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Peter Pfeiffer • Memeler Str. 15 • 32547 Bad Oeynhausen

Präsentation für das Projekt „MeinAusgabenbuch“Auf einem Windows PC

Bitte nehmen Sie sich für diese Präsentation cirka 20 Minuten Zeit.

MeinAusgabenbuch.dePeter Pfeiffer • Memeler Str. 15 • 32547 Bad Oeynhausen


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Kurze Bedienungshinweise für diese Präsentation

1. Zur ersten Seite der Präsentation

2. Eine Seite zurück in der Präsentation (blättern)

3. Zurück zur vorherigen Seite (nach Aufruf eines Links)

4. Eine Seite vor in der Präsentation (blättern)

5. Zur letzten Seite der Präsentation

6. Ansonsten können Sie mit einem Mausklick, der Enter- oder den Pfeiltasten in der Präsentation blättern

1. 2. 3. 5.4.



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Grundsätze und Philosophie

Sowohl das Eingabemodul, als auch die optional zu nutzenden EXCEL- Dateien setzen auf 7 Hauptausgabekategorien mit insgesamt 42 Unterkategorien auf. Dieser Kategoriebaum ist von der Philosophie des Projektes vorgegeben. Die Kategorien sind, zumindest im Eingabemodul, nicht zu ändern. Sie umfassen alle nur denkbaren Ausgaben der privaten Lebenshaltung. Auch die mitgelieferten EXCEL Dateien richten sich nach dieser sinnvollen Aufteilung. Aber weil gerade bei den EXCEL Dateien die Kreativität der Anwender zum Zuge kommen kann (nicht muß), sind dort die Kategorien änderbar, auch wenn es sich nicht empfiehlt von dieser sinnvollen Vorgabe zu abzuweichen. Wenn Ihnen die EXCEL Dateien als Statistik nicht genügen, so können Sie sich selbst unzählige weitere Dateien erstellen. Beispiele hierfür finden Sie am Schluss dieser Präsentation.Detaillierte Angaben zu dem Kategoriebaum finden Sie in der umfangreichen Hilfefunktion (Taste F1) und in weiteren Beschreibungen sowie im Menue „Kategorien“ in dem Eingabemodul.



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Das Eingabemodul

Dreh- und Angelpunkt des Projektes ist das Eingabemodul, in dem Sie alle Buchungen in Eingabemasken vornehmen und alle Ausgaben verwalten und auswerten können. Von dem Modul aus erstellen Sie Ihre Statistiken und exportieren diese entweder in leere und neutrale Excel Dateien oder Sie transferieren die Daten in die mitgelieferten und vorbereiteten Excel Dateien.Achten Sie darauf, dass Sie immer die aktuelle Version des Eingabemoduls auf Ihrem PC installiert haben. Die aktuelle Version finden Sie im Downlaodbereich der Homepage www.meinausgabenbuch.deWenn Sie das Programm starten kommen Sie zunächst zur „Buchungsliste“.In allen Bereichen des Moduls haben Sie Zugriff auf die umfangreichen Hilfefunktionen. Diese erreichen Sie entweder über das Menue „Hilfe“ oder über die Taste „F1“.Letztlich können Sie noch zusätzlich auf detaillierte Themen in Form von weiteren Präsentationen per Download zurückgreifen.

http://www.meinausgabenbuch.de/



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Sharewarehinweis

Solange Sie noch mit einer unregistrierten Sharewareversion arbeiten, sehen Sie vor dem Wechsel zur Buchungsliste noch diesen entsprechenden Hinweis.

Dieser Hinweis entfällt, wenn Sie das Modul registrieren lassen.



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Unterschiede zwischen Shareware- und Vollversion (1)

Grundsätzlich gilt, daß Sie die kostenlose Sharewareversion mit allen Funktionen zeitlich ungeschränkt nutzen können. Nach Ablauf der vierwöchigen Testphase sind allerdings einige der komfortablen Anwendungsmöglichkeiten nur noch beschränkt einsetzbar, was jedoch die völlige Funktionstüchtigkeit des Eingabemoduls nicht schmälert.

Informieren Sie sich über Details in der Datei: „einfuehrung.pdf“, die sie dort runterladen können:

http://www.meinausgabenbuch.de/meinausgabenbuch/02_seiten/kontakt/kontakt.html

Fortsetzung auf der nächsten Seite:





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Unterschiede zwischen Shareware- und Vollversion (2)

folgende Optionen stehen nach Ablauf der vierwöchigen Testphase nur in der registrierten Vollversion zur Verfügung:

1. Die gesamte Druckmöglichkeit2. Die Möglichkeit Daten zu exportieren3. Die Möglichkeit Splittbuchungen zu generieren4. Die Erstellung von Buchungsschablonen5. Die Erstellung von Zahlungsplänen6. Die Datenübergabe des Kategoriebaumes in die

mitgelieferten Excel Jahresblätter.

Eine Alternative zu dem Punkt 6 für die Sharewareversion finden Sie in der auf der vorigen Seite erwähnten Datei „einfuehrung.pdf“ und dort auf der Seite 9.



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Das Eingabemodul

Mit diesem Icon startet man das Modul Der Begrüßungsbildschirm

Nach dem Start befinden sich auf der zentralen Buchungsliste (siehe Nächste Seite)



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Die Buchungsliste / Inhalt (1)

• Beleg-Nr. (wird automatisch fortlaufend vergeben)• Datum (vorgegeben ist das aktuelle Datum)• Person (Person, die die Ausgabe gezahlt hat)• Buchungstext (greift auf eine Datenbank zurück)• Kategorie / Unterkategorie• Zahlungsempfänger (greift auf eine Datenbank zurück)• Betrag

In den folgenden Seiten sind einige Daten farblich unkenntlich gemacht !!

Nächste Seite: Erläuterung einer Buchungsliste



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Die Buchungsliste (2)

Alle Eintragungen in der Buchungsliste können frei eingegeben werden und unterliegen keinerlei Konventionen. Eine Ausgabe wird erst dann zur Buchungsliste freigegeben, wenn alle nötigen Angaben vorhanden sind.

Sie können jede Eintragung zu jedem Zeitpunkt ändern oder löschen (siehe Menue „Buchung“) oder („die rechte Fensterseite in der Buchungsliste“)

Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Sonderfunktionen der Tasten F4 bis F7, auf die Sie auch im Menue „Ansicht“ Zugriff haben sowie auf die Funktionen des Kontextmenues der rechten Maustaste.

Nächste Seite: Beispiel einer Buchungsliste



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Die Buchungsliste (1)



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Eingabe einer neuen Buchung

Die Eingabemaske ist selbsterklärend.

Alle Eintragungen können frei eingegeben werden und unterliegen keinerlei Konventionen. Eine Ausgabe wird erst dann zur Buchungsliste freigegeben, wenn alle nötigen Angaben vorhanden sind.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Sonderfunktion „Buchungsschablone“.

Sie können jede Eintragung zu jedem Zeitpunkt ändern oder löschenrechte Fensterhälfte der Buchungsliste

Der „Buchungstext“ und der „Empfänger“ ergänzen sich nach der Eingabe des dritten Buchstabens von selbst, sie greifen auf eine lernfähige Datenbank zurück.

Nächste Seite: Details und Optionen bei der Erfassung einer neuen Ausgabe



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Neue Ausgabe buchen

Mit dieser Maske erfassen Sie Ihre Ausgaben.

Detaillierte Erläuterungen finden Sie in der Präsentation:

„buchungsverhalten.pps“

Nächste Seite: Hinweis auf eine aktuell vorliegende regelmäßige Zahlung

Nach Eingabe des dritten Buchstabens wird der Rest der Eingabe ergänzt !



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Regelmäßige Zahlungen (1)

Die beiden nächsten Fenster erscheinen nach dem Programmstart, wenn vorher unter „Extras/Optionen“ definierte regelmäßige Zahlungen aktuell fällig sind.

Menue "Extras/Optionen

Sie können sich dann in der rechten Fensterhälfte entscheiden, was mit der fälligen Zahlung geschehen soll.

Nächste Seite: Kurzerklärung zu diesem Hinweis.



1 2 3 4 5Optionen bei Fälligkeit von aktuellen Zahlungen



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Sie haben die Möglichkeit, wiederkehrende Zahlungen mit festen Zahlungsterminen und mit unregelmäßigen Zyklen zu erstellen.

Sie können aus einer bereits gebuchten einfachen Zahlung mit dem Kontextmenue der rechten Maustaste solche wiederkehrende Zahlungen ganz einfach definieren.

Dazu können Sie auch die Option einer „Buchungsschablone“ einsetzen.


„buchungsverhalten.pps“

Nächste Seite: Eingabemaske für die Erstellung von regelmäßigen Zahlungen



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Nächste Seite: Eingabemaske für die Erstellung von regelmäßigen Zahlungen



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Eingabemaske regelmäßige Zahlungen (5)



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Splittbuchungen (1)

Eine weitere Buchungserleichterung bietet Ihnen das Eingabemodul mit Splittbuchungen an.Splittbuchungen ergeben sich aus Rechnungen und Kassenzettel eines bestimmten Lieferanten, in denen sich mehrere Einzelposten zu einer Gesamtsumme addieren. Die Einzelposten gehören dabei zu unterschiedlichen „Ausgabe Kategorien“.


„splittbuchungen.pps“

Nächste Folie: Eingabemaske für die Erstellung von Splittbuchungen



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Splittbuchungen (2)



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Die Auswertungsfunktionen des Eingabemoduls (1)

Das Eingabemodul hat einige Auswertungsmöglichkeiten:

• Die Zahlenauswertung in Tabellenform• Diagramm in Tortenform• Diagramm in Balkenform

Jede Auswertung lässt sich mit den Optionen in der linkenFensterhälfte zielgerecht in Zeiträume und Kategorien einschränken oder ausweiten. Die nächsten 3 Blätter zeigen die 3 Möglichkeiten.Starten Sie danach gegebenenfalls einen Excel Export.

Nächste Seite: Auswertungsergebnis in Diagrammform



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Nächste Seite: Auswertungsergebnis in Balkendiagramm



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Allgemeine Suchfunktion mit der Buchungsliste

1. Drücken Sie die Suchenfunktion in der rechten Fensterhälfte

2. Lassen Sie die Texteingabe – Suchen nach - frei

3. Wählen Sie einen Zeitraum

4. Starten Sie die Suchenfunktion mit dem Kopf „Start“

Durch das Fehlen des Suchtextes bekommen Sie nun eine Liste präsentiert, in der sich alle Buchungen des gewählten Zeitraumes befinden

5. Exportieren Sie die Liste gegebenenfalls in eine leere Exceldatei

Nächste Seite: Ergebnis der allgemeinen Suchfunktion



1 2 3 4 5Nächste Seite: Exceldatei nach dem hier durchgeführten Export nach Excel



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Diese Exceldatei ist das Ergebnis einer Suchfunktion mit Namensfilter und Zeitraumvorwahl.

Diese Datei können Sie mit allen dafür geeigneten Excelfunktionen weiter bearbeiten.

Siehe auch die Präsentation „Buchungsverhalten.pps



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Gezielte Suchfunktion mit der Buchungsliste

Sie wollen wissen, wie viel Sie für Benzin in einem bestimmten Zeitraum ausgegeben haben.Benzin hat eine eigene Ausgabenkategorie, weswegen sich die Suchfunktion in der Buchungsliste anbietet.Wenn Sie mehr als ein KFZ haben, sollte man bei der Datenerfassung das Kennzeichen in den Buchungstext aufnehmen.

Das Ergebnis sehen Sie auf dem nächsten Blatt.

Nächste Seite: Suchergebnis mit der Kategoriesuche „Benzin“



1 2 3 4 5Suchergebnis (1) mit dem Filter „Benzin“ und Zeitraum



1 2 3 4 5Suchergebnis (2) mit dem Filter „Benzin“ und Zeitraum



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Gezielte Suchfunktion mit der Buchungsliste

Sie wollen wissen, wieviel Euro Sie in einem bestimmten Zeitraum beim Frisör ausgegeben haben.Die Ausgabe für den Frisör hat keine eigene Kategorie, also müssten Sie die Suchfunktion mit der Stichworteingabe „Frisör“ starten.

Mit dem Eingabemodul ist das alles kein Problem

Nächste Seite: Suchergebnis nach dem Stichwort „Frisör“



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Empfänger Datenbank

Das Eingabemodul merkt sich in einer Datenbank die einmal eingegebenen Empfänger von Zahlungen und ergänzt nach Eingabe des dritten Buchstabens von alleine die entsprechenden Namen

Nächste Seite: Empfänger Datenbank



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Datentransfer in die mitgelieferten Excel Dateien (1)

Wird in der Auswertungsansicht der Button„Summe kopieren“ betätigt, wird im Hintergrund eine Transferdatei mit dem auf der linken Hälfte ausgewählten Ergebnis erzeugt. Diese Transferdatei verbleibt zunächst in der „Windows Zwischenablage“.Der Anwender wechselt dann in die mitgelieferte EXCEL Jahresdatei und dort in das aktuelle Monatsblatt.

Zum Beispiel in die Datei: „Tabellen_2010.xls“ / Monatsblatt Mai“

Die Daten aus der Zwischenablage werden dann mit einem Mausklick in diese Datei eingefügt und aktualisieren automatisch alle anderen Blätter der Jahresdatei und alle weiteren Excel Auswertungsdateien, die Sie zur Verfügung haben.

Nächste Seite: „Tabellen_2010.xls“ / Monatsblatt Mai“



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Datentransfer in die mitgelieferten Excel Dateien (2)

Sobald dieser Datentransfer, der in der Realität mit 2 (zwei) Mausklicks erledigt ist, stehen in den mitgelieferten EXCEL Statistiken sämtliche kumulierten Daten per Datenverknüpfungen sowohl in den Tabellen, als auch in den Diagrammen zur Verfügung.Die Excelstatistiken brauchen weder formatiert, noch irgendwie bearbeitet zu werden, es sind auch keine Eingaben mehr zu tätigen. Gegen ungewollte Änderungen sind die Dateien mit einem Passwort geschützt, das der Anwender natürlich aufheben kann.



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Mitgelieferte Excel Statistikdateien (1)

Auf den nächsten 4 Blättern sehen Sie einige EXCEL Diagrammstatistiken aus bereits beispielhaft bebuchten Jahrgängen.

Die unbebuchten Dateien hierzu können Sie im Downloadbereich auf unserer Homepage:

www.meinausgabenbuch.de

runterladen.

Diese Beispiele werden hier nicht mehr einzeln kommentiert.



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Mitgelieferte Excel Statistikdateien (2)

Auf den nächsten 9 Blättern sehen Sie einige EXCEL Tabellenstatistiken aus bereits beispielhaft bebuchten Jahrgängen.

Die leeren Dateien hierzu können Sie im Downloadbereich auf unserer Homepage:


runterladen.




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Von Anwendern individuell erstellte Tabellen

Auf den nächsten 3 Blättern sehen Sie einige EXCEL Tabellenstatistiken, die von Anwendern für ihre eigenen Bedürfnisse selbst erstellt wurden. Als Grundlage dienten dabei die mitgelieferten EXCEL Tabellen. Diese wurden dann lediglich verändert und erweitert.




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Von Anwendern erstellte Excel Diagramme

Auf den nächsten 13 Blättern sehen Sie einige EXCEL Diagramme, die von Anwendern für ihre eigenen Bedürfnisse selbst erstellt wurden. Als Grundlage dienten dabei die mitgelieferten EXCEL Tabellen und Diagramme. Diese wurden dann lediglich verändert und erweitert.




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Buchungsliste / rechte Fensterhälfte

Diese Seite hat nur einen Bezug auf eine andere Seite

Hier haben Sie einen zentralen Zugriff auf alle Bearbeitungsoptionen des Eingabemoduls.



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Menue „Optionen/Programmstart


Dort legen Sie fest, mit ob das Eingabemodul beim Systemstart Sie auf fällige Zahlung aufmerksam machen soll.



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Buchungsschablonen


Wenn Sie bei der Erfassung einer Ausgabe das Feld „Buchungsschablone“ anwählen, öffnet sich ein solches Auswahlfenster.

Einfach nur die passende Schablone auswählen, mit „OK“ bestätigen und eventuell noch die Summe ändern.Das aktuelle Datum ist bereits eingestellt.



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Beispiel eines Kassenzettel

Kategorien von „MeinAusgabenbuch

“2 Katzenfutter -,49 -,984 Katzenfutter -,65 1,302 Sekt 4,20 8,401 Zeitung 5,50

1 Weintrauben 1,60

5 Bananen -,50 2,501 Nudeln 2,991 Käse 2,70

1 Haushaltsreiniger 5,50

Total 31,47

= „Haushalt/Haustiere“= „Haushalt/Haustiere“= „Privat/AHZ“= „Freizeit/Medien“= „Haushalt/Haushaltskosten“= „Haushalt/Haushaltskosten= „Haushalt/Haushaltskosten= „Haushalt/Haushaltskosten= „Haushalt/Haushaltskosten




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Kategoriebaum


Den Kategoriebaum kann man völlig ausklappen, wenn man auf das Pluszeichen „+“vor der Hauptkategorie klickt

Dabei werden die Unterkategoriensichtbar.



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Auswertungsoptionen


Definieren Sie hier:

Eine Auswertungsart

einen Zeitraum

eine Kategorie

Ihrer Auswertungssuche



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Excel Export nach einer Auswertungsrecherche


Sobald das Auswertungsergebnis in dieser Liste angezeigt wird, können Sie das Ergebnis mit 2 Optionen in neutrale Excel Dateien exportieren.Diese Dateien können Sie dann nach Ihren Wünschen weiter bearbeiten.Einfach mal ausprobieren !



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Excel Export nach einer Suchenrecherche




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Auswertung „Summe kopieren“

1. Wählen Sie:

2. Auswertung (oder „F7“)

3. Summe kopierenUnd es wird zunächst einmal nichts

passieren. Im Hintergrund werden jedoch die Daten in eine speziell formatierte Exceldatei übernommen, die Sie anschließend in Ihre Monatsdatei einfügen können. Versprochen: Man benötigt vom Kopieren bis zum Einfügen nur 2 Mausklicks.




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Hinweis

Auf meiner Homepage:


finden Sie die Unterseite „Hilfe“Dort haben Sie Zugang zu der Datei:

„Einführung.pdf“

Die Quelldatei hierzu ist mit MS-EXCEL erstellt und kann als gutes Beispiel dafür dienen,

was man alles mit EXCEL anfertigen kann.



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Ich bedanke mich für Ihr Interesse

Wenn Sie weitere Informationen wünschen, senden Sie mir bitte eine E-Mail

Auch meine Homepage www.meinausgabenbuch.de steht Ihnen zur Verfügung.

Konzept: Peter PfeifferMemeler Straße 1532547 Bad Oeynhausen

Mail: E-Mail

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