Agile Zieldefinition durch OKRs – Ein …...2019/11/06 · OKRs. HERAUSFORDERUNGEN IN DER...
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Agile Zieldefinition durch OKRs – Ein ErfahrungsberichtAugsburg /Berlin, Manage Agile November 2019Laetitia Ory, Reimar Hantke
tresmo GmbHBahnhofstraße 586150 Augsburg
www.tresmo.de@IoT_Experten
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Laetitia Ory
Scrum MasterAgile Coach
Reimar Hantke
Head of EngineeringAgile Coach & OKR Master
Wer sind wir?VORSTELLUNG
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Wer ist tresmo?VORSTELLUNG
Wer?Circa 40 Mitarbeiter in Augsburg.
Was?Wir helfen Teams auf der ganzen Welt dabei, herausragende Cloud- und Web-Produkte mit dem Fokus IoT zu entwickeln und dabei neue Wege zu gehen.
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Agenda
Vorbereitungsphase
Umsetzungsphase
Die OKR-Einführung
1
2
3
Learnings & Summary4
Vorbereitungsphase1
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Warum OKRs bei tresmo?VORBEREITUNGSPHASE
● Was ist unser Fokus?
● Welche strategischen Ziele verfolgen wir?
● Wie können wir diese strategischen Ziele umsetzen?
● Wie können wir das Team aktiver in die Umsetzung unserer strategischen Ziele einbeziehen?
→ Können OKRs dabei helfen?
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Was sind OKRs?DIE VORBEREITUNG
Ein modernes, agiles Framework für das Zielmanagement und die Mitarbeiterführung.
Planning
Weekly
Review
Retro
OKR Zyklus3-4 Monate
Vision Moals10 Jahre 1 Jahr
Mission3–5 Jahre
VORBEREITUNGSPHASE
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Wir sind digitale Innovatoren mit höchster
Nutzerorientierung.
VORBEREITUNGSPHASE
Unsere Vision
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Wir entwickeln intelligente, vernetzte Produkte und
digitale Services.
VORBEREITUNGSPHASE
Unsere Mission
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Wir arbeiten kundenorientiert, selbstorganisiert, zielorientiert und agil.
Wir verfügen über ein zukunftssicheres und klares Leistungsportfolio und sind operativ in der Lage, dieses professionell umzusetzen.
Wir sind unabhängig von einzelnen Kunden und können unsere zukünftigen Projekte aktiv auswählen.
Wir kommunizieren klar, wofür tresmo steht, sowohl nach innen als auch nach außen.
Organisation Portfolio
Unabhängigkeit Kommunikation
Moals — Mittelfristige ZieleVORBEREITUNGSPHASE
Highlevel und offen für ungefähr ein Jahr.
Die OKR-Einführung2
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Die tresmo OKR-Pyramide
DIE OKR-EINFÜHRUNG
Team
GF → Team → GF
GF
GF
GF ← Team & GF
Moal1 Jahr
Mission5 Jahre
Vision5–10 Jahre
Werte & Organisation
OKR3 Monate
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Die HerausforderungenDIE OKR-EINFÜHRUNG
Organisation
● tresmo hatte bewusst kein Organigramm.● In welchen Teams bearbeiten wir die OKRs?
→ In crossfunktionalen Teams ohne eine (Pyramiden-)Hierarchie.
→ 2 Changes parallel: OKR-Einführung und Strukturfindung.
Verantwortlichkeiten
Klarstellung: Was macht die Geschäftsführung (GF), was macht das Team?
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Wir sind ein Team – die Verantwor-tung klären
wir noch
Eine Person ist für alles
verantwortlich
DIE OKR-EINFÜHRUNG
Wir sind als Team
verantwortlich
OKR-Mindset:Übergangsphase:Früher:
„Wer ist verantwortlich?“
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Die Taylor-Wanne hat uns geholfen!DIE OKR-EINFÜHRUNG
1910 1980Manufaktur Taylorismus Netzwerk-Ökonomie
Enge lokale Märkte Weite globale Märkte Enge globale Märkte
Effizienz-Druck
InnovationsDruck
Hier wird für den MA gedacht
Hier denkt der MA selbst
ProzesseAusprobieren
RegelnAnweisungen
Prinzipien
Werte Sinn
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Der Vergleich Scrum vs. OKRs hat uns geholfen!DIE OKR-EINFÜHRUNG
Scrum OKRsIteration Sprints (bspw. 2-wöchentlich) Zyklus (3 Monate)
Updates Daily Weekly
Struktur Epic → Story Moal → OKR
Prio Backlog OKR Liste
Verantwortung Product Owner Team
Ähnlich wie bei Scrum gibt es bei der OKR-Methode einen OKR-Master, OKR-Plannings, OKR-Reviews und eine OKR-Retrospektive.
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DIE OKR-EINFÜHRUNG
Klarstellung: Moals & OKRs sind strategische Change-Ziele
tresmos operative Arbeit weiterhin inklusive Mitarbeiter-Happiness
tresmos strategische Ziele (Vision, Mission, Moals)
OKRsOKRs
OKRsOKRs
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Mission
Vision
Team 1 OKR 1.1
Die tresmo OKR-„Architektur“DIE OKR-EINFÜHRUNG
Team 2OKR 2
Team 3OKR 3
Team 4 OKR 4
Moal 1 Moal 2 Moal 3 Moal 4
Team 5 OKR 1.2
Umsetzungsphase3
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Arbeiten mit OKRs in der PraxisOKR IM DAILY BUSINESS
Herausforderungen
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Das Arbeiten mit Zielen will gelernt sein!
HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG
Beobachtung
Dezidierte Ziele (= Objective und Key Results) zu formulieren und fixieren, ist gerade am Anfang gar nicht so leicht.
Führungskräfte und Team-Mitglieder müssen diese “neue” Herangehensweise erst erlernen und anwenden.
Maßnahmen
● Transparent klären, was wir uns unter einem guten Ziel vorstellen. Mut zur kritischen Diskussion.
● (Versteckte) „Anweisungen“ rechtzeitig identifizieren und kommunizieren. → Das Ziel wird definiert, nicht die einzelnen Schritte dorthin.
● Auch hier gilt: “Übung macht den Meister / die Meisterin.”
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Team-Gedanke undTeam-Spirit stärken.
HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG
Beobachtung
Teams fällt es zu Beginn noch schwer, die volle Verantwortung für Aufgaben zu tragen.
● Dies ist leichter gesagt als getan.
● An vormals Management-Aufgaben arbeiten jetzt die OKR-Teams.
Maßnahmen
● Das Management übergibt Aufgaben an die Teams und erarbeitet nicht mehr die Definition der Umsetzung / das “Wie”.
● Das Team übernimmt bewusst Aufgaben, die vorher das Management verantwortete.
● Verdeckte Ängste ansprechen und Lösungswege finden.
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Bewusst Zeit nehmen fürOKRs.
HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG
Beobachtung
Mitarbeiter tun sich schwer, an den OKRs zu arbeiten, selbst wenn ihnen die Zeit dafür bewusst “gegeben” wird.
Projekt-Arbeit wird der Arbeit innerhalb eines OKR-Teams vorgezogen.
Maßnahmen
● Teams (begleitet durch den OKR Master) blocken sich Zeiträume für ihre Arbeit an den OKRs.
● Ergänzend dazu helfen die Weeklys, erreichte Fortschritte zu kommunizieren bzw. Blocker zu identifizieren.
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… und wie arbeiten wir nun?HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG
Beobachtung
Durch OKRs haben wir eine neue Art der Zusammenarbeit etabliert.
● In Team-Meetings wurde diese Zusammenarbeitsform vorgestellt, doch bis diese etabliert sind, benötigt es Zeit.
● Die Geschäftsführung wird weiterhin in OKR-Teams als fachliche Leitung wahrgenommen.
Maßnahmen
● Das Team sensibilisieren, dass ein OKR-Team gemeinschaftlich arbeitet. → Jede einzelne Person hat Verantwortungs für die Zielerreichung.
● Team und Geschäftsführung dabei unterstützen, den möglichen Rollenkonflikt Geschäftsführer vs Team-Mitglied zu eliminieren.
→ Dies ist ein Lernprozess.
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Fokus finden und auch beibehalten!
HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG
Beobachtung
Es wird oft über eine 120%-Lösung diskutiert.
Maßnahmen
● Moals und OKRs visualisieren und fragen: “Befinden wir uns weiterhin auf der Zielgeraden?” - Falls “Nein”, wieso nicht?
● Den agilen bzw. Lean-MVP-Ansatz empfehlen: Thesen definieren, in kleinen Schritten validieren und weiterentwickeln.
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Ein OKR-Team kommt selten allein…
HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG
Beobachtung
Unerfahrenere oder auch besonders ehrgeizige OKR-Teams fokussieren sich zu sehr auf die eigene Arbeit.
● Fragen zu Verantwortungsbereichen häufen sich.
● Rückfragen zu den Arbeitsergebnissen der anderen Teams nehmen zu.
Maßnahmen
● Weekly für OKR-Team-Vertreter einführen, um den fachlichen Austausch zwischen den Teams zu erhöhen.
● Auf potentielle Synergie-Effekte der Teams hinweisen; auch um unnötige/doppelte Arbeiten zu vermeiden.
● Transparenz über den Status und die Fragestellungen aller OKRs gut sichtbar bereitstellen.
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Strategisches vs. operatives Arbeiten?
HERAUSFORDERUNGEN IN DER UMSETZUNG
Beobachtung
Durch die Arbeit in den OKRs (strategischer Fokus) entstehen parallel auch häufig einige operative To-dos.
Maßnahmen
● Den Blick der Teams für die strategischen Ziele schärfen - in Abgrenzung zu operativen Arbeiten, die aus der OKR-Arbeit heraus entstehen.
● Operative To-dos an die zuständigen Gremien übergeben, ggf. ein Backlog dafür erstellen.
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Team-Beständigkeitist wesentlich
LEARNINGS
Beobachtung
Die OKRs wurden initial in Subteams definiert.
● Bei der Umsetzung der OKRs veränderten sich die Teams teilweise, sodass die OKRs nicht immer verstanden wurden.
● Neue, insbesondere argumentationsstarke Teammitglieder ändern den Fokus der Key Results.
Maßnahmen
● Auf Team-Konstanz bestmöglich achten. ● Inputs zu “dominanter” Kollegen
moderieren → Nicht den Einzelkämpfer-, sondern den Team-Gedanken stärken.
● OKRs initial noch besser, klarer, verständlicher formulieren.
● Ggf. Anpassungen der OKRs ermöglichen, so dass sie leichter verstanden und mit echter Motivation umgesetzt werden können. → Gedankliche “Blocker” beseitigen.
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Key Results reifenLEARNINGS
Beobachtung
Zum Start der Umsetzung wurden die Key Results auch in stabilen Teams noch einige Zeit weiter geschärft, um sich besser fokussieren zu können.
● Das Team wächst durch die weitere Schärfung noch besser zusammen.
Maßnahmen
● Key Results nicht als “in Stein gemeißelt” betrachten.
● Anpassung der Key Results moderierend begleiten, sodass alle Teammitglieder sie verstanden haben, dahinter stehen (Akzeptanz) und der Fokus noch klarer ist.
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Aktive Mitgestaltung muss möglich sein
LEARNINGS
Beobachtung
Die OKR-Teams glaubten zu Beginn nicht daran, die neue Methode zu meistern.
● Kritik aus den Teams: „Hier kann ich gar nichts bewirken“, „Das ist doch nicht meine Baustelle“. “Bin ICH dafür verantwortlich?
Maßnahmen
● Mindset-Change anstoßen● Die Teams dabei stärken:
○ Verbesserungen anzugehen
○ Verbesserungen umzusetzen
○ Neue Wege mutig auszuprobieren!
→ Klare Verantwortlichkeiten sind eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg von OKRs.
Learnings & Summary4
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OKRs helfen uns bei tresmo, ...SUMMARY
➔ … weil wir ein gemeinsames Verständnis haben, wo wir uns hin entwickeln wollen. (Change Management Tool)
➔ … fast das gesamte Team durch Verantwortungsübernahme in die Unternehmensentwicklung einzubinden.
➔ … Transparenz im Team über Änderungen, neue Ziele und Fortschritt zu schaffen.
➔ … besser die wichtigen Themen zu priorisieren.
➔ … Klarheit über unsere internen Strukturen zu finden.
➔ … bei unserem Kulturwandel.
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Die erstmalige OKR Einführung istSUMMARY
● nicht die Einführung eines Tools ● ein Kulturwandel (Verantwortungsbereiche, Rollen, ….)● erfordert immer mehr den Fokus auf Leadership, immer weniger klassisches “Management”
OKRs
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SUMMARY
“Culture eats strategy
OKRs for breakfast”
- Peter Drucker
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ANHANG
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Verständnis Scrum vs. OKRsDIE OKR-EINFÜHRUNG
Scrum OKRsVermittler Scrum Master OKR Master
Iteration Sprint (2 Wochen) OKR Zyklus (3 Monate)
Updates Daily (Stand Up) OKR Weekly
Planning Scrum Planning OKR Planning
Review Scrum Review OKR Review
Retrospective Scrum Retro OKR Retro
Struktur Epic → Story Moal → OKR
Struktur / Priorität Backlog OKR-Liste
Verantwortung Product Owner das TEAM
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DAS OKR Slide DIE OKR-EINFÜHRUNG
Objectives QUBA:
● Qualitativ und übergeordnet● Umsetzbar● Balance zwischen inspirierend und
erreichbar● Abgeleitet von den MOALs
Positiv formulieren | Status Quo vermeiden | Ganzer Satz mit Verb | natürliche Sprache | aus der Zukunft formuliert
Key Results SMAAART:
● Spezifisch● Messbar● Akzeptiert● Ambitioniert und erreichbar● Abgeleitet vom Objective● Realistisch● Terminiert
Messbare Ergebnisse | Ziel notieren um KPI zu erreichen | Keep it Simple! | Spielraum lassen