Durchschnitts- und Best-in-Class-Werte

n e tBMEnet GmbH

BME-UmfrageTOP-Kennzahlen im Einkauf

Kennzahlen zu:• Kosten des Einkaufs

• Einkaufsorganisation

• Lieferantenmanagement

Leseprobe

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Inhaltsverzeichnis Danksagung ............................................................................................................................................................. 3 Vorwort ................................................................................................................................................................... 4 Rückblick auf die wirtschaftliche Entwicklung 2013 ............................................................................................... 5 Einkaufskennzahlen richtig verstehen .................................................................................................................... 7 Methodik: Auswahl der Best in Class ...................................................................................................................... 8 Best in Class 2014 – Kernaussagen ....................................................................................................................... 10 Teilnehmer 2014 ................................................................................................................................................... 15 Organisation & Mitarbeiterstruktur im Einkauf .................................................................................................... 17 Beschaffungsstruktur ............................................................................................................................................ 18 Beschaffungsstrategie ........................................................................................................................................... 19 Nicht-traditionelle Beschaffungsfelder ................................................................................................................. 20 Early Involvement ................................................................................................................................................. 21 Lieferantenbewertung .......................................................................................................................................... 22 Vereinbarung des Zahlungsziels ............................................................................................................................ 23 Rechnungsprüfung ................................................................................................................................................ 24 Durchlaufzeit ......................................................................................................................................................... 25

Einkaufskennzahlen Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz .......................................................................................................... 26 Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen .............................................................................................. 28 Kennzahl 3: Einkaufskosten vom Umsatz .............................................................................................................. 30 Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf ...................................................................................... 32 Kennzahl 5: Kosten je Bestellvorgang ................................................................................................................... 34 Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer ...................................................................................................... 36 Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. € Einkaufsvolumen .......................................................................................... 38 Kennzahl 8: Durch den Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen ....................................................................... 40 Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge ................................................................................... 42 Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf ............................................................................ 44 Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetauschreibungen und Online-Auktionen …………………… .................. 46 Kennzahl 12: Liefertermintreue aller Lieferungen ................................................................................................ 48 Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen ............................................................................................. 50 Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung ...................................................................... 52 Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen ................................................................................ 54 Kennzahl 16: Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung …………….…. 56 Kennzahl 17: Kostenveränderung ......................................................................................................................... 58 Kennzahl 18: Anzahl Bestellpositionen je Bestellung ............................................................................................ 60 Kennzahl 19: Vollkosten je Einkäufer .................................................................................................................... 62 Kennzahl 20: Einkaufskosten je Lieferant ............................................................................................................. 64 Kennzahl 21: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen .......................................................................... 66 Kennzahl 22: Durchschnittswert je Bestellung ...................................................................................................... 68 Kennzahl 23: Durchschnittliches Zahlungsziel....................................................................................................... 70 Kennzahl 24: Einkaufsvolumen über Skonto ......................................................................................................... 72 Kennzahl 25 A/B: Kostenvermeidung ................................................................................................................... 74 Impressum BME e.V. ................................................................................................................................................................ 76 Ansprechpartner ................................................................................................................................................... 76 Herausgeber .......................................................................................................................................................... 76

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Danksagung

Im Namen des BME e.V. danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ teilnahmen, sowie auch allen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren die Umfrageergebnisse bezogen. Ihre Fragen, Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge waren uns stets eine große Hilfe.

Ganz besonders bedanken möchten wir uns bei allen ständigen Mitgliedern des BME-Arbeitskreises „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ für ihre tatkräftige Unterstützung bei der inhaltlichen Gestaltung.

Holger Wiegand, Head of Sourcing Operations EMEA, 3M EMEA GmbH

Andreas Lienesch, Controlling Einkauf und Logistik, Big Dutchman AG

Thomas Schöne, Einkaufsleiter, Big Dutchman International GmbH

Frank Diebold, Leiter Einkauf und Supply Chain Management, Brauerei C. & A. VELTINS GmbH & Co. KG

Ralf Sommer, Leiter Supply Support, InfraServ GmbH & Co. Höchst KG

Marcus Urbach, Leiter Einkauf, InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG

Martin Müller-Raidt, Direktor Zentrales Beschaffungsmanagement, KfW Bankengruppe

Andreas Priesing, Einkauf, Miele & Cie. KG

Guido Bader, Einkaufsplanung, Kennzahlen & Richtlinien, RWE GBS GmbH

Thomas Fobbe, Leiter Einkauf und Facility Management, Mitglied der Geschäftsleitung, TRILUX GmbH & Co. KG

Sonja Brepols, Purchasing Controller, Zentis GmbH & Co. KG

Mischa Miller, Leiter SCM Datenmanagement und Reporting, ZF Friedrichshafen AG

Vielen Dank für Ihre hilfreichen Anregungen und Ihr außerordentliches Engagement!

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Vorwort

Wir freuen uns, Ihnen die achte Ausgabe der „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ präsentieren zu können. 2014 konnte ein neuer Teilnehmerrekord verzeichnet werden: Rund 220 Unternehmen stellten ihre internen Daten zur Verfügung, um sich an einer der europaweit größten Benchmarking-Analysen von Prozessen und Kosten im Einkauf zu beteiligen, darunter sowohl Global Player als auch KMU. Dies versetzt den BME in die Lage, valide Aussagen – auch über Jahre hinweg – über die Leistung und den Stellenwert der Beschaffungsabteilungen in deutschen Unternehmen zu treffen. Für viele BME-Mitglieder sind die TOP-Kennzahlen anerkannter Standard zur Messung der Effizienz und Effektivität des Einkaufs in Deutschland und benachbarten Ländern.

2013 war für Einkäufer ein sehr gutes Jahr. Die Ergebnisse der aktuellen Erhebung belegen, dass die meisten Beschaffungsabteilungen ihre Bestellprozesse und Kosten im Griff haben. Der Einkauf hat gelernt, gut und günstig Bestellungen abzuwickeln. Was jedoch die Struktur und die Umsetzung der Einkaufsstrategie betrifft, ist noch viel Luft nach oben. Außerdem vernachlässigen viele Unternehmen bei der aktuell guten Konjunkturlage, die Weichen für schlechtere Zeiten zu stellen.

Richtungsweisende Impulse für die Strategiegestaltung lieferten der aktuellen Erhebung zufolge die Best-in-Class-Unternehmen. Während Preisrisiken in den Hintergrund traten, konnten sie sich verstärkt auf Themen wie Versorgungssicherheit, Kundenorientierung und Nachhaltigkeit konzentrieren. Gleichzeitig richteten sie ihre Blicke auf indirekten Einkauf und Einkauf von Dienstleistungen. In vergangenen Jahren wurden diese Warengruppen nur selten und unsystematisch von den Einkaufsabteilungen betreut, so dass Möglichkeiten zur Kostenoptimierung häufig ungenutzt blieben. Durch deren Integration in den Einkauf konnten bereits kurzfristig Einsparpotenziale von fünf bis zehn Prozent erschlossen werden.

Ein Stiefkind ist nach wie vor die Rechnungsprüfung, obwohl hier große Einsparpotenziale schlummern. Während die Bearbeitungskosten pro Rechnung im Durchschnitt bei ca. zehn Euro liegen, schlagen die Best-in-Class-Unternehmen nur mit ca. fünf Euro zu Buche. Hauptgründe hierfür sind ein hoher Automatisierungsgrad und das Outsourcing dieser Aktivitäten an Spezialisten. Weiterhin setzt sich bei größeren Unternehmen der Trend fort, das Zahlungsziel zu verlängern, um die liquiden Mittel zu erhöhen. Der Mittelstand bleibt nach wie vor ein klassischer Skontozahler.

Dies sind nur einige exemplarische Beispiele, wie Sie die Kennzahlen anwenden können, um im TOP-Management die Sinne für den Einkauf zu schärfen und ihn als strategische Unternehmensgröße zu etablieren. Nutzen Sie gezielt externes Benchmarking, um Veränderungsprozesse in Ihrem Unternehmen voranzutreiben!

Dr. Christoph Feldmann Volkmar Klein

Hauptgeschäftsführer BME e.V. Bereichsleiter BME-Benchmark-Services

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Einkaufskennzahlen richtig verstehen

Das Verständnis von Wirkungszusammenhängen in einem Kennzahlensystem ist von besonderer Relevanz. Die isolierte Betrachtung von Kennzahlen führt meist zu „neutralen“ Aussagen; es besteht die Gefahr von Fehlinterpretationen. Die Betrachtung von Wirkungszusammenhängen hilft Problemursachen zu erkennen und durch Kennzahlen zu belegen. Nach der Feststellung der Ursachen können differenziertere Aussagen getroffen, Maßnahmen und ggf. neue Zielwerte festgelegt werden.

Nicht zuletzt fließen bei der Leistungsbewertung des Einkaufs die Faktoren mit ein, die außerhalb seines Wirkungskreises liegen, seien es externe Markteinflüsse sowie Absatz- oder Produktionsplanungen. Andererseits können einige strukturelle Verschiebungen zur „Verbesserung“ der einen Werte und gleichzeitig zur „Verschlechterung“ der anderen führen. Deshalb empfehlen wir, die Kennzahlen stets im Kontext Ihrer Einkaufsstrategie und Unternehmensziele zu verstehen.

Keine isolierte Betrachtung einzelner Werte

Festlegung der Vergleichspartner

Festlegung der Hauptkennzahlen

Berücksichtigung der Unternehmensstruktur/Prozesse und der Markteinflüsse

Die Aussagekraft der Ergebnisse nimmt zu, wenn man die Durchschnittswerte den Best-in-Class-Werten gegenüberstellt

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Teilnehmer 2014

Bei der aktuellen Erhebung konnte der BME einen neuen Teilnehmerrekord einstellen. Mit rund 220 Teilnehmern (was einem Zuwachs von zehn Prozent gegenüber dem Vorjahr entspricht), welche mehr als 180 Mrd. Euro Einkaufsvolumen und rund 20.000 Mitarbeiter im Einkauf aus allen Branchengruppen und Unternehmensgrößen vertreten, weisen die Kennzahlen des BME einen repräsentativen Charakter auf.

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Ca. 38 Prozent aller Teilnehmer sind Newcomer, darunter sowohl Global Player als auch klein- und mittelständische Unternehmen. Mit zirka 62 Prozent der „Stammgäste“, die regelmäßig an der Umfrage teilnehmen, ist eine kontinuierliche statistische Basis vorhanden.

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Methodik: Auswahl der Best in Class Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner Entwicklungstrends. Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen Unternehmen. Deshalb ist von entscheidender Bedeutung, dass die Kennzahlen möglichst genau der jeweiligen Branche und Umsatzklasse zugeordnet werden können. Für die Interpretation der Kennzahlen ist weiterhin ausschlaggebend, dass diese nicht einzeln, sondern als komplexes System betrachtet werden.

Die Umfrageergebnisse sind in folgenden Auswertungen erhältlich:

Durchschnittswerte

Die aktuellen Umfrageergebnisse zeigen, dass in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen teilweise erhebliche Unterschiede vorliegen. Deshalb wurden neben dem Durchschnitt aller Teilnehmer die Mittelwerte in jeweils fünf Branchengruppen und Umsatzklassen gebildet.

Best-in-Class-Werte

Stellen Profile real existierender Unternehmen dar, deren Einkaufskosten im Verhältnis zu ihrem Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen bestehen) am geringsten sind.

Wie im vergangenen Jahr wurden als Best in Class zunächst je zehn Unternehmen pro Branchengruppe und Umsatzklasse ausgewählt, deren Einkaufskosten im Verhältnis zum Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 – die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen bestehen) am geringsten sind. Abschließend wurden diese mit Blick auf folgende Hauptkennzahlen nochmals geprüft:

- Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen

- Kosten je Bestellvorgang

- Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf

Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf

Anzahl Bestellungen je Einkäufer

Kosten je Bestellvorgang

Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung

Einkaufsprozess

Einkaufsorganisation

Durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen

Einkaufsvolumen über langfristige Verträge

Liefertermintreue

Reklamationsquote

Beschaffungsstruktur

Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen

Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen

Artikelanzahl je Mio. € Einkaufsvolumen

Kostenveränderung

Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen

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- Liefertermintreue der Lieferanten zu allen Lieferungen

- Reklamationsquote aller Lieferungen

- Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge

- Aktive Lieferanten je Mio. € Einkaufsvolumen

- Abrufquote aus Rahmenverträgen (Kontrakt/Katalog). Die Mittelwerte der jeweils fünf Besten sind die Best-in-Class-Werte. Insgesamt wurden hier 23 Kennzahlen ermittelt. Die Kennzahlen 14 (Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion) und 25 (Kostenvermeidung) stellen die Durchschnittswerte dar. 3. Auswertung der Ergebnisse: Die Aussagekraft der Best-in-Class-Werte nimmt zu, wenn diese den aktuellen Durchschnittswerten gegenübergestellt werden (siehe Abbildung).

Am Beispiel der Führungskennzahl „Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen“ lässt sich gut erkennen, dass die Unterschiede zwischen den Best in Class und dem Durchschnitt in der Regel 30 bis 50 Prozent betragen. Dies gilt für fast alle Hauptkennzahlen! Bei den sog. „neutralen“ Kennzahlen kann vorkommen, dass die Best-in-Class-Werte sogar leicht unter dem Durchschnitt liegen. Da unser Ziel war, hier echte Unternehmensprofile abzubilden, um dann von den Besten lernen zu können, wurden als Best-in-Class-Werte stets die Mittelwerte der ausgewählten fünf Best-in-Class-Unternehmen dargestellt.

Durchschnitt aller

Teilnehmer

Metall-, Elektro-, und Kunststoff-

industrie, Maschinenbau

Energie, Versorgung,

GöR

Dienstleister Chemie-, Bio- und

Pharmaindustrie

Kfz-Industrie und

Systemzulieferer

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Best in Class 2014 – Kernaussagen

Im Vergleich zu den Vorjahren, welche durch starke Effizienzsteigerungen geprägt waren, sind bei den meisten Unternehmen in der aktuellen Periode nur noch leichte Verbesserungen zu verzeichnen. Seit zwei Jahren befindet sich der Einkauf in der Konsolidierungsphase. Über alle Teilnehmer gesehen sind einige Kennzahlen sogar leicht „rückläufig“, was nicht zuletzt den Markteinflüssen geschuldet ist.

Umso auffälliger ist die weiterhin positive Entwicklung der Best-in-Class-Unternehmen. Sie haben die die günstige Konjunktur genutzt, um sich strategischen Aufgaben zu widmen. Das Resultat kann sich sehen lassen: Bei vielen strategischen Kennzahlen konnten sie den Vorsprung vergrößern.

Was kennzeichnet die Best-in-Class-Unternehmen?

Einkaufsstrategie: Hoher Stellenwert des Einkaufs (Einkauf als Werttreiber) im Unternehmen macht es möglich, umfassende Einkaufsstrategien für nahezu alle Warengruppen festzulegen. Dabei ist die hybride Organisationsform in Verbindung mit Projekteinkauf und Warengruppen-management im Vormarsch. Auffällig ist auch, dass die Best-in-Class- Unternehmen nur noch ein Drittel ihrer Personalressourcen für das operative Tagesgeschäft einsetzen.

Frühzeitige Einbindung des Einkaufs in den Beschaffungsprozess: Trotz eines erhöhten Aufwandes/ Kosten seitens des Einkaufs lassen sich am Ende fast doppelt so hohe Einsparpotenziale realisieren (siehe Kennzahl 25: Kostenvermeidung). Dabei gestalten die Best in Class schon in den früheren Phasen die Beschaffungsprozesse auch in den sog. nicht-traditionellen Beschaffungsfeldern wie Einkauf von Marketingleistungen, Travel usw. aktiv mit.

Geringe Bestellkosten durch höhere Automatisierungsquote: Während im Durchschnitt fast jede zweite Bestellung manuell generiert wird, nehmen die Best in Class nur noch jeden dritten Vorgang in die Hand. Durch Einführung standardisierter Prozesse konnten sie ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken.

Besseres Lieferantenmanagement: über 90 Prozent der Best-in-Class-Unternehmen führen regelmäßig Lieferantenbewertungen durch, auch das Klassifizieren nach ABC-Schema ist ein Muss. In vergangenen Jahren konnte dadurch eine Verschlankung des Lieferantenstammes erreicht werden. Auch die Liefertermintreue und Reklamationsquote fallen um 10 bis 20 Prozent besser aus als beim Durchschnitt.

Regelmäßiges Controlling und externes Benchmarking: gut zwei Drittel der Best-in-Class-Unternehmen nehmen regelmäßig an der Erhebung teil. In vergangenen Jahren konnten Sie sich einen deutlichen Vorsprung verschaffen: die Schere zwischen den Best in Class und dem Durchschnitt ist deutlich auseinandergegangen.

Die Ergebnisse der vorliegenden Auswertung zeigen, dass die Best-in-Class-Unternehmen bei fast allen Hauptkennzahlen ca. 30 Prozent besser (in einzelnen Fällen sogar bis zu 50 Prozent) als der Durchschnitt abgeschnitten haben. Das bedeutet, dass die Professionalität und Effizienz der Einkaufsabteilungen einen höheren Stellenwert bei vielen Unternehmen gewonnen haben.

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Kennzahl 2

Durchschnittswerte

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Kennzahl 2

Best-in-Class-Werte

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Kennzahl 2 Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen

Formel Beschreibung

Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T€ x 100 Durch EK verantwortetes Gesamteinkaufsvolumen in T€

Einheit Prozent

Parameterdefinition Gesamtkosten der Einkaufsabteilung

Alle direkten und indirekten Kosten, die für die Durchführung der Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle Einkauf anfallen inkl. Personalkosten, IT-/Systemkosten. Ohne Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von Lagerhütern, gebrauchten Maschinen etc. (siehe auch Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten).

Durch EK verantwortetes Einkaufsvolumen

In der Berichtperiode fakturiertes Bestellvolumen (Rechnungsvolumen), das in der Verantwortung des Einkaufs liegt und direkt dem Einkauf zuzuordnen ist.

Kategorie Prozesse/Kosten

Anforderungsformular

Fax-Antwort an +49 (0)69 30838-199

TOP-Kennzahlen im Einkauf 2014 Durchschnittswerte Best-in-Class-Werte

BME-Mitglieder: 1.280,- € zzgl. MwSt BME-Mitglieder: 1.280,- € zzgl. MwSt

Nicht-BME-Mitglieder: 1.680,- € zzgl. MwSt. Nicht-BME-Mitglieder: 1.680,- € zzgl. MwSt.

Anrede: Frau Herr

Name:

Vorname:

Funktion:

Firma:

Adresse:

E-Mail:

Tel.:

Fax:

BME-Mitgliedsnummer:

Branche:

Umsatz (in Mio. €):

Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl):

Hiermit fordern wir verbindlich die „TOP-Kennzahlen im Einkauf 2014“ an.

Datum und Unterschrift:

n e tBMEnet GmbH

Volkmar Klein Bereichsleiter BME-Benchmark-Services Tel.: +49 (0) 69 30838-301 Fax: +49 (0) 69 30838-199 E-Mail: volkmar.klein@bme.de

Evgenia Gavrina Projektmanagerin BME-Benchmark-Services Tel.: +49 (0) 69 30838-312 Fax: +49 (0) 69 30838-199 E-Mail: evgenia.gavrina@bme.de

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