1. Seite 1Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Personal- und Organisationsentwicklung Menschen nachhaltig und wirkungsvoll in Organisationen erfolgreich machen Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren

2. Seite 2Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Inhaltliche bersicht Grundlagen der Moderation Der Moderator Vorbereitung einer Moderation Durchfhrung einer Moderation Gesprchs- und Diskussionstechniken fr den Moderator Nachbereitung einer Moderation Visualisierungstechniken Einzelne Methoden im berblick 2 3 1 4 5 6 7 8 3. Seite 3Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Es gibt kaum eine andere Ttigkeit, bei der so viel Zeit von so vielen Menschen gleichzeitig ver(sch)wendet wird wie bei Besprechungen! Grundlagen der Moderation: Zur Einstimmung. 1 4. Seite 4Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Eine Beispielrechnung. Veranschlagt man eine Fach- bzw. Fhrungskraft mit durchschnittlich _______/pro Stunde inkl. aller Personalnebenkosten (Formel: Grundgehalt : durch monatl. Arbeitsstunden = Stundenlohn) so ergeben sich folgende Besprechungskosten (exkl. Vorbereitungs-/Nachbereitungszeit, Materialien, Reise- und Raumkosten, Verpflegung, bernachtung): Minuten Teilnehmer 15 30 60 90 120 Pro Tag Pro Woche Pro Monat Pro Jahr 2 3 4 5 SUMME 1 6 1 5. Seite 5Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Wie? Der Moderator muss sich mit eigenen Meinungen und Bewertungen zurckhalten die Gruppenmitglieder durch den Einsatz spezieller Moderationstechniken (z. B. Kartenabfrage, Blitzlicht, Punkten) dabei untersttzen, eine tragfhige Lsung des Problems zu finden sein Vorgehen transparent machen ( z. B.: Einsteigen Sammeln Auswhlen Bearbeiten Planen Abschlieen) die technischen Hilfsmittel der Moderation (z. B. Pinwand, Flipchart, Overhead- Projektor, Beamer ) gekonnt einsetzen. Grundlagen der Moderation: Was ist Moderation? (1) Was? Moderation, das heit: Ein Thema/mehrere Themen gemeinsam mit den Mitgliedern einer Gruppe unter Nutzung eines methodischen Handwerkkastens zu einem Ergebnis fhren. Wofr? Der Moderator hat die Aufgabe, die Gruppe bei der gemeinsamen Suche nach Problemlsungen zu untersttzen. Ziel ist, die Gruppendiskussion so zu steuern, dass die Gruppenmitglieder ihr Wissen in die Diskussion einbringen und das gemeinsame Ergebnis tragen und untersttzen. 1 6. Seite 6Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Was ist Moderation? (2) 1 7. Seite 7Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Beteiligung und Aktivitt aller Teilnehmer Ausgewogenheit zwischen Vielrednern und stillen Teilnehmern Offenheit innerhalb der Gruppe Effektivitt in der Vorgehensweise Transparenz Identifikation mit dem Ergebnis Konzentration auf die Erreichung der vereinbarten Ziele Simultane Dokumentation Grundlagen der Moderation: Nutzen einer kompetenten Moderation 1 8. Seite 8Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Ziele von Besprechungen (1) 1 a) Informieren: z.B. Stand eines Projekts, Kundensituation, Krisensituation, Probleme, usw. b) Beteiligen: Meinungen einholen z.B. vor einer Entscheidung, um Situationen zu beurteilen, Probleme zu erkennen, Lsungen suchen, usw. c) Planen: Ziele entwickeln & vereinbaren, Kreativitt nutzen, Ideen generieren, usw. d) Organisieren: Verantwortlichkeiten festlegen, Termine vereinbaren, Ressourcen, usw. e) Beeinflussen: berzeugen, motivieren z.B. von einer Idee, einem Konzept, usw. f) Entscheiden: Budget, nchste Schritte, Ziele oder Vernderung von Zielen, usw. g) Kontrollieren: Ist-Stand, Meilensteine, Stand eines Projekts, Qualitt, usw. h) Feedback geben und nehmen: z.B. um Situationen zu verbessern, aus Fehlern zu lernen, zu loben, die Arbeitsorganisation zu optimieren, usw. 9. Seite 9Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Ziele von Besprechungen (2) 1 10. Seite 10Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Ziele von Besprechungen (3) Das Entscheidungskontinuum 1 Es ist entschieden.. und ich lade Sie ein 1. Nichts zu diskutieren, ob etwas gemacht werden soll 2. dass etwas gemacht zu diskutieren, was gemacht werde werden soll 3. was gemacht werden soll zu diskutieren, wer es wie, wann und wo machen soll 4. wer, was, wo, wann und die Konsequenzen zu diskutieren, wie machen soll die damit fr Sie verbunden sind 5. alles sich zu informieren 11. Seite 11Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Checkliste zur Analyse eigener Besprechungen (1) 1 Die Besprechung ist notwendig oder es gibt konomischere Alternativen (Einzelgesprch, Telefon- oder Videokonferenz..). Die Teilnehmer haben rechtzeitig die relevanten Infos (Ziel, Agenda, Zeitdauer, Verantwortliche, Vorbereitung ....). Die richtigen Personen sind eingeladen, um das Ziel zu erreichen (z.B. Beschlussfassung). Die Qualitt der Vorbereitung der Teilnehmer ist angemessen (inhaltlich, Qualitt der Unterlagen). Die Rahmenbedingungen sind passend (Raum, Ausstattung, Getrnke und Essen). Es gibt kurz vor der Besprechung eine Info ber die tatschlichen Teilnehmer. Unsere Besprechungen haben einen hohen Stellenwert (A-Prioritt). Diese zeigt sich in Pnktlichkeit, Einhalten von Terminen, Qualitt der Vorbereitung. Wir haben offiziell vereinbarte Spielregeln, die einen effektiven Besprechungsablauf sichern. Wir haben einen kompetenten Moderator, dessen Aufgaben bestimmt sind und der allen bekannt ist. Wir leben eine produktive Kommunikationskultur (ausreden lassen, Humor, Wertschtzung anderer Meinungen, offene direkte Kommunikation ...). Jeder Tagesordnungspunkt (TOP) hat Prioritt, Zeitdauer und Ziel. Wir bleiben beim Thema (roter Faden) und verlieren uns nicht an Nebenschaupltzen. Wir verwenden Hilfsmittel wie Flipchart, Krtchen usw.. Am Ende der Besprechung gibt es eine Rckschau mit klaren Vereinbarungen (WER WAS WANN). Fr Themen, die nicht behandelt werden, haben wir einen Themenspeicher (openissue-list). Wir haben einen Schriftfhrer, der ein Protokoll verfasst, das folgende Punkte enthlt: Teilnehmer Verteiler, Agenda, Kurzfassung der behandelten Themen, Ergebnisse, zustzliche Infos, Status der offenen Punkte, nchste Termine. Controlling: Wir reflektieren nach Bedarf die Qualitt (Ergebnis Klima) unserer Besprechung. Die Erstellung und Verteilung des Protokolls erfolgt im vereinbarten Zeitraum. Die Verantwortlichen verfolgen eigenaktiv die Umsetzung der Vereinbarungen. Die Umsetzung der Vereinbarungen wird kontrolliert und eingefordert. Die open-issue-list wird weiterverfolgt. 12. Seite 12Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Grundlagen der Moderation: Checkliste zur Analyse eigener Besprechungen (2) 1 13. Seite 13Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011 Kontaktdaten: DiRESULTS Personal- und Organisationsentwicklung Dipl.-Pd. Bernd Dieschburg Ludwig-Bechstein-Strae 2 63486 Bruchkbel Tel.: 06181-577295 Fax: 06181-577241 Email: info@diresults.de Web: www.diresults.de