BUYING Butler Tutorial No.3 Software-Asset-Management ist nichts anderes als das Abwägen von Kosten...

Tutorial No. 3

Software-Asset-Managementist nichts anderes als das Abwägen

von Kosten und Nutzen

Software-Asset-Management ist nichts anderes als das Abwägen von Kosten und Nutzen. Dennoch gilt es bei SAM-Projekten Fehler vermeiden, Prozesse gestalten und die Weichen für eine zukunftsfähige IT stellen. Und auch bei einer etwaigen Nachlizenzierung gilt es, nicht gleich das erstbeste Angebot anzunehmen, sondern Preise zu vergleichen.

Die Bereitstellung von IT und die damit verbundenen Ansprüche der Anwender haben sich in den letzten Jahren ständig gewandelt. Im Blickpunkt stehen neben Qualität und Kosteneffi zienz, die Forderungen nach mehr Dynamik, Service- und Anwenderorientierung. Hierzu zählt auch eine bedarfsgerechte und agile Versorgung der Mitarbeiter mit Software.

Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die Bereitstellung der Software im Kontext zum Lebenszyklus einer Software im Unternehmen erfolgt. Zu diesem Zyklus gehören neben der Planung insbesondere auch die Bereiche Beschaff ung, Verwaltung und Ausmusterung.

Durch diese Ausrichtung auf Produkt-Lebenszyklus-Modelle und Software-Asset-Management-Konzepte können Anwenderunternehmen ihre Software-Aufwendungen erheblich reduzieren und somit auch Wettbewerbsvorteile erzielen. Voraussetzung hierfür sind die Schaff ung von internen Prozessen und die Bestimmung von Verantwortungsträgern im Unternehmen. In Verbindung mit der Auswahl externer Dienstleister führt dieser Ansatz zu einer rechtsverbindlichen und wirtschaftlichen Nutzung von Software.

Zu einem ganzheitlichen Ansatz zählen neben dem SAM-Aktivitäten auch die Disziplinen „Applikations-Konsolidierung“ und „Optimierung der Infrastruktur“. Durch diesen integrierten Ansatz gelingt es IT-Verantwortlichen eine langfristige IT-Strategie zu planen und im Tagesgeschäft für eine optimierte Umsetzung zu sorgen.

Wir empfehlen im Rahmen eines nachhaltigen und ganzheitlichen Software Asset Managements sowohl eine Ist-Analyse (Infrastrukturanalyse) als auch eine Bedarfsplanung durchzuführen. Insbesondere die Betrachtung zukünftiger Softwarebedarfe wird oftmals nicht umfassend ermittelt. Dabei ist gerade dieser Schritt von strategischer Bedeutung. Nur Unternehmen, die wissen, welche Software die einzelnen Geschäftsbereiche in den kommenden Jahren benötigen, können auf Basis der im Rahmen der IST-Analyse erstellten Softwareinventare, eine Beschaff ungsstrategie aufsetzen.

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Folgende Schritte und Aktivitäten sollten umgesetzt werden:

Bestimmung von fachkompetenten Mitarbeitern und Defi nition von VerantwortlichkeitenSAM-Projekte stehen und fallen mit den Qualifi kationen, strategischen Kompetenzen und Befugnissen der beauftragten Mitarbeiter. Zu den Qualifi kationen zählen insbesondere Kenntnisse über die Lizenzmodelle der Top-Softwarelieferanten des Unternehmens. Strategische Kompetenzen bezeichnen die Fähigkeit, das individuelle Talent und Know-how für die Durchführung der strategisch geforderten Tätigkeiten einzusetzen. Hierzu zählen Durchsetzungsvermögen, Empathie und fokussierte Organisation. Es zeigt sich jedoch, dass diese Fähigkeiten nur mit den ausreichenden Befugnissen zur Geltung kommen. Gemeint ist ein „Direktionsrecht“ gegenüber Mitarbeitern anderer Abteilungen oder internationaler Niederlassungen. So ist es unabdingbar, dass der SAM-Manager benötigte Informationen zeitnah aus den Geschäftsbereichen erhält. Je nach Größe und Organisationsform des Unternehmens bietet sich die Einrichtung einer Stabstelle – exemplarisch im Bereich „Revision“ – an. Durch diese neutrale Positionierung des Lizenzmanagers kann ein unabhängiges Management und Controlling der Prozesse erfolgen. Die operative Umsetzung erfolgt im Team.


Finanzielles Sponsoring des ManagementsDas Management muss sich hinsichtlich einer einwandfreien Softwarelizenzierung im Unternehmen unbefl eckt halten. Deswegen ist für ein Sponsoring durch den IT-Leiter und Geschäftsführer das Thema „Compliance“ der persönliche und ausschlaggebende Treiber. Einsparungen durch Vertragskonsolidierung und Beschaff ung nach Bedarf ist das unternehmerische Ziel.

Ohne eine klare Stellungnahme und Positionierung des Managements zum Thema Software Asset Management wird eine erfolgreiche Umsetzung jedoch stark erschwert. Nur wenn die beauftragten Mitarbeiter die Rückendeckung des Managements erhalten, schaff en sie es, sich innerhalb der Organisation durchzusetzen. Aus diesem Grund ist eine „Selbstbindung“ („self commitment“) an das Thema Software Asset Management angebracht. Hierbei handelt es sich um eine unterstützende und begleitende Aktion. Diese Selbstbindung zeigt allen Beteiligten, dass die Absicht entsprechende Handlung durchzuführen auch wirklich besteht. Hierzu zählt auch die Positionierung der SAM-Manager innerhalb des Unternehmens.


Bereitstellung von BudgetsSoftware Asset Management ist in der Initialphase mit fi nanziellen Aufwendungen bzw. monetären Abfl üssen verbunden. Der Nutzen entsteht erst über die verbesserten Prozesse und konsolidierten Strukturen. Aus diesem Grund müssen ausreichend Budgets bereitgestellt werden. Diese beinhalten sowohl Aufwendungen für die Mitarbeiter, etwaige externe Beratungsleitungen und die Implementierung von Technik (SAM-Tools).

Operative, taktische und strategische PlanungSind die Punkte 1 bis 3 geklärt, gilt es sowohl operative, taktische als auch strategische Szenarien zu planen. Zu den operativen Tätigkeiten gehören insbesondere das zeitnahe und umfassende Sammeln von Daten über die installierte und beschaff te Software. Zu den taktischen Planungen zählt neben der Auswahl eines Dienstleisters insbesondere die Bewertung der Vertrags- und Beschaff ungsoptionen. Die strategische Planung bezieht sich auf die zukünftige Struktur des Unternehmens und die damit verbunden Anforderungen und Bedarfe an Software.


Das Bereitstellen von IT-Kapazitäten – hierzu zählt auch die Software – gehört mit zu den erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Auftretende Störungen bei IT-Systemen wirken sich nicht nur auf das eigene Unternehmen negativ aus, sondern beeinträchtigen in hohem Maße auch die Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern. Fällt die IT einmal aus, kommt es nicht selten zu rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen. Kurz gesagt: Ohne Software funktioniert im Unternehmen und im gesamten Wirtschaftssystem nichts mehr. Weil Software eine erhebliche betriebliche Ressource darstellt, wird deshalb ein enormer Aufwand in den Bereichen Stabilität und Funktionalität gelegt. Hierbei wird versucht, das wirtschaftliche Maximum mit einem Höchstmaß an Verfügbarkeit und Laufsicherheit zu erzielen.

Ganz anders sieht es jedoch im Bereich des Managements und in der Verwaltung der einzelnen Software-Produkte bzw. der damit verbunden Lizenzen aus. In diesem erfolgskritischen Feld ist häufi g Misswirtschaft anzutreff en. Die Organisation, das Management und die Weiterentwicklung der Software-Struktur und der Lizenzbestände stehen bedauerlicherweise für die meisten Unternehmen nicht im Mittelpunkt ihrer IT-Strategie, bzw. im strategischen Fokus. Ein schwerwiegender Fehler, denn die Fehleinschätzung der Lizenzthematik kann hohe fi nanzielle Einbußen zur Folge haben. Ein Grund für die nachrangige Behandlung des Themas liegt beispielsweise darin, dass die Frage nach den „tatsächlichen“ momentanen und zukünftigen Lizenzbedarfen für viele Unternehmensverantwortliche nur bedingt zu beantworten ist. Andere verzichten auf ein aktives Lizenzmanagement, da sie insgeheim von einer Unterlizenzierung ausgehen. Doch das Gegenteil ist häufi g der Fall: So liegt in 25 bis 35 % der Unternehmen eine nicht bedarfsgerechte Lizenzierung bzw. eine Überlizenzierung vor. Diese fehlerhafte Allokation vermeidet man durch ein strategisches Lizenzmanagement, welches alle Aktivitäten umfasst die dazu dienen, den Softwarebestand eines Unternehmens über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.


Strategische Herangehensweise unabdingbar

Häufi g sind weder die Vorteile von Lizenzmanagement-Lösungen und -Konzepten, noch die unterschiedlichen Bedarfe innerhalb des Life-Cycle einer Software-Lösung im Unternehmen bekannt. Dabei liegt gerade in der strategischen Herangehensweise an das Thema Lizenzmanagement ein enormes Reservoir zur Optimierung der Kostenstrukturen. Erreicht wird dies in der Regel mit einem Stufenmodell. Neben dem Erfassen von installierter Software und vorhandenen Lizenzen bildet insbesondere die Compliance-Prüfung ein wichtiges Element in diesem Modell. Hier kann überprüft werden, ob der technische Bestand mit dem kaufmännischen Bestand identisch ist. Ergänzt werden diese skizzierten Stufen unter anderem durch Bedarfsplanung und Beschaff ungskonzepte. Ein Vertragsmanagement, in welchem die Besitzverhältnisse und/oder vertragsrechtliche Determinanten erfasst werden, vervollständigt das Organisationsinstrument.

Doch bevor verborgene Reserven freigesetzt werden können, ist ein Softwarelizenzierungskonzept mit festen Prozessen erforderlich. Bei der Konzeptentwicklung arbeiten die Verantwortungsträger aus der IT- bzw. den technischen Bereichen mit den kaufmännischen Verantwortlichen sowie der Geschäftsleitung (bzw. in größeren Unternehmen der Bereich „Business Development“) zusammen. Nur durch eine unternehmensweite Kooperation können die tatsächlichen Bedarfe erkannt werden. Bei diesen sogenannten integrativen Prozessen werden die Anwenderunternehmen von zahlreichen Dienstleistern unterstützt, was bei der Vielzahl der Software- und Lizenzvarianten auch nötig ist. Auch die Anbieter der Software bieten entsprechende Lösungen und Angebote, um die Anwender unbürokratisch zu unterstützen.


Unüberschaubares Angebot an Software und Lizenzmodellen mindern die Eff ektivität

Dass der Kunde König ist, scheint bei den Softwareherstellern keine hohle Phrase zu sein. Mittlerweile gibt es für jedes nur denkbare Bedürfnis entsprechende Lizenzmodelle zur Auswahl. Eine kostenoptimale beziehungsweise bedarfsgerechte Nutzung von Software soll dadurch ermöglicht werden. So gibt es exemplarisch neben Systembuilder-Lizenzen (SB-Lizenzen) durch Hardwarehersteller vorinstallierte OEM-Lizenzen, Lizenzen zum Mieten, zum Kaufen oder auf Raten. Diese Modelle können zudem noch auf das entsprechende Lizenzvolumen der Anwenderunternehmen angepasst werden – seien es Großunternehmen, mittelständische Unternehmen oder Unternehmen mit nur fünf oder zehn PC-Arbeitsplätzen. Server werden pro Kern oder pro Prozessor lizenziert; Zugriff srechte pro Gerät oder je Anwender. So oder so: Die Vielfalt der einzelnen Modelle erschweren aber für den Anwender eine effi ziente Planung bzw. optimale Beschaff ung von Lizenzen. Außerdem werden zusätzlich zu den Lizenzen häufi g noch Verträge für Wartung oder Services abgeschlossen. Diese zusätzlichen Verträge verkomplizieren die Verwaltung sowie effi ziente Abläufe. Auch binden solche Verträge mehr Ressourcen. Zum Beispiel müssen die unterschiedlichen Vereinbarungen der diversen Lieferanten (Software-Hersteller) gesammelt, organisiert und verwaltet werden. Laufzeiten und Kündigungsfristen sind hierbei genauso zu berücksichtigen wie Serviceinhalte und Service Level Agreements (SLAs).

Durch die vielfältigen Ausprägungen der Modalitäten verdichtet sich der Lizenzdschungel immer weiter. Denn Anwenderunternehmen müssen nicht nur die vielfältigen Lizenz- und Wartungsmodelle berücksichtigen. Sie müssen vielmehr auch die zahlreichen Versionen einzelner Softwareprodukte vergleichen. Hinzu kommt die zunehmende Bedeutung von Cloud-Lösungen und –Services, die zusätzlich abgebildet werden müssen.


Richtige Auswahl der Beschaff ungsmodelle führt zu optimierter Allokation und eröff net neue Chancen

Der Investitionsgüterbereich zeichnet sich in der Regel durch eine sehr hohe Produktkomplexität aus, die für den Einsatz des Investitionsguts ´Software´ und den damit verbundenen Lizenzbestimmungen typisch ist. Anwenderunternehmen setzen eine Vielzahl von Softwareprodukten unterschiedlicher Hersteller ein und im gehobenen Mittelstand kommt es leicht zu einer dreistelligen Zahl an unterschiedlichen Programmen. Hierdurch wächst der Grad an Komplexität und möglichen Fehlerquellen, wie zum Beispiel ungenügende Versorgung mit rechtlich einwandfreien Lizenzen. Die häufi gste Fehlerquelle lässt sich auf fehlendes Lizenzwissen zurückführen, welches direkt zu einer falschen Allokation führt.

Großunternehmen oder mittelständische Unternehmen können hingegen durch ein optimiertes Lizenzmanagement die Kosten reduzieren. Die Art der Software-Beschaff ung, d.h. die nutzungsrechtlichen Grundlagen, sind daher von entscheidender Bedeutung für alle Unternehmen und eröff nen ein großes Sparpotenzial.

Lizenzmanagement gewinnt an Bedeutung

Unternehmensverantwortliche müssen sich der bereits bestehenden und wachsenden Bedeutung von Software-Lizenzmanagement im eigenen Unternehmen bewusst werden. Und dies auch besonders vor dem Hintergrund neuer Beschaff ungsmodelle. Hier sind - natürlich – Cloud-Lösungen zu nennen. Aber auch „neue“ Monetarisierungsmodelle der Anbieter sind zu berücksichtigen. Viele Entscheider unterschätzen den Trend – und die zunehmende Bedeutung – von Freemium-Modellen. Hier gilt es frühzeitig mögliche Auswirkungen zu bewerten.


Warum Software Asset Management (SAM) für Unternehmen unabdingbar ist

In Anlehnung an die Defi nition der IT Information Library (ITIL) kann SAM als ein Bündel von Geschäftsprozessen bezeichnet werden, die im Lebenszyklus einer Software im Unternehmen (Beschaff ung, Bereitstellung, Verwaltung, Ausmusterung) nötig sind, um den Softwarebestand eines Unternehmens zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen.

Software Asset Management ist für Anwenderunternehmen Voraussetzung für agile IT, eine moderne Infrastruktur und Zukunftsfähigkeit. Ferner kann regelmäßig nur durch entsprechende Prozesse und Vorgehensweisen eine konforme Lizenzierung erreicht werden. An dieser Stelle wollen wir nicht auf die fi nanziellen und rechtlichen Auswirkungen eingehen. Vielmehr gilt es die moralische und ethische Kultur zu refl ektieren, um die Bedeutung von SAM zu erkennen.

Es ist jedoch keine Seltenheit, dass viele Unternehmen auf Softwareinventare, Bedarfsanalysen oder ein ganzheitliches Software Asset Management (SAM) verzichten. Unsere Untersuchungen zeigen, dass sich Entscheider zwar im Rahmen des Auswahlprozesses intensiv mit den Kosten und Nutzen einer Software auseinandersetzen, ein aktives Management der im Unternehmen vorhandenen Lizenzen jedoch oftmals nicht forcieren.


Bei der Beschaff ung realisierte Einsparung führen direkt zur Reduktion des Aufwands. Deshalb Preise vergleichen

Bei allen Anforderungen an das Software-Asset- und Lizenzmanagement stehen natürlich auch die Kosten im Fokus; und dies sowohl bei einer klassischen Nachlizenzierung, Lizenzbeschaff ung als auch nach einem durch einen Softwarehersteller initiiertes SAM-Projekt.

Sollte eine Lizenzierung nicht ausreichend sein, gilt es zu handeln. Dabei sollte jedoch nicht gleich das erstbeste Angebot – evtl. vom Standardlieferanten – angenommen werden. Vielmehr gilt es, Marktpreise zu vergleichen und besonders Händler anzufragen, die durch eine besondere Lage besonders elastische Angebote machen. Bei einem solchen Preisvergleich sollten mindestens 3 bis 5 Anbieter bzw. Händler angefragt werden. Alternativ kann auf spezialisierte Services wie BUYING Butler zurückgegriff en werden. Angebote einzuholen ist so schnell und unkompliziert möglich und bietet einen guten Vergleich.


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