Sehen wie ‘ s geht!

LeseprobeBei der Arbeit mit Office gibt es grundlegende Handgriffe wie die Nutzung von Maus und Touchpad, das Erstellen und Speichern von Dokumenten sowie das individuelle Anpassen der Programme an Ihre Wünsche. In dieser Leseprobe erfahren Sie, wie’s geht!

Christine Peyton, Olaf Altenhof

Office 2016 – Die Anleitung in Bildern350 Seiten, broschiert, in Farbe, Januar 2016 14,90 Euro, ISBN 978-3-8421-0191-3

www.rheinwerk-verlag.de/3963

Kapitel 1: »Start mit Office«

Inhaltsverzeichnis

Stichwortverzeichnis

Die Autoren

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Kapitel 1Start mit Office

In diesem Kapitel geht es um grundlegende Handgriffe bei der Arbeit mit Office: Wie nut-zen Sie die Maus und ein Touchpad, wie erstellen und speichern Sie Dokumente, und wie passen Sie das Aussehen der jeweiligen Programme an Ihre Wünsche an?

Die Maus und das TouchpadDer Umgang mit der Maus und/oder dem Touchpad 1 ist vielen PC-Nutzern vertraut. Dennoch beschreiben wir in diesem ersten Kapitel zunächst die Grundlagen ihrer Nut-zung, damit sich auch Neueinsteiger zurechtfinden.

Dokumente anlegen, speichern und organisierenZu den ersten Schritten gehört das Öffnen der Programme. Wir zeigen Ihnen, wie das auf verschiedenen Wegen möglich ist. Sie haben es bei der Arbeit mit Office mit unterschied-lichen Dokumenten zu tun. Hier lernen Sie, wie Sie Dokumente anlegen, speichern 2 und so organisieren, dass Sie sie ohne Probleme wiederfinden.

Bildschirme anpassenDie Office-Programme präsentieren sich nach dem Aufruf mit einem Standardbildschirm. Diese Ansicht können Sie so anpassen 3, dass sie Ihrer Arbeit und Ihren Bedürfnissen ent-spricht. Wir zeigen Ihnen, welche Anpassungen möglich und sinnvoll sind.

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Mit Maus und Touchpad bewegen Sie sich im Programm.

Im Dialog zum Speichern von Dateien können Sie verschiedene Angaben machen.

Stellen Sie eine praktische

Bildschirm-ansicht ein.

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Mit der Computermaus und auch mit dem Touchpad eines Notebooks sind viele Anwender heutzutage vertraut. Wir zeigen Ihnen dennoch kurz die wichtigsten Handgriffe.

Schritt 1Am häufigsten benutzen Sie die linke Maustaste. Drücken Sie sie, um den Cursor an eine andere Stelle im Text zu setzen. Auf diese Weise starten Sie auch Befehle oder öffnen Auswahllisten und Dialoge.

Schritt 2Wenn Sie hingegen die rechte Maustaste drücken, rufen Sie ein Kontextmenü auf. Dabei handelt es sich um Menüs mit variierenden Befehlen; das Befehlsangebot ist jeweils abhängig von der Stelle, an der Sie geklickt haben.

Schritt 3Mitunter benötigen Sie auch einen Doppelklick, das heißt, Sie drücken möglichst schnell zweimal hinterei-nander auf die linke Maustaste. In Word markiert ein Doppelklick z. B. ein Wort. Im Explorer öffnen Sie Ordner per Doppelklick.

Maus und Touchpad bedienen

Was ist der Cursor?Wenn Sie auf eine beliebige Stelle in Word klicken, sehen Sie einen blinkenden Strich. Das ist die Stelle, wo der Text eingefügt wird, den Sie scheiben. Man nennt ihn Cursor.

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 4Mit der Maus können Sie auch »ziehen«. Dazu halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Maus in eine Richtung. Für diese Aktion gibt es viele Einsatzgebiete. Ziehen Sie beispielsweise an der Bildlaufleiste, um das »Blatt« nach unten oder oben zu verschieben.

Schritt 5Das Touchpad finden Sie an den meisten Notebooks oder Net-books. Auch damit können Sie den Mauszeiger bewegen und Aktionen ausführen. Fahren Sie mit einer Fin-gerkuppe leicht über das Touchpad: Der Mauszeiger auf dem Monitor folgt der Bewegung Ihres Fingers.

Schritt 6Unterhalb des Touchpads sind zwei Tasten angeordnet, deren Funkti-onen denen der Maustasten ent-sprechen. Für einen Linksklick reicht aber auch ein kurzes Antippen des Touchpads 1. Wie mit der Maus können Sie auch mit der linken Taste des Touchpads einen Doppelklick ausführen.

Touchpad-FunktionenMit dem Touchpad können Sie je nach Hersteller (bzw. installiertem Treiber) auch weitere Funktionen ausführen. So bewirkt ein doppeltes Antippen des Pads einen Doppelklick. Ein abgebrochenes doppeltes Antippen, bei dem Sie direkt in eine Ziehbewegung übergehen, entspricht dem Ziehen mit der Maus.

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Viele Wege führen nach Rom und auch zur Arbeit mit den Office-Programmen. Die gängigsten Wege beschreiben wir in diesem Abschnitt.

Schritt 1Nachdem der Computer hochgefah-ren ist, wird automatisch der Desk-top angezeigt. Von dieser Oberflä-che aus starten Sie alle Programme, Apps und Windows-Funktionen.

Schritt 2Ganz links in der Taskleiste befindet sich das Windows-Symbol. Ein Klick auf dieses Symbol ruft das Startmenü auf. Hier werden in alphabetischer Reihenfolge alle Programme und Apps aufgelistet, die zur Verfügung stehen.

Schritt 3Klicken Sie zunerst auf Alle Apps 1. Um zu den Office-Programmen zu gelangen, scrollen Sie mit Hilfe der Bildlaufleiste bis zu dem jeweiligen Programmeintrag und klicken ihn dann mit links an. Die Programme des Office-Pakets finden Sie auch gesammelt unter Microsoft Office.

Programme aufrufen und schließen

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 4Praktisch ist es, sich ein Pro-grammsymbol in die Taskleiste des Desktops zu legen. So können Sie Programme bequem aufrufen. Klicken Sie den Programmeintrag mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü klicken Sie auf An Taskleiste anheften.

Schritt 5Danach sehen Sie das Programm-symbol in der Taskleiste. Ein Maus-klick oder – bei einem Touchscreen – eine Fingerberührung reicht nun, um das Programm aufzurufen.

Schritt 6Für einen schnellen Zugriff kön-nen Sie das Programmsymbol auch auf dem Desktop ablegen. Ziehen Sie es dazu mit gedrückter linker Maustaste aus dem Startmenü irgendwo auf den Desktop. Ein kleiner Infokasten informiert Sie darüber, dass lediglich eine Verknüp-fung (Link), also eine Art Wegweiser zum Programm, abgelegt wird. Nun reicht ein einfacher Klick, um das Programm zu öffnen.

TippSie vermissen auf den ersten Blick vielleicht einige bekannte Windows-Programme (Editor, WordPad, Paint etc.)? Keine Sorge, es gibt sie noch, zusammen-gefasst unter dem Punkt Windows-Zubehör.

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Schritt 7Falls sich irgendwann zu viele Pro-grammsymbole auf dem Desktop tummeln, können Sie die Symbole auch einfach wieder vom Desktop entfernen. Klicken Sie das zu lö-schende Symbol mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie im Kontextmenü Löschen.

Schritt 8Ganz hat sich Windows 10 nicht von den Kacheln des Windows-8-Start-bildschirms verabschiedet. Neben dem eigentlichen Startmenü gibt es ein Fenstern mit Kachelsymbolen für eine Reihe von Apps. Ein Klick auf eine Kachel ruft das Programm bzw. die App auf.

Schritt 9Sie können das Fenster mit den Ka-cheln erweitern. Um ein Programm dorthin zu befördern, klicken Sie den Programmeintrag im Startmenü mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü An »Start« anheften.

Programme aufrufen und schließen (Forts.)

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Schritt 10Neu angeheftete Symbole werden in einer neuen Gruppe unter die vorhandenen Kacheln gelegt. Um die Gruppe zu benennen, klicken Sie oberhalb der neuen Kachel(n). Dies öffnet ein Textfeld, in das Sie eine Überschrift eingeben.

Schritt 11Sie können Kacheln natürlich auch verschieben. Dazu klicken Sie die Kachel an und ziehen sie mit ge-drückter linker Maustaste an den gewünschten Ort.

Schritt 12Sie rufen ein Programm auch auf, in-dem Sie im Windows-Explorer eine Datei doppelt anklicken. Datei und Programm werden geöffnet.

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Schritt 13Den Windows-Explorer rufen Sie un-ter Windows 10 schnell auf, indem Sie das Windows-Symbol in der Taskleiste mit der rechten Maustaste anklicken. Im Menü wählen Sie Explorer. Auch mit der Tastekombi-nation (œ) + (X) rufen Sie ein Menü auf, in dem Sie den Eintrag Explorer finden (dies funktioniert auch unter Windows 8).

Schritt 14In vielen geöffneten Programmfens-tern (z. B. in Word oder Excel) sehen Sie ganz oben rechts das sogenannte Schließkreuz. Mit einem Klick darauf beenden Sie das Programm. In man-chen Programmen, z. B. in Word, wird so zunächst nur das Dokument geschlossen, an dem Sie gerade arbeiten (falls mehrere Dokumente geöffnet sind).

Schritt 15Nachdem Sie alle Programme been-det haben, fahren Sie Ihren Rechner herunter. Öffnen Sie über einen Klick auf das Windows-Symbol das Startmenü, und klicken Sie auf den Eintrag Ein/Aus.

Programme aufrufen und schließen (Forts.)

Der Explorer in der TaskleisteFalls sich das Symbol für den Windows-Explorer noch nicht in der Taskleiste befindet, sollten Sie das nach-holen. Sie finden den Eintrag Explorer im Startmenü im Ordner Windows-System. Gehen Sie vor, wie in Schritt 4 beschrieben.

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 16Im nachfolgenden Menü wählen Sie Herunterfahren, um den Rechner auszuschalten, oder Neu starten, wenn er kurz heruntergefahren und dann automatisch wieder gestartet werden soll.

Schritt 17Mit der dritten Option, Energie spa-ren, wird der Bildschirm ausgeschal-tet, aber die Programme bleiben geöffnet, so dass Sie beim Reakti-vieren des PCs sofort weiterarbeiten können.

Schritt 18Sie werden feststellen, dass die Programme, die Sie häufig aufrufen, im Startmenü nach und nach unter der Überschrift Meistverwendet 1 einsortiert werden. Das Startmenü ist also veränderlich.

Windows 7 und 8Unter Windows 7 klicken Sie auf die Start-Schaltfläche und dann auf Herunterfahren. Unter Win-dows 8.1 blenden Sie die Charms-Leiste ein. Dort klicken Sie auf Einstellungen.

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Zunächst müssen Sie sich im Pro-grammfenster zurechtfinden. Wir helfen Ihnen bei der Orientierung.

Schritt 1Alle wichtigen Funktionen sind in Registerkarten zusammengestellt, die sich im Menüband befinden. Um sie zu öffnen, klicken Sie auf die jewei-lige Bezeichnung, z. B. Start (Word).

Schritt 2Links oben befindet sich die Sym-bolleiste für den Schnellzugriff. Hier haben Sie standardmäßig Zugriff auf die Symbole Speichern 1, Rück-gängig und Wiederholen 2. Hier sehen Sie zusätzlich das Symbol Fin-gereingabe-/Mausmodus 3, dazu mehr im Abschnitt »Der Bildschirm im Touchmodus« auf Seite 44.

Schritt 3Rechts oben auf dem Bildschirm sehen Sie die Schaltflächen Menü-band-Anzeigeoptionen 4, Minimieren (zum Ablegen des Programms in der Taskleiste) und Verkleinern 5 (zum Verkleinern des Programms auf ein Fenster – ist das Programm im Fenster geöffnet, heißt das Symbol dann Maximieren) sowie Schließen 6.

Das Office-Fenster kennenlernen

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 4Klicken Sie auf das Symbol Verklei-nern, um das Programm in einem kleineren Fenster darzustellen. Dessen Größe können Sie verän-dern, indem Sie den Mauszeiger an den Rand oder eine der Ecken des Fensters führen und mit gedrückter Maustaste nach innen oder nach außen ziehen.

Schritt 5Unterhalb des Arbeitsbereichs befin-det sich die Statusleiste 7, in der in Word z. B. die Seitenzahl des Doku-ments angezeigt wird. Wenn dort Seite 2 von 3 steht, steht der Cursor auf der zweiten Seite eines Doku-ments mit drei Seiten. Wenn Sie hier klicken, wird der Navigationsbe-reich geöffnet, über den Sie schnell zwischen den Seiten des Dokuments wechseln können.

Schritt 6Auf der rechten Seite der Statusleiste finden Sie die Schaltflächen zum Wechseln der Ansicht 8 und den Regler bzw. die Plus- und Minus-zeichen zum Verändern der Größe (Zoom) der Darstellung. Testen Sie ruhig einmal durch Verschieben des Reglers, wie sich die Anzeige des Dokuments ändert.

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Die Office-Programme bzw. -Datei-en können als Vollbild oder in einem Fenster angezeigt werden. Die Arbeit mit Fenstern bietet sich vor allem an, wenn Sie mehrere Dateien/Program-me gleichzeitig geöffnet haben.

Schritt 1Um ein Programm nicht im Vollbild anzuzeigen, sondern in einem mi-nimierten Fenster, klicken Sie oben rechts auf das Symbol Verkleinern.

Schritt 2Daraufhin wird das Programm/die Datei in einem Fenster dargestellt. Praktisch: Die Größe dieses Fenster lässt sich verändern. Führen Sie den Mauszeiger auf eine der Ecken, und ziehen Sie den Rahmen mit ge-drückter Maustaste nach innen oder außen.

Schritt 3Ein Fenster können Sie auch ver-schieben. Dazu führen Sie den Mauszeiger auf den oberen Rand des Fensters und ziehen es mit gedrück-ter Maustaste an die gewünschte Position. Bei einem Touchscreen lässt sich das Fenster auch einfach mit der Fingerkuppe ziehen.

Das Fenster vergrößern und verkleinern

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 4Um das Programm wieder im Vollbildmodus darzustellen, klicken Sie erneut auf das Symbol links neben dem Schließkreuz. In einem verkleinerten Fenster heißt dieses Symbol Maximieren.

Schritt 5Wenn Sie das Programm/die Datei nicht schließen, sondern nur als Symbol in die Taskleiste legen möchten, klicken Sie auf das Symbol Minimieren.

Schritt 6Ein Klick auf das Symbol unten in der Taskleiste lässt das Programm bzw. die Datei dann wieder im Vollbild erscheinen. Wenn Sie mit der Maus nur darauf zeigen, ohne zu klicken, wird eine kleine Vorschau eingeblendet.

Praktische FenstertechnikWenn Sie ein verkleinertes Fenster mit gedrückter Maustaste an den oberen oder einen Seitenrand des Bildschirms ziehen, wird der Bild-schirm in diesem Bereich abgedun-kelt. Sobald Sie die Maus loslas-sen, wird das Fenster auf diesen abgedunkelten Bereich vergrößert.

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Wenn Sie ein Office-Programm aufrufen, können Sie sofort mit der Arbeit beginnen.

Schritt 1Nach dem Aufruf eines Office-Pro-gramms sehen Sie ein Menü, aus dem heraus Sie ein leeres Dokument öffnen können. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche: in Word auf Leeres Dokument, in Excel auf Leere Arbeitsmappe und in Power-Point auf Leere Präsentation.

Schritt 2Wenn Sie während der Arbeit ein neues Dokument erstellen möchten, klicken Sie im Backstage-Bereich (Registerkarte Datei) auf Neu 1. Im nächsten Menü klicken Sie auf Leeres Dokument (in Word), Leere Arbeitsmappe (in Excel) oder Leere Präsentation (in PowerPoint).

Schritt 3Sie können mehrere Programme/ Dokumente gleichzeitig geöffnet haben. Die Symbole werden in der Taskleiste angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger auf ein Symbol halten, erscheinen Vorschaubildchen der ge-öffneten Dokumente. Per Mausklick rufen Sie das jeweilige Dokument auf.

Ein neues Dokument anlegen

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 4Über Word, Excel und PowerPoint haben Sie Zugang zu vorbereiteten, teils ausgefüllten Dokumenten, die Sie als Basis für Ihr neues Doku-ment nutzen können. Öffnen Sie das Register Datei E Neu 2, und klicken Sie im nächsten Fenster auf eine Miniatur-Vorlage.

Schritt 5Zunächst wird die Vorlage näher beschrieben. Klicken Sie hier auf Erstellen. Daraufhin wird die Vor-lage heruntergeladen und ein neues Dokument auf ihrer Basis erstellt.

Schritt 6Sie können auch gezielt nach weite-ren Vorlagen suchen. Dazu klicken Sie auf eine der Kategorien unter-halb des Suchfeldes oder geben einen Begriff in das Suchfeld ein und klicken auf die Lupe 3.

Eigene DokumentvorlagenIn Kapitel 4, »Schicke Layouts mit Word«, ab Seite 110 erfahren Sie, wie Sie eigene Dokumentvorlagen erstellen. Sie werden in der Kate-gorie Persönlich gesammelt; diese Kategorie gibt es erst, wenn Sie eigene Vorlagen erstellt haben.

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Wenn Sie mit dem Standardbild-schirm und seinen Einstellungen nicht zufrieden sind, können Sie ihn an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Schritt 1Das Menüband nimmt einen recht großen Bereich in Anspruch. Sie können es aber auch ausblenden. Klicken Sie dazu auf das Symbol Menüband-Anzeigeoptionen. Im Menü finden Sie drei Optionen zum Umgang mit dem Menüband.

Schritt 2Mit Registerkarten anzeigen 1 verschwindet das Menüband, übrig bleiben die Registerreiter. Sobald Sie einen Reiter anklicken, wird das entsprechende Register mit allen Befehlen wieder eingeblendet und legt sich über den Text.

Schritt 3Mit Menüband automatisch aus-blenden 2 verschwindet das Menü-band ganz. Wenn Sie mit der Maus in den oberen Bereich des Fensters fahren und auf den blauen Balken klicken, erscheint es wieder. Mit einem Klick auf Registerkarten und Befehle anzeigen 3 blenden Sie es dauerhaft ein.

Die Ansicht des Dokuments anpassen

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 4Die Größe des Dokuments ändern Sie mit dem Zoom. Den Faktor bestimmen Sie im Dialog Zoom, den Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Zoom auf der Register-karte Ansicht aufrufen. Auch rechts in der Statusleiste gibt es einen Reg-ler 4 zum Einstellen des Zooms.

Schritt 5Die meisten Office-Programme bie-ten unterschiedliche Ansichten. In Word gibt es z. B. das Seitenlayout 5 oder den Lesemodus, in Excel z. B. die Ansicht Normal 6 oder die Um-bruchvorschau, in PowerPoint eben-falls die Ansicht Normal oder die Foliensortierung. Über die Register-karte Ansicht wechseln Sie zwischen den Ansichten.

Schritt 6Wenn Sie in einem Word-Doku-ment z. B. Textpassagen von einem Bereich in den anderen kopieren wollen, müssen Sie nicht jedes Mal durch den gesamten Text scrollen. Sie können das Fenster teilen und sich beide Bereiche des Dokuments anzeigen lassen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Ansicht auf Teilen. In einem geteilten Fenster heißt die Schaltfläche Teilung aufheben 7.

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Speichern ist das A und O bei der Arbeit mit den Office-Programmen. Wenn Sie es nicht vergessen, ersparen Sie sich eine Menge Frust.

Schritt 1Um ein noch nicht gespeichertes Dokument zu sichern, klicken Sie in der Backstage-Ansicht (Registerkarte Datei) auf Speichern unter. Darauf-hin erscheint rechts das gleichna-mige Menü.

Schritt 2Markieren Sie Dieser PC 1 mit einem Klick. Wenn Sie den Ordner, in den Sie das Dokument speichern möchten, rechts in der Liste entde-cken, klicken Sie ihn an. Ansonsten klicken Sie auf Durchsuchen.

Schritt 3In beiden Fällen öffnet sich der Dia-log Speichern unter. Zum Navigie-ren durch die Ordnerstruktur nutzen Sie das Adressfeld oben im Dialog. Ein Klick auf den Ordnernamen öffnet den Ordner; ein Klick auf den Pfeil zeigt die Unterordner an, die dann ebenfalls per Mausklick zu öffnen sind.

Ein Dokument speichern

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 4Das neue Dokument ist in einem neuen Ordner besser aufgehoben? Dann öffnen Sie den entsprechen-den Überordner und klicken auf Neuer Ordner. Nun schreiben Sie einfach den Namen in das Feld Neuer Ordner 2 und drücken (¢).

Schritt 5Wenn Sie den richtigen Ordner für Ihr Dokument gefunden ha-ben, geben Sie im Feld Dateiname den Namen ein, unter dem Sie das Dokument speichern wollen. Die Erweiterung (.docx für Word, . xslx für Excel und .pptx für PowerPoint) schreiben Sie nicht mit; die Pro-gramme vergeben sie automatisch. Klicken Sie dann auf Speichern 3.

Schritt 6Sie können Dokumente in einem anderen Format speichern, beispiels-weise in dem Format älterer Office-Versionen. Dazu klicken Sie auf den Pfeil am Feld Dateityp und wählen z. B. Word 97-2003-Dokument (*.doc).

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Schritt 7Wenn Sie das Dokument auf dem Online-Speicher von Microsoft speichern möchten, verfahren Sie ganz ähnlich, nur dass Sie im Fenster Speichern unter auf OneDrive – Persönlich klicken.

Schritt 8Rechts wählen Sie einen Online-Ordner für den Speichervorgang aus der Liste aus 1, oder Sie klicken auf Durchsuchen.

Schritt 9Die Verbindung zum Server wird hergestellt, der Dialog Speichern unter geöffnet. In der Adressleiste steht https://d.docs.live.net 2. Spei-chern Sie das Dokument wie in den Schritten 4 bis 6 beschrieben.

Ein Dokument speichern (Forts.)

Ein Microsoft-Konto anmeldenFür OneDrive brauchen Sie ein Microsoft-Konto. Wenn Sie noch kein Konto haben, können Sie die Anmeldung auch im Dialog Speichern unter starten. Klicken Sie ganz oben rechts auf Anmel-den. Ansonsten klicken Sie im Startmenü auf Einstellungen, dann auf Konten E Weitere Benutzer E Diesem PC eine andere Per-son hinzufügen E Ich kenne die Anmeldeinformationen für diese Person nicht.

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Schritt 10Sobald ein Dokument gespeichert ist, taucht der Dateiname in der Titelleiste am Kopf des Programm-fensters auf 3.

Schritt 11Denken Sie nun daran, ein Doku-ment regelmäßig »nachzuspeichern«. Das geht am schnellsten, indem Sie auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken (siehe dazu auch den Kasten »Eine neue Schaltfläche anlegen«). Genauso gut können Sie im Menü Datei auf Speichern 4 klicken. Auch mit der Tastenkombination (Strg) + (S) speichern Sie Doku-mente nach.

Schritt 12Wenn Sie das Programm schließen und Änderungen noch nicht gespei-chert haben, werden Sie gefragt, wie Sie weiter verfahren möchten. Sie sollten auf Speichern klicken, es sei denn, Sie möchten bewusst auf die letzten Änderungen verzichten. Eine neue Schaltfläche anlegen

Wenn Sie die Schaltfläche Speichern nicht in der Symbolleiste für den Schnellzugriff entdecken, fügen Sie sie dieser einfach hinzu. Dazu klicken Sie auf den Pfeil rechts an der Leiste (5 in Bild 11) und im Menü auf Speichern. Fortan können Sie ein Dokument bequem nachspeichern.

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Viele Dokumente braucht man auch im digitalen Zeitalter »schwarz auf weiß« auf Papier. Praktisch ist aber auch die schnelle Umwandlung in ein PDF-Dokument.

Schritt 1Ein Klick auf den Befehl Drucken im Menü Datei öffnet den Drucken-Di-alog. Hier finden Sie diverse Einstel-lungen für den Ausdruck, z. B. die Auswahl, ob das ganze Dokument oder nur bestimmte Seiten ausge-druckt werden sollen 1. Rechts da-neben (im Ausschnitt nicht zu sehen) sehen Sie eine Druckvorschau.

Schritt 2Die Seitenzahlen geben Sie im Feld Seiten im Bereich Einstellungen jeweils durch Kommas oder Semiko-lons getrennt ein 2. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Drucken.

Schritt 3Über die Funktion Exportieren rufen Sie ein Menü auf, mit dessen Hilfe Sie das aktuelle Dokument in ein PDF-Dokument verwandeln 3 oder einen anderen Dateityp, z. B. das alte .doc-Format früherer Word-Versionen, wählen können 4.

Dokumente drucken, teilen oder exportieren

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 4Wenn Sie auf Dateityp ändern ge-klickt haben, können Sie das Format auswählen 5. Dann klicken Sie auf Speichern unter.

Schritt 5Das Speichern auf dem OneDrive (siehe Seite 30) ist nicht nur für Sie praktisch. Der Clou ist, dass Sie auch anderen Personen Zugriff auf Ihre Dokumente verschaffen können. Um eine Einladung auszusprechen, kli-cken Sie auf Datei E Freigeben 6 E Mit Personen teilen E Für Personen freigeben.

Schritt 6Rechts im Fenster geben Sie eine E-Mail-Adresse an 7. Im Feld dar-unter wählen Sie aus, ob der Emp-fänger das Dokument nur anzeigen oder auch bearbeiten darf. Schreiben Sie gegebenenfalls noch einen Ein-ladungstext 8. Dann klicken Sie auf Freigeben 9.

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Dokumente freigebenWenn Sie ein Dokument freigeben möchten, muss es bereits auf dem OneDrive gespeichert sein. An-sonsten öffnet sich nach dem Klick auf Freigeben ein Fenster, in dem Ihnen mitgeteilt wird, dass Sie dies nachholen müssen.

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Es gibt verschiedene Wege, ein Dokument zu schließen. Doch egal, welchen Weg Sie gehen, Sie benöti-gen kaum mehr als einen oder zwei Mausklicks.

Schritt 1Um ein Dokument zu schließen, ak-tivieren Sie die Registerkarte Datei und klicken hier auf die Option Schließen. Das Programm selbst wird dadurch nicht geschlossen, wenn weitere Dokumente geöffnet sind.

Schritt 2Falls Sie Änderungen am Dokument vorgenommen haben, erscheint ein kleiner Dialog, in dem Sie gefragt werden, ob Sie sie speichern möch-ten. Im Regelfall klicken Sie hier auf Speichern. Die Änderungen wer-den gesichert, das Dokument wird geschlossen.

Schritt 3Schnell und einfach schließen Sie ein Dokument mit einem Klick auf das Schließkreuz oben rechts auf dem Bildschirm. Wenn nur ein Dokument geöffnet ist, wird so auch das jewei-lige Programm beendet.

Ein Dokument schließen

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 4Um ein Dokument zu schließen, das geöffnet ist, aber nur in der Task-leiste angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen in der Taskleiste. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Fenster schließen.

Schritt 5Wenn Sie den Rechner herunter-fahren – also im Startmenü auf Ein/Aus E Herunterfahren klicken –, und einige Dateien/Programme nicht beendet haben, werden Sie darauf hingewiesen. Unter Windows 8 kli-cken Sie zum Herunterfahren in der Charms-Leiste auf Einstellungen E Ein/Aus.

Schritt 6Sie können den Vorgang nun stop-pen und auf Abbrechen klicken. Dann ist nichts passiert. Oder Sie klicken auf die Schaltfläche Trotz-dem herunterfahren. Unter Win-dows 8 heißt diese Schaltfläche Dennoch beenden.

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Die lästige Suche nach einer be-stimmten Datei ersparen Sie sich, wenn Sie mit einer durchdachten Ordnerstruktur arbeiten.

Schritt 1Sie können direkt im Dialog Spei-chern unter einen neuen Ordner erstellen. Klicken Sie einfach auf Neuer Ordner 1, und vergeben Sie einen Namen. Achten Sie darauf, dass Sie sich wirklich in dem Ord-ner befinden, in dem Sie den neuen Unterordner anlegen möchten.

Schritt 2Der richtige Ort für Ihre Ordner- und Dateiverwaltung ist in der Regel auch unter Windows 10 der Explo-rer (früher Windows-Explorer). Am bequemsten rufen Sie ihn mit einem Klick auf sein Symbol in der Task-leiste auf.

Schritt 3Und so zaubern Sie das Explorer-Symbol in die Taskleiste: Klicken Sie im Startmenü auf den Eintrag Windows-System. Im geöffneten Ordner klicken Sie mit rechts auf Explorer und im Kontextmenü auf An Taskleiste anheften.

Dateien organisieren und wiederfinden

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Kapitel 1: Start mit Office

Schritt 4Liegt eine Datei in einem »falschen« Ordner, können Sie sie im Explo-rer in den richtigen verschieben. Markieren Sie die Datei, klicken Sie sie mit rechts an, und wählen Sie Ausschneiden. Öffnen Sie den Zielordner, klicken Sie mit rechts hinein, und wählen Sie dann Einfü-gen. Beide Befehle finden Sie auch auf der Registerkarte Start.

Schritt 5Um eine Datei zu löschen, markie-ren Sie sie (im Explorer), klicken sie mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü Löschen. Genauso gut können Sie auf das Symbol Löschen klicken oder ein-fach die (Entf)-Taste drücken. Das geht am schnellsten!

Schritt 6Falls Ihnen auffällt, dass ein Da-teiname nicht passt, benennen Sie die Datei einfach um. Dazu klicken Sie sie mit rechts an und wählen im Kontextmenü die Option Umbenen-nen. Geben Sie einen neuen Namen ein, und drücken Sie (¢).

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Inhalt

1  Start mit Office ........................................   10

Maus und Touchpad bedienen .................................... 12

Programme aufrufen und schließen ............................. 14

Das Office-Fenster kennenlernen ................................ 20

Das Fenster vergrößern und verkleinern ...................... 22

Ein neues Dokument anlegen ...................................... 24

Die Ansicht des Dokuments anpassen ......................... 26

Ein Dokument speichern ............................................. 28

Dokumente drucken, teilen oder exportieren .............. 32

Ein Dokument schließen ............................................. 34

Dateien organisieren und wiederfinden ....................... 36

2  Texte schreiben in Word ...........................   38

Word optimal einstellen .............................................. 40

Der Bildschirm im Touchmodus ................................... 44

Papierformat und Seitenrand einstellen ....................... 46

Text eingeben ............................................................. 48

Im Text bewegen – mit Maus oder Fingern .................. 50

Textpassagen markieren .............................................. 52

Text löschen, ändern und ergänzen ............................. 54

Text ausschneiden, kopieren und einfügen .................. 56

Verschieben und kopieren mit Drag & Drop ................ 58

Text von Hand korrigieren ........................................... 60

Die Rechtschreibprüfung einsetzen ............................. 62

Arbeitserleichterung durch die AutoKorrektur ............. 66

Schnellbausteine nutzen ............................................. 68

Datum per Tabulator ausrichten .................................. 70

Automatisches Datum per Feldbefehl .......................... 72

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Inhalt

3  Texte in Word perfekt formatieren ..........   74

Text ausrichten: rechts, links oder zentriert ................. 76

Schriftart und -größe einstellen ................................... 78

Schriftformate festlegen: fett, kursiv und unterstrichen 80

Schriftzüge mit Farben und Texteffekten gestalten ....... 82

Textpassagen einrücken .............................................. 84

Eine Tabelle einfügen .................................................. 86

Eine Tabelle bearbeiten und attraktiv gestalten ........... 88

Mit Formatvorlagen arbeiten ...................................... 92

Formatvorlagen anpassen ............................................ 94

Überschriften nummerieren ........................................ 96

Ein Inhaltsverzeichnis erstellen .................................... 98

Kopf- und Fußzeilen anlegen ...................................... 100

Seitenzahlen einfügen ................................................. 102

Ein Dokument in der Seitenansicht betrachten ............ 104

Ein Dokument ausdrucken .......................................... 106

Seitenzahlen einfügen ................................................. 108

4  Schicke Layouts mit Word .......................   110

Aufzählungen und Listen formatieren .......................... 112

Rahmen und Rahmenlinien einfügen ........................... 116

Dokumente mit Design ............................................... 118

Fotos einfügen und anordnen ..................................... 120

Videos aus dem Internet einbinden ............................. 124

Mehr Pep mit WordArt und SmartArt ......................... 126

Eine eigene Dokumentvorlage erstellen ...................... 128

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Inhalt

5  Mit Excel rechnen .....................................   130

Der Excel-Bildschirm ................................................... 132

Text und Zahlen in Zellen eingeben ............................. 134

Tabellenblätter nutzen ................................................ 136

Datenreihen für die rationelle Dateneingabe ............... 138

Markieren und gestalten ............................................. 140

Zellinhalte löschen und korrigieren ............................. 144

Zeilen und Spalten einfügen ........................................ 146

Tabellen mit Flash Fill vervollständigen lassen ............. 148

Summen erzeugen ...................................................... 150

Formeln für die Grundrechenarten .............................. 152

Mittelwert und Minimal-/Maximalwerte ..................... 156

Die WENN-Funktion nutzen ....................................... 158

Funktionen für Datum und Uhrzeit ............................. 162

Absolute und relative Zellbezüge ................................ 164

Zellinhalte verknüpfen ................................................ 166

6  Diagramme mit Excel erstellen ................   168

Ein Säulendiagramm erzeugen ..................................... 170

Ein Säulendiagramm nachbearbeiten ........................... 172

Anteile in Kreisdiagrammen darstellen ........................ 176

Ein »Tortenstück« herausrücken ................................... 180

Kleine Diagramme mit Sparklines ................................ 182

7  Listen und Datenbanken in Excel .............   184

Daten in eine Liste eintragen ...................................... 186

Daten in Listen sortieren ............................................. 188

7

Inhalt

Auswählen und filtern ................................................. 190

Eine Datenbanktabelle planen .................................... 194

Daten in ein Universalformat exportieren .................... 198

8  E-Mails schreiben mit Outlook ................   202

Den Outlook-Bildschirm kennenlernen ....................... 204

Die Ordner und Ansichten von Outlook ...................... 206

Ein E-Mail-Konto einrichten und testen ...................... 210

E-Mails lesen – der Posteingang .................................. 214

E-Mails schreiben und versenden ................................ 216

E-Mails mit Anlagen versenden ................................... 220

Neue E-Mails abrufen ................................................. 222

E-Mails beantworten .................................................. 224

Signaturen einrichten und Designs verwenden ............ 226

Schutz vor Phishing und Spam .................................... 228

E-Mails archivieren ..................................................... 232

9  Mit Outlook Termine planen ....................   234

Termine eintragen, verschieben und löschen ............... 236

Termine nachbearbeiten .............................................. 238

Wiederkehrende Termine ............................................ 240

Sich an Termine erinnern lassen .................................. 242

Eine Notiz anlegen ...................................................... 246

8

Inhalt

10  Kontakte und Adressen in  Outlook verwalten .................................   248

Die verschiedenen Ansichten für Kontakte .................. 250

Einen neuen Kontakt anlegen ..................................... 252

Kontaktdaten ändern .................................................. 254

Kontakte sortieren und gruppieren.............................. 256

Eine E-Mail an mehrere Kontakte schreiben ................ 258

Das Adressbuch ausdrucken ........................................ 260

Adressen exportieren .................................................. 262

11  Mit PowerPoint präsentieren .................   264

Die schnelle Präsentation per Assistent ....................... 266

Das passende Layout für eine Folie finden ................... 268

Text einfügen und bearbeiten ...................................... 270

Attraktive Folienübergänge erzeugen .......................... 272

Ein anderes Design auswählen .................................... 274

Von der Gliederung zur Folie....................................... 276

12  Präsentationen kreativ gestalten ...........   278

Online-Grafiken suchen und einfügen ......................... 280

Bilddateien einfügen und anordnen ............................ 282

Linien, Rechtecke, Pfeile und andere Formen .............. 284

Objekte färben und füllen ........................................... 286

Objekte kopieren und gruppieren ............................... 288

Schrift- und andere Animationseffekte ........................ 290

Musik für Ihre Präsentation ......................................... 294

9

Inhalt

Ein Video in die Präsentation einbetten ...................... 296

Präsentationen speichern und drucken ........................ 298

Eine Präsentation erfolgreich vorführen ....................... 300

Eine Präsentation als Video für das Web erstellen ....... 302

13  Seriendruck in Office ..............................   304

Die Serienbrieffunktion von Word ............................... 306

Die Datenfelder einfügen ............................................ 308

Das Outlook-Adressbuch als Datenquelle nutzen ........ 312

Eine Excel-Adressliste als Datenquelle nutzen ............. 314

Daten filtern und sortieren .......................................... 316

Den Serienbrief drucken ............................................. 318

14  Office und das Internet ..........................   320

Ein Office-Dokument per E-Mail versenden ................ 322

Office-Dokumente online bearbeiten .......................... 324

Glossar ....................................................................... 328

Stichwortverzeichnis ................................................... 340

340

Stichwortverzeichnis

AAbsatz 77, 328

Absatzschaltung entfernen 61ausrichten 77Blocksatz 76einrahmen 116einrücken 84Einzug 84, 85Einzug vergrößern 85Erstzeileneinzug 84, 85erzeugen 48hängender Einzug 84, 85Hintergrundfarbe 117Linie unten 116nachträglich erzeugen 61rechtsbündiger 76Sondereinzug 84

Absatzformat 77Absatzmarke 42Absoluter Bezug 164, 165Achsenbeschriftung 173Addieren 150, 152Adressbuch ausdrucken 260Alles markieren 52, 53Änderungsmodus 60Anhang 220, 223Animation 290, 328

Reihenfolge ändern 291Trigger 292übertragen 293von Text 292

Anlage 220, 223Ansicht 27, 328

Entwurf 331Karte 250Lesemodus 42Word 42

App 328starten 14

Arbeitsmappe 136anlegen 24, 25 Tabellenblatt 136

Attachment 220, 223Audiodatei

beschneiden 295einfügen 294

Aufzählungszeichen 112ändern 112Symbol 112

Ausdrucken 32, 106, 107Präsentation 298

Ausrichtung 46, 77, 328in Zelle 187rechtsbündige 76Zellbereich 141

Ausrichtungslinien 121Ausschalten 35Ausschneiden 56, 57, 58

Datei 37AutoFormat 67AutoKorrektur 66

Fehler ersetzen 67Standardeinstellungen 66

AutoSumme 150AutoText 328

BBackstage-Bereich 24, 329Bcc 216, 217Bearbeitungsleiste 132, 135

Text korrigieren 135Benutzername 211Betreffzeile 218Bewegen

im Text 50, 51mit Tasten 50

Bezugabsoluter 164, 165relativer 164

Bild 122bearbeiten 122Effekte 122einfärben 123einfügen 120, 282Einfügeoptionen 59Formatvorlagen 122frei positionieren 121Größe ändern 120Korrektur 122künstlerische Effekte 123Rahmen 122Schärfe, Kontrast, Hellig -

keit 122Schatten 122Spiegelung 122Textumbruch 121verankern 122vergrößern 283verkleinern 283verschieben 283Zeilenumbruch 121zuschneiden 123

Bildformatvorlage 281Bildschirmpräsentation 300, 329

als Endlosschleife 301Anzeigedauer 300Dateigröße für Video 303Folien ausblenden 300Video abspielen 297

Bildschirmtastatur 329Blindkopie 217Blitzvorschau 148Bocksatz 76Browser 329Buchhaltungszahlenformat 142

341

Stichwortverzeichnis

CCc/Bcc 216, 217ClipArt 280, 329

speichern 281vergrößern 281verkleinern 281verschieben 281

Computer ausschalten 35CSV-Format 198, 199

DDatei

an E-Mail anhängen 220ausschneiden 37einfügen 37im Explorer verschieben 37in Excel importieren 199löschen 37umbenennen 37weitergeben 198, 199

Dateianhang 220, 223Dateierweiterung 29Datei-Explorer 329Dateiname 29, 31Dateityp 198

auswählen 198CSV 198, 199wählen 29

Dateiverwaltung im Explorer 36Datenaustausch 198, 199Datenbanktabelle 194Daten filtern 190Datenüberprüfung 195

Eingabemeldung 196Fehlermeldung 196, 197Werte zulassen 195

Datumaktualisieren 72englisches Format 73Format 72in Kopf- und Fußzeile 73per Feldbefehl 72Schreibweise 72

Datumsangaberechts ausrichten 70

Datum und Uhrzeitaktualisieren 162als Funktion 162eingeben 162

Design 118, 119, 330ändern 118anpassen 118entfernen 119für Folien 274Schriftart ändern 119zuweisen 118

Desktop 14Programmsymbol 15

Dezimalstelle 153Diagramm 170, 330

Achsenbeschriftung 173bearbeiten 172einfügen 170Elemente 174Elemente formatieren 174formatieren 178Formatvorlage 175Gitternetzlinien 173Hintergrundfarbe 175Kreisdiagramm 176neues Blatt 179Säulendiagramm 170Sparklines 182Textfeld bearbeiten 173Titel 172Tortendiagramm 176

verknüpft 178verschieben 171, 179Zeichnungsfläche 174

Diagrammtyp 171Differenz berechnen 153Divisionszeichen 153doc-Format 29docx-Format 29Dokument

als PDF senden 323anlegen 24, 25Ansichten 27, 42auf dem OneDrive

speichern 324Design 118drucken 32freigeben 33, 327im Web speichern 324Navigation 50, 51online bearbeiten 324per E-Mail senden 323schließen 18, 34Seitenansicht 104speichern 28teilen 327überprüfen 322Überschriften nummerieren 96über Taskleiste aufrufen 24Zoom 27

Dokumentprüfung 62, 66, 322Dokumentvorlage 25, 128, 330

anlegen 128einrichten 128mit Kopfzeile 128Speicherort 129

Doppelklick 12, 13Drag & Drop 58, 330Drehen

Zellinhalt 141, 142

342

Stichwortverzeichnis

Drucken 32, 106, 107Adressbuch 260aktuelle Seite 107Anzahl der Exemplare 107aus der Seitenansicht 105Auswahl 106bestimmte Seiten 107Drucker auswählen 106Excel-Arbeitsmappe 137markierter Bereich 107mehrere Seiten auf einem

Blatt 107Papierformat 47Präsentation 298Serienbrief 306, 318

Durchschnitt 156

EEditor 201Einfügen 56, 57, 58

Datei 37Optionen 56, 57

E-Mail-Konto einrichten 211Einzug 84, 330

erste Zeile 84, 85hängender 84, 85im Lineal einstellen 85Sondereinzug 84vergrößern 85

E-Mailabholen 222Absenderadresse aus-

wählen 219an Kontaktgruppe 259anlegen 208archivieren 232, 233automatische Weiter-

leitung 232

beantworten 224Betreffzeile 218Datendatei 232, 233Einstellungen ändern 225Entwurf 219Entwürfe-Ordner 207Format 218Formatierung 218gelöschte 208gesendete 207Lesebereich 206Lesebestätigung 215lesen 222mit Signatur 226, 227nicht als Spam aussor-

tieren 231öffnen 206, 223Ordner leeren 228Rechtschreibprüfung 218Regel anwenden 229schreiben 216senden 219Sortierung 208Spam-Mail 207, 228speichern 219Textformat 218Text formatieren 218Übermittlungsfehler 222ungelesene 209verschieben 228, 229, 230Vorschau 206, 223weiterleiten 225Wichtigkeit 219Zoom 214

E-Mail-Anhang 220Dateigröße 220, 221entfernen 221öffnen 223Outlook-Element 221speichern 223

E-Mail-Empfängeraus Kontakt 216Bcc 217Cc/Bcc 216, 217

E-Mail-Fenster 206E-Mail-Konto 210, 331

abrufen 222Authentifizierung 212Benutzername 211Datendatei 212einrichten 211, 213Einstellungen 211Kennwort 211Postausgangsserver 212testen 212

Empfängerliste 331Entwürfe (Ordner) 207Entwurfsansicht 331Erstzeileneinzug 84, 85Erweiterung 29Euro-Zeichen 142Excel

Ansichten 27, 133Ausrichtung 141Bearbeitungsleiste 132Dateitypen 198Datenaustausch 198, 199Daten filtern 190Datentyp 194Eingabe einschränken 195Fenster 132Filter aufheben 191Filtern 188, 190Formel 152Funktion eingeben 157Fußzeile 147Kopfzeile 147, 157Markieren mit Pfeiltasten 140Prozentrechnung 154, 155Rechnen 150, 152, 154

343

Stichwortverzeichnis

Rechnen mit festen Werten 164

Rechnen mit relativen Be- zügen 164

Reihen füllen 138Sortieren und Filtern 188, 190Spaltenbreite verändern 135Spalten einfügen 146Spalten löschen 144, 145Spalten markieren 140Tabelle drucken 137Tabellenblatt 133, 136Tausendertrennzeichen 143Text korrigieren 135, 145Textumbruch 187Trennzeichen 134Verknüpfung aktualisieren 167Verknüpfung auf Tabellen-

blatt 166Währung 143Zahlenformat 134, 142, 154Zeile einfügen 146Zeilen und Spalten mar-

kieren 140Zeile oder Spalte löschen

144, 145Zellbereich formatieren 141Zelle einfügen 147Zellinhalt drehen 141, 142Zellinhalt löschen 144

Excel-Arbeitsmappe 136Excel-Tabellenblatt 136Explorer 12, 17, 36, 329

aufrufen 18, 36Datei löschen 37Datei umbenennen 37Datei verschieben 37Ordner anlegen 36Ordnerstruktur 28Symbol in Taskleiste 36

Exportieren 32als PDF 32

FFarbe

RGB-Werte 286Transparenz 286

Farbverlauf 287Farbverlaufstopp 287Feld 73Feldbefehl 72Fenster 23

Größe verändern 22in Taskleiste ablegen 23maximieren 20, 23minimieren 20, 133schließen 133teilen 27verkleinern 20, 22, 133verschieben 22Vollbildmodus 23

Fett 80Filter

benutzerdefinierter 191Filter aufheben 191für Daten 190für E-Mails 229in Excel 188, 190löschen 193mehrere Kriterien 192, 193nach eigenen Kriterien

filtern 191Oder-Abfrage 192Und-Abfrage 193Zahlenfilter 193

Fingereingabe 43, 331Einstellungen 45

Fingereingabe-/Mausmodus 44Dialogfenster 44

Flash Player 125Folie 267, 331

Animation übertragen 293anlegen 268Anzeigedauer 273Audiodatei beschneiden 295Audiodatei einfügen 294ausblenden 300Bild verschieben 283Farbverlauf 287Führungslinien 283Grafik einfügen 280, 282Hintergrundeffekt 287hinzufügen 268Layout 268Layout ändern 269Layout für Grafiken 282mit Animation 290mit Design 274mit Formen 284mit Übergang 272Pfeil zeichnen 285Platzhalter 267Text animieren 292Texteffekte 270Text/Textfeld bearbeiten 270Übergang mit Sound 273

Folienübergang 331Form 332

auf Folie 284aufziehen 284einfärben 286Farbverlauf 287Formenarten 285Formen gruppieren 288Fülleffekt 284, 287kopieren 288

344

Stichwortverzeichnis

Linien 285mehrere Formen mar -

kieren 288Pfeil 285

FormatCSV 198, 199Zahl 338Zellbereich 141

Formatierung 332Formatierungssymbol 61Formatierungszeichen

auswählen 42einblenden 42

Formatvorlage 92, 93, 332ändern 94anlegen 95auswählen 92Formatierungseinstellungen 93für Überschriften 96Katalog 93

Formel 152Summenformel 150Zelladresse 152

Fotobearbeiten 122Effekte 122einfärben 123einfügen 120Formatvorlagen 122frei positionieren 121Größe ändern 120Korrektur 122künstlerische Effekte 123Rahmen 122Schärfe, Kontrast, Hellig-

keit 122Schatten 122Spiegelung 122Textumbruch 121verankern 122

Zeilenumbruch 121zuschneiden 123

Freigeben 33, 327Führungslinien

auf Folie 283verschieben 283

Fülleffekt 284für Formen 287RGB-Werte 286Transparenz 286

Füllfarbe 286Funktion 332

Datum und Uhrzeit 162Eingabe 157Uhrzeit 162verschachteln 159, 160WENN 158, 161

Fußnote 332Fuß- oder Kopfzeile

mit Datum 129Fußzeile 100, 333

Abstand zum Seitenrand 101entfernen 100öffnen 103ohne Layout 100schließen 103Text formatieren 100

GGeschütztes Leerzeichen 49Gesendete Objekte 207Gitternetzlinien 173Grafik

einfügen 282vergrößern 281, 283verkleinern 281, 283verschieben 281, 283

Grammatikprüfung 65

Greifen 13Grundrechenart 152Gruppieren 288

Gruppierung aufheben 289

HHandzettel

drucken 299in Word-Dokument expor-

tieren 299Hängender Einzug 84, 85Herunterfahren 18, 35Hochformat 46, 333Hyperlink 99

IInhaltsverzeichnis 98

aktualisieren 98erstellen 98Füllzeichen 99Hyperlinks 99

JJunk-E-Mail 207, 228, 333

Adresse nicht sperren 231Filter ändern 229Optionen 230Ordner leeren 228

KKachel verschieben 17Kalender 333

Erinnerung 236, 238, 242, 244

345

Stichwortverzeichnis

Erinnerung mit Sound 244in Outlook 236in Outlook einblenden 205Optionen für Erinne -

rungen 245privater Termin 239Termin ändern 238Termin eintragen 236, 237Terminkategorie 239Termin kennzeichnen 239Termin löschen 237, 238Terminserie 240Termin speichern 236Terminüberschneidung 237Wichtigkeit eines Termins 239

Kennwort 211Kommentar 333Kompatibilität 323Kontakte 250

ausdrucken 260Bild hinzufügen 253Daten ändern 254Daten eingeben 252exportieren 262Geburtsdatum eingeben 254Gruppendaten aktuali-

sieren 259gruppieren 256Kontaktgruppe anlegen 258Kontakt speichern 253Postanschrift 253sortieren 256suchen 257Telefonnummern eingeben 252

Kontaktfenster, Ansicht »Karte« 250

Kontextmenü mit dem Finger aufrufen 53

KonturTexteffekte 83

Kopf- und Fußzeile mit Da- tum 73, 129

Kopfzeile 100, 334Abstand zum Seitenrand 101entfernen 100mit Datum 101öffnen 101ohne Layout 100Text formatieren 100zur Fußzeile wechseln 100

Kopieren 57, 334Datei 37

Kopieren und Einfügen 43Korrektur 64

aktivieren 65alte Rechtschreibung 64AutoFormat 67AutoKorrektur 66Grammatikprüfung 65Vorschlag 62, 63Wörterbuch erweitern 63, 64

Korrigieren 60Kreisdiagramm 176

Prozentsatz 177Segmente formatieren 178Segment herausziehen 180

Künstlerische Effekte 123Kursiv 80Kursivierung 334

LLaufweite 334Leerzeichen, geschütztes 49Lesebereich 214Lesebestätigung 215Lesemodus 27, 42

beenden 42

Lineal 334einblenden 40, 47Seitenränder einstellen 47

Link 99Linksklick 12, 13Liste

mit Aufzählungszeichen 112tabellarische 186

LöschenDatei 37Text 54Zellinhalt 144

Lupe 105

MMailserver 222Malzeichen 153Markieren 52, 53, 76, 78, 334

alles 52mehrere Objekte 288mit dem Finger 53mit Pfeiltasten 140Tabelle 89

Markierung drucken 107Mathematische Regeln 154Maus

greifen 13verschieben 13ziehen 13

Mausklick 12Mausmodus 43, 44Maustaste 12

rechte 12Mauszeiger 12, 13Maximalwert 157Maximieren 20Mehrfachmarkierung 170Mehrspaltige Seite 47

346

Stichwortverzeichnis

Menüband 20Anzeigeoptionen 20ausblenden 26einblenden 26

Minimalwert 157Minimieren 20, 133Minisymbolleiste 45, 53Mittelwert 156Multiplikationszeichen 153Multiplizieren 153

NNachkommastelle 142Nachrichtenfenster 206Nachspeichern 31Navigation

im Text 50, 51Tabstopps in Tabellen 86

Navigationsbereich 40Neuer Ordner 29Neues Dokument 24, 25Neu starten 19Notiz 335

anlegen 246Ansicht 246öffnen 246suchen 247

Notizenseiten 298Nummerierung 96, 113

automatische Nummerierung ausschalten 115

Einzug ändern 113, 114farbige Ziffern 114Nummerierungswert fest-

legen 115Nummerierungszeichen 114Überschriften 96Zahlenformate 113

Nummerierungsbibliothek 114

OOder-Abfrage 192OneDrive 324, 337

Dokument anlegen 325Dokumente freigeben 327Dokument freigeben 33Dokument speichern 324

Onlinegrafik 280speichern 281verkleinern 281verschieben 281

Online-Speicheranmelden 30Microsoft-Konto 30

Online-Speicherplatz 30Onlinevideo 124, 296Ordner

anlegen 29, 36für E-Mails 206öffnen 28

Ordnerstruktur 28Outlook

Ansicht 204automatische Weiter-

leitung 232Bildschirm 204Datendatei 232, 233Element anhängen 221Entwurf 219Entwürfe (Ordner) 219Filteroptionen 230Geburtstag 255Kalender 333Kalender einblenden 205Kontakte 250, 333Kontakte exportieren 262

Kontoeinstellungen 210Lesebestätigung 215Nachrichtenfenster 206Navigationsbereich ver-

kleinern 251neue Nachricht 216neues Konto hinzufügen 210Notizen 246Optionen 225Ordnerbereich 204PST-Datei 232Regeln 229Registerkarten 205sichere Absender 231starten 204ungelesene Mails 209

Outlook-Kalender 236Outlook-Ordner 206

anlegen 208Entwürfe 207Gelöschte Objekte 208Gesendete Objekte 207Junk-E-Mail 207, 228leeren 228

PPapierformat 47PDF-Datei

bearbeiten 108in Word öffnen 108

PDF-Dokument 32PDF-Reader 109Pfeil

bearbeiten 285zeichnen 285

Phishing 228Platzhalter 267Postausgang 335

347

Stichwortverzeichnis

Postausgangsserver 212Posteingang 204, 206, 223, 335

Kategorien 209Sortierung 208

Postleitzahl mit 0 beginnen 194PowerPoint

Ansichten 27Gliederung 276Vorlagen 266

Präsentationals Endlosschleife 301als Video 302als Video speichern 302anlegen 24, 25Anzeigedauer 300Audiodatei beschneiden 295Audiodatei einfügen 294Dateigröße für Video 303drucken 298Folie ausblenden 300Folie hinzufügen 268Folienübergänge 272Gliederung 276Handzettel drucken 299mit Design 274mit Notizbereich drucken 298neu anlegen 266, 268speichern 298Video einfügen 296, 297vorführen 300Vorlagen 266

Produkt berechnen 153Programm

als Fenster 21aufrufen 14aufrufen über Explorer 17beenden 18starten 14Verknüpfung 15

Programmfenster

Größe verändern 22in Taskleiste ablegen 23maximieren 23teilen 27verkleinern 22verschieben 22Vollbildmodus 23

Programmsymbol 24auf Desktop 15auf Taskleiste legen 15von Desktop entfernen 16

Prozentrechnung 154, 155Prozentzeichen als Format 154

QQuerformat 46, 335

RRahmen 116

einzelne Linien 116Einzug 116enger um den Text legen 116Farbe einstellen 117für Tabellen 90in Excel 186Linienart einstellen 117Schattierung 117um Text 116, 117

Reader 109Rechnen

in Excel 150, 152, 154mit festen Werten 164mit relativen Bezügen 164

Rechner herunterfahren 18Rechte Maustaste 12Rechtsbündige Ausrichtung 76Rechtsbündiger Tabstopp 71

Rechtschreibprüfung 62, 63, 64, 335alte Rechtschreibung 64AutoKorrektur 66Grammatikprüfung 65in E-Mails 218Wörterbuch erweitern 63, 64

Rechtschreibung aktivieren 65Rechtsklick 12, 13Registerkarte 20, 336

Nachricht 206Relativer Bezug 164Rückgängig machen 58

SSäulendiagramm 170Schattierung 117

Tabelle 90Schließen 20, 34, 133Schließkreuz 18, 34Schnellbaustein 68, 336

einfügen 69erstellen 68löschen 69Standardspeicherort 69

Schnellformatvorlage 92Schrift

farbig unterstreichen 81fett 80Kontur 83Spiegelung 83Texteffekt 83unterstreichen 80

Schriftart 78, 79, 336Schriftfarbe 82

benutzerdefinierte 82entfernen 83

Schriftgröße 78, 79

348

Stichwortverzeichnis

Schriftschnitt 336Scrollen 50Seite

Ausrichtung 46einrichten 47Hochformat 333mit mehreren Spalten 47Querformat 335

Seitenansicht 104Bearbeitungsmodus 105Drucken 105Lupe 105

Seitenlayout 27, 336Ausrichtung 46

Seitenränderändern 46benutzerdefinierte 46im Lineal einstellen 47

Seitenumbruch 49, 98erzeugen 49

Seitenzahl 102Abstand zum Seitenrand 103Design 102Format 102nicht auf erster Seite 103

Serienbrief 306, 337Adressblock 309Anrede 310Briefe sortieren 316Datenquelle 306Datensätze sortieren 317drucken 306, 318Empfänger auswählen 314Empfänger einschränken 313Empfängerliste 306Empfängerliste aus Outlook

312Empfängerliste bearbeiten 307Empfängerliste filtern 316Empfängerliste speichern 307

Empfänger suchen 311Excel-Datei nutzen 314fertigstellen 318Filterbedingung definieren 317Filter entfernen 317Grußzeile 310Seriendruckempfänger 313Seriendruckfelder 308Seriendruckfeld forma-

tieren 315vorhandene Adressliste wählen

313, 314Seriendruck 306, 318Sicherheit 228Signatur

anlegen 226auswählen 227

SmartArt 127bearbeiten 127einfügen 127Hierarchie 127Textbereich 127

Sondereinzug 84Sortieren

auf- oder absteigend 189in Excel 188Kontaktdaten 257mit zweitem Kriterium 189Reihenfolge 189

Spalte 337einfügen 146löschen 145markieren 140

Spalten in Word 47Spam-Mail 207, 228, 333, 337

Filter 229Sparkline 182

bearbeiten 183Höchstpunkt 183löschen 183

Speichern 28Dateityp wählen 29im Online-Speicher 30in OneDrive 324nachspeichern 31Ordner anlegen 29

SpiegelungBildeffekte 122Texteffekte 83

Startmenü 14Statusleiste 21, 337

Zoom ändern 21Subtrahieren 153Summe berechnen 150Summenformel 150Summenfunktion 338Symbolleiste für den Schnellzu-

griff 20, 133erweitern 41

Systemsteuerung aufrufen 45

TTabellarische Liste 186Tabelle 338

Datentabelle 194Eigenschaften 87farbige Rahmenlinien 91formatieren 91Formatvorlage entfernen 90Hintergrundfarbe 90Rahmenlinien 90, 91Rahmenlinien entfernen 90Schattierung 90sortieren 188Spalte einfügen 146Spaltenbreite 86, 87Spaltenbreite an Text an-

passen 87Spalten markieren 89

349

Stichwortverzeichnis

Tabstopp 86Text zentrieren 91Zeile einfügen 146Zeilenhöhe verändern 86, 87Zeilen markieren 89Zeilen/Spalten einfügen 88Zeilen/Spalten löschen 89Zelle einfügen 147Zellen verbinden 91Zelle teilen 89

Tabellenblatt 133, 137einfärben 137einfügen 136umbenennen 136Verknüpfungen 166verschieben 137

TabstoppAusrichtung 70einfügen 70im Lineal 71in Tabellen 86linksbündiger 70löschen 71rechtsbündiger 71verschieben 71

TaskleisteDokument aufrufen 24Explorer-Symbol 36Programm aufrufen 24Programmfenster ablegen 23Programmsymbol 24

Tausendertrennzeichen 143Tausender-Trennzeichen 143Teilen 327Teilungszeichen 153Termin

ändern 238eintragen 236, 237Erinnerung 236, 238,

242, 244

Kategorie 239kennzeichnen 239löschen 237, 238privater 239speichern 236Terminüberschneidung 237Wichtigkeit 239wiederkehrender 240

Terminserie 240festlegen 240

Textanimieren 292ausrichten 77ausschneiden 56, 58Blocksatz 76einfügen 56, 57, 58eingeben 48ergänzen 60farbig unterstreichen 81fett 80Formatvorlage 92Hintergrundfarbe 117in Excel eingeben 134in Excel korrigieren 145in Kopf- oder Fußzeile 100in Tabelle zentrieren 91in Zelle eingeben 134kopieren 57korrigieren 60kursiv 80löschen 54markieren 52, 53rechtsbündiger 76Schnellbaustein 68Schriftfarbe 82Überschreibmodus 55Überschriften nummerieren 96unterstreichen 80verschieben 56

Texteffekt 83, 338

Kontur 83Spiegelung 83

Texteffekte 126Textfeld in einem Diagramm 173Textumbruch in Zellen 187Titelfolie 266, 268, 276Tortendiagramm 176

Prozentsatz 177Segmente formatieren 178Segment herausziehen 180

TouchdisplayMarkieren 53Minisymbolleiste 53

Touchpad 13Doppelklick 13Funktionen 13Linksklick 13Rechtsklick 13

Touchscreen 43, 44Transformieren 126Transparenz 286Trigger 292

UÜberprüfen 322Überschreibmodus 55Überschrift 96, 186

Inhaltsverzeichnis erstellen 98Uhrzeit

als Funktion 162eingeben 162

Umbenennen einer Datei 37Umbruch 339

entfernen 61Seite 49Seitenumbruch 98weicher 339Zeile 48

350

Stichwortverzeichnis

Und-Abfrage 193Unterordner anzeigen 28Unterstreichen 80

farbig 81

VVerankern 122Verkleinern 20, 133Verknüpfung

aktualisieren 167Diagramm 178in Excel 166

Verschieben 13, 56Video

abspielen 125einfügen 124für Präsentation 296, 297

Visitenkarte 250in Outlook 250

Vollbildmodus 23Vorlage 25

anlegen 128für Diagramm 175PowerPoint 266

WWährung 143Weicher Umbruch 339Weicher Zeilenumbruch 48WENN-Funktion 158, 161Windows-Explorer 36, 329Windows Live 324Windows-Symbol 14Windows-Zubehör 15

WordAnsichten 27, 42einrichten 40Fingereingabe 43Wörterbuch 63

WordArt 126, 338Design ändern 126Formen 126Texteffekte 126Textfüllung 126transformieren 126

Word-Dokument schließen 18Word-Hilfe 20Wörterbuch 63

erweitern 63, 64

ZZahl

in Excel eingeben 134in Zelle eingeben 134

Zahlenfilter 193Zahlenformat 134, 142,

154, 338im Dialog 142Prozent 155

Zeichenfolge mit Joker 192Zeichenformat

fett 80kursiv 80unterstreichen 80, 81

Zeichnungsfläche 174Hintergrundfarbe 175

Zeileeinfügen 146in Excel unterstreichen 186löschen 145

Zeilenumbruch 48, 339entfernen 61weicher 48

Zeitungslayout 47Zelladresse 132, 152, 157, 339

mit Dollarzeichen 165Zellbereich 157

Ausrichtung 141formatieren 141

Zelle 132, 339Ausrichtung 187Breite verändern 135einfügen 147Eingabe einschränken 195formatieren 186Formatvorlagen 143in Excel 134Inhalt drehen 141, 142Inhalte verknüpfen 166Inhalt korrigieren 135Inhalt löschen 144Umbruch 187

Zellenformatvorlagen 143Zellinhalt

drehen 141, 142löschen 144

Ziehen 13Zoom 27, 339

ändern 21in Statusleiste festlegen 40

Zuschneiden 123

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Empfehlen Sie uns weiter!Christine Peyton, Olaf Altenhof

Office 2016 – Die Anleitung in Bildern350 Seiten, broschiert, in Farbe, Januar 2016 14,90 Euro, ISBN 978-3-8421-0191-3

ChristinePeyton schreibt seit fast 15 Jahren EDV-Fachbücher für namhafte Verlage. Außerdem arbeitet sie als Dozentin für Schulen, Fachhochschulen und andere Bildungsträger, wo sie insbesondere EDV-Themen unterrichtet.

OlafAltenhofist als freiberuflicher EDV-Berater tätig. Er hilft Unternehmen bei der Einrichtung und Wartung Ihrer Internet- und Computersysteme und führt Mitarbeiterschulungen durch. Besonders gut kennt er sich aus mit den Themenbereichen Internet, Windows, Microsoft Office (Word, Excel, Outlook und PowerPoint); sein Wissen gibt er gerne an seine Zuhörer und Leser weiter.