Auftragsvergaben im Bereich der Informationstechnologie (IT)

Bundesverband Deutscher Stiftungen Arbeitskreis Stiftungen der öffentlichen Hand

7. Oktober 2010, Bonn

Rechtsanwalt Guido Bormann

BIRD & BIRD LLP

www.twobirds.com

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Anwendung der UfAB

Anwendung der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB)

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Allgemeines zur UfAB

Die „Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen“ (UfAB) wird seit 1982 von der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) – heute Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik (CIO Bund) herausgegeben

Ziel der UfAB ist es, die Ausschreibung von IT-Leistungen durch die Bundesverwaltung zu vereinheitlichen. Darüber hinaus kann die UfAB auch von Beschaffungsstellen der Länder und der Kommunen, aber auch von privaten Auftraggebern genutzt werden

Die UfAB erlaubt eine objektive, transparente und nachvollziehbare Beurteilung von Software, Hardware und anderen IT-Leistungen

Die derzeit aktuelle Fassung ist UfAB V in der Version 2.0 (Stand 15.06.2010)

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Wertungsmatrix

Weiter Beurteilungs- und Ermessensspielraum des Auftraggebers bei der Ausgestaltung des Vergabeverfahrens.

Grenzen: Transparenzgebot,Nichtdiskriminierungsgebot undDokumentationspflicht

Übersicht durch Bewertungssystem: Matrix

Punktesystem: Verteilung von Punkten auf die Wertungskriterien.Punkteskalen (Punkte von…bis...) möglich.

Wertungsmatrix nach UfAB möglich:

Einfache RichtwertmethodeErweiterte Richtwertmethode

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Bespiel (1. Teil) mit Wertung nach UfAB:

Preisauswertung

Titel   Bieter 1 Bieter 2 Bieter 3

Entgelte über Vertragslaufzeit incl. Mwst. 120.480.903,83 € 117.761.654,06 € 118.078.912,47 €

Auswertung Technik, Leistungspunkte

LB Titel Gewichtung

Bieter 1 Bieter 2 Bieter 3

I Primäre Leistungen 60% 7,78 7,32 7,85

II Leistungen 2 20% 7,99 8,00 8,04

III Leistungen 3 15% 7,95 7,36 7,95

IV Optionale Leistungen 5% 7,21 7,47 6,93

Gesamt: 100% 7,815347694444 7,471010511905 7,853762357143

Wertungsmatrix (Muster)

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Beispiel (2. Teil) mit Wertung nach UfAB: Gesamtauswertung

UfAB

Bieter 1 Bieter 2 Bieter 3

Leistungspunkte L   78.153.476,94 74.710.105,12 78.537.623,57

Gesamtpreis P über Vertragslaufzeit 120.480.903,83 € 117.761.654,06 € 118.078.912,47 €

Kennzahl Z = L / P   0,648679371 0,634417933 0,665128277

Schwankungsbreite zum führenden Bieter 2,47% 4,62% 0,00%

Im Schwankungsbereich   Ja Ja Ja

Platzierung   2 3 1

Wertungsmatrix (Muster)

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Bewertungsmatrix nach UfAB IV - Einfache Richtwertmethode

Legende

VerfahrensartÖffentliche Ausschreibung

(National)

Geschäftszeichen

Bieter/Nr. 1 2 3 4 5

Leistungspunkte 3.500 3.000 4.000 5.000 6.000

Preis (netto) 1.900.000 € 2.220.000 € 3.000.000 € 2.765.890 € 2.900.000 €

Kennzahl = L/P 0,00184 0,00135 0,00133 0,00181 0,00207

Kennzahl skaliert * 100.000 184 135 133 181 207

Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots (L/P) 3 5 6 4 2

* Wichtiger Hinweis: Die angezeigten skalierten Kennzahlen sind gerundete Werte, die Errechnung der Platzierung erfolgt jedoch aufgrund der Einbeziehung von Nachkommastellen.

Diese Excel-Datei ist als Hilfsmittel gedacht und soll beispielhaft die Anwendung der Richtwertmethoden nach UfAB IV darstellen. Eine Gewähr bzw. Haftung für Ergebnisse, die mit dem Einsatz dieser Datei ermittelt werden, kann nicht übernommen werden. Eine ggf. auch unbeabsichtigte Änderung der hinterlegten Formeln kann zu unrichtigen Ergebnissen führen.

Vorlage nach UfAB:

Wertungsmatrix (Muster)

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Testgestellungen

Rechtssichere Durchführung von Testgestellungen bei der Zuschlagsentscheidung

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Ziel: Bessere Entscheidungsgrundlage für den Zuschlag

z.B. zur Feststellung von technischen Eigenschaften, Design, Ergonomie, praktischer Handhabbarkeit

Häufig mit nicht unerheblichem Aufwand/Kosten verbunden

grds. keine Kostenerstattungaber ggf. Anrechung bei Zuschlagserteilung

2. VK Bund, Beschluss vom 10.7.2002, VK 2-34/02:

„Die Frage, ob die Vergabestelle gegen das Wettbewerbsprinzip und gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz verstößt, wenn sie nur einen Bieter zur Testgestellung einlädt, oder ob sie verpflichtet ist, alle oder wenigstens zwei bzw. eine Spitzengruppe von Anbietern zur Testgestellung einzuladen, lässt sich nicht pauschal beantworten.“

Testgestellung

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Zu unterscheiden:

Exakte Leistungsbeschreibung möglich: Auswahl anhand der schriftlichen Unterlagen, Testgestellung zur Überprüfung des gefundenen Ergebnisses

= „verifizierende Testgestellung“

Spielen Aspekte eine große Rolle, die sich aus den schriftlichen Unterlagen nur schwer ablesen lassen: Testgestellung zur Vorbereitung der Auswahl

= „wertende Testgestellung“

Verhandlungsverfahren:

Testgestellung/ Präsentationen auch zur Einengung des Bieterkreises möglich

Testgestellung

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Testgestellung

Pflicht zur Bekanntmachung der zu überprüfenden Kriterien (Mindestanforderungen/ Bewertungskriterien) vor Durchführung der Teststellung:

„Dadurch, dass der Auftraggeber den Bietern nicht bekannt gemacht hat, welche Mindestkriterien in der verifizierenden Teststellung überprüft werden sollten, hat er gegen die vergaberechtlichen Gebote der Transparenz und Gleichbehandlung verstoßen.“

(OLG Düsseldorf, Beschl. v. 16.12.2009, VII – Verg 32/09)

Möglichkeit der nachträglichen Veränderung des Kriterienkatalogs:

„Der Auftraggeber ist nicht daran gehindert, den Kriterienkatalog zu verändern, insbesondere zu erweitern, wenn sich bei der Durchführung das Bedürfnis nach einer Ausweitung der Teststellung ergibt. Er muss diese Veränderung der ursprünglichen Auswahl der Prüfkriterien jedoch rechtzeitig bekannt geben.“

(OLG Düsseldorf, Beschl. v. 16.12.2009, VII – Verg 32/09)

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Anwendung der EVB-IT

Anwendbarkeit der ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT)

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Vertragsbedingungen

Allgemeine, Zusätzliche, Ergänzende und Besondere/ Individuelle Vertragsbedingungen

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Allgemeine Vertragsbedingungen

Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) sind grds. Bestandteil des Vertrages.

Es handelt sich bei den VOL/B um ergänzende Bestimmungen zum BGB, um „Allgemeine Geschäftsbedingungen“

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Zusätzlichen Vertragsbedingungen

Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) werden i.d.R. von öffentlichen Auftraggebern verwendet, die ständig öffentliche Aufträge vergeben

Oftmals in standardisierter Form

Bedingungen eines Auftraggebers für seine allgemeinen Verhältnisse, z. B. über Zahlungsfristen, Verjährung, etc.

Diese ZVB dürfen den Allgemeinen Vertrags-bedingungen (VOL/B) nicht widersprechen.

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Ergänzenden Vertragsbedingungen

Ergänzende Vertragsbedingungen können zu den Allgemeinen Vertragsbedingungen (VOL/B) und den etwaigen Zusätzlichen Vertragsbedingungen des AG (ZVB) hinzutreten

Es handelt sich um Bedingungen für die Erfordernisse einer Gruppe gleich gelagerter Einzelfälle.

Anwendung insbesondere im IT-Bereich:

Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT)

Besondere Vertragsbedingungen (BVB) im EDV-Bereich (veraltet)

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Ergänzenden Vertragsbedingungen: EVB-IT

Bestehende EVB-IT sowie Vertragstypen (Muster):

Kauf (Lang-/ Kurzfassung) von Hardware

Überlassung von StandardsoftwareTyp A: zeitlich unbefristete Überlassung

Typ B: zeitlich befristete Überlassung

Dienstleistung (z.B. Schulung, Support)

Pflege S (Pflege von Standardsoftware)

Instandhaltung (Wartung von Hardware)

System (Erstellung eines IT-Systems)

Systemlieferung (Schwerpunkt auf Hardware-Lieferung)

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Ergänzenden Vertragsbedingungen: EVB-IT

EVB-IT in der Praxis:

Verwendung der entsprechenden EVB-IT Standardverträge möglich, aber individuelle Anpassungen im Einzelfall erforderlich

Nur bei Standard-Beschaffungsgegenständen (Hardware, Standardsoftware) zu empfehlen

Verwendung/ Kombination mehrerer Standardverträge grds. möglich

Probleme:

Standardverträge sehen keine Rahmenvereinbarungen vor

Standardverträge (auch Kombinationen) passen weder bei Entwicklungsleistungen (insb. Individualsoftware) noch bei komplexen IT-/ TK-Beschaffungen

Die Industrie lehnt den Systemvertrag sowie den Systemliefervertrag mehrheitlich ab

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Besondere Vertragsbedingungen

Besondere/ Individuelle Vertragsbedingungen

Sie regeln die Erfordernisse des Einzelfalls (individualvertragliche Bestimmungen)

Sie sollen von den Allgemeinen Vertragsbedingungen (VOL/B) nur abweichen, wenn dies in der VOL/B vorgesehen ist

Die Abweichungen sollen nicht weitergehen, als es die Eigenart der Leistung und Ausführung erfordern

Sie sind insbesondere erforderlich beiF+E-Aufträgen,

Beschaffung von Individualsoftware,

komplexen Beschaffungsgegenständen.

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Das Verhältnis der Vertragsbedingungen untereinander

§ 1 Nr. 2 VOL/B legt die Geltung der Rangfolge der Vertragsbedingungen fest. Bei Widersprüchen gelten nacheinander:

die Leistungsbeschreibung,

Besondere/ Individuelle Vertragsbedingungen,

Ergänzende Vertragsbedingungen (EVB-IT),

Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB) und erst dann

die Allgemeinen Vertragsbedingungen (VOL/B)

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Kontakt

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