Beschaffung mit Microsoft Dynamics™ NAV2017

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Inhalt

ALLGEMEINE INFORMATIONEN........................................................................................

Überblick zu diesem Kurs: ...................................................................................................

1.1 Zusammenhänge in NAV ............................................................................................

2. Disposition mit Microsoft Dynamics™ NAV .......................................................................

3. Der Einkauf .....................................................................................................................

3.1 Überblick und Einrichtung des Einkaufsmoduls............................................................

3.1.1 Der Einkäufer .......................................................................................................

3.1.2 Die Einrichtung der Bestellabwicklung...................................................................

3.1.3 Die Einrichtung „Lager & Bewertung“ ....................................................................

3.2 Stammdatenpflege – Kreditor & Artikel inklusive Lagerhaltungsdaten ...........................

3.2.1 Der „Kreditor“ (= Lieferant) ...................................................................................

3.2.1.1 Die Stammdatenkarte „Kreditor“ .....................................................................

3.2.1.2 Übung: Erstellen von zwei neuen Kreditoren (einmal „National“ und einmal

„International“) ..........................................................................................................

3.2.1.3 So funktioniert das: Anlegen eines neuen Kreditors: ........................................

3.2.2 Was kann ich in bzw. über NAV „beschaffen“? ......................................................

3.2.3 Rund um einen Artikel ..........................................................................................

3.2.3.1 Ein paar Details – bevor wir „loslegen“ ............................................................

Alternative Bestelladressen ....................................................................................

Alternative Einkaufspreise (Sonderpreise für Einkauf) und alternative

Einkaufsrabatte (Sonderrabatte für den Einkauf) .....................................................

Der Lieferanten-/Artikelkatalog bzw. Artikel-/Lieferantenkatalog ...............................

Die Artikelreferenzen .............................................................................................

3.2.3.2 Übung: Anlage eines neuen Artikels ...............................................................

3.2.3.3 Brauchen Sie Unterstützung? .........................................................................

3.2.3.4 Noch ein paar „Highlights“… ..........................................................................

Zufügen eines Bildes .............................................................................................

Artikelattribute: ......................................................................................................

Dann waren da ja noch die Varianten… ..................................................................

Neu mit NAV2017: eine weitere „Box“ in der Artikelkarte - „Planung“. .......................

„Links“: ..................................................................................................................

Als nächstes Highlight – die Notizen! ......................................................................

3.3 Fazit zu den Stammdaten „Kreditor“ und „Artikel“ .....................................................

3.4 Einfluss der Lagerhaltungsdaten(karte) .......................................................................

3.5 Eine zusätzliche Information zu dem „Wiederbeschaffungsverfahren“...........................

3.6 Bestellvorschläge – das Planungswerkzeug im bzw. für den Einkauf ............................

3.6.1 Notwendige Einrichtungsparameter für den Bestellvorschlag (Einkauf) ...................

3.6.2 Erstellen eines Bestellvorschlages ........................................................................

3.6.3 Erstellen eines „wiederkehrenden“ Bestellvorschlags.............................................

3.7 Ein möglicher Ablauf im Einkauf – von der „Anfrage“ bis zur Rechnung ........................

3.7.1 Die Einkaufsanfrage .............................................................................................

3.7.2 Rund um eine Einkaufsbestellung .........................................................................

3.7.2.1 Erstellen einer Bestellung aus einer Einkaufsanfrage ......................................

3.7.3 Die Bestellung & einfache Warenannahme direkt über die Bestellung selbst ..........

3.7.4 Die Bestellung & eine Warenannahme über „Wareneingang“ .................................

3.7.5 Kurze Zusammenfassung zum Thema „Warenannahme“ und ein Hinweis..............

3.7.6 Der Lieferscheinstorno .........................................................................................

3.7.7 Die Einkaufsrechnung ..........................................................................................

3.7.7.1 Direktes Fakturieren aus der Einkaufsbestellung .............................................

3.7.7.2 Die Einkaufs-„Sammelrechnung“ ....................................................................

3.8 Die Rahmenbestellung ...............................................................................................

3.8.1 Was passiert, wenn erst nach Erstellung einer Bestellung erkannt wird… ...............

3.9 Einkaufsreklamation und Einkaufsgutschrift .................................................................

3.9.1 Die Einkaufsreklamation – die Ware „ist nicht in Ordnung“ .....................................

3.9.1.1 Beleg kopieren ..............................................................................................

3.9.1.2 Funktion „zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen“ ................................

3.9.1.3 Weitere Bearbeitung & Hinweise ....................................................................

3.9.2 Einkaufsgutschrift – die andere Option ..................................................................

3.10 Lieferanmahnung .....................................................................................................

3.10.1 Fazit Lieferanmahnung/Lieferantenbewertung .....................................................

3.11 Eingehende Dokumente im Einkauf ..........................................................................

3.11.1 Eingehendes Dokument an einen Kreditorenposten hängen PLUS Nutzen der

Zu/Abschläge (Artikel) im Einkauf ..................................................................................

4. Einblick in das Montagemodul ..........................................................................................

4.1 Die Montageeinrichtung ..............................................................................................

4.2 Der (Montage-)Artikel .................................................................................................

4.3 Programmfertigung = Auftragsbezogene Montage .......................................................

4.4 Lagermontage (= „Lagerfertigung“) .............................................................................

4.5 Stornieren eines Montageauftrages.............................................................................

4.6 Das Thema „Set-Artikel“ .............................................................................................

4.6.1 Fazit zu diesem Thema: .......................................................................................

5. Einblick in das Thema „Produktion“ ..................................................................................

5.1 Allgemeine Information ...............................................................................................

5.2 Die Einrichtung der Produktion....................................................................................

5.2.1 Weitere Einrichtungsparameter.............................................................................

5.3 Der Artikel – Informationen zu den produktionsrelevanten Feldern ...............................

5.4 Fertigungsstammdaten – Fertigungsstücklisten und Arbeitspläne .................................

5.4.1 Die Fertigungsstückliste .......................................................................................

5.4.1.1 Übung: Erstellen einer neuen Fertigungsstückliste ..........................................

5.4.1.2 Übung: Kopieren einer Fertigungsstückliste ....................................................

5.4.1.3 Übung: Ändern bzw. Korrigieren von Fertigungsstücklistenzeilen und

Verwenden der Versionen .........................................................................................

5.4.1.4 Wie kann ich sehen, an welcher Stelle ein Artikel verwendet wird bzw. in

welchen Artikel die Fertigungsstückliste hinterlegt wurde? (Verwendung) ....................

5.4.2 Die „Phantomstückliste“........................................................................................

5.4.3 Übung: Zuweisen von Fertigungsstücklisten zu neuen Artikeln...............................

5.4.4 Lager- und Fertigungseinheitencodes ...................................................................

5.4.4.1 Verwendung des Feldes „Formel“ in der Fertigungsstücklistenzeile..................

5.4.5 Spezielle Reports rund um „Fertigungsstücklisten“ ................................................

5.4.5.1 Fert.-Stücklisten Artikel ersetzen ....................................................................

5.4.5.2 Abgelaufene Komponenten löschen ...............................................................

5.4.5.3 Stücklistenebene berechnen ..........................................................................

5.4.6 Diverse Berichte rund um „Fertigungsstücklisten“ ..................................................

5.5 Rund um das Thema „Kapazitäten“ .............................................................................

5.5.1 Zusätzliche Informationen zu den verschiedenen Einrichtungen .............................

5.5.2 Arbeitspläne.........................................................................................................

5.5.2.1 Von den „Zeiten“, die Sie hinterlegen können- Stichwort „Durchlaufzeit“ ...........

5.5.2.2 Informationen zu dem Thema „Arbeitsplanversionen“ ......................................

5.5.2.3 Übung: Erstellen eines neuen Arbeitsplanes und Zufügen des Arbeitsplanes

zu einem Artikel ........................................................................................................

5.5.2.4 Weitere Informationen zu dem Thema „Verbindungscodes“ .............................

5.5.2.5 Parallele Arbeitspläne – Ein Beispiel und eine Übung ......................................

5.5.3 Diverse Berichte im Menü „Kapazitäten“ ...............................................................

5.6 Überblick – Unterschied zwischen „Montage“ und „Produktion“ ....................................

5.7 Der Planungsvorschlag ..............................................................................................

5.7.1 Wissenswertes zum Planungsvorschlag................................................................

5.7.2 Eine kleine „Zusammenfassung“ zu dem Thema „Planungsvorschlag“ ...................

5.8 Rund um einen Fertigungsauftrag (Produktionsauftrag) ...............................................

5.8.1 Allgemeine Informationen .....................................................................................

5.8.2 Erstellen eines Fertigungsauftrages – manuell ......................................................

5.8.2.1 Informationen zu dem „Status“ .......................................................................

5.8.3 Änderungen rund um einen Fertigungsauftrag .......................................................

5.8.4 Aufruf und Drucken verschiedener Berichte aus dem FA .......................................

5.8.5 Fertigungsauftrag ist jetzt “in Arbeit” – Buchen von Verbrauch und Beenden ..........

5.8.5.1 Buchen des Verbrauchs .................................................................................

5.8.5.2 Stornieren des Verbrauchs .............................................................................

5.8.5.3 Buchen der Istmeldung ..................................................................................

5.8.5.4 Stornieren der Istmeldung ..............................................................................

5.8.5.5 Beenden des Fertigungsauftrags ....................................................................

5.8.6 Fertigungsaufträge aus Verkaufsaufträgen – und Einblick in die Auftragsplanung ...

5.8.6.1 Erstellen eines neuen Fertigungsauftrages direkt aus einem Verkaufsauftrag ...

5.8.6.2 Erstellen eines neuen Fertigungsauftrages über die Auftragsplanung ..............

5.8.6.3 Hinweis zu dem Thema „FA erstellen für Verkaufsaufträge“ .............................

5.8.7. Einblick in das Thema „Fremdarbeit“ ....................................................................

5.8.7.1 Zusammenfassung ........................................................................................

5.9 FAZIT ........................................................................................................................

6. Abkürzungen & Fachbegriffe kurz erklärt ..........................................................................

Tipps – interessante Partner für Sie! ....................................................................................

Das bietet SPOTS-BSS UG (haftungsbeschränkt) ................................................................

Überblick zu diesem Kurs:

Bevor Sie mit diesem Kurs beginnen, sollten auf Ihrem Rechner „Microsoft Dynamics™

NAV2017“ installiert und die notwendige Lizenz hinterlegt sein.

In den nachfolgenden Kapiteln erhalten Sie einen Ein- und Überblick zu folgenden Bereichen:

Allgemeines

Einkauf

o Überblick zu dem Modul und die Einrichtung

o Einkäufer/Verkäufer – Tabelle

o Stammdatenpflege – Kreditor & Artikel inkl. Lagerhaltungsdaten

o Abläufe im Einkauf – von der Anfrage bis zur Bestellung, Wareneingang (=

Lieferung), Einkaufsrechnung, Einkaufsgutschrift, Einkaufsreklamation

o Bestellvorschlag

o Lieferanmahnungen

o Zusatzinformation zu Einkaufsrechnungen/PDF-Dateien „anhängen“

Montage

o Überblicke zu dem Modul und die Einrichtung

o Stammdatenpflege bei Artikel – Anlegen von Montagestücklisten

o Einblick in den Planungslauf für Montage

o Einfache Abläufe für „Auftragsbezogene“ und „Lagerbezogene“ Montage

Einblick in Produktion

o Überblick zu dem Modul und die Einrichtung

o Stammdatenpflege bei dem Artikel – Information betreffs Fertigungsstückliste

o Einblick in den Planungsvorschlag für Produktion

o Einblick in das Thema Kapazitäten

o Einfacher Ablauf mit einem Fertigungsauftrag

o Einblick in das Thema „Fremdarbeit“

Zielgruppe:

Dieser Kurs ist für alle interessierten Anwender aus den Abteilungen Einkauf,

Arbeitsvorbereitung/Produktion, Montage und auch Verkauf gedacht – sowie für die

Administratoren

Voraussetzungen für diesen Kurs:

Umgang mit dem PC, Grundkurs zum Thema „Microsoft Dynamics™ NAV2017“

Kursziele:

Alle Teilnehmer erhaltenen einen praxisnahen Ein- und Überblick zu den genannten

Modulen.

1. Allgemeines

Sehr geehrte Damen und Herren!

Herzlich Willkommen zum Workshop „Beschaffung mit

Microsoft Dynamics™ NAV2017“!

Ich freue mich sehr, Sie zu diesem besonderen Workshop zu

begrüßen – sei es persönlich oder „nur“ durch diese Unterlage.

Dieses Handbuch soll Sie bei den ersten Schritten in NAV2017

unterstützen – und hier speziell rund um das Thema „Beschaffung“.

Während dieses Workshops (bzw. innerhalb dieser Unterlage) werde ich Sie immer wieder auf

die Praxis hinweisen. Schließlich sollen Sie ja Ihre Prozesse mithilfe von NAV abbilden…

Leider kann ich hier nicht auf jeden einzelnen Ablauf so eingehen, wie Sie es vielleicht gerade

benötigen – aber mein Team und ich stehen Ihnen selbstverständlich gerne bei Fragen zur

Verfügung.

„SPOTSi Schlau“ begleitet Sie durch diese Themen und verweist an der einen

oder anderen Stelle auf besondere Details.

Wie Sie vielleicht schon gehört haben, handelt es sich bei Microsoft Dynamics™ NAV2017 um

ein sogenanntes „Warenwirtschaftssystem“ – auch „ERP“-System genannt. Anders als bei

vielen ähnlichen Softwarepaketen ist das HERZ die Finanzbuchhaltung. Das bedeutet für Sie

als Anwender: jeder „Buchungsvorgang“ hat direkt bzw. indirekt Einfluss auf die

Finanzbuchhaltung!

„Was ist ein Buchungsvorgang?“

„Buchungsvorgang“ bzw. „Buchen“ in NAV2017 bedeutet, dass Sie eine

bestimmte Prozesskette anstoßen – beispielsweise die Lieferung oder die

Rechnung. Es gibt zu dem noch den Begriff „Registrieren“ in der Logistik – nur

eine Registrierung ist NICHT zwangsläufig mit einer Buchung gleichzusetzen.

Im Fall einer Buchung findet im Normalfall immer eine bestands- und wertmäßige

Veränderung (wie z.B. bei einem Ein- bzw. Verkaufsvorgang) statt.

1.1 Zusammenhänge in NAV

Wie Sie anhand dieses Beispiels sehen können, hängt in NAV „irgendwie“ alles immer

zusammen – darüber sollten Sie sich bitte im Klaren sein. Letztendlich hinterlässt also jede

Buchung bzw. jeder Vorgang seine „Spuren“ – was bei einer solchen Datenbank auch gewollt

ist.

Denn nur dann können beispielsweise Auswertungen und Statistiken tatsächlich auch

„greifen“…

Finanzbuchhaltung

(Sachkonten -

„gekoppelt“ über die

Buchungsgruppen)

Buchungsvorgänge direkt in der

Finanzbuchhaltung – wie z.B.

„Miete“, „Versicherung“, etc. =

direktes Buchen auf Sachkonten =

Sachposten

Vereinnahmung von Waren z.B. durch

Buchen von Einkaufslieferungen,

Verkaufsrücknahmen und

entsprechende Rechnungen bzw.

Gutschriften = Bilden von Kreditoren-

posten, detaillierten Kred.-Posten,

MwSt.-Posten, Sachposten &

Wertposten

Verkaufen von Waren und

Dienstleistungen – Buchen von

Verkaufslieferungen, -rechnungen, -

gutschriften etc.

= Bilden von Debitorenposten,

detaillierten Deb.-Posten, MwSt.-

Posten, Sachposten, Wertposten, etc.

Lager = Buchen von Warenein- und –

ausgängen, Umlagerungen,

Inventuren, interne Lagerabläufe, etc

= Bilden von Artikel- & Wertposten

Montage & Produktion – eigene

Herstellung von Artikeln

Buchen = Bilden von Artikel-, Wert-

und Ressourcenposten sowie

Kapazitätsposten.

Gut zu wissen:

In einer NAV-Datenbank wird jeder buchungsrelevante Vorgang in

sogenannten „Postentabellen“ gespeichert. Anders gesagt: jeder einzelne

Buchungsvorgang ergibt einen oder mehrere Posten. Und diese Posten

wiederum dienen als Grundlage für Auswertungen, Analysen und Berichte,

usw... .

Dadurch ist jeder Vorgang so transparent wie möglich gehalten und kann über

die Posten nachvollzogen werden.

2. Disposition mit Microsoft Dynamics™ NAV

Wie Sie anhand des Titels der Unterlage erkennen können, beschäftigen wir uns in den

nächsten Kapiteln mit dem Thema „Beschaffung“.

Warum heißt dieses Handbuch nicht „Disposition mit…“?

Dazu ein kleiner Auszug aus wikipedia.de zu dem Begriff „Disposition“:

„Die Disposition ist die mengenmäßige Einteilung von Aufträgen mit aktuellen Leistungs-

anforderungen und die terminierte Zuweisung zu den verfügbaren Ressourcen.

Im laufenden Tagesgeschäft hat die disponierende Stelle (Disposition) die Aufgabe, die

eingehenden Aufträge einzuteilen und den leistenden Stellen ihren Dispositionsbereich zu

zuweisen, sowie die Materialströme und Warenbestände so zu lenken, dass alle Aufträge zu

minimalen Kosten zum gewünschten Liefertermin zuverlässig ausgeliefert werden. Auch die

Bestellung der Waren ist eine Aufgabe der Disposition. Voraussetzung für eine kosten-

optimale Disposition beeinflusst werden. Es wird unterschieden zwischen der bedarfs-

gesteuerten und der verbrauchsgesteuerten Disposition, in einigen Fällen werden auch

subjektive Verfahren (Schätzungen) angewendet. …“

Und

… „Eine weitere Bedeutung liegt im Bereich der Organisation. Während durch Organisieren

immer dauerhafte Regelungen geschaffen werden, werden durch Disponieren Regeln für

besondere Ereignisse festgelegt…“

(Quelle: www.wikipedia.de – gesucht nach „Disposition“)

Und nun zu der oben gestellten Frage: dieses Handbuch heißt deshalb „Beschaffung mit… “

weil wir uns in den nächsten Kapiteln mit den praktischen Möglichkeiten und Voraus-

setzungen innerhalb von NAV zu diesem Thema beschäftigen werden. Die „Beschaffung“ ist

ein Teil des Begriffes „Disposition“.

Die Zusammenhänge und Wege wie Waren (= Artikel) beschafft werden können, sind in NAV

unterschiedlich.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Einkauf

Montage

Fertigung (Produktion)

Umlagerung*

*Umlagerung = diese Beschaffungsmethode ist dann möglich, wenn Sie mit Lagerhaltungs-

daten arbeiten – eine Option in NAV einen Artikel auf unterschiedlichen Lagerorten

unterschiedlich zu beschaffen.

3.7 Ein möglicher Ablauf im Einkauf – von der „Anfrage“ bis zur

Rechnung

Nach dem Sie einiges „rund um die Stammdaten“ kennengelernt haben, nun ein paar mögliche

Abläufe im Einkauf.

Zunächst einmal dreht sich im Einkauf im Grunde alles erst einmal um die „Bestellung“ als

solches. Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen neuen Bestellbeleg erstellen zu lassen –

hier eine kleine Auswahl:

Nutzen der Einkaufsanfrage – und darüber ein „Wandeln“ in eine Einkaufsbestellung

Bestellvorschlag oder wiederkehrender Bestellvorschlag

Planungsvorschlag

Bestellung manuell erstellen

Rahmenbestellung – und darüber eine Bestellung abrufen

Lieferterminzusagen im Verkauf – über „Beschaffungszusage“ – „Bestellvorschlag“ –

„Bestellung“

Sie sehen – es gibt wesentlich mehr Optionen als vielleicht anfangs ersichtlich. Sie können

einen neuen Bestellbeleg übrigens auch direkt aus den Stammdatenkarten „Kreditor“ oder

„Artikel“ erzeugen, bzw. über die jeweiligen Übersichten. Hier stehen im Menüband die Aufrufe

zu „Bestellungen“ als Symbol zur Verfügung.

Auf den nächsten Seiten werden wir einige der oben genannten Möglichkeiten kennenlernen.

Mitmachen erwünscht!

3.7.1 Die Einkaufsanfrage

Wenn Sie zu einem bestimmten Artikel mehrere Kreditoren anfragen möchten, steht Ihnen in

NAV die „Einkaufsanfrage“ zur Verfügung. Das Prinzip ist dasselbe wie bei einem

Verkaufsangebot.

Im Einkaufsfall erstellen Sie pro Lieferant eine Anfrage mit dem jeweiligen Artikel. Die

Möglichkeit einer „automatisierten Serienanfrage“ gibt es im NAV-Standard so leider nicht,

aber Ihr Microsoft®-Dynamics-Partner hat ggf. schon die passende Lösung für Sie parat.

Ehrlich gesagt, habe ich diese Anforderung betreffs einer „Serienanfrage“ von den von mir

betreuten Kunden bisher nur 2 x in den vergangenen Jahren erlebt. Sollte dieser Punkt bei

Ihnen wichtig werden, – wie oben bereits erwähnt – sprechen Sie am besten Ihren zuständigen

Projektleiter an.

Im Fall einer projektspezifischen Lösung wurde das Thema „Serienanfragen“ über eine

spezielle Funktion im Bestellvorschlag abgewickelt. Dort war es dann so, dass der Anwender

in der Bestellvorschlagszeile den gewünschten Artikel eingetragen hat und durch Auslösen

einer Funktion bzw. Aufruf eines Dialogfensters, bis zu fünf Lieferanten auswählen konnte.

Sobald das „Fenster“ bestätigt wurde, erstellte das System automatisch bis zu fünf

Serienanfragen.

Voraussetzung, dass das Ganze funktionieren konnte, war die „saubere“ Pflege im

Lieferanten-/Artikelkatalog.

Eine kleine Übung:

Wechseln Sie im Einkaufsmenü auf den Menübereich „Bestellungsabwicklung“. Klicken Sie im

nächsten Schritt bitte auf „Einkaufsanfragen“.

Die Übersicht dieses Bereichs wird geöffnet. In meinem Beispielmandanten ist die Übersicht

komplett „leer“:

Szenario: wir möchten insgesamt zwei Anfragen an zwei verschiedene Lieferanten erstellen:

• 1 x an Hans Huber Eisenwaren GbR

• 1 x an Chinahouse Ltd.

In beiden Anfragen soll einmal der Preis für den Artikel

• Hochlastregal „Schwerer Max“ (10 Stück) sowie

• Seitenwand (Nummer 70000) (10 Stück)

angefragt werden.

Um eine neue Anfrage zu erstellen, drücken Sie bitte STRG + N (bzw. klicken Sie auf „NEU“).

Fügen Sie im Feld „Kreditor“ bitte „Hans Huber Eisenwaren GbR“ ein und bestätigen Sie mit

Enter.

Im Zeilenbereich wählen Sie als Art = „Artikel“ – hinterlegen Sie beide oben genannten Artikel.

Achten Sie bitte darauf, den Lagerort „Blau“ zu wählen.

Im Feld „Menge“ hinterlegen Sie bitte „10“ – achten Sie auf jeden Fall auf die Einheit. In beiden

Zeilen sollte „Stück“ stehen.

Beispielansicht der Anfrage „Hans Huber Eisenwaren GbR“:

Wie Sie sehen können, ist in meinem Fall der Einkaufspreis in der zweiten Zeile „leer“. Der

Grund: für diesen Artikel gibt es derzeit noch keinen fakturierten Bestand. Heißt: es wurde bis

jetzt noch keine Bestellung für einen solchen Artikel soweit gebucht, dass hier eine

Einkaufsrechnung entstanden wäre.

In dem Fall – und das sehen Sie am ersten Artikel – hinterlegt das System den ermittelten

Einkaufspreis im Feld „Kosten letzter Einkauf“. Findet das System unter den „alternativen

Einkaufspreis“ keinen Eintrag bzw. keine Konstellation zwischen Artikel und Lieferant, die

passen würde – trägt NAV den Wert aus dem Feld „Kosten letzter Einkauf“ von der Artikelkarte

ein.

Sobald Sie die Anfrage fertig erstellt haben, generieren Sie bitte die zweite Anfrage.

Beispielansicht der zweiten Einkaufsanfrage:

Der nächste Schritt wäre jetzt, die Einkaufsanfragen an die jeweiligen Lieferanten zu

übermitteln.

Dazu haben Sie folgende Optionen:

a) Ausdrucken und per Post oder Fax an den betreffenden Kreditor zu schicken

b) Ausdrucken als „PDF“ – die PDF-Datei speichern und dann via Mail an den Lieferanten

schicken.

Es gibt zwar in der Einkaufsanfrage das Symbol „E-Mail als Dateianhang“ – allerdings erzeugt

das System in diesem Fall eine sogenannte „html“-Datei (lesbar über einen beliebigen Browser

wie zum Beispiel Mozilla Firefox, Edge, etc.) – allerdings ist das eher für einen internen

Gebrauch zu verwenden.

Wie kann ich über „Drucken“ eine PDF-Datei erstellen?

Klicken Sie im Menüband auf das Symbol „Drucken“ – ein sogenanntes Druckerdialogfenster

wird geöffnet:

Klicken Sie nun bitte auf den kleinen

„Drop-Down-Pfeil“ rechts im Feld

„Drucken“.

Sie erhalten eine kleine Auswahl an

Möglichkeiten. Wählen Sie „PDF“ und

speichern Sie die so erstellte Datei

zunächst auf einem beliebigen

Laufwerk (bzw. auf Ihren Desktop).

Öffnen Sie im Anschluss Outlook® und

fügen Sie diese Datei als Anhang dazu.

So würde der CRONUS-

Beleg im Moment

aussehen:

Wie Sie anhand es Bildschirmausschnittes sehen können, wird in der Einkaufsanfrage kein

Preis mit ausgegeben!

Schließen Sie bitte die PDF-Datei (bzw. die Druckvorschau, sollten Sie auf „Vorschau“ geklickt

haben).

Zu dem Beleg selbst – einmal stellvertretend für alle Belegarten die wir in NAV zur Verfügung

haben: jede Belegansicht ist ebenfalls in mehrere Register unterteilt – das Prinzip ist hier das

Gleiche wie bei dem Stammdatenkarten.

Des Weiteren haben Sie über das jeweilige Menüband und die dort vorhandenen „Reiter“

wieder etliche Symbole samt hinterlegten Funktionalitäten ebenso zur Verfügung wie im

Zeilenbereich und die dort vorhandenen „Menüpunkte“.

Im „Kopfbereich“ befinden sich nach Auswahl des entsprechenden Lieferanten – alle

Stammdaten aus der Stammdatenkarte. Wenn Sie aus diesem Beleg direkt in die

Kreditorenkarte „springen“ wollen, klicken Sie entweder rechts in der Factbox auf die blau

hinterlegte Kreditorennr. (= ein Hyperlink) oder wechseln im Menüband auf den Reiter

NAVIGATE und klicken dort auf das Symbol „Kreditor“.

Unter „Kopfbereich“ verstehen wir im NAV-Umfeld alle Informationen, die aus dem

Stammdatensatz des Lieferanten herangezogen werden. Dazu zählen innerhalb eines

Beleges wie beispielsweise die Einkaufsanfrage, die Register „Allgemein“, „Rechnungsdetails“

und „Lieferung und Zahlung“.

Im „Zeilenbereich“ (Register „Zeilen“) werden alle Informationen aus dem jeweiligen

Stammdatensatz abhängig von der „ART“ „geladen“. Wählen Sie im Feld „Art“ die Option

„Artikel“ und hinterlegen im Feld „Nr.“ die entsprechende Artikelnummer, holt sich das System

alle Informationen zu diesem Datensatz aus der Stammdatenkarte – ob „vordergründig“ wie

zum Beispiel das Feld „Beschreibung“ oder eher „hintergründig“ wie beispielsweise den bisher

genutzten Einkaufspreis (aus dem Feld „Kosten letzter Einkauf“) – bzw. einen vorhandenen

alternativen Einkaufspreis.

4.4 Lagermontage (= „Lagerfertigung“)

Eine andere Variante ist die „Lagerfertigung“ über die Montage. Haben Sie beispielsweise

Artikel im Angebot, die von einer anderen Firma vorgefertigt werden – Sie bzw. Ihre Mitarbeiter

aber noch etwas zufügen müssen (z.B. Handbücher, Folien, etc.) um den Artikel zu

vervollständigen und unter der Voraussetzung das dieser Artikel in einer bestimmten Stückzahl

an Lager liegen muss, dann die Option „Lagerfertigung“ die richtige Alternative.

Genauso habe ich den Einsatz der lagerbezogenen Montage bereits bei einigen kleineren

Unternehmen gesehen, denen das Modul „Produktion“ einfach zu groß ist. Ebenso zum

Einsatz kommt dieser Bereich in Unternehmen, die zwar eine Produktion hätten – aber für

kleinere Vorgänge lieber einen Montageauftrag statt einem Fertigungsauftrag nutzen.

Sie sehen: das Modul „Montage“ kann von allen genutzt werden, die etwas „zusammenbauen“

und dies auch in NAV dokumentieren möchten.

Um einen Ablauf mit der „Lagermontage“ zu demonstrieren, legen Sie bitte zunächst einen

weiteren Artikel neu an. Bis auf die „Montagerichtlinie“ sind die Vorgaben betreffs

„Basiseinheitencode“, „Produkt-, MwSt.-Produkt- und Lagerbuchungsgruppe“, „VK-Peis“

identisch mit dem des Artikels „Computer Flymax“.

Im Feld „Beschreibung“ hinterlegen Sie bitte „Notebook Zwergele“ – in der Montagestückliste

sollten folgende Komponenten existieren:

Artikel – jeweils 1 Stück:

• Nr.: 80201 Grafikprogramm

• Nr.: 80206 Webcam

• Nr.: 80205 Ethernet-Karte

Ressourcen – 2 Stunden:

• Michael

Sobald Sie die Montagestückliste hinterlegt haben, legen Sie zu diesem Artikel noch eine

Lagerhaltungsdatenkarte für Lager „Blau“ an.

Im Register „Beschaffung“ der neuen Lagerhaltungsdatenkarte wählen Sie im Feld

„Beschaffungsmethode“ bitte die Option „Montage“. Die „Montagerichtlinie“ bleibt auf

„Lagerfertigung“.

Als nächstes öffnen Sie bitte das Register „Planung“.

Wählen Sie als Wiederbeschaffungsmethode die Variante „Auffüllen auf Maximalbestand“ (das

ist nur ein Beispiel – in der Praxis entscheiden Sie, welche der Optionen die beste für Ihr

Produkt wäre). Unter „Minimalbestandsparameter“ setzen Sie bitte als „Minimalbestand“ = 5

und im Feld „Maximalbestand“ = 10 ein.

Sobald Sie die Parameter hinterlegt haben, können Sie diese Maske schließen.

Prüfen Sie bitte zunächst die drei Komponenten, die für diesen Montageartikel notwendig sind.

Stellen Sie sicher, dass genügend Bestand vorhanden ist (als Lagerort bleiben wir bei diesem

Vorgang bei BLAU).

Falls es keinen Bestand geben sollte, erstellen Sie bitte eine neue Einkaufsbestellung für den

Lieferanten Hans Huber Eisenwaren GbR und erfassen Sie alle drei Artikel mit jeweils „50“ im

Feld „Menge“ – achten Sie auf den Lagerortcode.

Hinterlegen Sie als „Kred.-Rechnungsnummer“ RG18-8038 – und buchen Sie diese

Einkaufsbestellung komplett durch (Liefern & Fakturieren).

Nachdem Sie die Bestände der notwendigen Komponenten geprüft und sichergestellt haben,

dass genug Vorrat da ist, kann „Michael“ jetzt mit der Montage beginnen.

Um den Montageauftrag zu erstellen, haben Sie mehrere Wege:

Manuell (Lagermenü – Montage – Montageaufträge – STRG +N – oder Klick auf das

Symbol „NEU“ – ENTER + Erfassen des zu montierenden Artikels samt Menge und

Durchführung des Kalkulationslaufes, um die Komponenten zu berechnen).

Über den „Planungsvorschlag“ (ähnlich wie der Bestellvorschlag – auch hier kalkuliert

das System die notwendigen Mengen und schlägt dann die Erstellung eines

Montageauftrages vor).

Es gäbe noch die „Auftragsplanung“ – über die – vergleichbar mit dem

Planungsvorschlag – Mengen kalkuliert werden. Dieses „Werkzeug“ prüft anhand der

vorhandenen „Bedarfe“ wie beispielsweise Verkaufs-, Service- und

Produktionsaufträge ob und wenn ja „wie“ die notwendigen Artikel beschafft werden

müssen. Vorhandene Planungsparameter aus einer Artikel- bzw.

Lagerhaltungsdatenkarte sind an dieser Stelle nicht relevant!

Für unseren Beispielfall nutzen wir den „Planungsvorschlag“. Sofern Sie sich jetzt noch nicht

in dem Montagebereich des Lagermenüs befinden, wechseln Sie bitte dort hin.

In dem Untermenüpunkten zu der Montage finden Sie unterhalb der „Aufgaben“ den Punkt

„Planungsvorschlag“. Bitte rufen Sie die entsprechende Maske mittels „Mausklick“ auf.

Ansicht des Planungsvorschlages:

Um die Berechnung durchführen zu lassen, klicken Sie bitt auf das Symbol „Neuplanung

berechnen“. Es erscheint wieder ein „Dialogfenster“, in dem Sie jetzt einige Parameter

mitgeben können, die das System bei Prüfen der „Bedarfe“ berücksichtigen muss.

Im Gegensatz zu dem

Berechnungslauf beim Bestellvor-

schlag, gibt es an dieser Stelle einige

Felder mehr.

Eine Erläuterung zu den einzelnen

Feldern finden Sie im dritten Part

dieses Buches – „Einblicke in

Produktion“.

Für unsere Übung hinterlegen Sie

bitte als Startdatum wieder Ihr

momentan verwendetes Arbeits-

datum (in meinem Fall der

30.01.2018).

Im Feld Enddatum tragen Sie bitte

den 15.02.2018 ein.

Setzen Sie bitte einen Filter auf Ihren

gerade angelegten Montageartikel

„Notebook Zwergele“.

Klicken Sie auf „OK“ um den Berechnungslauf zu starten.

Ansicht der Planungsvorschlagszeilen nach erfolgter Kalkulation:

(Achten Sie bitte hier auch einmal auf die rechte Seite – in diesem Planungslauf werden einige

Details mehr als im Bestellvorschlag angezeigt!).

Das System hat unseren Artikel gefunden und schlägt diesen nun für einen Montageauftrag

vor. Damit der Montageauftrag tatsächlich erstellt werden kann, achten Sie bitte auf das

Häkchen im Feld „Ereignismeldung akzeptieren“. Das muss gesetzt sein – sonst passiert nach

Klick auf „Ereignismeldung durchführen“ in der Symbolleiste nichts.

Klicken Sie auf „Ereignismeldung durchführen“.

5.4 Fertigungsstammdaten – Fertigungsstücklisten und Arbeitspläne

Damit die Produktion eines Artikels überhaupt funktionieren kann, sind zwei Elemente

unbedingt notwendig:

• eine Fertigungsstückliste UND

• ein Arbeitsplan

Stellen Sie sich eine Produktion wie eine „Großküche“ vor: während die Fertigungsstückliste

die „Zutatenliste“ darstellt, ist der Arbeitsplan quasi das „Rezept“.

Das Endergebnis des „Rezeptes“ kann sowohl ein Halb- wie ein Fertigfabrikat sein. Die

Fertigungsstückliste dient ebenso beim Planungsvorschlag als Grundlage – denn genauso wie

der Planungsvorschlag den zu fertigenden Artikel „plant“, prüft das System ob die einzelnen

Komponenten bestellt, umgelagert, montiert oder ebenfalls gefertigt werden müssen.

Die Fertigungsstückliste dient also primär der Verwaltung der notwendigen Materialien und der

Arbeitsplan steuert die entsprechenden Ressourcen bzw. Kapazitäten.

5.4.1 Die Fertigungsstückliste

Eine Fertigungsstückliste kann aus einer oder mehreren Stufen bestehen. Mithilfe von den

„Stufen“ werden die entsprechenden Komponenten für die Produktion des Endproduktes

festgelegt.

Gemäß den Vorgaben sind maximal 50 Stufen innerhalb einer Fertigungsstückliste möglich.

Hat eine Fertigungsstückliste nur eine Stufe, gehen wir im Normalfall davon aus, dass es sich

bei den Komponenten um „Einkaufsartikel“ handelt.

Bei mehrstufigen Fertigungsstücklisten ist es so, dass gewisse Komponenten selbst erst

hergestellt werden müssen, um dann in das Endprodukt „verbaut“ werden zu können.

Ein Beispiel – einstufige und mehrstufige Fertigungsstückliste:

(Das „Endergebnis“ wäre in beiden Fällen gleich – aber ein „selbstgemachter“ Hamburger“ schmeckt doch immer

noch am besten 😊)

Wenn Sie eine Fertigungsstückliste zusammengestellt haben, wird diese durch Umsetzen des

Status auf „zertifiziert“ sozusagen „freigeschaltet“ – für die An- und Verwendung bei einem

Fertigungsauftrag (und dem Planungsvorschlag).

Sollte sich im späteren Verlauf etwas ändern, z.B. müssen Komponenten ausgetauscht

werden, erstellen Sie am besten eine neue Fertigungsstückliste (Sie können übrigens auch

eine „Kopierfunktion“ nutzen) – und setzen die „alte“ Fertigungsstückliste auf „abgelaufen“.

Bevor wir uns für den weiteren Verlauf mit einem Beispielartikel eine eigene

Fertigungsstückliste erstellen, sehen wir uns zunächst eine vorhandene Stückliste im

CRONUS an.

Klicken Sie dazu im Menü „Produktion“ auf „Fertigungsstammdaten“ und dort auf

„Fertigungsstücklisten“.

Endprodukt „Hamburger“:

Bestehend aus einem Brötchen, einer Scheibe Käse und einem

fertigen Hamburger (gekauft)…

Eine „einstufige“ Fertigungsstückliste – alle „Zutaten“

werden eingekauft

Endprodukt „selbstgemachter Hamburger“:

Bestehend aus einem Brötchen, einer Scheibe Käse und selbst

zubereiteten Hamburger, Zwiebeln, Pommes

Eine „mehrstufige“ Fertigungsstückliste – nur einige

„Zutaten“ werden eingekauft, der Rest wird „produziert“.

Sobald sich die Übersicht der vorhandenen Stücklisten geöffnet hat, suchen Sie bitte den

Eintrag „Tourenrad“ und klicken dann auf das Symbol „Bearbeiten“:

Ein paar Erläuterungen zu den einzelnen Feldern:

Feldname Erläuterung

Register „Allgemein“

Nr. Abhängig von der Nummernserie kann die Nummer

manuell vergeben werden. Sie sollte möglichst

„sprechend“ sein, damit Sie bei der Auswahl der Fert.-

Stückliste zu einem Artikel bereits anhand der Nummer

die richtige Zuordnung treffen können.

Das Feld „Nr.“ ist ein sogenanntes „alphanumerisches“

Feld – Sie können hier Buchstaben und Ziffern verwenden

und haben 20 Zeichen Platz.

Beschreibung Tragen Sie hier eine entsprechende Beschreibung ein

Einheitencode Das Feld „Einheitencode“ dient als Berechnungsfaktor in

den Fertigungsstücklistenzeilen. Die hier verwendete

Einheit muss zunächst als „Artikeleinheit“ bei dem

betreffenden Artikel (dem zu fertigenden Produkt)

hinterlegt sein.

Feldname Erläuterungen

Status Hierbei handelt es sich um ein Optionsfeld. Ihnen stehen

folgende Auswahlen zur Verfügung:

„NEU“

Dieser Status ist automatisch gesetzt, wenn eine neue

Fertigungsstückliste erstellt wird. In diesem Status kann

eine Stückliste bearbeitet werden.

„ZERTIFIZIERT“

Sobald der Status auf „Zertifiziert“ umgestellt wurde, kann

das System diese Stückliste als Grundlage für die Planung

verwenden. Eine Stückliste mit dem Status „Zertifiziert“

kann nicht verändert werden.

Sollte jemand versuchen einen Artikel zu planen bzw. in

einem Fertigungsauftrag eintragen und dann die Planung

anstoßen, der eine „nicht zertifizierte“ Stückliste hat,

erscheint eine Fehlermeldung.

„IN ENTWICKLUNG“

Dieser Status gibt an, dass eine zertifizierte

Fertigungsstückliste zurzeit in Arbeit ist. Sobald die

Bearbeitung abgeschlossen wurde, setzen Sie den Status

bitte wieder auf „zertifiziert“.

„ABGELAUFEN“:

Sobald Sie die Fertigungsstückliste auf „abgelaufen“

setzen, kann und wird diese Stückliste nicht mehr

verwendet.

Suchbegriff Standardmäßig wird dieses Feld wieder mit den ersten 20

Zeichen aus dem Feld „Beschreibung“ vorbelegt. Es

handelt sich hier ebenfalls um ein alphanumerisches Feld

– Sie können diesen Feldinhalt selbstverständlich durch

einen für Sie passenderen Suchbegriff ersetzen.

Versionsnummern Wählen Sie hier die Nummernserie aus, die für die

Versionierung verwendet werden soll.

Aktive Version Sofern Sie bereits eine oder mehrere Stücklisten über die

Version „verkettet“ haben (= es gibt eine oder mehrere

Stücklisten, die auf „abgelaufen“ gesetzt wurden und das

Feld „Versionsnummer“ enthält einen Eintrag), können Sie

auch an dieser Stelle zwecks späterer Nachvollziehbarkeit

immer auf die alten Versionen zurückgreifen. (siehe auch

Symbol „Versionen“). Die „aktive Version“ enthält in

diesem Fall einen Eintrag.

Korrigiert am Wird durch das System automatisch mit einem Datum

vorbelegt, sobald jemand eine Änderung an diesem

Datensatz durchgeführt hat.

Feldname Erläuterung

Register „Zeilen“:

Art Ein Optionsfeld: Sie haben drei mögliche Auswahlen:

<leer>

Lassen Sie dieses Feld „leer“, könnten Sie innerhalb einer

Stückliste einen Kommentar zufügen – bitte beachten Sie:

diese Kommentare wäre nur in der Stückliste selbst

sichtbar!

„Artikel“

Ist die „Art“ = Artikel müssen Sie im Feld „Nr.“ dann die

entsprechende Komponente zufügen, die als Grundlage

für die Fertigung gilt.

„Phantomstückliste“

Diese Option können Sie wählen, wenn Sie die

sogenannten „Phantomstücklisten“ verwenden wollen

Nr. Sobald Sie das Feld „Art“ entsprechend gewählt haben,

können Sie hier jetzt Ihre Auswahl treffen.

Beschreibung Das Feld „Beschreibung“ wird automatisch vorbelegt,

sobald Sie beispielsweise die Art = Artikel und im Feld

„Nr.“ eine Auswahl getroffen haben.

Ist das Feld „Art“ = leer können Sie an dieser Stelle den

Kommentar eintragen.

Komponentenmenge* Zeigt im Normalfall die Menge der Komponente an, die

das System (und Sie und Ihre Kollegen) für das

Endprodukt benötigt (siehe Hinweis!)

Einheitencode Hinterlegen Sie hier die entsprechende Einheit der

Komponente, die hier notwendig ist.

Ausschuss % Tragen Sie an dieser Stelle einen prozentualen Wert ein,

der beim Verwenden dieser Komponente als Ausschuss

zu erwarten ist.

Ist hier ein Wert vorgegeben, erhöht das den benötigten

Bedarf der Komponente. Wenn beispielsweise im Feld

„Ausschuss %“ ein Wert von „20“ hinterlegt wird und die

Komponentenmenge= „1“ wäre, berechnet das System

einen möglichen Ausschuss entsprechend mit.

Verbindungscode Der Verbindungscode ist dafür gedacht, Material mit

einem Arbeitsgang zu verbinden.

Sofern eine Fertigungsstückliste Einträge im Feld

„Verbindungscode“ beinhaltet, kann diese nur dann auf

„zertifiziert“ gesetzt werden, wenn die jeweiligen Codes in

den Arbeitsschritten des zugeordneten Arbeitsplanes

vorhanden sind.

Hinweis:

Einige Felder sind in den Fertigungsstücklisten standardmäßig zunächst nicht

eingeblendet! Bitte blenden Sie sich die Spalten ein, die Sie für Ihre

Fertigungsstückliste benötigen!

Ansicht der möglichen Spalten, die Sie sich noch einblenden können:

Auch dazu einige Erläuterungen:

Formel

Sie können die notwendige Komponentenmenge durch das System automatisiert

berechnen lassen. Hier ein paar Hinweise dazu:

Leer => keine Berechnung der Menge

Länge =>

Menge = Länge * Komponentenmenge

Länge * Breite =>

Menge = Länge * Breite * Komponentenmenge

Länge * Breite * Tiefe =>

Menge = Länge * Breite * Tiefe * Komponentenmenge

Gewicht =>

Menge = Gewicht * Komponentenmenge

Breite/Länge/Tiefe

Sofern Sie die Komponentenmengen berechnen lassen wollen, hinterlegen Sie in

diesen Feldern die entsprechenden Maße.

Gewicht

Wird die Komponentenmenge aufgrund ihres Gewichtes ermittelt, tragen Sie hier den

entsprechenden Wert ein (Achtung: das sind „KG“-Felder).

Start- und Enddatum

Ein Start- und Enddatum könn(t)en Sie für jede einzelne Komponente setzen. Diese

Felder dienen auch als Basis für die „Batchläufe“ Fert. Stückl. Artikel ersetzen und

Abgelaufene Komponenten löschen.

Position/Position 2/Position 3

Sofern Sie z. B. mit Konstruktionszeichnungen arbeiten, könnten Sie hierüber

zusätzliche Angaben hinterlegen.

Variantencode

Sollten Sie mit „Varianten“ arbeiten, können Sie hierüber bei den einzelnen

Komponenten noch die notwendigen Variantencodes auswählen.

Vorlaufzeitverschiebung

In diesem Feld können Sie eine Zeitformel vorgeben. Das System berücksichtigt diese

Formel bei der Planung. Diese Zeitformel (z.B. „1T“ = 1 Tag) dient dazu, mitzugeben,

wie lange benötigt wird um den Artikel für die Fertigung vorzubereiten. Bei der

Bedarfsplanung verschiebt sich dadurch die Fälligkeit der Komponente.

Das System rechnet folgendermaßen:

Fälligkeitsdatum der Komponente =

Startdatum für Fertigerzeugnis – Vorlaufzeit für Komponente

5.4.1.1 Übung: Erstellen einer neuen Fertigungsstückliste

Als Vorbereitung auf ein paar Beispielabläufe, erstellen wir an dieser Stelle zunächst eine

komplett neue Fertigungsstückliste für ein Möbelstück. Dieses Möbelstück ist Teil einer

Esszimmerausstattung.

Wechseln Sie im Modul „Produktion“ auf „Fertigungsstammdaten“ und klicken Sie dort auf den

Punkt „Fertigungsstücklisten“.

Durch Drücken der STRG + N Tastenkombination (bzw. Klick auf das Symbol „NEU“) erstellen

Sie zunächst eine neue – leere – Fertigungsstückliste.

Im Feld Nr. hinterlegen Sie bitte „ESS-BA1“ – im Feld Beschreibung tragen Sie „Esszimmer-

Bank“ ein. Als Einheitencode verwenden wir in diesem Fall „Stück“.

Für das Feld „Versionsnummern“ habe ich bereits eine eigene Nummernserie angelegt – in

meinem Fall heißt diese: FA-VERS. Falls Sie den CRONUS nutzen und keine vorhandene

Nummernserie dafür haben, wählen Sie für diese Übung (nur im CRONUS bitte! Nicht in einer

Echtdatenbank) ausnahmsweise „FERTSTÜCKL“ aus.

In den Zeilen hinterlegen Sie bitte folgende Komponenten:

Artikel: 70000 Seitenwand 2 Stück (stellen die „Füße“ dar)

Artikel: 70001 Bodenplatte 1 Stück

Artikel: 70002 Deckplatte 1 Stück (stellt die „Sitzbank“ dar)

Ansicht der neu erstellten Fertigungsstückliste:

Um diesen Vorgang jetzt abzuschließen, vergessen Sie bitte nicht den Status auf „Zertifiziert“

zu setzen.

Schließen Sie nun bitte die von Ihnen erstellte Fertigungsstückliste durch Klick auf „OK“ rechts

unten (oder drücken Sie die „ESC-Taste“).

Gut zu wissen:

Bitte vergessen Sie nicht, dass bestehende Fertigungsstücklisten nur dann

geändert werden können, wenn der Status auf „In Entwicklung“ (zurück)

gesetzt wurde.

Zwecks der Nachverfolgbarkeit ist es in der Praxis oft besser, mit den

Versionen zu arbeiten und bei Änderungen eher eine neue Stückliste

basierend auf der ursprünglichen Variante zu erstellen – Änderungen dann an

der neu-erstellten Stückliste vorzunehmen und über die Versionen zu arbeiten.

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