Bedienungsanleitung für digitale Telefone Alcatel „40xx · PDF fileWahlwiederholung...

Bedienungsanleitung für digitale Telefone Alcatel „40xx“

Inhaltsverzeichnis

1 Übersicht über Ihren Telefonapparat „4039“ 1.1 Bedienelemente 1.2 Fest programmierte Funktionstasten 1.3 Verbindungs-Icons (in Verbindung mit einer Leitungstaste) 1.4 Einrichtung des eigenen Apparates 1.4.1 Auswahl der Melodie des Anrufsignals 1.4.2 Lautstärke des Anrufsignals 1.4.3 Einstellen der Lautstärke des Hörers bei bestehender Verbindung 1.4.4 Einstellung des Kontrastes von Display und Icons 2 Kommunikationsdienste – Standard 2.1 Internes Gespräch 2.2 Externes Gespräch 2.3 Anruf eines internen Gesprächspartners über seinen Namen 2.4 Weitergabe des Gesprächs an einen internen Teilnehmer 2.5 Weitergabe des Gesprächs an einen externen Teilnehmer 2.6 Rückfrage an beliebigen Teilnehmer 2.7 Anrufumleitung 2.7.1 Anrufumleitung sofort 2.7.2 Anrufumleitung bei besetzt 2.7.3 Anrufumleitung nach Zeit (20 Sekunden) 2.7.4 Anrufumleitung bei besetzt und nach Zeit 2.7.5 Anrufumleitung löschen 2.7.6 Anrufumleitung „sofort“ nachziehen (Follow me) 2.7.7 Anrufumleitung „sofort“ nachziehen einleiten 2.7.8 Anrufumleitung „sofort“ nachziehen löschen 2.8 Kurzwahl zentral 2.8.1 Verbindungen durch „Kurzwahl zentral“ herstellen 2.8.2 Verbindungen aus dem individuellen Kurzwahl-Verzeichnis herstellen 2.8.3 Programmieren einer individuellen Kurzwahltaste 2.9 Selbsttätiger Rückruf 2.9.1 Selbsttätigen Rückruf veranlassen 2.9.2 Rückrufliste abfragen 2.10 Dreierkonferenz 2.10.1 Einleiten einer Konferenz 2.10.2 Herausschalten des dritten Teilnehmers aus der Konferenz 2.10.3 Verbinden innerhalb der Dreierkonferenz 2.11 Telefonkonferenz mit bis zu 29 Teilnehmern („MeetMe-Konferenz“) 2.11.1 Konferenz einleiten 2.12 Telefonsperre 2.12.1 Telefonsperre aktivieren 2.12.2 Telefonsperre deaktivieren 2.12.3 Telefon-PIN ändern 2.13 Termin 2.13.1 Termin speichern 2.13.2 Termin löschen 2.14 Anrufliste 2.13.2 Anrufliste abfragen 2.15 Unterdrückung der Rufnummernanzeige 2.15.1 Aktivierung der Unterdrückung der Rufnummernanzeige 2.15.2 Löschen der Unterdrückung der Rufnummernanzeige 2.16 Zweitanruf 2.16.1 Aktivierung des Zweitanrufes 2.16.2 Löschen des Zweitanrufes 3 Kommunikationsdienste – Optionen 3.1 Anrufübernahmegruppe (Heranholen des Rufes) 3.2 Sammelanschlussgruppe 3.2.1 Herausschalten aus der Sammelanschlussgruppe 3.2.2 Hineinschalten in die Sammelanschlussgruppe 3.3 Anrufbeantworter 3.4 Anrufumleitung extern 3.5 Teamfunktionen 3.6 Substitution (einmaliges Heranholen der eigenen Bedienoberfläche) 3.7 Chef und Sekretariat (Vorzimmeranlagen) 4 Anhang 4.1 Tastenbelegungen

1 Übersicht über Ihren Telefonapparat „4039“

1.1 Bedienelemente Navigator, um aus mehreren Seiten des Displays anzuzeigen und eine Seite auszuwählen (die unterste Zeile ist standardmäßig aktiviert)

Menü-Taste, um Ihr Telefon zu programmieren

Audio-Tasten: Lauthören/ Freisprechen (Taste lange drücken)

Lautstärkeregelung des Hörers bzw. Lautsprechers

Programmierbare Tasten

Informationstaste

Softkeys

Funktionstaste, frei programmierbar oder fest programmiert

Briefkasten, signalisiert vorliegende Nachrichten und Rückrufe

Wahlwiederholung

Stummschaltung, damit Ihr Gesprächspartner Sie nicht mehr hört (leuchtet rot, wenn Mikrofon abgeschaltet ist)

1.2 Fest programmierte Funktionstasten Zugriff auf verschiedene Nachrichtendienste (z.B. Anrufbeantworter abfragen oder Abruf der Liste der nicht angenommenen Anrufe)

Wahlwiederholung der zuletzt gewählten Nummer

1.3 Verbindungs-Icons (in Verbindung mit einer Leitungstaste) Ankommendes Gespräch

(blinkend rechts oben) Bestehendes Gespräch

(animiert rechts oben) Verbindung wird gehalten

(links oben) (rechts oben)

1.4 Einrichtung des eigenen Apparates 1.4.1 Auswahl der Melodie des Anrufsignals Steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste

nach links auf die Seite „Menü“ Ihrer Displayanzeige.

Drücken Sie nacheinander die Tasten

Einstellung

Telefon

Rufton

Melodien

Mit den der Navigatortaste können Sie blättern, und mit der Taste

die gewünschte Melodie markieren.

Drücken Sie auf „OK“ , um die Auswahl zu übernehmen und beenden Sie die Programmierung mit der Taste

.

1.4.2 Lautstärke des Anrufsignals Steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste



Einstellung

Telefon

Rufton

Lautstärke

Mit den Tasten können Sie die Lautstärke einstellen.


.

1.4.3 Einstellen der Lautstärke des Hörers bei bestehender Verbindung

Während des Gespräches die Tasten drücken um die Lautstärke einzustellen. 1.4.4 Einstellung des Kontrastes von Display und Icons Steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste



Einstellung

Telefon

Kontrast

Telefon

Mit den Tasten können Sie den Kontrast einstellen.


.

2 Kommunikationsdienste – Standard

2.1 Internes Gespräch Abgehendes Gespräch: Hörer abnehmen, Wählton abwarten, Nebenstellen- Rufnummer des gewünschten Gesprächsteilnehmers wählen.

oder Bei aufgelegtem Hörer die Nebenstellen-Rufnummer des gewünschten Gesprächsteilnehmers wählen (Apparat geht automatisch in Freisprechen). 2.2 Externes Gespräch

Abgehendes Gespräch: Hörer abnehmen, Wählton abwarten, 0

wählen (Amtsanlassung). Nach Ertönen des Freizeichens die Rufnummer des gewünschten Anschlusses wählen.

oder

Bei aufgelegtem Hörer die 0

wählen und nach Ertönen des Freizeichens die Rufnummer des gewünschten Anschlusses wählen (Apparat geht automatisch in Freisprechen).

2.3 Anruf eines internen Gesprächspartners über seinen Namen Tippen Sie die ersten Buchstaben des Namens Ihres Gesprächspartners auf der Alphatastatur ein (Siehe Kap. 1 Übersicht über Ihren Telefonapparat „).

Um die Suche zu starten die Taste

Name drücken. Im Display wird ein Name zusammen mit seiner Nummer angezeigt Für einen angezeigten Namen kann es mehrere Treffer geben. Wenn der angezeigte Name nicht derjenige Ihres Gesprächspartners ist, können

Sie mit der Navigatortaste blättern. Durch Drücken der Taste neben dem Namen starten Sie die Wahl.

Hinweis: Das interne Telefonbuch ist nicht in allen Anlagen eingerichtet.

2.4 Weitergabe des Gesprächs an einen internen Teilnehmer Während der Telefonverbindung die Taste

Rückfrage drücken, die Nebenstellen-Rufnummer des gewünschten Teilnehmers wählen, den Anrufer ankündigen und die Taste

Verbinden drücken. 2.5 Weitergabe des Gesprächs an einen externen Teilnehmer Während der Telefonverbindung die Taste

Rückfrage

drücken, die 0

zur Amtsanlassung und die gewünschte Rufnummer des externen Teilnehmers wählen, den Anrufer ankündigen und die Taste

Verbinden drücken. 2.6 Rückfrage an beliebigen Teilnehmer Während der Telefonverbindung die Taste

Rückfrage drücken, die Nebenstellen-Rufnummer des gewünschten Teilnehmers wählen, um das vorherige Gespräch fortzusetzen, die Taste

Rückfrage aus drücken.

2.7 Anrufumleitung Das Leistungsmerkmal Anrufumleitung funktioniert standardmäßig nur intern, d.h. innerhalb der TK -Anlage. Die für den eigenen Telefonanschluss bestimmten Anrufe können zu jedem beliebigen anderen internen Telefonanschluss umgeleitet werden. Für abgehende Gespräche bleibt der eigene Telefonapparat bei eingeschalteter Anrufumleitung betriebsbereit. Hinweis: Der eigene Telefonapparat kann bei eingeschalteter Anrufumleitung nur noch von dem Zielapparat aus (zu dem die Anrufe umgeleitet wurden) angerufen werden. Bitte informieren Sie vor Einschaltung der Anrufumleitung den Teilnehmer, zu dem Sie den Anruf umleiten wollen. 2.7.1 Anrufumleitung sofort

Hörer abnehmen, * 4 1

drücken, und danach die Rufnummer des Anschlusses wählen, zu dem die Gespräche umgeleitet werden sollen. Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird auf dem Display angezeigt und zusätzlich durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. 2.7.2 Anrufumleitung bei besetzt


drücken, und danach die Rufnummer des Anschlusses wählen, zu dem die Gespräche umgeleitet werden sollen. Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Die Anrufumleitung ist nur aktiv, wenn die Nebenstelle besetzt ist. 2.7.3 Anrufumleitung nach Zeit (20 Sekunden)


drücken, und danach die Rufnummer des Anschlusses wählen, zu dem die Gespräche umgeleitet werden sollen. Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen.

Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton

signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Anrufe, die nach 20 Sekunden nicht angenommen wurden, werden umgeleitet. 2.7.4 Anrufumleitung bei besetzt und nach Zeit


drücken, und danach die Rufnummer des Anschlusses wählen, zu dem die Gespräche umgeleitet werden sollen. Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. Die Anrufumleitung ist nur aktiv, wenn die Nebenstelle besetzt ist oder bei Anrufen, die nach 20 Sekunden nicht angenommen wurden. 2.7.5 Anrufumleitung löschen


drücken, Quittungston oder Hinweisansage Abwarten und Hörer auflegen. 2.7.6 Anrufumleitung „sofort“ nachziehen (Follow me) Mit dieser Funktion können Sie von einem anderen Telefon Ihrer TK-Anlage eine Anrufumleitung für Ihr Telefon einrichten. 2.7.7 Anrufumleitung „sofort“ nachziehen einleiten


drücken, und danach die Rufnummer des Anschlusses wählen, von welchem aus umgeleitet werden soll (eigenes Telefon). Nun geben Sie Ihren Apparate-PIN (Kap. 2.12.3 Telefon-PIN ändern) ein

X X X X, warten den Quittungston oder die Hinweisansage ab, und legen

den Hörer auf.

2.7.8 Anrufumleitung „sofort“ nachziehen löschen


drücken, und danach die Rufnummer des umgeleiteten Anschlusses wählen (eigenes Telefon), Ihren Apparate-PIN (Kap.

2.12.3 Telefon-PIN ändern) eingeben X X X X

, Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. 2.8 Kurzwahl zentral Ihre Verwaltung hat die Möglichkeit, in der TK -Anlage einen zentralen Kurzwahl- Rufnummernspeicher für häufig genutzte Fernwahlziele einrichten zu lassen und entsprechende Listen zu verteilen. Per Tastenfolge und 3-stelliger Kurzwahlnummer kann dann beispielsweise ein Teilnehmer mit der Berechtigungsklasse 2 (Orts- und Nahbereich) ein dienstliches Auslandsgespräch führen. Hinweis: Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die individuelle Kurzwahl des

Apparates zu nutzen (Kap. 2.10.2) 2.8.1 Verbindungen durch „Kurzwahl zentral“ herstellen

Hörer abnehmen, * 1

drücken, und anschließend die dem gewünschten Fernwahlziel zugeordnete 3-stellige Kurzwahlnummer wählen. Die gespeicherte Rufnummer wird nun automatisch gewählt. Verbirgt sich hinter dem gewählten Ziel kein Teilnehmer, sondern eine Durchwahl-Sammelnummer, dann kann die Nebenstellen-Rufnummer des gewünschten Teilnehmers nachgewählt werden. Ohne weitere Nachwahl meldet sich die Vermittlung der fernen Telefonanlage. 2.8.2 Verbindungen aus dem individuellen Kurzwahl-Verzeichnis herstellen Sie haben die Möglichkeit, ein individuelles Kurzwahlverzeichnis einzurichten (bis zu 45 Kurzwahlziele), die Sie über das Display und die zugehörigen Tasten abrufen können. Programmierung individueller Kurzwahlziele siehe nächstes Kapitel. Drücken Sie die Taste neben dem Kurzwahlzielnamen im Display, um eine Verbindung herzustellen (Beispiel Mustermann).

Mustermann

Blättern Sie evtl. mit den Navigatortasten zwischen den Zeilen im Display, um das gewünschte Kurzwahlziel anzuzeigen. 2.8.3 Programmieren einer individuellen Kurzwahltaste In Ihrem individuellen Kurzwahlverzeichnis können Sie bis zu 72 Kurzwahlziele speichern. Sie werden Ihnen im Display angezeigt. Um ein individuelles Kurzwahlziel zu programmieren, steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste


Dann navigieren Sie mit der Navigatortaste auf eine freie nicht programmierte Taste

…. Drücken Sie nacheinander die Tasten

….

Kurzwahl

Geben Sie nun die zu programmierende Rufnummer ein (externe Rufnummern mit

der 0 für Amt eingeben) steuern mit der Navigatortaste auf das Feld „Name“ und geben anschließend den Namen ein mit der diese Taste beschriftet wird (12 Zeichen).Drücken Sie nun die „OK“ –Taste

l anschließend beenden Sie die Programmierung mit der Taste

. 2.9 Selbsttätiger Rückruf Das Leistungsmerkmal „selbsttätiger Rückruf“ funktioniert nur innerhalb der eigenen TK -Anlage. Ein selbsttätiger Rückruf wäre beispielsweise sinnvoll, wenn Sie versuchen, eine interne Gesprächsverbindung aufzubauen und der gewünschte Teilnehmer sich nicht meldet oder sein Anschluss besetzt ist. 2.9.1 Selbsttätigen Rückruf veranlassen Sie haben eine interne Nebenstellen-Rufnummer gewählt. Nach dem Ertönen des Besetzt- oder des Rufton (niemand geht ans Telefon) die Taste

Rückruf

drücken und danach den Hörer auflegen oder die Trenntaste drücken. 2.9.2 Rückrufliste abfragen Hat ein anderer Teilnehmer während Ihrer Abwesenheit einen Rückruf zu Ihnen eingeleitet, leuchtet. die Briefkasten –Taste.

Zum Abfragen der Rückrufliste drücken Sie nacheinander die Tasten

X Rückruf (X =Anzahl der Rückrufe) Im Anschluss erscheint der Name/die Namen der Teilnehmer welche Sie zurückrufen sollen.

Lehmann Muster

Müller Beispiel Drücken Sie nun auf die entsprechende Taste mit dem Namen

Mustermann und entscheiden nun ob Sie den Rückruf ausführen wollen,

Rückruf Löschen wollen

Löschen oder alle Rückrufe löschen wollen.

Alle löschen 2.10 Dreierkonferenz Zu einem bestehenden Telefongespräch können Sie einen dritten Teilnehmer hinzuschalten. Der dritte Gesprächsteilnehmer kann mithören, mitsprechen und auch wieder aus der Konferenz herausgeschaltet werden. 2.10.1 Einleiten einer Konferenz

Während des Telefongesprächs die Konferenz ankündigen, die Taste Rückfrage drücken, Wählton abwarten, Rufnummer des dritten Teilnehmers wählen und ihm ebenfalls die Konferenz ankündigen.

Anschließend die Taste

Konferenz drücken, der erste gehaltene Teilnehmer ist nun hinzugeschaltet. Es ist ein kurzfristiger Aufschaltton zu hören. Auf dem Display erscheinen die Konferenzteilnehmer und der Hinweis KONFERENZ. 2.10.2 Herausschalten des dritten Teilnehmers aus der Konferenz Den Softkey |Konferenz drücken, der dritte Teilnehmer wird herausgeschaltet. Hinweis: Jeder Konferenzteilnehmer kann sich durch Auflegen des Hörers aus der Konferenz selbst herausschalten. 2.10.3 Verbinden innerhalb der Dreierkonferenz Durch Auflegen des Hörers werden die beiden Gesprächsteilnehmer miteinander verbunden. Hinweis: Jeder Konferenzteilnehmer kann sich durch Auflegen des Hörers aus der Konferenz selbst herausschalten. 2.11 Telefonkonferenz mit bis zu 29 Teilnehmern („MeetMe-Konferenz“) Hinweis: Die „Konferenz mit bis zu 29 Teilnehmern“ ist nicht in allen TK-Anlagen verfügbar. Zu einem vereinbarten Zeitpunkt können Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, die bis zu 29 interne und externe Teilnehmer umfassen kann. Vorher ist ein individuell von den Teilnehmern verabredeter Geheimcode (4 Ziffern) für den Zugang vereinbart worden. 2.11.1 Konferenz einleiten Wählen Sie die Kennziffer

* 6 2,

geben Sie den Geheimcode für den Zugang ein

X X X X

(Siehe 2.11 Telefonkonferenz mit bis zu 29 Teilnehmern („MeetMe-Konferenz“). Wenn Sie als erster ankommen, hören Sie einen Warteton oder eine Ansage. Ansonsten treten Sie in die Konferenz ein und am Display wird Ihnen die Anzahl der anwesenden Teilnehmer angezeigt. Hinweis: Jeder Konferenzteilnehmer kann sich durch Auflegen des Hörers aus der Konferenz selbst herausschalten. 2.12 Telefonsperre Sie können Ihren Telefonapparat sperren. So können während Ihrer Abwesenheit abgehende Amtsgespräche verhindert werden. Die PIN ist im Auslieferungszustand auf

0 0 0 0

eingestellt. Hinweis: Die eingegebenen Ziffernkombinationen inkl. PIN sind bei bestimmten Apparaten in der Wahlwiederholung sichtbar. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen die eigene Nummer zu wählen. Damit wird die Wahlwiederholung überschrieben.

2.12.1 Telefonsperre aktivieren Hörer abnehmen,

* 9 0

drücken, Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Oder Sie steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste


Drücken Sie nun die Taste

Sperren Hinweis: Notrufnummern 110 und 112 können nicht gewählt werden, da auch

hier eine Amtsanlassung erforderlich ist. 2.12.2 Telefonsperre deaktivieren Hörer abnehmen,

* 9 0

drücken, PIN eingeben

X X X X

Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Das Telefon ist wieder frei. Oder Sie steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste

nach links auf die Seite „Menü“ Ihrer Displayanzeige. Drücken Sie nun die Taste

Sperren


Sperren Und geben Ihren PIN ein

X X X X

Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Das Telefon ist wieder frei. 2.12.3 Telefon-PIN ändern Hörer abnehmen,

* 9 0

drücken, alte PIN eingeben,

X X X X

neue PIIN eingeben,

X X X X

zur Bestätigung neue PIN wiederholen.

X X X X

Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Hinweis: Im Auslieferungszustand lautet die PIN 0000.

2.13 Termin Sie können für Ihr Telefon einen Termin innerhalb der nächsten 24 Stunden speichern. Zum festgelegten Zeitpunkt klingelt Ihr Telefon, auf dem Display des Telefons erscheint die Uhrzeit und Sie bekommen eine Hinweisansage, sofern Sie nicht gerade ein Telefongespräch führen. In diesem Fall erfolgt der Terminruf erst nach Beendigung des Gesprächs. 2.13.1 Termin speichern Hörer abnehmen,

* 7 7drücken, im Anschluss die Uhrzeit eingeben,

S S M M

Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Oder Sie steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste



Termin Und geben anschließend die Uhrzeit ein.

S S M M

Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen.

2.13.2 Termin löschen Hörer abnehmen

* 7 9

drücken, Quittungston oder Hinweisansage abwarten und Hörer auflegen. Oder Sie steuern Sie im Ruhezustand des Apparates mit der Navigatortaste



Termin Der Termin wird nun angezeigt anschließend drücken Sie die Taste

Löschen Nun können Sie einen neuen Termin eingeben oder legen den Hörer auf.

2.14 Anrufliste Während Ihrer Abwesenheit werden alle Anrufe von ISDN-Teilnehmern im Telefon gespeichert, sofern es sich um externe Anrufe handelt. Die blinkende Briefkasten –Taste.

zeigt an, dass Ihr Telefon während Ihrer Abwesenheit angerufen wurde. 2.13.2 Anrufliste abfragen Briefkasten –Taste drücken

X unbeantworteter Anrufe (X =Anzahl) drücken Anschließend wird der letzte Anruf angezeigt. Um weitere Anrufe anzuzeigen die Taste

X unbeantw.externe Anrufe (X =Anzahl) drücken und danach eine Taste der angezeigten Rufnummern.

040XXXXXX Nun haben Sie die Möglichkeit diese Nummer zurückzurufen

Rückruf zu Löschen

Löschen oder alle Einträge zu löschen

Alle löschen

Danach den Hörer auflegen oder die Trenntaste drücken.

2.15 Unterdrückung der Rufnummernanzeige Sie haben die Möglichkeit Ihre Rufnummer für abgehende Gespräche zu unterdrücken. Bei Bedarf muss dieses Leistungsmerkmal vor einem Gespräch aktiviert werden. Hinweis: Für interne Gespräche wird am Display des Gesprächspartners „Identität geheim angezeigt“. 2.15.1 Aktivierung der Unterdrückung der Rufnummernanzeige Hörer abnehmen, die Taste

Geheim akt. drücken und Hörer auflegen. 2.15.2 Löschen der Unterdrückung der Rufnummernanzeige Hörer abnehmen, die Taste

Geheim deakt. drücken und Hörer auflegen. 2.16 Zweitanruf Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit ein weiteres Gespräch anzunehmen während Sie bereits im Gespräch sind. Der zweite Anruf wird optisch am Display und akustisch durch einen „Anklopfton“ signalisiert. 2.16.1 Aktivierung des Zweitanrufes Während eines Gespräches die Taste

Anklopfen zul. drücken und Hörer auflegen.

2.16.2 Löschen des Zweitanrufes Während eines Gespräches die Taste

Ankl. Nicht zul drücken und Hörer auflegen. Hinweis: Bei der Chef/Sekretärfunktion wird bei Aktivierung des Zweitanrufes am Sekretärapparat ein zweiter Anruf für die Rufnummer des Sekretärapparates und für die Rufnummer des Chefapparates am Sekretärapparates ermöglicht.

3 Kommunikationsdienste – Optionen Die in diesem Kapitel beschriebenen Funktionen sind Optionen. Bei Bedarf ist Dataport zu beauftragen.

3.1 Anrufübernahmegruppe (Heranholen des Rufes) Als Teilnehmer einer Anrufübernahmegruppe haben Sie die Möglichkeit, einen

Anruf an Ihren eigenen Telefonapparat heranzuholen, falls das Telefon irgendeines

anderen Teilnehmers dieser Anrufübernahmegruppe klingeln sollte.

Das Telefon irgendeines Mitgliedes Ihrer Anrufübernahmegruppe klingelt, Hörer

abnehmen, drücken, Gespräch führen.

3.2 Sammelanschlussgruppe Als Teilnehmer einer Sammelanschlussgruppe können Sie über eine Sammel-

Nummer erreicht werden. Ankommende Anrufe können entweder zyklisch

(gleichmäßige Auslastung der Sammelanschlussgruppe) oder linear (der erste hat

die meisten Anrufe, der letzte die wenigsten) signalisiert werden. Sie können Ihre

Nebenstelle aus der Sammelnummer zeitweise heraus- und hineinschalten. Anrufe

unter Ihrer eigenen Nebenstellennummer kommen weiterhin an, abgehende

Gespräche sind auch weiterhin möglich.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, die beiden Leistungsmerkmale

Sammelanschlussgruppe und Anrufübernahmegruppe zu kombinieren.

* 6 6

3.2.1 Herausschalten aus der Sammelanschlussgruppe Hörer abnehmen, drücken, Quittungston abwarten und Hörer auflegen. Hinweis: Bis auf einen, können sich alle Teilnehmer herausschalten.

3.2.2 Hineinschalten in die Sammelanschlussgruppe Hörer abnehmen, drücken, Quittungston abwarten und Hörer auflegen.

3.3 Anrufbeantworter Anrufbeantworter sind Bestandteil größerer TK-Anlagen und werden über den

Telefonapparat "fernbedient". Sollten Sie über dieses Leistungsmerkmal verfügen,

werden Sie eine separate Bedienungsanleitung erhalten. Folgende

Grundfunktionen sind verfügbar:

1. Erstaktivierung des Anrufbeantworters

2. Anrufbeantworter ein- und ausschalten

3. Anhören empfangener Nachrichten

4. Individuelle Anrufbeantworter-Ansage einrichten

5. Individuelle Urlaubs-Ansage

3.4 Anrufumleitung extern

Die Bedienung des Leistungsmerkmals "Anrufumleitung" ist in dem Kapitel

2.7 Anrufumleitung nachzulesen. Alle dort beschriebenen Arten der

Anrufumleitung sind auch nach extern möglich, einziger Unterschied:

Nach Eingabe der Zielrufnummer ist einzugeben, um die Eingabe eindeutig

abzuschließen.

(Vor der Rufnummer des Teilnehmers ist die zur Amtsanlassung voran zu

stellen.)

* 6 0

* 6 1

#

0

3.5 Teamfunktionen Mit der Teamfunktion können Teilnehmer, die in einer Arbeitsgruppe zusammen-

arbeiten, Belegtzustände aller Team-Teilnehmer sehen. Hierzu werden die

Direktruftasten der anderen Team-Teilnehmer auf Funktionstasten des Apparates

gelegt. Das Display neben der Direktruftaste zeigt den jeweiligen Belegtzustand

der Team-Teilnehmer an.

Bedienoberfläche Teamfunktion

Team Tln.1

Team Tln.2

Team Tln.3

Team Tln.4

ISDN

3.5.1 Direktruf zu einem Team-Teilnehmer

Drücken Sie die programmierte Funktionstaste „TeamTln x“. In Ihrem

Display wird der Name oder die Rufnummer des gewünschten Team-Teilnehmers

angezeigt.

Im Display des gerufenen Team-Teilnehmers erscheint Ihr Name oder Ihre

Rufnummer.

Direktruftasten und deren Anzeigen:

Besetzt

Im Gespräch

Ankommender Ruf

Displayanzeigen der Direktruftasten

3.5.2 Anrufe innerhalb des Teams übernehmen

Wird ein Team-Teilnehmer angerufen, wird Ihnen der Anruf im Display neben der

Direktruftaste für diesen Team-Teilnehmer signalisiert (optional ist auch eine

akustische Signalisierung möglich).

Sie können den Anruf entgegennehmen, indem Sie die dem angerufenen Team-

Teilnehmer zugeordnete Direktruftaste „TeamTln x“ drücken.

3.6 Substitution (einmaliges Heranholen der eigenen Bedienoberfläche)

Hinweis: Um Missbrauch zu verhindern, sollten Sie bei Benutzung dieser Funktion unbedingt die PIN Ihres Telefons

ändern (Kap. 2.12.3 Telefon-PIN ändern).

Befindet man sich an einem anderen Telefon derselben Telefonanlage ist es

möglich, die Bedienoberfläche des eigenen Telefons für ein einzelnes Gespräch

„heran zu holen“. Es werden alle Leistungsmerkmale, Tastenbelegungen und die

Amtsberechtigung übernommen. So ist es z.B. möglich an einem

nichtamtsberechtigten Telefon ein Amtsgespräch zu führen.

Hörer abnehmen, drücken, Rufnummer des eigenen Telefons wählen , PIN eingeben . Jetzt können Sie wie gewohnt telefonieren oder z.B. Leistungsmerkmale wie

Rufumleitung aktivieren. Sie können z.B. aber auch durch drücken des Softkey

|Kurzw. auf Ihre persönliche Kurzwahl zugreifen.

# 2 5

x x x x

x x x x

3.7 Chef und Sekretariat (Vorzimmeranlagen)

In der Chef/Sekretariats-Funktion können mehrere Advanced-Apparate zu einer

Vorzimmeranlagen-Konfiguration gruppiert werden. Dabei sind Kombinationen von

mehreren Chefs und mehreren Sekretariaten möglich. Stellvertretend für diese

wird hier die Standard-Konfiguration (1 Chef, 1 Sekretariat) beschrieben.

Hinweis: Die Belegung der frei programmierbaren Tasten kann individuell den

Anwenderwünschen angepasst werden und entsprechend von den hier

beschriebenen Beispielen abweichen, so auch die Beschriftung der Tasten.

3.7.1 Chef/Sekretariats-Funktion einschalten Die Chef/Sekretariats-Funktion kann sowohl vom Chef, als auch vom Sekretariat

ein- bzw. ausgeschaltet werden. Bei eingeschalteter Chef-Sekretariats-Funktion

werden alle ankommenden Anrufe des Chefs zum Sekretariat umgeleitet. Vom

Chef-Telefon kann weiterhin abgehend telefoniert werden

Drücken Sie die Funktionstaste „Uml. Sekr.“ * und anschließend die

Trenntaste um die Chef-Sekretariats-Funktion einzuschalten. Neben der

„Uml. Sekr.“ Taste erscheint das Aktivierungs-Icon .

* Diese Taste kann z.B. auch mit " Chef/Sekr." oder "Nst. XXXX" beschriftet sein.

3.7.2 Chef/Sekretariats-Funktion ausschalten

Drücken Sie bei aktivierter Chef/Sekretariats-Funktion die Funktionstaste

„Uml. Sekr.“* und anschließend die Trenntaste , um die Chef/Sekretariats-

Funktion auszuschalten. Das Icon neben der Taste verschwindet.

* Diese Taste kann z.B. auch mit "Chef/Sekr." oder "Nst. XXXX" beschriftet sein.

3.7.3 Direktruf vom Chef zum Sekretariat Drücken Sie die Funktionstaste „Sekretärin“*, um einen Direktruf

einzuleiten. Der Direktruf zum Sekretariat ist sowohl bei aktivierter, als auch bei

deaktivierter Chef/Sekretariats-Funktion möglich.

Der Besetztzustand des Sekretariats-Apparates wird durch das Icon neben

der Funktionstaste „Sekretärin“* angezeigt.

* Diese Taste kann z.B. auch mit "Name" oder "Rufnummer" des Sekretariats beschriftet sein.

3.7.4 Direktruf vom Sekretariat zum Chef

Drücken Sie die Funktionstaste „Chef“, um einen Direktruf einzuleiten.

Der Direktruf zum Chef ist sowohl bei aktivierter, als auch bei deaktivierter

Chef/Sekretariats-Funktion möglich.

Ein Besetztzustand des Chef-Apparates wird durch das Icon neben der

Funktionstaste „Chef“ angezeigt.

* Diese Taste kann z.B. auch mit "Name" oder "Rufnummer" des Chefs

beschriftet sein.

3.7.5 Gespräche im Sekretariat annehmen und an den Chef weitergeben

Im Display des Sekretariat-Telefons wird angezeigt, dass ein Anruf für den Chef

vorliegt. Nehmen Sie das Gespräch wie gewohnt an.

Zur Weitergabe an den Chef drücken Sie die Funktionstaste „ „Chef“.

Das Gespräch mit dem Anrufer wird in den Haltezustand versetzt. Sobald der Chef

sich meldet, kündigen Sie ihm das Gespräch an und drücken danach den Softkey

|Verb. . Das Gespräch ist nun übergeben.

3.7.6 Heranholen eines Rufes Auch bei ausgeschalteter Chef/Sekretariats-Funktion werden die Apparate

gegenseitig überwacht.

3.7.7 Heranholen vom Chef-Apparat Ein Anruf beim Sekretariat wird durch das Icon neben der Funktionstaste

„Übern.Ch“ signalisiert. Der Chef kann das Gespräch heranholen, indem

er die Funktionstaste „Übern.Ch“ drückt.

3.7.8 Heranholen vom Sekretariats-Apparat: Ein Anruf beim Chef wird durch das Icon neben der Funktionstaste

„Übern.Ch“ signalisiert. Das Sekretariat kann das Gespräch heranholen, indem

es die Funktionstaste „Übern.Ch“ drückt.

3.7.9 Abwesenheit des Sekretariats

Sollen bei Abwesenheit des Sekretariats alle Gespräche zum Chef weitergeleitet

werden, drücken Sie am Sekretariats-Apparat die Funktionstaste

„Abwesend“ und anschließend die Trenntaste . Die Aktivierung der

Abwesenheits-Funktion wird am Sekretariats-Apparat durch das Icon neben

der Funktionstaste „Abwesend“ und am Chef-Apparat durch das Icon

neben der Funktionstaste „Uml. Ch“ angezeigt.

Um diese Funktion wieder auszuschalten, drücken Sie erneut die Funktionstaste

„Abwesend“ am Sekretariats-Apparat.

4 Anhang 4.1 Tastenbelegungen Auf den folgenden Seiten sind die möglichen Belegungen der Tasten des Telefons

„Advanced“ mit Funktionen dargestellt. Die nicht beschrifteten Tasten stehen Ihnen

als frei programmierbare Tasten (siehe Kapitel 2.8.3 Programmieren einer individuellen Kurzwahltaste) zur Verfügung.

4.1.1 Standard-Tastenbelegung

frei programmierbare Tasten

ISDN

35

4.1.2 Tastenbelegung Sekretariat (1 Chef / 1 Sekretärin)

ISDN

Vertreter

Chef

Uml. Ch

Anr. f.Ch

Übern. Ch

ML

ML

4.1.3 Tastenbelegung Chef (1 Chef / 1 Sekretärin) und (2 Chefs / 1 Sekretärin)

ISDN

Sekretärin

Uml. Ch

Übern.Ch

Übern.SK

ML

ML

36

4.1.4 Tastenbelegung Sekretariat 1 (2 Chefs / 2 Sekretärinnen)

ISDN

Chef1

Uml. Ch1

Anruf f.Ch1

Übern.Ch1

ML

Chef2

Uml. Ch2

Anruf f.Ch2

Übern.Ch2

Abwesend

Übern.SK2

Ch1->SK2

Ch2->SK2

ML

4.1.5 Tastenbelegung Sekretariat 2 (2 Chefs / 2 Sekretärinnen)

ISDN

Chef1

Uml. Ch1

Anruf f.Ch1

Übern.Ch1

ML

Chef2

Uml. Ch2

Anruf f.Ch2

Übern.Ch2

Abwesend

Übern.SK1

Ch1->SK1

Ch2->SK1

ML

37

4.1.6 Tastenbelegung Chef 1 und 2 (2 Chefs / 2 Sekretärinnen)

ISDN

Sekr1

Uml. Ch

Übern.Ch1

Übern.SK1

ML

Sekr2

Übern.Ch2

Übern.SK2

ML

4.1.7 Tastenbelegung Sekretariat (2 Chefs / 1 Sekretärin)

ISDN

Chef1

Uml. Ch1

Anruf f.Ch1

Übern.Ch1

ML

Chef2

Uml. Ch2

Anruf f.Ch2

Übern.Ch2

Abwesend

ML

Bedienungsanleitung für digitale Telefone Alcatel „40xx · PDF fileWahlwiederholung...

Documents

Transcript of Bedienungsanleitung für digitale Telefone Alcatel „40xx · PDF fileWahlwiederholung...