Benutzerhandbuch Kundenportal - meetyoo conferencing GmbH · Vergessen Sie nicht nach der...

Benutzerhandbuch

Kundenportal

Stand April 2016

2 meetyoo conferencing GmbH – Benutzerhandbuch Kundenportal

Inhalt Allgemein ................................................................................................................................................. 4

Dashboard ........................................................................................................................................... 4

Login .................................................................................................................................................... 6

Registrierung ....................................................................................................................................... 7

Passwort vergessen ............................................................................................................................. 8

Aufzeichnungen ..................................................................................................................................... 10

Aufzeichnungen herunterladen......................................................................................................... 10

Aufzeichnungen Übersicht ................................................................................................................ 10

Aufzeichnungstitel bearbeiten .......................................................................................................... 11

Aufzeichnungen löschen ................................................................................................................... 11

Aufzeichnungen versenden ............................................................................................................... 12

Bestellung .............................................................................................................................................. 13

BusinessAudio Flex Raum bestellen .................................................................................................. 13

Journal ................................................................................................................................................... 14

Einstellungen ......................................................................................................................................... 16

Kontaktdaten bearbeiten .................................................................................................................. 16

Rechnungsdaten bearbeiten ............................................................................................................. 17

Portalsprache einstellen .................................................................................................................... 17

Passwort ändern ................................................................................................................................ 18

Konferenzplanung ................................................................................................................................. 19

Kalender ............................................................................................................................................ 19

Konferenz kopieren ........................................................................................................................... 19

Konferenz planen .............................................................................................................................. 20

Konferenzübersicht ........................................................................................................................... 26

Konferenz bearbeiten ........................................................................................................................ 28

Konferenz löschen ............................................................................................................................. 28

Konferenzsteuerung starten ............................................................................................................. 29

Teilnehmer automatisch anrufen lassen (automatisiertes Dial-Out) ................................................ 29

Konferenzräume .................................................................................................................................... 32

Einmalkonferenz ................................................................................................................................ 32

Konferenzraum Einstellungen ........................................................................................................... 33


Konferenzsteuerung .......................................................................................................................... 34

Raum deaktivieren ............................................................................................................................ 34

Favoriten............................................................................................................................................ 35

Konferenzraum Übersicht ................................................................................................................. 35

Raum aktivieren ................................................................................................................................ 36

Statistik .............................................................................................................................................. 37

Konferenzsteuerung .............................................................................................................................. 38

Adressbuch – Kontakt löschen .......................................................................................................... 38

Adressbuch – Neuen Kontakt anlegen .............................................................................................. 38

Adressbuch – Neue Gruppe anlegen ................................................................................................. 39

Adressbuch Übersicht ....................................................................................................................... 40

Konferenzfunktionen steuern ........................................................................................................... 40

Steuerungsfunktionen Moderator .................................................................................................... 41

Teilnehmer in eine Konferenz einwählen (Dial-Out) ......................................................................... 42

Konferenzsteuerung Übersicht ......................................................................................................... 43

Steuerungsfunktionen Teilnehmer ................................................................................................... 44

Rechnungen ........................................................................................................................................... 46

Einzelverbindungsnachweis (EVN) herunterladen ............................................................................ 46

Rechnung herunterladen................................................................................................................... 46

Online-Rechnung beantragen ........................................................................................................... 47

Rechnungen Übersicht ...................................................................................................................... 48

Verwaltung ............................................................................................................................................ 49

Benutzer anlegen .............................................................................................................................. 49

Benutzer bearbeiten .......................................................................................................................... 50

Benutzer deaktivieren ....................................................................................................................... 50

Benutzergruppe anlegen ................................................................................................................... 51

Benutzergruppe bearbeiten .............................................................................................................. 52

Benutzergruppe deaktivieren ............................................................................................................ 53

Benutzerverwaltung .......................................................................................................................... 53

meetyoo Benutzergruppen ............................................................................................................... 54


Allgemein

Dashboard

Das Dashboard (Startseite) bietet Ihnen mit den zahlreichen Widgets einen schnellen Überblick

über wichtige Informationen und die Ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen.

Jedes einzelne Widget können Sie frei platzieren. Ziehen Sie es dafür einfach an die gewünschte

Position. Das vorherige Widget schiebt sich automatisch nach unten. Über den Pfeil in der Ecke

rechts oben vergrößern Sie das Widget auf die komplette Bildschirmbreite oder verkleinern es auf

die halbe Bildschirmbreite.

Das Widget "Statistik" zeigt Ihnen das Minutenvolumen für Ihre Konferenzräume, aufgeteilt nach

Monaten bzw. Tagen eines Monats und Audio bzw. Web.


Im Widget "Raumliste" können Sie die Einstellungen des Raumes sowie die Konferenzsteuerung

aufrufen.

Das Widget "Aufzeichnungen" zeigt Ihnen die letzten zwei oder vier Aufzeichnungen an und bietet

Sie Ihnen zum Download.

Das Widget "Rechnungen" zeigt Ihnen die letzten Rechnungen an und bietet Ihnen einen

Download für Rechnung und Einzelverbindungsnachweis an.


Login

Das Widget "Weltzeituhr" zeigt Ihnen die aktuelle Uhrzeit in mehreren Zeitzonen.

Um sich in das Kundenportal einzuloggen, müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr persönlich

gewähltes Passwort eingeben. Zum Abschluss bestätigen Sie dies bitte mit Klick auf "Login".

Wenn Sie noch keine Zugangsdaten haben, so klicken Sie bitte auf „Registrierung“.

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, so können Sie über "Logindaten vergessen" ein neues

Passwort anfordern.


Registrierung

Die Funktion "Registrierung" können Sie über das Login-Formular aufrufen.

Bitte geben Sie die für Ihren Konferenzraum hinterlegte E-Mail-Adresse, sowie die dazugehörige

Moderatoren-PIN an. Über die Sprachauswahl (Deutsch oder Englisch) können Sie Ihre

gewünschte Portalsprache ändern.

Bitte bestätigen Sie die AGBs, Datenschutz- und Nutzungsbedingungen. Nach Klicken auf "Registrierung

beantragen" erhalten Sie eine Info zum Stand Ihrer Registrierung.

Der Zugang wird Ihnen innerhalb eines Werktages zugesandt.

Sollten Sie bereits über einen Zugang verfügen, so wählen Sie bitte "Login". Für weitere Fragen

steht Ihnen unser Kundenservice unter [email protected] zur Verfügung.

mailto:[email protected]


Passwort vergessen

Wenn Sie Ihr Passwort für das Kundenportal vergessen haben, so können Sie über die Funktion

"Logindaten vergessen?" ein neues Passwort anfordern.

Bitte geben Sie die für Ihren Raum genutzte E-Mail-Adresse an und klicken Sie auf "Senden".

Nach erfolgreicher Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie eine Bestätigungsinformation.


Sie erhalten in den folgenden Minuten eine E-Mail mit einem Link, welchen Sie innerhalb von 24

Stunden bestätigen müssen.

Bitte klicken Sie auf den Link und wählen Sie ein neues Passwort.

Sie können sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem neuen Passwort anmelden.


Aufzeichnungen

Aufzeichnungen herunterladen

Aufzeichnungen Übersicht

Sie haben die Möglichkeit, sich Ihre persönlichen Aufzeichnungen herunterzuladen und lokal zu

speichern.

In der Übersicht erhalten Sie eine Liste aller durch Sie getätigten Aufzeichnungen Ihrer

Konferenzen.

Sie können die Liste Ihrer persönlichen Aufzeichnungen nach dem Zeitraum filtern.


Aufzeichnungstitel bearbeiten

Aufzeichnungen löschen

Sie haben die Möglichkeit, den Titel Ihrer Aufzeichnung anzupassen.

Sie können Buchstaben und Zahlen für den neuen Titel benutzen. Die Änderung wird durch

"Ändern" final bestätigt.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre persönlichen Aufzeichnungen zu jeder Zeit eigenständig zu

löschen.

Sie müssen den Löschvorgang durch einen Klick auf "Jetzt löschen" bestätigen. Bitte beachten

Sie, dass der Löschvorgang nach der Bestätigung nicht widerrufen werden kann.

WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die meetyoo conferencing GmbH alle Aufzeichnungen löscht,

die älter als 2 Monate sind. Es liegt in der Verantwortung der Benutzer, die Aufzeichnungen

rechtzeitig lokal zu sichern.


Aufzeichnungen versenden

Sie haben die Möglichkeit, einen Link für die von Ihnen erstellte Aufzeichnung an Ihre E-Mail-

Adresse zu versenden.

In dieser E-Mail befindet sich ein Downloadlink zu Ihrer Aufzeichnung. Diesen Link können Sie

dann an Ihre Teilnehmer weiterleiten. Nach Eingabe der Teilnehmer-PIN, kann sich jeder die

MP3-Datei eigenständig herunterladen.


Bestellung

BusinessAudio Flex Raum bestellen

Sie können einen neuen permanenten Raum mit dem Tarif BusinessAudio Flex erstellen.

Bitte wählen Sie einen der Ihnen zugeordneten Verträge aus, der als Basis für den neuen Raum

dienen soll. Sie können die Felder Raumname und Kostenstelle frei editieren. Bearbeiten Sie,

wenn gewünscht, den Startmodus und die Raumsprache.

Sie können dabei diesen Raum auch einem anderen Benutzer zuordnen. Dazu geben Sie dessen

E-Mail-Adresse ein. Beachten Sie jedoch, dass Ihnen dieser Raum dann nur in Ihrer

Konferenzraum Übersicht angezeigt wird, wenn Sie in der Rolle als Admin eingeloggt sind.

Andernfalls haben Sie keine Möglichkeit, den für eine andere Person angelegten Raum zu

verwalten. Der Rauminhaber erhält eine Systemmail mit den Zugangsdaten.


Journal

Im "Journal" können im Anschluss an eine Konferenz Informationen zu dieser eingesehen

werden.

Im "Journal" können im Anschluss an eine Konferenz Informationen zu dieser eingesehen

werden.

In einer Detailansicht erhalten Sie dann die Teilnehmeranzahl einschließlich Telefonnummern der

Teilnehmer, die Konferenzdauer sowie den Zeitpunkt der jeweiligen Ein- bzw. Auswahl durch die

Teilnehmer.


Sie können sich einen Journaleintrag zusätzlich auch ausdrucken und eine PDF- oder CSV-Datei

downloaden. Hierfür stehen Ihnen im "Journal" die entsprechenden Icons oben links zur

Verfügung.


Einstellungen

Kontaktdaten bearbeiten

Sie finden Ihre hinterlegten Kontaktdaten in den Einstellungen. Zu den Einstellungen gelangen

Sie durch Klick auf Ihren Namen oben links in der Leiste.

Klicken Sie auf "Bearbeiten", um Ihre Kontaktdaten zu bearbeiten.

Vergessen Sie nicht nach der Bearbeitung der Daten auf "Übernehmen" am Seitenende zu

klicken, um die Änderungen zu speichern.


Rechnungsdaten bearbeiten

Portalsprache einstellen

Sie finden Ihre hinterlegten Rechnungsdaten in den Einstellungen. Zu den Einstellungen gelangen

Sie durch Klick auf Ihren Namen oben links in der Leiste.

Klicken Sie auf "Bearbeiten", um Ihre Rechnungsdaten zu bearbeiten.

Vergessen Sie nicht nach der Bearbeitung der Daten auf "Übernehmen" am Seitenende zu

klicken, um die Änderungen zu speichern.

Sie können zwischen englischer und deutscher Portalsprache wählen. Diese Einstellung finden

Sie im Menü "Einstellungen". Zu den Einstellungen gelangen Sie durch Klick auf Ihren Namen in

der Leiste oben links.


Passwort ändern

Wählen Sie die gewünschte Portalsprache aus und klicken Sie anschließend auf "Übernehmen",

um die Änderung zu speichern.

Um Ihr Passwort zu ändern, gehen Sie zu den Einstellungen. Sie finden die Einstellungen durch

Klick auf Ihren Namen oben links in der Leiste.

Tragen Sie Ihr neues Passwort ein und wiederholen Sie die Eingabe zur Bestätigung. Durch Klick

auf "Übernehmen" speichern Sie Ihr neues Passwort.


Konferenzplanung

Kalender

Konferenz kopieren

Wenn Sie auf Geplante Konferenzen klicken, erhalten Sie eine Kalenderübersicht. In dieser sind

alle Tage farblich markiert, an welchen bereits eine Konferenz geplant ist.

Wenn Sie einen Tag auswählen, so erhalten Sie eine Übersicht der für diesen Tag geplanten

Konferenzen. Sie können diese direkt bearbeiten.

Wenn Sie eine Konferenz erstellen möchten, die einer bereits geplanten Konferenz gleicht, so

nutzen Sie einfach die Funktion "Kopieren".

Ihnen wird nun die Ansicht "Konferenz planen" geöffnet und Sie können alle Daten editieren.


Konferenz planen

Um eine neue Konferenz zu planen, wählen Sie bitte die Punkte "Geplante Konferenzen" und

"Konferenz planen" aus.

Sie können nun mit der Planung beginnen.

Das Thema der Konferenz sollten Sie so wählen, dass es auch an die Teilnehmer kommuniziert

werden kann. Es erscheint dann in Ihrer Konferenzübersicht.

Bitte wählen Sie als nächstes das Datum Ihrer Konferenz, die Startzeit, die Dauer und die

Zeitzone aus.

Wählen Sie im Menü Teilnehmer-PIN einen Ihrer Räume aus, welchen Sie für diesen Termin

nutzen möchten.


Sie können festlegen, dass "x" Minuten vor Ihrem Termin eine automatische Erinnerung an Ihre

Teilnehmer und den Moderator gesendet wird. Dafür geben Sie im Feld die entsprechende

Vorlaufzeit in Minuten an. Das Kundenportal versendet eine automatisch generierte E-Mail.

Die Option "Mit Webkonferenz" steht allen Benutzern zur Verfügung, die einen ihrer

BusinessMeeting Räume als Konferenzraum gewählt haben.

Mit der Option "Teilnehmer automatisch anrufen lassen (automatisiertes Dial-Out)" haben Sie die

Möglichkeit, Ihre Teilnehmer durch das System in eine Konferenz automatisch einwählen zu

lassen. Dafür geben Sie bei der Definition der Teilnehmer deren Telefonnummer an, unter

welcher Sie für diese Konferenz erreichbar sind. Wenn Sie ausschließen möchten, dass sich kein

Teilnehmer selbst einwählen kann und alle Teilnehmer per Dial-Out in die Konferenz geschaltet

werden sollen, wählen Sie bitte die Zusatzoption "nur autom. angerufene Teilnehmer sind für

diese Konferenz zugelassen".

Im Bereich der Einwahlnummern wird Ihnen die Auswahl von lokalen deutschen Rufnummern,

den deutschlandweiten FreePhone Nummern, den Servicerufnummern und den internationalen

lokalen und FreePhone Nummern angeboten.

Sie können nun alle Rufnummern, welche Ihren Teilnehmern zur Verfügung stehen sollen,

auswählen. Klicken Sie dafür auf die entsprechende Stadt oder das gewünschte Land. Die

gewählte Rufnummer wird nun in der rechten Box gelistet. Durch einen wiederholten Klick löschen

Sie die Rufnummer wieder aus Ihrer Liste. Zum Löschen einer Rufnummer können Sie ebenfalls

diese in der rechten Box auswählen und auf entfernen klicken.


Sie haben die Möglichkeit, eine Konferenz als Terminserie zu erstellen. Dafür wählen Sie bitte das

Start- und Enddatum der Serie aus. Im Anschluss müssen Sie definieren, in welchem Rhythmus

sich der Termin wiederholen soll: täglich, wöchentlich oder monatlich.

Wenn Sie einen Termin jeden Tag ansetzen wollen, so wählen Sie täglich. Sie müssen nun

lediglich definieren, ob sich dies nur auf Arbeitstage oder die gesamte Woche bezieht.

Wenn Sie einen Termin wöchentlich ansetzen möchten, so wählen Sie bitte die Wochentage, zu

denen der Termin im gleichen Rhythmus stattfinden soll.


Wenn Sie sich für eine monatliche Serie entscheiden, so müssen Sie definieren, an welchem

Wochentag und in welchem Zeitraum des Monats Sie den Termin ansetzen.

Über das Menü Sprache definieren Sie, in welcher Sprache der Einladungstext versendet wird.

Den Einladungstext können Sie jederzeit editieren. Dafür klicken Sie einfach auf "Bearbeiten".

Bitte beachten Sie, dass der in eckigen Klammern dargestellte Text nicht gelöscht wird.

Über den Button "Weiter" kommen Sie auf die nächste Seite.


Soweit Sie Ihren Teilnehmern eine E-Mail senden wollen, wählen Sie "an Teilnehmer

versenden". In diesem Fall öffnet sich die Eingabemaske für die Teilnehmer. Sie können über

das Dropdown Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch hinzufügen. Wenn Sie einen neuen Teilnehmer

hinzufügen möchten, so füllen Sie bitte die Felder "Vorname", "Nachname" und "E-Mail" aus. Sie

können den Teilnehmer ins Adressbuch übernehmen. Zur Bestätigung klicken Sie auf

"Hinzufügen". Der hinzugefügte Teilnehmer erscheint nun in der rechten Liste. Wenn Sie einen

Teilnehmer wieder entfernen wollen, so klicken Sie auf das x links neben seinem Namen in der

Liste.

Sie können nun auswählen, ob und an wen Ihre Einladung versendet werden soll. Sie können die

Einladung nur an Ihre Teilnehmer senden, direkt an sich selbst versenden, an Teilnehmer und

sich selbst versenden oder speichern ohne sie zu versenden. Eine E-Mail mit den

Moderatorzugangsdaten wird automatisch an Sie versendet. Hierfür müssen Sie keine weitere

Aktion tätigen.


Alle benannten Personen erhalten aus dem Kundenportal folgende E-Mail:

Sie können außerdem einen Teilnehmer als Moderator festlegen, falls Sie die Konferenz für eine

andere Person planen. Um einen Moderator festzulegen klicken Sie bei Eingabe der

Teilnehmerdaten das Feld "als Moderator(in) hinzufügen" an.


Konferenzübersicht

Sie erhalten nach Speichern der Konferenz eine Bestätigung, dass der Termin erfolgreich erstellt

wurde.

In der "Konferenzübersicht" werden Ihnen alle durch Sie geplanten Konferenzen angezeigt. Zu

der Konferenzliste gelangen Sie links im Menü über "Geplante Konferenzen".

Die entsprechende Person hat dann den Zusatz "Moderator(in)" in der Teilnehmerübersicht und

erhält zusätzlich zum Ersteller der Konferenz auch die Moderatorzugangsdaten per E-Mail.


Im Suchfeld können Sie das Thema der gesuchten Konferenz eingeben. Sie haben ebenfalls die

Möglichkeit, den Zeitraum für Ihre Übersicht einzuschränken. Nutzen Sie hierfür bitte die

Filterfunktion in der Kopfzeile.

Über die Icons in der Spalte "Starten" rechts außen können Sie den Windows-Client oder den

Mac-Client für die entsprechende Konferenz herunterladen.

Wenn Sie eine Ihrer Konferenzen auswählen, stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur

Verfügung.

- Konferenz bearbeiten

- Konferenz für weiteren Termin als Vorlage kopieren

- Konferenzsteuerung für den der Konferenz zugeordneten Raum starten

- Konferenz löschen


Konferenz bearbeiten

Konferenz löschen

Sie können eine Konferenz jederzeit bearbeiten. Dafür wählen Sie die in der Konferenzübersicht

die betroffene Konferenz und die Funktion "Bearbeiten".

Ihnen wird nun die Ansicht "Konferenz planen" geöffnet und Sie können alle Daten editieren.

Sie können jederzeit eine von Ihnen geplante Konferenz absagen. Nutzen Sie dafür die Funktion

"Löschen".

Sie müssen den Löschvorgang zu Ihrer eigenen Sicherheit noch einmal bestätigen.


Konferenzsteuerung starten

Teilnehmer automatisch anrufen lassen (automatisiertes Dial-Out)

Ihre Teilnehmer erhalten eine automatisch im Kundenportal generierte E-Mail mit der Absage des

Termins.

Sie können direkt aus der "Konferenzübersicht" heraus die Konferenzsteuerung für den

gewünschten Termin starten. Das Funktionsfeld öffnet sich mit Klick auf die entsprechende

Konferenz.

Der Moderator hat die Möglichkeit, seine Teilnehmer automatisch in die Konferenz einwählen zu

lassen. Voraussetzung dafür ist, dass für den gewünschten Raum die Funktion "Dial-Out" aktiviert

ist.


Der Auftrag zur automatischen Einwahl der Teilnehmer wird im Rahmen der Konferenzplanung

erstellt. Dafür wird die Option gewählt.

Bitte wählen Sie aus, an wen die Einladung verschickt werden soll.


Der Moderator kann im Rahmen der Erfassung seiner Teilnehmer die gewünschte Rufnummer,

auf welcher der Teilnehmer angerufen werden soll, angeben. Die hier genannte Nummer wird in

die Einwahlliste aufgenommen.

Gibt der Moderator keine Rufnummer an, so erhält der Teilnehmer mit der Einladungs-E-Mail

einen Link auf eine Anmeldeseite.

Die Teilnehmer werden angerufen, wenn der Moderator sich eingewählt hat bzw. der

Startzeitpunkt der geplanten Konferenz erreicht wurde.


Konferenzräume

Einmalkonferenz

Sie können im Rahmen des Tarifs "Business Audio Flex" sogenannte Einmalkonferenzräume

erstellen. Gehen Sie hierfür in "Konferenzräume" und klicken Sie auf den Raum, der den Tarif

"Business Audio Flex" hinterlegt hat. Es öffnet sich das Funktionsmenü mit dem Punkt

"Einmalkonferenz".

Sie können dabei diesen neuen Raum auch einem anderen Benutzer zuordnen. Dazu geben Sie

dessen E-Mail Adresse ein. Die Felder Raumname und Kostenstelle sind frei editierbar.

Der Rauminhaber erhält eine Systemmail mit den Zugangsdaten. Nach der Nutzung werden die

Zugangsdaten (PINs) automatisch deaktiviert.


Konferenzraum Einstellungen

Über die Konferenzraum Einstellungen können Sie die Einstellungen der Räume im Detail ändern.

In den Einstellungen können Sie folgende Punkte ändern:

Raumname

Rauminhaber

Rauminhaber E-Mail

Kostenstelle

Sprache

Startmodus

o Sicherheit (Konferenz beginnt mit Zugang des Moderators)

o Interaktiv (Konferenz beginnt mit dem ersten Teilnehmer)

o Präsentation (alle Teilnehmer sind stumm geschaltet, der Moderator referiert)

Eintrittssignal

Austrittssignal

Namensaufnahme

Maximale Teilnehmerzahl

Moderator-PIN (Änderung ist sofort wirksam)

Teilnehmer-PIN (Änderung ist sofort wirksam)

Autom. PIN-Generierung

Konferenzcode

Dial-Out

Konferenz endet nach Auflegen des Moderators

Konferenzstatistik

Konferenzstatistik E-Mail

Mit Klick auf "Speichern" werden die Änderungen final festgelegt. Über "Abbrechen" können Sie

die Änderungen rückgängig machen.

Bitte beachten Sie, dass Sie einen Raum nicht während einer laufenden Konferenz editieren! Die

Änderungen werden immer erst zu Beginn der nächsten Konferenz aktiv.


Konferenzsteuerung

Raum deaktivieren

Sie haben die Möglichkeit, über die Konferenzsteuerung alle Aktionen im Konferenzraum per

Mausklick zu steuern. Eine detaillierte Darstellung finden Sie im Kapitel "Konferenzsteuerung"

Um einen Raum zu deaktivieren, wählen Sie diesen in der Konferenzraumübersicht aus und

nutzen die Funktion "Deaktivieren".

Für eine finale Bestätigung müssen Sie im Dialogfenster "Deaktivieren" wählen.


Favoriten

Konferenzraum Übersicht

Deaktivierte Räume werden in der Konferenzraumübersicht über den Filter "Meine deaktivierten

Räume" angezeigt. Deaktivierte Räume sind rot und mit einem Schloss gekennzeichnet. Einen

durch Sie deaktivierten Raum können Sie wieder aktivieren. Einen durch meetyoo conferencing

oder einen anderen Benutzer deaktivierten Raum können Sie über diese Funktion nicht wieder

reaktivieren. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall den Kundenservice.

Über die Favoritenliste lassen sich Ihre wichtigsten Räume am besten filtern. Sie können jeden

Raum zu Ihrer Favoritenliste hinzufügen. Ein als Favorit ausgewählter Raum wird grün

gekennzeichnet. Die Auswahl kann jederzeit widerrufen werden.

Einen Raum ordnen Sie durch Klicken auf "Favorit" der Liste zu. Auf dem gleichen Weg können

Sie den Raum auch wieder aus der Liste entfernen.

Über die rechte obere Leiste können Sie Ihre Raumansicht sortieren und nach Ihren Favoriten

filtern.

In der Übersicht erhalten Sie eine Liste aller Ihnen zugeordneten Konferenzräume. Sie sehen auf

den ersten Blick die Moderatoren-/Teilnehmer-PIN, den aktuellen Raummodus sowie die

Ansagesprache.

In der Moderatoren-Ansicht:


Raum aktivieren

In der Administratoren-Ansicht:

Über die rechte obere Leiste können Sie Ihre Raumansicht sortieren und nach Ihren Favoriten

filtern.

Über das Suchfeld können Sie nach dem Raumnamen, dem Rauminhaber, der Kostenstelle oder der Mod.-/Tln.-PIN suchen. Mit dem Filter können Sie nach Ihren Räumen oder den Favoriten filtern. Soweit Sie einer Gruppe der Administratoren zugewiesen sind, können Sie sich die Räume der Ihnen zugeordneten Benutzer anzeigen lassen.

Durch Auswahl eines Raumes erscheinen die für diesen Raum zur Verfügung stehenden

Funktionen:

Einstellungen ändern

Statistik aufrufen

Favoriten setzen

Einmalkonferenz erstellen

Konferenzsteuerung aufrufen

Raum deaktivieren

Raum aktivieren

Deaktivierte Räume werden in der Raumübersichtsliste rot und mit einem Schloss

gekennzeichnet. Einen durch Sie deaktivierten Raum können Sie wieder aktivieren. Einen durch

meetyoo conferencing oder einen anderen Benutzer deaktivierten Raum, können Sie über diese

Funktion nicht wieder reaktivieren. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall den Kundenservice.


Statistik

Zur Reaktivierung eines durch Sie gesperrten Raumes, nutzen Sie die Funktion "Aktivieren".

Sie erhalten anschließend eine kurze Bestätigung.

Sie können über diesen Punkt eine Statistik der letzten 12 Monate für den gewählten Raum

aufrufen.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die einzelnen Monate zeigen, so werden Ihnen die jeweiligen

Gesamtminuten angezeigt. Durch einen Klick auf den Monat wechseln Sie in die Tagesansicht

des gewählten Zeitraums. Über den Button "CSV" können Sie sich diese Auswertung

herunterladen.


Konferenzsteuerung

Adressbuch – Kontakt löschen

Adressbuch – Neuen Kontakt anlegen

Um einen Kontakt aus Ihrem Adressbuch zu löschen, wählen Sie diesen bitte aus. Klicken Sie auf

"Aktionen" und "Löschen".

Erst durch die Bestätigung "Jetzt löschen" wird der Kontakt final gelöscht.

Um einen neuen Kontakt im Adressbuch anzulegen, wählen Sie "Aktionen" und "Neuer Kontakt".


Adressbuch – Neue Gruppe anlegen

Ihnen stehen unter anderem die Felder "Vorname", "Nachname" und "Firma" zur Verfügung. Bitte

geben Sie die Telefonnummer mit führender Länderkennung an (z.B. +49). Bitte bestätigen Sie

die Eingaben mit "Speichern".

Um eine neue Gruppe im Adressbuch anzulegen, wählen Sie "Aktionen" und "Neue Gruppe".

Geben Sie der Gruppe einen Namen und bestätigen Sie die Eingabe mit "Speichern".


Adressbuch Übersicht

Konferenzfunktionen steuern

In der Adressbuch-Übersicht erhalten Sie eine Liste aller Ihrer Kontakte.

Ihnen stehen folgende Funktionen über den Button "Aktionen" zur Verfügung:

Neuen Kontakt erstellen

Neue Gruppe erstellen

Kontakt löschen

Mit der Funktion "Anrufen" können Sie die von Ihnen in der Liste ausgewählten Kontakte in die

Konferenz einwählen. Sie können dafür einen oder mehrere Kontakte auswählen.

Um die Funktionen der Konferenz zu steuern, klicken Sie bitte auf das Symbol in der Tischmitte.


Steuerungsfunktionen Moderator

In der Tabellen-/Listenansicht können Sie die Steuerungsfunktionen durch einen Klick auf

"Aktionen" aufrufen.

Ihnen stehen folgende Funktionen zur Steuerung der Konferenz zur Verfügung:

Aufzeichnung für die aktuelle Konferenz starten/stoppen.

Den Raum für den Zugang weiterer Teilnehmer sperren.

Die Mikrofone aller Teilnehmer stumm schalten. Durch einen wiederholten Klick

werden sie auf laut geschaltet.

Der Moderator wählt einen weiteren Teilnehmer in die Konferenz ein.

Um die Steuerungsfunktionen für den Moderator zu nutzen, klicken Sie bitte einfach auf die als

Moderator definierte Figur.


Teilnehmer in eine Konferenz einwählen (Dial-Out)

Um die Steuerungsfunktionen für den Moderator zu nutzen, klicken Sie bitte einfach auf die als

Moderator definierte Figur

Als Moderator stehen Ihnen folgende Steuerungsfunktionen zur Verfügung:

Konferenz für den Moderator beenden. Die Leitung des Moderators wird getrennt.

Kontaktdaten des Moderators bearbeiten. Eine Übernahme in das Adressbuch ist in

diesem Schritt möglich.

Das Mikrofon des Moderators stumm schalten. Durch einen wiederholten Klick wird es

auf laut geschaltet.

Der Moderator wird in den Warteraum gesetzt. Er verlässt somit temporär die Konferenz

und kann jederzeit wieder eintreten.

Sie können Teilnehmer über unterschiedliche Wege in die Konferenz einwählen.

In Ihrer Kontaktliste können Sie einen oder mehrere Kontakte auswählen. Mit Markieren des

grünen Buttons bestätigen Sie die Auswahl.


Konferenzsteuerung Übersicht

Alternativ dazu können Sie den gewünschten Kontakt auswählen und die Funktion "Anrufen"

nutzen.

Sie erhalten eine Übersicht der ausgewählten Rufnummern. Durch Bestätigung von "Anrufen"

wird die Einwahl gestartet.

Der zentrale Punkt der Konferenzsteuerung ist der Konferenztisch. Alle Teilnehmer gruppieren

sich um den Tisch. Sie können nun alle Teilnehmer getrennt voneinander steuern:

Moderator

Teilnehmer

Teilnehmer übergreifende Funktionen

Adressbuch aufrufen

Zu Listen-/Tabellenansicht wechseln


Steuerungsfunktionen Teilnehmer

Um die Funktionen eines Teilnehmers zu steuern, klicken Sie bitte auf die als Teilnehmer

definierte Figur.

Sie können bei maximal 8 Teilnehmern auch jederzeit in die tabellarische Übersicht wechseln.

Nutzen Sie dafür die Funktion "Ansicht wechseln". Wenn mehr als 8 Personen an einer Konferenz

teilnehmen, wechselt das System automatisch von der grafischen in die Tabellenansicht.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Liste nach Teilnehmern zu filtern, deren Mikrofon ein-

oder ausgeschaltet ist.


In der Tabellen-/Listenansicht können Sie die Steuerungsfunktionen durch einen Klick auf den

Teilnehmer aufrufen.

Ihnen stehen folgende Funktionen zur Steuerung der Teilnehmer zur Verfügung:

Konferenz für den Teilnehmer beenden. Die Leitung des Teilnehmers wird getrennt.

Kontaktdaten des Teilnehmers bearbeiten. Eine Übernahme in das Adressbuch ist in

diesem Schritt möglich.

Das Mikrofon des Teilnehmers stumm schalten. Durch einen wiederholten Klick wird es

auf laut geschaltet.

Der Teilnehmer wird in den Warteraum gesetzt. Er verlässt somit temporär die

Konferenz und kann jederzeit wieder eintreten.


Rechnungen

Einzelverbindungsnachweis (EVN) herunterladen

Rechnung herunterladen

Sie haben die Möglichkeit, sich Ihre Einzelverbindungsnachweise herunterzuladen und lokal zu

speichern. Wählen Sie dafür bitte die Funktion "Einzelverbindungsnachweis".

Sie müssen dazu das Zielverzeichnis definieren, in welchem Sie die PDF-Datei speichern

möchten.

WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die meetyoo conferencing GmbH verpflichtet ist alle

Einzelverbindungen, die älter als 6 Monate sind, zu löschen. Es liegt in der Verantwortung der

Benutzer, die Einzelverbindungsnachweise rechtzeitig lokal zu sichern.

Sie haben die Möglichkeit, sich Ihre Rechnungen herunterzuladen und lokal zu speichern. Wählen

Sie bitte dafür die Funktion "Rechnung".


Online-Rechnung beantragen

Sie müssen dazu das Zielverzeichnis definieren, in welchem Sie die PDF-Datei speichern

möchten.

Meetyoo conferencing bietet all seinen Kunden die Möglichkeit, die persönlichen Rechnungen und

Einzelverbindungsnachweise direkt über das Portal abzurufen. Jeder Kunde, der für die Option

noch nicht freigeschaltet ist, kann dies über die Funktion "Rechnung-Online beantragen"

freischalten lassen.

Bitte beachten Sie, dass eine Rechnung nur für Benutzer freigegeben wird, die durch ihren Administrator dafür autorisiert wurden. Kunden, die sich für die Online-Rechnung entscheiden, erhalten diese nicht zusätzlich auf einem anderen Versandweg. Sobald Ihre Rechnung im Kundenportal hinterlegt ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail an Ihre Login-E-Mail-Adresse.

Zum Wechsel auf Online-Rechnung müssen Sie "Online-Rechnung beantragen" auswählen.

Ihnen wird eine Informationsseite angezeigt. Nach dem Klicken auf "Hiermit beantrage ich Online-

Rechnung" erhalten Sie eine kurze Bestätigung des Eingangs Ihrer Anfrage.


Rechnungen Übersicht

Bis Ihre Anfrage von unserem Kundenservice bearbeitet wurde, erhalten Sie die folgende

Information:

Sie können in diesem Zeitraum keine weitere Beantragung starten.

In der Übersicht erhalten Sie eine Liste aller Rechnungen, die Ihren Konferenzräumen zugeordnet

wurden.

Sie können die Liste nach einem Zeitraum oder Ihren zugeordneten Verträgen filtern.

Ihnen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Rechnung herunterladen

Einzelverbindungsnachweis herunterladen

Online-Rechnung beantragen


Verwaltung

Benutzer anlegen

Sie haben die Möglichkeit, einen Benutzer über die Benutzerverwaltung anzulegen. Dafür wählen

Sie bitte die Funktion "Neuer Benutzer".

Bitte geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des neuen Anwenders ein.

Bitte ordnen Sie den Benutzer einer Ihrer Organisationen zu. Danach können Sie eine oder

mehrere Benutzergruppen auswählen, denen der Benutzer angehören soll. Zum Abschluss

speichern Sie Ihre Einstellungen.


Benutzer bearbeiten

Benutzer deaktivieren

Wählen Sie den zu bearbeitenden Benutzer aus oder nutzen Sie die Suchfunktion. Geben Sie für

eine Suche den Namen des Benutzers ein.

Sie sehen auf der rechten Bildschirmseite eine Vorschau. Wählen Sie "Bearbeiten".

Ändern Sie nun alle gewünschten Informationen des Anwenders.

Sie haben die Möglichkeit, einen Benutzer zu entfernen bzw. zu löschen. Wählen Sie dafür in der

Benutzerübersicht den gewünschten Kontakt und die Funktion "Deaktivieren".


Benutzergruppe anlegen

Die Deaktivierung muss durch Sie final bestätigt werden.

Sie können den Benutzer jederzeit wieder aktivieren.

Wählen Sie "neue Gruppe", um eine weitere Benutzergruppe anzulegen.

Geben Sie Ihrer neuen Benutzergruppe einen für Sie eindeutigen Namen. Sie können diese als

Standardgruppe für alle Neuregistrierungen der angegebenen Unternehmenseinheit definieren.

Wählen Sie die Unternehmenseinheit, für welche die Benutzergruppe verfügbar sein soll. Nun

werden alle Benutzer, die sich unter dieser Einheit (Kundennummer) registrieren, automatisch

dieser Gruppe zugeordnet.


Benutzergruppe bearbeiten

Wählen Sie in den einzelnen Bereichen die zuzuordnenden Rechte aus.

Abschließend können Sie Benutzer auswählen, die dieser Gruppe angehören.

Sie können eine von Ihnen erstellte Benutzergruppe bearbeiten.

Wichtig: Die durch meetyoo angelegten Standardgruppen können nicht von einem Administrator

korrigiert werden.

Wählen Sie "Bearbeiten", um die Einstellungen Ihrer erstellten Gruppen anzupassen.

Bearbeiten Sie alle gewünschten Informationen.


Benutzergruppe deaktivieren

Benutzerverwaltung

Sie haben die Möglichkeit, eine Benutzergruppe zu deaktivieren. Wählen Sie dafür in der

Übersicht der Benutzergruppen die gewünschte Gruppe und die Funktion "Deaktivieren".

Die Deaktivierung muss durch Sie final bestätigt werden.

Sie können die Benutzergruppe jederzeit wieder aktivieren.

Das meetyoo Kundenportal bietet Ihnen die Möglichkeit, Benutzer unterschiedlichen

Benutzergruppen zuzuordnen. Somit können Sie Ihren Anwendern Rechte und Funktionen zu-

bzw. aberkennen. Um dies durchführen zu können, müssen Sie über Administratorrechte

verfügen.

Die Rolle des Administrators kann ausschließlich durch den meetyoo Kundenservice einer

autorisierten Person zugeordnet werden. Bitte wenden Sie sich dafür telefonisch an unser

Kundenservice-Team: +49 30 868 710 400.

Die Benutzerverwaltung können Sie in der Rolle des Administrators über den "Mein Konto"-

Bereich aufrufen.


meetyoo Benutzergruppen

Sie haben folgende Optionen:

1. Umschalten zwischen den Ansichten für Benutzer und Benutzergruppen

2. Suche nach einem Benutzer oder einer Benutzergruppe über eine Texteingabe

3. Bearbeiten eines Benutzers oder einer Benutzergruppe

4. Deaktivieren eines Benutzers oder einer Benutzergruppe

5. Erstellen eines neuen Benutzers

6. Erstellen einer neuen Benutzergruppe

7. Vorschau der Daten und Einstellungen des Benutzers oder der Benutzergruppe

meetyoo conferencing bietet seinen Kunden für das Kundenportal ein Rollenkonzept an. Dafür wurden drei

Standard-Benutzergruppen definiert:

Administrator

Moderator

Buchhaltung


Kontakt/Service

Mo. – Fr. von 8 – 22 Uhr +49 30 868 710 400 [email protected]

meetyoo conferencing GmbH

Friedrichstraße 200 10117 Berlin

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