Auftragsbestätigungen -...

Auftragsbesttigungen

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A87 005Auftrge besttigen

Handbuch fr Selbststndige und Unternehmer Oktober 2004 43

Als Brief, Fax oder E-Mail verschicken?

Klar, dass Sie die Auftragsbesttigung schriftlich ver-senden. Das kann per Brief oder Fax, ja sogar per E-Mail geschehen.

Ein Brief hat den Vorteil, dass der Empfnger ihn mitrelativ hoher Sicherheit bekommt und wahrnimmt.Mit Ihrer Originalunterschrift stellen Sie sicher, dassdas Dokument nicht geflscht ist. Zudem knnen Siedem Brief Werbematerial beilegen. Ein Brief ist frPrivat- und Geschftskunden geeignet.

Eine Fax-Besttigung setzt voraus, dass der Emp-fnger ein Faxgert besitzt. Das wird vorwiegend beiGeschftskunden der Fall sein. Ein Fax hat den Vor-teil, dass es in Sekundenschnelle ankommt wich-tig bei eiligen Geschften. Zudem kostet die ber-mittlung weniger als das Briefporto. Die Unterschrifthat zwar nicht die Beweiskraft eines Originals, dochwer sollte sie flschen, und warum?

Nutzt Ihr Kunde eine E-Mail-Adresse im geschftli-chen Verkehr oder gibt er sie auf seinem Geschfts-bogen oder seiner Visitenkarte an? Dann muss erdamit rechnen, geschftliche E-Mails zu erhalten.Eine Auftragsbesttigung per E-Mail hat dann die-selbe Rechtswirkung wie eine per Brief oder Fax.

Aber was, wenn der Kunde behauptet, von Ihnen garkeine Auftragsbesttigung erhalten zu haben? Dannmssten Sie beweisen, dass Sie sie tatschlich ver-schickt haben. Das wird Sie vor Probleme stellen essei denn, Sie nutzen eine E-Mail mit qualifizierter elek-tronischer Signatur, die aber noch sehr ungebruchlichist. Das Problem sollten Sie aber nicht berbewerten, esbesteht ja bei jeder geschftlichen Korrespondenz.

Brief

Fax

E-Mail

A87.Auftrge 10.9.2004 9:55 Uhr Seite 43

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44 Oktober 2004 Handbuch fr Selbststndige und Unternehmer

Wenn Sie eine Kopie des Schreibens zu Ihren Aktennehmen, wird ein Gericht das zumindest als Indiz frdie Richtigkeit Ihrer Aussage werten. Heben Sie bei ei-nem Fax zudem das Sendeprotokoll auf.

Auftrge besttigenA87 006

Wollen Sie ganz auf Nummer sicher gehen, bitten

Sie den Kunden, die Auftragsbesttigung abzu-

zeichnen und zurckzusenden, am einfachsten per

Fax. Dann haben Sie einen Beweis in der Hand.

Praxis

Tipp:

Diese 11 Elemente gehren in Ihre Auftragsbesttigung

Verfassen Sie das Schreiben auf Ihrem Geschftsbogen,denn es handelt sich ja um einen offiziellen Geschfts-brief, der Rechtswirkung entfaltet. Beachten Sie dannden folgenden, praxisbewhrten Aufbau:

1. Anschrift: Schreiben Sie direkt an Ihren Vertrags-partner. Handelt es sich dabei um eine Firma, nennenSie zudem den Ansprechpartner, der das Angebot bzw.die Annahme Ihres Angebots unterschrieben hat.

2. Datum: Wie auf jedem Geschftsbrief muss auch aufdiesem ein Datum stehen.

3. Betreff: Verwenden Sie ruhig das Wort Auftrags-besttigung, dann wei der Empfnger sofort, womiter es zu tun hat. Sie knnen weitere Angaben ergn-zen, und zwar Sachliches, z.B. zu Ihrem Auftrag/Ihrer Bestellung

vom ... das erleichtert dem Empfnger die Zu-ordnung Ihres Schreibens, oder

Anschrift

Datum

Betreff


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Werbliches, z.B. Herzlichen Glckwunsch zu Ihrerguten Entscheidung! das lsst Ihr Schreiben so-fort positiver wirken, nmlich persnlicher und we-niger juristisch motiviert.

4. Anrede: Sprechen Sie Ihren Kunden mit seinem Na-men an. Bei Bestellungen von Firmen haben Sie jaschon fr die Anschrift den richtigen Ansprechpartnerermittelt. Welche Anredeform Sie whlen, ist Ge-schmackssache: Sehr geehrte/r ... ist frmlich, damit knnen Sie

nicht anecken, Guten Tag, Herr/Frau ... ist eine modernere Vari-

ante, Liebe/r Herr/Frau ... sollte Kunden vorbehalten

sein, zu denen Sie ein persnliches Verhltnis ha-ben,

Hallo, Herr/Frau ... ist umgangssprachlich und hatsich im Briefverkehr noch nicht durchgesetzt; in ei-ner E-Mail an eher jngere Kunden ist es akzepta-bel.

5. Dank fr den Auftrag: Leiten Sie Ihren Text mitein paar Worten des Danks ein, das wirkt freundlich.

6. Genaue Angaben zum Vertragsinhalt: Das ist derKern Ihrer Auftragsbesttigung. Beschreiben Sie IhreLeistung/Lieferung so genau wie mglich, nennen SieStckzahlen, den Preis sowie die Liefer- und Zahlungs-konditionen, oder beziehen Sie sich auf ein bestimmtesAngebot, das dem Kunden vorliegt.

7. Sorgfalt und guten Service versprechen: GebenSie dem Kunden das gute Gefhl, sich richtig entschie-den zu haben. Machen Sie es ihm leicht, sich mit allenNachfragen an Sie zu wenden, indem Sie einen An-sprechpartner mit Telefonnummer angeben.

Anrede

Dank

Vertragsinhalt

Versprechen


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8. Ggf. AGB einbeziehen: Nur gegenber Kaufleutenist es mglich, jetzt noch auf Ihre AGB zu verweisenund diese dadurch wirksam in den Vertrag einzubezie-hen. Will der Kunde die AGB einsehen, muss er Ihnendas mitteilen. Kundenfreundlicher ist es, die AGB aufder Rckseite des Besttigungsschreibens abzudruckenoder mitzusenden. Schreiben Sie einem Nicht-Kauf-mann erst in der Auftragsbesttigung, dass Ihre AGBgelten sollen, wird das Schreiben zum erneuten Ange-bot, das der Kunde erst wieder annehmen muss; in die-sem Fall mssen Sie die AGB beifgen.

9. Unterschrift oder ein Hinweis darauf, dass dieAuftragsbesttigung auch ohne Unterschrift gltig seinsoll.

10. Bitte um Besttigung: Die ist unerlsslich, wennIhre Angaben zum Vertragsinhalt von dem abweichen,was Ihr Kunde bestellt hat. Ihre Auftragsbesttigung istdann ja ein neues Angebot, das der Kunde annehmensoll. Weichen Ihre Angaben nicht von der Kundenbe-stellung ab, knnen Sie auf diesen Punkt verzichten oder ihn ebenfalls ergnzen, um den Beweis zu sichern,dass der Kunde die Besttigung erhalten hat.

11. Werbewirksames PS: Verzichten Sie nicht auf dieChance, ein Folgegeschft anzustoen.


AGB einbeziehen

Unterschrift

Besttigung

erbitten

PS

Wie Sie aus diesen maximal 11 Elementen eine

rechtssichere und gut formulierte Auftragsbest-

tigung gestalten, zeigen Ihnen die folgenden

4 Muster. Die stehen fr Sie auch auf der Internet-

Seite Ihres Handbuchs fr Selbststndige und

Unternehmer bereit: www.selbststaendig.com

Service-Bereich Auftragsbesttigungen (Muster)


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4 praxiserprobte Muster direkt zum bernehmenGeschlossenen Vertrag schriftlich besttigen:

WAM Werbeagentur Susanne MeisterGroe Gasse 19, 12345 Beispielstadt

Tel.: (01234) 5 67 89-0, Fax: (01234) 5 67 89-11

Schuhhaus Schmitz GmbHFrau Margarete SchmitzBahnhofstrae 112345 Beispielstadt 15.10.200...

Auftragsbesttigung:Glckwunsch zu Ihrer Entscheidung, jetzt mit Anzeigen zu werben!

Guten Tag, sehr geehrte Frau Schmitz,

herzlichen Dank fr Ihren Auftrag vom 12.10.200... Sehr gern werden wirfr Sie eine kreative und wirkungsvolle Anzeigen-Serie gestalten.Gem unserem Angebot vom 5.10.200... erbringen wir im Einzelnen diefolgenden Leistungen zum Paketpreis von 3.200 C zzgl. MwSt.:(...)

Unser Team wird sein geballtes Werbewissen fr Sie einbringen. Die sorg-fltige Ausfhrung sichern wir Ihnen zu. Haben Sie noch Rckfragen?Ihren persnlichen Kundenberater, Herrn Matthias Jung, erreichen Sie di-rekt unter Telefon 5 67 89-12.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!Freundliche Gre

Susanne MeisterWAM-Werbeagentur Susanne Meister

PS: Unseren Agentur-Prospekt lege ich bei. Was knnen wir noch fr Sie tun?

Vorlage im Internet: www.selbststaendig.com Service-Bereich Auftragsbesttigungen (Muster)

Auftragsbesttigung erhalten?Bitte hier abzeichnen:

und zurckfaxenan Fax: 5 67 89-11Vielen Dank!


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Vom Kunden gendertes Angebot annehmen:

Bderstudio Tobias WalzEichenstrae 58, 12345 Beispielstadt

Tel.: (01234) 5 67 89-0, Fax: (01234) 5 67 89-11

Herrn Stefan und Frau Monika ZumwildErlenweg 312345 Beispielstadt 15.10.200...

Auftragsbesttigung: Ihr neues Bad wird ein Traum!

Liebe Frau Zumwild, lieber Herr Zumwild,

haben Sie vielen Dank fr Ihren telefonischen Auftrag vom 12.10.200...Die nderungswnsche zu unserem Angebot vom 5.10.200..., die Sieuns bei dieser Gelegenheit mitgeteilt haben, besttige ich Ihnen gern: Das 2. Waschbecken entfllt. Statt der Fliesen im Dekor Wstensand verwenden wir die im Dekor

Oase der Preis dafr betrgt 60 C/qm.

Im brigen bleibt es bei den Leistungen und Konditionen laut Ange-bot vom 5.10.200... Als Termin fr den Arbeitsbeginn haben wir uns den2.11.200... vorgemerkt. Ich werde mich persnlich um die fachgerechteAusfhrung aller Arbeiten kmmern und alles dafr tun, dass dieBaustelle im Haus Sie nicht lange belstigt. Sind noch Fragen offen? Dannrufen Sie mich an: Tel. 5 67 89-12.

Freundliche Gre

Tobias WalzTobias WalzFliesenlegermeister

PS: Empfehlen Sie uns weiter! Fr jeden vermittelten Auftrag ab 500 C er-halten Sie einen Restaurant-Gutschein im Wert von 50 C!



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EDV-Service Sebastian TeichRathausgasse 27, 12345 Beispielstadt

Tel.: (01234) 5 67 89-0, Fax: (01234) 5 67 89-11

Schreibbro Sarah BaumgartVor-der-Mhle 1112345 Beispielstadt 15.10.200...

Auftragsbesttigung: Ihre Bestellung vom 12.10.200...

Guten Tag, Frau Baumgart,

fr Ihre Bestellung des Flachbildschirms Acer AL707 haben Sie vielen Dank.Beachten Sie bitte: Dieser Flachbildschirm ist in Schwarz nicht mehr liefer-bar. Sie knnen ihn aber sofort und zum selben Preis in Lichtgrau haben die Lieferung erfolgt dann schon am 18.10.200... frei Haus. Einverstanden?Wenn ja, bitte einfach diese Seite unterzeichnen und an mich zurckfaxen!

Von dem Bildschirm werden Sie begeistert sein. Gerade wer wie Sie tglichviele Stunden am PC verbringt, braucht ein scharfes, flimmerfreies Bild. DieZeitschrift PC-Welt hat den Acer AL707 mit der Note sehr gut be-wertet. Haben Sie noch Fragen? Unter Tel. 5 67 89-12 erreichen Sie michdirekt. Ich berate Sie auch in weiteren EDV-Angelegenheiten sehr gern.Viele Gre

Sebastian TeichEDV-Service Sebastian Teich

PS: Nutzen Sie schon eine Funktastatur? Die neue FUJITSU SIEMENSFunktastatur Slim habe ich fr 79 C zzgl. MwSt. im Angebot!

Ja, das genderte Angebot (Flachbildschirm Acer AL707 in Lichtgrau zum

Preis von 499 C zzgl. MwSt. frei Haus) nehme ich gern an!

............. ...................................Bitte senden an: Fax 5 67 89-11

Datum Unterschrift

Bestellung korrigieren und damit ein neues Angebot abgeben:


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