SAP basierte CAFM Einführung mit graphischer CAD · PDF fileStammdatenstruktur für...

Freie Universität BerlinSAP basierte CAFM Einführung mit graphischer CAD-Integration

Dr. Christoph WallLeiter elektronische Administration und Services

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Agenda

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12 Ausgangssituation / Zielsetzung

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Projektdesign

Freie Universität Berlin in Zahlen

CAFM mit SAP und einer CAD-Integration für die Freie Universität Berlin

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Flächenmanagement: Integration von SAP und AutoCAD

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Abfallwirtschaft, Mietmanagement, dezentraler Einsatz

Nutzen und Mehrwerte

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FU Berlin Campusbereiche


© Wikipedia-User: TUBS – Die Stadtteil Karte von Berlin

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Hauptcampus Berlin-Dahlem


Technische Abteilung

Administrative IT Services (eAS)

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FU Berlin in Zahlen

Gründungsjahr 1948

Zahlen:Studenten 28.500 Bachelor- und Masterstudenten

4.800 DoktorandenBeschäftigte 6.100Wissenschaftliche Fachbereiche und Zentralinstitute 15

Campus:Campusbereiche 4Gebäude ca. 220Räume ca. 18.000Nettogeschossfläche ca. 490.000 m²Hauptnutzfläche ca. 290.000 m²

Alle Gebäude und Liegenschaften werden zentral von der Technischen Abteilung verwaltet.

IT-Organisation:CIO Gremium4 zentrale IT-Bereiche220 dokumentierte IT-Verfahren

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Agenda

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Projektdesign



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16



1

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Strategische Ziele der IT an der FUB:

Breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen

Nutzungsmöglichkeiten digitaler Informationen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung

Umfassendes Informations-angebot

weltweit zugänglich ArbeitsumgebungMobile Informationen

Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen zentrale und dezentrale Aufgaben durch redundanzarme einheitliche Prozesse und ermöglichen eigenverantwortliche Steuerung gemäß zentraler Standards

Smarte Prozesse

umfassender Schutz personenbezogener Informationen sowie operativer Daten der NutzerSichere Daten

möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz (im Sinne einer Green IT)

Ausschöpfen zusätzlicher Effizienzreserven durch Zentralisierung von Diensten und Hardware

Nachhaltiger Ressourceneinsatz

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Ausgangssituation


SAP CO

Kostenart

Kostenart

Kostenart

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Raumdatenbank(Access)

Excel Tabellen- Energiekosten- Wartungskosten- Servicekosten - etc.

AutoCAD

Umrechnung und Verteilung

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Prozessintegration- Abschaffung manueller Datenübergaben- Abschaffung redundanter Systeme- dezentraler Zugang zu zentralen Daten- Realtime-Integration der Werteflüsse zu Rechnungswesen und

Controlling- Datenbereitstellung für nachlaufende 3rd party Systeme

(Lehrplanung, Wegeleitsystem, Netzverwaltung)

Zielsetzung


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Datenmanagement- zentrale Erfassung zentraler Daten - dezentrale Erfassung dezentraler Daten- Single Point of Truth für Flächendaten- Schaffen einer transparenten Datenbasis für internes

Flächenanreizmodell (Mieter-Vermieter-Modell)- Graphische Aufbereitung der Daten

Zielsetzung


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Zielsituation


SAP RE-FX (real estate)SAP CO

Kostenart

Kostenart

Kostenart

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

Kostenelement (PSP)

AutoCAD

Kostenverteilung

Verträge

Liegenschaften

Services

Grafik-S

ystem für R

aumdarstellung

SAP PSM

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1

Agenda

1


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Projektdesign



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1

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3

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Fachspezifische Anforderungen


Dok

umen

tenm

anag

emen

t

Mietmanagement

Energie- und Medien-management

Bauprozessabwicklung(optional)

Flächenmanagement

Abfallmanagement

Instandhaltung Meldewesen

Sicherheitsmanagement

Dienstleistungsbeschaffung

Schließanlagenverwaltung

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Lösungsarchitektur


Organisations-/Personalmanagement

HCM

Haushaltsmittelverteilung/-verwendung

PSMSAP ERP

Projektsystem Bauprozessabwicklung Budgetierung (in Verbindg. PSM) / Kostenträgerstrukturen

PS

Flexibles Immobilienmanagement Stammdaten Bauwerke / Flächen (Architektur und Nutzung) Flächenmanagement (in Verbindung mit Grafik) Umzugsmanagement Mietmanagement (extern und intern) Betriebskosten Energie-/Medienmanagement Flächendokumentation für Umweltmanagement

RE-FXInstandhaltung Technische Objektdokumentation Meldewesen Instandhaltung Sicherheitsmanagement Umweltmanagement Zähler/Daten für Energie-/Medienmanagement Fuhrparkmanagement

PM

Einkauf / Materialwirtschaft Beschaffung von Dienstleistungen (und Material) Bestandsführung Material/Gerät Abfallmanagement Gewährleistungsmanagement / Mängelbeseitigung

MM

Controlling (KLR)

COFinanz- und Anlagenbuchhaltung

FI/FI-AA

CAD / Grafik SchließanlagenverwaltungCIDEON

Dokumentenmanagement /Records Management

DVS / RMWeb-Funktionalitäten:

für verschiedene Prozesse

Web / Portal

PSMM

RE-FX PM

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1

Agenda

1


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Projektdesign



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16



1

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4

16

Stammdatenstruktur für SAP RE-FX und SAP PM inklusive CAD-Integration


Architektursicht (RE-FX) Nutzungssicht (RE-FX)Betriebssicht (PM)

Teilnahmegruppe

Liegenschaft (TP)

Campus (TP)

Organisation (TP)

Techn. Anlage (EQ)

DIN 276 – 1. Ebene (TP)



Gebäude (AO)

Raum (AO)

Liegenschaft (AO)

Etage (AO)

Außenanlage (AO)

Campus (AO)

Organisation (AO)

Ansichten

Geschosspläne

Liegenschaftspläne

Gebäude

Wirtschaftseinheit

Flächenpool

Buchungskreis

Dachaufsichten

Schnitte

Gebäude (TP)

Visualisierung – Grafik-Integration

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Datenbestand ca. 1.000 AutoCAD Dateien

- Bidirektionaler Datenaustausch zwischen AutoCAD und SAP RE-FX

- Raumbezeichnung CAD SAP- Flächengröße CAD SAP- Raumnutzungsart (zeitabhängig) SAP CAD

CAD-Integration im Flächenmanagement

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Hauptcampus Berlin-Dahlem


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Integrierter Geschossplan


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Lokalisieren eines Raums im Plan

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Alphanumerische Daten zum Raum


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Raumbelegung (Permanente Belegung)


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- Raumzuweisungen an Fachbereich / Abteilung erfolgt zentral durch den Kanzler, Nutzungsdauer kann befristet werden

- Belegungsberechtigter -> Fachbereich, Abteilung

- Zugewiesener Nutzer -> Institut, Professur

- Belegende Person -> Raum-Nutzer(mit automatischer Abgrenzung

zum Vertragsende)

Prozessunterstützung Belegungsmanagement

Raumzuweisung

Raumbelegung

Raumnutzungsrecht

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Verknüpfung von Raumbelegendem (SAP RE-FX) und Nutzerkostenstelle (SAP PSM/CO)

- Unterstützung des internen Flächenanreizsystems (Mieter-Vermieter-Modell):

- Ermittlung von Mehrflächen- Kostentransparenz

Prozessunterstützung: Flächenplanung


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Stichtagsbezogene Nutzungssicht

Titel, Datum

27

Graphische Berichte- Markieren von Räumen/Flächen im Grundrissplan

- nach Nutzer- nach Raumnutzungsart

- Ziel = schneller Überblick über- Verteilung von Nutzern- Leerständen- Effektive Raumzuweisung (räumlicher Zusammenhang)

Alphanumerische Berichte- Auswertungen u.a. nach Nutzern auf unterschiedlichen Verdichtungsebenen

- Fachbereich- Institut- Professur

Reporting


28

Reporting

29

Herausforderung Berechtigungskonzept

Herausforderung Datenschutz- Sichtbarkeitseinschränkungen auf Fachbereichsebene

Herausforderung Datensicherheit- Datenpflege eingeschränkt auf Fachbereichsebene und nur durch ausgewählte

Personen

Titel, Datum

30

Herausforderung BerechtigungskonzeptLösungsansatz

- Berechtigungssteuerung über „Zugewiesenen Nutzer“

Grafikintegration- Grafische Darstellung arbeitet mit den Berechtigungen der RE-FX Umgebung

Titel, Datum

31

1

Agenda

1


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14

Projektdesign




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1

22

44

5

32

Dezentrale Nutzung- Weboberflächen für Fachbereiche

- Dezentrale Sicht auf Raumnutzungsart und Nutzerkostenstelle

- Pflege von Raumattributen durch FB

- Zuweisung von Raumnutzern durch FB- Nutzer qua GP aus HCM- Abgrenzung gemäß Ausscheidedatum- Stichtagsbezogene Belegungsübersicht

- Nutzungsbeispiel:Planung Umzug „Kleine Fächer“ der Geschichts- und Kulturwisenschaften)

33

Belegungsübersicht „Kleine Fächer“

34

Schwendener Str. 27 - 33

36

Neubau „kleine Fächer“

37

CAD-Plan „kleine Fächer“

38

Umzugsmanagement

39

Mietmanagemento Langzeitanmietung und –vermietungo Kurzzeitvermietungeno Elektronischer Genehmigungsworkflow bei Anmietungo Elektronische Ablage der Mietverträge o Mietbuchhaltung mit Integration an Finanzwesen (FI), Haushaltsmanagement (PSM)

und Controlling (CO)o Verwendung von Mittelbindungen

40

Das Mietobjekt

41

Definition von Konditionen

Titel, Datum

42

Simulation des Finanzstroms

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Abfallmanagement

o Verwaltung von Regel- und Sonderentsorgungeno Hinterlegung von Rahmenverträgeno Integration in das Beschaffungswesen (SAP MM)o Integration in die elektronische Rechnungsbearbeitungo Übersicht über die Müllstandorte (alphanumerisch und grafisch)o Integration der Abfalldatenbank in SAP (abfallstatistische Berichtspflichten)

44

Anzeige der Abfallstandorte

Titel, Datum

45

Definition nach Container

Titel, Datum

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Überblick über Entsorgungsmengen

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1

Agenda

1


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14

Projektdesign






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55

6

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Was wurde bislang umgesetzt


Dok

umen

tenm

anag

emen

tMietmanagement

Energie- und Medien-management

Bauprozessabwicklung(optional)

Flächenmanagement

Abfallmanagement

Instandhaltung Meldewesen

Sicherheitsmanagement

Dienstleistungsbeschaffung

Schließanlagenverwaltung

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Zentrale Stammdatenpflege für alle Immobilienprozesse- Erstellung und Änderung der Flächendaten im CAD Plan- Vermeidung manueller Datenübergaben- Single Point of Truth für Flächendaten- Übersichtliche Information durch graphische

Belegungsdarstellung

Dezentraler Zugriff mit Berechtigungssteuerung- Pflege von Daten dort, wo sie anfallen (Raum-

Ausstattungsmerkmale)- Vermeidung redundanter Dateneingabe

Integration in das SAP Rechnungswesen- Mietmanagement- Dienstleistungsbeschaffung

Was haben wir bisher erreicht

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Lessons learned Großer Projektumfang führt zu langen Laufzeiten und kann zu „Projektermüdung“

führen-> Kleine Projekteinheiten mit schnelleren Erfolgserlebnissen planen

Die Komplexität der geplanten Lösung lässt sich vorab nicht bis ins Detail vorhersehen und im Leistungsverzeichnis durchdeklinieren -> Mittel für Change Requests müssen von vornherein eingeplant werden

Neue Nutzung personenbezogener Daten kann zu unerwarteten Widerständen führen-> Frühzeitige Einbindung von Datenschutz, Personalrat und Anwendern-> Mittel für differenziertes Berechtigungskonzept einplanen

Titel, Datum

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Transparenz und Effizienz

für Exzellenz

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