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Mut | KoMMuniKation | Begeisterung | Geschwindigkeit | Ver-änderung | FÖRDERunG | Stolz | Fürsorge | Respekt | EntwicK-lunG | Qualität | Engagement | MitaRBEitER | leidenschaft | orientierung | innovation | Zielorientierung | FÜHRunG | Verantwortung

MitaRBEitERGESpRäcH

leitfaden

Vorwort

„in diesem Motto spiegelt sich ein Grundgedanke des

Mitarbeitergespräches wieder. Der Dialog von Füh-

rungskraft und Mitarbeiter ist als chance zu nutzen,

die themen gegenseitig zu verstehen und die Entwicklung

im Sinne unseres unternehmens voranzutreiben.

Die heutige Zeit hat eine Dynamik, die Führungskräfte

und Mitarbeiter herausfordert und hohe ansprüche an die

Kommunikationsfähigkeit stellt. Dabei gilt es Ziele und pro-

zesse transparenter zu machen, die Führung noch stärker

auf Vertrauen auszurichten, Mitarbeiter in Entscheidungen

einzubeziehen, zu fördern und zu entwickeln. Das Mitarbei-

tergespräch unterstützt dabei. Es soll dazu beitragen, dass

die Mitarbeiter sich kreativ und initiativ beteiligen und sich

vor allem beteiligt fühlen. Es ist weiterhin ein wichtiger

Baustein in der aktiven Kommunikation und damit eine

Voraussetzung für die Motivation und personalentwicklung

aller Führungskräfte und Mitarbeiter.“

Inhaltsverzeichnis

Mitarbeiter verstehen - Entwicklung fördern und begleiten

Vorwort 3

Das Mitarbeitergespräch

Grundlagen

warum ist das Mitarbeitergespräch notwendig? 4

welche Ziele hat das Mitarbeitergespräch? 5

welche Regelungen sind für das Mitarbeitergespräch wichtig? 6

Konkrete Gestaltung des Mitarbeitergespräches

wie ist ein Mitarbeitergespräch strukturiert? 8

wie sieht die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches aus? 9

wie verläuft das Mitarbeitergespräch? 9

wie sieht die nachbereitung des Mitarbeitergespräches aus? 10

tipps zur Gesprächsführung 11

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Bernd KressmannGeschäftsführer produktion & logistik(Vors. der Geschäftsführung)

Gerhard MenzelGeschäftsführer Vertrieb & Marketing

Warum ist das Mitarbeitergespräch notwendig? Welche Ziele hat das Mitarbeitergespräch?

Eine entscheidende Frage für unsere weitere unterneh-mensentwicklung lautet: wie schaffen wir es, dass wir die Ziele der unternehmens-führung transparenter machen, dass die Mitarbeiter auf den verschiedenen Hierarchieebenen ihre aufgaben erfolg-reich bewältigen können und sich damit in spürbarer weise identifizieren?

Die antwort auf diese Frage klingt sehr einfach: Dialog in Form des Mitarbeitergespräches. Es sollte als ein zusätzlicher, strukturierter, offener und vertrauensvoller Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeiter geführt werden.

Beide Gesprächspartner können sich beispielsweise über aspekte der Führung, der Zusammenarbeit, der arbeitssitu-ation und der -aufgaben austauschen. Diese themen haben für die orientierung, das Engagement bei der arbeit und die identifikation mit JElD-wEn eine besondere Bedeutung.

Das Gespräch soll dem Mitarbeiter anstoß und Gelegen-heit geben, mit abstand zum arbeitsalltag, gemeinsam mit seiner Führungskraft das letzte Jahr Revue passie-ren zu lassen und Vorstellungen zum aufgabengebiet, Fragen zur „Führung und Zusammenarbeit“, der „arbeits- situation und Zufriedenheit“ sowie der weiteren beruflichen tätigkeit zur Sprache zu bringen.

Die Führungskraft soll das Gespräch dazu nutzen, die auf-fassungen, probleme und interessen des Mitarbeiters bes-ser kennenzulernen und gleichzeitig seine eigenen Vorstel-lungen bzw. die seines Verantwortungsbereiches, seiner abteilung und des unternehmens zu verdeutlichen.

Durch einen offenen und vertrauensvollen Rückblick und austausch soll die Basis für eine fruchtbare Zusammenar-beit erweitert, eine gemeinsame linie für die Bewältigung der anstehenden aufgaben erarbeitet und bei Bedarf Maß-nahmen zur Entwicklung des Mitarbeiters geplant werden.

Darüber hinaus ist das Mitarbeitergespräch ein „Baustein“ der personalentwicklung.

Die unternehmensführung ist sich einig, dass das Mitar-beitergespräch nicht nur eine Maßnahme bleiben soll, die aufgrund von policies & procedures (p&p) eingeführt wurde. Das Mitarbeitergespräch ist viel mehr als „Führungsinstru-ment“ zu verankern, das nach und nach wirksam wird. im Folgenden stellen wir die wichtigsten Überlegungen und Beispiele für das Vorgehen vor.

Der vorliegende leitfaden soll Sie über die Vorbereitung, Durchführung und nachbereitung des Mitarbeitergesprä-ches informieren.

Zusammenfassend lassen sich die Zielsetzungen des Mitarbeitergespräches wie folgt darstellen:

■ Förderung des austausches zwischen Führungskraft und Mitarbeiter

■ Verbesserung der internen abläufe

■ Minimierung von Missverständnissen

■ Führungskräfte und Mitarbeiter geben und erhalten Feedback

■ Bei Bedarf gezielte planung von personal- entwicklungsmaßnahmen

■ Erhöhung der arbeitszufriedenheit und identifikation

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Welche Regelungen sind für das Mitarbeiter-gespräch wichtig?

Beteiligte: Das Gespräch wird grundsätzlich unter „vier augen“ zwischen Führungskraft und dem direkt unterstellten Mitarbeiter geführt. Die Zuordnung ergibt sich aus den organigrammen bzw. wurde im produktionsumfeld von den werkleitern festgelegt. Der Mitarbeiter kann einen Vertre-ter der arbeitnehmervertretung zu dem Gespräch einladen.

Rollen: Die Verantwortung für die Vorbereitung des Gespräches obliegt beiden Gesprächspartnern. Beide bereiten sich unabhängig voneinander auf das Gespräch vor. Die Ver-antwortung für die Gesprächsführung liegt vorwiegend bei der Führungskraft. Gemeinsam können lösungen, Ver-besserungsvorschläge, ideen und bei Bedarf personalent-wicklungsmaßnahmen erarbeitet bzw. diskutiert werden. Mitarbeitergespräche sind verbindlicher Bestandteil der personalverantwortung aller Führungskräfte.

Regelmäßigkeit: Die Mitarbeitergespräche finden einmal im Jahr1 statt. idealerweise erfolgen diese im laufe der ersten Monate. Zu diesem Zeitpunkt kann das zurückliegende Jahr reflektiert und das kommende Jahr geplant werden.

Der Gesprächstermin sollte mindestens zwei wochen vor dem Gespräch fest vereinbart und ein Zeitrahmen vonca. 45 - 90 Minuten eingeplant werden.

Räumlichkeiten:Der Erfolg des Mitarbeitergespräches ist von einer ange-nehmen und störungsfreien Gesprächsatmosphäre abhän-gig. Es sollte aus diesem Grund ein Raum gewählt werden, in dem die Gesprächspartner ungestört sind.

Engagement: Jeder Mitarbeiter ist dazu aufgerufen, sich und seine Vor-stellungen aktiv in das Gespräch einzubringen und damit die chancen zur Mitgestaltung seiner beruflichen Zukunft und der weiteren unternehmensentwicklung zu nutzen.

Dokumentation: Eine formelle schriftliche protokollierung des Mitarbei-tergespräches erfolgt nicht. Die Durchführung des Mitar-beitergespräches wird durch unterschrift des „protokolls personalentwicklung“ bestätigt. Vorschläge zu Maßnah-men der personalentwicklung (Schulungen, Seminare, Kon-

gresse etc.) werden ebenfalls in diesem protokoll vorge-nommen. im „protokoll Mitarbeitergespräch“ werden die wesentlichen punkte festgehalten. Das original verbleibt bei der Führungskraft. Der Mitarbeiter erhält eine Kopie. Dieses protokoll kann zur Vorbereitung im Folgejahr genutzt werden.

Zufriedenheit: Klar formulierte und verlässliche absprachen sind Voraus-setzung für ein erfolgreiches arbeiten und die persönliche Zufriedenheit am arbeitsplatz.

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1Führungskraft und Mitarbeiter können natürlich auch „außerplanmäßig“, etwa bei Änderungen oder Ausweitungen des Aufgabengebietes, ein ausführliches Mitarbeitergespräch führen.

Wie ist das Mitarbeitergespräch strukturiert? Wie sieht die Vorbereitung des Mitarbeitergespräches aus? Wie verläuft das Gespräch?

„Ein gutes Gespräch ist ein Kompromiss zwischen Reden und Zuhören.“ (Ernst Jünger)

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im Mitarbeitergespräch wird die weitere Basis für eine verstärkte partnerschaftliche Zusammenarbeit geschaffen werden. Eine gewissenhafte Vorbereitung hat dabei erheb-lichen Einfluss auf das Gespräch und die Zufriedenheit mit den Ergebnissen. Die Gesprächspartner sind deshalb auf-gefordert, sich Gedanken über die themen zu machen, die angesprochen werden sollen.

Zur Vorbereitung des Mitarbeitergespräches können Füh-rungskräfte und Mitarbeiter die über das intranet zur Verfügung gestellten Vorbereitungsbögen nutzen. Mit-

arbeiter ohne pc erhalten den Vorbereitungsbogen über ihren Vorgesetzten, die personalentwicklung oder den Betriebsrat.

Der Erfolg des Mitarbeitergespräches hängt stark davon ab, dass beide Gesprächspartner möglichst offen in das Gespräch gehen, sich gegenseitig zuhören und Verständnis für die Bedürfnisse und probleme des Gesprächspartners zeigen. Führungskraft und Mitarbeiter soll ausreichend Ge-legenheit gegeben werden, Einschätzungen, Vorstellungen und Erwartungen einzubringen.

Führungskraft Mitarbeiter

Schriftliche Einladung

(2 wochen vorher)

←←

←

Führungskraft | Vorbereitung

Mitarbeiter | Vorbereitung

Verbleib bei Führungskraft & Mitarbeiter weiterleiten an die personalentwicklung

protokoll Mitarbeitergespräch

← ←

← ←

Mitarbeitergespräch(1x jährlich, ca. 45 - 90 Minuten)

protokoll personalentwicklung

Wie sieht die Nachbereitung des Mitarbeiter-gespräches aus?

Das „protokoll Mitarbeitergespräch“ dient als Gedächt-nisstütze im Rahmen der vertrauensvollen Zusammen- arbeit. Das original verbleibt bei der Führungskraft. Eine Kopie ist für den Mitarbeiter.

Das „protokoll personalentwicklung“ wird an die personalentwicklung weitergeleitet. Sollten Vor-schläge zu Maßnahmen der personalentwicklung abgegeben werden, werden diese mit den Führungs-kräften im Detail besprochen. nach erfolgter Klärung aller eventuell noch offenen punkte wird der richtige Bil-dungsanbieter gesucht oder eine Maßnahme „am arbeits-platz“ konzipiert. Jede seminargestützte personalentwick-lungsmaßnahme muss nach Freigabe über das Formular „Schulungsbedarf“ separat beantragt werden.

Tipps zur Gesprächsführung

„wahr ist nicht was ich sage, wahr ist, was der andere hört.“ (Vera F. Birkenbihl)

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■ Beide Gesprächspartner sollten auf das Gespräch vorbereitet sein.

■ Der Beginn sollte immer positiv gestaltet sein.

■ Der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt.

■ Ein Vier-augen-Gespräch mit dem Vorgesetzten bereitet dem Mitarbeiter oft auch Stress. Dies sollte unbedingt berücksichtigt werden.

■ aktives Zuhören, nachfragen und wiederholen des Gesagten mit eigenen worten ist eine Möglichkeit, Missverständnisse nicht entstehen zu lassen.

■ Geschlossene Fragen sollten möglichst vermieden werden.

■ Das Sprechen in „ich-Botschaften“ ist von Vorteil.

■ auf eine ausgewogene Gesprächsbeteiligung sollte geachtet werden.

■ Kritik soll sich immer auf die Sache und nicht die person beziehen.

■ unterschiedliche Standpunkte sollen in dem Gespräch platz haben, denn verschiedene Sichtweisen können wertvolle anregungen sein.

■ Beide Gesprächspartner sollten am Ende des Gespräches positiv und zufrieden sein – der letzte Eindruck ist oft der Bleibende.

Bei Fragen steht ihnen ihre personalentwicklung telefonisch (09082/71-195) oder persönlich gerne zur Seite.

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Werte leben. Werte schaffen.

JELD-WEN Deutschland GmbH & Co. KG

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