Adress Research – Ihr KundenportalKurzanleitung

Log-in: Wie logge ich mich in das Kundenportal ein? 3

Aufbau: Wie ist das Kundenportal aufgebaut? 4

Anfrageneingabe:

Wie gebe ich Recherche-Anfragen ein? 5

Wie frage ich einzelne Anschriften an? 6

Wie starte ich eine Sammelanfrage per Datei-Upload? 9

Anfragenausgabe: Wo und wie erhalte ich die Recherche-Ergebnisse? 13

Anfragensuche: Wie rufe ich den Status einer aktuellen Anfrage bzw.

das Ergebnis einer früheren Anfrage ab? 14

Faktura: Wie suche ich nach einer Rechnung oder einer Gutschrift? 17

Reklamationen: Wo kann ich meine Reklamationen einsehen? 18

Statistiken: Wie rufe ich eine Statistik ab? 19

Hilfe: Ich habe weitere Fragen – wer hilft mir weiter? 20

Inhalt

Wie logge ich mich in das Kundenportal ein?

1. Gehen Sie auf die Seite https://connect.adress-research.de

2. Geben Sie Ihre Benutzerken- nung ein.

3. Geben Sie Ihr Kennwort ein. Ihr Kennwort - muss 8 bis 16 Zeichen umfassen - muss eine Zahl, ein Sonderzeichen (z.B. §, &, %) und eine Zahl enthalten - darf kein Zeichen mehrfach hintereinander enthalten - darf nicht dem vorherigen Kennwort ent- sprechen

4. Klicken Sie auf den Button „Anmelden“.

Kennwort vergessen?Dann klicken Sie auf „Kennwort vergessen“.

Benutzerkennung vergessen? Fragen Sie Ihren Admin, der die Adress-Research-Benutzerdaten in Ihrem Hause verwaltet. Ansonsten hilft Ihnen unsere Kundenbetreu-ung (siehe letzte Seite).

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Achtung: Bitte nutzen Sie nur

eine aktuelle Version des Inter-

netbrowser, da es ansonsten zu

Einschränkungen kommen kann.

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Wie ist das Kundenportal aufgebaut?

e) Bitte melden Sie sich ab, wenn Sie das Portal verlassen.

b) Statusmeldungen auf der Start- seite weisen Sie auf aktuelle Meldungen und To-dos hin.

a) Die Navigationsleiste ermög- licht Ihnen einen schnellen Zugriff auf alle Funktionen.

Falls Sie weitere Fragen haben: Unsere Kundenbetreuung errei- chen Sie unter dem Menüpunkt „Kontakt“. Mehr dazu s. S. 20.

d) Mit einem Klick auf das Frage- zeichen-Symbol öffnen Sie einen Hilfetext zu der Seite, auf der Sie sich gerade befinden.

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c) Buttons ermöglichen einen schnellen Direkt-Zugriff auf die wichtigsten Funktionen.

Anderenfalls wird Ihr Zugang zur Sicherheit für 10 Minuten gesperrt.

Einige Menüpunkte werden rechteabhängig angezeigt bzw. ausgeblendet. Ihre Berechtigun- gen verwaltet der Administartor Ihres Unternehmens.

Hinweis: Im Kundenportal ist der „Zurück“-Button Ihres Browsers ohne Funktion!

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Wie gebe ich Recherche-Anfragen ein?

Dazu haben Sie prinzipiell zwei Möglichkeiten:

1. Die Anfrage einzelner Anschriften per manueller Adress-Eingabe Beschreibung auf den Seiten 6 – 8

2. Die Sammelanfrage mehrerer Anschriften per Datei-Upload Beschreibung auf den Seiten 9 – 12

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Wie frage ich einzelne Anschriften an?

1. Gehen Sie auf Anfragen- eingabe > Manuelle Eingabe.

2. Füllen Sie das Formular so vollständig wie möglich aus.

• Im Feld Kunde muss nicht zwingend Ihr Firmenname auftauchen. Häufig ist dort eine Organisationseinheit oder Abteilung aus Ihrem Hause hinterlegt.

• Ein Aktenzeichen ist Ihr interner Kundenvermerk, über den Sie später eine Suche filtern können.

• Bei Kundenvermerk 1 können Sie ebenfalls einen internes Merkmal hinterlegen, nach dem Sie aber später nicht suchen können.

• Ein Verarbeitungsprofil (in früheren Versionen „Recherchevariante“) fasst eine individuell gestaltete Recherche- kette zusammen. Das Drop-down-Menüfeld ist vorbelegt, ein alternatives Profil kann ausgewählt werden.

• Über das Gruppierungsmerkmal können Sie später mehrere Rechnungen zusammenfassen.

3. Klicken Sie auf „Eintragen“.

Das System prüft Ihre Eingaben automatisch auf Plausibilität. Eventuell erhalten Sie eine Fehler- meldung und Korrekturvorschläge siehe nächste Seite. 6

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Wie frage ich einzelne Anschriften an?

4. Es öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie auf „An das System übergeben“.

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Bei einigen nicht ausgefüllten Feldern schlägt Ihnen das System ergänzende Einträge vor. Wollen Sie die Vorschläge übernehmen, klicken Sie auf „Eintragen“.

Sie möchten den Vorschlag nicht übernehmen?1. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol unter den grün markierten Feldern. Der Feldinhalt wird gelöscht. 2. Setzen Sie einen Haken in das Feld „Anfrage ohne weitere Prüfung übernehmen“. 3. Klicken Sie auf „Eintragen“.

Sollte eine Adresse postalisch nicht zugeordnet werden können, macht das System Adressvorschläge:

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Adress- vorschlag“ die korrekte Adresse. 2. Klicken Sie auf „Adressvorschlag über- nehmen“.3. Klicken Sie auf „Eintragen“.

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gelb hinterlegtes Feld = Vorschlag für ergänzende Informationen

rot hinterlegtes Feld = Plausibilitätsfehler, bitte Eintrag korrigieren

Wie starte ich eine Sammelanfrage per Datei-Upload?

1. Gehen Sie auf Anfragen- eingabe > Datei hochladen.

2. Stellen Sie sicher, dass der richtige Kunde (d.h. Ihr Unter- nehmen/Tochterunternehmen/ Abteilung) eingestellt ist.

3. Klicken Sie auf „Datei hoch- laden“. Wählen Sie die Datei auf Ihrem Rechner/Server aus. Als Format empfehlen wir .csv-Dateien. (Eine Datei sollte 5 MB nicht übersteigen) 4. Ihre Adressdatei erscheint in der Liste der hochgeladenen Dateien. Wählen Sie die Datei per Mausklick aus.

Weiter auf der nächsten Seite.

Schritte 1-4: Adressdatei hochladen

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5. Das Feld „Verarbeitungsprofil“ (Re- cherchevariante) ist in den meisten Fällen vorbelegt. In Ausnahmefällen können Sie über das Drop-down- Menü ein alternatives Profil auswähl- en, das dann auf alle Adressen inner- halb der Datei angewendet wird.

6. Klicken Sie auf „Einlesen“. Ihre Datei wird von der Liste „Hoch- geladene Dateien“ in die Liste „Eingelesene Dateien“ über- tragen. Bei großen Dateien gibt es die Option „Einlesen einer Anfragedatei im Hinter- grund“ (wählbar über das Pop-up- Fenster), sodass Sie während des Einle- sens im Portal weiterarbeiten können.

7. Falls Sie Details zu Ihrer Anfragedatei einsehen wollen, klicken Sie auf „Ein- leseprotokoll“. Ein entsprechendes Fenster öffnet sich, das Sie über „OK“ wieder schließen.

8. Klicken Sie auf „Zur System- übergabe“.

Weiter auf der nächsten Seite.

Wie starte ich eine Sammelanfrage per Datei-Upload?

Schritt 5-8: Adressdatei einlesen

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Sie gelangen auf die Seite Anfra-geneingabe > Systemübergabe. Hier erhalten Sie eine erste auto-matisch erstellte Einschätzung des Systems zur Recherchierbar- keit Ihrer Anfrage.

• Recherchierbare Anfragen: Alles in Ordnung; klicken Sie auf „Übergabe“.

• Potenziell recherchierbare Anfragen: Bitte überprüfen Sie, ob Sie die Anfragen evtl. ergänzen oder korrigieren können; klicken Sie dazu auf „Sichtprüfung“.

• Nicht recherchierbare Anfragen: Fehlermeldung bei der Plausibilitäts- prüfung; bitte klicken Sie auf „Sicht- prüfung“. 9. Klicken Sie gegebenenfalls auf „Sichtprüfung“. weiter auf der nächste Seite.

10. Müssen oder wollen Sie keine Sichtprüfung durchführen, klicken Sie abschließend auf „Systemübergabe“ bzw. „Alle an das System übergeben“.

Wie starte ich eine Sammelanfrage per Datei-Upload? Schritte 9-10: Vorschläge zur Sichtprüfung und endgültige Systemübergabe

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Haben Sie auf der Seite „System-übergabe“ den Button „Sichtprü-fung“ geklickt, werden Sie auf die Seite „Manuelle Sichtprüfung“ weitergeleitet.

9. a) Markieren Sie in der Liste „Anfragen“ per Mausklick eine Anfrage.

9. b) Klicken Sie auf „Prüfen“, um die Anfrage noch einmal auf- zurufen.

Es öffnet sich erneut die Seite „Manuelle Eingabe“. Dort können Sie die Adress- daten entfernen, ausgeben oder aber prüfen, ggf. ergänzen bzw. korrigieren und eintragen.

9. c) Wählen Sie im Dropdown- Menü eine der drei Optionen „ausgeben“, „entfernen“ oder „übernehmen“ und klicken Sie auf „Ausführen...“.

• ausgeben = Die Anfrage wird nicht zur Recherche ins System übergeben, aber – mit einem entsprechenden Fehlercode versehen – bei der nächsten Anfragen- ausgabe mitausgegeben.

• entfernen = Die Anfrage wird gelöscht.• übernehmen = Die Anfrage wird für die

Recherche ins System übernommen.

Wie starte ich eine Sammelanfrage per Datei-Upload? Schritt 9 im Detail: Sichtprüfung

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Wo und wie erhalte ich die Recherche-Ergebnisse?

1. Gehen Sie auf Anfragenausgabe > Ausgangsübersicht.

Optional filtern Sie die Anzeige über die Dropdown-Menüs.

2. Wählen Sie den gewünschten Ausgang in der Liste „Ausgänge“ per Mausklick aus.

3. Klicken Sie auf „Ergebnisdateien anzeigen“. Die Dateien des Ausgangs erscheinen daraufhin in der Liste „Ergebnisdateien“.

4. Klicken Sie auf „Datei herunter- laden“.

5. Klicken Sie „Empfang bestäti- gen“. Der Status des Ausgangs in der Spalte „Bestätigt“ wechselt von „unbestätigt“ zu „bestätigt“.

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Wie kann ich den Status einer aktuellen Anfrage bzw. das Ergebnis einer früheren Anfrage abrufen?

1. Gehen Sie in der Navigations- leiste auf Anfragensuche. Hier finden Sie den Status zu offenen und die Ergebnisse zu bereits ausgegebenen Anfragen, die je nach kundenindividueller Löschfrist – jedoch nicht länger als 150 Tage – zurückliegen.

2. Füllen Sie die Felder so voll- ständig wie möglich aus. Mit einem Klick auf „Erweiterte Suche“ öffnen sich weitere Suchkriterien, über die Sie die gesuchten Anfragen eingrenzen können.

3. Klicken Sie auf „Suchen“, um die Abfrage zu starten.

Weiter auf der nächsten Seite.

Schritte 1-3: Suche starten

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Sie werden auf die Seite „Ergeb-nisse Anfragensuche“ weiterge-leitet. Hier können maximal 100 Suchergebnisse aufgelistet wer-den, auch wenn tatsächlich noch mehr Suchergebnisse vorliegen.

Wenn Sie eine einzelne Anfrage aufrufen wollen:

4. a) Markieren Sie die Anfrage in der Liste „Gefundene Anfragen“ per Mausklick.

4. b) Klicken Sie auf „Details“. weiter auf der nächsten Seite.

Wenn Sie alle Suchergebnisse her-unterladen wollen:

5. Klicken Sie auf „Alle exportieren“. Sie laden damit alle Suchergeb- nisse herunter, also auch die, die aus Platzgründen nicht auf dieser Seite angezeigt werden.

Schritte 4-5: Suchergebnisse ansehen und herunterladen

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Wie kann ich den Status einer aktuellen Anfrage bzw. das Ergebnis einer früheren Anfrage abrufen?

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Haben Sie sich auf der Seite „Ergebnisse Anfragensuche“ für die Detailansicht entschieden, werden Sie auf die Seite „Anfrage- details“ weitergeleitet.

a) Zu weiteren Adressen aus der dort angezeigten Anfragedatei gelangen Sie mit einem Klick auf „Dateiname“.

b) Bei einer in der Vergangenheit erfolglos verlaufenen Recherche können Sie eine neue Adress- ermittlung anstoßen. Klicken Sie dazu auf „Erneut anfragen“.

c) Wünschen Sie einen detaillierten Ermittlungsbericht zum Herunter- laden/Ausdrucken, klicken Sie „Ermittlungsbericht“.

d) Mit einem Klick auf „Zurück“ gelangen Sie wieder zu den Ergebnissen Ihrer Anfragen- suche.

Ergebnisdetails ansehen und Adresse erneut anfragen

Wie kann ich den Status einer aktuellen Anfrage bzw. das Ergebnis einer früheren Anfrage abrufen?

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Wie kann ich nach einer Rechnung suchen?

Die Ansicht des Menüpunkts „Faktura/Belegsuche“ ist rechte-abhängig. Sollte der Menüpunkt in Ihrer Navigationsleiste nicht zu sehen sein, informieren Sie Ihren Adminis-trator, um sich freischalten zu lassen.

1. Gehen Sie auf Faktura > Belegsuche.

2. Füllen Sie die Felder so voll- ständig wie möglich aus.

3. Klicken Sie auf „Suchen“.

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Wo kann ich meine Reklamationen einsehen?

Die Ansicht des Menüpunkts „Re-klamationen“ ist rechteabhängig. Sollte der Menüpunkt in Ihrer Navi- gationsleiste nicht zu sehen sein, informieren Sie Ihren Administrator, um sich freischalten zu lassen.

1. Gehen Sie auf Reklamationen > Übersicht.

2. a) Wählen Sie in der Liste „Re- klamationsberichte“ per Klick die Reklamation aus, zu der Sie eine detaillierte Zusammenfas- sung des Vorgangs wünschen.

2. b) Klicken Sie auf „Berichte herunterladen“.

Belege für die Ermittlungsergebnis-se von Adress Research (z.B. Origi-nalbelege der Meldeämter) können Sie ebenfalls herunterladen:

3. a) Wählen Sie in der Liste „Reklamationsbelege“ den entsprechenden Beleg aus.

3. b) Klicken Sie auf „Belege herunterladen“.

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Wie kann ich eine Statistik abrufen?

Die Ansicht des Menüpunkts „Statistiken“ ist rechteabhängig. Sollte der Menüpunkt in Ihrer Navi- gationsleiste nicht zu sehen sein, informieren Sie Ihren Administrator, um sich freischalten zu lassen.

1. Gehen Sie auf Statistiken, dort wahlweise auf Eingangs-, Aus- gangs- oder Fakturastatistik.

2. Wählen Sie den Zeitraum, auf den sich Ihre Suche bezieht.

2. a) Wahlweise können Sie die Such- ergebnisse über weitere Kriterien filtern.

2. b) Wahlweise können Sie ausge- wählte Filter gruppiert anzeigen lassen.

3. Wählen Sie, ob Sie Ihre Statistik als PDF- oder Excel- Datei erhal- ten wollen.

4. Klicken Sie auf „Abfragen“.

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Ich habe weitere Fragen – wer hilft mir weiter?

1. Hinter einigen Texten verbergen sich sogenannte Tooltips: Fahren Sie mit dem Mauszeiger

(ohne zu klicken) über einen Wort, dann öffnet sich eine Kurzbeschreibung dazu.

2. Auf den meisten Seiten finden Sie in der rechten oberen Ecke ein Fragezeichen-Symbol: .

Mit einem Klick darauf öffnet sich ein Hilfetext.

3. Wenn Sie darüber hinaus Fragen haben, steht Ihnen unsere Kundenbetreuung gerne zur

Verfügung:

Deutsche Post Adress GmbH & Co. KG

St.-Veit-Straße 4

56727 Mayen

Telefon: +49 (0) 5241 5393 300

Telefax: +49 (0) 5241 5393 6300

E-Mail: kundenbetreuung@adress-research.de

www.adress-research.de

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