Anleitung Epost, Epool, Multischacht - Fertl...

Anleitung Epool, EPOST, Email und Multischacht

Fertl EDV-Systeme GmbH Bichlmannstraße 15

84174 Eching

Version 1.1 24.11.2014

Anleitung Epool, EPOST, E-Mail und Multischacht Seite: 2

Inhalt 1 EPOOL 3

1.1 Konstanten-Schalter für EPool 3 1.2 Diese Dokumente wurden an den Epool angepasst 4 1.3 Konfigurations-Menü für E-Mail, EPOST und Multischacht 5 1.4 Befüllen des Druckpools 6 1.4 Anzeige im Dialog Dokumenten-Management 6

2 Multischacht-Druck 8 2.1 Systemvoraussetzungen für Multischacht-Druck 8 2.2 Einrichtung des Drucker-Treibers 8 2.3 Einstellungen im Florian 16

3 EPOST 17 3.1 EPOST-Webansicht 17 3.2 EPOST in Florian 17

4 E-Mail 18 4.1 E-Mail-Einstellungen SMTP 18 4.2 E-Mail-Einstellungen Platzhalter-Text 20 4.3 E-Mail-Einstellungen grafisch 20

5 Zusammenfassung 22

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1 EPOOL

1.1 Konstanten-Schalter für EPool Unter Konstanten -> weiteres muss der Haken „EPOST-Adressen aktivieren“ ange-schaltet werden.

Durch aktivieren dieses Hakens werden alle Adressen in den Brieffenstern nach DIN5008 vereinheitlicht. Gleichzeitig lassen wir Platz für die DV-Freimachung (2D-Barcode) der Deutschen Post.

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Im grauen Bereich in der Mitte des Brieffenster kommt der 2D-Barcode rein:

Am linken Rand der Seite darf 1,2cm breit nicht reingedruckt werden. Diese Bereiche benötigt die Deutsche Post. Alle unsere Ausdrucke wurden dahingehend angepasst.

1.2 Diese Dokumente wurden an den Epool angepasst Diese Dokumente können für E-Mail, EPOST und Multischacht verwendet werden: "Rech hoh+frei" "Rech nur hoh" "Rech nur frei" "Rech h+f Üb" "Rech nur h Üb" "Rech nur f Üb" "Manuelle Rech" "Manuelle Rech Üb" "Energie Rech" "Energie Rech Üb" "Dunst Rech" "Dunst Rech Üb" "Auftr Angeb" "Auftr Rech" "Auftr Bestätigung" "Auftr Lief" "Auftr Angeb Üb" "Auftr Rech Üb" "Auftr Bestätigung Üb" "Auftr Lieferschein Üb" "KBAuftr Angeb" "KBAuftr Rech"

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"KBAuftr Bestätigung" "KBAuftr Lief" "KBAuftr Angeb Üb" "KBAuftr Rech Üb" "KBAuftr Bestätigung Üb" "KBAuftr Lief Üb" "Aufstellung NE" "FSTbesch" "Messbesch" "ENEVbesch" "AbgaswegeBesch" "AbgaswegeSammel" "Mangel" "MangelErin" "GHS" "4PA" "Abnahme" "Bescheinigung Dunst" "Mahnung" "Mahnung Übweis."

1.3 Konfigurations-Menü für E-Mail, EPOST und Multischacht Unter Dateien->Bezirkskaminkehrerdaten kommt man in das Konfigurationsmenü:

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1.4 Befüllen des Druckpools Der Druckpool lässt sich über den EPool-Button in den einzelnen Dialogen befüllen. Hier Messbescheinigung:

Hier Gashausschau:

Jeder Dialog wurde um diesen Epool-Button erweitert.

1.4 Anzeige im Dialog Dokumenten-Management Im Dialog Dokumenten-Management kann man sich schließlich die Pool-Dokumente ansehen. Über einen Doppelklick auf die jeweilige Dokumentenzeile kann man den PDF-Reader öffnen und die PDF-Datei ansehen.

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Dateien, die nicht mit gesendet werden sollen, können über den Haken vorneweg aus dieser Nachricht herausgenommen werden. Über „Adresse Gruppieren“ kann man die Pooldokumente anders sortieren lassen, nämlich nach den tatsächlichen Adressen. Angenommen man hat fünf Dokumente für den Eigentümer, zwei Dokumente für Mieter 1 und zwei Dokumente an Mieter 2, so kann man über „Adresse Gruppieren“ die Sortierreihenfolge ändern und die Dokumente in drei Einzelschritte per z.B. EPOST in drei einzelnen Briefumschlägen raussenden. Ist keine E-Mailadresse in den Kundendaten hinterlegt, so wird auch die E-Mail-Option nicht angeboten. Befindet sich unter den angehakten Dokumenten eine Rechnung/Mahnung mit Überweisungsträger, so kann diese nicht per EPOST verschickt werden, weil die linkesten Buchstaben im Überweisungsträger in die Sperrflächen hineinragen, in so einem Fall wird auch EPOST ausgegraut. Die Seitenzahlen der angehakten Buchstaben werden zusammenaddiert und ein EPOST-Preis errechnet. Wurden Dokumente versendet oder ausgedruckt, so fallen diese aus der Liste raus. Will man diese nochmal sehen, so kann man den Haken „Nicht Versandt“ heraus-nehmen, dann kann man die Historie ansehen und gegebenenfalls nochmals raus-senden. Die versendeten Dokumente fallen 180 Tage nach der Versendung aus der Historie heraus (dieses Limit mussten wir setzen, um beim Laptop-Datenabgleich keine Schwierigkeiten zu bekommen). Man kann ein Dokument bewusst nach vorne ziehen. Durch das Blau markieren ei-ner Zeile kann man dieses Dokument aus der Reihenfolge herausnehmen und be-wusst nach vorne ziehen. Damit kann man eine ganz andere Adresse in das Brief-fenster der EPOST setzen. Angenommen, man hat auf 3 Dokumenten die Adresse des Eigentümers, man möchte aber die Dokumente an den Mieter per Brief senden, so hinterlegt man die an den Mieter gerichtete Messbescheinigung und dieses Do-kument wird in der Reihenfolge als erstes verwendet und wandert in das Brieffenster.

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2 Multischacht-Druck

2.1 Systemvoraussetzungen für Multischacht-Druck Anforderungen an den Computer: Windows 7 Service Pack 1 Windows 8 Windows 8.1 und höher Windows Updates müssen durchgelaufen sein .net Framework 4.0 Adobe Acrobat Reader 11 In den Energiespar-Einstellungen des Computers muss USB Energiesparen abge-schaltet sein. Anforderungen an den Drucker: Business-Drucker, Marken-Geräte mit sehr guter Treiberreputati-on/Treiberprogrammierung !!keine Lexmark, Kyocera oder Samsung!!. Am intensivsten getestet sind die Brother Drucker HL5350DN, HL5450DN und L8250CDN. Einen Drucker über USB anzustecken ist zuverlässiger, als einen Drucker über Netzwerkkabel anzustecken. Einen Drucker über WLAN zu betreiben ist ein schlechter Witz (die Verbindung ist zu unzuverlässig). Bei Multischacht-Druck darf kein anderer Rechner zwischenrein drucken (sollte der Drucker als Netzwerkdrucker freigegeben sein). Auf den Drucker sollte eine aktuelle Firmware aufgespielt werden (der HL5450DN lief erst nach ein Firmware-Update problemlos). Der Drucker darf nicht im „Leise-Modus/Silent-Modus“ und nicht im „Ausschaltmo-dus/Deep-Sleep-Modus“ betrieben werden(so heißen diese Betriebsarten bei Brother-Geräten, so ähnliche Betriebsarten gibt es auch bei HP).

2.2 Einrichtung des Drucker-Treibers Drucker anstecken – Treiberinstallation läuft durch

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Danach Brother-Drucker-Treiber von der Brother-Homepage installieren. Neustart durchführen. In der Systemsteuerung „Windows Update“ nochmal durchfüh-ren. Jetzt ist der Drucker ganz normal unter „Systemsteuerung->Geräte und Drucker“ aufgeführt.

1. Hier muss man dann „Drucker hinzufügen“ machen.

2. Auf „Der gesuchte Drucker ist nicht aufgeführt.“:

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3. Auf „lokalen Drucker oder…“ klicken:

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4. Dann den richtigen virtuellen USB-Port auswählen (in diesem Fall USB001):

5. Dann den richtigen Druckertreiber auswählen:

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6. Dann den bereits vorhandenen Treiber verwenden:

7. Dann diesem Drucker einen gut verständlichen Namen geben – dieser Trei-ber soll den großen 500-Blatt-Schacht ansteuern:

Führen sie Schritt1 bis Schritt7 fünfmal durch, für jeden benötigten Schacht und für Duplex oder nicht.

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Als Belohnung bekommt man diese Untermenüs in der Systemsteuerung:

Der Treiber, der über Windows-Treiber-Installation automatisch angelegt wurde darf nicht angefasst werden. - Schacht250 ist der fest eingebaute Schacht im Drucker (dieser kann 250 Seiten

aufnehmen) - Schacht500 ist der Zusatz-Schacht (dieser kann 500 Seiten aufnehmen)

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Nachdem man genügend Drucker angelegt hat, geht man nun daran die einzelnen Drucker mit den richtigen Schächten und Duplexeinstellungen zu verknüpfen - Ach-tung hier keinen Wurm reinkriegen:

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Damit der zusätzliche Schacht (Zufuhr2) erscheint muss unter Zubehör dieser Schacht auch wirklich mit hinzugenommen werden:

!!WICHTIG!! Die Manuelle Papierzuführung heisst MF-Zuführung

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2.3 Einstellungen im Florian Nun geht man in die Multischacht-Konfiguration in Florian – diese findet sich unter Dateien->Bezirkskaminkehrer-Daten:

Über die Buttons „1“ , „2“ … kann man sich die Drucker heraussuchen, die man ger-ne im Florian verwenden will. Der Drucker mit der Nummer 1 sollte ein rein weißes Papier ohne Duplex sein, da dieser als Standardwert verwendet wird. Im Konfigurationsbeispiel auf dem Bild ist es wie folgt eingestellt: Rechnung ohne Überweisungsträger: werden alle Seiten auf weißes Papier ge-druckt. Rechnungen mit Überweisungsträger: erste Seite wird an Schacht Manuell gerichtet, im Schacht Manuell muss Überweisungsträgerpapier liegen. Alle weiteren Seiten werden mit weißem Papier gedruckt. Mängel: erste Seite wird mit Schacht250 gedruckt. In Schacht250 wird Papier mit Logo eingelegt. Alle weiteren Seiten werden auf weißes Papier gedruckt (Schacht500). Abnahme: erste Seite wieder auf Drucker-Schacht mit Logopapier(Schacht250), wei-tere Seiten auf weißes Papier(Schacht500).

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3 EPOST

3.1 EPOST-Webansicht Es muss auf https://epost.de ein Account für die EPOST angelegt werden. Bitte folgen sie den Schritten auf dieser Webseite: https://portal.epost.de/company/registration Bitt geben sie den Aktionscode FERTL ein Hat man das Anlegen eines EPOST-Accounts abgeschlossen, so kann man sich ein erstes Mal in das Webinterface der EPOST einloggen. Als nächsten Schritt muss man den Kontostand aufbessern:

Es ist wichtig, dass genügend Guthaben auf das Konto geladen ist, bevor die EPOST-Funktion im Florian genutzt wird. In der EPOST-Webansicht kann man unter „Gesendet“ die bereits versendeten Brie-fe noch einmal nachschlagen.

3.2 EPOST in Florian Unter Dateien->Bezrikskaminkehrerdaten->Zugangsparameter EMAIL/EPOST die Zugangsdaten für die EPOST eintragen:

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https://epost.de/

https://portal.epost.de/company/registration


Rechnungen mit Überweisungsträger können mit der EPOST-Funktion nicht versen-det werden, weil Sperrflächen verletzt werden.

Die Anfangsbuchstaben im Überweisungsträgervordruck reichen in den Sperrbereich hinein und die EPOST akzeptiert solche Dokumente nicht.

4 E-Mail

4.1 E-Mail-Einstellungen SMTP Die E-Mail-Einstellungen sind dreigeteilt. Im ersten Teil geht es um rein technische Aspekte. Es muss die Email-Adresse und das dazugehörige Passwort eingeben werden. Wir haben für viele Provider bereits die SMTP-Server- und IMAP-Server-Daten hin-terlegt. Beim Verlassen des Felds Email werden diese Daten automatisch ergänzt. Sie können aber von Hand nochmal nachgebessert werden. Beim Versenden der Emails soll immer eine Kopie dieser Email im eigenen „Ver-sendet“-Ordner mit abgelegt werden. Damit können sie nachkontrollieren, welche Emails wann rausgegangen wurden, oder sie können die gleiche Email ein weiteres Mal versenden.

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Die Email-Provider Outlook.com und Googlemail bieten diesen Service von sich aus an. Für t-online-Adressen muss man den IMAP-Ordner über den Button „Ordner er-mitteln“ heraussuchen. T-online-Adressen benötigen den Haken „gesendete Emails im „Gesendet Ordner“ ablegen“. Kostenlose Web.de- oder gmx.de-Emailadressen bieten diesen IMAP-Service nicht. Dieser Service wird erst ab einem kostpflichtigen Email-Zugang zugelassen.

Im Beispielbild ist eine outlook.com-Adresse eingetragen und da benötigt man keine IMAP-Ordner-Einstellungen, weil Outlook.com diese Arbeit von sich aus erledigt. Bei einer t-online.de-Adresse muss aber der Haken gesetzt sein und ein IMAP-Ordner hinterlegt sein.

Über den Button „Teste Email“ kann getestet werden, ob alles funktioniert. Sie werden dann auch dazu aufgefordert in ihrem Email-Account nachzusehen, ob diese wegsendete Nachricht auch im „Gesendet Ordner“ abgelegt wurde.

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4.2 E-Mail-Einstellungen Platzhalter-Text Damit man nicht ständig die gleichen Sätze tippen muss gibt es ein Platzhalter-System für die Emails:

Wir spielen vorab schon einen ersten Platzhalter-Text ein. Dieser Text für Betreff, Anrede und Fließtext kann hier abgewandelt werden. Die Platzhalter #LIEGORT#, #LIEGSTRASSE#, #NAME#, #ANREDE# usw. können hier eingesetzt werden.

4.3 E-Mail-Einstellungen grafisch In „grafische Emailvorlage-Optionen“ können drei unterschiedliche Farbgebungen ausgewählt werden, der Fußtext und Bilder eingetragen werden.

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Über den Button Vorschau kann man sich schließlich anzeigen lassen, wie die Email zusammen gesetzt werden soll. Müssen mehrere Anhänge an die Email angehängt werden, so werden automatisch die richtigen Texte dazu generiert. Es wird also angezeigt, was Dokument 1, Dokument 2 und Dokument 3 ist.

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5 Zusammenfassung Einfach in einem Musterhaus austesten, wie die Emails aussehen. Sich selber als Email-Empfänger eintragen und schauen, wie die versendeten Emails angezeigt werden. Bitte achten sie bei den Emails darauf, dass der Betreff genügend Information bein-halten muss. Die Kunden sind bei Emails mittlerweile vorsichtig, zu oft kommt Spam-Mail. Deshalb haben wir uns bei der Formattierung der Emails viel Arbeit gemacht. Die Emails müssen seriös aussehen, damit Anhänge auch wirklich geöffnet werden. Bei EPOSt das gleiche, senden sie sich selbst mal einen EPOSTBRIEF.

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