Open Source Dokumentenmanagement

Dokumente aus Odoo im DMS archivieren, schnell fi nden und in elektronische Akten und Geschftsprozess integrieren

Mit der engen Verknpfung von agorum core und Odoo digitalisieren und automatisieren Sie viele Routineprozesse, z.B. in der Buchhaltung oder der Unternehmensorganisation. Im ERP-System erzeugte Objekte und Dokumente, wie Adressdaten, Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, werden ber den FileWorkfl ow in elektronischen Akten im Dokumenten-management-System (DMS) strukturiert abgelegt, systematisch bearbeitet und revisionssicher archiviert. Umgekehrt liefert das DMS automatisch aus Dokumenten erfasste Daten und Metadaten an das ERP-System, die dort automatisch einem Vorgang zugeordnet werden.

Barrierefreie Synchronisation aller Daten

Die umfassende Schnittstelle ermglicht es Ihnen, Geschftsprozesse in Buchhaltung, Vertrieb und Verwaltung zu automatisieren und effi zienter zu gestalten. Dokumente und andere Objekte, wie beispielsweise Adressda-ten, tauschen die beiden Systeme barrierefrei miteinander aus und ordnen sie selbststndig den dafr vorgesehenen elektronischen Akten, Workfl ows und Vorgngen zu.

In Odoo erzeugte Daten lsen Workfl ows in agorum core aus

Egal was Sie in Odoo anlegen, auf Wunsch wird dadurch eine Aktion in agorum core ausgelst. Erstellen Sie zum Beispiel einen neuen Kunden oder Lieferanten, wird dadurch automatisch eine elektronische Kunden- oder Lieferantenakte im Dokumentenmanagement-System angelegt. Erstellen Sie ein Angebot, einen Lieferschein oder eine Rechnung im ERP-System, wird diese automatisiert im richtigen Verzeichnis in der richtigen Akte im DMS abgelegt. Sie mssen nichts weiter tun - manuelle Ttigkeiten wie die Anlage von Aktenverzeichnissen oder die Ablage von Dokumenten entfallen komplett.

Im DMS sind die Daten geordnet abgelegt, so dass Ihnen alle relevanten Daten zu einem Vorgang bersichtlich in einer Akte zur Verfgung stehen. Umfangreiche Such- und Filterfunktionen lassen Sie jede gewnsch-te Information schnell fi nden. Suchen Sie einfach nach Stichworten im Volltext, nach einer konkreten Belegnummer oder zum Beispiel nach allen

Nahtlos gekoppelt:Odoo und agorum core Dokumente und Stammdaten synchroni-sieren, automatisiert Aktionen auslsen, revisionssicher archivieren und schnell wiederfinden.

Odoo-Dokumente automatisch revisionssicher archivieren

In agorum core erfasste Doku-mente und Metadaten an Odoo bergeben

Objekte (Dokumente, Adress-daten,...) barrierefrei austau-schen

Automatisch systembergrei-fend arbeiten und Aktionen auslsen elektronische Akten und Workfl ows

Ohne Umstellung wie gewohnt in Odoo arbeiten

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Angeboten, die in dieser Woche erstellt worden sind und einen bestimmten Angebotswert berschreiten. Die Information steht Ihnen innerhalb weni-ger Sekunden zur Verfgung.

ber die im DMS integrierte Workflow-Engine definieren Sie fr jedes Objekt in Odoo oder agorum core Geschftsprozesse, die ausgelst werden, sobald das Objekt bestimmte Kriterien erfllt. Denkbar wre zum Beispiel, dass bei Bestellungen, die einen bestimmten Wert berschreiten, unterschiedliche Personen oder Gruppen informiert werden. Oder Rech-nungen, die Sie freigegeben haben, werden automatisch auf revisionssi-cher gestellt. Hier sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt.

agorum core bergibt strukturiert erfasste Daten an Odoo

Eingangsbelege und -dokumente erfassen Sie mit agorum core genau, archivieren sie automatisch an der richtigen Stelle und bergeben die Metadaten strukturiert an Odoo - egal, ob die Daten elektronisch oder auf Papier in Ihrem Unternehmen eingegangen sind. Papierdokumente werden einfach eingescannt und selbststndig per OCR erfasst, bevor agorum core DocForm die gewnschten Metadaten ausliest und an das ERP-System bergibt. Bei durchsuchbaren elektronischen Dokumenten - z.B. E-Mails, PDF-, Office-, ZUGFeRD- oder Textdokumenten - entfllt der Scanprozess und die Erfassung kann sofort erfolgen.

So knnen zum Beispiel vordefinierte Metadaten aus Eingangsrechnun-gen positionsgenau an Odoo bergeben werden. Odoo bernimmt diese Daten und macht daraus Vorschlge fr die Verbuchung, die Sie einfach bernehmen oder bearbeiten knnen. Bevor die Daten bergeben werden, knnen Sie die Rechnung natrlich ber einen intgrierten Freigabework-flow an die beteiligten Mitarbeiter leiten und freigeben lassen. Sobald die notwendigen Freigaben erteilt sind, werden die Daten an das ERP-System bermittelt. Einfacher und effizienter knnen Sie Rechnungen kaum verar-beiten.

Queue gewhrt reibungslose Kommunikation

Der Datenaustausch zwischen Odoo und agorum core erfolgt jeweils ber eine Queue. Alle Daten und Metadaten, die bermittelt werden sollen, werden in dieser Warteschlange gesammelt und in regelmigen Ab-stnden gegenseitig abgefragt. Damit ist gewhrleistet, dass auch Verbin-dungsabbrche keinerlei Probleme verursachen. Selbst wenn ein System partiell nicht erreichbar ist, gehen keine Daten verloren und es kann auf beiden Seiten weitergearbeitet werden.

Optimales Zusammenspiel gewhrleistet reibungslose Prozesse

Die enge Verknpfung zwischen agorum core und Odoo ermglicht Ihnen die nahtlose bergabe aller relevanten Daten zwischen den beiden Systemen. Nach Bedarf reagiert das jeweilig andere System sofort auf n-derungen einzelner Objekte. Damit automatisieren und beschleunigen Sie viele manuelle Standardprozesse und verfgen schnell ber alle relevan-ten Informationen.

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