CAFM-Handbuch

Michael May(Hrsg.)

CAFM-Handbuch

IT im Facility Management erfolgreicheinsetzen

3., neu bearbeitete Auflage

HerausgeberMichael MayHochschule für Technik und WirtschaftBerlin, Deutschland

ISBN 978-3-642-30501-6 ISBN 978-3-642-30502-3 (eBook)DOI 10.1007/978-3-642-30502-3

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Vorwort zur dritten Auflage

Seit dem Erscheinen der zweiten Auflage des CAFM-Handbuches sind fast sechs Jahrevergangen. Das Buch konnte seinen Platz als erstes und bislang einziges systematischesLehrbuch und Nachschlagewerk zum Thema Informationstechnologie (IT) im FacilityManagement (FM) im deutschsprachigen Raum behaupten und war inzwischen auchAusgangspunkt für eine modifizierte englische Ausgabe.

Nicht nur die IT sondern auch das Fachgebiet FM hat eine rasante Entwicklung in diesemZeitraum durchlebt. Daher war die Herausgabe einer dritten, vollständig überarbeitetenAuflage zwingend. Dieser Herausforderung haben sich die Mitglieder des Arbeitskreises(AK) CAFM des Deutschen Verbandes für Facility Management (GEFMA) hiermit gestellt.Sämtliche Kapitel wurden kritisch durchgesehen und überarbeitet bzw. an den aktuellenStand der Technik angepasst. Einige Kapitel wurden komplett neu verfasst bzw. erstmals indas Buch mit aufgenommen.

Eingangs wird der CAFM-Markt analysiert, wobei auch die Erkenntnisse der jährlicherscheinenden CAFM-Marktübersicht der GEFMA einbezogen wurden.

Neben einer richtigen Einordnung der IT in das FM werden die möglichen Anwendungs-gebiete für das Computer Aided FM (CAFM) beschrieben, wobei auch neue Felder wie etwadas Nachhaltigkeitsmanagement berücksichtigt werden.

Das Thema FM-Geschäftsprozesse nimmt erstmals breiten Raum ein, wobei nicht nurdie Analyse, Modellierung, Optimierung und Integration von Prozessen behandelt werdensondern auch deren Umsetzung mittels IT anhand praktischer Beispiele.

Die Wirtschaftlichkeit des IT-Einsatzes im FM ist immer noch eines der brennend-sten Probleme, wenn es um die Einführung von CAFM-Software in einer Organisationgeht. Das vom AK CAFM entwickelte ROI-Treibermodell ist inzwischen in der CAFM-Beratungspraxis etabliert und gibt wertvolle Hinweise dazu, in welchen FM-Teilbereichensich durch den IT-Einsatz ein besonders kurzfristiger oder hoher ROI erwirtschaften lässt.Hier hat das Buch nun eine substanzielle Erweiterung erfahren, indem erstmals ein kon-kretes und praktikables Verfahren zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeit einer Investition ineine CAFM-Lösung vorgestellt wird.

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VI Vorwort zur dritten Auflage

Recht ausführlich wird das notwendige IT-Grundlagenwissen für Facility Manager er-örtert. Dadurch sollen diese in die Lage versetzt werden, den CAFM-Einführungsprozessqualifiziert zu begleiten.

Ebenso wird der Prozess der Datenerfassung und -migration sowie des Datenmana-gements für das CAFM genauer betrachtet. Dabei werden Technologien und Geräte fürunterschiedliche Erfassungsaufgaben und Datenarten sowie deren Vor- und Nachteilegegenüber gestellt.

Neu aufgenommen wurde ein Kapitel zum Building Information Modeling (BIM),welches in den letzten Jahren als phasen- und gewerkeübergreifende Methode und Tech-nologie große Bedeutung erlangt hat und den Lebenszyklus eines Bauwerks durch eindigitales Gebäudeinformationsmodell abbilden kann und damit weit über klassische CAD-Ansätze hinaus geht. Hieraus ergibt sich die Möglichkeit die unterschiedlichen Aspekte undSichtweisen der an Planung, Bau und Bewirtschaftung Beteiligten in einem einheitlichendigitalen Modell abbilden und dieses flexibel auswerten zu können. Darin liegt auch einegroße Herausforderung für das CAFM.

Ausführlich wird erläutert, wie CAFM-Software aufgebaut ist und wie die Integration mitanderen IT-Komponenten wie z. B. ERP- oder GLT-Systemen funktioniert. Hieraus lassensich besonders hohe Synergien zwischen verschiedenen Anwendungsbereichen ableiten.

Ebenfalls neu aufgenommen wurde ein Kapitel, welches sich der automatischen Be-legungsoptimierung in großen Immobilienbeständen widmet. Dabei wird eindrucksvollgezeigt, dass strategische Szenarioplanungen auf der Basis von oftmals in CAFM-Systemenverfügbaren Daten heute bereits möglich sind. Hier wird auch eine künftige Ausrichtungvon CAFM-Software gesehen – vom Informationssystem hin zum echten Entscheidungs-unterstützungssystem, welches in der Lage sein muss unterschiedliche Szenarien simulierenund bewerten zu können.

Breiten Raum nimmt auch die Auswahl und Einführung von CAFM-Software ein, wobeibewährte Handlungsanweisungen gegeben werden – unterstützt durch geeignete Checkli-sten. Erstmals wird in dieser Auflage auch das vom AK CAFM entwickelte Verfahren zurZertifizierung von CAFM-Software vorgestellt.

Von den sechs im Anhang aufgeführten CAFM-Fallbeispielen (Success Stories) wurdenfünf neu aufgenommen.

Den Mitgliedern des Arbeitskreises CAFM möchte ich ganz besonders dafür danken,dass sie seit vielen Jahren diesem AK nicht nur die Treue halten sondern ihr umfangrei-ches Wissen und ihre Erfahrungen der Allgemeinheit in vielfältiger Weise zur Verfügungstellen. Neben den Autoren aus dem AK CAFM wurden erstmals einige Gastautoren miteingebunden. Ihnen gilt mein herzlicher Dank.

GEFMA hat nicht nur die Aktivitäten des AK CAFM sondern auch das CAFM-Handbuchstets aktiv unterstützt. Hier ist besonders Frau Dr. Elke Kuhlmann für ihr reges Interesseund ihre stete Förderung des Buchprojektes zu danken.

Ebenso danke ich meinen Studenten Daniel Ellmer und Philipp Salzmann sowie meinemMitarbeiter Frank Otto für die Durchsicht des Manuskripts.

Vorwort zur dritten Auflage VII

Schließlich bin ich Frau Sigrid Cuneus vom Springer-Verlag für die stets sehr angenehmeund professionelle Zusammenarbeit zu großem Dank verpflichtet.

Last but not least, möchte ich meiner Ehefrau Monika von Herzen danken. Ohne ihrepermanente Rücksichtnahme und Unterstützung hätte das Werk so wohl nicht entstehenkönnen.

Nun bleibt mir nur zu wünschen, dass diese 3. Aufl. von den Lesern ebenso wie diebeiden vorangegangenen Auflagen wiederum mit Interesse aufgenommen wird und ihnenin ihrer FM-Praxis eine umfangreiche Hilfestellung und viele Anregungen bietet – sei es alsLeitfaden, Lehrbuch oder Nachschlagewerk.

Herbst 2012 Michael May

Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin

Vorwort zur ersten Auflage

Facility Management (FM) versteht sich als strategische Managementdisziplin, die dieAnalyse, Dokumentation und Optimierung aller kostenrelevanten Prozesse rund um Im-mobilien unter besonderer Berücksichtigung von Arbeitsplatz und Umfeld der Nutzer aberauch der Wirtschaftlichkeit umfasst.

Seit es Computer gibt, wird bereits über die mögliche Unterstützung der komplexen FM-Prozesse durch Methoden und Werkzeuge der Informationstechnologie (IT) nachgedacht.Wir schauen auf mehr als ein Jahrzehnt „Computer Aided Facility Management“ (CAFM)zurück und stellen zu Recht die Frage, was erreicht wurde, wo die Chancen und Hindernisseliegen, welches die geeigneten Methoden und Werkzeuge sind und wohin sich der Marktentwickelt.

CAFM-Systeme bewähren sich zunehmend als leistungsfähige raumbezogene Informa-tionswerkzeuge zur Abbildung, Auswertung und Steuerung der komplexen Strukturen undProzesse im Facility Management. In dieser Zeit haben sich zahlreiche Systeme mit unter-schiedlichem Systemansatz, Funktionalität und Erfolg auf dem Markt etabliert. Obwohlbereits positive Erfahrungen bei der CAFM-Einführung und -Nutzung vorliegen, hat sichCAFM in den Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen noch nicht flächendeckendals Standardtechnologie etabliert.

Trotz zahlreicher Anbieter und Anwender in unterschiedlichsten Branchen besteht nachwie vor Unsicherheit bzgl. Anforderungen, Nutzen, Auswahl und Einführung von CAFM.Zwar ist die Zahl der FM-Fachbücher in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen, imCAFM fehlt aber ein entsprechendes Überblickswerk. Das vorliegende Handbuch fasstdeshalb den aktuellen Wissensstand im Bereich des rechnergestützten Facility Manage-ment zusammen und gibt viele praktische Tipps für all jene, die vor der Herausforderungstehen, die vielfältigen Aufgaben im FM mit geeigneten Methoden und Werkzeugen derInformationstechnologie zu unterstützen. Aber auch FM-Beratern, -Softwareanbietern,-Studierenden und -Lehrenden wird ein Hilfsmittel an die Hand gegeben, das es ihnenermöglichen wird ihre Tätigkeit fundierter und effizienter als bisher auszuüben.

Die Defizite und Probleme in der deutschsprachigen CAFM-Szene sind seit geraumerZeit bekannt. Dies war dem Deutschen Verband für Facility Management e. V. (GEFMA)Anlass, im Jahr 2001 CAFM-Experten aus Forschung, Lehre, Beratung und Anwendung

IX

X Vorwort zur ersten Auflage

in einem speziellen Arbeitskreis „CAFM“ zu vereinen. Das Handbuch ist aus der Ar-beit dieses Arbeitskreises entstanden und bündelt dessen Erfahrungen und Ergebnisse insystematischer Form.

Obwohl aus Einzelbeiträgen bestehend, ist das Buch wie eine Monografie aufgebaut undfolgt einem einheitlichen Gesamtkonzept. Es kann durchgängig gelesen werden, was sichinsbesondere für den CAFM-Interessenten oder -Neuling empfiehlt.

Ebenso können Experten, Praktiker und Unternehmensleitungen aber auch nur be-stimmte Kapitel herausgreifen, um eine tiefere Einsicht in ausgewählte Themen des CAFMzu erlangen.

Immer wieder stellt sich die Frage: Wie viel IT-Kenntnisse benötigt ein Facility Managerund wie viel sollte ein IT-Fachmann vom Facility Management verstehen, sofern er in einemFM-Team arbeitet? Trotz der Bemühungen einiger Hochschulen und Weiterbildungsein-richtungen fehlt es immer noch an CAFM-Experten, die sowohl die FM-Prozesse verstehenals auch ausreichende IT-Kenntnisse besitzen, um ein CAFM-Projekt zum Erfolg zu führen.Deshalb wurden die notwendigen IT-Grundlagen mit in das Buch aufgenommen.

Oftmals scheitern Projekte an der Frage der Wirtschaftlichkeit des CAFM-Einsatzes. Imvorliegenden Buch wird ein neues, einfach zu handhabendes Rentabilitätsmodell (ROI-Modell) vorgestellt, mit dessen Hilfe sich die wesentlichen ROI-Treiber sowie die sichhieraus ergebenden Prioritäten für die Systemeinführung ermitteln lassen.

Wir bemerken immer noch eine große Unsicherheit bzgl. des Vorgehens bei der CAFM-Einführung und -nutzung. Grund hierfür ist die Komplexität eines CAFM-Projektes,welches sehr viel mehr als den Kauf einer Software beinhaltet. Dieser komplexe Einfüh-rungsprozess mit unterschiedlichen Einführungsstrategien wird ausführlich erörtert. Be-sonderes Augenmerk gilt hierbei der Analyse und Optimierung der FM-Geschäftsprozesse.Aber auch die Praxis des CAFM kommt nicht zu kurz. So wurde eine Reihe von erfolg-reichen CAFM-Fallbeispielen untersucht sowie ausführlich und einheitlich dokumentiert.Diese Success Stories können als Referenzbeispiele für eigene CAFM-Projekte dienen.

Auf Grund des weitgehenden Fehlens von praktischen Handlungsanweisungen bei derProjektvorbereitung und -durchführung wurden verschiedene praktische Leitlinien erar-beitet. Sie sollen dem Leser als Richtschnur bei seinem CAFM-Projekt dienen. Mit demvorliegenden Handbuch hoffen die Mitglieder des GEFMA-Arbeitskreises „CAFM“ zu ei-nem besseren Verständnis der komplexen CAFM-Thematik und zu mehr erfolgreichenUmsetzungen sowohl in Unternehmen als auch im öffentlichen Sektor und damit zu einerEntwicklung des (CA)FM-Marktes insgesamt beizutragen.

An dieser Stelle seien einige Worte des Dankes erlaubt. Allen Mitautorinnen und-autoren möchte ich herzlich dafür danken, dass sie den nicht immer unbeschwerlichenWeg mit mir gemeinsam gegangen sind und mit ihrem Engagement und ihrem Know-howdas Werk überhaupt erst ermöglicht haben. Die Zusammenarbeit mit dem Springer-Verlagwar stets angenehm, konstruktiv und immer wieder ermutigend.

Ein besonderer Dank gebührt meinem Studenten, Herrn Falk Keller, für die unermüd-liche Unterstützung bei der technischen Bearbeitung des Manuskriptes und für manchwertvollen fachlichen Hinweis.

Vorwort zur ersten Auflage XI

Schließlich bleibt mir nur, meiner lieben Frau Monika und meinen Töchtern Elisa-beth und Margarete dafür zu danken, dass sie manche Entbehrung auf sich genommenhaben und mir dadurch das ungestörte Arbeiten am vorliegenden CAFM-Handbuchermöglichten.

Herbst 2003 Michael May

Fachhochschule für Technik und Wirtschaft Berlin

Inhalt

1 Motivation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Michael May

2 Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Michael Marchionini, Joachim Hohmann und Michael May

3 Der CAFM-Markt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Michael May, Joachim Hohmann und Marko Opic

4 Anwendungsfelder für den IT-Einsatz im FM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Marko Opic, Joachim Hohmann, Alexander Maier, Alwin Schauer undMaik Schlundt

5 Geschäftsprozesse im Facility Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Markus Krämer, Rita Görze und Reiko Hinke

6 Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Matthias Scharer und Joachim Hohmann

7 IT-Grundlagen für Facility Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Thomas Kalweit, Marco Jedlitzke, Michael Marchionini, Michael May,Marko Opic und Maik Schlundt

8 Datenerfassung und Datenmanagement im FM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Marko Opic, Stefan Koch, Alexander Maier, Michael May und Nino Turianskyj

9 Building Information Modeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Maik Schlundt, Michael May und Sven Reichardt

10 CAFM-Software und CAFM-Systeme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251Stefan Koch, Michael May und Alwin Schauer

XIII

XIV Inhalt

11 Integrationstechnologien im CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269Alwin Schauer, Rita Görze, Reiko Hinke, Thomas Kalweit,Stefan Koch und Dirk Ranglack

12 CAFM als Basis für strategische Flächenoptimierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301Michael Marchionini und Michael May

13 CAFM-Einführungsstrategien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313Michael May und Michael Marchionini

14 Auswahl und Einführung einer CAFM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333Joachim Hohmann und Michael Marchionini

15 Consulting im CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359Peter Prischl, Joachim Hohmann und Michael Marchionini

16 CAFM Success Stories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375Michael May

17 Trends und Perspektiven im CAFM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383Maik Schlundt, Joachim Hohmann, Michael May und Nino Turianskyj

18 Fallbeispiel BIM GmbH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395Martin Freundt

19 Fallbeispiel BASF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413Reiko Hinke

20 Fallbeispiel EnBW – Energie Baden-Württemberg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423Rita Görze

21 Fallbeispiel Flughafen München . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433Wolfgang Haller und Michael May

22 Fallbeispiel Ludwig-Maximilians-Universität München . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447Peter Thomas und Michael May

23 Fallbeispiel ETH Zürich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461Walter Iten, Jos Knops und Michael May

Anhang: Checkliste zur Einführung eines CAFM-Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469Michael Marchionini und Michael May

Abbildungsnachweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477

Literaturverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479

Sachverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485

Autorenverzeichnis

Michael May, Prof. Dr. rer. nat. habil. Michael May studier-te Mathematik an der TH Magdeburg und promovierte 1981an der Akademie der Wissenschaften in Berlin auf dem Ge-biet der Funktionalanalysis. Dort habilitierte er sich 1990 imBereich der Informationstechnik. Nach Tätigkeit für das Bun-desministerium für Forschung und Technologie BMFT bauteer 1992 den Forschungsbereich Facility Management an einemAn-Institut der Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW)Berlin auf.1994 erhielt er einen Ruf für Informatik und später Facility Ma-nagement an die HTW. Er vertritt vorrangig die LehrgebieteFacility Management, CAFM, CAD und Workplace Mana-gement in der Lehre; u. a. ist er Visiting Professor an derHong Kong University. Seine Forschungsinteressen liegen inden Bereichen IT und FM, IT-Integration, Layout Automa-tion, Space Optimization, FM-Wissensmanagement, SeriousGames und Nachhaltigkeit. Michael May ist Autor und Her-ausgeber mehrerer Bücher und zahlreicher Fachpublikationensowie Referent und Mitveranstalter nationaler und interna-tionaler Tagungen. Er ist Mitglied des Redaktionsbeirats derZeitschrift „Der Facility Manager“. Er berät Unternehmen undöffentliche Einrichtungen bei der Einführung von (CA)FM. AlsVorstandsmitglied des Deutschen Verbandes für Facility Mana-gement e. V. (GEFMA) leitet er den Arbeitskreis CAFM derGEFMA und vertritt den Verband auf internationaler Ebeneu. a. bei EuroFM und IFMA.

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XVI Autorenverzeichnis

Rita Görze, Diplom-Informatikerin Rita Görze studierte von1987 bis 1992 Informatik an der TU Dresden. Von 1992 bis 1994war sie bei der HOCHTIEF AG an der Entwicklung eines Be-standsverwaltungsmoduls, einem CAFM-Vorläufer, beteiligt.Von 1994 bis 2001 war sie bei der HOCHTIEF Software GmbHanfänglich als Entwicklerin und später als FachbereichsleiterinProdukt Management für die CAFM-Software „Kopernikus“verantwortlich. Danach war sie bis Mitte 2003 bei der agiplanTechnoSoft AG als Fachbereichsleiterin Produkt Managementbeschäftigt. Ab Juli 2003 arbeitete sie als Partner für RickesConsulting bis sie im Januar 2004 den Bereich Produktma-nagement und später auch den Bereich Projektmanagementbei der Kopernikus Software GmbH übernahm. Seit 2005 warRita Görze als Partner bei der KORASOFT GmbH tätig undbeschäftigte sich vorrangig mit der Integration von Grafik-und FM-Funktionalitäten in SAP. Seit dem Zusammenschlussder KORASOFT GmbH und der CIDEON Software GmbHverstärkt sie das CAFM-Projektteam der CIDEON SoftwareGmbH als Principal Consultant.

Reiko Hinke, Diplom-Ingenieur Reiko Hinke studierte Bau-ingenieurwesen an der Technischen Universität Darmstadt.Bereits während seines Studiums beschäftigte er sich mitKomponenten zur Kostenzuordnung in Gebäudemanagement-systemen und Umnutzungsplanungen. Seit 1996 war er inunterschiedlichen Funktionen im Bereich Facility Managementtätig. 2003 wechselte er in den Immobilienbereich der BASF SE,wo er sich federführend mit Fragestellungen zum strategischenGebäudemanagement am Standort Ludwigshafen und zur Wei-terentwicklung der eingesetzten CAFM-Software beschäftigt.Er ist Mitglied des GEFMA-Arbeitskreises CAFM und Mitautorder Richtlinie 460 „Wirtschaftlichkeit von CAFM-Systemen“.

Autorenverzeichnis XVII

Joachim Hohmann, Prof. Dr.-Ing. W. Joachim Hohmann stu-dierte Elektrotechnik an der TU Darmstadt und Informatik ander Universität Karlsruhe. Mit einer vom Erfinder des Com-puters Konrad Zuse betreuten Forschungsarbeit promovierteer 1975 zum Dr.-Ing. Danach war er 20 Jahre bei den US IT-Unternehmen Digital Equipment, Hewlett Packard und EDSim Management tätig. Seit 1996 ist er mit CAFM beim Herstel-ler und als Management-Berater beschäftigt.In seiner Beratungstätigkeit konzentriert er sich auf die The-menfelder FM Strategie, Organisation, Prozesse und Systeme.Er ist zertifizierter Facility Manager (CFM) der IFMA und Ho-norarprofessor für FM an der TU Kaiserslautern. Im AK CAFMleitet er die Arbeitsgruppen „Wirtschaftlichkeit im CAFM“ und„CAFM-Zertifizierung“. Er ist Autor zahlreicher Fachartikelund Referent auf internationalen FM-Tagungen. Seit 2010 ist erim Verwaltungsrat der IFMA in Houston, USA für Technologieund die Region Europa verantwortlich.

Marco Jedlitzke, Dipl.-Wirtschaftsinf. Marco Jedlitzke begannseine berufliche Laufbahn im Jahre 1999 als selbständiger Un-ternehmensberater im Bereich der IT und des FM sowie alsTrainer und Lehrbeauftragter für mehrere Bildungsträger. Er istderzeit beschäftigt als Senior Berater bei der conject AG, einemAnbieter von CAFM-Software und weiteren SaaS-Lösungen fürdas Immobilien Lebenszyklus Management (ILM).Im GEFMA-Arbeitskreis CAFM arbeitet er schwerpunktmäßigin der Arbeitsgruppe Richtlinien und ist dort maßgeblich ander Erstellung und Aktualisierung der GEFMA Richtlinien 400ff. beteiligt.

XVIII Autorenverzeichnis

Thomas Kalweit, Dipl.-Inf. (FH), Dipl. Facility Manager(GEFMA) Thomas Kalweit studierte von 1998 bis 2002 an derFHTW Berlin Angewandte Informatik mit dem SchwerpunktFM. Nach selbstständiger Tätigkeit als IT-Berater und Entwick-ler arbeitete er von 2004 bis 2009 an der FHTW Berlin alstechnischer Mitarbeiter im Bereich IT/CAFM.Seit 2009 ist Thomas Kalweit für die aviant GmbH anfangs alsCAFM-Projektleiter, dann als Geschäftsführer für den Bereichworkflow solutions mit Schwerpunkt Vertrieb und Einführungder CAFM-Software „visualFM“ tätig. Als langjähriger System-partner der Loy&Hutz AG implementiert die aviant GmbHCAFM-Systeme im Bereich des Gesundheitswesens und der In-dustrie. Seit 2009 ist er Mitglied des AK CAFM der GEFMA undals Referent für die Themen Datenbanken und CAFM tätig.

Stefan Koch, Dr.-Ing. Stefan Koch studierte Maschinenbau ander TU Berlin. 1993 promovierte er dort über IT-gestützteAutomatisierungsprozesse. Von 1986 bis 1994 war er wis-senschaftlicher Mitarbeiter am Fraunhofer-Institut für Pro-duktionsanlagen und Konstruktionstechnik (IPK), von 1995bis 1996 Consultant bei A. T. Kearney. Seit 1995 ist StefanKoch geschäftsführender Gesellschafter der Axentris Infor-mationssysteme GmbH. Axentris entwickelt rein webbasierteund mobile IT-Lösungen für das Facility Management unddie Industrie.In der Gesellschaft zur Förderung angewandter Informatik(GFaI) ist er seit 2002 Mitglied des Vorstandes. Die Forschungs-schwerpunkte der GFaI liegen in der grafischen Informations-verarbeitung. Er ist Gründungsmitglied des AK CAFM. Indieser Funktion erstellt er seit über zehn Jahren Veröffent-lichungen und hält fachspezifische Vorträge über innovativeIT-Lösungen im Facility Management.

Autorenverzeichnis XIX

Markus Krämer, Prof. Dr.-Ing. Markus Krämer studierteMaschinenbau an der TU Berlin. 1993 wechselte er an die Uni-versität Stuttgart und später an das Fraunhofer-Institut für Ar-beitswirtschaft und Organisation, wo er die Gruppe „BusinessProcess Intranets“ leitete. Mit Abschluss seiner Dissertationim Bereich der Informationsmodellierung im Instandhaltungs-management wechselte er als geschäftsführender Gesellschafterin die ProActa Business Solutions GmbH, in der er für dieBereiche IT-Consulting und Entwicklung kollaborativer Infor-mationssysteme verantwortlich war. 2006 erhielt er den Rufan die FHTW für den Bereich Informations- und Kommuni-kationstechnik. Hier vertritt er die Lehrgebiete BetrieblichesInformationsmanagement, Management Informationssystemeund IT-Management.

Michael Marchionini, Dipl.-Math. Michael Marchionini ist ge-schäftsführender Gesellschafter der ReCoTech GmbH in Berlin.Er ist seit 1994 im FM tätig. Der Schwerpunkt seines Wirkens lagin der konzeptionellen Vorbereitung von CAFM-Projekten undder Begleitung von Unternehmen bei der CAFM-Einführung.In den letzten Jahren lag der Fokus speziell auf der strategischenFlächenoptimierung mittels IT-gestützter Verfahren. In Schlüs-selprojekten arbeitet er in der Rolle des Projektmanagers. SeineErfahrungen dokumentiert er u. a. als Autor bzw. Mitautor derGEFMA Richtlinien 400ff zum Thema CAFM. Darüber hinausvermittelt er seine Kenntnisse als Referent auf Fachtagungenund im Rahmen von Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen.

XX Autorenverzeichnis

Marko Opic, Dipl.-Ing. (FH) Marko Opic studierte Versor-gungstechnik an der Georg-Simon-Ohm-Fachhochschule inNürnberg. Er begleitete bereits während des Studiums Projek-te im Bereich integrierte Versorgungssysteme, Energietechnikund Facility Management bei Ebert-Ingenieure Nürnberg, woer 2001 als Facility-Management-Berater in der Fachgruppeconsulting & innovation übernommen wurde. Von 2008 bis2011 war er Mitarbeiter der makon, einer Beratungstochterder EB-Gruppe. Seit 2012 ist Marko Opic Berater bei VAL-TEQ. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Beratung,u. a. Betriebskonzepte, CAFM-Einführung, FM-Controlling,Lebenszykluskostenbetrachtung sowie die baubegleitende FM-Beratung. Er ist verantwortlich für die Herausgabe derjährlich bei „Der Facility Manager“ erscheinenden GEFMAMarktübersicht CAFM-Software.

Peter Prischl, Peter Prischl studierte Handelswissenschaftenan der Wirtschaftsuniversität Wien. Er ist Managing Direc-tor der Reality Consult GmbH, eine internationale Mana-gementberatung für Immobilien- und Facility Management.Er ist Mitglied der IFMA und deren FM Consultants Coun-cil, Gründungsmitglied des AK CAFM und Mitglied der AK„Richtlinien“ und „Asset Management“ der GEFMA sowieVorsitzender-Stellvertreter des AK „FM“ der gif Gesellschaftfür Immobilienwirtschaftliche Forschung e. V. Er ist Mitgliedder Interessensgemeinschaft Berater/Planer der Facility Mana-gement Austria und Dozent an der International Real EstateBusiness School der Universität Regensburg, Visiting Profes-sor an der FH Kufstein und Lektor an der Donau-UniversitätKrems.

Autorenverzeichnis XXI

Dirk Ranglack, Dr.-Ing. Dirk Ranglack studierte an derTU Dresden Bauingenieurwesen und promovierte 1992 amFachbereich Informatik der heutigen Bauhausuniversität inWeimar. In einem deutschen Baukonzern war er für dieEntwicklung, Implementierung und Vermarktung Datenbank-gestützter CAD-Anwendungen verantwortlich, aus denen einesder ersten CAFM-Systeme hervorging. 1999 begann er CAFM-Anwendungen mit SAP zu implementieren und gründete späterals SAP-Berater die KORASOFT GmbH. Seit 2009 bietet dasUnternehmen SAP-basierte CAFM-Lösungen an – auch überdas Schwesterunternehmen in den USA, dem Dirk Ranglackals Präsident vorsteht. 2012 fusionierte die KORASOFT mitder Cideon Software GmbH. Seither ist er für das CAFM imHause Cideon, zunächst aber vor allem für die Integration derbeiden Produktlinien, verantwortlich.

Sven Reichardt, Dipl.-Wirtschaftsinformatiker Sven Reichardtstudierte an der TU Dresden. Schon während des Studiumswirkte er bei der N+P Informationssysteme GmbH an derEntwicklung der CAFM-Lösung SPARTACUS Facility Mana-gement mit. Von 2000 bis 2007 war er wiss. Mitarbeiter an derTU Dresden und der FH Zwickau.Bis 2012 war er bei der N+P Informationssysteme zustän-dig für Business Development in den Bereichen CAFM undBausoftware. Zudem trieb er die Umsetzung von Lösungenzum Building Information Modeling im Zusammenwirken derAutodesk-Bausoftwarelösungen mit CAFM voran und war alsReferent für CAFM-Software an der Bauhausuniversität Wei-mar und anderen Hochschulen in Sachsen tätig. Seit 2012arbeitet er für die strategische Kundenentwicklung bei derCosmo Consult GmbH.

XXII Autorenverzeichnis

Matthias Scharer, Matthias Scharer studierte Betriebswirt-schaft in Linz und Wien und wurde für seine Diplomarbeit„Wirtschaftlichkeit von CAFM Systemen“ international ausge-zeichnet. Nach mehreren Jahren in der Implementierung vonCAFM Systemen, gründete Matthias Scharer 2003 gemeinsammit Peter Prischl die Reality Consult GmbH – eine interna-tionale Unternehmensberatung für Immobilien- und FacilityManagement – und leitete 5 Jahre die Niederlassung Frankfurt.Seit 2008 ist Matthias Scharer Geschäftsführer von Planon inDeutschland und seit 2011 gesamtverantwortlich für die RegionCentral Europe mit den Kernländern Deutschland, Österreichund Schweiz.

Alwin Schauer, Dipl.-Ing. (FH) Alwin Schauer studierte Ar-chitektur an der FH in Augsburg. Während des Studiumsbeschäftigte er sich mit modernen Gebäudebewirtschaftungs-konzepten und überführte diese Gedanken mit der Gründungder EUSIS Europäische Standort Informations Service Gesell-schaft mbH in die Wirtschaftlichkeit. Seit Beendigung desStudiums unterrichtet er u. a. an der Hochschule Anhalt imFachbereich Immobilienwirtschaft. Er beschäftigt sich ver-stärkt mit der IT-basierten Prozessoptimierung im FM. Hierausentstand die sMOTIVE Productline – ein CAFM- und Busi-ness Process Integration Framework mit Webportal-Charakter.Als Geschäftsführender Gesellschafter steuert Alwin Schauerdie EuSIS und die sMOTIVE Productline. Er wirkt aktiv imGEFMA AK CAFM und im AK Facility Management der IAImit.

Autorenverzeichnis XXIII

Maik Schlundt, Dipl.-Inf. (FH), M.Sc. Facility Management,Maik Schlundt studierte Angewandte Informatik an der HTWin Berlin und Facility Management an der Hochschule Wismar.Er startete als Trainee bei den Berliner Stadtreinigungsbetriebenund übernahm später als Teamleiter den Bereich Informations-und Wissensmanagement (CAFM). Sein beruflicher Schwer-punkt liegt in der Projektkoordination und Steuerung allerCAFM-relevanten Themen. Maik Schlundt ist Lehrbeauftrag-ter für die Themen CAD, Datenbanken, Projektmanagementund CAFM an Fachhochschulen und bei Bildungsträgern. Erveröffentlichte mehrere Fachartikel, schrieb Lehrbriefe undist Mitautor der GEFMA Richtlinie 444 zur Zertifizierungvon CAFM-Systemen. Er ist Referent auf Kongressen undFachmessen und engagiert sich im Arbeitskreis CAFM.

Nino Turianskyj, Von 1988–1994 absolvierte Nino Turianskyjberufsgeleitend sein Studium an der TU Chemnitz-Zwickaumit dem Abschluss als Diplom-Ingenieur für Informations-technik. Ab 1994 begann seine Tätigkeit im IngenieurbüroKeßler, welches durch Ausgründung zur Keßler Gesellschaft fürFacility Management mbH, der heutigen Keßler Real Estate So-lutions GmbH wurde. Seit 1997 ist er im Bereich FM tätig undhat zahlreiche CAFM-Einführungsprojekte begleitet. Als Leiterder Entwicklung ist er dort zuständig für die Produktentwick-lung der CAFM-Software FAMOS. Nebenberuflich erfolgte dieMitarbeit an mehreren Büchern zum Thema Programmierungmit Visual C++, die im Verlag Addison-Wesley erschienen sind.Weiterhin engagiert er sich im Verein Kanimambo e. V. in einemBildungsprojekt für Kinder in Mosambik.

XXIV Autorenverzeichnis

Gastautoren

Neben den Autoren aus dem GEFMA Arbeitskreis CAFM haben an dieser 3. Auflage desCAFM-Handbuches auch einige Gastautoren mitgewirkt. Ein besonderer Dank für ihrewertvollen Beiträge zu diesem Werk gilt:

• Dr.-Ing. Martin Freundt,• Wolfgang Haller,• Walter Iten,• Jos Knops,• Alexander Maier und• Peter Thomas.

1Motivation

Michael May

Gebäude und Grundstücke machen ca. 25–50 % des bilanzierten Anlagevermögens aus.Immobilien bilden meist die größte Aktivposition in der Bilanz und stellen im Bereich derGewinn- und Verlustrechnung nach den Personalkosten die größten Aufwendungen dar.Deshalb werden sie zunehmend als strategische Ressourcen und Teil der Wertschöpfungs-kette eines Unternehmens verstanden. Nachdem die Kernprozesse der Unternehmen inden vergangenen Jahren immer wieder umstrukturiert und optimiert wurden, rufen dieImmobilien verstärkt wirtschaftliches Interesse hervor.

Die enorm gestiegenen Kosten für die Planung, Errichtung, Nutzung und Bewirtschaf-tung von Immobilien bestimmen in hohem Maße das Betriebsergebnis. Folglich suchendie Unternehmen ebenso wie öffentliche Einrichtungen verstärkt nach Kostensenkungs-potenzialen in den betriebsunterstützenden (Nicht-Kerngeschäfts-) Bereichen. Hierfür istFacility Management (FM) das geeignete Konzept. Allerdings geht es nicht allein um Ko-stensenkungen sondern um die permanente Verbesserung der Umfeldbedingungen für dieNutzer von Immobilien, seien es Gewerbe- oder Wohnimmobilien. So erkennen wir zu-nehmend, welch enormen Einfluss ein geeignetes Arbeitsumfeld auf die Produktivität derMitarbeiter besitzt.

Nicht zuletzt trägt FM eine hohe Verantwortung, wenn es darum geht, unter sozia-len, wirtschaftlichen und ökologischen Gesichtspunkten verantwortungsbewusst mit denuns verfügbaren Ressourcen umzugehen. Aus diesen Nachhaltigkeitsaspekten ergeben sichneuartige Herausforderungen für das Facility Management.

Auf Grund der Komplexität der Geschäftsprozesse im Facility Management und derdabei zu beherrschenden Informationsmengen sowie der zu treffenden Entscheidungen istes nur natürlich, dass Immobilieneigentümer, -betreiber und nutzer nach geeigneten In-formationstechnologien (IT) und -systemen suchen, die sie bei der Planung und Steuerungdieser FM-Prozesse effizient unterstützen.

M. May (�)HTW Berlin, FB2, Wilhelminenhofstraße 75 A, 12459 Berlin, DeutschlandE-Mail: m.may@htw-berlin.de

M. May (Hrsg.), CAFM-Handbuch, 1DOI 10.1007/978-3-642-30502-3_1, © Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2013

2 M. May

Hier wird der potenzielle Anwender von Computer Aided Facility Management (CAFM)schnell feststellen, dass sowohl die Informationsflut als auch das Software- und Dienstlei-stungsangebot kaum überschaubar sind.

Warum wird überhaupt ein CAFM-Handbuch benötigt? Zunächst einmal ist das Interesse anCAFM in den letzten zwei Jahrzehnten rasant gewachsen und ist immer noch ungebrochenhoch. Diverse Messen, Kongresse, Seminare und Informationsveranstaltungen sind einberedtes Zeugnis hierfür. Beträchtlich gewachsen sind auch die Leistungsfähigkeit undFlexibiltät der am Markt verfügbaren CAFM-Produkte.

Allerdings herrscht bei den potenziellen Anwendern häufig Unklarheit darüber, wasCAFM-Software eigentlich ist, was sie leisten kann oder sollte. Gründe hierfür sind sicherdie noch unzureichende Markttransparenz und die Vielfalt des Angebots. Angesichts desoft gepriesenen FM-Milliardenmarktes nehmen sich die CAFM-Umsätze immer noch be-scheiden aus. Ungeachtet dessen gibt es aber kaum größere Unternehmen oder öffentlicheVerwaltungen, die nicht dabei sind oder planen, ihre FM-Prozesse durch einen geeignetenIT-Einsatz zu optimieren. Der Grund ist sicher in der strategischen Bedeutung von FMfür das Kerngeschäft und in dem bisher nur allzu oft übersehenen Wertschöpfungsbeitragdes Facility Management zu sehen. Offenbar schlummert hier ein großes unerschlossenesPotenzial.

Natürlich gibt es ein breites Angebot an Informationen und Beratungsleistungen, dieinteressierte Unternehmen und die öffentliche Hand nutzen können, wobei die Auswahlund Qualitätsunterschiede hier ebenso groß sind, wie bei der Software selbst.

Die reinen Softwarepreise sind heute oftmals nicht mehr das Haupthindernis der CAFM-Einführung. Auch bei der häufig noch teuren Bestandsdatenerfassung stehen zunehmendeffizientere Methoden zur Verfügung, was jedoch zu wenig bekannt ist. Hier werdenrealistische Szenarios für die Datenerfassung und -pflege aufgezeigt.

Immer wieder muss unzureichendes Know-how bei den an der CAFM-Umsetzung Be-teiligten (Anwender, Anbieter, Berater) festgestellt werden. Während bei Anwendern häufigunrealistische Erwartungen, ungenügende Vorbereitung des CAFM-Projektes, die Unter-schätzung des Einführungs- und Pflegeaufwandes sowie die fehlende ganzheitliche Sichttypisch sind, lassen sich bei Beratern mitunter Defizite im IT-Bereich und bei spezifischemFM-Know-how antreffen. Anbieter hingegen machen z. T. überzogene Versprechen undkönnen sich manchmal nur mit Mühe in die FM-Prozesse der Anwender hineindenken.

Oftmals besteht auch Unklarheit darüber, was ein Facility Manager über Informations-technologien wissen muss. Hier finden sich in diesem Buch vielfältige Anregungen, die auchfür ein Selbststudium geeignet sind.

CAFM-Software wird nicht isoliert von anderen IT-Lösungen im Unternehmen betrie-ben. Hierin liegt ein Schlüssel für den Erfolg im (CA)FM. Deshalb wird der Integration vonCAFM in das betriebliche IT-Umfeld besondere Aufmerksamkeit geschenkt.

Eine der grundlegenden Fragen bei der Einführung von CAFM betrifft die Wirtschaft-lichkeit. Die Wirtschaftlichkeit des CAFM-Einsatzes ist ein viel und kontrovers diskutiertesThema. Es ist nicht immer einfach, quantifizierbare Effekte, die durch den CAFM-Einsatz

1 Motivation 3

entstehen, auszuweisen. Viele der Vorzüge haben eher qualitativen Charakter. Wie ist esbeispielsweise zu bewerten, wenn bestimmte Informationen mittels CAFM schnell ver-fügbar und obendrein noch korrekt sind? Meist werden diese Aufwendungen nicht genauermittelt, daher gestaltet sich die zahlenmäßige Bewertung oftmals schwierig. Derarti-ge Abschätzungen sind insbesondere im Vorfeld der CAFM-Einführung erforderlich, umdie Wirtschaftlichkeit nachweisen zu können. Andernfalls kann ein Projekt schon in derAnfangsphase scheitern.

Um vernünftige Aussagen zur Wirtschaftlichkeit von CAFM machen zu können, müs-sen (interne und externe) Kosten und Nutzen quantifizierbar sein. Leider gibt es bislangkaum praktikable Modelle und Erfahrungen zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit einesCAFM-Projektes. Auch fehlen aussagefähige empirische Daten, die es erlauben würden, dieErfahrungen aus anderen Projekten auf den eigenen Einsatzfall zu übertragen.

Zwar ist eine Reihe von Methoden aus der Investitions- bzw. Wirtschaftlichkeitsrechnungbekannt, die bislang aber kaum Anwendung auf den CAFM-Einsatz fanden. Im vorliegen-den Buch wird neben relevanten ROI-Treibern auch erstmals ein praktikables Modell zurErmittlung des wirtschaftlichen Nutzens einer Investition in ein CAFM-System vorgestelltund anhand von Beispielen erläutert.

Schließlich fehlt es an nachvollziehbaren Fallbeispielen einer erfolgreichen CAFM-Einführung und -Nutzung, die dem interessierten Facility Manager als Richtschnur dienenkönnten. Zwar gibt es inzwischen durchaus erfolgreiche CAFM-Projekte, selten sind die-se aber ausreichend dokumentiert und deshalb praktisch kaum mit anderen Projektenvergleichbar.

Deshalb wurde hier der Ansatz gewählt, einige Fallbeispiele einer erfolgreichen CAFM-Einführung (Best Practice Projekte) nach einem einheitlichen Muster zu untersuchen, zubeschreiben und zu bewerten. Diese Success Stories sollen dem Leser helfen Ähnlichkeitenmit dem eigenen Projekt zu erkennen, um so die positiven Erfahrungen übertragen bzw.die negativen vermeiden zu können.

Das bestehende große CAFM-Marktpotenzial wird sich nur erschließen lassen, wennalle an diesem Markt Beteiligten mit mehr Know-how aber auch Entschlossenheit an dieinteressanten Herausforderungen herangehen, die sich durch die Einführung dieser nochimmer recht jungen Technologie ergeben. Mit dem vorliegenden CAFM-Handbuch wirdhierfür das notwendige Rüstzeug geliefert.

2Zum Verhältnis von Facility Managementund CAFM

Michael Marchionini, Joachim Hohmann und Michael May

2.1 Was ist (CA)FM?

Facility Management (FM) ist ein Begriff, der seit den 90er Jahren des vorigen Jahrhun-derts in Deutschland bekannt ist und zu dem es inzwischen vielfältige Definitionen gibt,wobei über dessen Komplexität und Abgrenzung auch heute noch in verschiedenen Kreisenteilweise verschiedene Vorstellungen bestehen.

Der Deutsche Verband für Facility Management e. V. (GEFMA) beschreibt in seinerRichtlinie 100-1 (NN 2004a) Facility Management wie folgt:

Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Hand-habung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschterFacility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeits-platz, Unterstützung der Unternehmens-Kernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilitätbewirkt.Hierzu dient die permanente Analyse und Optimierung der kostenrelevanten Vorgängerund um bauliche und technische Anlagen, Einrichtungen und im Unternehmen erbrachte(Dienst-) Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören.

Ergänzend versteht die Europäische Norm DIN EN 15221-1 (NN 2007a) unter FM die„Integration von Prozessen innerhalb einer Organisation zur Erbringung und Entwicklungder vereinbarten Leistungen, welche zur Unterstützung und Verbesserung der Effektivitätder Hauptaktivitäten der Organisation dienen“.

M. Marchionini (�)ReCoTech GmbH, Friedrichstraße 95, 10117 Berlin, DeutschlandE-Mail: Marchionini@recotech.de

J. HohmannConsultants Circle, Am Berg 15, 64625 Bensheim, DeutschlandE-Mail: hohmann@consultants-circle.com

M. MayHTW Berlin, FB2, Wilhelminenhofstraße 75 A, 12459 Berlin, DeutschlandE-Mail: m.may@htw-berlin.de

M. May (Hrsg.), CAFM-Handbuch, 5DOI 10.1007/978-3-642-30502-3_2, © Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2013

6 M. Marchionini et al.

Bereits mit diesen Definitionen wird die Komplexität des Themas, die Breite der Anwen-dung und letztendlich das Potenzial dieses Milliardenmarktes deutlich. Leistungen rund umdas Facility Management machen immerhin einen erheblichen Teil des Bruttoinlandspro-dukts (BIP) der Industriestaaten aus, ohne dass dies einer breiten Öffentlichkeit bewusstwäre. Mit bemerkenswerten 112 Mrd. € Bruttowertschöpfung (davon 52 Mrd. € externeWertschöpfung) und einem Anteil von 5,03 % am BIP zeigt sich Facility Managementbedeutsamer als so manch klassische Erfolgsbranche (Thomzik et al. 2010). Im Branchen-vergleich liegt FM an vierter Stelle noch vor der Baubranche (4,5 %), dem Maschinenbau(3,3 %) oder der Automobilindustrie (3,1 %) und nur knapp hinter dem Wirtschaftszweig„(Luft-, Wasser- und Land-) Verkehr und Nachrichtenübermittlung“ (5,7 %) und demgesamten „Gesundheits- und Sozialwesen“ (7,1 %). Die Facility-Management-Branche istdamit eine wichtige Schlüsselbranche mit über vier Millionen Erwerbstätigen.

Wir reden schließlich über eine Branche, die dafür sorgt, dass Immobilien mit all ihrenbaulichen und technischen Anlagen zielgerichtet für die zukünftigen Nutzer entwickelt, be-trieben bzw. umgenutzt, wieder abgerissen und umweltgerecht entsorgt werden. Betrachtetwird also der gesamte Lebenszyklus von Immobilien, dessen Steuerung nicht nur fach-bereichsübergreifendes Know-how, sondern auch ein effizientes Informationsmanagementund somit leistungsfähige IT-Werkzeuge erfordert.

Kurz und prägnant wird der interdisziplinäre Charakter des Facility Managements durchdie folgende FM-Definition (NN 2006a) der IFMA (International Facility ManagementAssociation) verdeutlicht:

Facility Management is a profession that encompasses multiple disciplines to ensure function-ality of the built environment by integrating people, place, process and technology.

Spätestens mit dieser Definition wird deutlich, dass unter computergestützter Arbeit im FMmehr als nur eine Software zu verstehen ist. Die Komplexität und bereichsübergreifendeWirkung des CAFM stellen erhebliche Anforderungen an die jeweils Beteiligten. So ist dieEinführung eines CAFM-Systems in einem Unternehmen oder einer Behörde als komplexesProjekt vom Konzept bis hin zur Implementierung zu organisieren und konsequent zuführen (vgl. Kap. 13).

Computer Aided Facility Management bildet einen Schwerpunkt im Informationsmana-gement von Immobilien und zugehörigen Anlagen bei klarer Abgrenzung zur Gebäudeau-tomation und anderen gängigen IT-Anwendungen wie Planungssoftware, Office-Lösungenoder kaufmännischer Standardsoftware. Bei aller Abgrenzung gilt es als ein Grunderfor-dernis des CAFM, beim Aufbau entsprechender nutzerspezifischer Systeme Schnittstellenzu den im Unternehmen bereits eingeführten benachbarten Systemen im notwendigenUmfang zu entwickeln und zu unterhalten.

Grundsätzlich sind die häufig gleichwertig besetzten Begriffe CAFM-Software undCAFM-System zu unterscheiden. So stellt ein CAFM-System eine individualisierte unddamit auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens bzw. einer Branche angepassteKomplettlösung zur Unterstützung der Prozesse des Facility Management dar.

2 Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM 7

Abb. 2.1 Ein CAFM-System benötigt eine stabile Basis

Ein CAFM-System kann aus einer CAFM-Software, der Kombination monofunktiona-ler Software-Werkzeuge, die nur für einen ganz bestimmten Anwendungszweck entwickeltwurden, oder sonstiger Standard- oder Individualsoftware bestehen und ist bei Bedarfan die betriebliche Software wie z. B. kaufmännische Unternehmenssoftware und Ge-bäudeautomationssysteme über Schnittstellen anzubinden. Abbildung 2.1 verdeutlicht dieKomplexität eines CAFM-Systems.

Als CAFM-Software gelten Software-Programme, welche die spezifischen Prozesse desFacility Management und die daran direkt oder indirekt (z. B. als Informationsnach-frager) beteiligten Personen unterstützen. Dabei sollen zumindest die nachfolgendenFM-Kernprozesse bzw. -Funktionalitäten unterstützt werden:

• Bestandsdokumentation,• Flächenmanagement,• Umzugsmanagement,• Vertragsmanagement,• Vermietungsmanagement,• Betriebskostenmanagement,• Reinigungsmanagement,• Schlüsselmanagement,• Energiecontrolling,• Instandhaltungsmanagement.

8 M. Marchionini et al.

Diese Aufzählung ist allerdings nicht exklusiv zu verstehen. Neue Themenbereiche wie etwadie Nachhaltigkeit halten gerade Einzug in die entsprechenden Softwaresysteme. Deshalbwerden im Kap. 4 nicht nur die hier aufgezählten sondern auch einige weitere CAFM-Anwendungsbereiche wie Helpdesk und Nachhaltigkeitsmanagement genauer dargestellt.

Die Bearbeitung grafischer und alphanumerischer Daten auf Basis einer oder meh-rerer Datenbanken ist ein unverzichtbares Merkmal einer CAFM-Software. Zur räumli-chen Abbildung ist eine visuelle Darstellung mit (einfachen) Bearbeitungsmöglichkeitenerforderlich.

In Abgrenzung zu multifunktionaler CAFM-Software gibt es eine Reihe von mo-nofunktionalen Softwareprodukten, die spezielle Einzelprozesse des FM wie die desInstandhaltungs- oder Kabelmanagements unterstützen, aber gleichzeitig auf Grund ihrerspezifischen fachlichen Ausrichtung nicht der geforderten Komplexität des CAFM genügen.

An dieser Stelle wird auf die umfangreiche Richtlinienarbeit der GEFMA auch zumThema CAFM verwiesen. So wird dem potenziellen Nutzer mit den nachfolgenden, vomArbeitskreis CAFM der GEFMA erarbeiteten Richtlinien in kurzer überschaubarer FormUnterstützung bei der Vorbereitung und Implementierung individueller, objektspezifischerCAFM-Systeme gegeben:

GEFMA 400 Computer Aided Facility Management CAFM – Begriffsbestimmungen undLeistungsmerkmale,

GEFMA 410 Schnittstellen zur IT-Integration von CAFM-Software,GEFMA 420 Einführung eines CAFM-Systems,GEFMA 430 Datenbasis und Datenmanagement in CAFM-Systemen,GEFMA 440 Ausschreibung und Vergabe von Lieferungen und Leistungen im CAFM,GEFMA 444 Zertifizierung von CAFM-Softwareprodukten,GEFMA 460 Wirtschaftlichkeit von CAFM-Systemen.

2.2 Warum CAFM?

Die durch einen potenziellen Nutzer zu beantwortende Frage „Warum CAFM?“ ist bzgl. derdabei erkannten Schwerpunkte eine mögliche Quelle der Nutzenbetrachtung. Diese solltebereits in der konzeptionellen Phase einer CAFM-Einführung (vgl. Kap. 13) durchgeführtwerden.

Die Beantwortung dieser Fragestellung ist verbunden mit einer kritischen Auseinander-setzung des Ist-Standes der jeweiligen FM-Organisation. Sie wecktVisionen und kann damitzugleich eine Motivation für die langfristige Projektumsetzung sein. Allgemeingültige,klassische Problem- bzw. Fragestellungen im FM sind u. a.:

2 Zum Verhältnis von Facility Management und CAFM 9

• Informationen zu den baulichen und technischen Anlagen sind nicht oder nur analogbzw. digital verteilt vorhanden, das bedeutet einen erheblichen Zeitaufwand bei derInformationsbeschaffung,

• fehlende Basisinformationen für ein optimales Flächenmanagement insbesondere beider Erarbeitung von Nutzungs- und Raumkonzepten,

• die Medienverbräuche wie Strom und Wasser sind nicht transparent und abrechenbarbezogen auf Zeiträume, Versorgungsbereiche und Nutzer darstellbar,

• fehlende Übersicht zu Verlusten in den Versorgungsnetzen,• Zeitverlust bei Havariesituationen,• Verfolgung von Wartungszyklen und Gewährleistungsfristen sind mit erheb-lichem

Aufwand verbunden,• Probleme in der Kostenverfolgung bezogen auf Gebäude bzw. Kostenstellen,• fehlende Möglichkeit, über Benchmarking Schwerpunkte für Investitionen zu ermitteln,• Budgetplanung für Wartung und Instandhaltung ist mit hohem Aufwand und Risiko

verbunden,• Probleme bzw. unkorrekte Angaben bei der Mengenermittlung in Verbindung mit der

Vergabe von infrastrukturellen Leistungen (z. B. Unterhaltsreinigung),• Unsicherheit betreffs der Einhaltung gesetzlicher Auflagen und• unzureichende Dokumentation zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung, der

Gebäudezertifizierung und der bilanziellen Wertfortschreibung.

Bereits aus dieser unvollständigen Aufzählung möglicher Problemstellungen aus Sichteiner Betreiber- oder Verwalterorganisation wird die Komplexität der Beantwortung obi-ger Fragestellungen deutlich. Fast alle FM-relevanten Bereiche der Unternehmen sind mitunterschiedlicher Bedeutung (Priorität) für die jeweiligen Arbeitsplätze betroffen.

Mit der gebündelten Kompetenz einer Projektgruppe muss es gelingen, aus der persön-lichen Sicht eines jeden Betroffenen eine Antwort des Unternehmens auf die Frage „WarumCAFM?“ zu finden, die

• der zunehmenden Abhängigkeit des jeweiligen Kerngeschäfts vom FM gerecht wird und• den daraus resultierenden steigenden Anforderungen an die Professionalität des

Betreibers bzw. Verwalters – also der FM-Organisation – nachkommt.

Dies bedeutet letztendlich das rechtzeitige Festlegen von Prioritäten auch mit Blick auf denstetig zunehmenden Kostendruck in der Bewirtschaftung von Immobilien.

Zu beachten ist, dass die Frage nach dem „Warum CAFM?“ auch aus unterschiedlichenBlickwinkeln betrachtet werden muss. Eine Nutzensbetrachtung kann sowohl aus Sicht desInvestors bzw. Eigentümers, aus Sicht des Verwalters bzw. Betreibers als auch berechtigter-weise aus Sicht des Nutzers bzw. Mieters erfolgen. Nutzenpotenziale, die letztendlich allenzugute kommen, sind u. a.: