BÜRGERSCHAFT

DER FREIEN UND HANSESTADT HAMBURG Drucksache 21/1824121. Wahlperiode 10.09.19

Schriftliche Kleine Anfrage

des Abgeordneten Thomas Kreuzmann (CDU) vom 03.09.19

und Antwort des Senats

Betr.: Digitalisierung durchdacht durchführen – Nimmt das neue Amt für ITD nach holprigem Start endlich Fahrt auf?

Drs. 21/13729 und 21/14475 haben gezeigt, dass die Selbstfindungsphase des Anfang 2018 geschaffenen Amtes IT und Digitalisierung (Amt ITD) zumindest im Herbst 2018 immer noch nicht beendet war. Ende März 2019, so der CDO der Stadt im Oktober 2018, sollte aber immerhin das benötigte Personal weitestgehend „an Bord sein“. Im Januar 2019 (Drs. 21/15652) zeichnete sich allerdings bereits eine weitere Verzögerung an.

Vor diesem Hintergrund frage ich den Senat:

Im Januar 2018 hat das Amt für IT und Digitalisierung seine Arbeit aufgenommen. Damit erfolgte die Bündelung von Kompetenzen in Digitalisierungsfragen, wodurch eine Steuerung des gesamtstädtischen Digitalisierungsprozesses ermöglicht wird. Bei seiner Aufgabenerfüllung legt das Amt ein umfassendes Verständnis von Digitalisie-rung zugrunde.

Die Arbeit des Amtes für IT und Digitalisierung zielt auf die Entwicklung fachspezifi-scher und gesamtstädtisch wirksamer Digitalisierungsstrategien ab. Dabei ist neben konkreten IT-Projekten und Maßnahmen zur Digitalisierung von Verwaltungsverfahren auch der Aspekt der digitalen Transformation der Verwaltung ein wesentlicher Schwerpunkt. Eine weitere wichtige Säule bildet die Auseinandersetzung mit den Chancen, Auswirkungen und Risiken einer zunehmend von der Digitalisierung gepräg-ten Lebenswelt der Bürgerinnen und Bürger.

Darüber hinaus befasst sich das Amt für IT und Digitalisierung unter anderem mit der nationalen und internationalen Positionierung Hamburgs als Digitaler Stadt, der Infor-mation von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen, mit Angelegenheiten der Bund-Länder-Zusammenarbeit, rechtlichen Fragestellungen, der Förderung von Schlüssel-technologien (wie zum Beispiel KI) oder der IT-Sicherheit in der Freien und Hanse-stadt Hamburg. Im Einzelnen siehe Organigramm des Amts ITD (www.hamburg.de/ senatskanzlei/it-und-digitalisierung/).

Dies vorausgeschickt, beantwortet der Senat die Fragen wie folgt:

1. Wie viele Mitarbeiter/VZÄ zählt das Amt ITD aktuell? Sind weitere Auf-stockungen geplant?

Wenn ja, in welchem Umfang innerhalb welches Zeitraums für welche Aufgaben und wann sollen die Positionen ausgeschrieben werden?

Das Amt ITD hat aktuell 104 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und mit Buchungsstand Juli 2019 einen Besetzungsumfang von 86 VZÄ (69,7 VZÄ im Jahresmittel). Abord-nungen sind hierbei nicht berücksichtigt worden.

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Weitere vier Stellen/vier VZÄ werden in Kürze besetzt werden. Die Planungen hin-sichtlich weiterer Stellenausschreibungen sind noch nicht abgeschlossen.

2. Im Januar 2019 zählte der IT-Projektpool 11,22 VZÄ. Wie viele VZÄ zählt er aktuell? Und wie hoch war bisher im Jahr 2019 die Nachfrage der Behörden nach Unterstützung durch den IT-Projektpool (in VZÄ)?

Der IT-Projektpool umfasst aktuell 25,3 VZÄ. Bisher gingen im Jahr 2019 21 Anfragen ein, von denen derzeit 17 im Umfang von 23,2 VZÄ unterstützt werden. Die nicht unterstützten Anfragen unterteilen sich in zwei zurückgestellte sowie zwei abgelehnte Vorgänge. In Kürze beginnen weitere Pooleinsätze, sodass eine Vollauslastung gege-ben ist.

3. In dem Projekt „Digital First“ waren zu Beginn des Jahres 2019 22 Stel-len zugeordnet, von denen aber nur zwölf besetzt waren. Wie viele Stel-len gibt es aktuell und wie viele sind davon seit wann jeweils besetzt?

Dem Programm „Digital First“ sind fachlich insgesamt 21 Stellen zugeordnet, von denen aktuell 19 besetzt sind.

4. Im Mai 2019 trat die neue Verwaltungsvorschrift IT-Projekte in Kraft. Was sind die wesentlichen Änderungen gegenüber der Vor-Vorversion?

Folgende wesentliche Punkte wurden in der Version 2.0 angepasst:

Eine Präambel wurde hinzugefügt.

Das IT-Projekt wurde analog der Projektgrundsätze der Freien und Hansestadt Hamburg definiert (1.1).

IT-Programme und IT-Portfolien wurden definiert (1.2).

Die notwendige Qualifikation von Lenkungsgruppenmitgliedern ist durch eine erfolgreiche Teilnahme an einer FHH-internen Fortbildung nachzuweisen bezie-hungsweise ein Lenkungsgruppen-Coaching ist durchzuführen (2.2).

Eine Klarstellung, wann agiles Vorgehen gewünscht ist, ist ergänzt worden (3.2). SCRUM wird als Methode empfohlen.

IT-Projekte haben nicht mehr vier, sondern drei Phasen (Initialisierung, Umsetzung und Abschluss) (3.3).

Eine Risikoanalyse ist bei der Anmeldung vorzulegen (4.2 h).

Für Projekte mit Gesamtkosten von mehr als 1 000 000 Euro sowie für Projekte mit hohen planerischen Unsicherheiten sind Vorprojekte obligatorisch (5.2.3).

Bei agilem Vorgehen ist die Feinkonzeption je Iteration durchzuführen, die Kom-munikationsfrequenz der Ergebnisse mit der Lenkungsgruppe ist passend dazu abzustimmen (5.3.3).

Auch Qualitätsmanagement ist laufend durchzuführen, zum Beispiel durch Anwen-dung der S-O-S-Methode in großen Projekten zur regelmäßigen Standortbestim-mung.

Abschlussberichte sind der Lenkungsgruppe und der Senatskanzlei zur Verfügung zu stellen (5.4.1).

5. Weitere Anpassungen der VV IT-Projekte zeichnen sich bereits ab. Wel-che Bereiche/Vorgaben werden davon inwiefern betroffen sein?

Die nächste Version dient der Harmonisierung der VV IT-Projekte mit den allgemeinen Projektgrundsätzen der Freien und Hansestadt Hamburg, die im April 2019 von der Finanzbehörde aktualisiert wurden. Wesentliche Inhalte sind die Berücksichtigung der Differenzierung der Projektgrößen anhand von sogenannten T-Shirt-Größen (Projekt-klassen S bis XXL) sowie die Konkretisierung der Aufgaben von Lenkungsgruppen-mitgliedern.

6. Welche IT-Projekte mit einem Investitionsvolumen von über 350 000 Euro liegen aktuell aus jeweils welchen Gründen finanziell mindestens

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10 Prozent oder mindestens 100 000 Euro über den Kostenprognosen oder mindestens ein Jahr hinter dem Zeitplan? Bitte mit Angaben der Plan-Kosten und Ist-Kosten sowie dem ursprünglichen und dem aktuali-sierten Zeitplan.

Siehe Anlage 1.

7. Bei massiven Abweichungen bei den Kosten, aber auch nach der Been-digung einer jeden Projekt-Phase und auch Abweichungen bei Zielen, Zeitplan und Wirtschaftlichkeit müssen die Behörden das Amt ITD hinzu-ziehen. Wie oft ist das bei jeweils welchen IT-Projekten bisher wann im Jahr 2019 aus welchen Gründen erfolgt und welche Maßnahmen wurden für den weiteren Verlauf ergriffen?

Siehe Anlage 2.

8. Bei IT-Projekten von mehr als 1 Million Euro Gesamtkosten ist laut VV IT-Projekte die Projekteinsetzungsverfügung durch die Finanzbehörde oder einen unabhängigen Gutachter zu zertifizieren. Bei welchen Projek-ten ist dies seit bisher im Jahr 2019 durch jeweils welchen Gutachter wann erfolgt?

Bei der Finanzbehörde im Projekt-Wissenscenter wurden im oben genannten Zeit-raum folgende Projekte mit über 1 Million Euro Gesamtkosten zertifiziert:

IT-Projekt „Digitales Standesamt“ (Bezirksamt Hamburg-Nord) am 05.03.2019,

IT-Projekt „ERP 4.0“ (Kasse.Hamburg) am 03.05.2019,

IT-Projekt „Erhaltungsmanagement Grünanlagen“ (Behörde für Umwelt und Ener-gie) am 14.05.2019,

IT-Projekt „DigITAll“ (Landesbetrieb Straßen, Brücken und Gewässer) am 25.07.2019,

IT-Projekt „Wohnen 2“ (Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration) am 16.08.2019.

9. Ende Februar 2019 hieß es, dass der 115-Bot auf hamburg.de im „stil-len“ Testbetrieb laufe. Seit wann ist er aktiv geschaltet und wie viele Hamburger nutzten bisher das Angebot? Welche Schwierigkeiten haben sich ergeben?

Der 115-Bot, der inzwischen „Frag-den-Michel“ heißt, lief seit dem 10. Januar 2019 im Rahmen eines – anfangs „stillen“ – Testbetriebs auf hamburg.de. Seit 7. Juni 2019 ist der Chatbot im Echtbetreib. Bis zum 31. August 2019 wurden 3 370 Dialoge gestartet, wobei ein Dialog immer mindestens ein Thema behandelt. Es haben sich keine tech-nischen Schwierigkeiten ergeben.

10. Wie viele Personen nutzen bisher das Servicekonto?

Mit Stand vom 5. September 2019 nutzen 117 102 Personen das Servicekonto.

11. Der Identitätsnachweis erfolgte bisher mit der eID-Funktion des Perso-nalausweises. Ab dem 3. Quartal 2019 sollte aber auch ein Identitäts-nachweis im Kundenzentrum möglich sein. Seit wann ist dieser möglich beziehungsweise soll er möglich sein?

Nach derzeitigem Planungsstand wird der Identitätsnachweis im Kundenzentrum spä-testens im 1. Quartal 2020 möglich sein.

12. Anfang Januar 2019 wurde mit einem Jahr Verspätung der Bericht IT-Projektwesen veröffentlicht. Dieser offenbarte zahlreiche Defizite, woraufhin Maßnahmen zur Verbesserung ergriffen wurden. Wann soll der nächste Bericht vorgelegt werden?

Der nächste Bericht ist entsprechend der Regelungen der VV-IT-Projekte im Abstand von zwei Jahren geplant.

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Drucksache 21/18241 Bürgerschaft der Freien und Hansestadt Hamburg – 21. Wahlperiode

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Anlage 1

Projekt-Kurzbezeichnung

Anzahl Konsultationen SK/ITD

wann im Jahr 2019 aus welchen Gründen erfolgt und welche Maßnahmen wurden für den weiteren Verlauf ergriffen

CLIX Upgrade Learningsuite 3 Zwischenberichte März, Mai, August (1 Änderungsantrag). Abstimmung im Rahmen der IT-Plangespräche am 07.03.2019, 11.06.2019 und 03.09.2019 aufgrund Anpassung der Zeitplanung/Meilensteinplanung mit Änderung des Projektendes wegen ausstehender Arbeiten durch Dataport. Maßnahmen: Angepasste Planung wurde angenommen, Erörterung des aktuellen Sachstandes.

Optimierung Karriereseiten FHH 2 Zwischenberichte März und Juli (1 Änderungsantrag). Abstimmung im Rahmen der IT-Plangespräche am 07.03.2019 und 11.06.2019 aufgrund Anpassung der Zeitplanung/Meilensteinplanung mit Änderung des Projektendes wegen Ressourcenengpässen beim externen Dienstleister. Maßnahmen: Angepasste Planung wurde angenommen, Erörterung des aktuellen Sachstandes.

Ziel- und Kennzahlensystem PA 2 Zwischenberichte März und Mai. Abstimmung im Rahmen der IT-Plangespräche am 07.03.2019 und 11.06.2019 aufgrund Anpassung der Zeitplanung/Meilensteinplanung mit Änderung des Projektendes wegen ausstehender Arbeiten durch Dataport. Maßnahmen: Angepasste Planung wurde angenommen, Erörterung des aktuellen Sachstandes.

EiVer - Anpassungsbedarfe im Betrieb 4 Zwischenberichte Januar, März, Mai und August. Abstimmungen im Januar, sowie im Rahmen der IT-Plangespräche am 07.03.2019, 11.06.2019 und 03.09.2019. Grund: Projektverzögerung wegen fehlender Ressourcen bei Dataport. Maßnahme für den weiteren Verlauf: Abbruch des Projekts, gesplittete Umsetzung in Einzelprojekten.

Erneuerung INTIME-Eventmanagement 2 Zwischenbericht Februar. Abstimmung im Februar, sowie im Rahmen des IT-Plangesprächs am 07.03.2019 aufgrund Erhöhung des Budgetbedarfs und Anpassung des Zeitplans mit Änderung des Projektendes. Maßnahmen: Angepasste Planung wurde angenommen, Erörterung des aktuellen Sachstandes.

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1 Zwischenbericht Mai. Abstimmung im Rahmen des IT-Plangesprächs am 11.06.2019 aufgrund Anpassung der Kosten- und Zeitplanung aufgrund Erweiterung des Projektumfangs. Maßnahmen: Angepasste Planung wurde angenommen, Erörterung des aktuellen Sachstandes.

ePers 2 28.05.2019: Status Projekt ePers / Abstimmung der Rahmentermin- und Kostenplanung.06.08.2019: Aktualisierung und Korrektur der Rahmenplandaten sowie laufende Abstimmung zur Gestaltung des Projektabschlusses und der Übergänge in die Linie.

Bedienoberfläche eZeit - Basiseinrichtung

1 07.05.2019: Budgetabstimmung im Rahmen des IT-Plangespräches; Budgetplan überarbeitet.

Basis-Web Modul Ärztlicher Dienst 1 28.05.2019: Erweiterung des Projektumfangs, Erhöhung IT-Einmalaufwand um 100 T€ für Erarbeitung Notfallkonzept.

Einführung elektronischer Rechtsverkehr in der Justiz

1 26.06.2019: Verschiebung von Globalfondsmitteln ins Folgejahr wegen Überplanung.

GIS-basierte Straßenkontrolle 2 Konsultation im Rahmen der regelmäßigen Quartalsgespräche am 14.03.2019 und 06.06.2019 zwischen N/ITB und den Controllern bei SK/ITD. Rollout verzögerte sich gegenüber dem ursprünglichen Zeitplan. Projekt wurde verlängert.

DIVIS-Statistik - Erweiterung um BI 1 April 2019 wg. Budgetanpassung. Keine Maßnahmen, Projekt ging zum 01.09.2019 in die Linie.

Datawarehouse - Feuerwehr (ZDM) 2 Konsultation im Rahmen der Quartalsgespräche am 06.03.2019 und 23.05.2019. Die Verlängerung der Projektzeit ist aufgrund der zu erfüllenden erweiterten Projektziele erfolgt und mit der SK abgestimmt worden. Die Erhöhung ergibt sich insgesamt aus den erweiterten Möglichkeiten der Datenerfassung und Auswertung im Rettungsdienst, welches das beschaffte System bietet.

Projekt FuGe Einsatzdienst 2 Konsultation im Rahmen der Quartalsgespräche am 06.03.2019 und 23.05.2019. Innerhalb des Projektverlaufs wurden die Anforderungen weiter konkretisiert. Aufgrund dessen ist es zu einer Mittelumschichtung sowie zu einer Mittelerhöhung gekommen die den Bedarf der Feuerwehr abdecken konnte. Dies wurde am 03.04.2019 mit der SK abgestimmt

Digitale Stadt: Online-Verfahren 3 regelmäßige Quartalsgespräche: 11.3., 21.5. und 8.8.jeweilige Teilprojekte wurden vorgestellt, Absprachen zum Budget- und Meilenstein-Controlling.

ERP 4.0 2 Im Rahmen turnusmäßiger Abstimmungen zur Neuplanung der ERP Projekte am 25.03. und 27.06. in einem Projekte-JourFix. Es waren keine Maßnahmen erforderlich.

eCulture Cloud - digitaler Zugang zur Kultur

5 Quartalplanungsgespräche ITD-BKM am 26.03.2019 und 03.06.2016; eCulture Steuerungsgruppe unter Beteiligung von ITD und Dataport am 17.04.2019, 21.05.2019 und 04.09.2019.

Digitalisierung Bauleitplanung 3 regelmäßige Quartalsgespräche: 11.3., 21.5. und 8.8.jeweilige Iterationen wurden abgeschlossen, Absprachen zur agilen Budgetsteuerung, sowie zum agilen Meilensteincontrolling.

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Anlage 2