abacus mde Praxisblog.einfach-mde.de/download/pdf/2012/abacus_mde_Praxis.pdf · Praxisratgeber...

Praxisratgeber Mobile Datenerfassungzur Sage Office LineErfahrungen, Vergleiche, Kosten, Technik & Module

edv-lösungen abacus®

„Eine Inventur ohne die

abacus MDE kann ich mir

gar nicht mehr vorstellen.“

Thomas Groß

Geschäftsführer

Intega Gastronomie-Technik OHG

http://www.intega-gastrotechnik.de

Mobile Daten-erfassung (MDE)

2 Praxisratgeber abacus Mobile Datenerfassung zur Sage Office Line

schön, dass Sie sich für das Thema Mobile Datenerfassung

zur Sage Office Line interessieren. Für diejenigen, die mich

nicht kennen, möchte ich mich kurz vorstellen: Mein Name

ist Thomas Kluth. Ich bin Gründer und Geschäftsführer der

abacus edv-lösungen GmbH. Als Sage Kompetenz Partner

Gold und Premium Developer Partner entwickeln wir seit

1992 zertifizierte Branchen- und Speziallösungen für Unter-

nehmen der Kosmetik-, Pharma- und Lebensmittelbranche,

für den Handel sowie für Logistik und Produktion. Unsere

Module schließen die Lücke zwischen den Standard-

lösungen der Sage Office Line und Ihren individuellen An-

forderungen. Die abacus MDE ist seit vielen Jahren ein

sehr bekanntes Zusatzmodul zur Sage Office Line.

Wir möchten Ihnen mit dem Ratgeber einen ersten Einblick

in die Welt der mobilen Lösungen ermöglichen. Bei der

Themenauswahl haben wir häufige Fragestellungen der

Praxis in den Mittelpunkt gestellt:

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

Editorial & InhaltWas guter Kaffee mit einfacher MDE zu tun hat...

Empfehlungen Handheld-Computer:

Welches Gerät zu Ihnen passt . . . . . . . . . . . . . . 13 - 15

Rechnet sich das Ganze?

Einsparungen in der Praxis . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 - 12

Fragen & Antworten zur mobilen Datenerfassung:

Ein Interview mit dem abacus

MDE-Spezialisten Darwin Kahl . . . . . . . . . . . . . . . 4 - 6

Von Einkauf bis Zeiterfassung:

Das kann die abacus MDE . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 - 29

Nutzen Sie unser Wissen:

Bestimmen Sie jetzt Ihren MDE-Kurs . . . . . . . . . 30 - 33

Module

Erfahrungen

Kosten

Innovationspreis IT 2015

Die abacus MDE ist ausgezeichnet . . . . . . . . . . . . . . 7

Auszeichung

Workshop

Technik

Was erwartet Sie in diesem Praxisratgeber?

Thomas Kluth

Geschäftsführerabacus edv-lösungen GmbH

Spezialist für einfache MDE-Lösungen

Zwei Spezialisten die sich auskennen:

Thomas Groß

Geschäftsführer

Intega Gastronomie-Technik oHG

Spezialist für guten Kaffee

3Praxisratgeber abacus Mobile Datenerfassung zur Sage Office Line

Die Anwender der meisten abacus MDE-Installationen

schätzen die Leistungsfähigkeit und Flexibilität unserer

Lösung. Oft wird diese in mittleren und großen Projekten

eingesetzt, um Prozesse abzubilden, wie sie z. B. in

Branchen mit gesetzlicher Pflicht zur Rückverfolgung

bestehen (siehe Seite 31 - 32).

abacus hat nun das Produkt „Einfach MDE“ vorgestellt.

Was sind die Unterschiede zur „normalen“ MDE? Die

Einfach MDE kann von jedem Sage Fachhändler oder

vom versierten Endkunden selbst installiert und in Betrieb

genommen werden. Die Installation ist einfach und wird

per Video erklärt. Sie funktioniert auch mit der Sage Office

Line Evolution Basic (siehe Seite 7).

MDE - Ein Thema nur für große Unternehmen?

Einfach MDE - Mobile Datenerfassung für jeden

Eine „kleine“ abacus MDE-Installation läuft z. B. bei der

Intega Gastronomie-Technik oHG. Das Hamburger

Unternehmen ist Spezialist für die neuesten Technologien

Soweit einige Vorbemerkungen. Wir freuen uns auf eine

erfolgreiche Zusammenarbeit auch mit

Ihrem Unternehmen.

PS: es gibt übrigens noch einen nicht unwesentlichen

positiven Nebeneffekt beim Einsatz von MDE: Man spart

Papier und Druckkosten. So reduziert man Betriebskosten

und tut gleichzeitig etwas für den Erhalt unser natürlichen

Ressourcen.

abacus MDE auch für kleinere Unternehmen sinnvoll

der Getränkezubereitung für Haushalt und Gewerbe und

u. a. Vertragshändler von solch bekanten

Kaffeeautomatenherstellern wie JURA, MacchiaValley

oder LaCimbali. Hauptsächlich wird mit der MDE die

Inventur erledigt. Thomas Groß, Geschäftsführer des

Unternehmens, meint zum Thema MDE-Einsatz: „Eine

Inventur ohne die abacus MDE kann ich mir gar nicht

mehr vorstellen.“

Thomas Kluth

abacus edv-lösungen GmbH


Fragen & Antworten zur abacus MDEAuf eine Tasse Kaffee mit Darwin Kahl – Spezialist für MDE-Projekte bei der abacus edv-lösungen GmbH

grundsätzlich branchenneutral.

Anwender sind z. B. Handelsunter-

nehmen, Produktionsunternehmen,

Lebensmittelhersteller, Pharmazie-

hersteller, Hersteller von Indus-

triegütern, Speditionen und IT-Unter-

nehmen.

Darwin Kahl: Die MDE kommuniziert

mit der OL über die OL-Datenbank.

Das heißt, es werden die selben

Daten aus der OL gezogen, mit

denen man auch dort arbeitet. Diese

werden 1:1 auf das MDE-Gerät

übertragen und sind ständig aktuell.

Es erfolgt keine weitere Datenhaltung.

Die Kommunikation erfolgt über den

SQL-Server und einen Webdienst,

d. h. über WLAN werden die mobilen

Geräte synchronisiert und arbeiten

Wie kommuniziert die abacus MDE

mit der Sage Office Line (OL)?

Unternehmen, die viele Artikel

verwalten müssen und hierzu die

Übersichtlichkeit erhöhen und die

einzelnen Buchungen schneller und

effizienter abwickeln möchten.

Darwin Kahl: Mobile Datenerfassung

kann man einfach zur Inventarisie-

rung von Artikeln und zur Bestands-

aufnahme einsetzen, weiterhin um

Einkaufsprozesse, d. h. den Waren-

eingang, abzubilden, für Produktions-

zu- und -abgänge, weiterhin natürlich

für Verkaufsprozesse oder einfach um

Lagerbuchungen zu tätigen.

Darwin Kahl: Die abacus MDE ist

Wo kann man die MDE überall

einsetzen?

In welchen Branchen wird die

abacus MDE eingesetzt?

Darwin Kahl betreut bei der abacus

edv-lösungen GmbH seit vielen

Jahren Anwender der Sage Office

Line, die Lösungen zur mobilen

Datenerfassung einsetzen

möchten. Er verfügt über vielfältige

Erfahrungen zur Konzeption,

Installation, Integration in die

Office Line. In diesem Interview

gibt er Antworten auf oft gestellte

Fragen aus seinem Arbeitsbereich

MDE-Lösungen für die Sage Office

Line und gibt Einblicke in die

Bedeutung mobiler Datener-

fassung für Unternehmen.

Für wen lohnt sich eigentlich

mobile Datenerfassung?

Darwin Kahl: MDE lohnt sich für

jedes Unternehmen, welches etwas

mehr Ordnung in seinen Warenbe-

stand bringen möchte, bzw. für

immer aktuell. So wird hier

Medienbruch vermieden und

Bearbeitungszeit gespart.

Wenn man kein WLAN im Lager hat,

ist es natürlich auch möglich, die

Geräte über eine Ladestation

(Dockingstation), welche an einem

Rechner angeschlossen ist, zu

synchronisieren. Dies hat den

Nachteil, dass natürlich Buchungen

erst dann vorgenommen werden,

wenn das Gerät in die Ladestation

gestellt wird. Grundsätzlich ist das

aber kein Problem.

Darwin Kahl: Ja, grundsätzlich kann

man das. Es gibt mobile Geräte, die

über einen SIM-Karten-Slot verfügen,

womit man dann über das Telefonnetz

Daten an die Firma oder Zentrale

senden kann. Das kostet natürlich

dementsprechend Telefongebühren,

ist aber grundsätzlich möglich. Solche

Lösungen sind bereits im Einsatz für

Außendienstmitarbeiter unserer

Kunden, welche z. B. aus ihren

Fahrezugen heraus Ware verkaufen.

Darwin Kahl: Grundsätzlich läuft die

MDE mit Office-Line-Versionen ab

3.1., allerdings wird die Software

lediglich in aktuellen Versionen von

uns gepflegt. Das heißt, auf Anfrage

bekommen Sie gerne eine ältere

Was ist, wenn man kein WLAN im

Lager hat?

Kann ich die MDE-Geräte auch

außerhalb meines Betriebes

nutzen?

Läuft die MDE auch mit älteren

Office-Line-Versionen?

Version, diese wird aber nicht mehr

aktualisiert. Wir empfehlen auf jeden

Fall, die aktuellen Software-Version

einzusetzen.

Darwin Kahl: Fehlende Informa-

tionen im Artikelstamm.

Wenn beispielsweise ein Handels-

unternehmen von einem Lieferanten

Ware bekommt, welche schon

gelabelt ist, werden im Artikelstamm

die EANs fehlen, wenn diese nicht

eingepflegt worden sind. Dann kann

mit der MDE noch nicht gearbeitet

werden, sondern die Stammdaten

müssen nachgepflegt werden oder es

müssen selbst Etiketten gedruckt

werden. Des Weiteren ist es natürlich

wichtig, eine WLAN-Versorgung

sicher zu stellen, wenn mit WLAN

gearbeitet werden soll.

Es ist so, dass natürlich meistens Mit-

arbeiter im Lager mit den mobilen Ge-

räten arbeiten, die zum Teil keine

Affinität zu diesen Geräten bzw. keine

Erfahrung im Umgang mit mobilen

Computern haben. Da entsteht immer

so eine gewisse Gewöhnungsphase.

Man kann davon ausgehen, dass es

in den ersten ein bis drei Monaten

häufiger Fragen gibt bzw. auch

Support gefordert wird. Allerdings gibt

sich das in der Regel nach dieser

Zeit.

Was sind die häufigsten Probleme

bei der Einführung der MDE?

Wie ist die Akzeptanz der MDE bei

den Mitarbeitern?

In welchem Kostenrahmen be-

wegen sich MDE-Einführungen?

Wie sind die Amortisations-

zeiträume für MDE-Projekte?

Darwin Kahl: Es kommt natürlich

darauf an, was man abbilden möchte.

Wenn man eine einfache Lösung für

die Inventur mit z. B. 2 Geräten haben

möchte, sind das für 2 Geräte: ab ca.

2.000 €, Software für die Geräte und

für 1 Arbeitsplatz Office Line: ca.

2.000 € zzgl. 1 Tag Schulung - das

sind dann zusammen ungefähr

5.000 €. Wenn man allerdings mit 5

oder 10 Geräten den kompletten

Einkauf, Verkauf und Lager-

buchungen abbilden möchte, können

es durchaus 20.000 € werden. Es

kommt immer darauf an, was um-

gesetzt werden soll, wie viele Liefer-

ungen gemacht werden, wie viel an

den Prozessen geändert werden

muss...

Darwin Kahl: Das hängt natürlich

ganz davon ab, wie intensiv man

damit arbeitet. Wir haben das einmal

bei einem Kunden untersucht, der

sehr intensiv seine Verkaufs-

Prozesse mit der abacus MDE

abbildet. Es ist tatsächlich so, dass

quasi zwei Schritte im Verkaufs-

Prozess weggefallen sind, einmal die

Rechnungslegung an sich und die

Nachkontrolle für die einzelnen

gelieferten Artikel. Bei diesem Kunden

hatte sich die MDE bereits nach 3

Monaten amortisiert. Dieser Zeitraum

variiert natürlich, wer nur wenig mit

der MDE abbildet, spart entsprechend

auch weniger Arbeit ein, aber im

Großen und Ganzen ist die Zeit sehr

gering.



Es gibt durchaus auch Kunden, die

einen umfangreichen Artikelstamm

haben, bei denen sich der MDE-

Einsatz schon nach einer Inventur

rechnen kann!

Wenn ich sehr viele Artikel habe und

sonst 5 Tage für die Inventur mit 10

Leuten gebraucht habe, benötige ich

jetzt nur zwei Tage mit 10 Leuten, und

dann hat sich die Investition oftmals

schon gerechnet, wenn man die

Gehälter als Grundlage nimmt.

Darwin Kahl: Sollte der Fall

eintreten, dass ein Gerät nicht mehr

funktioniert bzw. Sie Probleme beim

Arbeiten haben, können Sie natürlich

bei uns anrufen. Wir haben eine

Supportabteilung, die Ihnen gerne

Was kann ich eigentlich machen,

wenn ein Gerät nicht mehr

funktioniert?

weiterhilft. Wir haben entsprechende

Tools, mit denen wir uns direkt auf Ihr

Gerät schalten und das Gerät

entsprechend warten können.

Grundsätzlich sollte man sich immer

ein Reservegerät zulegen, damit man

für den Notfall ein Austauschgerät

hat. Standardersatzteile haben wir

immer bei uns auf Lager, so dass wir

Ihnen auch gerne Ersatzteile schicken

können.

Darwin Kahl: Das kommt natürlich

darauf an, in welchem Spektrum der

Kunde das Gerät einsetzen möchte.

Das heißt, wenn ich als Kunde einmal

im Jahr eine Inventur mache, dann

würde ich mich für den Datalogic

memor entscheiden, weil das ein sehr

einfaches Gerät ist, welches

Welche Geräte würden Sie

empfehlen?

allerdings nicht so robust ist wie die

anderen, aber dennoch gute Arbeit

leistet. Wenn ich ein Gerät jeden Tag

verwenden will, dann würde ich mich

schon für den Psion Workabout Pro

entscheiden, bzw. wenn ich mit dem

Gerät kommissioniere, für den Psion

Neo, da diese Geräte sehr robust und

für den alltäglichen Gebrauch

geeignet sind. Wenn ich einen

Staplerfahrer mit einem Gerät

ausrüste, der vom Stapler aus

scannen muss, dann würde ich mich

für den Motorola MC 9090G

entscheiden, wegen der großen

Scanreichweite.

Übrigens: Darwin Kahl schreibt

auch für den Blog auf:

www.einfach-mde.de

Danke für das Interview.

Innovationspreis IT 2015Die abacus MDE gehört zu den innovativen IT-Lösungen mit hohem Nutzwert für den Mittelstand" in Deutschland

"


Rechnet sich das Ganze?Analyse Zeitersparnis am Beispiel der Auftragsabwicklung

Diese Analyse entstand im Rahmen einer betrieblichen Projektarbeit. Am Beispiel der Auftragsabwicklung vom Empfang

des Auftrages bis zum Versand der Rechnung wird dargestellt, welche Effekte durch den Einsatz der Office Line in

Kombination mit der mobilen Datenerfassung und weiteren abacus Modulen erzielt werden können.

Das Beispiel:

Die Analyse wurde auf Basis des durchschnittlichen Auftragsvolumens von ca. 30 Aufträgen je Tag mit jeweils ca. 45

Artikelpositionen durchgeführt. Die Ist-Zeiten wurden vom Kunden genannt. Die Office Line Zeiten sind Erfahrungswerte.

Die Ware ist mit EAN 128 Etiketten versehen.

Die Investition:

Der Kunde hat dafür ein Paket bestehend aus Hardware (Etikettendrucker, Handhelds, Access Point), Software (5 Arbeits-

plätze Sage Office Line, abacus MDE, abacus Etikettierung, abacus EDIFACT) und Dienstleistungen mit einem Investions-

volumen in Höhe von 51.635,20 € erworben (siehe auch Seite 12).

Ziele:

Mit der Einführung eines neuen, durchgängigen ERP-Systems sollen primär folgende Ziele erreicht werden:

Ist-Zustand:

Das Unternehmen setzte kein durchgängiges ERP-System ein, sondern deckte die einzelnen Anforderungen vielmehr mit

unterschiedlichen Programmen, wie z. B. Tabellenkalkulation und Textverarbeitung, ab.

Empfangen des Auftrages 10,00 min 3,50 min 6,50 min 25,00 € 2,71 €

Erfassen des Auftrages 30,00 min 0,00 min 30,00 min 25,00 € 12,50 €

Erstellung der Packliste 2,00 min 0,50 min 1,50 min 25,00 € 0,63 €

Weitergabe an das Lager 3,00 min 1,00 min 2,00 min 25,00 € 0,83 €

Suchen der Ware und Kommissionierung

45,00 min 35,00 min 10,00 min 15,00 € 2,50 €

Erspar

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Kost

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Stu

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Ist-Z

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Arb

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schrit

te

Durchgängige Abdeckung der Bereiche Einkauf, Produktion/Lager und Verkauf mit Anbindung an das Rechnungswesen

Behebung von Medienbrüchen durch den Einsatz der mobile Datenerfassung

Elektronischer Geschäftsdatenaustausch via EDIFACT mit Kunden und Logistikern


Erspar

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Ist-Z

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schrit

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Charge und MHD aufschreiben 7,50 min 0,00 min 7,50 min 15,00 € 1,88 €

Kontrolle der Lieferung 5,00 min 0,00 min 5,00 min 15,00 € 1,25 €

Verladen der Ware mit Gabelstapler

7,00 min 7,00 min 0,00 min 15,00 € 0,00 €

Erstellung Lieferschein aus Packliste und MHD auf Lieferschein schreiben

17,00 min 0,50 min 16,50 min 25,00 € 6,88 €

Erfassen der Rechnung 5,00 min 1,00 min 4,00 min 25,00 € 1,67 €

Prüfen der Rechnung 2,00 min 2,00 min 0,00 min 25,00 € 0,00 €

Versand der Rechnung 3,00 min 2,00 min 1,00 min 25,00 € 0,42 €

Summe Arbeitszeit je Auftrag

(sowie Zeitersparnis in Minuten)

S 136,50 min

S 52,50 min

S 84,00 min

Summe Arbeitszeit je Auftrag

in Stunden)(sowie Zeitersparnis

S 2,28 h S 0,88 h S 1,40 h

Summe Ersparnis je Auftrag in Euro S 31,25 €

Anzahl Aufträge je Tag 30 Aufträge

Summe Ersparnis je Tag in Euro S 937,50 €

Anzahl Tage je Monat 22 Tage

Summe Ersparnis je Monat in Euro S 20.625,00 €

S

S

S

S

S

S

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Ein

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von

Offi

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und abac

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DE


Rechnet sich das Ganze? Vergleich Zeiten und Kosten pro Auftrag

10,00 30,00 2,00 3,00 45,00 7,50 5,00 7,00 17,00 5,00 2,00 3,00 136,50Ist -Zeit in Minuten

Zeit nach dem Einsatz von Office Line und abacus MDE

3,50 0,00 0,50 1,00 35,00 0,00 0,00 7,00 0,50 1,00 2,00 2,00 52,50

0 min 0 €

5 min 5 €

10 min 10 €

15 min 15 €

20 min 20 €

25 min 25 €

30 min 30 €

35 min 35 €

40 min 40 €

45 min 45 €

50 min 50 €

Ze

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n

Nach der Investition verringert sich der zeitliche Aufwand zur Abwicklung eines

Auftrages mit 45 Positionen um 84 Minuten bzw. 1,4 Stunden.

Mit den Stundensätzen für die einzelnen Arbeitsschritte von 15,00 bzw. 25,00 €

verrechnet, ergibt sich eine Kosteneinsparung pro Auftrag in Höhe von 31,25 €.

Fazit

Summe Ist-Kosten

pro Auftrag:46,13 €

Summe Kosten

nach Einsatz MDE

und OL: 14,88 €

pro Auftrag

€


Praxis

Durch den Einsatz der Office Line und der abacus Module verringern sich die

Kosten der Auftragsabwicklung pro Tag von 1.383,75 € auf 446,25 €.

Das entspricht einer Ersparnis von 937,50 € pro Tag.

Hochgerechnet auf einen Monat bei angenommenen 22 Arbeitstagen sinken die

Kosten der Auftragsabwicklung von 30.442,50 € auf 9.817,50 €.

Die Ersparnis pro Monat beträgt also 20.625,00 €.

Fazit €

Rechnet sich das Ganze? Vergleich Kosten und Ersparnis pro Tag und pro Monat


Berechnung der monatlichen Kosten

Berechnung der monatlichen Ersparnis

Investionsvolumen im Beispiel: 51.635,20 €

Monatliche Softwarepflege: 512,00 €

*Hinweis: Die Position „

setzt sich zusammen aus den Kosten der

Anschaffung (einmalig) und

den laufenden Kosten für die monatliche

Softwarepflege in Höhe von 512,00 € (Monat 1 und

folgende Monate).

S Kosten insgesamt nach

Monat“

in Höhe von 51.635,20 €

Ersparnis je Auftrag mit 45 Positionen: 31,25 €

Aufträge pro Tag: 30

Ersparnis pro Tag: 937,50 €

Tage je Monat: 22

Ersparnis je Monat: 20.625,00 €

PraxisRechnet sich das Ganze? Amortisation der Investition

Bereits nach 3 Monaten ist die Investition rentabel und hat sich amortisiert.

Die Einsparungen an Zeit und Kosten in Höhe von 61.875,00 € sind schon zu

diesem Zeitpunkt höher als die Kosten der Investition in Höhe von 53.683,20 €.

Hinweis: Diese Rechnung ist ein Beispiel und wird von den Gegebenheiten in

Ihrem Unternehmen abweichen. Gern erstellen wir eine entsprechende Analyse

Ihres Unternehmens. Sprechen Sie uns einfach an.

Fazit €

0,00 €

20.000,00 €

40.000,00 €

60.000,00 €

80.000,00 €

100.000,00 €

120.000,00 €

140.000,00 €

1 2 3 4 5 6

Summe der Kosten nach Monat

Summe der Ersparnis nach Monat

Amortisation der Investition

Monat

1

2

3

4

5

6

52.147,20 €

53.171,20 €

53.683,20 €

54.195,20 €

54.707,20 €

55.219,20 €

20.625,00 €

41.250,00 €

61.875,00 €

82.500,00 €

103.125,00 €

123.750,00 €

- 31.522,20 €

- 11.921,20 €

8.191,80 €

28.304,80 €

48.417,80 €

68.530,80 €

S Kost

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Lager und Produktion, in denen ro-

buste Geräte auch unter ungünstigen

Bedingungen gewünscht werden.



preiswerte Geräte gewünscht

werden.



robuste, anpassungsfähige Geräte

gewünscht werden.


Honeywell Dolphin 6000

Preisgünstiges Gerät

Umfangr. Funktionalitäten

Klein

Einfach zu bedienen

Module der abacus MDEAuf einen Blick...

Programmstart

Laden Programm-einstellungen

Belegarten Einkauf Belegarten Verkauf

Lagerbewegungsarten

Benutzer abmelden

Datenübertragungund Datenbank -Synchronisation mit der Sage Office Line

Sonderbelegarten

Zugang, manuellEntnahme, manuellSammel-LagerzugangSammel-LagerentnahmeSammel-UmbuchungInterne Umbuchung

AuftragLieferscheinSofortrechnungDirektrechnungweitere Belege möglich

Kommissionierung Mischpaletten

PPS-Material-RückmeldungPPS-FertigmeldungPPS-Ges.-Fertigm. o. UnterbaugruppenPPS-Ges.-Fertigm. m. UnterbaugrupenChargen WareneinsatzPaletten sperren

PPS-Zeiterfassung

Inventur

Produktion

Zeiterfassung

Kommissionierung

Einkauf

Verkauf

Lager

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WareneingangBestellungBestellvorschlag

InventurzähllisteLagerbestandsabfrage

abacus MDE Module

Module


Einkauf Verkauf

Lager Produktion

Etikettierung Sonderbelege

Abmelden Daten senden

Neue grafische Benutzeroberfläche

(vorr. ab Sommer 2015)

Ware

nein

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oll-

Bele

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Mengenein

gabe

Beschreibung

Mit dem Modul Mobile Datenerfassung Einkauf können

leicht und unkompliziert Einkaufsbelege erstellt werden.

Sie können direkt Bestellungen an Lieferanten, aber auch

Bestellvorschläge für die Standard-Bestelldisposition er-

fassen.

Wareneingänge werden als Initialbeleg oder als Folgebeleg

einer Bestellung erfasst und an die Warenwirtschaft über-

geben.

Die Freigabe zur mobilen Weiterbearbeitung einer Be-

stellung zu einem Wareneingang erfolgt wahlweise beim

Speichern der Bestellung oder über den Menüpunkt Beleg-

freigabe. Hier kann der Benutzer gezielt Bestellungen für

ein oder mehrere mobile Geräte freigeben, die dann bei der

nächsten Datensynchronisation entsprechend den

Einstellungen übertragen werden.

Auf dem mobilen Gerät wählt der Mitarbeiter den Beleg

aus, den er weiter bearbeiten möchte, erfasst die Artikel

und Mengen des Wareneingangs und speichert an-

schließend. Nach dem Speichern im Gerät wird der Beleg

an die Warenwirtschaft übertragen.

Die Verarbeitung in der Warenwirtschaft kann durch den

Funktionalitäten

Erzeugung von Einkaufsbelegen am mobilen Gerät

Artikel oder Versandeinheitenmodus (NVE) wählbar

Übertragung von Bestellungen an mobile Geräte für die

Weiterbearbeitung/Übernahme in Wareneingänge

Erfassen von Bestellvorschlägen (Dispostapel) für die

Bestelldisposition

Sammel-Wareneingang (Mehrere Bestellungen können

in das Gerät übertragen, als ein Beleg gescannt und zu

mehreren Wareneingängen verarbeitet werden.)

Schnelle und korrekte Erfassung von

Einkaufsbelegen

Zeit- und damit Kostenersparnis durch

Scannen mit mobilen Erfassungsgeräten

Hauptnutzen

Anwender oder im Automatikmodus erfolgen, so dass die

mobil erfassten Belege automatisch zu Warenwirtschafts-

belegen verarbeitet werden.

Selbstverständlich kann auch der Belegdruck automatisch

gestartet werden.

Bestellbeleg 2009-10018 mit Barcode

Wareneingangsbeleg 2009-30025 mit Barcode

Freigabe der Bestellung für Abarbeitung auf MDE-Gerät

abacus MDE-Modul EinkaufWareneingänge, Bestellungen, Bestellvorschläge


Mengenein

gabe

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Belegfreigabe Verkaufsbelege

MDE-Belegprotokoll

abacus MDE-Modul VerkaufAufträge, Lieferscheine oder Sofortrechnungen mobil erstellen

Beschreibung

Mit dem Modul Mobile Datenerfassung Verkauf können

schnell und effizient Verkaufsbelege erstellt und verarbeitet

werden.

Dabei können neue Verkaufsvorgänge durch das Erfassen

eines Verkaufsbeleges angelegt werden. Es ist aber auch

möglich, bestehende Verkaufsvorgänge abzuarbeiten, z. B.

einen Lieferschein zu einem Kundenauftrag zu erstellen.

Dazu werden z. B. Auftragsbestätigungen in der Waren-

wirtschaft zur mobilen Weiterbearbeitung freigegeben.

Die Freigabe kann wahlweise automatisch beim Speichern

der Auftragsbestätigung oder über den Menüpunkt

Belegfreigabe erfolgen. Bei der nächsten Daten-

synchronisation werden die freigegebenen Belege auf

mobile Geräte übertragen und können dort weiterbearbeitet

werden.

Die Verarbeitung kann durch den Anwender oder im Auto-

matikmodus erfolgen, so dass die mobil erfassten Belege

automatisch zu Warenwirtschaftsbelegen verarbeitet wer-

den.

Selbstverständlich kann auch der Belegdruck automatisch

gestartet werden.

Funktionalitäten

Erzeugung von Verkaufsbelegen am mobilen Gerät

Übertragung von Belegen an mobile Geräte für die

Weiterbearbeitung

Integrierte Vorgangsprüfung

Prüfung auf korrekte Artikel und Mengen

Schnelle Erfassung von Verkaufs-

belegen

Enorme Zeitersparnis

Effiziente Fehlervermeidung

Hauptnutzen

MDE-Belegauskunft erzeugte Belege


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abacus MDE-Modul LagerZugänge, Entnahmen, Umbuchungen

Beschreibung

Mit dem Modul Mobile Datenerfassung Lager wird das

Arbeiten im Lager noch einfacher.

Zugänge, Entnahmen und interne Umbuchungen können

jeweils als Einzel- oder Sammelbuchung durchgeführt

werden.

Die Lagermitarbeiter erfassen die Buchung direkt bei der

Warenbewegung. Dadurch wird das Buchen der Vorgänge

zur Nebensache.

Im Unterschied zu Einzelbuchungen werden bei Sammel-

buchungen die Prozesse noch einfacher, weil das Her-

kunfts- oder das Ziellager für mehrere Artikel nur einmal am

Anfang oder am Ende des Vorganges erfasst werden muss.

Damit entfällt das unnötige mehrfache Erfassen gleicher

Informationen.

Es ist keine Nacherfassung von Umbuchungen mehr nötig.

Selbstverständlich sind auch Lagerplatzauskünfte und

Artikelbestandsauskünfte integriert.

Funktionalitäten

Erfassen von Lagerbewegungen am mobilen Gerät

Einzel- und Sammelbuchungen möglich für Zugänge,

Entnahmen und interne Umbuchungen

Schnelle und genaue Erfassung von

Lagerbewegungen

Noch höherer Nutzen durch Sammel-

buchungen

Hauptnutzen


abacus MDE-Modul InventurInventur, Paletteninventur - schnell und einfach

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Stichtagsinventurerfassung

Vom mobilen Gerät an MDE-Belegauskunft übergebene Inventurerfassung

Beschreibung

Mit diesem Modul wird die Inventur einfach und schnell.

Nachdem die Inventur in der Warenwirtschaft eröffnet

wurde, kann die Inventurzählliste auf dem mobilen Gerät

ausgewählt und die Erfassung der Bestände im Lager

gestartet werden. Dabei werden Lager bzw. Lagerplatz,

Artikel und Menge erfasst, selbstverständlich inklusive

Chargen- und Seriennummern (wenn erforderlich).

Nach der Erfassung werden die Zählungen an die

Warenwirtschaft übergeben und in die Inventurzählliste

eingetragen.

Die weitere Bearbeitung der Inventur erfolgt wie gewohnt.

Leichter kann eine Inventur kaum sein.

Funktionalitäten

Erfassen der Bestände am mobilen Gerät

Artikel- oder Versandeinheitenmodus (NVE) wählbar

Übertragung der erfassten Bestände in eine geöffnete

Inventur

Unterstützung von Lager und Lagerplätzen (erweiterte

Lagerwirtschaft)

Unterstützung von Chargen- und Seriennummern

Automatischer Druck des Erfassungsprotokolls

Schnelle und korrekte Erfassung von

Inventuren

Zeit- und Kostenersparnis durch

Scannen der Bestände

Keine manuelle Erfassung der Ist-

Mengen mehr notwendig

Hauptnutzen


abacus MDE-Modul ProduktionMaterialrückmeldung, Fertigmeldung, Verladung, Chargen, Wareneinsatz, Paletten-Sperrprotokoll

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Rückmeldungen Produktion

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Fertigungsauftrag 1162

MDE Gerät Produktion Gesamtfertigmeldungmit Unterbaugruppen

Beschreibung

Das Erfassen von Rück- und Fertigmeldungen für die Sage

Produktion kann ein aufwendiger Prozess sein. Mit dem Mo-

dul Mobile Datenerfassung Produktion wird dieser Prozess

deutlich einfacher.

Für eine PPS Material-Rückmeldung scannen Sie die

Fertigungsauftragsnummer, den Artikelbarcode und geben

die Menge ein - erledigt.

Ein Abgleich mit den Positionen des Fertigungsauftrages

zur Vermeidung von fehlerhaften Artikeln oder Mengen ist

möglich.

So können zum einen Fertigmeldungen erfasst werden, die

dann Lagerzugangsbuchungen der erfassten Mengen er-

zeugen.

Es können aber auch Gesamtfertigmeldungen mit oder

ohne Unterbaugruppen erfasst werden, die dann Lager-

zugangsbuchungen für die erfassten Mengen an Fertigteilen

und Lagerabgangsbuchungen der verbrauchten Materialien

erzeugen.

Mit der nächsten Datensynchronisation werden die

Buchungen an die Warenwirtschaft übertragen und können

dort verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt durch den

Anwender oder im Automatikmodus.

Funktionalitäten

Erzeugung von Fertigmeldungen und Gesamt-

fertigmeldungen mit/ohne Unterbaugruppen für die

Sage OL Produktion

Erzeugen von Material-Rückmeldungen am mobilen

Gerät

Umfangreiche mobile Unterstützung

beim Buchen von Rück- und

Fertigmeldungen für die Sage OL

Produktion

Zeit- und damit Kostenersparnis

durch den Einsatz mobiler Geräte

Hauptnutzen


abacus MDE-Modul ZeiterfassungZeiten erfassen und auswerten

Beschreibung

Mit dem Modul Mobile Datenerfassung Zeitenerfassung

können die Mitarbeiter in der Produktion einfach

erfassen und an die Sage OL Produktion als

Rückmeldungen zu Fertigungsaufträgen übertragen.

Die Verarbeitung kann durch den Anwender oder im

Automatikmodus erfolgen, so dass die mobil erfassten

Buchungen automatisch zu Rückmeldungen in der Sage

OL Produktion verarbeitet werden.

Die Uhrzeit des Gerätes wird mit der Zeit des SQL-Servers

abgeglichen.

Erzeugung von Zeitrückmeldungen für die Sage OL

Produktion am mobilen Gerät inkl. Stillstand mit

Begründung

Funktionalitäten

Schnelle und genaue Erfassung

von Zeiten

Beginn und Ende eines Arbeitsgangs

Beginn und Ende einer Pause

Beginn und Ende eines Stillstands mit Stillstands-

begründung

Hauptnutzen

MD

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Barcode zum Scannen bei Zeiterfassung PPS


abacus MDE-Modul KommissionierungPaletten und Versandeinheiten

Auftragsbestätigung 2009-60041NVE-Etikett Artikel

Beschreibung

Das Kommissionieren von Ware bzw. Artikeln ist ein

wichtiger Bestandteil des täglichen Geschäfts.

Das Modul Kommissionierung unterstützt die

Kommissionierung von Mischpaletten bzw. Versandkartons

in den Bereichen Verkauf und Produktion.

Im Verkauf wird ein Kundenauftrag auf das mobile Gerät

geladen und dort abgearbeitet. Als Ergebnis entsteht ein

Paletten- oder Versandeinheitenetikett. Zum Drucken von

Paletten- oder Versandeinheitenetiketten wird das Modul

EAN 128 Etikettierung eingesetzt.

Zwei Varianten stehen für das Etikett zur Verfügung.1)Die erste entspricht den Vorgaben der GS1 Germany.

Die zweite beinhaltet neben der Nummer der Versand-

einheit (NVE) den Absender, den Empfänger, die

Bestellnummer des Kunden und eine Liste der enthaltenen

Artikel.

In der Produktion wird entsprechend der Fertigungsauftrag

auf das mobile Gerät geladen und steht zur Verarbeitung

zur Verfügung.

MDE-

Funktionalitäten

Kommissionieren im Verkauf und für die Produktion

Erstellen von Paletten- oder Versandeinheitenetiketten

Mobiles Kommissionieren von Ware

inklusive Versandeinheitenetiketten

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Hauptnutzen

In der Regel wird hier das zweite Versandeinheitenetikett

verwendet, welches anstelle der Bestellnummer des

Kunden die Fertigungsauftragsnummer enthält.

1) Weitere Informationen zum GS1 Transportetikett finden

Sie unter http://www.gs1-germany.de

Lieferschein 2009-20021


Software muss gehen wie das Leben...Individuelle Anpassungen und Erweiterungen der abacus MDE

Beschreibung

Die abacus Mobile Datenerfassung bietet ein Höchstmaß

an Flexibilität. So hat sie umfangreiche Konfigurations-

möglichkeiten, die es dem Anwender möglich machen,

die Software so einzustellen, wie er es möchte.

Die Lösung kann an die individuellen Bedürfnisse der

Anwender angepasst werden. Im einfachsten Fall kann

das das Einrichten eigener Belegarten oder die

Konfiguration der mitgelieferten Belegarten sein.

Sie haben spezielle Anforderungen an die Software und

möchten wissen, ob diese Anforderungen erfüllt werden

können? Wir sagen es Ihnen gern. Sprechen Sie uns

bitte darauf an.

Funktionalitäten

Bestehende Belegarten konfigurierbar

Neue Belegarten einstellbar

Diverse Benutzereinstellungen zu Belegverarbeitung

und Druck

Individuelle Anpassbarkeit und damit

noch höhere Flexibilität

Die Bedürfnisse und Anforderungen der

Anwender können mit der Software

erfüllt werden.

Hauptnutzen

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mit


SprachausgabeHinweismeldungen bei Bedarf vorlesen lassen

Beschreibung

Sehen ist gut. Sehen und hören ist besser. Deshalb

können Meldungen zu Hinweisen oder Anwenderfehlern

in der Mobilen Datenerfassung als Bildschirmausgabe

und als Sprachausgabe für den Anwender ausgegeben

werden. Ihr Mitarbeiter wird auf zwei verschiedenen

Wegen informiert, wenn z. B. ein Artikel erfasst wird, der

nicht vom Kunden bestellt wurde.

Die Ausgabe kann auch mit Ihren Texten, Ihrer Stimme

und in Ihrer Sprache erfolgen. Wir sagen Ihnen gern wie.

Sprechen Sie uns bitte darauf an.

Funktionalitäten

Sprachausgabe von Meldungen – nicht nur sehen,

auch hören.

Fremdsprachen möglich

Senkung der Fehlerquote durch die

Ausgabe von Meldungen als Sprache.

Der Anwender wird auf zwei

verschiedenen Wegen informiert,

akustisch und visuell.

Individuelle Texte, Sprachen und Ein-

stellungen sind möglich.

Hauptnutzen

Die erfassten Mengen im Beleg entsprechen nicht der Sollmenge!Möchten Sie den Beleg trotzdem speichern?


Internationale BenutzeroberflächenRussisch, Polnisch und Deutsch verfügbar, weitere sind Sprachen sind möglich

Beschreibung

Die Mobile Datenerfassung ist international einsetzbar.

Sollen mobile Datenerfassungsgeräte in Polen eingesetzt

werden? Kein Problem. Schalten Sie einfach, auch im

laufenden Betrieb, die polnische Benutzeroberfläche ein.

Die Menüpunkte Einkauf, Verkauf oder Lager heißen dann

Zakup, Sprzedaz und Magazyn.

Es sind bereits mehrere internationale Benutzeroberflächen

verfügbar. Sprechen Sie uns bitte darauf an.

Internationale Einsatzmöglichkeit der

mobilen Datenerfassungsgeräte

Der Anwender arbeitet mit einer

Benutzeroberfläche in seiner

Landessprache.

Funktionalitäten

Internationale Benutzeroberfläche auf den mobilen

Datenerfassungsgeräten

Sprachausgabe in der jeweiligen Landessprache

möglich

Hauptnutzen


Datenübertragung und SynchronisationDaten mit der Sage Office Line abgleichen

Beschreibung

Als moderne Identifizierungslösung werden im Unter-

nehmen mobile, nicht kabelgebundene Datenerfassungs-

geräte mit der abacus MDE Software eingesetzt.

Auf diese Weise können Produktinformationen, wie

beispielsweise Artikelnummern, Chargennummern,

Palettendaten, Mengenangaben, Mindesthaltbarkeiten und

weitere Daten direkt am Ort des Geschehens im Lager, in

der Produktion und im Warenaus- oder -eingang mittels

Barcode-Identifikationstechnologie schnell und effektiv

halbautomatisch erfasst werden.

Die Anbindung der mobilen Datenerfassungsgeräte zum

Datenabgleich mit der Sage Office Line ist über drahtlose

Netzwerkverbindungen (WLAN), Funkverbindung

(GSM/GPRS) oder über eine Verbindung via Kabel (LAN,

USB) realisiert, wodurch für die Mitarbeiter flexible

Bewegungsspielräume gewährleistet werden können.

Die so gewonnenen Informationen werden im zentralen

Datenbankserver für die weitere Verwendung in der Sage

Office Line gespeichert.

In umgekehrter Richtung gelangen Kommissionieran-

weisungen und Informationen über zu vollziehende Waren-

bewegungen in Echtzeit von der Warenwirtschaft

Funktionalitäten

Anbindung über WLAN, GSM/GPRS, LAN oder USB

zur Datensynchronisation mit der Sage Office Line

Integriert in die Sage Office Line

Flexibles Arbeiten, da die Daten-

erfassung online und offline, also mit

und ohne Verbindung zur Office Line

Datenbank, möglich ist.

Räumlich flexibles Arbeiten, da die

Datenübertragung kabellos erfolgen

kann

Hauptnutzen

zu den Arbeitsplätzen vor Ort.

Auf diese Weise werden genauso Effizienz und

Produktivität gesteigert wie auch gesetzliche Vorschriften

zur Rückverfolgung eingehalten.


Office LineMobile Daten-erfassung (MDE)

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MDE-


Beschreibung

Lassen Sie sich die Gelegenheit nicht entgehen und nutzen

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Prozesse mit mobiler Datenerfassung. Sie schaffen damit

Voraussetzungen für mehr Umsatz, deutliche Arbeits-

erleichterungen und weniger Kosten.

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Datenerfassung und Prozessoptimierung bietet sich ein

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Vorfeld ab und richten sich bei der Durchführung an die

konkreten Anforderungen aus Ihrem täglichen

Arbeitsgebiet.

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Ihre zukünftige MDE-Strategie.

Wir können den Workshop in unserem Schulungsraum

durchführen. Alternativ bleiben Sie und Ihre Mitarbeiter im

Unternehmen, und wir kommen zu Ihnen.

Leistungsumfang

Entwicklung einer individuellen MDE-

Strategie für Ihr Unternehmen

Darstellung von konkreten MDE-

Lösungsansätzen

Klarheit über benötigte Hard- und

Software

Erstellung eines Zeitfensters zur

Einführung der MDE-Lösung in Ihrem

Unternehmen

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Funktionalitäten


Info


abacus MDE@work - PraxisbeispielDie Anforderungen der Praxis sind unser Maßstab

Aufgabenstellung:

Kunde: Produzent von Nahrungsmitteln

Anforderung: durchgängiges ERP-System inklusive: abacus Rückverfolgbarkeit Produktionbundle bestehend aus:

Sage Office Line

Lösung:

Sicherung der Rückverfolgbarkeit von Chargen und Paletten

Erfassung und Verwaltung von Labordaten zu Chargen und Paletten

EAN 128 Etikettierung

Einfache Erfassung von Warenbewegungen mit mobilen Scannern

Prüfung des Freigabestatus der Palette und Charge am mobilen Gerät

Datenaustausch über EDIFACT Schnittstelle zu Logistikpartnern und Kunden

Verkauf

Inventur

Kommissionierung

Produktion

Lager

Einkauf

abacus MDE

abacus Palettenverwaltung

abacus Palettenetikettierung - EAN128

abacus Qualitätssicherung - inkl. Labordatenverwaltung, Chargen-und Palettenfreigabe

abacus Etikettierung

abacus EDIFACT

Bestellung

in Wareneingang übernehmen

Zugangsbuchung auf Wareneingangslager

Palettenetikettdrucken

Rückstellmusteretikett drucken

QualitätskontrolleScannen und auf Lager-

platz umbuchen

Produktionsplanung

DESADVempfangen

INVOICempfangen

Auftragsbestätigung empfangen

und erzeugen

Lieferschein erzeugen und versenden

Rechnung erzeugenund versenden

im Rechnungswesenbuchen

REMADVversenden

Zahlung empfangenund buchen

produzieren

Versandeinheitetikett drucken

Wareneinsatz-Palette zum Fertigungsauftrag

scannen – Ware entnehmen

automatische Rückmeldung lt .

Fertigungsauftrag

aktive Charge zum Arbeitsplatz scannen

Chargen-Wareneinsatz von Artikeln zum Fertigungsauftrag

scannen

automatisch die Palette mit ältester Charge im

Produktionslager finden

zur aktiven Charge Artikel und Arbeitsplatz aus Fertigungsauftrag

hinzufügen

Material im Fertigungsauftrag ohne

Charge rückmelden

Wareneinsatz-Charge in Ziel-Charge eintragen

LagerentnahmeRohware

Material im Fertigungsauftrag mit Charge rückmelden

Versandeinheitetikett scannen

Lager scannen

LagerzugangFertigware

Chargenetikett drucken

Qualitätskontrolleder Charge

Freigabe Sperrung

Sperrgrundbeseitigen

wenn 1. Versandeinheit

einer Charge

ORDERSversenden

Ware für Auftrag scannen

ChargenmengeAuftragsmenge

Charge freigeben

Ja, ich möchte dieses Angebot nutzen.

Bemerkungen:

Bitte kontaktieren Sie mich zwecks

Detailabsprache.

Ein

fach

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Telefon/E-Mail

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edv-lösungen abacus®

D-19243 Wittenburg

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Telefon: +49 38852 601-0

Fax: +49 38852 601-11

E-Mail: [email protected]

Internet: www.abacus-edv.de

abacus edv-lösungen GmbH

Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand Mai 2015Wir sind bei der Erstellung dieses Dokumentes mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Wir haften nicht für technische Fehler in diesem Dokument. Die Beschreibungen

in diesem Dokument stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar.

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