Tutorial No. 1

IT-Einkauf wird zu oft unterschätzt

Das Thema IT-Beschaffung bzw. der Einkauf von digitalen Gütern und Dienstleistungen wird in vielen Unternehmen nach wie vor eher stief-mütterlich behandelt. Gleichzeitig sind viele Unternehmen mit ihren derzeitigen Prozessen nicht zufrieden. Zu häufig werden Hardware, Software und IT-Leistungen noch von einer zen-tralen Stelle im Unternehmen beschafft. Neben einem eigenständigen Beschaffungscontrolling haben nur wenige Unternehmen dezidierte Be-schaffungswege und standardisierte Prozesse in ihren IT-Abteilungen. Und auch nur wenige verstehen den Einkauf als strategisch wichtigen Leistungsbereich und richten ihre Prozesse entsprechend darauf aus. Auch Buying-Cen-

ter-Strukturen, die eine engere Zusammenarbeit zwischen Fachleuten und Entscheidungsträgern aus unterschiedlichen Abteilungen ermöglichen, stehen längst nicht in allen Unternehmen auf der Tagesordnung. Zwar werden spezialisierte Einkäufer immer stärker in wichtige Aufgaben wie Informationssuche, Preisverhandlung oder Abwägen von Alternativen eingebunden; Auf-gaben, bei denen es ums „Eingemachte“ geht, werden ihnen jedoch oft vorenthalten. Allzu gerne hält man bei der Auswahl von Lieferanten oder der Ausarbeitung von Vertragsspezifikatio-nen an bewährten – strikt nach Fachkompeten-zen getrennten – Entscheidungsmustern fest.

Folgende Empfehlungen begleiten Sie auf dem Weg zurOptimierung Ihres IT-Beschaffungswesens:

Zielvorgaben für Einkäufer, die sich nur an möglichst niedrigen Angebotskonditionen orientieren, sind kontraproduktiv. Zielvorgaben müssen sich verstärkt an den Budgets und am finanziellen Gesamtvolumen auf Projektebene beziehen. Preisvergleiche können Dienstleister erbringen; der Einkauf behält das große Ganze im Blick.

Gemeinsame Zielvorgaben, ein regelmäßiger Austausch und eine klare Arbeits-teilung zwischen Einkauf und Fachabteilung bilden die Eckpfeiler eines modernen

IT-Beschaffungswesens.

Unternehmen bauen nachhaltige Prozesse auf miteinem auf langfristige Ziele ausgerichteten Management sowie einer sukzessiven Entwicklung des Lieferantenportfolios. Wichtig dafür sind: • ein regelmäßiger Abgleich der eigenen Bedarfe mit dem Marktangebot• kaufmännische Schulungen zu den Themen Lizenz-, Vertrags- und Service-Le-

vel-Management• ein aktives Erfolgsmonitoringeine Berücksichtigung der strategischen Bedeutung des Lieferanten bei der Vergabe von Aufträgen

Angebotsbenchmarks schaffen eine Verhandlungsbasis und helfen, den besten Lieferanten für eine Lösung zu finden.

Es sind unterschiedliche Kompetenzen gefragt, um das Ziel zu erreichen. Unterneh-men müssen dazu den Kreis der Entscheider erweitern.

Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.deoder per Mail buyingbutler@avispador.de

In modernen Organisationen geht es heute verstärkt darum, unterschiedliche Interessen zu verhandeln und Konflikte zu lösen.

Die sozialen und kommunikativen Fähigkeiten eines IT-Einkäufers werden dazu immer wichtiger.

Beim IT-Einkäufer laufen alle Fäden zusammen. Deshalb benötigt er besondere Kompetenzen und persönliche Fähigkeiten. Attraktiv gestaltete Stellenangebote hel-fen, den richtigen Mann oder die richtige Frau für diese Aufgabe zu gewinnen.

IT-Einkauf ist Teamwork. Dies gelingt nur, wenn Unternehmen die Grenzen elitärer Käuferkreise in den IT-Abteilungen öffnen.

Externe Unterstützung kann dabei helfen, komplexere Projekte abzuwickeln oder interne Strukturen für ein spezialisiertes IT-Beschaffungswesen aufzubauen.

Eine fundierte Beschaffungsstrategie für IT-Leistungen ist das A und O – ebenso die richtige Vorbereitung auf organisationaler Ebene.

Weitere Empfehlungen:

Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.deoder per Mail buyingbutler@avispador.de

Verantwortliche aus IT-Abteilung und Einkauf müssen mehr als bemüht sein, das „Richtige“ zu kaufen, um langfristig erfolgreich zu bleiben und so Nutzen aus der Investition zu ziehen. Letztlich hängt der Erfolg einer neuen IT-Lö-sung auch maßgeblich davon ab, wie gut sie im Unternehmen angenommen wird. Dennoch gilt es, die Preise für Services, exemplarisch bei einem Migrationsprojekt, kritisch zu vergleichen. So haben viele Integratoren ihr Geschäftsmodell weiterentwickelt: Sie setzen auf Automatisie-rung, Standardisierung und den Einsatz von Intellectual Property. Dadurch werden sehr oft Skaleneffekte erzielt, die nicht an die Kunden in

angemessener Weise weitergegeben werden. Preise vergleichen sollte es auch bei der Be-schaffung von Software heißen, insbesondere bei einem klassischen Nachkauf. Hier können durch professionelle Vergleiche enorme Effekte erzielt werden, wenn die Marktanforderungen bzw. Marktgegebenheiten bekannt sind. Ein An-bieter solcher Vergleiche ist BUYING Butler. Die Strategie, an erster Stelle den günstigsten Angebotspreis zu finden, verspricht einen nur kurzfristigen Erfolg. Unternehmen müssen stär-ker bemüht sein, das „Richtige“ zu kaufen, um langfristig erfolgreich zu bleiben.

Nähere Informationen erhalten Sie unter www.buyingbutler.deoder per Mail buyingbutler@avispador.de

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