Benchmarking als Instrument zur Analyse von Leistungen und Prozessen der Prüfungsverwaltung Oberhof...

Benchmarking als Instrument

zur Analyse von Leistungen und Prozessen der Prüfungsverwaltung Oberhof 02.-04.11.2004

Benchmarking in der PrüfungsverwaltungBenchmarking in der Prüfungsverwaltung 02.-04.11.200402.-04.11.2004 22

Benchmarking ist…

„…das Durchführen von Vergleichen mit anderen Organisationen und das anschließende Lernen aus den Erkenntnissen, die aus diesen Vergleichen resultieren“

„…mit Methode über den Zaun schauen“ oder „Kiebitzen auf Gegenseitigkeit“


Bearbeitung

Carsten BartelsDiplom-Wirtschaftswissenschaftler

Verwaltungsbenchmarking

Ausstattungsvergleich

Organisationsentwicklung

Studierenden- und Prüfungsverwaltung

Dr. Yvonne BauerDiplom-Sozialwissenschaftlerin

Verwaltungskooperation

Verwaltungsbenchmarking


Studierenden- undPrüfungsverwaltung

Dr. Harald GilchDiplom-Physiker


Verwaltungskooperation

Gebäudemanagement

Prüfungsverwaltung

Arbeits- und Umweltschutz


Allgemeine Aufgaben

Prüfungsanmeldungen und -abmeldungen

Organisation der Prüfungen (Raum/Zeit)

Erfassung und Dokumentation der Ergebnisse

Zeugnisausgabe

Fazit auf den ersten Blick!

Zu wenig Unterschiede, standardisierte Abläufe nach Vorgaben, Vergleich ineffektiv


Besondere Merkmale

zentrale und/oder dezentrale Organisationsstrukturen

unterschiedliche EDV-Unterstützung

unterschiedliche Prüfungsordnungen

wachsende Komplexität durch Modularisierung

Fazit auf den zweiten Blick!

zu große Unterschiede, „bei uns ist alles ganz anders“, systematischer Vergleich nicht möglich


Wenn man jedoch…

die Unterschiede sichtbar macht

und die Vergleichbarkeit gewährleistet

… ist ein Lernen von den Besten möglich!


Ansätze für Benchmarking

Kennzahlenorientiert / quantitativ:

Vergleich von Kennzahlen (Input / Output)

Auf der Grundlage von Aufwandschätzungen, Fallzahlen und Basiszahlen

leistungsbezogene Interpretation der Kennzahlen

Prozessorientiert / qualitativ:

Vergleich von Prozessen

Ergänzt durch Aufwandschätzung und Kennzahlenbildung

Optimierungsmaßnahmen entwickeln und evaluieren

in der Prüfungsverwaltung

Weiterer Optimierungsansatz:

Organisationsdiagnose und Organisationsentwicklung


Quantitatives Benchmarking -Ansatz

Standards BM-Gruppe definiert Objekte

quantifizierbar eindeutig abgrenzbar

Datenverfügbarkeit Anspruch an Differenzierung

Objekte

Auswahlkriterien

Aufwand


Quantitatives Benchmarking -Erhebung der Daten

WS 03/04 SS 04

PrüfungsangebotAnzahl der angebotenen Prüfungen in den durch das P-amtzu verwaltenden Studiengängen

Prüfungsanmeldungen

Anzahl der Prüfungsanmeldungen (Köpfe, nicht Prüfungen)... die im P-amt lediglich zu registrieren sind... die eine Überprüfung von Zulassungsvoraussetzungen durch das P-amt erfordern... die im P-amt einen hohen Beratungsaufwand erfordern

Prüfungsabmeldungen

Anzahl der Prüfungsabmeldungen (Fälle)davon: Storno und erlaubter Rücktrittdavon: nach Entscheidung des Prüfungsausschusses


Quantitatives Benchmarking -Erhebung der Daten

Personal stud.

Hilfskr. Geschätzter

Aufw and in VZÄ

Summe in Jahres-stunden

1 2 3 5

Anmeldung zu Prüfungen (einschl. Zulassung) Bekanntgabe von Anmeldefristen, Erfassung der Unterlagen (Prüfungsakte, EDV), Durchführung von Kontrollen (Vollständigkeit, Fristen etc.), Erstellung von Anmeldelisten

Abmeldung von PrüfungenErfassung der Abmeldungen(Prüfungsakte, EDV)

Organisation der PrüfungenErstellung einer Zeit-Raumplanung, Bestellung der Prüfer und Aufsichtskräfte, Erstellung des Prüfungsplans, Information der Prüflinge

Erfassung und Dokumentation der Prüfungsergebnisse Erfassung der Prüfungsergebnisse, Berechnung von Noten und Zw ischenergebnissen, Erstellung von Belegen/Zertif ikaten, Erstellung/Aktualisierung der Prüfungsakten

Produkt/Aufgabe

Istaufwand

von anderer Abteilung erbracht


Quantitatives Benchmarking -relativer Aufwand

in VZÄ in % in VZÄ in % in VZÄ in %1 2 3 4 5 6 7

Leitung 0,09 0,28 0,86 3,49 1,10 5,46Sekretariat 0,20 0,62 0,01 0,04 0,00 0,00Anmeldung 4,43 13,75 4,24 17,22 1,69 8,38Abmeldung 1,58 4,90 1,11 4,51 1,11 5,51Organisation 3,34 10,37 2,12 8,61 0,13 0,64Erfassung undDokumentation 3,13 9,71 3,82 15,52 6,71 33,28Zwischen- undAbschlussprüfungen 8,77 27,22 2,79 11,33 3,94 19,54Information undBeratung 7,34 22,78 6,51 26,44 3,27 16,22Sonstiges 3,34 10,37 3,16 12,84 2,21 10,96Summe 32,22 100,00 24,62 100,00 20,16 100,00

HS 1 HS 2 HS 3Produkte


Quantitatives Benchmarking -relativer Aufwand

VZÄ % VZÄ % VZÄ %1 2 3 4 5 6 7

Leitung ... ... ... ... ... ...Sekretariat ... ... ... ... ... ...Anmeldung 4,43 13,75 4,24 17,22 1,69 8,38Abmeldung ... ... ... ... ... ...Organisation ... ... ... ... ... ...Erfassung undDokumentation 3,13 9,71 3,82 15,52 6,71 33,28Zwischen- undAbschlussprüfungen ... ... ... ... ... ...Information undBeratung ... ... ... ... ... ...Sonstiges ... ... ... ... ... ...Summe 32,22 ... 24,62 ... 20,16 ...

HS 1 HS 2 HS 3Produkte


Quantitatives Benchmarking -Aufwand je Studierende

VZÄje 10.000

Stud. VZÄje 10.000

Stud. VZÄje 10.000

Stud.1 2 3 4 5 6 7

Leitung 0,09 0,02 0,86 0,26 1,10 0,38Sekretariat 0,20 0,05 0,01 0,00 0,00 0,00Anmeldung 4,43 1,06 4,24 1,27 1,69 0,58Abmeldung 1,58 0,38 1,11 0,33 1,11 0,38Organisation 3,34 0,80 2,12 0,64 0,13 0,04Erfassung undDokumentation 3,13 0,75 3,82 1,14 6,71 2,32Zwischen- undAbschlussprüfungen 8,77 2,09 2,79 0,84 3,94 1,36Information undBeratung 7,34 1,75 6,51 1,95 3,27 1,13Sonstiges 3,34 0,80 3,16 0,95 2,21 0,76Summe 32,22 7,69 24,62 7,38 20,16 6,97Studierende 41.886 33.368 28.933

ProdukteHS 1 HS 2 HS 3


Quantitatives Benchmarking -Aufwand je Studierende

VZÄje 10.000

Stud. VZÄje 10.000

Stud. VZÄje 10.000

Stud.1 2 3 4 5 6 7

Leitung ... ... ... ... ... ...Sekretariat ... ... ... ... ... ...Anmeldung 4,43 1,06 4,24 1,27 1,69 0,58Abmeldung ... ... ... ... ... ...Organisation ... ... ... ... ... ...Erfassung undDokumentation 3,13 0,75 3,82 1,14 6,71 2,32Zwischen- undAbschlussprüfungen ... ... ... ... ... ...Information undBeratung ... ... ... ... ... ...Sonstiges ... ... ... ... ... ...Summe 7,56 1,80 8,06 2,42 8,40 2,90Studierende 41.886 33.368 28.933

ProdukteHS 1 HS 2 HS 3


Quantitatives Benchmarking -Kennzahlen

Personalaufwand je Fallzahl / Basiszahl

HS 1 HS 2 HS 3Personalaufwand je 1.000 PrüfungsanmeldungenPersonalaufwand je 1.000 PrüfungsrücktrittePersonalaufwand je 1.000 erfasster Noten



Hochschule Diplom Magister Lehramt sonstige SummeHS 1 2,50 2,50

HS 2 1,32 0,28 0,28 0,62 2,50HS 3 4,27 1,13 1,06 0,14 6,60HS 4 4,23 1,45 0,82 2,09 8,58

Abschlussbezogener Personalaufwand



HS 1 HS 2 HS 3 HS 4

Anmeldung 22.171 23.109 51.373 45.227Abmeldung ... ... ... ...Organisation 722 12.395 758 25.109Erfassung und Dokumentationder Prüfungsergebnisse 23.662 18.351 29.291 22.560Bearbeitung der Abschlussprüfung ... ... ... ...Informationsangebot ... ... ... .........

Kosten der Prüfungsverwaltung



HS 1 HS 2 HS 3 HS 4Summe 88.683 101.810 260.208 236.128Anzahl StudentInnen 2.840 4.143 12.632 10.230Kosten je Stud u Jahr 31,23 24,57 20,60 23,08Kosten je Stud u Sem 15,61 12,29 10,30 11,54

Kosten der Prüfungsverwaltung


Quantitatives Benchmarking -Ansatz

normierter und kompakter Vergleich keine unmittelbaren Optimierungsansätze Ansatz mit „rote Lampe“-Funktion

Eigenschaften


Prozessorientiertes/qualitatives Benchmarking

3. Systematisierung 3. Systematisierung der Prozesse

5. 5. Problem- und Ursachenanalyse

1. Auswahl des Prozesses

2. Visualisierung2. Visualisierung des Prozesses

4. 4. Kennzahlenbildung,Erhebung zusätzlicher Informationen

6. 6. Maßnahmenplanung und - umsetzung



Kriterien:

Häufigkeit des Prozesses

Hoher Einsatz von personellen Ressourcen

Anfällig aufgrund vieler Schnittstellen

Ergebnis:

Prüfungsanmeldung und -organisation


2. Visualisierung des Prozesses

AusschnittPrüfungsanmeldung

Abfrage des Prüfungsangebotesbei den PrüferInnenLeiter P-Amt

Sammeln des PrüfungsangebotesSekretariat

Anmerkung zur EDV-Betreuung:

Semesterumstellung im HISPOS An der HS 1 stehen zwei MitarbeiterInnen mit jeweils einer halbe Stelle zur Verfügung.

EDV-Betreuer Es ist zu berücksichtigen, dass sich das Prüfungsamt in 12 km Entfernung zur Verwaltungs-EDV befindet.

Überarbeitung und Neufassung der Anmeldeformulare Überarbeitung und Neufassung der Anmeldeformulareunter Berücksichtigung neuer bzw. geänderter POs unter Berücksichtigung neuer bzw. geänderter POsP-Amt, EDV-Betreuer, Leiter P-Amt P-Amt, EDV-Betreuer, Leiter P-Amt

Bekanntmachung der Anmeldetermine sowiepauschale Auflistung der termingebundenanzumeldenden PrüfungenLeiter P-Amt

Aus-hang

Inter-net

Anfrage bei LS/ PrüferInnen

Mitteilung der LS/PrüferInnen

A

B

C

D


3. Systematisierung der Prozesse – Einführung einer Symbolik

Symbol Tätigkeit HS 1 HS 2

A Prüfungsangebot abfragen Abfrage des Prüfungsangebotes bei den PrüferInnen

B Prüfungsangebot erfassen Erfassung/Sammeln des Prüfungsangebotes Erfassung neuer Prüfungsordnungen und Prüfungen ...

CAnmeldeformulare überarbeiten

Überarbeitung und Neufassung der Anmeldeformulareunter Berücksichtigung neuer/geänderter POs Vorbereitung der Anmeldeformulare

DPrüfungsangebot veröffentlichen

Auflistung der angebotenen Prüfungen; Einstellung der Liste ins Internet und Aushang

E

Anmelde- und Abmeldezeiträume veröffentlichen

Aufstellung des vorläufigen Terminplans (Tag der Prüfung);und Veröffentlichung Aushang der Prüfungstermine für das nächste Semester

FAnmeldeformulare zur Verfügung stellen Drucken der Anmeldeformulare; Einstellung ins Internet

Vervielfältigung der Anmeldeformulare;Auslage der Anmeldeformulare

GPrüfungsnummernver-zeichnisse überarbeiten Überarbeitung der Prüfungsnummernverzeichnisse

Vergabe neuer P-nummern nach Abgleich mit bereitsvorhandenen Prüfungen

HPrüfungsanmeldungen entgegennehmen Entgegennahme der Prüfungsanmeldungen Erfassung der Anmeldungen in der EDV

Mastertabelle Prüfungsanmeldung


3. Systematisierung der Prozesse – Einführung von Modulen

Modul Symbol Modulbezeichnung

A-1 A+B+D+G Prüfungsangebot dokumetieren

A-2 C+E+F+W Prüfungsanmeldungen ermöglichen

A-3

H+I+K+Q+R+S+O-C+O-D

Annahme, Erfassung undVollständigkeitskontrolle

A-4 N+PInformation der Prüflinge überden Zulassungsentscheid

A-5 T+UPrüfungsabmeldungen:Erfassung und Bestätigung

A-6 M+Z Zulassungskontrolle, inhaltlich

A-7 Y Ablage der Unterlagen

A-8 L+XNachforderung und Erfassungnachgelieferter Unterlagen

ModultabellePrüfungsanmeldung


Prozessorientiertes/qualitatives Benchmarking

3. Systematisierung 3. Systematisierung der Prozesse

5. 5. Problem- und Ursachenanalyse


2. Visualisierung2. Visualisierung des Prozesses

4. 4. Kennzahlenbildung,Erhebung zusätzlicher Informationen

6. 6. Maßnahmenplanung und - umsetzung


4. Erhebung zusätzlicher Informationen

Kriterien:

Rahmenbedingungen (z. B. rechtliche Grundlagen)

Prozesscharakteristika (z. B. Routinetätigkeiten, Einzelfall)

Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten

Arbeits- bzw. Hilfsmittel (z. B. Formulare, Software)

Stärken und Schwächen


5. Problem- und Ursachenanalyse

Instrumente: Prozessvisualisierungen

Kennzahlen

zusätzliche Informationen

Ziel: angemessene Optimierungsstrategien

entwickeln


Automatisierung weiterhin erhöhen.

Verwaltungsvorgänge / Informationswege vereinfachen

Parallelität und Komplexität der Prüfungsordnungen berücksichtigen

Schnittstellen optimieren

Organisationsformen überdenken

Rahmenbedingungen ändern

6. Maßnahmenplanung und -umsetzung


Organisationsanalyse

Vorgehen in drei Schritten:

Schritt 1: Vor-Ort-Betrachtung der Prüfungsverwaltung

(IST-Analyse)

Schritt 2: Erarbeitung eines Modellkonzepts

Schritt 3: Dokumentation der Ergebnisse


Projektansatz:

qualitative Erhebungen

Einzel-/Gruppengespräche (story-telling)

Workshops

Ergänzend:

quantitative Erhebungen

Analyse von Verfahrens- und Zeitabläufen

Instrumente


Kombination zentraler und dezentraler Elemente

viele manuelle Tätigkeiten

optimierbarer EDV-Einsatz

optimierbare Kommunikationsstrukturen

hohe Zufriedenheit bei dezentraler Organisation

Beispiel IST-Situation


Berücksichtigung der Rahmenbedingungen

gute Ansätze weiterentwickelt

gleichmäßige Ausstattung für alle Fachbereiche

optimierter EDV-Einsatz

Berücksichtigung spezifischer und unspezifischer

Aufgaben

gemeinsames Prüfungsamt mit Servicestellen

Modellentwicklung


Realisierbar

Zukunftsgerecht

geringe Veränderungen für die dezentral verwalteten Fachbereiche

Verbesserungen für zentral verwalteten Fachbereiche

Effizienter Einsatz des vorhandenen Know-hows

Start sofort möglich

Eigenschaften des Modellkonzepts


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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