BESSER REISEN - Flotte.deportfolio von HRS. Wer beim Travelmanagement lieber auf eine...
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MOBILITÄTSMANAGEMENT Flottenmanagement 1/2016 77 (Quelle: Etihad Airways) Studien zum Business-Travelmanagement bele- gen, dass die Reiseplanung und die Reisekosten- abrechnung zu den aufwendigsten Prozessschrit- ten einer Geschäftsreise gehören und somit die höchsten Optimierungsmöglichkeiten aufweisen. Berechnungen zufolge können die Prozesskos- ten – auch als indirekte Reisekosten bezeichnet – durch effektives Travelmanagement um bis zu 30 Prozent reduziert werden. Doch selbst die di- rekten Kosten wie Bahnfahrt, Flug, Hotel, Miet- wagen et cetera lassen sich durch geschicktes Travelmanagement signifikant senken. Was versteht man nun unter dem Begriff „Travel- management“? Analog zum Fuhrparkmanage- ment bedeutet Travelmanagement, dass hier die Aufgaben vor, während und nach der Geschäfts- reise betrachtet werden. Zudem wird der Frage nachgegangen, welche Werkzeuge das Unterneh- men bei diesen Aufgaben unterstützen können. Im Zentrum der Aufgaben vor dem Reiseantritt stehen die Planung sowie der Einkauf von Leis- tungen beziehungsweise die Buchung der Dienst- reise. Dabei bildet die einmalige Erstellung der Reiserichtlinie für die Planung jeder Geschäfts- reise eine wichtige Basis, da sie Regeln für die spezifischen Reisebedingungen des Unterneh- mens aufstellt. Darüber hinaus wird die Buchung von Geschäftsreisen durch das Hinterlegen eines zentralen Abrechnungskontos bequemer, da eine übersichtliche Rechnung diverse Einzelbelege er- setzt. Laut einer Umfrage der Association of Financial Professionals bergen traditionelle Zahlungsme- thoden wie zum Beispiel Firmenkreditkarten und Geschäftsreisekonten ein gewisses Risiko – ins- besondere für Personen, die seltener reisen. So waren fast zwei Drittel aller Unternehmen im vergangenen Jahr das Angriffsziel von Zahlungs- betrug – 30 Prozent davon über das Firmenkar- tenkonto. Virtuelle Kreditkarten können eine Lö- sung für dieses Problem bieten: Sie ermöglichen Das Mobilitätsmanagement für die Mitarbeiter ist und bleibt eines der wichtigsten Unternehmensressorts. Daher ist es nicht weiter verwun- derlich, dass sowohl das Fuhrpark- als auch das Travelmanagement zu den größten Kostenfaktoren in den Firmen zählen. Besonders die Geschäftsreisen nehmen durch Glo- balisierung und wachsende Mobili- tät zu – und damit auch die Kosten. Gezieltes Travelmanagement soll die Kosten ausbremsen und Poten- ziale im Reise-Etat und den inter- nen Abläufen aufdecken mit dem Ziel, Reisekosten zu reduzieren und Prozesse zu optimieren. Flottenma- nagement gibt einen Überblick über das Leistungsportfolio der Reisedienstleister. die Bezahlung unter anderem über MasterCard-, Visa- sowie American-Express-Plattformen und können fast überall verwendet werden, wo eine Plastikkarte akzeptiert wird – in jeder Währung und 185 Ländern. Gleichzeitig senken sie das Be- trugsrisiko, da sie nur für kurze Zeit gültig sind und über ein Ausgabenlimit verfügen. Ein weite- rer Vorteil ist die Fülle der Reisedaten, die mit vir- tuellen Kreditkarten ganz einfach erfasst werden kann, ohne die Kostenerstattungen rückwärts aufrollen zu müssen. Die Reiseplanung Um einen ersten groben Überblick bei der allge- meinen Reiseplanung zu gewinnen, bietet sich die Nutzung diverser Reiseportale an. Dass die Bedeutung von Geschäftsreisen in den letzten Jahren gewachsen ist, kristallisiert sich auch bei den Anbietern heraus: So bieten namhafte Rei- seportale aus dem Endkundengeschäft auch spe- zielle Plattformen für Geschäftskunden an. Bei- spielsweise bietet DERPART über DERPART Travel Service (dts24.de) oder TUI über FIRST Business Travel ihre Dienste auch für Firmenkunden an, natürlich speziell auf deren Bedürfnisse ausge- richtet. Die eigentliche Reiseplanung kann dann analog der Verfahrensweise im Flottenmanagement ent- weder innerhalb des Unternehmens oder teilwei- se bis komplett von Dienstleistern übernommen werden. So haben sich einige Anbieter wie Luft- hansa AirPlus insbesondere auf die Optimierung der Reisekosten spezialisiert und bieten intelli- gente Lösungen für Bezahl- und Abrechnungs- vorgänge. Das Hotelbuchungsportal HRS wiede- rum unterstützt Firmen entlang der gesamten Wertschöpfungskette rund um die Hotelbuchung: Umfassende Benchmarkdaten, Beratung und Services beim strategischen Hoteleinkauf sowie die automatisierte Verarbeitung von Buchungen und Rechnungen durch innovative Bezahl- und Abrechnungslösungen gehören zum Leistungs- portfolio von HRS. Wer beim Travelmanagement lieber auf eine In- houselösung setzt, kann zumindest auf einige Softwarelösungen zurückgreifen. Amadeus, Atlatos oder Concur sind Beispiele für Anbie- ter von Plattformen, die eine leichte Online- buchung von Geschäftsreisen mit Berücksichti- gung von Reiserichtlinien, Buchungsfreigaben und Firmenkonditionen des Unternehmens ver- sprechen. Dabei soll von der Reisegenehmigung über die Reisebuchung bis hin zur Reisekosten- abrechnung alles über eine Plattform realisiert werden, um den unternehmenseigenen Aufwand möglichst zu minimieren. Alles aus einer Hand – Outsourcing von Dienst- leistungen ist nicht nur im Fuhrpark ein Thema. Analog zu den Gegebenheiten im Flottenma- nagement kann das Unternehmen sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und das kom- plette Travelmanagement einem Dienstleister übergeben: Renommierte Anbieter wie Ameri- can Express Global Business Travel, BCD Travel Germany, Carlson Wagonlit Travel, Egencia, FCm Travel Solutions oder die Hogg Robinson Group verfügen neben jahrelanger Erfahrung in die- sem Bereich und persönlichen Kundenbetreu- ern auch über ein riesiges Partnernetzwerk, aus dem sich weitere Vorteile für den Kunden erge- ben können. Fazit Mal einfach eine Reise buchen? Für Privatperso- nen reicht da schon ein einfacher Mausklick. Un- ternehmen hingegen müssen sich mit der Ana- lyse, Steuerung und Optimierung von Prozessen und Leistungen befassen, die im Zusammenhang mit Planung, Organisation, Durchführung sowie Abrechnung und Kontrolle von Geschäftsreisen notwendig sind. Reisedienstleister helfen mit ihrem breiten Portfolio an Leistungen dabei, die Prozesse im Unternehmen zu verschlanken und Kosten zu senken. BESSER REISEN
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MOBILITÄTSMANAGEMENT
Flottenmanagement 1/2016 77
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Studien zum Business-Travelmanagement bele-gen, dass die Reiseplanung und die Reisekosten-abrechnung zu den aufwendigsten Prozessschrit-ten einer Geschäftsreise gehören und somit die höchsten Optimierungsmöglichkeiten aufweisen. Berechnungen zufolge können die Prozesskos-ten – auch als indirekte Reisekosten bezeichnet – durch effektives Travelmanagement um bis zu 30 Prozent reduziert werden. Doch selbst die di-rekten Kosten wie Bahnfahrt, Flug, Hotel, Miet-wagen et cetera lassen sich durch geschicktes Travelmanagement signifikant senken.
Was versteht man nun unter dem Begriff „Travel-management“? Analog zum Fuhrparkmanage-ment bedeutet Travelmanagement, dass hier die Aufgaben vor, während und nach der Geschäfts-reise betrachtet werden. Zudem wird der Frage nachgegangen, welche Werkzeuge das Unterneh-men bei diesen Aufgaben unterstützen können.
Im Zentrum der Aufgaben vor dem Reiseantritt stehen die Planung sowie der Einkauf von Leis-tungen beziehungsweise die Buchung der Dienst-reise. Dabei bildet die einmalige Erstellung der Reiserichtlinie für die Planung jeder Geschäfts-reise eine wichtige Basis, da sie Regeln für die spezifischen Reisebedingungen des Unterneh-mens aufstellt. Darüber hinaus wird die Buchung von Geschäftsreisen durch das Hinterlegen eines zentralen Abrechnungskontos bequemer, da eine übersichtliche Rechnung diverse Einzelbelege er-setzt.
Laut einer Umfrage der Association of Financial Professionals bergen traditionelle Zahlungsme-thoden wie zum Beispiel Firmenkreditkarten und Geschäftsreisekonten ein gewisses Risiko – ins-besondere für Personen, die seltener reisen. So waren fast zwei Drittel aller Unternehmen im vergangenen Jahr das Angriffsziel von Zahlungs-betrug – 30 Prozent davon über das Firmenkar-tenkonto. Virtuelle Kreditkarten können eine Lö-sung für dieses Problem bieten: Sie ermöglichen
Das Mobilitätsmanagement für die Mitarbeiter ist und bleibt eines der
wichtigsten Unternehmensressorts. Daher ist es nicht weiter verwun-
derlich, dass sowohl das Fuhrpark- als auch das Travelmanagement
zu den größten Kostenfaktoren in den Firmen zählen. Besonders die
Geschäftsreisen nehmen durch Glo-balisierung und wachsende Mobili-tät zu – und damit auch die Kosten.
Gezieltes Travelmanagement soll die Kosten ausbremsen und Poten-
ziale im Reise-Etat und den inter-nen Abläufen aufdecken mit dem
Ziel, Reisekosten zu reduzieren und Prozesse zu optimieren. Flottenma-nagement gibt einen Überblick über
das Leistungsportfolio der Reisedienstleister.
die Bezahlung unter anderem über MasterCard-, Visa- sowie American-Express-Plattformen und können fast überall verwendet werden, wo eine Plastikkarte akzeptiert wird – in jeder Währung und 185 Ländern. Gleichzeitig senken sie das Be-trugsrisiko, da sie nur für kurze Zeit gültig sind und über ein Ausgabenlimit verfügen. Ein weite-rer Vorteil ist die Fülle der Reisedaten, die mit vir-tuellen Kreditkarten ganz einfach erfasst werden kann, ohne die Kostenerstattungen rückwärts aufrollen zu müssen.
Die ReiseplanungUm einen ersten groben Überblick bei der allge-meinen Reiseplanung zu gewinnen, bietet sich die Nutzung diverser Reiseportale an. Dass die Bedeutung von Geschäftsreisen in den letzten Jahren gewachsen ist, kristallisiert sich auch bei den Anbietern heraus: So bieten namhafte Rei-seportale aus dem Endkundengeschäft auch spe-zielle Plattformen für Geschäftskunden an. Bei-spielsweise bietet DERPART über DERPART Travel Service (dts24.de) oder TUI über FIRST Business Travel ihre Dienste auch für Firmenkunden an, natürlich speziell auf deren Bedürfnisse ausge-richtet.
Die eigentliche Reiseplanung kann dann analog der Verfahrensweise im Flottenmanagement ent-weder innerhalb des Unternehmens oder teilwei-se bis komplett von Dienstleistern übernommen werden. So haben sich einige Anbieter wie Luft-hansa AirPlus insbesondere auf die Optimierung der Reisekosten spezialisiert und bieten intelli-gente Lösungen für Bezahl- und Abrechnungs-vorgänge. Das Hotelbuchungsportal HRS wiede-rum unterstützt Firmen entlang der gesamten Wertschöpfungskette rund um die Hotelbuchung: Umfassende Benchmarkdaten, Beratung und Services beim strategischen Hoteleinkauf sowie die automatisierte Verarbeitung von Buchungen und Rechnungen durch innovative Bezahl- und Abrechnungslösungen gehören zum Leistungs-portfolio von HRS.
Wer beim Travelmanagement lieber auf eine In-houselösung setzt, kann zumindest auf einige Softwarelösungen zurückgreifen. Amadeus, Atlatos oder Concur sind Beispiele für Anbie-ter von Plattformen, die eine leichte Online-buchung von Geschäftsreisen mit Berücksichti-gung von Reiserichtlinien, Buchungsfreigaben und Firmenkonditionen des Unternehmens ver-sprechen. Dabei soll von der Reisegenehmigung über die Reisebuchung bis hin zur Reisekosten-abrechnung alles über eine Plattform realisiert werden, um den unternehmenseigenen Aufwand möglichst zu minimieren.
Alles aus einer Hand – Outsourcing von Dienst-leistungen ist nicht nur im Fuhrpark ein Thema. Analog zu den Gegebenheiten im Flottenma-nagement kann das Unternehmen sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und das kom-plette Travelmanagement einem Dienstleister übergeben: Renommierte Anbieter wie Ameri-can Express Global Business Travel, BCD Travel Germany, Carlson Wagonlit Travel, Egencia, FCm Travel Solutions oder die Hogg Robinson Group verfügen neben jahrelanger Erfahrung in die-sem Bereich und persönlichen Kundenbetreu-ern auch über ein riesiges Partnernetzwerk, aus dem sich weitere Vorteile für den Kunden erge-ben können.
FazitMal einfach eine Reise buchen? Für Privatperso-nen reicht da schon ein einfacher Mausklick. Un-ternehmen hingegen müssen sich mit der Ana-lyse, Steuerung und Optimierung von Prozessen und Leistungen befassen, die im Zusammenhang mit Planung, Organisation, Durchführung sowie Abrechnung und Kontrolle von Geschäftsreisen notwendig sind. Reisedienstleister helfen mit ihrem breiten Portfolio an Leistungen dabei, die Prozesse im Unternehmen zu verschlanken und Kosten zu senken.
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