โครงการการพัฒนาระบบ ... · เช่น im01...
Transcript of โครงการการพัฒนาระบบ ... · เช่น im01...
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 1 of 30
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร เอกสารคมอระบบบรหารงานทรพยากรองคกร (ERP Business User Manual) ระบบการเบกวสด (Inventory Control)
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 2 of 30
ชอเอกสาร แผนการท างานและรายละเอยดของเนองาน เวอรชน : Version 1.0 เอกสารวนท : 7 สงหาคม 2555 ชอแฟมขอมล : KU_Usermanual_P02การเบกวสด.doc
ผจดท า : บรษท อนโนวซ โซลชนส จ ากด ประวตการปรบปรงแกไข วนท ค าอธบาย 07 สงหาคม 2555 ด าเนนการจดท าครงท 1 โดยนายวษณ สตวมล 17 กนยายน 2555 ด าเนนการจดท าครงท 2 โดยนายวษณ สตวมล ตรวจสอบและอนมตโดย :
(นายวษณ สตวมล) ( ) วนท: 7 / ส.ค. / 2555 วนท: ____/____/______
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 3 of 30
สารบญ
1. รายการกลมสนคา ...............................................................................................................................................4
2. การสรางรายการสนคา ........................................................................................................................................9
3. การเลอกรหสรายการ .........................................................................................................................................12
4. การบนทกรายการเบกวสด .................................................................................................................................13
5. การพมพรายงานการเบกวสด .............................................................................................................................18
6. การตรวจนบวสด ..............................................................................................................................................24
7. การค านวณตนทนใหม ......................................................................................................................................29
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 4 of 30
1. รายการกลมสนคา
ส าหรบกลมของรายการสนคา เปนประเภทของสนคาทจะระบไปยงบญชแยกประเภท โดย มกลมของรายการสนคาดงน
กลมสนคา หมายเลขสนคา Auto Running
IM
วสดคงคลง
IMAA
เชน IM01 วสดส านกงาน, IM02 วสดไฟฟา
Manual
IS
งานจาง
IS############
เชน IS510401010401 – คาวสด-ภายนอก
AUTO
ZE
งานจาง
ZE############
เชน ZE510401011201 – คาจางเหมาบรการ
AUTO
FA, FS
ครภณฑ
FA##########, FS##########
เชน FA120601010201 – บญชพกครภณฑส านกงาน
Manual
FW, FY
งานระหวางกอสราง
FW##########, FY##########
เชน FW121101010201 – บญชพกงานระหวางกอสราง
Manual
5
รายจาย
5##########
เชน 510101010101 – บญชเงนเดอน
AUTO
4
รายรบ
4##########
เชน 430101010002 – รายไดจากการขายแบบพมพและอนๆ
AUTO
2
ภาษหก ณ ทจาย
2##########
เชน 211102019999 – เงนรบฝากอน
AUTO
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 5 of 30
ตวอยาง กลมรายการสนคา IM
ตวอยาง กลมรายการสนคา IS
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 6 of 30
ตวอยาง กลมรายการสนคา ZE
ตวอยาง กลมรายการสนคา บญชพกครภณฑ
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 7 of 30
ตวอยาง กลมรายการสนคา บญชพกงานระหวางกอสราง
ตวอยาง กลมรายการสนคา รายจาย 5*
ตวอยาง กลมรายการสนคา รายได 4*
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 8 of 30
ตวอยาง กลมรายการสนคา ภาษหก ณ ทจาย, รายไดรบลวงหนา, เงนรบฝาก 2*
โดยผใชงานสามารถเขาไปไดท เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> การตงคา >> กลมสนคา
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 9 of 30
2. การสรางรายการสนคา
เมอมรายการสนคาใหมๆ เกดขนใหฝายพสด เปนผรบผดชอบในการสรางรายการสนคาใหม โดยเขาไปทเมน: การบรหารสนคาคงคลง >> รายละเอยดสนคา
กดปม สราง
ฟลด ค าอธบาย
กลมสนคา ระบกลมสนคา หมายเลขสนคา ระบหมายเลขสนคา หากระบไม Auto Running ชอสนคา ใสชอสนคา หรอ รายการ ชนดสนคา สนคา - กรณเกบเขาคลง
บรการ – ไมเกบเขาคลง ประเภทเอกสาร รายการสนคานใชกบเอกสารประเภทใด
- ใบสงซอ - ใบสงจาง - คาใชจาย-ด าเนนงาน - ใบเสรจรบเงน - ลกหนระหวางกน - บญชเจาหนระหวางกน
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 10 of 30
กดท แทบ ทวไป
ฟลด ค าอธบาย
กลมแบบจ าลองสนคาคงคลง
10 – เกบเขาคลง 99 – ไมเกบคลง
กลมมต 10 – เกบเขาคลง 99 – ไมเกบคลง
กดท แทบ การตงคา
ฟลด ค าอธบาย
ราคาซอลาสด เลอกราคาซอลาสด ราคาตนทนหลงสด เลอกราคาตนทนหลงสด หนวยสนคาคงคลง เลอกหนวย
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 11 of 30
กดท แทบ ขอมลอางอง
ฟลด ค าอธบาย
หนวยการซอ ระบหนวยทใชในการซอ หนวยการขาย ระบหนวยทใชในการออกใบเสรจรบเงน
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 12 of 30
3. การเลอกรหสรายการ
ส าหรบหลกการในการเลอกรหสรายการมดงน กลมสนคา หมายเลขสนคา เกบคลง ประเภท
IM
วสดคงคลง
IMAABBBBCCCDDDD
- IMAA เปนกลมของวสด
- BBBB เปน กลม+ประเภท
- CCC เปน ชนด
- DDDD เปน รายละเอยด(คณลกษณะ)
เชน IM0171100050001 – กระดานด า
เกบคลง PO-ใบสงซอ
IS
IS############
เชน IS51040101040101 – คาวสด-ภายนอก
ไมเกบคลง PO-ใบสงซอ
ZE
งานจาง
ZE############
เชน ZE510401011201 – คาจางเหมาบรการ
ไมเกบคลง PS-ใบสงจาง
PS-ใบสงจาง
FA, FS
ครภณฑ
FA############, FS############
เชน FA12060101020101 – บญชพกครภณฑส านกงาน
ไมเกบคลง PO-ใบสงซอ
PS-ใบสงจาง
FW, FY
งานระหวางกอสราง
FW############, FY############
เชน FW12110101020101 – บญชพกงานระหวางกอสราง
ไมเกบคลง PO-ใบสงซอ
PS-ใบสงจาง
5
รายจาย
5############
เชน 51010101010101 – บญชเงนเดอน
ไมเกบคลง คาใชจาย
4
รายรบ
4############
เชน 43010101000201 – รายไดจากการขายแบบพมพและอนๆ
ไมเกบคลง
2
ภาษหก ณ ทจาย
2############
เชน 21110201999901 – เงนรบฝากอน
ไมเกบคลง
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 13 of 30
4. การบนทกรายการเบกวสด
หากตองการบนทกรายการเบกวสดใหเขาไปท เมน: ระบบการบรหารสนคาคงคลง >> สมดรายวน >> ธรกรรมสนคา >> การเบกจาย
เลอกท หรอ กด Ctrl+N พรอมกน เพอสรางรายการใหม ทฟลด “ชอ” เลอกสมดการเบกตามประเภทของเงนและคณะ ทฟลดค าอธบาย ระบวตถประสงควาจายใหกบหนวงานใด เพออะไร
ในแถป มต ระบมต และกดปมบนทกและกดปมทางดานขวา บนทกรายละเอยด
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 14 of 30
ระบบจะเปดหนาตางใหม ชอ บรรทดสมดรายวน ส าหรบบนทกรายการเบกสนคา
ระบบจะสรางบรรทดแรกขนมาให หรอ เลอกท หรอ กด Ctrl + N พรอมกน จากนนระบขอมลทส าคญดงน
- ระบวนทท ารายการโดยกด และเลอกวนทตองการ
- เลอกหมายเลขสนคาทตองการท าการเบกวสด โดยใชรหสทขนตนดวย IM
- ระบ ไซต (หรอ อาจระบคลงสนคากอนกได)
- ระบ คลงสนคา ซงสามารถด ปรมาณคงเหลอได โดยเลอกท แทบ ปรมาณคงเหลอ
- ระบปรมาณทตองการโดย
o ระบเครองหมายตดลบ (-) ขางหนาตวเลข ส าหรบรายการเบกใช
o ระบตวเลขเพยงอยางเดยว ส าหรบรายการทสงคน
- ราคาตนทน จะระบเฉพาะรายการทสงคน (เพอรบรมลคา) แตส าหรบรายการเบกจะไมตองระบ
ราคาตนทนได เนองจากราคาตนทนจะถกค านวณอตโนมตจากในระบบ
- ยอดตนทน ระบบจะคณปรมาณและราคาตนทนมาใหเปนยอดรวมของตนทน แตหากผลคณแสดง
ดวยทศนยมทไมถกตอง สามารถแกไขไดตามตองการ
- พนกงาน ระบพนกงานทเบก
หมายเหต หากหนาจอไมแสดงฟลดของ ไซตหรอคลงสนคา ผใชงานสามารถเพมไดเอง
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 15 of 30
โดยคลกปมเมนทางดานขวา สนคาคงคลง -> การแสดงมต
- ตกเลอก ไซต, คลงสนคา และ บนทกการตงคา จากนนกดปม ตกลง
สามารถบนทกรายการเพมเตมโดยกดลกศรลง บนคยบอรด ระบบจะขนบรรทดใหมให เพอบนทกรายการตอและเพมบรรทดไดตามตองการ เมอบนทกรายการเรยบรอย จะตองตรวจสอบความถกตองไดโดยกดปม “ตรวจสอบความถกตอง” ทางขวามอ และกดตกลง
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 16 of 30
ระบบจะขนหนาจอวา สมดรายวนปกต แสดงวาขอมลทงหมดถกตองและสามารถลงบญชได แตหากเกดขอผดพลาด ระบบจะแจงเตอนขอมลทจ าเปนตองระบเพม เชน ปรมาณ, ไซต หรอ คลงสนคา
เมอผใชงานท าการกดปมตรวจสอบและระบบแสดงหนาจอวา สมดรายวนปกต ผใชงานยงสามารถบนทกรายการเพมไดอก แตหากบนทกขอมลครบถวนถกตองแลว จะตองท าการบนทกบญชโดย กดปม “ลงรายการบญช” และกด “ตกลง”
หากด าเนนการผาน ระบบจะแสดงหนาจอวาลงบญชแลวดงภาพ (หลงจากลงบญชแลว สมดรายวนรายการน จะไมสามารถแกไขหรอเพมบรรทดไดอก)
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 17 of 30
เมอลงรายการบญชแลว สามารถพมพเอกสารจากหนาตาง สมดรายวนสนคาคงคลง >>พมพ >> สมดรายวน
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 18 of 30
5. การพมพรายงานการเบกวสด
หลงจากบนทกรายการเบกวสดเขาไปในระบบ ERP แลว ในระบบมรายงานใหตรวจสอบในสวนของการเบกจายวสด ดงน
5.1 รายงานการเบกวสด เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> รายงาน >> รายงานสรปการเบกวสด
ระบเงอนไข วนทเรมตน วนทสนสด ทตองการ กดปมเลอก เพอเงอนไขอนๆ
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 19 of 30
ยกตวอยางเชน ตองการดเฉพาะกลม วสดส านกงาน เลอก IM01* และกดปม ตกลง
และกดปมตกลง
รปแบบรายงานเปนดงน
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 20 of 30
5.2 รายการแสดงการรบ-จายวสด รายงานน จะแสดงรายละเอยดของการรบจาย คงเหลอ ของวสด แบบละเอยด
เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> รายงาน >> รายงานแสดงการรบ-จายวสด
ใสวนททตองการด หากตองการระบเงอนไขอนเพมเตม กดปมเลอก
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 21 of 30
ยกตวอยางเชน ตองการดเฉพาะกลม วสดส านกงาน เลอก IM01* และกดปม ตกลง
และกดปม ตกลง
รปแบบรายงานทไดจะเปนดงน
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 22 of 30
5.3 สรปการรบเขา-เบกจาย-คงเหลอของวสด รายงานน จะแสดงรายละเอยดของการรบจาย คงเหลอ ของวสด แบบสรป
เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> รายงาน >> รายงานสรปการเบกวสด
ใสวนททตองการด หากตองการระบเงอนไขอนเพมเตม กดปมเลอก
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 23 of 30
ยกตวอยางเชน ตองการดเฉพาะกลม วสดส านกงาน เลอก IM01* และกดปม ตกลง
และกดปม ตกลง
รปแบบรายงานทได จะเปนดงน
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 24 of 30
6. การตรวจนบวสด
ส าหรบการตรวจนบวสดทกสนงวด หรอสนเดอน เพอนบจ านวนวสดทมอยจรง เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> สมดรายวน >> การตรวจนบ
กดปม สราง หรอ Ctrl + N เพอเพมรายการใหม ระบบจะ ขนกลองขอความมาใหเลอก วาจะนบยอดสนคาคงคลงตาม คลงสนคา กดปม ตกลง
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 25 of 30
เลอก สมดรายวนในการตรวจนบ และ ค าอธบายรายการ วาตรวจนบสนคาคงคลง ณ สนเดอนเทาไหร หลงจากนน กดปมบนทกรายละเอยด
หลงจากนน กดปม สราง >> ปรมาณคงเหลอ
ระบ วนทตรวจนบ ณ สนเดอน ระบเงอนไขอนๆ เพมเตม โดยการกดปมเลอก
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 26 of 30
ยกตวอยางเชน ตองการดเฉพาะกลม วสดส านกงาน เลอก IM01* และกดปม ตกลง
หลงจากนน กดปม ตกลง
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 27 of 30
ระบบ ERP จะแสดงยอดคงเหลอในระบบมาให ทชองปรมาณคงคลง คงเหลอ
ตอมา ใหท าการพมพรายการตรวจนบ โดยการกดปม พมพ รายการตรวจนบ
เลอก พมพ ปรมาณคงคลงคงเหลอ หากตองการแสดงยอดคงเหลอจากระบบดวย และกดปม ตกลง
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 28 of 30
รายการตรวจนบทได จะเปนดงน
หลงจากตรวจนบแลว ใหใสตวเลขทนบไดจรง เขามาในระบบ ERP ทชอง ตรวจนบแลว กดปม ตรวจสอบความถกตอง และลงรายการบญช
โครงการการพฒนาระบบงานบญชและการเงนมหาวทยาลยเกษตรศาสตร
File: KU_Usermanual_P02การเบกวสด Page 29 of 30
7. การค านวณตนทนใหม
ทกสนงวดบญช ตองมการค านวณตนทนของวสดใหม โดยเขาไปท เมน: การบรหารสนคาคงคลง >> งานประจ างวด >> การปดและการปรบปรง
ใหผใช กดปม การค านวณใหม
ใสวนท สนงวด และสามารถใสเงอนไขได โดยสามารถค านวณทละกลมสนคาได กดปมเลอกเพอใสเงอนไข หลงจากนน กดปม ตกลง