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präsentiert

diese

Unterlagen

Bei der Ausarbeitung einer eigenenBetriebsvereinbarung zu SAP ERPHR ist zunächst darauf zu achten,

die Version des einzuführenden SAP-Systems genau zu benennen. Dabeibietet es sich zum Zwecke der Arbeits-erleichterung an, die einzelnen Sys-temkomponenten (Hardware, Soft-ware, Daten- und Auswertungskatalog,Schnittstellen, Berechtigungen) in An-lagen zu bezeichnen, damit bei wesent-lichen Systemänderungen nicht der ge-samte Text der Betriebsvereinbarungneu gefasst werden muss.

Wichtige Abschnitte zu den Positiv-katalogen und damit zur Festlegungdes Systems zum Zeitpunkt des Ab-schlusses der Betriebsvereinbarungsind unter den Ziffern 4 bis 6 (vgl. Seite

32) zu finden. Abhängig von der jeweili-gen Unternehmensplanung sollte eineexakte Festlegung erfolgen, welcheKomponenten von SAP ERP HR einge-führt werden (vgl. Ziffer 3 Abs. 4). Zu-sätzliche Bestandteile von SAP ERP HRkönnen dann zu einem späteren Zeit-punkt in einer separaten Anlage bzw. ineiner ergänzenden Betriebsvereinba-rung geregelt werden.

Schutz personenbezogener Daten

Aus datenschutzrechtlichen Gründenist eine abschließende und präziseFestlegung von Zwecken, für die perso-nenbezogene Daten der Beschäftigtenerhoben, verarbeitet oder genutzt wer-den sollen, von nicht zu unterschätzen-

der Bedeutung. In der Ziffer 1 Abs. 4wird eine bewusst knappe Eingrenzungder Zweckbestimmung gewählt, die im-mer auch von den betrieblichen Rah-

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handeln & gestalten SAP

Betriebsvereinbarung zu SAP ERP HR

Matthias Wilke und Dr. Eberhard Kiesche stellen im Folgenden eine Betriebsvereinbarung zu SAP ERP

HR vor, die sie auf Betriebsratsseminaren gemeinsam mit Betriebsräten aus Einzelhandel-Filialbetrieben

entwickelt haben. Sie ist getreu dem Motto: „Aus der Praxis für die Praxis“ als eine Arbeitshilfe sowie

Anregung für solche Interessenvertreter gedacht, die für ihren Betrieb eine eigene passgenaue

Betriebsvereinbarung ausarbeiten wollen.

Matthias Wilke, dtb Kassel (www.dtb-kassel.de), und Dr. Eberhard Kiesche, AoB Bremen (www.aob-bremen.de),beraten und schulen Betriebsräte zu SAP

Aus der Praxis für die Praxis

menbedingungen abhängig ist. Be-triebsräte haben darauf zu achten, dassdie Beschreibung der Zwecke mög-lichst eindeutige personalwirtschaftli-che Begriffe mit nachvollziehbaren In-halten enthält.

Die Betriebsvereinbarung folgt demso genannten Schutzstufenkonzept.Daten werden als unterschiedlichschutzwürdig eingeteilt, je nach ihremGrad der Sensibilität, und bedürfen da-her unterschiedlicher Datenschutz- undDatensicherheitsvorkehrungen. Die In-fotypen und Datenfelder in SAP ERPHR, die besonders schutzwürdige Da-ten enthalten (z.B. Krankheit, Pfändun-gen, betriebliche Funktionen), werdenspeziell gekennzeichnet (vgl. Ziffer 4Abs. 1 und Ziffer 5 Abs. 1). Diese Datenstehen dem Arbeitgeber nur für genaumit dem Betriebsrat vereinbarte Aus-wertungen zur Verfügung. Freie Abfra-gen sind dann mit diesen Daten nichtmöglich.

Datenweiterverarbeitung in MS Office

Personalsachbearbeiter sind daran ge-wöhnt, Daten aus SAP ERP HR in MSOffice zu verarbeiten. Dieser Aspekt istdaher so zu regeln, dass dazu erforder-liche Berechtigungen nur in einem eng

begrenzten Umfang vergeben werden(vgl. Ziffer 5 Abs. 3).

Rationalisierungsschutz

Die Erfahrung lehrt, dass es aufgrundder Einführung von SAP ERP HR zu Ra-tionalisierungen, vor allem im Bereichder Personalsachbearbeitung, kommenkann. Dem Schutz der Beschäftigtendient die Ziffer 8 Abs. 4.

Weitere wichtige Regelungen

Ohne Zweifel sind Regelungen zu Leis-tungs- und Verhaltens-kontrollen (vgl. Ziffer 3Abs. 3), zu freien Textfel-dern (vgl. Ziffer 4 Abs.2), zur Sicherung derMitbestimmung (vgl. Zif-fer 12), zum Beweisver-wertungsverbot (vgl. Zif-fer 13), zum Datenschutz (vgl. Ziffer 9)sowie zu den Rechten des Betriebsrats(vgl. Ziffer 10) von erheblicher Bedeu-tung. Diese sind daher unverzichtbar.

Ausblick

Der nachfolgend dokumentierte Wort-laut einer Betriebsvereinbarung zu SAPERP HR ist als eine Arbeitshilfe sowie

Anregung für die Entwicklung eigenerForderungen und für die Ausarbeitungeiner passgenauen Betriebsvereinba-rung für den eigenen Betrieb gedacht.Sie ist getreu dem Motto: „Aus der Pra-xis für die Praxis“ auf Betriebsratssemi-naren unter der Mitarbeit von Betriebs-ratsmitgliedern aus Einzelhandel-Filial-betrieben entstanden. Dafür bedankenwir uns an dieser Stelle.

Ein Tipp zu guter Letzt: Bei der Ausar-beitung einer Betriebsvereinbarung fürden eigenen Betrieb dürfen die indivi-duellen Rahmenbedingungen und spe-ziellen Ausprägungen von SAP ERP HR

vor Ort nicht außer Acht gelassen wer-den. Hinzu kommt, dass gleichzeitigmit der Erstellung der Betriebsverein-barung die dazu gehörenden Anlagenvereinbart werden müssen. Dies ver-bietet ein bloßes Abschreiben der Be-triebsvereinbarung, eröffnet dafür aberChancen und Möglichkeiten, die ge-nutzt werden wollen. Insoweit wün-schen wir viel Erfolg.nn

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SAP handeln & gestalten

Dokumentiert:Betriebsvereinbarung zur Planung, Einführung,Anwendung, Änderung und Erweiterung desSystems SAP HR Version ERP 2005

1. Ziele und Zweckbestimmung des Systems(1) Mit der Umstellung auf SAP HR ERP soll mehr Transparenzund Klarheit bei der Personalverwaltung und -abrechnung sowieder zugehörigen Datenspeicherung erreicht werden. Gleichzeitigsollen Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und Wirksamkeit (Effekti-vität) bei der Durchführung personalwirtschaftlicher Maßnah-men verbessert werden. Dies ermöglicht eine Optimierung derAbläufe und damit der Bearbeitungszeiten.(2) Die schutzwürdigen Belange der Beschäftigten bei Ein-führung und Anwendung von SAP HR ERP werden durch dieseBetriebsvereinbarung sichergestellt.(3) Die Verarbeitung personenbezogener Daten mit SAP HR ERPerfolgt im Rahmen der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnis-ses. Sie wird auf das für Geschäftszwecke erforderliche Min-destmaß beschränkt (Datenerforderlichkeit und -sparsamkeit).Eine Datenspeicherung auf Vorrat ist unzulässig.(4) Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftig-ten mit SAP HR ERP erfolgt für die Entgeltabrechnung und die

Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Sie dient ausschließlichfolgenden Zwecken:a) Personaladministration und Entgeltabrechnung;b) Erfüllung von gesetzlichen Meldepflichten;c) Erstellung von Bescheinigungen;d) Datenträgeraustausch;e) Weitergabe von Daten an das Rechnungswesen;f) Statistische Auswertungen.

2. Begriffsbestimmungen(1) Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönli-che oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder be-stimmbaren natürlichen Person (Beschäftigter).(2) Verarbeitung ist das Erheben, Speichern, Verändern, Auswer-ten, Übermitteln, Sperren, Löschen und Nutzen personenbezo-gener Daten.(3) Automatisierte Datenverarbeitung ist die Verarbeitung perso-nenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanla-gen.(4) Für sämtliche Auswertungen, Abfragen, Queries, SQL, Statis-tiken und Reports wird in dieser Betriebsvereinbarung der Be-griff „Bericht" verwendet.(5) Im Übrigen gelten die Begriffsbestimmungen des Bundesda-tenschutzgesetzes (vgl. § 3 BDSG).

Fortsetzung auf Seite 32

Betriebsvereinbarungen müssen betriebliche Anforderungen und

Bedürfnisse berücksichtigen.

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3. Gegenstand, Geltungsbereich, Grundsätze(1) Diese Betriebsvereinbarung regelt die Planung, Einführung,Anwendung, Änderung und Erweiterung von SAP HR VersionERP 2005.(2) Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Beschäftigten der …(3) Leistungs- und Verhaltenskontrollen finden nicht statt, es seidenn, der Betriebsrat stimmt dem im begründeten Einzelfall zu.(4) Diese Betriebsvereinbarung gilt für die Komponenten Perso-naladministration (PA), Personalabrechnung (PY), Organisati-onsmanagement (OM) und Veranstaltungsmanagement (Anlage1a). Sie gilt auch dann, wenn die mit Hilfe von SAP HR ERP er-fassten oder verarbeiteten Daten durch andere Datenverarbei-tungssysteme verarbeitet werden sollen.(5) Bei Verstößen gegen diese Betriebsvereinbarung ist mit ar-beitsrechtlichen Konsequenzen zu rechnen.(6) Der Einsatz von SAP HR ERP erfolgt unter Berücksichtigungder aktuellen arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse sowie er-gonomischen Standards.

4. Systemdokumentation(1) Der Datenkatalog und die Datenbankfelder einschließlich derInfotypen sind in der Anlage 1b mit Zweckbestimmungen undLöschungsfristen abschließend definiert. Besonders schutzwür-dige Infotypen und Datenfelder werden gekennzeichnet.(2) Datenfelder, die freie Texteingaben gestatten (Anlage 2), dür-fen keine wertenden personenbezogenen Daten enthalten. Inder Arbeitsanweisung zur Nutzung des Systems (Anlage 3) wirddieses Verbot geregelt.(3) In der Anlage 9 wird die für den Betrieb von SAP HR ERP er-forderliche Hardware und die Konfiguration dokumentiert.(4) In der Anlage 10 wird die aktuell eingesetzte SAP HR-Versiondokumentiert. Änderungen sind mitbestimmungspflichtig.

5. Berichte, Schnittstellen und Datenweitergabe(1) Das Berichtswesen unterliegt einer strikten Zweckbindung.Es sind nur die in der Anlage 4 aufgeführten Berichte mit 1:1-Ab-bildungen, Zwecken, Empfängerkreis und Löschungsfristen er-laubt. Als besonders schutzwürdig bezeichnete Daten werdenfür Downloads, ABAP-Queries, Ad-hoc-Abfragen oder vergleich-bare Auswertungsinstrumente nicht zur Verfügung gestellt. Zu-sätzliche Standardauswertungen, die regelmäßig genutzt wer-den und keine schutzwürdigen personenbezogenen Daten derBeschäftigten beinhalten, sind in SAP HR ERP dokumentiert. Diegenutzten Standardauswertungen können jederzeit vom Be-triebsrat im System eingesehen werden.(2) Soweit Berichte für Zwecke der Planung, Steuerung und Über-prüfung unbedingt erforderlich sind, werden diese nur in nach-weislich anonymisierter Form (z.B. Durchschnittswerte, Summen-bildung) vorgenommen. Der Betriebsrat erhält auf Anforderung ei-ne Liste und Muster der vorgenommenen Controlling-Berichte.(3) Es wird ein Katalog der zulässigen Schnittstellen, Weiterver-wendungen und ihrer Nutzungszwecke vereinbart (Anlage 5a).Ein Datenexport in Datenbank- oder Kalkulationsprogrammeoder sonstige Dateien außer zum Zwecke der Textverarbeitung(z.B. MS Office) ist grundsätzlich nicht gestattet. Soweit jedochFunktionen von SAP HR ERP für die angemessene Aufgabenerle-digung in der Personalverwaltung nicht ausreichen, ist die in derAnlage 5b konkret definierte Datenweitergabe auch mithilfe sol-cher Programme gestattet. Es ist unzulässig, darüber hinauspersonenbeziehbare Daten aus SAP HR ERP auf Benutzerar-beitsplätzen zu speichern.

6. Berechtigungskonzept, Kontrolle, Protokollierung(1) Die interne Arbeitsanweisung regelt und konkretisiert diePflichten und Rechte der SAP-Nutzer sowie Administratoren imRahmen dieser Betriebsvereinbarung (Anlage 3).

(2) Der Zugriff auf die personenbezogenen Daten in SAP HR ERPwird ausschließlich funktionsorientiert auf die Beschäftigten be-grenzt, die sie im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung benötigen.Die Vergabe der Zugriffsrechte auf das System (Arbeitsplatz, Na-men der zugriffsberechtigten Personen, Benutzerprofil, Umfangder Berechtigungen, Modul- und Menürolle) ist in Anlage 6 defi-niert und unterliegt als Berechtigungskonzept der Mitbestim-mung des Betriebsrats.(3) Zugriffe auf das System werden protokolliert. Die Löschungder Protokolle erfolgt nach den gesetzlichen Fristen. Eine Aus-wertung der Protokolle mit dem Ziel der individuellen Leistungs-oder Verhaltenskontrolle ist gemäß § 31 BDSG nicht zulässig.

7. Rechte der Beschäftigten (1) Die Beschäftigten werden über den geplanten Einsatz vonSAP HR ERP und die damit verbundenen organisatorischen so-wie eventuellen personellen Veränderungen rechtzeitig und um-fassend informiert.(2) Die Informationen beziehen sich insbesondere auf Ziel, Um-fang und Art der geplanten Maßnahmen, auf die organisatorischeund zeitliche Abwicklung, auf die Art der verarbeitenden perso-nenbezogenen Daten und auf Auswirkungen auf Arbeitsplätze,Arbeitsabläufe und Arbeitsinhalte, Arbeitsbelastungen sowieQualifikationsanforderungen.(3) Mit Einführung von SAP HR ERP erhält jeder Beschäftigte ei-ne vollständige Auflistung seiner Stammdaten. Dies ist bis spä-testens zum … zu gewährleisten.(4) Die Beschäftigten haben das Recht, Auskunft über ihre gespei-cherten personenbezogenen Daten (vgl. § 34 BDSG) zu verlangen.(5) Auf Antrag des Beschäftigten ist eine berechtigte Korrekturvon Einträgen (vgl. § 35 BDSG) umgehend zu veranlassen. Überdie Datenberichtigungen sind die Beschäftigten unverzüglich zuunterrichten.(6) Personenbezogene Ausdrucke des gesamten Datenumfangseinzelner Personen erfolgen nur mit Zustimmung der betroffe-nen Beschäftigten.

8. Qualifizierungsmaßnahmen und soziale Absicherung(1) Die Qualifizierung der HR-Nutzer erfolgt rechtzeitig, dasheißt zeitnah zur Einführung, und umfassend. Bei den Bildungs-maßnahmen soll auf besondere Belange der Teilnehmer Rück-sicht genommen werden (Anlage 7). Sie umfassen auch die In-halte dieser Betriebsvereinbarung und Maßnahmen des Daten-schutzes und der Datensicherheit in SAP HR ERP.(2) Die Qualifizierungsmaßnahmen finden in der Arbeitszeitstatt. Die Kosten trägt der Arbeitgeber.(3) Der Betriebsrat hat das Recht, an den Qualifizierungsmaß-nahmen zu SAP HR ERP teilzunehmen.(4) Infolge der Einführung und Anwendung von SAP HR ERP sindbetriebsbedingte Kündigungen sowie Versetzungen und weiterearbeitsrechtliche Maßnahmen mit der Zielsetzung einer Rationa-lisierung in der Personalsachbearbeitung ausgeschlossen.

9. Datenschutz(1) Medizinische und psychologische Befunde von Beschäftigtendürfen nicht verarbeitet werden.(2) Eine Verknüpfung von Daten der Beschäftigten zum Zweckder Erstellung von Persönlichkeitsprofilen ist nicht zulässig.(3) Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Drittefindet nur statt, soweit dieses gesetzlich vorgeschrieben ist.(4) Die Anwender des Systems und die Systemadministratorenwerden auf die Einhaltung des Datenschutzes und die Einhal-tung dieser Betriebsvereinbarung verpflichtet.(5) Die Mitarbeiter mit Zugriff auf personenbezogene Daten dür-fen diese nicht als Anhänge in E-Mails verschicken.

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handeln & gestalten SAP

(6) Die Daten werden gelöscht, wenn ihre Verarbeitung nicht mehrerforderlich ist und Rechtsvorschriften sowie berechtigte Interes-sen der Beschäftigten einer Löschung nicht entgegenstehen.(7) Der betriebliche Datenschutzbeauftragte überprüft regelmäßigdie Einhaltung aller Datenschutzvorschriften. Er berichtet zweimaljährlich dem Betriebsrat und stellt ihm die nach §§ 4e und 4g Abs.2 BDSG zu führenden Übersichten, Zulässigkeitsprüfungen underforderlichen Vorabkontrollen zu SAP HR ERP zur Verfügung.(8) Der Arbeitgeber gewährleistet, dass die Daten der Beschäf-tigten umfassend gegen Missbrauch geschützt werden. Das Da-tenschutzkonzept zu SAP HR ERP ist Bestandteil dieser Betriebs-vereinbarung (Anlage 8).(9) Bei Auftragsdatenverarbeitung gemäß § 11 BDSG hat der Ar-beitgeber die Pflicht, den Auftragnehmer im Dienstleistungsver-trag auf die Einhaltung der Bestimmungen dieser Betriebsverein-barung zu verpflichten. Er stellt sicher, dass der Betriebsrat seinÜberwachungsrecht gemäß § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG beim Auf-tragnehmer im Rechenzentrum wahrnehmen kann.

10. Rechte des Betriebsrats(1) Der Betriebsrat hat das Recht, eigene und Standardauswer-tungen/Reports/Listen in SAP HR zur Unterstützung seiner Ar-beit zu nutzen (Anlage 11).(2) Der Betriebsrat erhält mit Inkrafttreten dieser Betriebsver-einbarung einen Systemzugang mit Berechtigungen und Auditor-rollen zu SAP HR ERP. Hierzu sind ihm Schulungen gemäß § 37Abs. 6 BetrVG zu gewähren. Die Berechtigungsrolle des Be-triebsrats ist in der Anlage 6 dokumentiert.(3) Der Betriebsrat hat das Recht, Rechner mit SAP HR ERP-Funktionen vor Ort einzusehen und zu überprüfen.(4) Die Mitarbeiter an Arbeitsplätzen mit SAP HR ERP haben dasRecht und die Pflicht, dem Betriebsrat gewünschte Auskünfteauch am System zu geben.(5) Für die Hinzuziehung von Sachverständigen gelten die Be-stimmungen des § 80 Abs. 3 BetrVG.

11. Konfliktregelung(1) Die Betriebsparteien bilden eine paritätisch besetzte SAPHR-Kommission. Diese besteht aus dem Betriebsratsvorsitzen-den, dem Sprecher des IT-Ausschusses, einem weiteren Be-triebsratsmitglied sowie drei Vertretern des Arbeitgebers.(2) Die SAP HR-Kommission tritt mindestens zweimal im Jahr zu-sammen und behandelt alle Fragen, die sich hinsichtlich der An-wendung und Weiterentwicklung von SAP HR ERP und dieser Be-triebsvereinbarung ergeben. Sie tritt jederzeit auf Antrag einerBetriebspartei innerhalb von 14 Tagen zusammen.(3) Im Falle des Scheiterns ist die Einigungsstelle gemäß § 76BetrVG anzurufen.(4) Die Vorgehensweise in der SAP HR-Kommission ist in der An-lage 12 geregelt.(5) Das Recht der Arbeitnehmer, die Arbeitsgerichte anzurufen,bleibt unberührt.

12. Mitbestimmung und Initiativrecht(1) Bei zusätzlicher Einführung, Anwendung, Änderung und Er-weiterung von Hard- und Software und insbesondere bei derAusweitung der automatisierten Verarbeitung personenbezoge-ner Daten der Beschäftigten und Berechtigungen im Rahmenvon SAP HR ERP ist die Zustimmung des Betriebsrates einzuho-len. Dies setzt seine rechtzeitige und umfassende Unterrichtunggemäß § 80 Abs. 2 BetrVG voraus. Hierfür ist in der Anlage 13ein Formblatt niedergelegt.

(2) Änderungen, Erweiterungen und Neueinführungen von SAP-HR-Bestandteilen und -Funktionen (vor allem bei Updates) un-terliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats.(3) Der Betriebsrat kann jederzeit zu Komponenten und Funktio-nen von SAP HR ERP (z.B. Zeitwirtschaft, Data Warehouse) ein-zelne Betriebsvereinbarungen bzw. Anlagen zu dieser Betriebs-vereinbarung initiieren, wenn er der Auffassung ist, dass be-stimmte Komponenten/Funktionen/Dienste von SAP HR ERPnicht allein durch diese Vereinbarung und der dazugehörigen An-lagen angemessen geregelt werden können.

13. BeweisverwertungsverbotInformationen, die unter Verletzung der Bestimmungen dieserBetriebsvereinbarung gewonnen wurden, dürfen nicht verwen-det werden. Auf diesen Informationen basierende Maßnahmensind unwirksam.

14. DetailregelungenDie Anlagen sind Bestandteil dieser Betriebsvereinbarung undgetrennt zu unterschreiben. Änderungen und Ergänzungen derAnlagen sind nur mit schriftlicher Zustimmung des Betriebsratsmöglich. In den Anlagen zu dieser Betriebsvereinbarung werdenim Einzelnen vereinbart:Anlage 1a: Liste der verwendeten Komponenten und Funktio-

nen von SAP HR ERPAnlage 1b: Datenkatalog mit allen DatenbankfeldernAnlage 2: Datenfelder, für die eine freie Eingabe möglich istAnlage 3: Interne Arbeitsanweisung zur Nutzung von SAP HR

ERPAnlage 4: Berichte in SAP HR ERPAnlage 5a: Definition von Schnittstellen und deren NutzungAnlage 5b: Schnittstellen zu Büroanwendungen: DownloadAnlage 6: BerechtigungskonzeptAnlage 7: SchulungskonzeptAnlage 8: DatenschutzkonzeptAnlage 9: GeräteverzeichnisAnlage 10: Programmverzeichnis einschließlich des Release-

standesAnlage 11: Vereinbarte Auswertungen/Listen/Reports für den

BetriebsratAnlage 12: Einrichtung einer paritätisch besetzten SAP HR-

KommissionAnlage 13: Formblatt für die Beantragung von Änderungen und

Neueinführungen

15. Inkrafttreten, Kündigung(1) Diese Betriebsvereinbarung tritt mit der Unterzeichnung inKraft.(2) Diese Betriebsvereinbarung kann von den Betriebsparteienmit einer Frist von vier Monaten gekündigt werden. Die Kündi-gung dieser Betriebsvereinbarung kann frühestens zum … aus-gesprochen werden.(3) Im Falle ihrer Kündigung wirkt diese Betriebsvereinbarungnach. Von der Nachwirkung erfasst werden auch solche Perso-nen, die nach dem Ablauf der Kündigungsfrist für das Unterneh-men tätig werden.

16. Salvatorische KlauselSollte eine Bestimmung dieser Betriebsvereinbarung unwirksamsein oder werden, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigenBestimmungen nicht berührt. Die Betriebsparteien verpflichtensich für einen solchen Fall, eine wirksame Regelung zu treffen,die dem Zweck der unwirksamen Regelung möglichst nahe-kommt.nn

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