Staff Expert Version 3.1

Änderungsmitteilung

zur Version 2018.1.3 (Datenversion 437)

Stand 09.03.2017 start at revision 9099 end at revision 9700

Inhalt

1 Änderungen und Neuerungen ............................................................................................ 4

1.1 Modul Einverständniserklärung ................................................................................... 4

1.1.1 Ansprechpartner .................................................................................................. 4

1.1.2 Projektbezogene EVE ............................................................................................ 4

1.1.3 Ergänzende Einwilligungen ................................................................................... 4

1.1.4 EVE Protokolldatei ................................................................................................ 4

1.1.5 EVE Eingangsbestätigung für den Benutzer ......................................................... 4

1.1.6 Manuelle EVE-Anforderung .................................................................................. 6

1.1.7 Widerruf einer EVE ............................................................................................... 6

1.1.8 Info Center | EVE .................................................................................................. 6

1.1.9 Auftragsbearbeitung/ Identlist ............................................................................. 7

1.1.10 Konfiguration ........................................................................................................ 7

1.2 Löschverhalten ............................................................................................................. 8

1.2.1 Allgemein .............................................................................................................. 8

1.2.2 Ansprechpartner .................................................................................................. 8

1.2.2.1 Workflow .......................................................................................................... 8

1.2.3 Reduzierung der Inhalte ....................................................................................... 9

1.3 Identlist ........................................................................................................................ 9

1.3.1 Zielfirmen | Neue Spalte Zugeordnet am ............................................................ 9

1.3.2 Zielfirmen & Zielpersonen | Adressen ................................................................. 9

1.4 Und sonst? ................................................................................................................. 10

1.4.1 Bewerbungseingang | CV Parsing via CVlizer ..................................................... 10

1.4.2 Eigenschaften | Reihenfolge .............................................................................. 10

1.4.3 Suchen & Übersichten | Berufserfahrung .......................................................... 10

Staff Expert Version 3.1 Änderungsmitteilung

1.4.4 Websuche via Name ........................................................................................... 10

1.4.5 Push | Multi Feed | XING E-Recruiting Feed ...................................................... 11

1.5 Administratives Wissen ............................................................................................. 12

1.5.1 Push | Stellenbörse der Bundesagentur für Arbeit ............................................ 12

1.5.2 Umkreissuche & Push | Stellenbörse der Bundesagentur für Arbeit ................ 12

1.5.3 Datenschutz | Modul EVE .................................................................................. 12

2 Bugfixes ............................................................................................................................ 13

Seite 4

1 Änderungen und Neuerungen

1.1 Modul Einverständniserklärung

Die folgenden Rechte erlauben die Sperrung von Datensätzen bis zur Bestätigung der EVE:

- [R] kein Zugriff auf Bewerber ohne erteilte EVE - [R] kein Zugriff auf Ansprechpartner ohne erteilte EVE

1.1.1 Ansprechpartner

Das Modul kann nun auch für den Ansprechpartnerbereich verwendet werden. Neben der Aktivierung in den Stammdaten muss auch der EVE Service inklusive der Vorlagen entsprechend angepasst werden.

Wenden Sie sich dazu bitte an den Bitwerk Support, falls Sie das Modul für Ansprechpartner einsetzen möchten.

1.1.2 Projektbezogene EVE

Eine Einverständniserklärung kann nun projektbezogen, d.h. auf unbestimmte Zeit, abhängig von der Zugehörigkeit zu einem oder mehreren Projekten, erteilt werden.

Die Gültigkeit der projektbezogenen Einverständniserklärung für den Bewerber erlischt automatisch sobald das Projekt beendet wurde, also alle seine Auftragszuordnungen via Auftragsbearbeitung bzw. Identlist inaktiv geworden sind.

1.1.3 Ergänzende Einwilligungen

Mit der Einverständniserklärung können von nun an zeitgleich weitere Einwilligungen eingeholt werden.

Bis zu fünf ergänzende Einwilligungen können angefragt und in Staff Expert in Form einer Eigenschaft gespeichert werden. Die Eigenschaften können nur die Werte Ja/Nein annehmen.

1.1.4 EVE Protokolldatei

Die Protokolldatei der Einverständniserklärung wird ab sofort nicht mehr als Html- sondern als PDF-Datei gespeichert und optional versendet.

1.1.5 EVE Eingangsbestätigung für den Benutzer

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Das Modul ist nun dazu in der Lage, die Nutzer über beantwortete Einverständniserklärungen zu informieren.

Nachdem ein Bewerber bzw. ein Ansprechpartner der Einverständniserklärung zugestimmt oder diese angelehnt hat, kann an den/die Eigentümer des Datensatzes eine Eingangsbestätigung per E-Mail versendet werden.

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1.1.6 Manuelle EVE-Anforderung

Auf vielfachen Wunsch ist es ab sofort möglich die EVE-URL manuell mit einem individuellen Text zu versenden. Dazu muss in den Stammdaten die entspreche Option aktiviert werden, die URL und ggf. die Staff Expert Lizenz Zugangsdaten hinterlegt werden. Zusätzlich müssen entsprechenden Dokumentenvorlagen für den Dokumententyp EVE erstellt werden. Zum Einfügen des EVE-Links muss folgende Variable integriert werden: [EVEURL] Über die Schaltfläche EVE via E-Mail anfordern wird der E-Mail Dialog mit der EVE-Vorlage initialisiert inkl. der vom EVE Webservice generierten URL. In diesem Moment wird bereits

der Status im EVE Modul auf EVE manuell angefordert gesetzt. In diesem Modus werden keine automatischen Erinnerungen durch den EVEService versendet.

1.1.7 Widerruf einer EVE

Bisher war es nicht möglich, ohne vorherige Bestätigung der EVE, eine Person manuell auf EVE abgelehnt zu setzen.

1.1.8 Info Center | EVE

Die EVE-Ansicht im Info Center stellt nun auch die Datensätze dar, die keinen oder aber einen nicht mehr existierenden Eigentümer haben. Voraussetzung ist allerdings, dass der Anwender entsprechende Zugriffsrechte besitzt.

Zudem werden zwei neue Spalten angezeigt, die Informationen darüber liefern, welcher Anwender zuletzt die Anforderung der EVE initiiert hat.

Die neue Spalte Herkunft enthält eine Liste der Herkünfte des Bewerbers. Bei Ansprechpartnern ist dieses Feld leer.

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1.1.9 Auftragsbearbeitung/ Identlist

Sowohl in der Auftragsbearbeitung als auch in der Identlist kann in den Stammdaten das EVE-Modul zur Ansicht in der Übersicht aktiviert werden.

1.1.10 Konfiguration

Folgende neue Konfigurationsmöglichkeiten bietet das Modul ab sofort an:

- Nur Std. Sprache anbieten Wählen Sie diese Option, so ist keine Sprachauswahl im EVE Dialog mehr möglich und es wird immer die Systemsprache verwendet

- Warnen bei Verwendung der geschäftlichen E-Mail Adresse Ist im EVE Service konfiguriert, dass die Anfragen auch an den Kommunikationstyp E-Mail geschäftlich gesendet werden können, so können Sie hiermit dem Anwender eine Warnung anzeigen lassen, damit dieser verifizieren kann, ob die E-Mail an die geschäftliche E-Mail Adresse des Bewerbers gesendet werden soll.

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1.2 Löschverhalten

Das folgende neue Recht steuert den Zugriff auf gelöschte/ zur Löschung markierte Datensätze in der Experten-, Ähnlichkeits- sowie der Schnellsuche. Dieses wird Initial für alle Anwender aktiviert.

- [R] Zugriff auf gelöschte Datensätze / zur Löschung markierte Datensätze in Schnell- und Ähnlichkeitssuche

1.2.1 Allgemein

Die Löschroutine wird nun nicht mehr nur alle 24 Stunden sondern alle 6 Stunden aufgerufen. Zudem kann die Wartezeit in den Stammdaten auf 0 Tage gesetzt werden. Optional können Termine und Aufgaben bereits bei der Markierung zur Löschung ebenfalls als Gelöscht markiert werden. Dies hat den Vorteil, dass sowohl im Kalender als auch in der Aufgabenliste keine veralteten Inhalte mehr dargestellt werden. Ansonsten bleiben diese bis zur endgültigen Löschung bestehen.

1.2.2 Ansprechpartner

Das neue Löschverhalten wirkt sich NICHT auf bereits gelöschte Ansprechpartner aus. Ansprechpartner, die mit dieser oder einer neuen Version gelöscht werden, sind direkt davon betroffen. Prüfen Sie bitte daher direkt nach der Durchführung des Updates die Stammdaten.

Ist der zur Löschung markierte Ansprechpartner mit einem Bewerber verknüpft, so werden die personenbezogenen Daten (Name, Adresse und Kommunikationsmittel) weder gelöscht noch anonymisiert es sei denn der Anwender bestätigt, dass der verknüpfte Bewerber ebenfalls gelöscht werden soll.

1.2.2.1 Workflow

Klickt ein Anwender auf Löschen, so wird der Ansprechpartner nicht mehr direkt als „Gelöscht“ gekennzeichnet sondern zunächst zur Löschung markiert. Im Gegensatz zur vorherigen Funktionsweie wird die Löschung zeitverzögert im Hintergrund vom Staff Expert Service vorgenommen. Früher musste die tatsächliche Löschung manuell über die Sonderfunktionen durchgeführt werden.

Der Zeitpunkt der Löschung/ Anonymisierung ist abhängig von der, in den Stammdaten definierte, Wartezeit.

Die zur Löschung markierten Ansprechpartner können über die Liste aller Ansprechpartner > Zur Löschung markierte eingesehen und wiederhergestellt werden.

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1.2.3 Reduzierung der Inhalte

Die Reduzierfunktion für Datensätze wurde erweitert um das Löschen aller Fotos eines Bewerbers oder Ansprechpartners.

Zudem können in den Stammdaten Ausnahmen für die Datei-Löschung definiert werden. Angegeben werden können ganze Dateinamen oder Teile oder auch nur Dateiendungen. Beispiele:

- .pdf >> alle Dateien vom Typ PDF bleiben bestehen - Lebenslauf.doc >> alle Dateien mit dem Dateinamen Lebenslauf.doc bleiben bestehen - CV >> alle Dateien mit dem Inhalt CV im Dateinamen bleiben bestehen

1.3 Identlist

1.3.1 Zielfirmen | Neue Spalte Zugeordnet am

Die neue Spalte enthält den Zeitpunkt der Zuordnung der Zielfirma zu dieser Identlist. Sollte diese Spalte nicht gewünscht sein, so können Sie diese über die Spaltenauswahl auf der linken Seite ausblenden.

1.3.2 Zielfirmen & Zielpersonen | Adressen

Ab sofort wird sichergestellt, dass in der Identlist immer die als Std. markierte Adresse des Datensatzes angezeigt wird.

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1.4 Und sonst?

1.4.1 Bewerbungseingang | CV Parsing via CVlizer

Das Parsing via CVlizer importiert ab dieser Version folgende zusätzliche Inhalte: Interests (Hobbies), competences (Ich biete), publications (Referenzen) sowie undatedSkills, undatedOperationAreas und undatedIndustries (Qualifikationen)

1.4.2 Eigenschaften | Reihenfolge

Mit Hilfe der neuen Systemoption Eigenschaften in Grid und in Reports anhand der internen ID sortieren kann sichergestellt werden, dass die Reihenfolge der Eigenschaften im Datensatz sowie in generierten Dokumenten und Profilen immer gleich ist.

1.4.3 Suchen & Übersichten | Berufserfahrung

Mit Hilfe der neuen Such- und Übersichtfelder Berufserfahrung in Jahren und Berufserfahrung in Monaten können Sie auf Basis der, in Staff Expert hinterlegten, CV-Informationen der Bewerber suchen/ filtern.

Über den CV-Typ wird bestimmt, ob die CV-Station bei der Berechnung der Berufserfahrung berücksichtigt werden soll. Initial werden alle CV-Stationen berücksichtigt, deren Typ Beruf oder Projekt ist. Konfigurieren können Sie dies in den Systemlisten.

Der CV-Bereich im Bewerberdialog wurde um eine Info-Spalte erweitert die die aktuelle bzw. letzte bekannte CV-Station und die Berufserfahrung anzeigt. Über das X sowie das Kontextmenü kann diese Zeile ein- bzw. ausgeblendet werden.

1.4.4 Websuche via Name

Zur individuellen Erweiterung der Websuche können in den Systemoptionen URLs inkl. Platzhalter für den Namen hinterlegt werden.

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1.4.5 Push | Multi Feed | XING E-Recruiting Feed

Ab dieser Version können Sie Ihre Homepage Stellenanzeigen als Feed für Xing aufbereiten. Dazu wurden die Benutzer-Stammdaten um ein Eingabefeld für die XING-Url des Anwenders erweitert.

Die Möglichkeiten der Darstellung sind abhängig von Ihrem Xing-Account. https://dev.xing.com/partners/job_integration/feed_docs Bei Interesse wenden Sie sich bitte an den Bitwerk Support zur Konfiguration der Stammdaten.

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1.5 Administratives Wissen

1.5.1 Push | Stellenbörse der Bundesagentur für Arbeit

Validierung angepasst: Das Element „StreetName“ wurde auf maximal 45 Zeichen erweitert (HRBAXML.xsd & HRBAXML_JobSeeker.xsd). Eine Umbenennung hinsichtlich der fachlichen Fehlermeldungen/Validierungen wurde durchgeführt. Das Präfix lautet nun “FLR_“ anstatt „APPS_“.

1.5.2 Umkreissuche & Push | Stellenbörse der Bundesagentur für Arbeit

Bisher gab es die Möglichkeit ohne Authentifizierung bei Google Koordinaten und Adressen abzufragen. Dies ist nun nicht mehr möglich.

Um sowohl die Umkreissuche als auch den Adress-Check in Push weiterhin nutzen zu können, ist es zwingend notwendig Ihren Google Maps API-Key in den Stammdaten > Systemoptionen > Google Maps API zu hinterlegen.

Falls Sie noch keinen API Key besitzen, können Sie diesen unter folgendem Link erstellen:

https://console.developers.google.com/apis/credentials?project=_

Weitere Informationen zur neuen Abrechnung bei Google für APIs finden Sie hier:

https://cloud.google.com/maps-platform/user-guide/pricing-changes/#billing-changes https://cloud.google.com/maps-platform/pricing/sheet/

Das notwendige Zertifikat wird mit dem neuen Update in der Datenbank hinterlegt.

1.5.3 Datenschutz | Modul EVE

Bewerber-Datensätze können automatisch zur Löschung markiert werden, sobald diese einen der folgenden EVE-Status erreicht haben: EVE abgelehnt, EVE abgelaufen, Nicht erreicht.

Diese Markierung wird im Hintergrund durch den Staff Expert Service vorgenommen.

In den Stammdaten > Funktionen und Module > Datenschutz können zudem Wartezeiten definiert werden. Die Wartezeit ist abhängig davon, ob der zur Löschung markierte Bewerber einem Auftrag via Auftragsbearbeitung (DAB) und/oder Identlist zugeordnet ist oder nicht und wenn ja, wie weit die Auftragsbearbeitung fortgeschritten ist.

Seite 13

2 Bugfixes

Modul Beschreibung Ticket-Nr.

Push | Stellenbörse der Bundesagentur für Arbeit

Bei der Eingabe mehrerer Adressen konnte es zu Fehlern bei der Validierung kommen.

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Browser Erweiterungen| LinkedIn

Wert Bis Datum = heute wird nicht mehr übernommen.

137237

Autom. Suche nach Bewerbern im Auftrag

Wenn eine Eigenschaft vom Typ Text mit Dokumenteninhalt verglichen wurde, wurde die Suche verkehrt aufgebaut.

137871

E-Mail Dialog | Dateianhänge

Dateien, die via Drag and Drop als E-Mail Anhang gewählt wurden, wurden wieder aus der Liste entfernt sobald Staff Expert Dateien hinzugefügt wurden.

132511

Ansprechpartner | Bewerber erstellen und verknüpfen

Beim Erstellen und Verknüpfen wurde initial der Name nicht korrekt angezeigt.

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Geburtstagsliste Bei der Filterung auf einen Tag wurden auf Geburtstage des Folgetages angezeigt.

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Ähnlichkeitssuche Die Anzahl der Datensätze wurde z.T. nicht korrekt dargestellt. Zudem wird beim Laden der letzten Konfiguration für die Darstellung nur noch zwischen den Objekt-Typen (Bewerber, Kunden, Ansprechpartner) unterschieden.

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Identlist Bei der Zuordnung zur Identlist aus Suchen und Übersichten heraus wurde nicht der, in den Stammdaten definierte Typ (Termin oder Aufgabe) berücksichtig.

131444

Identlist Bei der Bearbeitung von Detailinformationen zu Identlist-Terminen und Aufgaben wird nun sichergestellt, dass das im Zielpersonen-Dialog gesetzt Datum auch in diesen Dialog übernommen wird.

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Dateiverwaltung | Vorschau von E-Mails

Korrektur von Darstellungsproblemen in der Dateivorschau und beim Beantworten von E-Mails aufgrund gemischter Codierungen.

138407

Bewerbungseingang | Import von Onlinebewerbungen

SSL Einstellung wird nun korrekt gespeichert. 137902

Bewerbungseingang | Import von Onlinebewerbungen

Das automatische Bestätigen der EVE wird nun auch bei der Aktualisierung bestehender Bewerber durchgeführt.

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Seite 14

E-Mail Versand | autom. Anhänge

Die Informationen des Empfängers (Bewerber oder Auftrag) der E-Mail fehlten bei der Initialisierung der E-Mail Anhänge, so dass dort keine bzw. falsche Informationen für entsprechende Variablen (Auftrag oder Bewerber) geladen wurden.

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