordern

Sonderfälle: Heimarbeitsplatz Außendienst Praktikum Azubi

All rights reserved

Beispiel: Mitarbeiter Eintritts-Prozess: Workflow

AD Account: Account anlegen Gruppen zuweisen User Profil befüllen

Aufgaben Infos versenden Aufgaben an Technik,

Personal und IT Warenkorb: Übermittlung an ERP Beschaffungsprozesse

All rights reserved

Aufgabenmanagement mobil „Nintex lazy approval“: one-click Freigabe von Aufgaben per E-Mail

Nintex Mobile App gratis nutzbar

Formulare für mobile Geräte optimiert

Sinnvoll für:

Bestätigung von Anträgen

Review von Stammdaten

Freigabe von IT Hardware

Freigabe von Mobilfunkgeräten

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Mobiles Arbeiten mit Aufgaben und Workflows

All rights reserved

Kommunikation in Soziale Netzwerke oder externe File Sharing Dienste automatisieren

Nintex Live Actions (in der Cloud)

für automatisierte Yammer Meldungen

Für Publikation von News auf Facebook

Für automatische Tweets auf Twitter

Für Upload von Dateien nach Dropbox oder Office 365

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Einbindung in Social Collaboration Prozesse

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Erfolg bei der Implementierung

=

von Anfang an ein richtiges Anforderungsmanagement und

Erwartungsmanagement mit dem Kunden!

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Fazit

All rights reserved

Fragen & Diskussion am Stand – gerne willkommen!

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Vielen Dank!